gestión del tiempo marco antonio herbas justiniano

Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad de APROSAR |1

Serie | Documentos Técnicos | GT-05/2016

GESTION DEL TIEMPO EN ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO (ONG)

GESTION DEL TIEMPO EN ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO (ONG)

GESTION DEL TIEMPO

Oruro, 2016.27 pag.

© 2016 ASOCIACIÓN DE PROMOTORES DE SALUD DEL ÁREA RURAL

ELABORACIÓNDr. Marco Antonio Herbas Justiniano APROSAR

REVISIÓNLic. Luis Roberto Tangara Sarmiento APROSARDr. Ruddy Martinez Zapata APROSAR

DISEÑO Y DIAGRAMACIÓNTéc. Roger Jaime Ancari Villca APROSAR

COMITÉ EJECUTIVO

Tec. Anastacio Choque MamaniDIRECTOR EJECUTIVO NACIONAL

Dr. Marco Antonio Herbas JustinianoGERENTE TECNICO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

Lic. Raúl Pacheco PaniaguaCOORDINADOR UNIDAD ADMINISTRATIVA FINANCIERA

Lic. Luis Roberto Tangara SarmientoCOORDINADOR DE MONITOREO ESTUDIOS Y MEDICIONGESTOR DE RECURSOS HUMANOS

COORDINACIONES DE UNIDADES

Dr. Ruddy Martinez ZapataCOORDINADOR DE SALUD Y SANEAMIENTO BÁSICO

Lic. María Cristina Campos RosalesCOORDINADORA DESARROLLO ECONOMICO Y NUEVAS INICIATIVAS

Ing. Wilson Fernando Veizaga AguirreCOORDINADOR DE SEGURIDAD Y SOBERANIA ALIMENTARIA

Dra. Himelda Gabriela Gabriel ChoqueCOORDINADORA a.i. DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO E INVESTIGACION

Uno de los problemas que entorpece el adecuado desenvolvimiento de una organización es la dis-tribución de tiempo y el malestar del mismo por tareas aparentemente impuestas a destiempo, lo que hace que se altere el normal ritmo del indi-viduo en su desempeño familiar social y laboral, es así que en este documento se presenta las ba-ses conceptuales para que los y las trabajadoras y trabajadores de APROSAR, puedan distribuir se tiempo adecuadamente para lograr armonía y paz como satisfacción y alegría en el desarrollo de su vida social, familiar y profesional.De ninguna manera es esta una receta, sino la misma fue preparada de acuerdo a las carac-terísticas institucionales del RRHH en APROSAR y sobre la experiencia de una serie de expertos a nivel nacional e internacional, su utilización no es obligatoria y depende del interés, al igual que la decisión de superarse en un mundo cada vez más competitivo y disfrutar de tiempos de calidad en familia.

PRESENTACIÓN

Dr. Marco Antonio Herbas JustinianoGERENTE TECNICO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL APROSAR

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

PÁGINA

BIBLIOGRAFIA

LA EFICIENCIA, LA EFICACIA Y LA EFECTIVIDAD

ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

CRITERIOS EN EL PROCESO DE GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

LA EVALUACIÓ DEL CONSUMO DEL TIEMPO

CONTROL DIARIO DEL TIEMPO

10

27

20

1216

2226

Esferas de Crecimiento en el ser humano

Página

Página

Esquema de autorealización y las es-feras del crecimiento personal

Diagnóstico individual sobre organización y ge-stión del tiempo

Evaluación personal de la utilización del tiempo

Variables de interés en la definición del tiempo

Análisis F.O.D.A. administración del tiempo

Análisis de Metas y Objetivos planteados a corto, mediano y largo plazo

Cronograma mensual de actividades

11 - GRAFICA N 1

ÍNDICE DE GRÁFICAS

ÍNDICE DE TABLAS

11 - GRAFICA N 2

13 - TABLA N 1

23 - TABLA N 2

24 - TABLA N 3

24 - TABLA N 4

24 - TABLA N 5

25 - TABLA N 6

GESTIÓN DEL TIEMPO en Organizacioines Sin Fines de lucro (ONG)

APROSAR_GT01

ONG APROSARwww.aprosarbolivia.org.bo

Asociación de Promotores de Salud del Área Ruralc. Justo Flores Nº 100 y c. Pedro Barrau

Villa Challacollo, Zona SudOruro, Bolivia

10| Documento Controlado por el Sistema de Gestión de Calidad de APROSAR

Trab

ajan

do p

o Bo

livia

y p

ara

Boliv

iaGestion del Tiempo en Organizaciones sin fines de lucro (ONG)

INTRODUCCIÓN

Un adecuado rendimiento de los y las trabajado-res, como también de aquellas personas que independientemente a su oficio, responde de buena manera al “Orden, organización y ge-

stión eficaz del tiempo”. El poder planificar el tiempo de trabajo, desarrollar e implementar una serie de buenas técnicas, el buscar la armonía con el entorno, el encon-trarse personalmente motivado y motivada, y el tener la confianza en si mismo, es verdaderamente importante para lograr una serie de metas, fines u objetivos que nos planteamos a corto, mediano y largo plazo.

La gestión eficaz del tiempo en la vida de una persona no solo determinara la obtención de resultados adecua-dos, sino que determinara la minimización del fracaso y la posibilidad de afrontar mayores riesgos con facilidad, determinación y entusiasmo, aquella persona que se ordena, lleva registros adecuados de sus actividades y tiempos, tiene clara su agenda, sus prioridades, conoce

una serie de alternativas para poder abordar con facili-dad los problemas que nos plantea la vida diaria, las ta-reas que nos aporta el empleador, o los retos que cada uno mismo se planea en su vida.

Sin embargo el “orden y la organización” no son proce-sos innatos, y el hacer que los mismos sean de práctica habitual en nuestras vidas necesita primero de la iden-tificación clara de las debilidades que tenemos en estos temas y sobre esa base el desarrollo de un plan ade-cuado de gestión del tiempo, sin embargo esta situación ligada a un proceso de “planificación” puede parecer demasiado estructurado, mecánico, carente de impro-visación efectiva, y demasiado controlador. Sin embargo en realidad es todo lo contrario, pues nos ayuda el mis-mo a tener una vida plena con el tiempo necesario para cumplir nuestros retos en tres esferas que se conside-ra importante en nuestras vidas y en la relación con el entorno social, familiar y laboral:

1


Codigo: APROSAR _GT01

a) Esfera de crecimiento in-dividual, espiritual e intelectual

b) Esfera de crecimiento y relacionamiento socio afectivo, familiar, de amistad y relaciona-miento social.

c) Esfera de crecimiento la-boral, eficiencia, eficiencia, efi-cacia.

(Gráfico Nº 1)

La interacción de estas esferas de-termina el éxito y la satisfacción per-sonal, ayuda a la autorrealización personal y se centra en la “felicidad y satisfacción personal”. Sin embargo este proceso como mencionamos parágrafos más arriba no es un pro-ceso inmediato y su implementación como los frutos de esta acción son paulatinos, la organización inicial se va mejorando a medida que el indi-viduo adquiera las destrezas para manejar y organizar sus tiempos.

(Gráfico Nº 2)

El presente documento se centra fundamentalmente en estos pilares enunciados anteriormente y busca encontrar un equilibrio entre la re-

alización personal o individual, la realización familiar y del relaciona-miento afectivo y la realización en el desempeño laboral, lógicamente el peso de cada componente será el que defina las diferentes particula-ridades que tenga el plan de gestión eficaz del tiempo el cual se basara en las prioridades de cada persona,

en consecuencia este documento es una guía que solo ayudara a orientar el proceso y no a implementarlo por sí mismo.

Gráfico Nº 1Esferas de Crecimiento en el Ser Humano.

Gráfico Nº 2Esquema de autorre-alización y las esferas del crecimiento per-sonal.


Trab

ajan

do p

o Bo

livia

y p

ara

Boliv


ORGANIZACIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

2



TABLA N° 1: Diagnóstico individual sobre organización y

gestión del tiempo.

FRASES

“El tiempo es la divisa de tu vida. Es la única divisa que tienes, y solo tu puedes determinar como será gastada. Se cuidado-so y no permitas que otras per-sonas la gasten por ti.”-Carl Sandburg (1878-1967)

“Un hombre que se permite malgastar una hora de su tiem-po no ha descubierto el valor de la vida.”-Charles Darwin (1809-1882)in (1809-1882)

le de mayores satisfacciones, tanto a nivel individual, personal y también profesional. En este sentido se propone a continuación una tabla de preguntas destinadas a identificar la “organización del tiempo”, este simple cuestionario

estructurado debe ser correctamente respondido para que su análisis e interpretación

Uno de los aspectos más importantes que debe tener el ser humano es el “Orden”y este se dará únicamente cuando él o la interesada desarrolle procesos de planificación sobre la utilización eficaz del tiempo, y por consiguiente que este sistema

sea el que ayude posteriormente a guiar el plan de manejo eficiente del tiempo.

El mismo propone la siguiente esca-la para cada premisa:

0 = En desacuerdo.1 = Parcialmente de acuerdo.2 = De acuerdo.3 = Totalmente de acuerdo.

Uno de los aspectos mas importan-tes que debe tener el ser humano es el Orden.

ED

PA

DA

TD

1. Estoy plenamente consciente en que dedico “Todo” mi tiempo a diario. 0 1 2 3

2. Tengo la costumbre de anotar mis fines, metas u objetivos, que planifico diaria, men-sual o anualmente. 0 1 2 3

3. Cada cierto tiempo reflexiono sobre el futuro y el avance de mis metas. 0 1 2 3

4.Tengo la costumbre de anticiparme a problemas y realizo previsiones a estas situa-ciones que puedan ocurrir potencialmente en mi vida (económicas, trabajo, tiempo, actividades).

0 1 2 3

5. Soy de las personas que planifican y programan el trabajo en agenda diariamente y siempre las suscribo. 0 1 2 3

6. Diariamente llevo una “agenda” o cuaderno de registro por fechas y hago anota-ciones constantemente en ella, para posteriormente consultar la misma. 0 1 2 3

7. Cuento con una programación de actividades diarias el cual incluye tiempos, misma que reviso diariamente. 0 1 2 3

8. Siempre me fijo plazos para desarrollar las tareas que se me asigna o yo asigno en mi vida, y evalúo estrictamente su cumplimiento. 0 1 2 3

9. Establezco mis prioridades en lo personal, familiar y profesional. 0 1 2 3

10. Tengo la habilidad de identificar adecuadamente las actividades o hitos en procesos, actividades, productos o tareas que me asignan. 0 1 2 3


Trab

ajan

do p

o Bo

livia

y p

ara

Boliv


ED

PA

DA

TD

11.Sobre la base de las prioridades identificadas en lo personal, profesional y familiar (Equilibrio), desarrollo las actividades o tareas en orden de importancia tratando de ser eficiente con mis empleadores, con mi familia y conmigo mismo.

0 1 2 3

12. Puedo concentrarme fácilmente en una tarea. 0 1 2 3

13. No me gusta que se hagan interrupciones en mi trabajo y las evito o las trato de evitar. 0 1 2 3

14. Para lograr trabajar sin interrupciones, busco un tiempo siempre y a diario en mi agenda para lograr este propósito. 0 1 2 3

15. Disfruto de mi tiempo libre, el cual lo planifico y hago que este tiempo sea de calidad y además muy reparador. 0 1 2 3

16. Durante las horas de sueño las aprovecho para recargar fuerzas y afrontar alegre-mente la siguiente jornada. 0 1 2 3

17. Trato de respetar el tiempo de los demás así como me gusta que respeten el mío. 0 1 2 3

18. Me gusta la puntualidad y llego casi siempre a tiempo a reuniones citas y otros. 0 1 2 3

19. Generalmente durante los tiempos de espera, viajes y otros aprovecho para hacer algo que me gusta, lectura, revisar correspondencia, contestar mensajes. 0 1 2 3

20. Tengo la facilidad de tomar decisiones adecuadas y en el momento oportuno. 0 1 2 3

21. Soy una persona muy práctica y me gusta pasar a la acción. 0 1 2 3

22. Resuelvo generalmente los asuntos, tareas y otros en el momento, evitando apla-zarlos y aprovechando las oportunidades. 0 1 2 3

23. Termino siempre las tareas que me encomiendan; por lo que procuro evitar dejarlas mismas incompletas o aplazadas para los siguientes días. 0 1 2 3

24. Por la dedicación y el tiempo que pongo en las tareas asignadas, estas son de calidad, lógicamente sin caer en la perfección. 0 1 2 3

25. Me resulta fácil decir no… cuando esta negación es necesaria, aun a un amigo, pari-ente o persona a quien le tenga mucho afecto. 0 1 2 3

26. Delego actividades a otros compañeros de trabajo, no para deslindar mi responsabil-idad sobre un producto, sino admitiendo que su aporte es importante para el mismo. 0 1 2 3

27. Soy muy organizado, cada cosa en mi vida y en mi entorno se encuentra en su lugar y las encuentro o proceso con facilidad. 0 1 2 3

28.En mi trabajo, en mis acciones personales, estudio y otros en mi ordenador o de manera manual, he desarrollado un sistema de archivos, lo que me ayuda a localizar fácilmente un documento.

0 1 2 3

29. Mi escritorio o lugar donde trabajo habitualmente, está bien organizado, limpio y ordenado. 0 1 2 3

30.Creo que la familia, las amistades y el entorno son necesarios para el adecuado desenvolvimiento del ser humano, por lo que dispongo siempre de tiempo para dedicarle a mis seres queridos, amigos y a mi tiempo libre.

0 1 2 3

A. PUNTUACIÓN DIAGNOSTICA ACTUAL. Fecha:

B. PUNTUACIÓN POST INTERVENCION. Fecha:

A: Puntuación diagnóstica actual, la misma debe ser aplicada antes de implementar el programa de gestión eficaz del tiempo.

B: Puntuación Post Intervención, la misma debe ser monitoreada posterior a la imple-mentación del programa de gestión eficaz del tiempo , se recomienda que la misma sea tomada a los 3 meses posteriores a la implementación a los 9 y a los 12 meses posteriores.

2.1 INTERPRETACION DE LA PUNTUACION TOTAL.

La necesidad de mejorar la gestión del tiempo será tanto mayor cuan-to menor sea la puntuación que has obtenido en A.

a) Menos a 30 puntos: Se debe mejorar importantes y muchos aspectos en relación a la admi-nistración del tiempo, por lo que existe una gestión deficiente del tiempo.

b) Entre 31 y 60 puntos: Se debe mejorar algunos e import-antes aspectos en relación a la administración del tiempo, por lo que existe una regular administ-ración del tiempo.



c) Mayor a 60 puntos: Existe una administración buena del tiempo y muy pocos aspectos “por mejo-rar”

d) Puntuaciones cercanas o igual a 90 puntos, son perso-nas que administran de manera

eficaz y eficiente su tiempo, lle-vando una vida ordenada equili-brada y sistemática.


Trab

ajan

do p

o Bo

livia

y p

ara

Boliv



3




a) Es favorable tener en mente el horario laboral del contratante o si es independiente el que uno haya planificado, es decir se debe tener en mente el inicio de la Jornada laboral, la hora del desayuno, la hora de los intervalos para alimentación y a qué hora concluye la jornada laboral. Por ejemplo una persona que entra a las 8:30 de la mañana, seguramente desayuno al menos 1 hora antes 7:30, y el resto del tiempo lo tomo en planificar la jornada, también podría hacerlo desde las 8:30 a las 8:45 a media mañana seguramente hará un alto para un refrigerio entre 15 a 30 minutos, retomando fortalecido sus actividades pendientes hasta el final de la media Jornada, de allí almorzara en casa o fuera de casa, hasta las 14:30 hora de ingreso a la jornada laboral de la tarde, en la misma desarrollara su trabajo en plenitud hasta la hora del refrigerio que podría ser tipo 16:30 a 17:00 de allí continua su jornada planificada de acuerdo al cargo y a la función que desempeña, concluyendo la jornada laboral de 8 horas a las 18:30.

b) Establecido el horario de trabajo deben desarrollarse

ciertas previsiones, como el salir de casa al menos 30 minutos antes para llegar a tiempo a la oficina (El atraso de un empleado habla muy mal de su organización), toma los 15 minutos que mencionamos para el inicio de la jornada, en este tiempo debes revisar tu agenda, complementarla, modificarla, hacer apuntes y analizar pendientes, planificando de esta manera la jornada que se inicia. Debe uno contar con el tiempo necesario para poder desarrollar el trabajo con el tiempo necesario y que la tarea sea adecuada y de calidad en su entrega como producto.

c) Evita las urgencias y considera lo importante en tu desempeño laboral, comparte con tus pares el tiempo de descanso (Mitad de la media jornada) disfrutando un pequeño refrigerio o la amena conversación con los y las amigos.

d) Concéntrate en las tareas que llevas a cabo sin pensar en otros pendientes, si planificaste adecuadamente el

La realidad es que nuestro calendario y lista de pendien-tes está llena de eventos personales, familiares y labo-rales, y como el día solo tiene 24 horas, (aunque muchos quisiéramos más), nuestro tiempo se vuelve extremada-mente valioso. Sin embargo a veces nos resulta difícil darle el valor que merece.

FRASES“¿Amas la vida? Pues si amas la vida no malgastes el tiempo, porque el tiempo es el bien del que está hecha la vida”.

Benjamin Franklin

“Un minuto que pasa es irrecuperable. Conociendo esto, ¿cómo podemos malgastar tantas horas?”.

Mahatma Gandhi


Trab

ajan

do p

o Bo

livia

y p

ara

Boliv


»agradece a Dios por lo que tienes en la vida y ruega por que los des-pose»dos ...

tiempo, estos pendientes pueden ser abordados en el momento de manera correcta.

e) Toma en cuenta antes de finalizar la jornada laboral (1O minutos), confronta lo que se planifico en la jornada, el avance en el mismo, los pendientes y las reprogramaciones, este proceso debes apuntarlo en tu agenda de trabajo,ten la costumbre de hacer un listado de estas tareas y nuevamente debes fijar el orden de prioridades. Recuerda que debes tener apuntado y a mano este listado cuando planifiques a primera hora de la mañana las tareas del día siguiente.

f) Siempre ten en mente que debes tomar plazos adecuados en tiempo para cualquier tarea y o producto, lo que te permitirá, entregar un producto de calidad y evitaras imprevistos y retrasos.

g) Es importante que sepas dividir las grandes actividades y las pequeñas, haciendo un cronograma adecuado de ejecución de las mismas.

h) No olvides de tener a mano siempre tu agenda para apuntar, observaciones avances, retrasos imponderables y actividades que debes desarrollar en el marco de tu propia programación.

i) Si puedes y tu cargo te lo permite debes delegar, confiar en que otros pueden desarrollar una tarea con la dedicación, el entusiasmo y la calidad que tu deseas, no menosprecies a la gente y da oportunidades, corrige lo malo de sus tareas y enseña a que las mismas se hagan en el tiempo y con el grado de calidad que tu consideras necesario.

j) Las tareas más complejas déjalas para la mañana cuando estas con todas las fuerzas y puedes tener un mejor desempeño, las rutinarias como lectura de correspondencia, entrega de materiales, revisión de documentos y otros para el final de las medias jornadas, con esto aprenderás a identificar las horas de mayor rendimiento y te ayudara a programar tu jornada laboral con mayor eficiencia.

k) Debes estar atento a posibles

cambios e imponderables, lo cual no debe complicarte, pues la vida no es una carretera recta y tiene muchas curvas de un determinado lugar hasta el destino final, conserva la calma y ajusta tu trabajo en base a estas condiciones.

l) Toma cierto tiempo del domingo (20 minutos) por la noche antes de dormir para planificar adecuadamente tu semana laboral, de manera amplia.

m) Aprovecha todo el tiempo libre que tengas para hacer lo que a uno le gusta, es importante al menos leer 30 minutos al día, te ayudara a relajarte, reflexionar y concentrarte en la lectura y dejar de lado tus preocupaciones, haz deporte en la medida de tus posibilidades pero 10 a 15 minutos al día de ejercicio cardiovascular ayudaran a que tengas una vida plena y una vejez saludable.

n) Disfruta del tiempo de tus comidas con la familia, tus allegados o amigos, haciendo que este tiempo no solo sea de calidad sino placentero.



o) Busca siempre darle alegría a la vida no negándole una sonrisa matinal a tu jornada, agradece a Dios por lo que tienes en la vida y ruega por que los desposeídos tengan mayores posibilidades de desarrollo.

p) Disfruta de tus hijos sin agobiarlos, no olvides que ellos tienen también sus tiempos y que no quieren ser molestados. Enséñales responsabilidad, organización, y mantente la mayor parte del tiempo alegre con ellos / ellas, aunque debes corregir sus malos actos por lo que ellos deben advertir fácilmente que algo hicieron mal y que tu estas molesto.

q) Recuerda siempre que la vida aparentemente parece larga, sin embargo es corta y es uno quien define su feli-cidad, no el entorno cercano (Familiar y de amistad) ni el lejano (La sociedad), ¡Se Feliz!

Cuando hacemos un uso adecuado del tiempo nuestra vida está balanceada y un buen indicador es cómo avanza-mos hacia el cumplimiento de nuestras metas a la vez que gozamos de la vida.

»Aprovecha todo el tiempo libre que tengas para hacer lo que a uno le gusta ...

»Siempre ten en mente que debes tomar plazos adecuados en tiempo para cualquier tarea y o producto.


Trab

ajan

do p

o Bo

livia

y p

ara

Boliv


4

LA EFICIENCIA, LA EFICACIA Y LA EFECTIVI-DAD



En un mundo globalizado y donde la competitivi-dad profesional, institucional se hace más pa-tente, debemos estar preparados para dar una respuesta adecuada en torno a la calidad y a la

mejora continua de nuestros propios procesos, sean es-tos individuales o también institucionales, haciendo que la contribución individual de cada trabajador ayude a una determinada empresa u organización a ser líder en su ramo. Por consiguiente estamos habituados a la uti-lización de términos de eficiencia, eficacia y efectividad, sin embargo no cabe duda que la acepción de esta ter-minología no es común para todos los gerentes y menos aún para el personal, muchas veces escuchamos frases como la siguiente: ”qué eficiente es ese trabajador” o ”Esa trabajadora es una persona eficaz“, pero ¿Com-prendemos la diferencia de estos términos?. Por consi-guiente las escuelas que trabajan en temas de calidad, refieren que la eficiencia es la relación existente entre

esfuerzo y resultado. (Killian Z. 2004). En consecuencia si obtenemos resultados o productos de un determinado esfuerzo, habremos sido eficientes. Sin embargo si ob-tenemos el mismo resultado (Calidad) con menor esfu-erzo, habremos sido “Eficaces”.

En términos técnicos podríamos decir que la Eficacia consiste en realizar un producto, trabajo o actividad al menor costo y tiempo posible; pero a la vez debe im-plicar que este producto es de calidad y cumple con los parámetros o especificaciones requeridas.

En consecuencia y como resultado de lo anteriormente planteado la efectividad se constituye en un punto de equilibrio, entre los efectos deseados y los indeseados, que de alguna manera genera durante su consumo el producto o el propio servicio.

INFORMACIÓNSegún Peter Drucker- Eficiencia es «hacer bien las co-sas», es decir, hacer la cosas buscan-do la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos. La eficiencia tiene que ver con «cómo» se hacen las cosas.

- Eficacia es «hacer las cosas cor-rectas», es decir, hacer las cosas que mejor conducen a la consecución de los resultados. La eficacia tiene que

ver con «qué» cosas se hacen. - Efectividad es «hacer bien las cosas correctas», es decir, hacer las cosas de forma eficiente y eficaz. La efectividad tiene que ver con «qué» cosas se hacen y con «cómo» se ha-cen esas cosas.


Trab

ajan

do p

o Bo

livia

y p

ara

Boliv


EVALUACIÓN DEL CONSUMO DEL TIEMPO

5



“Lo único que realmente nos pertenece es el tiempo. Inclu-so aquel que nada tiene, lo posee.”-Baltasar Gracián (1601-1658)

FRASES

Con el fin de poder apoyar el llevado del primer formu-lario y tener una idea cabal de la utilización del tiempo,

de manera individual se debe hacer

el llenado de una tarjeta simple que emula a una tarjeta escolar de hora-rios, la misma debe ser de carácter retrospectivo y haciendo el análisis de la semana anterior a nuestro pro-

HORA LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO

01:00

02:00

03:00

04:00

05:00

06:00

07:00

08:00

09:00

10:00

11:00

12:00

13:00

14:00

15:00

16:00

17:00

18:00

19:00

20:00

21:00

22:00

23:00

24:00

TABLA N° 2: Evaluación personal de la utilización del

tiempo.

pio diagnóstico.

“Si el tiempo es lo más valio-so, la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches.”-Benjamin Franklin (1706-1790)


Trab

ajan

do p

o Bo

livia

y p

ara

Boliv


Sobre esta base y llenando correc-tamente este documento, se debe clasificar y conglomerar las diferen-tes actividades, en cinco grandes rubros, (E. Marchena, F. Hervías, C. Galo 2007), la tabla que proponen estos autores en su libro “Organiza tu tiempo de forma eficaz”, fue ad-aptada para nuestro medio y para que el mismo sea utilizado por cual-quier usuario, con el fin de que sea una herramienta de fácil manejo y comprensión.

Una vez que hayamos llenado este instrumento y sobre un proceso de análisis interno se deberá proce-der a hacer un F.O.D.A (Análisis de Fortalezas. Oportunidades, Debili-dades, Amenazas), instrumento que coadyuvara para desarrollar nuestro plan de administración eficaz del tiempo.

Identificado el análisis FODA, de-bemos proceder a desarrollar una matriz de intereses, y esa matriz de intereses se refleja ya en Objetivos o metas a Marco plazo, mediano y cor-to plazo, es importante que poda-mos enumerarlas cada una de ellas según prioridad, este análisis debe conllevar al menos un quinquenio (cinco años) y debe ser revisado y actualizado periódicamente (Cada 6 meses).

CÓ

DIG

O

VA

RIA

BL

E

TIE

MP

O E

N

HO

RA

S

% D

E T

IEM

PO

D

EST

INA

DO

A

LA

S A

CT

IVI-

DA

DE

S

001Actividad de interés individual (Personal), la misma es referida a deportes, descanso, hobbies, lectura de relajación, baile y canto, religión.

002 Actividades familiares, tiempo dedicado a la es-posa, a los hijos y allegados directos.

003 Actividad laboral, el mismo debe incluir el traba-jo remunerado y también la actividad doméstica.

004 Actividad social, salidas con los amigos o recep-ciones, salidas fin de semana.

005

Actividad intelectual, crecimiento en estudios, escritura de libros, artículos y otros eventos de actualización o perfeccionamiento profesional (Congresos, simposios, etc).

TIEMPO TOTAL ABS. 100%

OBJETIVOS A CORTO PLAZO

OBJETIVOS A MEDIANO PLAZO

OBJETIVOS A LARGO PLAZO

1 ...

2 ...

3 ...

1 ...

2 ...

3 ...

1 ...

2 ...

3 ...

VARIABLES INTERNAS

VARIABLES EXTERNAS

FORTALEZASA ...B ...C ...

OPORTUNIDADESA ...B ...C ...

DEBILIDADESA ...B ...C ...

AMENAZASA ...B ...C ...

TABLA N° 3: Variables de interés en la definición del tiempo.

TABLA N° 4: Análisis F.O.D.A administración personal del

tiempo

TABLA N° 5: Análisis de Metas u Objetivos planteados a

largo, mediano y corto plazo.



Finalmente y habiendo llenado estos instrumentos podemos proceder a desarrollar nuestro cronograma mensual de actividades, pudiendo el

TABLA N° 6: Cronograma de Actividades.

Año:..XXXX… Mes de planificación de tiempos por prioridad y producto: ………………

LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12 13

14 15 16 17 18 19 20

21 22 23 24 25 26 27

28 29 30 31

Este formato debe desarrollarse en el formato y tamaño que el usuario vea conveniente, en la actualidad existen programas gratuitos de pla-nificación diaria, lo que ayudaría a

cualquier persona a desarrollar el mismo de manera más rápida, sin embargo eso no excluye la utiliza-ción de agendas manuales, las mis-mas son de bajo costo y amplia di-

fusión.

mismo como lo mencionamos previ-amente ser sometido a una evalua-ción cada domingo o lunes cuando validamos los procesos de planifi-

cación y logro de metas semanales.


Trab

ajan

do p

o Bo

livia

y p

ara

Boliv


6

CONTROL DEL TIEMPO

La administración del tiempo no se considera de ninguna manera en un proceso estáti-co, por el contrario es una

interacción constante entre la per-sona que administra su tiempo, los objetivos planteados, los productos a desarrollar y las actividades planifi-cadas para el logro de los productos o servicios mencionados previamen-te. En este sentido la organización del tiempo, se fundamenta en con-trolar este proceso con el objeto de desarrollar los ajustes necesarios al mismo y en el tiempo determinado, es importante que este ejercicio de no más de 15 minutos se lo haga diariamente con el fin de mante-ner una evaluación cabal de “dónde

estamos y cuanto avanzamos”.

“Cuando decimos que todo tiempo pasado fue mejor, estamos conden-ando el futuro sin conocerlo.”-Francisco de Quevedo (1580-1645)

»La administracion del tiempo no se considera de ninguna manera en un proceso estatico



BIBLIOGRAFIA1.- MOYA CASILLA, José Manuel. Prontuario laboral (2012). (Recoge la reforma laboral 2012). Ciss, S.A.2.- BALLENATO, G. (2007). Gestión del tiempo. En busca de la eficacia. Madrid: Pirámide.3.- MÉNARD, J. D. (2004). Cómo organizar el tiempo en la vida personal y profesional.Bar-celona: Larousse.4.- Forsyth, P. (2005). Cómo administrar su tiempo. Gedisa.5.- http://www.freelibros.org/tag/recursos-humanos6.- http://www.bibliotecasvirtuales.com/

Trab

ajan

do p

o Bo

livia

y p

ara

Boliv

ia

Sede Bolivia

Calle Justo Flores Nº 100 y Pedro BarrauZona SudTelf.: +591 252 63622Fax: +591 252 [email protected]

Trabajando por Bolivia y para Bolivia

gestión del tiempo marco antonio herbas justiniano

Business