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CONTENIDO 2: ORGANIZACIÓN Y OBJETIVOS DEL DPTO. DE COMPRAS

GESTION DE COMPRAS

ING. MARTHA WARTHON 1 GESTION DE COMPRAS NOV.ENE 2016

ORGANIZACIÓN DEL DPTO DE COMPRAS

• El requerimiento mínimo para el éxito de las COMPRAS en una empresa es: – Contar con un dpto de

compras

– Contar con el personal idóneo.

• Su sistema (estructura y organización dependerá: – Tamaño de la empresa

– Complejo que resulten las tareas de compras

Que es organizar?

Disponer a un conjunto de personas y medios para un fin determinado, asignandoles funciones determinadas.

GESTION DE COMPRAS NOV.ENE 2016

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ORGANIZACIÓN DEL DPTO DE COMPRAS



Microempresa Mediana Empresa Macroempresa

Un puesto de comida en el mercado

Un restaurante en una empresa

Pizza Hut, Rustica, Burger King, etc

• Trabaja con un volumen mínimo.

• Sus compras son poco heterogéneas

• Mayormente es responsable una persona a cargo de un auxiliar

• Trabajo centralizado.

• Compras un poco más complejas que anterior.

• Trabajan con personal más capacitado.

• Posee un sistema centralizado o no centralizado.

• Tarea amplia y especializada. Requiere una organización bien definida y clara: Manual de compras: • Funciones • Procedimientos • Políticas • Objetivos

• Posee sistemas mixto: centralizado y descentralizado

• Los socios conforman el consejo de administración. Tienen facultades para cambiar la estructura y organización

• Buscan orientación de : • Propietarios • Especialistas

• Mayormente los socios están a cargo de la dirección ( no tienen experiencia)

Puestos directivos caen en verdaderos especialistas ( experiencia, capacidad, astucia, etc)

SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN



ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS



ESTRUCTURA

FUNCIÓN

Centralización

PROYECTO

Obra

PRODUCTO

Especialización

LOCALIZACIÓN

Descentralización

• Distribución y orden de partes importantes. • Organigrama • Su eficacia dependerá de :

• Capacidad de personal ( poder • Motivación ( querer) • Organización ( funcion)

«Una buena estructura, no garantizará buenos resultados. Pero una mala estructura SIEMPRE obtendrás malos resultados»

ESTRUCTURA POR FUNCIÓN

• Pensamiento que proviene de la división del trabajo.

• Se asigna la función solo a una persona o grupo, que con la frecuencia se vuelve especialista.

• Concentran todo el volumen de compra. Tiene la ventaja que tienen el poder de decisión

• Crea «clanes o castas» , por la actividad repetitiva causa desmotivación



ESTRUCTURA POR PROYECTO

Esta definido solo por la tarea, obra o proyecto a realizar

Su duración es finita:

Ejemplo de este tipo de estructuras: Empresas inmobiliarias, licitaciones, etc.



ESTRUCTURA POR LOCALIZACIÓN

• Gira en torno a la descentralización .

• Pierde las ventajas que supone la especialización

• Tiende a diluir la organización y el poder asociado a la suma de cantidades a comprar. GESTION DE COMPRAS

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ESTRUCTURA POR PRODUCTO

• Al concentrarse en un solo producto obtienen la ESPECIALIZACIÓN en ello.

• Poseen un mayor grado de eficacia. • Se minimizarían las cantidades a

comprar.

CENTRALIZADOS

• Las compras centralizadas tienen como finalidad adquirir materiales, suministros y equipo a través de una sola oficina matriz, con unidad de políticas de compras y en la cual se reúne personal especializado y competente. Dicha centralización permite aprovechar entre otras las siguientes ventajas:

• 1. Uniformar los criterios en cuanto al abastecimiento de materias primas facilitando el control de las existencias.

• 2. Reducir las inversiones de capital.

• 3. Aprovechar los descuentos por pronto pago.



DESCENTRALIZADOS

Generalmente son aquellas que efectúan los departamentos que directamente van a utilizar lo comprado. Entre sus ventajas podemos señalar: • Permite una relación directa con las exigencias de las actividades

productivas. • Algunas veces se toma contacto directo con fuentes originales de

suministro. • Permite también en algunas ocasiones reducir los gastos de

transporte. Entre sus desventajas: Las políticas de la alta gerencia se ven fragmentadas con la diversidad de criterios de suministro; se produce una subdivisión de partidas de compra en perjuicio de la obtención de descuentos, facilidades de pago, etc., lo cual ocasiona un mayor gasto en los transportes en relación con las cantidades menores de las compras.



POLÍTICAS DE COMPRA

• La política se define como el arte con que se conduce un ASUNTO para alcanzar un fin.

• Dependiendo de la política se logrará un buen funcionamiento del departamento de compras.

• La política es la que define el ALCANCE y la RESPONSABILIDAD (reglamentos)



POLÍTICAS DE COMPRA



• Queda prohibido que los empleados acepten obsequios o gratificaciones.

• Todas las adquisiciones de la empresa deberán ser realizadas por el departamento de copras.

• El Departamento de compras se reserva el derecho exclusivo de objetar la calidad y el tipo de materiales, a fin de proteger los intereses de la empresa.

• Las requsiciones deberán describir las especificacines y la fecha en que se requieran los materiales.

• Todas las compras superiores a 10 000 soles serán aprobadas por el comité de compras de la empresa., etc

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