expert custodia
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A partir de Expert CUSTODIA y desde una sola solución en Cloud Computing podrá ofrecer a sus Clientes la posibilidad de consultar sus facturas, con capacidad de privacidad a nivel de empresas, grupo de usuarios y usuarios específicos. Así mismo la solución permitirá a su equipo de Administración Comercial y Agentes Comerciales disponer de un repositorio documental con todas las facturas generadas y con los niveles de seguridad ajustados a sus necesidades. Expert Custodia puede integrarse con su portal web para ofrecer a través de su intranet, una solución personalizada para ofrecerla a sus clientes.TRANSCRIPT
DATADEC Tél: 902 48 10 48 [email protected] www.datadec.es / www.ddol.es
DATADEC Tél: 902 48 10 48 [email protected] www.datadec.es / www.ddol.es
Custodia de documentos digitales: ¿Por qué? Beneficios del servicio de custodia de documentos digitales
DATADEC Tél: 902 48 10 48 [email protected] www.datadec.es / www.ddol.es
CUSTODIA DE DOCUMENTOS DIGITALES: ¿POR QUÉ? BENEFICIOS
Custodia de documentos digitales ¿Por qué?
LA CUSTODIA DE DOCUMENTOS DIGITALES es un servicio
en donde un tercero se responsabiliza de “guardar con cuidado
y vigilancia” estos documentos, permitiendo posteriormente su
recuperación con determinados efectos legales.
PREMISAS A CUBRIR POR UN SISTEMA DE CUSTODIA
Garantizar la INTEGRIDAD de los documentos, impidiendo
cualquier cambio sobre el original
Garantizar la AUTENTICIDAD de los documentos, permitiendo
contrastar su origen y ofrecer certeza sobre su autoría
Garantizar la LOCALIZACIÓN de los documentos, facilitando las
búsquedas y sin depender de relaciones externas entre la
referencia y el contenido
Garantizar el CONTROL DE ACCESO
Garantizar la TRAZABILIDAD de los accesos y del ciclo de vida
Garantizar la PRESERVACIÓN de los documentos a largo plazo
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CUSTODIA DE DOCUMENTOS DIGITALES: ¿POR QUÉ? BENEFICIOS
Beneficios de la custodia
REDUCCIÓN DE COSTES DERIVADOS DE LA ELIMINACIÓN DE PAPEL,
gracias a la reducción del espacio físico necesario para el archivado de
documentos y a la reducción de costes derivados del consumo de papel
REDUCCIÓN DE TIEMPOS Y COSTES DEL PERSONAL asociado a la gestión y
administración de los documentos
INCREMENTO DE LA SEGURIDAD DOCUMENTAL, tanto a nivel de acceso
como a nivel de integridad del documento
RÁPIDA LOCALIZACIÓN Y RECUPERACIÓN DEL DOCUMENTO, tanto por
parte del personal interno como externo
EXTERNALIZACIÓN DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA, dejando al
proveedor del servicio de custodia la responsabilidad de garantizar la
disponibilidad, acceso desde cualquier lugar, la seguridad y el dimensionamiento
de los sistemas de almacenamiento de documentos.
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Servicio de custodia de documentos EXPERT CUSTODIA®
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Expert CUSTODIA® es el complemento a nuestra solución Expert FIRMA® y
Expert SCAN ®, que le ofrece un servicio online de archivo electrónico
ofrecido desde nuestro DATACENTER de alta disponibilidad (www.ddol.es).
Las funciones avanzadas de Expert Custodia le permitirán ofrecer el servicio
de consultas de facturas a sus clientes y una mejor gestión administrativa de
facturas de proveedores utilizando simplemente un navegador de Internet.
Gracias al Data Center de Alta Disponibilidad de DATADEC ONLINE, se
ofrece la posibilidad de que el documento electrónico quede custodiado en un
entorno informático seguro, flexible y de fácil acceso. Puede consultarse en
su formato original e imprimirse siempre que se desee.
SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS EXPERT CUSTODIA
®:
PRESENTACIÓN
CARACTERÍSTICAS EXPERT CUSTODIA®
Ejecución vía Web
Control facturas emitidas y recibidas
Multiempresa
Mantenimiento de Clientes y Proveedores
Firma individual de facturas emitidas
Envío por mail de facturas como enlace o como adjunto.
Seguimiento de facturas (leídas, aceptadas, rechazadas,..)
Potente buscador de facturas
Repositorio online para verificación de facturas impresas
Posibilidad de acceso al cliente únicamente a sus facturas
Cifrado de Facturas
Envío por fax
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SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS EXPERT CUSTODIA
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PRESENTACIÓN
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Diferentes escenarios: Custodia de Facturas de Clientes
Ofrezca a sus Clientes la posibilidad de
consultar sus facturas, con capacidad de
privacidad a nivel de empresas, grupo de
usuarios y usuarios específicos.
Además, proporcione a su equipo de
Administración Comercial y Agentes
Comerciales un repositorio documental con
todas las facturas generadas y con los
niveles de seguridad ajustados a sus
necesidades.
Expert CUSTODIA® puede integrarse con su
portal Web para ofrecer a través de su
intranet, una solución personalizada para
ofrecerla a sus clientes
SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS EXPERT CUSTODIA
®:
ESCENARIOS
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Diferentes escenarios: Custodia de Facturas de Proveedores
Expert CUSTODIA® facilitará el archivo
documental de todas las facturas
digitalizadas a través de Expert SCAN® o
facturas recibidas en formato Facturae de
Proveedores
Gracias a la custodia, proporcione un
repositorio único de facturas de proveedores
para que el departamento interno de
Compras de su organización, que podrá
estar centralizado o distribuido
geográficamente en varios centros de
trabajo, puedan acceder a las facturas a
cualquier hora y desde cualquier lugar
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ESCENARIOS
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Organización de documentos
Las facturas están organizadas en carpetas con la estructura Empresa, Emitidas/Recibidas, Año/Mes,
Cliente/Proveedor.
Mediante un sencillo explorador, podremos acceder fácilmente a cada una de ellas.
EXPERT CUSTODIA®:
FUNCIONALIDADES
SERVICIO DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS
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Consulta de documentos
Por otro lado, utilizando las
opciones de búsqueda avanzada,
es posible realizar cualquier tipo de
búsqueda, incluso dentro del
contenido de las facturas.
Utilizando filtros predefinidos
tenemos acceso a diferentes
listados de facturas que
podremos exportar a Excel.
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Parametrización para la personalización del servicio
En el apartado de parámetros de empresa
tenemos múltiples opciones de
personalización.
Opciones para los formatos de firma
FacturaE y PDF.
Tipo de envío de las facturas.
Plantilla de envío de los diferentes emails.
También podemos dar permisos por
empresa de forma que cada usuario tenga
acceso únicamente a las facturas de las
empresas que puede administrar.
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GRUPO DATADEC
Tél: 902 48 10 48 Fax: 902 945 335
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