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TAREA 1

GESTIÓN DOCUMENTAL

DIANA CAROLINA BERNAL CAMACHO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL GRUPO UNO

CHIA

2012

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GESTIÓN DOCUMENTAL

DIANA CAROLINA BERNAL CAMACHO

TUTOR

LUZ MARINA ARIAS GONZALES

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL GRUPO UNO

CHIA

2012

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TABLA DE CONTENIDO

Pagina

1. Introducción…………………………………………………………………………..4

2. Objetivos………………………………………………………………………….. …5

2.1. General

2.2 Específicos

3. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el

Archivo General de la nación………………………………………………………………6

4. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la

definición que da del mismo el AGN……………………………………………….. …….6

5. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?............7

6. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo

21.? ……………………………………………………………………………………….7

7. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental... 7, 8

8. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión

Documental………………………………………………………………………………9

9. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles

etapas

comprenden………………………………………………………………………..10,11,12

10. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación

de un Programa de Gestión Documental para las empresas………………………….. 12

11. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su

marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado

de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes

normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás

normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas

normas con su enunciado y haga a cada una su explicación………………………13,14

12. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos…14

13. Conclusiones…………………………………………………………………………. 15

14. Bibliografía……………………………………………………………………........... 16

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INTRODUCCIÓN

El presente trabajo está enfocado a dar a conocer los conceptos sobre la gestión

documental y la administración de los archivos, también se tratara aspectos como la

producción y flujo documental en las organizaciones y los soportes de información.

La implementación de un programa de Gestión Documental P.G.D nos lleva a aclarar

las dificultades que se nos presente en el momento de organizar un archivo y con las

aplicaciones de las normas, aspectos y criterios.

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OBJETIVOS

GENERAL

La materia gestión documental nos lleva a elaborar e implementar los diferentes

instructivos que nos permitan darle una buena organización y desarrollo a los

archivos en una entidad determinada.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar los componentes de un PGD

Definir Gestión documental.

Adquirí conocimientos teóricos para realizar una adecuada administración de

la información.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información

útiles para administración e importantes para la cultura.

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Tarea gestión documental

Tomando como referencia el material dado en la primera unidad realice lo siguiente:

1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto

que emite el Archivo General de la Nación.

Es la aplicación de las normas, instrumentos y principios a los documentos, la cual

permite consultar, conservar y utilizar de manera ordenada los documentos y

archivos que se producen o reciben en una entidad determinada, desde su creación

hasta su final.

2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a

partir de la definición que da del mismo el AGN.

Documento: es todo aquello que contiene información, datos registrados

sin importar el soporte físico en el que se encuentre.

Documento de archivo:

Es la información registrada la cual es producida o recibida por una persona o

entidad, e el cumplimiento de sus funciones, esta tiene valor administrativo,

fiscal o legal, el cual es objeto de conservación.

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3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras

disposiciones.

4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos,

Artículo 21.?

TITULO V

Gestión de documentos

Articulo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán

elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de

nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios

y procesos archivísticos.

Parágrafo: los documentos emitidos por los citados medios gozaran de la validez y

eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad,

su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión

Documental.

Procurar la racionalización y control en la producción documental en la

atención de los procedimientos, trámites administrativos, y flujos

documentales lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la

producción documental.

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Normalizar la utilización de materiales y soportes y equipos de cálida y que

ala ves preserven el medio ambiente.

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,

radiación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de

sistemas eficientes de correo y mensajería.

Regular el manejo y organización de sistemas de administración, de

documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados

de finalidad, responsabilidad, confiabilidad, seguridad y accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación, de la tabla de

retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación,

preservación, conservación de la información y disposición final de los

documentos.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centro de información útil

para ala administración e importante para la cultura.

Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivo con lenguaje

natural de la administración publica, para el funcionamiento de la misma

elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para

la transparencia y el control de la gestión publica y garantía de los derechos,

individuales y colectivos.

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6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de

Gestión Documental.

Administrativos

Económicos

Archivísticos

Se refiere a contemplar las

situaciones

administrativas de la

gestión de documentos en

aspectos como

transferencia, la

simplificación de trámites

y la eficiencia de la

administración.

Analisis de situaciones de

tipo económico como la

reducción de costos

derivados de la

conservación de

documentos innecesarios,

y la realización de recueros

destinados para la gestión

documental.

Considerados la base del

programa: el cual se

refiere a los consignados

en la ley 594 de 2000 y en

teoría sobre la gestión

documentos. Ciclo vital

del documento orden

original y principios de

procedencia.

También de deben tener en cuenta el fondo documental del cual se va a intervenir,

que clase de documentos se produce se debe tener en cuenta los siguientes criterios:

Recuperación de desastres: es la capacidad de percepción para proteger la

información de los desastres naturales.

Localización: donde se almacenan los documentos para su conservación.

Clasificación: como se organizaran forma de como se van a guardar para luego ser de

fácil su consulta, utilizando los inventarios en una buena base de datos.

Custodia: implementar las diferentes normas e instructivos que nos permitan

conocer el tiempo de retención en cada etapa, para proceder a eliminarlo o

conservando totalmente en un archivo histórico.

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7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta

(TRD) y cuáles etapas comprenden.

Tablas de retención documental: listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asignan el tiempo de permanencia en cada etapa del

ciclo vital del documento.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Facilitar el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permite a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de

retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter

permanente.

Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

Primera etapa: investigación preliminar sobre la institución y fuentes

documentales, comprende:

Compilación de la información institucional contenida en disposiciones legales

relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama

vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo,

funciones y manuales de procedimientos.

Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de

identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan

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Segunda etapa: análisis e interpretaciones de la información recolectada

comprende:

Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones

asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificación de los valores primarios de la documentación, administrativos,

legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

Conformación de las series y subseries con sus respetivos tipos documentales.

Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries

documentales en cada fase del archivo: gestión central e histórica con el fin de

racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la

entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta du disposición

final.

Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la Consulta y las

normas interna y externa que regulan su producción. Determinación del destino final

de la documentación ya sea para su Conservación total, selección o eliminación. La

selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series

documentales Cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a

Series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación Total. En todos

los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y Será el Comité de

Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los Criterios a aplicar, así como

el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los

documentos.

Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención

Documental para su aprobación: Incluye los siguientes pasos:

El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la

Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada

dependencia, acompañada de introducción y anexos que sustenten el proceso y los

criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio

correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta.

Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus veces, o los

funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos. Remitirán a la

instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su

evaluación y aprobación.

Cuarta etapa: Aplicación. Comprende:

Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia

competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su

aplicación ante los servidores públicos de la Entidad. La unidad de Archivo

capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad para la aplicación de la TRD,

así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de

los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias

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documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo:

gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención

Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en

cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental,

siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del

material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma

lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. Los documentos a eliminar de

acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se destruirán y se dejará constancia

en acta, suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la

dependencia respectiva.

Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención

Documental. Comprende:

La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para

la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las

dependencias y un plan de mejoramiento, en el corto plazo, para atender las

modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas

organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de Retención

documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán

ser evaluadas por la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la

implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

La importancia radica cuando se está pensando en crear un programa de gestión

documental, se visualiza el presente y el futuro inmediato de la información, para

lograr organización, consulta, conservación y disposición final de los mismos.

VENTAJAS:

Tener control de los diferentes tipos documentales que se reciben y se

distribuyen dentro de la misma.

Tener acceso a la información de forma sencilla y ágil.

Contar con una planeación del fondo documental, con el fin de hacer un buen

uso de las tablas de retención.

Optimizar los recursos, para tener información que beneficie a la entidad,

facilitando los tramites, procesos consultas etc.

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Crear conciencia en la importancia de la realización de la gestión documental

entre los empleados.

9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión

Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión

Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la

entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad,

y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la

entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su

enunciado y haga a cada una su explicación.

ARTICULO EXPLICACIÓN

Artículo 70. El Estado tiene el deber de

promover y fomentar el acceso a la

cultura de todos los colombianos en

igualdad de oportunidades, por medio de

la educación permanente y la enseñanza

científica, técnica, artística y profesional

en todas las etapas del proceso de

creación de la identidad nacional”.

El estado debe para cada colombiano

garantizar el acceso a la cultura en

igualdad de oportunidades a raves de la

educación y de los diferentes ámbitos, en

los cuales se puedan generar.

Ley 527 de 1999.

Por medio de la cual se define y

reglamenta el acceso y uso de los

mensajes de datos, del comercio

electrónico y de las firmas digitales, y se

establecen las entidades de certificación

y se dictan otras disposiciones.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se

dicara la Ley General de Archivos y se

Dictan otras disposiciones.

Esta ley será aplicable a todo tipo de

información en forma de mensaje de

datos. Salvo en los siguientes casos:

- En las obligaciones contraídas

por el estado colombiano en

virtud de convenios o tratados

internacionales.

- En las advertencias escritas

que por disposición legal deban ir

necesariamente impresas.

Esta ley es la que nos permite mantener

claro los conceptos sobre todo lo que

tiene que ver en la creación,

organización, conservación de los

archivos colombianos.

Artículo 8. “Es obligación del Estado y

de las personas de proteger las riquezas

culturales y naturales de la Nación”.

Las riquezas culturales hacen parte de

nuestro patrimonio y cada uno de los

colombianos es deber conservarlos,

protegerlos, y no permitir que los dañen

o sean hurtados.

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Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo

servidor público le está prohibido. No. 8

Omitir, retardar o no suministrar debida

y oportuna respuesta a las peticiones

respetuosas de los particulares o a

solicitudes de las autoridades, así como

retenerlas o enviarlas a destinatario

diferente de aquel a quien corresponda su

Conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o

dar lugar a la pérdida de bienes,

Elementos, expedientes o documentos

que hayan llegado a su poder por razón

de sus funciones. No. 21 Dar lugar al

acceso o exhibir expedientes,

documentos o archivos a personas no

autorizadas.

Se debe tener ética en el trabajo,

realizado en la gestión documental,

siendo responsable con la información

que en razón de las funciones pueda

llegar a tener conocimiento.

10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los

documentos.

La intimidad es la parte de la vida de una persona que no ha de ser observada

desde el exterior y afecta solo a la propia persona. Se incluye dentro del

“ámbito privado” de un individuo cualquier información que se refiera a

datos personales, relaciones, salud, correo, comunicaciones electrónicas

privadas.

Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este

derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de

investigar y recibir informaciones y opiniones y el de difundirla, sin

limitaciones, por cualquier medio de expresión, articulo 19- declaración

universal de derechos humanos.

El derecho tecnológico y el avance de las telecomunicaciones han obligado a

los estados a desarrollar una legislación con el fin de proteger, garantizar y

respetar la intimidad de los seres humanos.

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CONCLUSIÓN

Gracias a la información suministrada y la investigación de estos temas el archivo se

relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Se

debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envió de los

mismos.

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BIBLIOGRAFÍA

Archivo general de la nación colombiana

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023#

Ley 594 de 2000

http://www.manizales.unal.edu.co/archivo/descargas/ley_594.pdf

Tablas de retención documental

http://aleidapulgarin.blogspot.com/2008/07/tablas-de-retencin-documental.html

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Programa de Gestión Documental.

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1232

Guía unidad 1 Gestión Documental

Universidad del Quindío http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/resource/view.php?id=35591