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Ganhos e Desafios da Automação em Processos Chave de Negócio
A experiência da Banricoop
Luciane Rotta
Com vocês, a Banricoop!
ü Coopera'va de Crédito Mútuo – 68 anos;
ü Público: Funcionários do Banrisul e demais ins'tuições do Grupo,
além de familiares diretos (pais, filhos e cônjuge);
ü Mais de 7 mil cooperados;
ü Atendimento em todo território nacional;
ü Produtos financeiros.
ü Cerca de R$ 40 milhões em a'vos administrados
Parece pouco? O que fazemos....
Fácil
Agência de Publicidade
Banrisul
Parceiros Convênios
Proseg
Visitas nas
Agências
SMS
BC
Malote/ Correio
Site
Convênios
Pessoas
Captação Comercial e Marke'ng
Estrutura Finanças
Espaço Banricoop
Sigilo
Agilidade
Socioambiental responsável
Relação próxima com cooperado
Produtos Compe''vos
Par'cipação Resultados
Pessoas
Consultorias
Tributário
Remuneração Capital
Sistemas Operação
Concessão de Crédito
Captação de Recursos
Ações Sociais
Atendimento
Relacionamentos Ins'tucionais (Banrisul e BC)
Banrisul Vinculados
Ina'vos (APO/LIC)
A'vos
Familiares
Recep'vo A'vo
Autoatendimento
Agente de Negócios
Sede
Banricoop Online
Serraria
Crédito e Inves'mento
Seguros Captação de Cooperados
Aplicações
Emprés'mos Seguros
Convênios
Espaço Banricoop
Venda A'va
Educação Financeira
OCERGS/ SESCOOP
Educação Financeira
E-‐mail Marke'ng
Interior
Confiabilidade
E o que Queremos? Prioridades Estratégicas 2014
Prioridades Estratégicas 1. Implementar Ra'ng 2. Calendário de ações
promocionais 3. AutomaFzação do circuito
comercial 4. AutomaFzação do circuito
de cobrança 5. Mapeamento de processos 6. Ar'culação ins'tucional 7. APP Banricoop 8. Crédito Rota'vo 9. Compra cooperada Convênios 10. Testar coffee break com
cooperados 11. Feirão de crédito 12. Evento de integração com jovens
cooperados 13. Campanha promocional redes
sociais
E o mercado é para poucos, para aqueles que conseguem se destacar
ü Crescimento da demanda; ü Maior necessidade de controle; ü Agilidade das operações;
Mas como Chegar Lá?
ü Como vencer estes desafios?
ü Como se destacar? ü Como a'ngir nossos obje'vos?
ü Como cumprir nossa estratégia?
Comercial Marketing Operacional Qualidade
Através de uma visão de Processos!
Mas Qual o Processo?
ü Processos administra'vos? ü Processos chave?
Processo 1 Sub
Processo 1
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AutomaFzação do Processo de Concessão de Crédito
Mas porque justo o Processo de Crédito?
a) Excesso de papel nas operações; b) Custos com impressão, digitalização e armazenamento; c) Segurança das operações; d) Agilidade na concessão do crédito; e) Rever ro'nas desnecessárias; f) Impactos ambientais.
Processo em Números Situação antes da Gestão do Processo
a) 48.917 Imagens digitalizadas; b) 3.512 contratos liberados; c) R$ 19,2 milhões concedidos; d) 50 horas para liberação.
Então, o que vamos resolver?
• Excessivo volume de papel; • Dificuldade de padronizar o processo; • Pouca segurança no processo; • Atualização cadastral; • Com quem está a operação? • Onde foi mesmo que eu vi este contrato pela úl'ma vez?
E qual era o escopo do trabalho?
Implantação Gradativa Modelagem
Análise e Redesenho
Automação
Homologação Processo de Concessão de Crédito
Como Fizemos Isso?
ü Iden'ficação do processo a ser mapeado; ü Criação do grupo de trabalho; ü Definição da agenda de trabalho; ü Evento de capacitação; ü Sensibilização da diretoria e equipe; ü Projeto em ação.
Mas não foi assim tão fácil
ü Projeto mais longo do que o planejado ü Maior necessidade de inves'mentos
financeiros ü Maior alocação de pessoal e por mais tempo
Dificuldades Administra'vas:
As coisas nem sempre saem como planejamos
Resistência dos Colaboradores:
“Utilizo o sistema diariamente, num primeiro momento houve resistência por considerar um aumento de tarefas na montagem da proposta
de crédito a ser analisada.”
Gabriela Boniatti – Agente de Negócios
E o papel aceita tudo...
Premissas para o TO BE
ü Processo NÃO pode ser muito longo; ü Adequação aos recursos financeiros disponíveis, a legislação e norma'vos vigentes; ü Conhecer a ferramenta escolhida e o método a ser u'lizado; ü A importância de se ter a visão do processo como um todo.
E onde chegamos?
Fracasso Total Modelagem
Análise e Redesenho
Automação
Homologação Processo de Concessão de Crédito
Mas não está morto quem peleia A transição – Parte II
ü Ajustes no processo desenvolvido; ü Alocação de equipe para testes; ü Testes em ambiente de homologação; ü Definição da data para início da operação em
produção; ü Virada de chave; ü A caminho do sucesso.
O Fracasso nos Ensina a Vencer A transição – Final
ü Convencimento e apoio, por parte da Diretoria, de que o projeto era realmente bom;
ü Ultrapassando resistências; ü Alinhamento estratégico; ü A'ngindo resultados; ü Agregando valor; ü SUCESSO TOTAL.
Sem Orq. Com Orq.
48.917
23.303
Imagens Digitalizadas
E o que colhemos?
• Redução de 52,36% no volume de impressos; • 23.303 imagens digitalizadas; • 3.740 contratos liberados; • R$ 23,980 milhões concedidos; • 30 horas para liberação; • Maior segurança das operações; • Certeza da localização das contratos; • Iden'ficação de responsabilidades; • Transparência.
Lições Aprendidas
ü A par'r do sucesso do Primeiro Projeto veio a convicção para os demais!
ü Antes vendíamos a ideia, agora as pessoas pedem para comprar.
ü O sucesso do projeto nos levou da descrença à convicção.
“Hoje, mesmo que eu não seja a responsável pela inserção das informações, posso atender o cooperado e passar as informações com segurança.”
Gabriela Boniat – Agente de Negócios.
Circuito 120 dias
Circuito TPZ
Circuito Ativação
Os Próximos Passos Melhoria e Automação de novos Processos
Depoimentos
“O modelo é considerado um avanço em nossos processos
operacionais.”
Cirilo Augusto Thomas Presidente da Banricoop
Depoimentos
Antônio Brasil Diretor Administra'vo da Banricoop
“Maior agilidade na composição do dossiê que
forma o pedido de crédito (...) Em decorrência, melhor
qualidade da decisão pelo acesso imediato a
informações necessárias.”
Depoimentos
Miriam Cechin Gerente Execu'va da Banricoop
”A automação vem cumprindo o seu papel
de agregar valor ao negócio, trazendo
agilidade, benefícios sociais e ganhos aos
cooperados!”
Depoimentos
Gustavo Bartz Coordenador de Negócios da Banricoop
”A partir da automatização do processo de concessão de
crédito, a Banricoop conseguiu aumentar a segurança do
processo e reduzir os erros operacionais.”
