Flex Program: MBQIP Improvement

HCAHPS – Q9 – Quietness of Hospital EnvironmentPresented by: Rochelle Schultz Spinarski

August 23, 2016California, Wyoming, and Illinois Flex Programs

All lines are muted. Please use the discussion box for any questions. Lines will be open for discussion the last 15 minutes of the webinar.Webinar materials will be posted at www.wyqim.com, Resources tab.A post webinar survey will follow. Please complete the survey.

Housekeeping

Upcoming Webinars: EDTC – 1 – Dates TBD EDTC – 5 – Dates TBD WY QI Roundtable: Sept 8, 

10‐11am CA QHi and MBQIP 

Roundtable: October 11, 10‐11am

CAH Performance: What do our patients think?

Noise: Why does it matter? Noise: Where is it? Noise: How can we decrease it? Noise: How do we know we’re making a difference?

Noise: Tools and Resources Discussion

Agenda

Webinar Participants

CAHS:California – 34Wyoming – 16Illinois ‐ 51

CA SORHWY SORHIL CAH Network

HCAHPS and the Metrics of Patient Experience: A Guide for Hospitals and Hospitalists, Hospital Medical Practice

The Hospital Noise Project: The Beryl Institute Noise reduction project in 241 hospitals

Addressing Quietness on Units Best Practice Implementation Guide, Massachusetts General Hospital

Key Sources

What do our patients think?

Quiet?

CA, IL, WY, All CAHs &US: Q9 –Quietness of Hospital Environment

FMT, http://www.flexmonitoring.org/wp‐content/uploads/2016/02/HCAHPS‐national‐trends.pdf & Hospital Compare 

CAH Performance: HCAHPS Q9 Quietness of Hospital Environment

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A C D E G H I J K L M N State National

WY: HCAHPS 9, Quietness

2Q2014 3Q2014 4Q2014 1Q2015 2Q2015 3Q2015 4Q2015

All Hospitals

CAH Performance: HCAHPS Q9: Quietness of Hospital Environment

All Hospitals

Noise

Whether inadvertent, unavoidable, or accidental, noise is one of the most invasive aspects of the hospital environment. (Joseph, 2006)

Press‐Ganey has found that patients complain about noise two times more often than about anything else in a hospital, including the food. (Fick and Vance, 2000)

“According to patient satisfaction surveys, the quality of the healthcare experience is often evaluated according to the hospital’s dynamic environment, those circumstantial 

and changeable components that are caused and impacted by people, change throughout the day, and are within the control of the staff.”  ‐ Susan Mazer

Ahhhhh

Our hospitals and patients are HERE Not here

The cost of a noisy environment is high and the cost to fix it is relatively low.

Noise: Why Does It Matter?

Sleep is a biological necessity. Disturbed sleep is associated with health problems and delays healing. Hidden Costs:

Increased patient agitation, aggression and delirium

Increased pain & less effective pain management

Slower healing Violations of privacy Sleep deprivation Increased falls Increased risk of medical and 

nursing errors Nursing fatigue

Noise: Where is it?

Noise has layers Noise floor, aka “ground 

zero” Heating, ventilation, ice 

machines, walls and floors that amplify noise

Things that move Carts, vacuum cleaners, 

floor waxers Things outside

Lawn mowers, construction, cars/alarms

Alarms

People People Moving

Walking, talking Communication Equipment

Paging systems, phones, cell phones, personal pagers

Patients Walking, talking, 

televisions,  Visitors

Walking, talking, televisions

There are many approaches. All of them require buy‐in from leadership and staff hospital‐wide, staff time, a commitment to improvement, and feedback from patients and families.Plan on addressing layers of noise by improving the whole healing environment over time.

How can we decrease noise?

Getting Started

Organize Leadership Team

Enthusiasm is good Structure

Flexible Process

Documented but not burdensome Strategy Set a goal and timeline Education/training Communication and reporting Measurement

Who? How? Often!

Assessment

Initial Assessment Real‐time assessment Follow‐up assessment Hospital‐wide

Each unit Quiet committee who are eyes 

and ears Secret shoppers – looking for 

opportunities for improvement Patient at Night – Hear and 

understand patient experience Patient engagement 

committee topic area

Assessment – How noisy is it? Engage everyone

Start by having all staff complete the HCAHPS survey based on their knowledge of the hospital

Use lean and other tools to identify challenges and needs

Creating a diagram that includes cause and effect. Lower level causcan often be what you want to tackle.

Location Source: People Source: Equipment

Source: Environment

Reception (A)

ED (B)

Outpatient Dept(C)

Inpatient Halls (D)

Nursing Station (E)

Cafeteria (F)

Laundry (G)

Priority Matrix

A B C D E F G

7a‐9a

9a‐11a

11a‐1p

1p‐3p

3p‐5p

5p‐7p

7p‐9p

9p‐11p

11p‐7a

Noise Stratification By Time

Observations or noise meter readings

Where to Focus

Areas Most Focused

Nursing stations (81.3%) Patient rooms (71.7%) Corridors (61%) ICU (36.9%) Whole hospital (30.5%) ED (18.2%) Lobbies and waiting rooms 

(12.3%) Operating rooms (5.3%)

Primary Sources of Noise

Equipment (55%) – monitors, tanks, pumps, carts..

Talking (51%) – staff, patients, visitors General activity (41%) – coming and 

going, activities Alarms (25%) Overhead paging (19%) Shared rooms (15%) Other (slamming doors, cleaning, 

nurse calls, construction, elevators

Source: Beryl Institute

Top 3 Challenges to Reduce Noise

1) Behavior and Culture

Accountability Compliance Awareness Buy‐in/Ownership

2) Environment

Semi‐private rooms Building layout Size/space constraints Carpet, ceiling tiles

3) Miscellaneous

Equipment/alarms Paging Costs/budget Lack of focus/fatigue/higher priorities

How do we address noise?

Examples of Noise Reduction Efforts

Noise committee/champion all shifts Shhh campaign Leaders working night shifts Communication/reminders between 

staff Daytime rounding Quiet hours (daytime and nighttime) Signage, postage, flyers Replaced wheels on carts Limited visiting hours Limited paging Sound monitoring devices (Yacker

Tracker) Flashlights used at night instead of 

overhead lights

Relaxation/healing channel on TV Dimming lights at certain times Comfort/quiet kits with ear plugs, masks Allowing patients to close their doors and post 

do not disturb signs Headphones for TVs/TV viewing policy Sound absorbing materials on floors, ceilings, 

and/or walls Scheduling – no nighttime 

maintenance/housekeeping Patient room phones with volume adjustment New HVAC systems Installing ambient white noise machines Communicate with patients about waking them 

up during quiet hours (when and what) Coordinate with treatment team to bundle night 

time tasks Communicate any night time projects (e.g., 

cleaning) that may disturb sleep and offer to close door, ear plugs

Implementing Quiet Times

What are quiet times? How are quiet times structured?

What happens during quiet times?

How are staff, patients, and families notified of quiet hours?

Quiet Time Signage

Communication with Patients

Use key words at key times: “We ALWAYS want to keep 

your room quiet at night so you can rest – would you like us to close your door? We will be in to check on you approximately every two hours throughout the night.”

“Sometimes our voices seem louder at night, so please let us know if we are bothering you or if you cannot sleep.”

Convey to the patients that the goal is make them comfortableand to create a quiet environment.

Communication with Families and Visitors

“We want to provide the best healing environment for all our patients. Would you mind lowering your noise level to help our other patients get the rest they need?”

“To ensure your roommate gets the rest they need, would you mind lowering the TV volume?”

Yacker Tracker: Tahoe Forest Health System, Truckee, CA

Introduced Yacker Tracker in ICU

Rotated every month to new unit

Questions about noise in daily rounding (M‐F)

Changed wheels & new carts Partnering with patients Staff permission to remind one 

another to be quiet Team effort Awareness

Jim Sturtevant, MS, RN, CCRN, Admin Director of Acute Care and Extended Care

The Kick Off/Go‐Live/Commit Forever

All staff should be educated about noise, goals, plans, process and strategies

Information should be fresh Consider having an event, 

announce to all staff via email, newsletter, team meetings etc.

Monitoring Improvement

Rapid Tests of Change

Track progress Hourly, shift or daily huddles Establish quiet specialists for 

each shift, throughout the hospital

Evaluation Real time Noise audits or observations In‐room patient surveys Tracking noise levels Acknowledge people doing the 

right thing Timely, friendly conversations 

when people are not doing the right thing

Periodic HCAHPS reports do not give you the information you need.

Patient & Family Feedback

MA General Hospital, http://www.mghpcs.org/eed_portal/Documents/PatExp/ADDRESSING‐QUIETNESS.pdf

How do patients make noise stop? Create a real‐time reporting and remediation system. 

Noise hotline? How do staff make a noise stop? Create a reporting and remediation system. Noise 

tickets?  There are good sounds and bad noises.  Give patients the knowledge, tools, and environment to control sounds.

A few additional points to consider

Celebrate SuccessesDisplay charts and graphsReport to all staffAcknowledge people doing the right thingHold events, special activities

Keep moving forward and create a healing environment!

Resources & ToolsContact Flex Program Staff• Technical assistance

Connecting with other CAHsFunding to support improvement?On‐site lean support (CA)SHIP grants

Addressing Quietness on Units Best Practice Implementation Guide, http://www.mghpcs.org/eed_portal/Documents/PatExp/ADDRESSING‐QUIETNESS.pdf

Beckers Hospital Review, http://www.beckershospitalreview.com/quality/13‐ways‐to‐reduce‐hospital‐noise.html Beryl Institute, http://c.ymcdn.com/sites/www.theberylinstitute.org/resource/resmgr/webinar_pdf/final_‐

_noise_webinar.pdf HCAHPS and the Metrics of Patient Experience: A Guide for Hospitals and Hospitalists, Hospital Medical Practice, 

http://healthcarecommunication.info/wp‐content/uploads/0615‐H‐Patient‐Satisfaction.pdf Hospital Noise and the Patient Experience, 

http://www.healinghealth.com/images/uploads/files/hhs_hospital_noise_whitepaper.pdf Hospitals and Health Networks, http://www.hhnmag.com/articles/4138‐runaway‐noise‐in‐the‐hospital Hospital Quality Institute, Reducing Noise, Improving Experience, Promoting Healing: Exemplary Efforts in CA 

Hospitals, Webinar, http://www.hqinstitute.org/post/reducing‐noise‐improving‐experience‐promoting‐healing‐exemplary‐efforts‐california‐hospitals and  www.hqinstitute.org

Quality Improvement Implementation Guide and Toolkit for CAHs, https://www.ruralcenter.org/tasc/resources/quality‐improvement‐implementation‐guide‐and‐toolkit‐critical‐access‐hospitals

Reduce and Optimize Hospital Noise with Six Sigma Tools, https://www.isixsigma.com/industries/healthcare/reduce‐and‐optimize‐hospital‐noise‐six‐sigma‐tools/

World Health Organization, http://www.euro.who.int/__data/assets/pdf_file/0017/43316/E92845.pdf YouTube

Sources

Our aim is not silence, rather it’s a healing and patient‐centered culture 

& environment

Thank youRochelle Schultz Spinarski

651/731‐5211rspinarski@rhsnow.com