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Gestión de contratos de adhesión a Oferta Pública en la Oficina Virtual
Objetivo Nedgia pone a disposición de toda empresa instaladora que quiera convertirse en colaboradora con la conexión de nuevos puntos de suministro a la red de distribución, la Oferta Pública lanzada por las distribuidoras del grupo, y la posibilidad de consultarla y tramitar su aceptación cómodamente mediante la Oficina Virtual.
El objetivo de esta guía es mostrar los pasos a seguir para aceptar consultar y cancelar las solicitudes de adhesión a Ofertas Públicas desde el Área privada del portal Web corporativo. Para ello se describirán las siguientes acciones:
A. Consulta de la oferta pública vigente y descarga de formularios.
B. Aceptación electrónica del contrato.
C. Consulta de contratos y cancelación de la contratación en curso
D. Gestión de la documentación.
E. Gestión de demandas
F. Guía Interactiva
Acceso Para poder emprender las diferentes gestiones on-line disponibles para las empresas colaboradoras, deberemos iniciar sesión como usuario autorizado del portal y acceder al Área privada. Para ello deberemos realizar los siguientes pasos:
1. Accederemos a la web del portal corporativo en http://www.nedgia.es
2. Pulsaremos sobre el hipervínculo “Colaboradores”:
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3. Iniciaremos sesión en el Área privada con el usuario autorizado para la aceptación de contratos:
Si es la primera vez que accedemos, deberemos:
Registrarnos como usuario del portal. Para ello:
o Accederemos a “Área Privada” (1) y pulsaremos sobre “Alta en el área privada” (2):
NOTA:
Es recomendable dar de alta un único
usuario por empresa colaboradora a
fin de: agilizar la gestión, facilitar el
mantenimiento de la documentación y
asegurar que el usuario que realiza la
gestión está autorizado para la
aceptación electrónica de contratos,
lo que, a su vez, le permitirá la gestión
on-line de acreditaciones.
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o Completaremos la información requerida en cada campo y marcaremos el recuadro junto a “He leído y acepto el aviso legal” (1). En caso de desear mantener informado alguna asociación/gremio de instaladores marcaremos el recuadro (2). Pulsaremos el botón “Aceptar” (3) para completar el alta:
NOTA:
Se enviarán al e-mail facilitado las
notificaciones de todas las gestiones
realizadas desde el Área privada.
Podremos modificarla en todo
momento mediante las opciones
Área privada > Modificar mis
datos con efecto sobre todas las
tramitaciones en curso iniciadas por
el usuario.
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Una vez activo el usuario del Área privada, deberemos gestionar su autorización para la aceptación electrónica de contratos. A tal efecto:
o Accederemos a la opción “Mis contratos”, clicaremos en (1) “Oferta pública y notas informativas” y descargaremos el formulario pulsando sobre “Certificado de validación de empresa” (2) en el apartado “Documentos”:
o Imprimiremos y completaremos el formulario, con los datos del usuario del Área privada que acabamos de registrar.
o Remitiremos el original firmado. Lo podremos entregar en mano en cualquier delegación, o enviar por correo a la siguiente dirección:
Desarrollo Canales:
Plaça del Gas 1, BTC 1ª planta
08003-Barcelona
NOTA:
Podremos adelantar la gestión
electrónica del contrato pero será
imprescindible para completar la
contratación, que el responsable
de la gestión de contratos de la
Distribuidora haya recibido y
verificado el “Certificado de
validación usuario empresa”.
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Si ya disponemos de un usuario de acceso autorizado para la aceptación electrónica de
contratos, pulsaremos sobre “Área privada” e informaremos el nombre de usuario y contraseña
proporcionados durante el alta de usuario:
o Sabremos que hemos iniciado sesión correctamente cuando el icono “Área privada” se torne verde y figuren habilitados los accesos directos a las distintas funcionalidades:
o Sabremos que ha caducado la sesión porque para aquellas gestiones que requieran del acceso al Área privada el sistema lo avisará:
NOTA: El sistema permite registrar varios usuarios para un mismo NIF, pero sólo podremos autorizar a un único usuario por empresa para la aceptación electrónica de contratos y gestión de las
acreditaciones de nuestros vendedores. Para autorizar al usuario ver el punto anterior.
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Pasos a seguir
A. Consulta de la oferta pública vigente y descarga de formularios
Para consultar cómodamente las bases de una oferta y poder gestionar su aceptación electrónica, deberemos acceder al listado actualizado de Ofertas Públicas y descargar el formulario de contratación. Para ello deberemos realizar los siguientes pasos:
1. Tras el inicio de sesión en la sección “Colaboradores” (1), pulsaremos sobre las opciones “Área
Privada” (2), “Mis contratos / Oferta Publica y notas informativas” (3) y “Descripción de la
documentación necesaria para el proceso” (4):
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2. En la primera página tendremos el cuadro y las instrucciones de toda la documentación que deberá aportar
nuestra empresa según su actividad. En las páginas siguientes, tendremos los modelos de los documentos
mencionados:
3. Pulsaremos sobre el hipervínculo de la zona de distribución (1) para visualizar la oferta pública vigente en
cada distribuidora y pulsaremos sobre la oferta (2) para descargar el formulario de contratación, y consultar
las bases detalladas:
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4. Podremos visualizar el detalle de la oferta desplazándonos mediante la barra de desplazamiento vertical:
5. En caso de estar interesados, deberemos completar la información requerida en los formularios en blanco.
Para ello:
Deberemos acceder a https://get.adobe.com/reader/?loc=es y pulsaremos sobre “Instalar ahora” para descargar Acrobat Reader XI.
Esta versión es imprescindible para editar el formulario y guardarlo correctamente sin alterar
las propiedades que permiten su gestión electrónica (eludiremos su instalación únicamente si ya disponemos de esta misma versión XI o superior instalada):
NOTA:
Es muy importante que:
Editemos el PDF con la versión
indicada, puesto que una versión
inferior impediría el correcto tratamiento
del formulario.
Nos cercioremos de que tras el
guardado, se conservan los datos
informados en los formularios.
Cualquier defecto de
cumplimentación en el
formulario cargado,
impedirá el avance de la
solicitud.
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NOTA:
Las notificaciones se
recibirán siempre en la
dirección del usuario del
Área privada, que puede
no coincidir con la
facilitada en el formulario.
6. Abriremos el documento con Adobe Reader XI y pulsaremos sobre el botón “Rellenar y firmar” (1)
(podremos resaltarlos pulsando el botón “Resaltar campos existentes” (2)). Tras cumplimentar los datos
pulsaremos el icono del disco ( ) (3) para guardar el documento en un fichero local:
7. Seleccionaremos la ubicación donde guardaremos el archivo para poderlo cargar de nuevo durante el
proceso de aceptación electrónica del contrato y pulsaremos “Guardar”:
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B. Aceptación electrónica del contrato
Para la aceptación electrónica del contrato de adhesión a la oferta, deberemos utilizar el formulario de contrato descargado del listado de ofertas (en el punto 3 del apartado anterior), cumplimentado y guardado en local, el cual subiremos de nuevo a la Web. Para ello deberemos:
1. Tras el inicio de sesión desde el Área privada en la sección “Mis contratos” (1), pulsaremos sobre
las opciones “Adhesión a la Oferta pública” (2) y “Alta de contrato”:(3)
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2. Completaremos primeramente los datos del contrato que vamos a subir. Para ello:
Seleccionaremos en el desplegable “Distribuidora” (1), la distribuidora en que desarrollaremos la
actividad. En el desplegable “Contrato” (2), el tipo de contrato que nos disponemos a aceptar y
pulsaremos el botón “Cargar Fichero” (3):
“NIF-CIF” (4) Si es la primera vez que te adhieres a la oferta pública deberás informar el NIF/CIF
de tu empresa para comprobar si tenemos documentación de tu empresa.
En la ventana emergente, pulsaremos “Examinar”:
NOTA:
En caso de trabajar con
más de una Distribuidora
deberemos repetir el
proceso de contratación y
gestionar un contrato de
adhesión con cada una de
ellas.
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En el diálogo del explorador de carpetas navegaremos a la carpeta donde guardamos el formulario de contratación en PDF cumplimentado (1). Pulsaremos “Abrir” (2) y pulsaremos el botón “Continuar” (3) para completar la carga del contrato:
Si el formulario seleccionado no se correspondiera con los datos de la oferta indicada,
o algún documento hubiera sido reclamado, el sistema nos avisará del error que
deberemos corregir para repetir de nuevo la carga:
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3. Seguidamente deberemos completar la tabla de documentación, en la que se mostrará una línea por tipo
de documento:
Nuevo Usuario, pedirá validar el NIF/CIF (1) al entrar por primera vez, para comprobar si existe la
documentación de nuestra empresa.
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Si no hemos cargado la documentación de nuestra empresa anteriormente, deberemos anexar
electrónicamente toda la documentación escaneada:
Podremos consultar de nuevo la tabla con los documentos a aportar según el tipo de empresa, y los respectivos modelos, pulsando “Información de la documentación a aportar por cada EEII" (1):
Para cargar el archivo pulsaremos el botón “Examinar” (2) en la línea correspondiente:
Desde la ventana emergente, pulsaremos “Examinar” (1) para navegar a la ubicación del archivo escaneado (2) y seleccionarlo (3). El archivo deberá tener formato PDF o JPG y un tamaño no mayor de 2MB.
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Una vez cargado el fichero pulsaremos “Confirmar”.
Repetiremos el proceso con cada documento hasta haber cargado todos los que se nos solicita en la descripción de la documentación a entregar:
NOTA:
Recuerda que el “Certificado de
validación de usuario empresa”,
autorizando al usuario del Área
privada con el que realizamos la
gestión, es el único documento que
debemos remitir firmado, si no lo
hemos hecho ya. Lo podremos
entregar en mano en cualquier
delegación, o enviar por correo a la
siguiente dirección:
Departamento Desarrollo Canales;
Plaça del Gas 1, BTC 1ª planta
08003-Barcelona
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Si ya hemos cargado documentación de la empresa anteriormente, convendrá verificar que los
documentos almacenados siguen vigentes y en el estado correcto (en el apartado D. Gestión de la
documentación se amplía la información):
Para visualizar el documento cargado pulsaremos el icono “Ver documento” (1)
Desplazaremos el ratón sobre el semáforo de la columna “Estado” (2) para confirmar que el
documento figura como “Pendiente aprobación” , como “Documento aprobado” o como “No
Aportado” si lo acabamos de cargar.
Si en el documento figura alguna línea en estado “Documento Reclamado” o “Documento Rechazado” , deberemos eliminarlo y cargarlo de nuevo.
Si el documento figura como “Documento aprobado” y necesitamos modificar el documento, deberemos pulsar el botón de reenvío (3) para solicitar el cambio. Cuando recibamos el correo electrónico de aviso, ya será posible cargar un nuevo documento que sustituya al antiguo.
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4. Una vez cargada la documentación pulsaremos “Enviar”:
5. El sistema validará que el formulario de contrato presentado se corresponda con la oferta licitada:
Si algún documento hubiera sido reclamado, el sistema nos avisará del error y deberemos corregirlo y volver a enviar:
NOTA:
Los documentos cargados durante
la aceptación no quedarán
definitivamente almacenados hasta
que pulsemos el botón “Enviar”.
Por lo que si abandonamos la
navegación o expira la sesión de
usuario en este punto los
deberemos volver a cargar.
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Si están correctos el formulario y la documentación aportada,
o Nos confirmará que se ha enviado correctamente. Pulsaremos “Cerrar” para retornar al listado de contratos:
o El contrato quedará en estado “Pendiente Zona” y si consultamos el formulario de contratación veremos que quedado marcado al pie con los datos del usuario, IP, fecha y hora de la aceptación (1):
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C. Consulta de contratos y cancelación de la contratación en curso
El resultado de la validación se nos comunicará mediante correo electrónico. Paralelamente podremos realizar
el seguimiento del estado de la validación en Mis contratos, donde podremos consultar el estado de los
contratos aceptados electrónicamente, así como cancelar el proceso de contratación si no se hubiera
finalizado. Para ello deberemos:
1. Tras el inicio de sesión en el “Área privada” en la sección “Colaboradores” (1), pulsaremos sobre
“Mis contratos / Estado de contratos de Oferta Pública” (2), y se realiza la búsqueda de los
contratos por los diferentes criterios (3):
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2. En la tabla inferior se devolverán los contratos coincidentes con los criterios Indicados:
a. En la parte de la izquierda de la tabla “Estado”, se pueden consultar los distintos estados, que son los
que están definidos en la parte superior.
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b. Para consultar el documento de contratación que completamos y aceptamos electrónicamente,
pulsaremos sobre el hipervínculo con el nombre de la oferta:
c. Para cancelar la petición de adhesión a la oferta deberemos:
Pulsar el botón “Eliminar” ):
Confirmar la anulación: pulsando “Aceptar”:
d. Para corregir los datos de un contrato rechazado, deberemos descargar y cumplimentar un nuevo formulario de contratación (descargado de nuevo de la Web para evitar las marcas de aceptación al pie) tal y como se describe en el apartado A. Consulta de la oferta pública vigente y descarga de formularios). Tras ello, cargaremos de nuevo la oferta repitiendo de nuevo el proceso de aceptación descrito en el apartado A. Aceptación electrónica del contrato de este manual.
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D. Gestión de la documentación
Podremos presentar electrónicamente la documentación o actualizar la presentada, de forma independiente, a
fin de adelantar futuras tramitaciones o de reencauzar una aceptación en curso. La documentación estará
cargada y disponible para la contratación por lo que, caso de estar correcta, ya no será necesario cargar más
documentos que el propio contrato durante la aceptación. A tal efecto:
1. Tras el inicio de sesión en el “Área privada” en la sección “Colaboradores” (1), pulsaremos sobre las
opciones “Área Privada” (2), “Mis contratos // Adhesión a la Oferta pública” (3) y “Mi
documentación entregada”:(4):
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2. En la tabla de documentación aportada se nos mostrará una línea para cada tipo de documento:
Los documentos requeridos a todas las empresas vendrán marcados con asterisco rojo “(*)”.
Para saber si debemos cargar algún otro documento además de los requeridos, consultaremos la tabla y modelos de documentación pulsando sobre el hipervínculo: “Información de la documentación a aportar” (1).
Se pueden consultar los distintos estados, en la parte superior donde se especificada el significado de cada uno.
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Desplazaremos el ratón sobre el semáforo de la columna “Estado” para visualizar la situación del documento según color:
o ( ) “Pendiente aprobación”: el documento cargado está pendiente de validar por el departamento desarrollo de Canales.
o ( ) “Documento aprobado”: el documento ha sido validado por el responsable de la gestión de contratos de distribuidora.
o ( ) “Documento reclamado”: uno de los documentos requeridos por el tipo de empresa no ha sido cargado y se debe presentar.
o ( ) “Documento rechazado”: el documento cargado contiene algún tipo de error y debemos cargarlo de nuevo.
NOTA:
Recuerde que el “Certificado de validación de
usuario empresa”, autorizando al usuario del
Área privada con el que realizamos la gestión, es
el único documento que debemos remitir firmado,
si no lo hemos hecho ya. Se puede entregar en
mano en cualquier delegación, o enviar por
correo a la siguiente dirección:
Departamento Desarrollo Canales
Plaça del Gas 1, BTC 1ª Planta
08003 Barcelona
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3. Actualizaremos o aportaremos la documentación que sea necesaria:
Para aportar un nuevo documento:
Pulsaremos el botón “Examinar” .
Desde la ventana emergente, pulsaremos “Examinar” (1) para navegar a la ubicación del archivo escaneado (2) y seleccionarlo (3). El archivo deberá tener formato PDF o JPG y un
tamaño no mayor de 2MB.
Una vez cargado el fichero pulsaremos “Confirmar”.
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Para visualizar el documento cargado pulsaremos el icono “Ver documento”
Para eliminar el documento erróneo o caduco, pulsaremos sobre el icono “Eliminar” (1) y
pulsaremos “Examinar” (2) para cargar el documento corregido.
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4. Tras realizar los cambios pulsaremos el botón “Guardar documentos”:
5. Pulsaremos “Aceptar” para completar la carga de los archivos:
NOTA:
Los documentos cargados no
quedarán definitivamente
almacenados hasta que
pulsemos el botón “Aceptar”.
Por lo que si abandonamos la
navegación o expira la sesión de
usuario en este punto los
deberemos volver a cargar.
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6. Sabremos que se ha completado la carga correctamente porque los documentos quedarán en estado
“Pendiente aprobación” de nuevo:
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E. Gestión de demandas
Las empresas colaboradoras que hayan suscrito el contrato de oferta pública de Mercado Residencial y pymes,
una vez tengan dicho contrato en el estado Aceptado, por Desarrollo de Canales, deberán informar los códigos
postales en los que quieren trabajar, así como sus datos de contacto para recibir demandas (email y teléfono) a
su interlocutor de la Distribuidora para incluirlos en la herramienta Quiero Gas.
La herramienta Quiero Gas es la herramienta de gestión de las demandas de gas donde al acceder se visualiza
el detalle de los datos de las demandas asignadas así como permite reportar las gestiones realizadas sobre las
mismas.
F. Guía Interactiva
Tienes a tu disposición la Guía interactiva para la adhesión a la Oferta Pública. Esta Guía te acompañará en tu
proceso de adhesión a la Oferta Pública. Para acceder a la Guía Interactiva deberemos seguir los siguientes
pasos:
1. En la sección “Colaboradores” (1), pulsaremos sobre las opciones “Área privada” (2), “Mis contratos / Adhesión a la Oferta Pública” (3), “Te ayudamos a adherirte” (4) y pulsaremos sobre el botón “Empezar >” (5):
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