fungsi utama (umum) 1: pengurusan operasi pejabat … · pejabat perakaunan untuk dibentangkan...

FUNGSI UTAMA (UMUM) 1:

PENGURUSAN OPERASI PEJABAT

PERAKAUNAN

FUNGSI UTAMA (UMUM) 1

SUB - FUNGSI :

1.1 Memantau operasi perakaunan / kewangan di Pejabat Perakaunan agar mematuhi dasar, peraturan dan prosedur perakaunan / kewangan yang berkuat kuasa (BPOPP)

Lampiran I – MPK JANM Negeri & Cawangan

Lampiran II – MPK Bahagian Akaun, Kementerian 1.2 Merancang, menyelaras dan menyeragam pelaksanaan sistem /

operasi perakaunan/ kewangan di Pejabat Perakaunan (BPOPP) 1.3 Memantau pelaksanaan naziran dan WTD serta memberi khidmat

nasihat kepada Pejabat Perakaunan termasuk latihan sistem perakaunan / kewangan (BPOPP)

1.4 Pengurusan Teknologi Maklumat dan memantau maklumat BPOPP dan JANM Negeri Cawangan di Portal Rasmi JANM (BPOPP)

1.5 Mengurus dan menyelaras Business Continuity Management (BCM) BPOPP dan JANM Negeri / Cawangan (BPOPP)

SUB FUNGSI 1.1:

MEMANTAU OPERASI PERAKAUNAN /

KEWANGAN DI PEJABAT PERAKAUNAN

AGAR MEMATUHI DASAR, PERATURAN

DAN PROSEDUR PERAKAUNAN /

KEWANGAN YANG BERKUAT KUASA

SENARAI AKTIVITI

FUNGSI UTAMA (UMUM) 1.1

MEMANTAU OPERASI PERAKAUNAN /

KEWANGAN DI PEJABAT PERAKAUNAN AGAR

MEMATUHI DASAR, PERATURAN DAN

PROSEDUR PERAKAUNAN / KEWANGAN YANG

BERKUAT KUASA

BIL AKTIVITI

1.1.1 Menyediakan Laporan Analisis Bulanan Prestasi Pejabat Perakaunan

untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan JANM dan MPKA

1.1.2 Melaksanakan Inspektorat di JANM Negeri/ Cawangan dan

membentangkan Laporan Analisis Inspektorat di dalam MPNC

1.1.3 Menyedia dan membentangkan cadangan KPI BPOPP untuk persetujuan

Pengurusan Tertinggi JANM serta memantau pencapaiannya.

1.1.4 Menyedia dan membentangkan cadangan KPI Pejabat Perakaunan serta

memantau pencapaiannya.

AKTIVITI 1.1.1:

Menyediakan Laporan Analisis Bulanan

Prestasi Pejabat Perakaunan untuk

dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan

JANM dan MPKA

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.1.1: Menyediakan Laporan Analisis Bulanan Prestasi

Pejabat Perakaunan untuk dibentangkan dalam

Mesyuarat Pengurusan JANM dan MPKA

JAWATAN

PROSES

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Penolong Pengarah

Penolong Pengarah

1. Terima Laporan Bulanan Prestasi daripada Pejabat Perakaunan melalui emel sebelum 5hb bulan berikutnya.

2. Pastikan laporan berikut dihantar oleh Pejabat Perakaunan:

i. ZRAP049B (Baucar Bayaran)

ii. ZRAR014A (Penyata Pemungut)

iii.ZRAP002 (Cek dan EFT)

3. Kemaskini daftar penerimaan laporan

4. Hantar peringatan kepada Pejabat Perakaunan melalui emel sekiranya laporan tidak diterima seperti yang ditetapkan.

5. Failkan laporan mengikut jenis masing-masing dalam bentuk softcopy.

6. Pindah data laporan ke lembaran kerja

7. Analisis data laporan mengikut KPI Pejabat Perakaunan dan Piagam Pelanggan JANM seperti yang ditetapkan.

i. 98% Baucar Bayaran diproses dalam tempoh

1. 4 hari kalendar ii. 98% Penyata Pemungut diperakaunkan dalam

2. tempoh 3 hari kalendar iii. 99% bayaran adalah melalui kaedah EFT

8. Kenalpasti Pejabat Perakaunan yang tidak mematuhi KPI dan Piagam Pelanggan.

JAWATAN

PROSES

Penolong Akauntan

Penolong Pengarah

Ketua Penolong Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Penolong Pengarah/ Penolong Akauntan

Penolong Pengarah / Penolong Akauntan

9. Pantau prestasi Pejabat Perakaunan

10. Sediakan Laporan Analisis Bulanan Prestasi Pejabat Perakaunan sebelum 10hb bulan berikutnya.

Kandungan Laporan Analisis Bulanan Prestasi

Pejabat Perakaunan:-

i. Laporan bertulis prestasi keseluruhan

ii. Lampiran A - Ringkasan prestasi prosesan

Baucar Bayaran mengikut Pejabat iii. Perakaunan (diperolehi daripada laporan

lengkap prestasi prosesan Baucar Bayaran) iv. Lampiran B - Ringkasan prestasi prosesan

Penyata Pemungut mengikut Pejabat Perakaunan (diperolehi daripada laporan lengkap prestasi prosesan Penyata Pemungut)

v. Lampiran C - Maklumat Pembayaran Melalui

EFT dan Cek (diperolehi daripada statistik pembayaran EFT dan Cek)

vi. Lampiran D - Laporan Perbelanjaan Vot

Mengurus (diperolehi daripada Unit Kewangan, BPOPP )

vii. Lampiran E - Laporan Perjawatan (diperolehi daripada Unit Pentadbiran, BPOPP )

viii. Lampiran F - Laporan Keberhutangan Serius

(diperolehi daripada Unit Kewangan, BPOPP ) 11. Semak Laporan Analisis Bulanan Prestasi Pejabat

Perakaunan pada hari yang sama laporan tersebut disediakan.

12. Hantar laporan melalui emel kepada Urusetia

Mesyuarat Pengurusan JANM. 13. Sediakan laporan dalam bentuk hardcopy sebanyak

2 salinan untuk diserahkan kepada P BPOPP dan salinan fail.

Pengarah/ Timbalan Pengarah

Pengarah/ Timbalan Pengarah/ Ketua

Penolong Pengarah Kanan/ Penolong

Pengarah/ Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

14. Bentang Laporan Analisis Bulanan Prestasi Pejabat Perakaunan ke dalam Mesyuarat Pengurusan JANM dan MPKA.

15. Ambil tindakan ke atas sebarang isu berkaitan BPOPP dan Pejabat Perakaunan yang dibangkitkan dalam Mesyuarat Pengurusan JANM.

16. Failkan Laporan Analisis Bulanan Prestasi Pejabat Perakaunan

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.1.1:

Menyediakan Laporan Analisis Bulanan

Prestasi Pejabat Perakaunan untuk

dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan

JANM dan MPKA

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.1.1: Menyediakan Laporan Analisis Bulanan Prestasi



Terima Laporan Bulanan Prestasi daripada Pejabat

Perakaunan melalui emel

Pastikan laporan berikut dihantar oleh Pejabat Perakaunan: i. ZRAP049B (Baucar Bayaran)

ii. ZRAR014A (Penyata Pemungut)

iii. ZRAP002 (Cek dan EFT)

Kemaskini daftar penerimaan laporan

Hantar peringatan kepada Pejabat Perakaunan melalui emel sekiranya laporan tidak diterima seperti yang ditetapkan

Failkan dalam bentuk softcopy

Analisis data laporan

Dapatkan justifikasi pematuhan KPI dan Piagam Pelanggan daripada Pejabat Perakaunan melalui emel.

Kenalpasti Pejabat Perakaunan yang tidak mematuhi KPI dan Piagam Pelanggan.

Pindahkan data laporan ke lembaran kerja

A

Pantau prestasi Pejabat Perakaunan

Semak Laporan Analisis Bulanan Prestasi Pejabat Perakaunan pada hari yang sama laporan tersebut disediakan.

Sediakan laporan dalam bentuk hardcopy sebanyak 2 salinan untuk diserahkan kepada P BPOPP dan salinan fail.

Hantar laporan melalui emel kepada Urusetia Mesyuarat Pengurusan JANM.

Ambil tindakan ke atas sebarang isu berkaitan BPOPP dan Pejabat Perakaunan yang dibangkitkan dalam Mesyuarat Pengurusan JANM. Failkan Laporan Analisis Bulanan Prestasi Pejabat Perakaunan

Bentangkan Laporan Analisis Bulanan Prestasi Pejabat Perakaunan ke dalam Mesyuarat Pengurusan JANM dan MPKA.

Sediakan Laporan Analisis Bulanan Prestasi Pejabat Perakaunan.

A

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.1.1:

Menyediakan Laporan Analisis Bulanan Prestasi



BORANG

AKTIVITI 1.1.1: Menyediakan Laporan Analisis Bulanan Prestasi



BIL. SENARAI BORANG

Tidak berkenaan

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI : _____________________

Aktiviti 1.1.2:

Melaksanakan Inspektorat di JANM Negeri/

Cawangan dan membentangkan Laporan

Analisis Inspektorat di dalam MPNC

PROSES KERJA

Aktiviti 1.1.2: Melaksanakan Inspektorat di JANM Negeri/

Cawangan dan membentangkan Laporan Analisis

Inspektorat di dalam MPNC

JAWATAN PROSES

Ketua Penolong

Pengarah

Pengarah

Ketua Penolong

Pengarah

Pengarah

1. Persediaan sebelum inspektorat

i. Teliti dan kumpul maklumat dari JANM Negeri/ Cawangan yang mempunyai isu-isu seperti berikut:

susulan kepada tindakan kepada isu-isu yang dibangkitkan di dalam Laporan Pengauditan Pengurusan Pejabat oleh Bahagian Pengurusan Audit Dalam (BPAD), JANM, Bahagian Audit Dalam, Kementerian Kewangan (MOF), atau Jabatan Audit Negara; dan/ atau

tindakan susulan kepada isu-isu yang dibangkitkan di dalam Laporan Naziran eSPKB; dan/ atau

aduan yang diterima mengenai mana-mana JANM Negeri/ Cawangan; dan/atau

pemantauan am ke atas fungsi JANM Negeri/ Cawangan sebagai Pusat Tanggungjawab (PTJ) atau Pejabat Perakaunan termasuk prestasi Key Performance Indicator (KPI); dan/ atau

perkongsian kecemerlangan.

ii. Pilih JANM Negeri/ Cawangan untuk diambilkira dalam takwim Program Inspektorat Tahunan.

iii. Sediakan kertas cadangan Inspektorat untuk kelulusan P BPOPP dan TAN (O).

iv. Lantik seorang ketua dan sekurang-kurangnya seorang ahli. Jumlah ahli adalah mengikut keperluan dan beban kerja serta kepakaran.

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan/ Pembantu

Akauntan

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan/ Pembantu

Akauntan

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah

Pengarah/ Timbalan

Pengarah dan Pasukan

Inspektorat

v. Sediakan senarai dokumen yang diperlukan untuk tujuan inspektorat.

vi. Hantar surat pemakluman lawatan inspektorat kepada JANM Negeri/ Cawangan yang berkenaan sekurang-kurangnya tiga (3) hari sebelum inspektorat bersama-sama senarai dokumen yang diperlukan.

2. Inspektorat ke atas JANM Negeri/ Cawangan

i. Laksanakan lawatan inspektorat ke JANM Negeri/ Cawangan.

ii. Adakan Entrance Meeting dengan Pengarah JANM Negeri/ Cawangan.

iii. Laksanakan inspektorat ke atas isu-isu yang dikenalpasti:

Memastikan dokumen-dokumen yang diperlukan lengkap adalah lengkap;

Menyemak silang isu-isu penemuan dan tindakan yang telah diambil;

Sekiranya pasukan inspektorat tidak berpuas hati dengan tindakan yang telah diambil, dapatkan penjelasan dari pegawai yang bertanggungjawab.

iv. Sediakan ringkasan penemuan untuk dibentangkan semasa Exit Meeting.

v. Adakan Exit Meeting dengan Pengarah JANM Negeri/ Cawangan.

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah

Timbalan Pengarah/

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Ketua Penolong

Pengarah

3. Penyediaan laporan inspektorat

i. Bentangkan analisis penemuan semasa Exit Meeting.

ii. Sediakan, mengesahkan dan menghantar Laporan Inspektorat dalam tempoh empat belas hari (14) hari bekerja dari tarikh Exit Meeting.

iii. Sekiranya Laporan Inspektorat memerlukan maklumbalas, tindakan adalah seperti berikut:

Tempoh maklumbalas Memastikan JANM Negeri/ Cawangan memberi

maklumbalas dalam tempoh empat belas (14)

hari dari tarikh laporan diterima

Status maklumbalas a. Sekiranya berpuas hati dengan

maklumbalas, rekod dan fail; dan b. Sekiranya tidak, mohon JANM Negeri/

Cawangan memberikan penjelasan lanjut atau lakukan pembetulan.

iv. Rekod dan failkan.

v. Kumpul semua maklumat Laporan Inspektorat dan maklumbalas.

vi. Sediakan analisis pemerhatian dari Laporan Inspektorat.

vii. Kumpul analisis pemerhatian dari Laporan Inspektorat.

viii. Bentangkan di dalam MPNC dua (2) kali setahun

Catit dalam Buku Perkhidmatan

Serah satu salinan kepada anggota

Sedia penyata perubahan (KEW.8)

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 1.1.2




CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.1.2: Melaksanakan Inspektorat di JANM Negeri/



1. PERSEDIAAN SEBELUM INSPEKTORAT

Teliti dan kumpul maklumat inspektorat yang mempunyai isu-

isu seperti berikut:

i. susulan kepada tindakan kepada isu-isu yang

dibangkitkan di dalam Laporan Pengauditan Pengurusan

Pejabat oleh Bahagian Pengurusan Audit Dalam, JANM/

Bahagian Audit Dalam, MOF/ Jabatan Audit Negara; dan/

atau

ii. susulan kepada tindakan kepada isu-isu yang dibangkitkan

di dalam Laporan Naziran eSPKB; dan/ atau

iii. aduan yang diterima mengenai mana-mana JANM

Negeri/ Cawangan; dan/ atau

iv. pemantauan am ke atas fungsi JANM Negeri/ Cawangan

sebagai Pusat Tanggungjawab (PTJ) atau Pejabat

Perakaunan termasuk prestasi Key Performance Indicator

(KPI); dan/ atau

v. perkongsian kecemerlangan.

Pilih JANM Negeri/ Cawangan untuk takwim Program

Inspektorat Tahunan.

Lantik seorang ketua dan sekurang-kurangnya seorang ahli.

Jumlah ahli adalah mengikut keperluan dan beban kerja serta

kepakaran.

Sediakan senarai dokumen yang diperlukan untuk tujuan

inspektorat.

Sediakan kertas cadangan Inspektorat untuk kelulusan P

BPOPP dan TAN (O)

Sediakan surat dan hantar kepada JANM Negeri/ Cawangan

yang berkenaan sekurang-kurangnya tiga (3) hari sebelum

inspektorat bersama-sama senarai dokumen yang diperlukan.

2. INSPEKTORAT KE ATAS JANM NEGERI/ CAWANGAN

Adakan lawatan inspektorat.

Adakan Entrance Meeting.

Inspektorat ke atas isu-isu yang dikenalpasti

Dapatkan dokumen-dokumen yang berkaitan dari JANM

Negeri/ Cawangan.

Semak silang isu-isu dan penemuan dan tindakan yang telah

diambil.

Sekiranya pasukan inspektorat tidak berpuas hati dengan

tindakan yang telah diambil, dapatkan penjelasan dari

pegawai yang bertanggungjawab.

Sediakan ringkasan penemuan untuk dibentangkan semasa

Exit Meeting.

Adakan Exit Meeting.

A

Puas hati

a. Tempoh maklumbalas i. Maklumbalas dalam tempoh empat belas

(14) hari dari tarikh laporan diterima;

b. Status maklumbalas i. Sekiranya berpuas hati dengan

maklumbalas, rekod dan failkan; ii. Sekiranya tidak, mohon JANM Negeri/

Cawangan lakukan pembetulan.

Analisis penemuan yang telah dibentangkan

semasa Exit Meeting.

Sediakan, sahkan dan hantar Laporan

Inspektorat dalam tempoh empat belas (14) hari

bekerja dari tarikh berakhirnya lawatan

inspektorat.

Rekod dan failkan maklumbalas.

Sekiranya Laporan Inspektorat memerlukan

maklumbalas, tindakan adalah seperti berikut:

Tidak

A

Puas hati

Pembetulan

Maklumbalas

3. PENYEDIAAN LAPORAN INSPEKTORAT

Kumpul analisis pemerhatian dari Laporan Inspektorat

Bentangkan di dalam MPNC- dua (2) kali setahun

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.1.2:


Cawangan dan membentangkan Laporan

Analisis Inspektorat di dalam MPNC

BORANG

AKTIVITI 1.1.2: Melaksanakan Inspektorat di JANM Negeri/



BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Kebenaran Bertugas Luar Pejabat

2. Borang Tempahan Tiket Kapalterbang

Aktiviti 1.1.3:

Menyedia dan membentangkan cadangan KPI BPOPP

untuk persetujuan Pengurusan Tertinggi JANM serta

memantau pencapaiannya.

PROSES KERJA

Aktiviti 1.1.3: Menyedia dan membentangkan cadangan KPI

BPOPP untuk persetujuan Pengurusan Tertinggi JANM

serta memantau pencapaiannya.

JAWATAN

PROSES

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Pengarah/ Timbalan

Pengarah/ Ketua

Penolong Pengarah

Kanan/ Ketua

Penolong Pengarah/

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan/ Pembantu

Akauntan/ Pembantu

Tadbir

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

1. Dapatkan input dari setiap unit untuk cadangan KPI BPOPP tahun berikutnya dan pencapaian KPI BPOPP tahun semasa.

2. Bincang cadangan KPI BPOPP tahun berikutnya dan pencapaian KPI BPOPP tahun semasa di dalam Mesyuarat KPI BPOPP dan Pejabat Perakaunan.

3. Sediakan folder cadangan KPI BPOPP tahun berikutnya dan pencapaian KPI BPOPP tahun semasa sebanyak 11 salinan kepada :

i. ANM ii. TAN (K) iii. TAN (O) iv. P BPOPP v. TP BPOPP vi. Unit Prestasi vii. Unit Pengurusan Maklumat viii. Unit Inspektorat dan Naziran ix. Unit Pentadbiran dan Kewangan x. Urusetia Mesyuarat KPI JANM xi. Fail

Pengarah

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

4. Bentangkan cadangan KPI BPOPP tahun berikutnya dan pencapaian KPI BPOPP tahun semasa kepada Pengurusan Tertinggi JANM.

5. Kemaskini folder sekiranya terdapat pindaan pada cadangan KPI BPOPP tahun berikutnya dan pencapaian KPI BPOPP tahun semasa.

6. Pantau pencapaian KPI BPOPP oleh unit yang berkenaan.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.1.3:

Menyedia dan membentangkan cadangan KPI

BPOPP untuk persetujuan Pengurusan

Tertinggi JANM serta memantau

pencapaiannya.

CARTA ALIRAN KERJA


BPOPP untuk persetujuan Pengurusan Tertinggi

JANM serta memantau pencapaiannya.

Bincang cadangan KPI BPOPP tahun berikutnya

dan pencapaian KPI BPOPP tahun semasa di

dalam Mesyuarat KPI BPOPP dan Pejabat

Perakaunan.

Dapatkan input dari setiap unit untuk cadangan

KPI BPOPP tahun berikutnya dan pencapaian

KPI BPOPP tahun semasa.

Sediakan folder cadangan KPI BPOPP tahun berikutnya dan pencapaian KPI BPOPP tahun semasa sebanyak 11 salinan

Bentangkan cadangan KPI BPOPP tahun

berikutnya dan pencapaian KPI BPOPP tahun

semasa kepada Pengurusan Tertinggi JANM.

Pantau pencapaian KPI BPOPP oleh unit yang

berkenaan.

Kemaskini folder sekiranya terdapat pindaan

pada cadangan KPI BPOPP tahun berikutnya

dan pencapaian KPI BPOPP tahun semasa.

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.1.3:


BPOPP untuk persetujuan Pengurusan Tertinggi

JANM serta memantau pencapaiannya.

BORANG

Aktiviti 1.1.3: Menyedia dan membentangkan cadangan KPI BPOPP

untuk persetujuan Pengurusan Tertinggi JANM serta

memantau pencapaiannya

BIL. SENARAI BORANG

Tidak Berkenaan

Aktiviti 1.1.4:

Menyedia dan membentangkan cadangan KPI Pejabat

Perakaunan serta memantau pencapaiannya.

PROSES KERJA


Pejabat Perakaunan serta memantau

pencapaiannya.

JAWATAN

PROSES

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Pengarah/ Timbalan

Pengarah/ Ketua

Penolong Pengarah

Kanan/ Ketua

Penolong Pengarah/

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan/ Pembantu

Akauntan/ Pembantu

Tadbir

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

1. Dapatkan input dari Pejabat Perakaunan untuk cadangan KPI Pejabat Perakaunan tahun berikutnya.

2. Bincang cadangan KPI Pejabat Perakaunan tahun berikutnya dan pencapaian KPI Pejabat Perakaunan tahun semasa di dalam Mesyuarat KPI BPOPP dan Pejabat Perakaunan.

3. Sediakan folder cadangan KPI Pejabat Perakaunan tahun berikutnya dan pencapaian KPI Pejabat Perakaunan tahun semasa sebanyak 8 salinan kepada :

i. TAN (O) ii. P BPOPP iii. TP BPOPP iv. Unit Prestasi v. Unit Pengurusan Maklumat vi. Unit Inspektorat dan Naziran vii. Unit Pentadbiran dan Kewangan viii. Fail

Pengarah/ Timbalan

Pengarah/ Ketua

Penolong Pengarah

Kanan/ Ketua

Penolong Pengarah/

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong

Pengarah/ Penolong

Akauntan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/

Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong

Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

4. Bentangkan cadangan KPI Pejabat Perakaunan tahun berikutnya dan pencapaian KPI Pejabat Perakaunan tahun semasa kepada TAN (O).

5. Kemaskini folder sekiranya terdapat pindaan pada cadangan KPI Pejabat Perakaunan tahun berikutnya dan pencapaian KPI Pejabat Perakaunan tahun semasa.

6. Pantau pencapaian KPI Pejabat Perakaunan oleh unit yang berkenaan.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.1.4:



pencapaiannya.

CARTA ALIRAN KERJA



pencapaiannya.

Dapatkan input dari Pejabat Perakaunan untuk

cadangan KPI Pejabat Perakaunan tahun

berikutnya.

Bincang cadangan KPI Pejabat Perakaunan

tahun berikutnya dan pencapaian KPI Pejabat

Perakaunan tahun semasa di dalam Mesyuarat

KPI BPOPP dan Pejabat Perakaunan.

Sediakan folder cadangan KPI Pejabat

Perakaunan tahun berikutnya dan pencapaian

KPI Pejabat Perakaunan tahun semasa

sebanyak 8 salinan

Bentangkan cadangan KPI Pejabat Perakaunan

tahun berikutnya dan pencapaian KPI Pejabat

Perakaunan tahun semasa kepada TAN (O).

1. Kemaskini folder sekiranya terdapat pindaan

pada cadangan KPI Pejabat Perakaunan tahun

berikutnya dan pencapaian KPI Pejabat

Perakaunan tahun semasa.

2.

Pantau pencapaian KPI Pejabat Perakaunan

oleh unit yang berkenaan.

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.1.4:



pencapaiannya.

BORANG

AKTIVITI 1.1.4: Menyedia dan membentangkan cadangan KPI

Pejabat Perakaunan serta memantau pencapaiannya.

BIL. SENARAI BORANG

Tidak Berkenaan

SUB-FUNGSI 1.2:

MERANCANG, MENYELARAS DAN MENYERAGAM PELAKSANAAN

SISTEM / OPERASI PERAKAUNAN/ KEWANGAN DI PEJABAT

PERAKAUNAN

SENARAI AKTIVITI


MERANCANG, MENYELARAS DAN MENYERAGAM PELAKSANAAN SISTEM / OPERASI PERAKAUNAN/ KEWANGAN DI

PEJABAT PERAKAUNAN

BIL. AKTIVITI

1.2.1 Menyelaras isu-isu operasi dan menyeragamkan pelaksanaannya

kepada semua Pejabat Perakaunan

1.2.2 Memaklumkan Pekeliling yang terbaharu dan menyeragamkan

pelaksanaannya kepada semua Pejabat Perakaunan

1.2.3 Menyelaras dan mengemaskini MPK 1GFMAS (8 Modul) dari semasa ke semasa

1.2.4 Menyelaras penyediaan Senarai Semak Pembayaran Pejabat

Perakaunan agar sentiasa dikemaskini dan relevan

1.2.5 Menyelaras hasil Kajian Kes oleh JANM Negeri/ Cawangan untuk

diseragamkan di semua Pejabat Perakaunan

PROSES KERJA

PROSES KERJA

Aktiviti 1.2.1:

Menyelaras isu-isu operasi dan

menyeragamkan pelaksanaannya kepada

semua Pejabat Perakaunan

PROSES KERJA

Aktiviti 1.2.1: Menyelaras isu-isu operasi dan menyeragamkan


JAWATAN

PROSES

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/ Penolong Pengarah / Penolong Akauntan


Penolong Pengarah Kanan/ Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong Pengarah / Penolong

Akauntan

Penolong Pengarah

Penolong Akauntan

1. Dapatkan input isu-isu operasi

perakaunan/kewangan isu-isu bank, potongan gaji dan pukal daripada Pejabat Perakaunan dan sumber-sumber lain (aduan, pertanyaan melalui emel/ telefon, mesyuarat isu-isu operasi/ MPKA/ MPNC/ MKN/ anjuran agensi luar dan lain-lain).

2. Terima dan analisa isu untuk dibincangkan dalam mesyuarat dalaman BPOPP (jemput bahagian lain jika perlu).

3. Edarkan keputusan mesyuarat untuk diselaras dan diseragamkan di semua Pejabat Perakaunan.

4. Kemaskini MPK/ Senarai Semak Pejabat Perakaunan (sebagai pindaan jika perlu)

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.2.1:




CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.2.1: Menyelaras isu-isu operasi dan menyeragamkan


Terima dan analisa isu untuk dibincangkan dalam mesyuarat dalaman BPOPP (jemput bahagian lain jika perlu).

Dapatkan input isu-isu operasi perakaunan/kewangan isu-isu bank, potongan gaji dan pukal daripada Pejabat Perakaunan dan sumber-sumber lain

Edarkan keputusan mesyuarat untuk diselaras dan diseragamkan di semua Pejabat Perakaunan.

Kemaskini MPK/ Senarai Semak Pejabat Perakaunan (sebagai pindaan jika perlu)

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.2.1:




BORANG

AKTIVITI 1.2.1: Menyelaras isu-isu operasi dan menyeragamkan

pelaksanaannya kepada semua Pejabat Perakaunan.

BIL. SENARAI BORANG

Tidak Berkenaan

PROSES KERJA

Aktiviti 1.2.2:

Memaklumkan Pekeliling yang terbaharu

dan menyeragamkan pelaksanaannya


PROSES KERJA

Aktiviti 1.2.2: Memaklumkan Pekeliling yang terbaharu dan

menyeragamkan pelaksanaannya kepada semua Pejabat

Perakaunan

JAWATAN

PROSES

Pengarah/Timbalan

Pengarah/Ketua Penolong Pengarah

Kanan/Ketua Penolong Pengarah/ Penolong

Pengarah

Pengarah/Timbalan Pengarah/Ketua

Penolong Pengarah Kanan/Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong Pengarah/ Penolong

Akauntan

Pengarah/Timbalan Pengarah/Ketua


Pengarah/ Penolong Akauntan

Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong Pengarah

Penolong Akauntan

1. Terima pemakluman berkenaan pekeliling

terbaharu.

2. Bincang dalam mesyuarat dalaman BPOPP (jemput bahagian lain jika perlu).

3. Sediakan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (jika perlu).

4. Hantar softcopy Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) ke webmaster untuk dimuatnaik ke portal JANM sebagai hebahan kepada semua Pejabat Perakaunan.

5. Failkan SPANM

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.2.2:

Memaklumkan Pekeliling yang terbaharu

dan menyeragamkan pelaksanaannya


CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.2.2: Memaklumkan Pekeliling yang terbaharu dan

menyeragamkan pelaksanaannya kepada semua

Pejabat Perakaunan.

Bincang dalam mesyuarat dalaman BPOPP (jemput bahagian lain jika perlu).

Terima pemakluman berkenaan pekeliling terbaharu.

Sediakan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (jika perlu).

Failkan SPANM

Hantar softcopy Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) ke webmaster untuk dimuatnaik ke portal JANM sebagai hebahan kepada semua Pejabat Perakaunan.

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.2.2:

Memaklumkan Pekeliling yang terbaharu dan


Pejabat Perakaunan

BORANG

AKTIVITI 1.2.2: Memaklumkan Pekeliling yang terbaharu dan


Pejabat Perakaunan

BIL. SENARAI BORANG

1. Tidak Berkenaan

PROSES KERJA

Aktiviti 1.2.3:

Menyelaras dan mengemaskini MPK

1GFMAS

(8 Modul) dari semasa ke semasa

PROSES KERJA

Aktiviti 1.2.3: Menyelaras dan mengemaskini MPK 1GFMAS (8

Modul) dari semasa ke semasa

JAWATAN

PROSES

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/ Penolong Pengarah

Kanan/ Penolong Pengarah / Penolong

Akauntan


Pengarah



Pengarah



Pengarah

Penolong Pengarah

Penolong Akauntan

1. Selaraskan pengemaskinian MPK 1GFMAS oleh

Bahagian Akaun Kementerian

2. Terima draf MPK 1GFMAS yang telah dikemaskini daripada Bahagian Akaun Kementerian untuk dimuktamadkan oleh panel.

3. Uruskan sign off MPK 1GFMAS

Tandatangan:

i. Ketua Modul MPK 1GFMAS ii. Ketua Panel MPK 1GFMAS iii. Pengarah BPOPP

4. Sediakan memo kepada PPPA bersama salinan MPK 1GFMAS

5. Maklumkan kepada Pejabat Perakaunan melalui

emel mengenai MPK 1GFMAS telah dimuat naik ke dalam Portal Akruan (www2.anm.gov.my)

6. Failkan MPK 1GFMAS yang telah dikemaskini

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.2.3:

Menyelaras dan mengemaskini MPK 1GFMAS


CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.2.3: Menyelaras dan mengemaskini MPK 1GFMAS (8


Terima draf MPK 1GFMAS yang telah dikemaskini daripada Bahagian Akaun Kementerian untuk dimuktamadkan oleh panel.

Maklumkan kepada Pejabat Perakaunan melalui emel mengenai MPK 1GFMAS telah dimuat naik ke dalam Portal Akruan (www2.anm.gov.my)

Selaraskan pengemaskinian MPK 1GFMAS oleh Bahagian Akaun Kementerian

Uruskan sign off MPK 1GFMAS

Failkan MPK 1GFMAS

Sediakan memo kepada PPPA bersama salinan MPK 1GFMAS

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.2.3:

Menyelaras dan mengemaskini MPK 1GFMAS


BORANG

AKTIVITI 1.2.3: Menyelaras dan mengemaskini MPK 1GFMAS (8


BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Sign-off

Aktiviti 1.2.4:

Menyelaras penyediaan Senarai Semak

Pembayaran Pejabat Perakaunan agar

sentiasa dikemaskini dan relevan

PROSES KERJA

Aktiviti 1.2.4: Menyelaras penyediaan Senarai Semak

Pembayaran Pejabat Perakaunan agar sentiasa

dikemaskini dan relevan.

JAWATAN

PROSES

Ketua Penolong

Pengarah Kanan/ Penolong Pengarah/ Penolong Akauntan

Penolong Pengarah


Pengarah


Penolong Pengarah/ Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

1. Terima draf Senarai Semak Pembayaran yang telah

dibentangkan oleh Pejabat Perakaunan yang terlibat.

2. Kemukakan draf Senarai Semak Pembayaran

kepada panel untuk semakan.

3. Hantar softcopy Senarai Semak Pembayaran ke webmaster untuk dimuatnaik ke portal JANM sebagai hebahan kepada semua Pejabat Perakaunan.

4. Kemaskini Senarai Semak Pembayaran jika terdapat sebarang pindaan dan maklumkan kepada semua Pejabat Perakaunan.

5. Failkan Senarai Semak Pembayaran

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.2.4:




CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.2.4: Menyelaras penyediaan Senarai Semak Pembayaran

Pejabat Perakaunan agar sentiasa dikemaskini dan

relevan

Kemukakan draf senarai semak pembayaran kepada panel untuk semakan.

Failkan Senarai Semak Pembayaran

Terima draf Senarai Semak Pembayaran yang telah dibentangkan oleh Pejabat Perakaunan yang terlibat.

.

Hantar softcopy Senarai Semak Pembayaran ke webmaster untuk dimuatnaik ke portal JANM sebagai hebahan kepada semua Pejabat Perakaunan.

Kemaskini Senarai Semak Pembayaran jika terdapat sebarang pindaan dan maklumkan kepada semua Pejabat Perakaunan

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.2.4:



sentiasa dikemaskini dan relevan.

BORANG

Aktiviti 1.2.4: Menyelaras penyediaan Senarai Semak Pembayaran

Pejabat Perakaunan agar sentiasa dikemaskini dan

relevan

BIL. SENARAI BORANG

Tidak berkenaan

Aktiviti 1.2.5:

Menyelaras hasil Kajian Kes oleh JANM

Negeri/ Cawangan untuk diseragamkan di


PROSES KERJA

Aktiviti 1.2.5: Menyelaras hasil Kajian Kes oleh JANM Negeri/

Cawangan untuk diseragamkan di semua Pejabat

Perakaunan

JAWATAN PROSES

Pengarah/ Timbalan

Pengarah/ Ketua Penolong Pengarah

Kanan/ Ketua Penolong Pengarah/ Penolong


Pengarah/ Timbalan




Pengarah/ Timbalan




Ketua Penolong


Kanan/ Penolong Pengarah/ Penolong

Akauntan

1. Pilih tajuk kajian kes berdasarkan isu yang hendak

diseragamkan.

2. Pilih JANM Negeri/ Cawangan yang ditugaskan untuk melaksanakan kajian kes

3. Beri arahan kepada JANM Negeri/ Cawangan yang terpilih untuk memaklumkan tajuk kajian kes.

4. Terima kajian kes daripada JANM Negeri/ Cawangan terpilih yang telah dibentangkan dalam MPKA


Penolong Pengarah Kanan/ Ketua Penolong

Pengarah/ Penolong Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah

Penolong Pengarah

Penolong Akauntan

5. Bincangkan kajian kes untuk tujuan pemurnian kepada semua Pejabat Perakaunan

6. Muat naik kajian kes ke Portal JANM untuk hebahan 7. Failkan Kajian Kes

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.2.5:




CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.2.5: Menyelaras hasil Kajian Kes oleh JANM Negeri/


Perakaunan

Pilih JANM Negeri/ Cawangan yang ditugaskan untuk melaksanakan Kajian Kes

Bincangkan Kajian Kes untuk tujuan pemurnian kepada semua Pejabat Perakaunan

Pilih tajuk kajian kes berdasarkan isu yang hendak diseragamkan.

Beri arahan kepada JANM Negeri/ Cawangan yang terpilih untuk memaklumkan tajuk kajian kes.

Failkan Kajian Kes

Terima Kajian Kes daripada JANM Negeri/ Cawangan terpilih yang telah dibentangkan dalam MPKA

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.2.5:




BORANG

AKTIVITI 1.2.5: Menyelaras hasil Kajian Kes oleh JANM Negeri/


Perakaunan

BIL. SENARAI BORANG

Tidak berkenaan

SUB-FUNGSI 1.3:

MEMANTAU PELAKSANAAN NAZIRAN DAN WTD

SERTA MEMBERI KHIDMAT NASIHAT KEPADA

PEJABAT PERAKAUNAN TERMASUK LATIHAN

SISTEM PERAKAUNAN / KEWANGAN

SENARAI AKTIVITI FUNGSI UTAMA (UMUM) 1.3

MEMANTAU PELAKSANAAN NAZIRAN DAN WTD

SERTA MEMBERI KHIDMAT NASIHAT KEPADA

PEJABAT PERAKAUNAN TERMASUK LATIHAN

SISTEM PERAKAUNAN / KEWANGAN

BIL AKTIVITI

1.3.1 Menerima Jadual Pelaksanaan Naziran Tahunan dan memantau

pelaksanaan melalui Laporan Status Pelaksanaan Naziran.

1.3.2 Menyelaras dan menganalisis laporan pemerhatian naziran serta

melaporkan kes matan yang ditemui oleh pasukan naziran.

1.3.3 Memantau status pelaksanaan WTD selaras dengan KPI yang

ditetapkan oleh WTD.

1.3.4 Memberi khidmat nasihat dan menyelaras maklumbalas ke atas

pertanyaan/aduan.

1.3.5 Memantau status pelaksanaan latihan 1GFMAS dan kursus Generik

kewangan oleh JANM Cawangan.

AKTIVITI 1.3.1

Menerima Jadual Pelaksanaan Naziran

Tahunan dan memantau pelaksanaan

melalui Laporan Status Pelaksanaan

Naziran.

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.3.1: Menerima Jadual Pelaksanaan

Naziran Tahunan dan memantau

pelaksanaan melalui Laporan Status

Pelaksanaan Naziran

JAWATAN PROSES

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Ketua Penolong Pengarah

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

1. Hantar surat/ emel peringatan kepada Pengarah JANM Negeri/ Cawangan dan Ketua Akauntan pada akhir tahun.

2. Terima Jadual Pelaksanaan Naziran Tahunan dan rekodkan.

3. Semak status pelaksanaan berdasarkan Aktiviti 3: Menyelaraskan dan membentangkan laporan status pelaksanaan naziran.

4. Terima Laporan Status Pelaksanaan Naziran dua (2) kali setahun (Julai & Januari tahun berikut).

5. Hantar surat peringatan kepada Pejabat Perakaunan yang tidak mengemukakan laporan.

6. Sediakan laporan Status Pelaksanaan Naziran keseluruhan.

7. Bentangkan laporan di dalam mesyuarat MPKA.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.3.1:




Naziran

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 1.3.1: Menerima Jadual Pelaksanaan

Naziran Tahunan dan memantau

pelaksanaan melalui Laporan Status

Pelaksanaan Naziran

Hantar surat/ emel pemakluman kepada Pengarah JANM Negeri/ Cawangan dan Ketua Akauntan pada akhir tahun.

Terima Jadual Pelaksanaan Naziran Tahunan dan rekodkan.

Semak status pelaksanaan berdasarkan Aktiviti 3: Menyelaras dan membentangkan laporan status pelaksanaan naziran.

Terima Laporan Status Pelaksanaan Naziran dua (2) kali setahun (Julai & Januari tahun berikut).

Hantar peringatan/ emel kepada Pejabat Perakaunan yang tidak menghantar laporan.

Sediakan laporan Status Pelaksanaan Naziran.

Bentangkan laporan di dalam mesyuarat MPKA.

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.3.1:




Naziran

SENARAI BORANG

AKTIVITI 1.3.1: Menerima Jadual Pelaksanaan Naziran

Tahunan dan memantau pelaksanaan melalui Laporan

Status Pelaksanaan Naziran

BIL. SENARAI BORANG

Tidak berkenaan

AKTIVITI 1.3.2

Menyelaras dan menganalisis laporan

pemerhatian naziran serta

melaporkan kes matan yang ditemui

oleh pasukan naziran.

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.3.2: Menyelaras Dan Menganalisis Laporan

Pemerhatian Naziran Dan Melaporkan

Kes Matan Yang Ditemui Oleh Pasukan

Naziran.

JAWATAN PROSES

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan


Timbalan Pengaran/Pengarah

1. Terima Laporan Pemerhatian Naziran empat (4) kali setahun.

2. Hantar Surat Peringatan kepada Pejabat

Perakaunan yang tidak mengemukakan laporan.

3. Kumpul Laporan Ringkas Pemerhatian Naziran daripada JANM Negeri/Cawangan.

4. Kemukakan Laporan Analisis Pemerhatian

Naziran kepada Bahagian Akaun Kementerian.

5. Sediakan Ringkasan Eksekutif.

6. Bentangkan laporan di dalam Mesyuarat Khas Kes Matan yang dipengerusikan oleh TAN (O).

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 1.3.2

Menyelaras Dan Menganalisis Laporan

Pemerhatian Naziran Dan Melaporkan Kes

Matan Yang Ditemui Oleh Pasukan Naziran

CARTA ALIRAN KERJA




Naziran

Membentangkan di dalam Mesyuarat Khas Kes Matan yang dipengerusikan oleh TAN (O)

Bentangkan laporan di dalam mesyuarat MPKA dan MKN

Kemukakan Laporan Analisis Pemerhatian Naziran kepada Bahagian Akaun Kementerian.

Terima Laporan Pemerhatian Naziran setiap suku tahun

Hantar Surat Peringatan kepada Pejabat Perakaunan yang tidak menghantar laporan.

Menyediakan Ringkasan Eksekutif Laporan Kes Matan

Kumpul Laporan Ringkas Pemerhatian Naziran daripada JANM Negeri/ Cawangan.

Terima kes matan

Tidak

Ya

SENARAI BORANG

AKTIVITI 1.3.2

Menyelaras Dan Menganalisis Laporan

Pemerhatian Naziran Dan Melaporkan Kes Matan

Yang Ditemui Oleh Pasukan Naziran

SENARAI BORANG




Naziran

BIL. SENARAI BORANG

Tidak Berkenaan

AKTIVITI 1.3.3:

Menyelaras Status Pelaksanaan WTD

Selaras Dengan KPI Yang Ditetapkan Oleh

BWTD

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.3.3: Menyelaras status pelaksanaan WTD selaras

dengan KPI yang ditetapkan Oleh BWTD

JAWATAN PROSES

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan


1. Kumpul laporan pencapaian WTD setiap enam (6) bulan sebelum MPNC.

2. Sediakan ringkasan pencapaian WTD bagi semua JANM.

3. Bentangkan dalam MPNC untuk membincangkan

strategi pelaksanaan KPI WTD (sekiranya ada).

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 1.3.3


Selaras Dengan KPI Yang Ditetapkan Oleh

BWTD

CARTA ALIRAN KERJA



Bentangkan dalam MPNC untuk membincangkan strategi pelaksanaan KPI WTD (sekiranya ada).

Kumpul laporan pencapaian WTD setiap enam (6) bulan sebelum MPNC.

Sediakan ringkasan analisis pencapaian WTD bagi semua JANM.

SENARAI BORANG

AKTIVITI 1.3.3


Selaras Dengan KPI Yang Ditetapkan Oleh BWTD

SENARAI BORANG



BIL. SENARAI BORANG

Tidak berkenaan

AKTIVITI 1.3.4

Memberi khidmat nasihat dan menyelaras

maklumbalas ke atas pertanyaan/aduan.

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.3.4: Memberi khidmat nasihat dan menyelaras


JAWATAN PROSES

Penolong Akauntan/Ketua

Penolong Pengarah


Penolong Pengarah


Penolong Pengarah


Penolong Pengarah

1. Terima pertanyaan/ aduan dari Pejabat Perakaunan berkaitan naziran.

2. Beri respons dalam masa tiga (3) hari bekerja.

3. Dapatkan pencerahan/ penjelasan lanjut sekiranya perlu daripada agensi berkuasa yang berkaitan (contoh JPA dan MOF).

4. Beri maklum balas sewajarnya.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 1.3.4



CARTA ALIRAN KERJA



Dapatkan pencerahan/ penjelasan lanjut sekiranya perlu daripada agensi berkuasa yang berkaitan (contoh JPA dan MOF)

Beri respons dalam masa 3 hari bekerja

Beri maklum balas sewajarnya.

Terima pertanyaan/aduan dari Pejabat Perakaunan berkaitan naziran

SENARAI BORANG

AKTIVITI 1.3.4



SENARAI BORANG



BIL. SENARAI BORANG

Tidak berkenaan

AKTIVITI 1.3.5

Memantau Status Pelaksanaan

Latihan 1GFMAS dan Kursus Generik

Kewangan Oleh JANM Negeri/ Cawangan

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.3.5: Memantau Status Pelaksanaan Latihan

1GFMAS dan Kursus Generik Kewangan

Oleh JANM Negeri/ Cawangan

JAWATAN PROSES

Penolong Akauntan

Ketua Penolong

Pengarah

Ketua Penolong

Pengarah

1. Terima laporan/ aduan berkenaan status pelaksanaan Kursus Generik Kewangan oleh JANM Negeri/ Cawangan.

2. Rancang dan menyediakan sumber yang berkaitan.

3. Pastikan Kursus Generik Kewangan dilaksanakan menggunakan sumber yang ada.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 1.3.5


Latihan 1GFMAS dan Kursus Generik

Kewangan Oleh JANM Negeri/ Cawangan

CARTA ALIRAN KERJA




Pastikan Kursus Generik Kewangan dilaksanakan menggunakan sumber yang ada.

Terima laporan/aduan berkenaan status pelaksanaan Kursus Generik Kewangan oleh JANM Negeri/Cawangan.

Rancang dan menyediakan sumber yang berkaitan

SENARAI BORANG

AKTIVITI 1.3.5:


Latihan 1GFMAS dan Kursus Generik Kewangan


SENARAI BORANG




BIL. SENARAI BORANG

Tidak berkenaan

SUB-FUNGSI 1.4:

PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN MEMANTAU MAKLUMAT BPOPP DAN

JANM NEGERI CAWANGAN DI PORTAL RASMI JANM

SENARAI AKTIVITI


PENGURUSAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN MEMANTAU MAKLUMAT BPOPP DAN JANM

NEGERI CAWANGAN DI PORTAL RASMI JANM

Bil. Aktiviti

1.4.1. Menguruskan maklumat BPOPP dan direktori BA Kementerian di Portal

Rasmi JANM

1.4.2. Memantau maklumat JANM Negeri/ Cawangan di Portal Rasmi JANM

1.4.3 Memproses Muat Naik Arahan Potongan Gaji

1.4.4 Mengemaskini Data Baucer Bayaran- Kemaskini Data IT0547 (Auto Pick Up)

1.4.5 Mengemaskini Data Baucer Bayaran- Jana Senarai Baucar Bayaran di IT0547 dan IT9001

1.4.6 Menjana Senarai Pencen / Tamat Kontrak

1.4.7 Memuat Naik Data TP1 diterima dari HRMIS

1.4.8 Memuat Turun Data Induk HCM Dari Sistem 1GFMAS Untuk Tujuan

Penghantaran Ke Sistem Epayslip & Elaporan (HCM 1208) Oleh HO

1.4.9 Mewujud dan menamatkan ID pengguna di AO dan PTJ yang berperanan

untuk mendaftarkan pembekal ke dalam Sistem eVendor.

1.4.10 Menguruskan maklumat berkaitan operasi Pejabat Perakaunan dalam

Portal Knowledge Management JANM

AKTIVITI 1.4.1:

Menguruskan maklumat BPOPP dan

direktori BA Kementerian di Portal JANM di

Portal Rasmi JANM

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.4.1: Menguruskan maklumat BPOPP dan direktori BA

Kementerian di Portal Rasmi JANM

JAWATAN PROSES

Penolong Pegawai

Teknologi Maklumat

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

Penolong Pegawai

Teknologi Maklumat

Penolong Pengarah Kanan

1. Terima input untuk pindaan maklumat BPOPP

daripada setiap unit atau Bahagian di JANM

2. Semak maklumat BPOPP di Portal JANM

3. Kemaskini dan simpan maklumat BPOPP di Portal Rasmi JANM

4. Pengesahan pengemaskinian

CARTA ALIRAN KERJA

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.1:

Menguruskan maklumat BPOPP dan direktori

BA Kementerian di Portal Rasmi JANM

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.1: Menguruskan maklumat BPOPP dan direktori BA


Perlu dikemaskini

Semak maklumat BPOPP di Portal JANM

Kemaskini dan simpan maklumat BPOPP di Portal Rasmi JANM

Ya

Tidak

Pengesahan pengemaskinian

Terima input untuk pindaan maklumat BPOPP daripada setiap unit atau Bahagian di JANM

BORANG

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.4.1:

Menguruskan maklumat BPOPP dan direktori BA


BORANG

AKTIVITI 1.4.1: Menguruskan maklumat BPOPP dan direktori BA


BIL. SENARAI BORANG

Tidak Berkenaan

AKTIVITI 1.4.2:

Memantau maklumat JANM Negeri/

Cawangan di Portal Rasmi JANM

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.4.2: Memantau maklumat JANM Negeri/ Cawangan di Portal Rasmi JANM

JAWATAN PROSES

Penolong Pagawai

Teknologi Maklumat




1. Terima pengesahan pengemaskinian daripada

Pentadbir Web JANM Negeri/ Cawangan setiap bulan

2. Semak pengemaskinian yang telah dibuat 3. Maklumkan kepada Pentadbir Web sekiranya

maklumat pengemaskinian tidak lengkap 4. Kemaskini daftar pengesahan pengemaskinian

maklumat JANM Negeri/ Cawangan

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI : _____________________

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.2:

Memantau maklumat JANM Negeri/ Cawangan di Portal Rasmi JANM

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.2: Memantau maklumat JANM Negeri/ Cawangan di Portal Rasmi JANM

Terima pengesahan pengemaskinian daripada Pentadbir Web

Maklumkan kepada Pentadbir Web JANM Negeri/ Cawangan sekiranya tidak lengkap

Semak pengemaskinian Ya

Tidak

Sahkan pengemaskinian maklumat JANM Negeri/ Cawangan

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.4.2:

Memantau maklumat JANM Negeri/ Cawangan di Portal Rasmi JANM

BORANG

AKTIVITI 1.4.2: Memantau maklumat JANM Negeri/ Cawangan di Portal Rasmi JANM

BIL. SENARAI BORANG

Tidak berkenaan

AKTIVITI 1.4.3:

Memproses Muat Naik Arahan Potongan

Gaji

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.4.3: Memproses Muat Naik Arahan Potongan Gaji

JAWATAN PROSES

Penolong Pengarah

Kanan, Penolong Pegawai Teknologi

Maklumat, Penolong Akauntan

Penolong Pegawai

Teknologi Maklumat







1. Terima emel notifikasi mengenai data

potongan gaji dari agensi.

2. Semak SAP Inbox. (HCM 3003). Jika tiada

data, hubungi agensi potongan.

3. Kenalpasti nama fail data.

4. Pindahkan fail-fail potongan dari server ke

local.

5. Muat naik data ke Comm Server.

6. Muat turun fail Error APG (jika ada).

7. Sediakan data muat naik secara batch bagi

arahan potongan gaji.

8. Hantar emel notifikasi arahan potongan

kepada AO.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI : _____________________

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.3:

Memproses Muat Naik Arahan Potongan Gaji

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.3: Memproses Muat Naik Arahan Potongan Gaji

Tidak Ya

Terima emel notifikasi mengenai

data potongan gaji dari agensi

Semak SAP Inbox

Hubungi agensi potongan

Terima data

Kenal pasti nama fail

Pindahkan fail-fail potongan dari

server ke local.

Muat naik data ke Comm Server,

Muat turun fail Error APG (jika

ada)

Sediakan data muat naik secara

batch bagi arahan potongan gaji.

Hantar emel notifikasi arahan

potongan kepada AO

BORANG

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.4.3:

Memproses Muat Naik Arahan Potongan Gaji

BORANG

AKTIVITI 1.4.3: Memproses Muat Naik Arahan Potongan Gaji

BIL. SENARAI BORANG

Tidak Berkenaan

AKTIVITI 1.4.4:

Mengemaskini data baucer bayaran -Kemaskini Data IT0547 (Auto Pick Up)

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.4.4: Mengemaskini data baucer bayaran - Kemaskini

Data IT0547 (Auto Pick Up)

JAWATAN PROSES

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat, Penolong Akauntan


1. Jana Auto Pick Up bagi mengemaskini IT0547 dan

IT9001 dengan data baucar manual bagi pembayaran

bercukai kepada pegawai yang dibuat di 1GFMAS-

Kewangan (HCM-1211).

2. Simpan atau cetak laporan sekiranya perlu.

CARTA ALIRAN KERJA

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.4:

Mengemaskini data baucer bayaran -

Kemaskini Data IT0547 (Auto Pick Up)

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.4: Mengemaskini data baucer bayaran -Kemaskini

Data IT0547 (Auto Pick Up)

Jana Auto Pick Up bagi

mengemaskini IT0547 dan IT9001

dengan data baucar manual

Simpan atau cetak laporan sekiranya

perlu.

BORANG

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.4.4:

Mengemaskini data baucer bayaran -


BORANG

AKTIVITI 1.4.4: Mengemaskini data baucer bayaran -


BIL. SENARAI BORANG

Tidak berkenaan

AKTIVITI 1.4.5:

Mengemaskini data baucer bayaran -Jana Senarai Baucar Bayaran di IT0547 dan

IT9001

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.4.5: Mengemaskini data baucer bayaran - Jana Senarai Baucar Bayaran di IT0547 dan IT9001

JAWATAN PROSES



1. Jana senarai baucar bayaran yang dibuat di

1GFMAS-Kewangan dan telah dikemaskini ke IT0547 dan IT9001 di HO pada Senarai BIK (Pendapatan Bercukai Melalui Auto Pick-Up) (HCM-1204).

2. Simpan atau mencetak senarai sekiranya perlu.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI : _____________________

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.5:

Mengemaskini Data Baucer Bayaran - Jana Senarai Baucar Bayaran di IT0547 dan

IT9001

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.5: Mengemaskini Data Baucer Bayaran- Jana Senarai Baucar Bayaran di IT0547 dan IT9001

Jana senarai baucar bayaran yang

dibuat di 1GFMAS-Kewangan dan telah

dikemaskini ke IT0547 dan IT9001 di HO

Simpan atau mencetak senarai

sekiranya perlu.

BORANG

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.4.5:

Mengemaskini Data Baucer Bayaran - Jana Senarai Baucar Bayaran di IT0547 dan

IT9001

BORANG

AKTIVITI 1.4.5: Mengemaskini Data Baucer Bayaran - Jana Senarai Baucar Bayaran di IT0547 dan IT9001

BIL. SENARAI BORANG

Tidak Berkenaan

AKTIVITI 1.4.6:

Memproses Ad Hoc - Jana Senarai Pencen / Tamat Kontrak

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.4.6: Memproses Ad Hoc - Jana Senarai Pencen / Tamat Kontrak

JAWATAN PROSES




1. Jana senarai pegawai yang akan bersara atau tamat

kontrak (HCM 1210)

2. Cetak laporan oleh HO

3. Serahkan laporan kepada pemohon yang berkaitan

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI : _____________________

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.6:

Memproses Ad Hoc - Jana Senarai Pencen / Tamat Kontrak

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.6: Memproses Ad Hoc - Jana Senarai Pencen / Tamat Kontrak

Jana senarai pegawai yang akan

bersara atau tamat kotrak

Cetak laporan oleh HO

Serahkan laporan kepada

pemohon yang berkaitan

BORANG

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.4.6:

Memproses Ad Hoc - Jana Senarai Pencen /

Tamat Kontrak

BORANG

AKTIVITI 1.4.6: Memproses Ad Hoc - Jana Senarai Pencen / Tamat

Kontrak

BIL. SENARAI BORANG

Tidak Berkenaan

AKTIVITI 1.4.7:

Memproses Ad Hoc - Muat Naik Data TP1 diterima dari HRMIS

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.4.7: Memproses Ad Hoc - Muat Naik Data TP1 diterima dari HRMIS

JAWATAN PROSES




1. Muat naik data TP1 dari folder WebMethod-In di

server AL11 ke IT0198-Schedular Deduction Tax di

sistem 1GFMAS (HCM 3002)

2. Pastikan proses muat naik berjaya dilaksanakan.

3. Jika tidak berjaya, hubungi HRMIS.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI : _____________________

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.7:

Memproses Ad Hoc - Muat Naik Data TP1

diterima dari HRMIS

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.7: Memproses Ad Hoc - Muat Naik Data TP1 diterima

dari HRMIS

Muat naik data TP1

Pastikan proses muat naik berjaya

Muat naik

Berjaya

Hubungi HRMIS

Tidak

Muat naik berjaya

Ya

BORANG

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.4.7:

Memproses Ad Hoc - Muat Naik Data TP1

diterima dari HRMIS

BORANG

AKTIVITI 1.4.7: Memproses Ad Hoc - Muat Naik Data TP1 diterima

dari HRMIS

BIL. SENARAI BORANG

Tidak Berkenaan

AKTIVITI 1.4.8:

Memuat Turun Data Induk HCM Dari Sistem

1GFMAS Untuk Tujuan Penghantaran Ke Sistem

ePayslip & eLaporan (HCM 1208) Oleh HO

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.4.8: Memuat Turun Data Induk HCM Dari Sistem 1GFMAS

Untuk Tujuan Penghantaran Ke Sistem ePayslip &

eLaporan (HCM 1208) Oleh HO

JAWATAN PROSES



1. Muat Turun data induk di Sistem 1GFMAS

2. Masukkan data induk tersebut ke dalam Sistem ePayslip dan eLaporan

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI : _____________________

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.8:




CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.8: Memuat Turun Data Induk HCM Dari Sistem



Muat Turun data induk di Sistem 1GFMAS

Masukkan data induk tersebut ke dalam Sistem ePayslip dan eLaporan

BORANG

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.4.8:


1GFMAS Untuk Tujuan Penghantaran Ke

Sistem ePayslip & eLaporan (HCM 1208)

Oleh HO

BORANG

AKTIVITI 1.4.8: Memuat Turun Data Induk HCM Dari Sistem

1GFMAS Untuk Tujuan Penghantaran Ke

Sistem ePayslip & eLaporan (HCM 1208) Oleh

HO

BIL. SENARAI BORANG

Tidak Berkenaan

AKTIVITI 1.4.9:

Mewujud dan menamatkan ID pengguna di AO

dan PTJ yang berperanan untuk mendaftarkan

pembekal ke dalam Sistem eVendor.

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.4.9: Mewujud dan menamatkan ID pengguna di AO dan

PTJ yang berperanan untuk mendaftarkan pembekal

ke dalam Sistem eVendor.

JAWATAN PROSES


Penolong Akauntan Kanan

Penolong Akauntan Kanan

1. Terima permohonan mewujud /membatalkan

peranan daripada AO dan PTJ

2. Wujudkan / batalkan peranan pengguna AO dan

PTJ untuk mendaftarkan pembekal ke dalam

Sistem eVendor

3. Memaklumkan pemohon yang telah diberi peranan

di dalam Sistem eVendor.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI : _____________________

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.9:



pembekal kedalam Sistem eVendor.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.9: Mewujud dan menamatkan ID pengguna di AO dan


kedalam Sistem eVendor.

Terima permohonan mewujud/

membatalkan peranan daripada AO dan

PTJ

Wujudkan/ batalkan peranan pengguna

AO dan PTJ untuk mendaftarkan

pembekal ke dalam system eVendor.

Memaklumkan pemohon yang telah

diberi peranan di dalam system eVendor

BORANG

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.4.9:



pembekal kedalam Sistem eVendor.

BORANG

AKTIVITI 1.4.9: Mewujud dan menamatkan ID pengguna di AO dan


kedalam Sistem eVendor.

BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Pewujudan/ Penamatan Peranan Pengguna eVendor di

AO dan PTJ

AKTIVITI 1.4.10:

Menguruskan maklumat berkaitan operasi

Pejabat Perakaunan dalam Portal Knowledge

Management JANM

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.4.10: Menguruskan maklumat berkaitan operasi Pejabat

Perakaunan dalam Portal Knowledge Management

JANM

JAWATAN PROSES

Penolong Pegawai

Teknologi Maklumat


1. Kumpul bahan-bahan seperti MPK, Senarai Semak

Pembayaran Pejabat Perakaunan untuk dimasukkan ke dalam Portal Knowledge Management JANM

2. Muat naik maklumat ke dalam Portal Knowledge

Management JANM

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.10:



Management JANM

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.4.10: Menguruskan maklumat berkaitan operasi Pejabat

Perakaunan dalam Portal Knowledge Management JANM

Muat naik maklumat ke dalam Portal Knowledge Management JANM

Kumpul bahan-bahan seperti MPK, Senarai Semak Pembayaran Pejabat Perakaunan untuk dimasukkan ke dalam Portal Knowledge Management JANM

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.4.10:



Management JANM

BORANG

AKTIVITI 1.4.10: Menguruskan maklumat berkaitan operasi


Management JANM

BIL. SENARAI BORANG

Tidak Berkenaan

SUB-FUNGSI 1.5:

MENGURUSKAN BUSINESS CONTINUITY

MANAGEMENT (BCM) BPOPP DAN

MENYELARAS BCM JANM NEGERI/

CAWANGAN

SENARAI AKTIVITI


MENGURUSKAN BUSINESS CONTINUITY

MANAGEMENT (BCM) BPOPP DAN MENYELARAS

BCM JANM NEGERI/ CAWANGAN

Bil. Aktiviti

1.5.1. Memastikan dokumen BCM BPOPP sentiasa dikemaskini dan relevan

1.5.2. Merancang dan melaksanakan aktiviti BCM BPOPP

1.5.3. Menyelaras dan memantau dokumen serta aktiviti BCM JANM Negeri/

Cawangan

AKTIVITI 1.5.1:

Memastikan dokumen BCM BPOPP


PROSES KERJA

AKTIVITI 1.5.1: Memastikan dokumen BCM BPOPP sentiasa

dikemaskini dan relevan

JAWATAN PROSES

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

1. Terima input untuk kemaskini dokumen daripada

sekretariat BCM 2. Kemaskini dokumen BCM BPOPP 3. Failkan dokumen BCM BPOPP yang telah

dikemaskini.

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.5.1:

Memastikan dokumen BCM BPOPP sentiasa


CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.5.1: Memastikan dokumen BCM BPOPP sentiasa


Kemaskini dokumen BCM BPOPP

Terima input untuk kemaskini dokumen daripada sekretariat BCM

Failkan dokumen BCM BPOPP yang telah dikemaskini.

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.5.1:

Memastikan dokumen BCM BPOPP sentiasa


BORANG

AKTIVITI 1.5.1: Memastikan dokumen BCM BPOPP sentiasa


BIL. SENARAI BORANG

Tidak berkenaan

AKTIVITI 1.5.2:

Merancang dan melaksanakan aktiviti BCM

BPOPP

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.5.2: Merancang dan melaksanakan aktiviti BCM BPOPP

JAWATAN PROSES

Timbalan Pengarah/ Penolong Pengarah

Kanan

Timbalan Pengarah/ Penolong Pengarah

Kanan


Penolong Pengarah Kanan/ Penolong Pengarah Kanan/

Penolong Pengarah/ Penolong Akauntan/ Pembantu Akauntan/

Pembantu Tadbir/ Pembantu Operasi

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

1. Rancang aktiviti BCM BPOPP 2. Bentangkan cadangan aktiviti BCM untuk kelulusan

Pengurusan BPOPP 3. Laksanakan aktiviti BCM BPOPP

4. Sediakan laporan aktiviti BCM BPOPP

5. Failkan

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.5.2:


BPOPP

CARTA ALIRAN KERJA


Bentang cadangan aktiviti BPOPP

Rancang aktiviti BCM BPOPP

Laksanakan aktiviti BCM BPOPP

Sediakan aktiviti laporan BCM BPOPP

Failkan

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.5.2:


BPOPP

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

Tidak berkenaan

AKTIVITI 1.5.3:

Menyelaras dan memantau dokumen serta

aktiviti BCM JANM Negeri/ Cawangan

PROSES KERJA

AKTIVITI 1.5.3: Menyelaras dan memantau dokumen serta aktiviti

BCM JANM Negeri/ Cawangan

JAWATAN PROSES

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

Penolong Akauntan

1. Maklumkan kepada koordinator BCM JANM

Negeri/ Cawangan untuk kemaskini dokumen dan laksana aktiviti BCM

2. Terima dokumen BCM JANM Negeri/ Cawangan

yang telah dikemaskini dan status aktiviti BCM yang telah dilaksanakan

3. Failkan dokumen BCM dalam bentuk softcopy dan

pantau pelaksanaan aktiviti BCM JANM Negeri/ Cawangan

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.5.3:



CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 1.5.3: Menyelaras dan memantau dokumen serta aktiviti


Terima dokumen dan status aktiviti BCM JANM Negeri/ Cawangan

Maklumkan kepada koordinator BCM JANM Negeri/ Cawangan untuk kemaskini dokumen dan laksana aktiviti BCM

Failkan dokumen BCM dalam bentuk softcopy dan pantau pelaksanaan aktiviti BCM JANM Negeri/ Cawangan

SENARAI BORANG

Aktiviti 1.5.3:



BORANG

AKTIVITI 1.5.3: Menyelaras dan memantau dokumen serta aktiviti


BIL. SENARAI BORANG

Tidak berkenaan

fungsi utama (umum) 1: pengurusan operasi pejabat … · pejabat perakaunan untuk dibentangkan...

Documents