1

Gladsaxe Kommune

Beredskabsplan - Plan for Fortsat Drift

Vedtaget af Gladsaxe Byråd xxxxxxxxxxx 2017

Udkast af 24.10.2017

2

Indhold 1 Om Gladsaxe Kommunes Beredskabsplan - Plan for Fortsat Drift ......................................................... 3

1.1 Formål .......................................................................................................................................... 3

1.2 Målgruppe .................................................................................................................................... 3

1.3 Principper i beredskabet ............................................................................................................... 3

1.4 Opbygning .................................................................................................................................... 4

1.5 Opdatering ................................................................................................................................... 4

1.6 Gyldighed og afprøvning ............................................................................................................... 4

2 Den Tværgående Kriseledelse .............................................................................................................. 6

2.1 Deltagere i Den Tværgående Kriseledelse ..................................................................................... 6

2.2 Aktivering af Den tværgående Kriseledelse ................................................................................... 7

2.3 Informationshåndtering................................................................................................................ 8

2.4 Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer .............................................................. 8

2.5 Kommunikation ............................................................................................................................ 9

3 Delplaner for forvaltninger og centre - kritiske funktioner, indsatsplaner og action cards ....................10

3.1 Delplan for By- og Miljøforvaltningen ..........................................................................................11

3.2 Delplan for Børne- og Kulturforvaltningen ...................................................................................13

3.3 Delplan for Social- og Sundhedsforvaltningen ..............................................................................16

3.4 Delplan for Tværgående funktioner - Center for økonomi og digitaliseringsafdelingen.................17

3.5 Kommunikation i forlængelse af særlige hændelser håndteret i sektoren ....................................18

4 Bilag ....................................................................................................................................................19

4.1 Skabelon for dagsorden til den tværgående kriseledelses møde ..................................................19

4.2 Skabelon til Log af beslutninger i den tværgående kriseledelse ....................................................19

4.3 Skabelon til Situationsbillede i Den Tværgående Kriseledelse ......................................................19

Bilag 4.4 Kontaktliste i særskilt dokument

3

1 Om Gladsaxe Kommunes Beredskabsplan - Plan for Fortsat Drift

1.1 Formål Formålet med Beredskabsplan - Plan for Fortsat Drift er at sørge for, at Gladsaxe Kommune er robust

overfor særlige hændelser som for eksempel forsyningssvigt, cyberangreb, pandemi og at kommunen kan:

Opretholde basale og livsvigtige funktioner under særlige hændelser, herunder opretholde

omsorgen for ældre, børn, svagelige, handicappede og andre, som ikke er selvhjulpne

Begrænse konsekvenserne af særlige hændelser og opretholde byens funktion, herunder

infrastruktur og begrænse værditab af materiel

Vende hurtigt tilbage til normal drift

Opfylde sine forpligtelser i det nationale beredskab

1.2 Målgruppe Målgruppen for Beredskabsplan - Plan for Fortsat Drift er de personer, der skal udføre de forebyggende og

afhjælpende handlinger i forbindelse med de særlige hændelser- og dermed sikre hurtig tilbagevenden til

normal drift.

Gladsaxe Kommune vil i konkrete hændelser indgå i et tæt samarbejde med relevante parter, fx Beredskab

Øst, Vestegnens Politi, Novafos m.fl.

Gladsaxe Kommunes Beredskabsplan - Plan for Fortsat Drift omfatter alene de aktiviteter, som kommunen

har ansvaret for.

Alle medarbejdere skal stille sig til rådighed i ekstraordinære situationer.

1.3 Principper i beredskabet Beredskabsplanlægning bygger på følgende principper:

Sektoransvarsprincippet: Den enhed, der har ansvaret for et område til daglig, bevarer ansvaret i en

krisesituation. Enheden er ansvarlig for at planlægge og videreføre de kritiske funktioner, som den

er sektoransvarlig for.

Lighedsprincippet: Den organisation og de procedurer og ansvarsforhold, der anvendes til daglig,

benyttes i videst muligt omfang også i en krisesituation.

Nærhedsprincippet: Beredskabsopgaverne løses i videst muligt omfang på det organisatoriske

niveau, som er tættest på borgeren.

Handlingsprincippet: Organisationen skal ofte handle på et ikke fuldt oplyst grundlag.

Organisationen skal hurtigt kunne tilpasses ekstraordinære hændelser under hensyntagen til såvel

hændelsens omfang som ressourcebevidsthed. Det er bedre at etablere et for højt beredskab end

for lavt ved krisehændelse og hurtigt nedskalere beredskabsniveauet, hvis det viser sig at være for

4

højt. Planlægningen tager højde for, at dele af planen kan tilpasses og tages i anvendelse, på

baggrund af en vurdering af behovet.

Samarbejdsprincippet: Alle har ansvar for at samarbejde og koordinere, både internt og med

eksterne myndigheder og organisationer.

Principperne betyder, at det er ”sektoren” dvs Miljøafdelingen; Træning, Pleje og Sundhedsafdelingen;

Digitaliseringsafdelingen og afdelinger under Børne- og Kulturforvaltningen, der planlægger og håndterer

konsekvenser af de fleste særlige hændelser.

Hvis de særlige hændelser får en omfattende karakter, fx omfatter store dele af kommunen - eller

nødvendiggør tværgående indsats, aktiveres Den Tværgående Kriseledelse.

1.4 Opbygning Kapitel 2 beskriver Den Tværgående Kriseledelse, herunder hvem Den Tværgående Kriseledelse består af,

hvilke ad-hoc chefer, den kan trække ind og hvilke støttefunktioner, den kan benytte. Desuden beskrives

aktivering, håndtering af informationer, beslutninger om tildeling af ressourcer samt kommunikation.

Kapitel 3 er delplaner for de enkelte forvaltninger og centre. Kapitlet indeholder en gennemgang af, hvad

der kan true driften i de tre forvaltninger og i centrene / de tværgående funktioner - og en beskrivelse af,

hvilke indsatsplaner og action cards sektoren har for at håndtere dette. Kapitlet indeholder desuden

kommunikation i forlængelse af særlige hændelser håndteret i sektoren.

Kapitel 4 indeholder bilag til planen. Først den samlede kontaktliste, hvor alle kontaktinformationer er

samlet et sted for at lette opdatering. Dernæst følger tre bilag, som er hjælpedokumenter til Den

Tværgående Kriseledelse.

1.5 Opdatering By- og Miljødirektør har det overordnede ansvar for beredskabsplanen. By- og Miljøforvaltningen har ansvaret for at opdatere den generelle del af planen, mens sektorerne har ansvaret for opdatering af indsatsplaner og instrukser/action cards. Kontaktlisten opdateres løbende. Kontaktinfo vedrørende den Tværgående Kriseledelse og støttefunktioner opdateres af By- og Miljøforvaltningen – og de sektororienterede kontaktinfo af sektoren. En gang årligt gennemgås hele kontaktlisten. Det sker i uge 1 på initiativ fra By- og Miljøforvaltningen. Rådhusbetjentene har altid en papirudgave af den senest opdaterede kontaktliste.

1.6 Gyldighed og afprøvning Planen er vedtaget af Byrådet den xx.11.2017. Planen er gyldig til udgangen af næste valgperiode.

Planen er udarbejdet med udgangspunkt i Beredskabsstyrelsens vejledning om Helhedsorienteret

beredskabsplanlægning.

Planen har været sendt til orientering i nabokommunerne og til udtalelse i Beredskabsstyrelsen.

5

Afprøvning og evaluering af den generelle del af planen sker hvert andet år - i lige år. Det er

Kommunaldirektøren, der har ansvaret for at igangsætte dette. Der er udarbejdet en plan for afprøvning.

Evaluering foregår desuden efter enhver situation, hvor Den Tværgående Kriseledelse har været nedsat.

Afprøvning og evaluering af indsatsplanerne fremgår af disse. Det er sektorens ansvar.

Afprøvning og evaluering af action cards på institutionerne sker mindst hvert andet år. Det er

institutionernes ansvar.

Hvor det er personalet, der skal foretage fx evakuering ved brand, fx i dagtilbud kan afprøvning ske ved at

handlinger tales grundigt igennem i personalegruppen, en såkaldt ”skrivebordsøvelse”.

Hvor brugerne selv har en aktiv rolle fx ved en evakuering i forbindelse med brand på skoler og på

Rådhuset, skal der ske konkret afprøvning af evakuering minimum hvert andet år.

På lokaliteter med mange skiftende brugere, fx på biblioteker, i idrætshaller og øvrige steder, hvor mange

er forsamlet, er det særlig vigtigt, at betjente og øvrige, der skal guide brugerne i særlige situationer er

velinformerede om instrukser/action cards.

Lederen af den enkelte institution og arbejdsplads har desuden ansvar for minimum en gang om året at

instruere medarbejdere i instrukser/actions cards. Nye medarbejdere skal ligeledes instrueres.

Sekretæren for Den Tværgående Kriseledelse gennemgår relevant uddannelse.

6

2 Den Tværgående Kriseledelse

Den Tværgående Kriseledelse aktiveres, når konsekvenser af hændelser er af så omfattende karakter, at de

ikke kan håndteres i sektoren - eller at konsekvenser af hændelser berører mange områder og derfor

kræver tværgående kriseledelse.

2.1 Deltagere i Den Tværgående Kriseledelse Gladsaxe Kommunes Tværgående Kriseledelse består af:

1. En tværgående kriseledelse

2. Øvrige ledere, der kan inddrages ad hoc i Den Tværgående Kriseledelse

3. Støttefunktioner til Den Tværgående Kriseledelse

Den Tværgående Kriseledelse består af:

Borgmester

Kommunaldirektør

Social- og sundhedsdirektør

By- og miljødirektør

Børne- og kulturdirektør

Økonomidirektør

Kommunikationschef

Den Tværgående Kriseledelse sekretariatsbetjenes af medarbejder fra Strategi, Kommunikation og HR-

afdelingen.

Den Tværgående Kriseledelse kan ad hoc inddrage cheferne fra følgende afdelinger:

Træning, Pleje og Sundhed

Social- og Handicap

Borgerservice

By

Miljø

Drift

Skole

Familie og Rådgivning

Kultur, Fritid og Unge

Dagtilbud og Sundhed

PPR (Pædagogisk, psykologisk rådgivning)

Den Tværgående Kriseledelse kan ad hoc inddrage:

Beredskab Øst

Politiet

7

Støttefunktioner til Den Tværgående Kriseledelse

Digitaliseringsafdelingen (IT understøttelse, geografisk data)

Strategi, Kommunikation og HR-afdelingen (intern og ekstern kommunikation)

Borgerservice (indgående telefonopkald)

Ejendomscentret (viden om kommunale ejendomme)

Økonomisk Sekretariat (større økonomiske dispositioner)

Vagten (praktisk hjælp på Rådhuset og institutionerne)

Driftsafdelingen (praktisk hjælp i lokalområdet, fx sikre infrastruktur)

2.2 Aktivering af Den tværgående Kriseledelse Enhver, der får et varsel eller en alarm om en særlig hændelse, vurderer om hændelsen kan håndteres som

daglig drift - eller om kriseberedskabet skal aktiveres.

Aktivering af kriseberedskabet sker ved at kontakte nærmeste leder. Hvis nærmeste leder ikke kan

kontaktes, så kontaktes dennes leder.

Hvis den særlige hændelse kan håndteres af sektorens kriseledelse – så aktiverer lederen sektor-

kriseledelsen. Se indsatsplaner for de enkelte hændelser.

Hvis den særlige hændelse er omfattende eller har en tværgående karakter, så aktiverer sektorens direktør

Den Tværgående Kriseledelse.

Direktøren kan kontakte Den Tværgående Kriseledelsen direkte eller bede kommunikationschefen gøre det.

Se Bilag 4.4 Kontaktliste.

Rådhusvagten har altid en printet udgave af den opdaterede kontaktliste, så vagten kan være behjælpelig,

hvis chefer skal igangsætte kriseledelse og ikke har adgang til intranettet og dermed kontaktlisten. Det

kræver, at alle chefer har vagtens nummer indtastet i deres mobiltelefon.

Aktivering kan ske på 3 niveauer:

Information – Deltagerne i Den Tværgående Kriseledelse orienteres om særlige situationer eller

varsler, men der er ikke behov for at mødes

Planlægning- og forberedelse - Kriseledelsen med relevante ad hoc chefer og støttefunktioner

mødes, analyserer situationen, lægger strategi, iværksætter eventuelle forberedelser

Handling - Kriseledelsen med relevante ad hoc chefer og støttefunktioner træder sammen og

igangsætter handlinger, herunder handlinger beskrevet i indsatsplanerne og involverer de

relevante operative personer

Mødested for Den Tværgående Kriseledelse er i borgmesterens mødelokale 2101. Alternativt mødested er

Telefonfabrikken. Alternativt mødelokale aftales telefonisk ved behov. Alle medbringer egen bærbar

computer og arbejdsmobiltelefon.

Mødeledelse: Den Tværgående Kriseledelses møder ledes af kommunaldirektøren, alternativt den direktør,

der har indkaldt kriseledelsen.

Se Bilag 4.1: Skabelon for dagsorden til den tværgående kriseledelses møde.

8

2.3 Informationshåndtering Håndtering af indgående oplysninger om hændelsen

Kommunikationschefen orienterer chefen for Borgerservice om situationen, herunder om behov for

betjening af Hovedomstillingen, herunder hvad der skal svares samt hvilke oplysninger Den Tværgående

Kriseledelse skal have videreformidlet og hvordan. Chefen for Borgerservice indkalder om nødvendigt

personale til at betjene Hovedomstillingen.

Hovedomstillingen svarer på indgående opkald fra borgere og andre og informerer om situationen og

modtager og videreformidler informationer fra indgående opkald, som kriseledelsen skal anvende, jævnfør

instruks fra kommunikationschefen.

Den relevante fagdirektør eller ad hoc tilkaldte chefer har ansvaret for at samle indgående information fra

decentrale enheder og eksterne samarbejdspartnere, som sektoren normalt samarbejder med.

Dokumentation af forløbet, referat og log

Sekretæren for Den Tværgående Kriseledelse har ansvaret for skriftlig dokumentation af forløbet. Det

indebærer referat af beslutninger i kriseledelsen, herunder beslutninger om igangsættelse af indsatser med

dato og klokkeslæt og status på igangsatte indsatser.

Se Bilag 4.2: Skabelon til log af beslutninger

Opstilling af situationsbillede

Sekretæren for Den Tværgående Kriseledelse har desuden ansvar for at opstille og vedligeholde et

situationsbillede af hændelsen inklusiv indgående informationer med dato og klokkeslæt. Situationsbilledet

skal danne grundlag for beslutninger i kriseledelsen.

Se Bilag 4.3: Skabelon til situationsbillede

2.4 Koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Fagdirektører og chefer har ansvaret for løbende at give den tværgående kriseledelse information om

sektorens decentrale disponerede og ikke-aktiverede ressourcer.

Den Tværgående Kriseledelse har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Gladsaxe Kommunes

handlinger og ressourceanvendelse. Kriseledelsen skal handle ud fra de overordnede politiske prioriteringer

og sikre, at der er dækning for større, ekstraordinære økonomiske dispositioner. Kriseledelsen skal være

særlig opmærksom på dispositioner, der vil indebære store udgifter for Gladsaxe Kommune eller andre

aktører samt på ressourceanvendelse, hvor det er uklart, hvem der skal betale.

Kriseledelsen skal hurtigst muligt imødekomme relevante anmodninger om bistand fra egne enheder og

eksterne aktører, enten ved at omdisponere egne ressourcer eller videresende anmodningen til andre

aktører.

Kriseledelsen kan foretage prioritering af opgaver, udskyde tidsfrister og allokere ressourcer til afdelinger

der er belastet af hændelsen.

9

Hasteprocedure

Hvis en anmodning om støtte har særlig hastende karakter og derfor ikke kan afvente, at Den Tværgående

Kriseledelse kan nå at træde sammen, kan kommunaldirektøren, efter samråd med den relevante

fagdirektør, eventuelt pr telefon, træffe beslutning om at iværksætte nødvendige handlinger.

2.5 Kommunikation Kommunikationsindsatsen ved særlige hændelser skal sikre hurtig og præcis kommunikation til borgere,

virksomheder, medarbejdere, pårørende, samarbejdspartner, presse og øvrige relevante parter.

Kommunikationen skal give handlingsanvisninger samt informere om, hvordan kommunen arbejder på at

håndtere konsekvenserne af en hændelse og på at få genskabt en normalsituation.

Indledende kommunikationsopgaver

Kommunikationschefen er ved ekstraordinære hændelser bemyndiget til at iværksætte indledende

kommunikationsopgaver inden afholdelse af 1. møde i kriseledelsen, herunder:

Udpege talsmænd til pressen, iværksætte pressebetjening og medieovervågning, udsende

foreløbige nyheder/pressemeddelelser eksternt og internt

Udarbejde indledende pressestrategi

Indkalde de kommunikationsansvarlige medarbejdere i Strategi, Kommunikation og HR-afdelingen.

Generelle kommunikationsopgaver

Når kriseledelsen er aktiveret, har de kommunikationsansvarlige følgende opgaver:

Forstærket medieovervågning, herunder sociale medier mm.

Forstærket pressebetjening, herunder registrering, prioritering og videreformidling af henvendelser

til relevante talsmænd; pressestrategi med retningslinjer for, hvem der udtaler sig om hvad samt

støtte til talsmænd

Udarbejde intern og ekstern kommunikation

10

3 Delplaner for forvaltninger og centre - kritiske funktioner, indsatsplaner

og action cards

Dette afsnit indeholder en gennemgang af, hvad der kan true de forskellige forvaltningers og centres

fortsatte drift af deres kerneopgave. Dette sammenholdes med konsekvensernes af et stop for

kerneopgaven. Hvor konsekvenserne er kritiske for menneskeliv, sikkerhed, tab af materiel og værdier mm

gennemføres der forebyggende og afhjælpende handlinger. Disse er beskrevet i indsatsplaner og action

cards og oplistet under hver forvaltning/center.

Til inspiration for vurdering af, hvad der kan true en ydelse, er følgende model anvendt.

Gennemgangen er desuden udført med afsæt i en vurdering af det nationale og det kommunale

risikobillede.

YDELSE Massiv

personale-

mangel

Manglende

kommunika-

tionsmidler Varmesvigt

Strømsvigt

Ejendomssvigt

IT-svigt

Leveringssvigt

herunder

vand

Fremkommelig

hed

11

3.1 Delplan for By- og Miljøforvaltningen

By- og Miljøforvaltningens kerneopgaver er blandt andet at levere infrastruktur, herunder levere

drikkevand, aflede spildevand, levere varme fra fjernvarme, bortskaffe affald og sørge for

fremkommelighed på vejene.

Drikkevand

Levering af rent drikkevand er kritisk for alle borgere og virksomheder og særlig kritisk for udsatte borgere i

eget hjem, som ikke kan komme til udleveringssteder og derfor er i risiko for at dehydrere. Manglende rent

vand kan ligeledes resultere i kritiske hygiejneforhold hos udsatte borgere. Svigt af levering af drikkevand

kan skyldes brud på ledningsnet eller forurening af drikkevand.

Håndtering af svigt er beskrevet i Indsatsplan for svigt af drikkevandsforsyning, der er udarbejdet i

samarbejde med Novafos. Planen beskriver håndtering af forurening, kildesporing af en forurening eller

brud, kommunikation om leveringssvigt og udleveringssteder for rent vand til borgere og institutioner.

Kriseledelse: Miljøchef og Driftschef i Gladsaxe Kommune, Chef for Vand/Beredskabsansvarlig i Novafos,

teamleder og medarbejdere i Klima og Natur i Gladsaxe Kommune og Kommunikationschef samt eventuelt

Beredskab Øst.

Skybrud

Skybrud kan resultere i problemer med fremkommelighed på veje på særligt udsatte steder, opskudte

kloakdæksler, overløb af kloakvand til søer og vandløb samt vand i kældre.

Håndtering af skybrud er beskrevet i Gladsaxe Kommunes Indsatsplan for Skybrud, der er udarbejdet i

samarbejde med Novafos. Novafos har ansvar for, at spildevandssystemet styres optimalt i en

skybrudssituation, mens Driftsafdelingen tager sig af trafikafvikling, herunder afspærringer og skiltning, der

er nødvendig som følge af vand på veje og terræn.

Kriseledelse: Miljøchef og Driftschef i Gladsaxe Kommune, vagthavende driftsleder i Driftsafdelingen,

Vagthavende i Novafos, Beredskab Øst, Kommunikationschefen i Gladsaxe Kommune og teamleder i Klima

og Natur, Gladsaxe Kommune.

Varme

Varmeforsyningen i Gladsaxe Kommune kommer fra fjernvarme eller gas. Gladsaxe Kommune har et

samarbejde med Gentofte Kommune om fjernvarme. HMN Naturgas leverer varme i de områder, der er

udlagt til naturgas. I Bagsværd leverer Vestforbrænding varme til en del fjernvarmekunder.

Fjernvarmenettet er delvis ringforbundet, så et brud et sted kan afhjælpes ved indkobling af andre dele af

nettet. Der er dog steder i Mørkhøj og Bagsværd, som ikke er ringforbundet, hvor forsyning af varme kan

blive afbrudt. Et brud på en hovedledning kan tage 8 timer til et døgn at reparere.

Den almindelige forbruger vil ikke nødvendigvis opdage et kortvarigt svigt af varmeforsyningen, da det

tager tid, før bygninger nedkøles.

12

Hvis svigt af varmeforsyning falder sammen med meget koldt vejr, og det ikke er muligt hurtigt at foretage

reparation, kan det i særlige tilfælde være nødvendigt at huse borgere fra berørte områder. Der vil

Gladsaxe Kommunes Indsatsplan for indkvartering af nødstedte borgere træde i kraft.

Gladsaxe Kommune har en Indsatsplan for svigt af varmeforsyning.

Træning, Pleje og Sundhed vil ved svigt af varmeforsyningen hjælpe svage ældre i eget hjem, se Indsatsplan

for sundhed (sundhedsberedskabsplanen). I Indsatsplan for svigt af varmeforsyning fremgår, at Miljøchefen

ved forsyningssvigt kontakter Leder af Træning, Pleje og Sundhed, som kan iværksætte hjælp til svage og

ældre i eget hjem.

Kriseledelse: Leder af Gladsaxe og Gentofte Fjernvarme, Driftsleder i Gladsaxe og Gentofte Fjernvarme,

Driftsleder CTR-installationer i Gladsaxe samt Miljøchefen Gladsaxe Kommune.

Kriseledelse i de områder Vestforbrænding forsyner: Vestforbrænding og Miljøchefen for Gladsaxe

Kommune.

Fremkommelighed

For at afhjælpe problemer med fremkommelighed som følge af fx snestorm, isvinter, storm (nedfaldne

træer) og sikkerhedsrisiko i forbindelse med nedfaldne træer har Driftsafdelingen et action card for varsling

og indkaldelse af ekstra mandskab ved vejrlig, der kan køre ud og afhjælpe problematiske situationer.

Kriseledelse: Vagthavende driftschef i Driftsafdelingen.

Manglende bortskaffelse af affald

Manglende bortskaffelse af affald kan medføre uhygiejniske forhold. Ved manglende bortskaffelse af affald,

vil der blive fortaget en prioritering af, hvilket affald der først fjernes og hvilket der holdes midlertidig på

den enkelte ejendom. Prioriteringen og håndteringen vil ske i tæt samarbejde mellem Miljøafdelingen i

Gladsaxe Kommune, vognmænd og Vestforbrænding.

Da der ikke er tale om en akut situation, indgår dette ikke i Beredskabsplanen.

Indsatsplaner og action cards under By og Miljøforvaltningen

Indsatsplan for svigt af drikkevandsforsyning med tilhørende action cards

Indsatsplan for skybrud med tilhørende action cards

Indsatsplan for svigt af varmeforsyning med tilhørende action cards

Action card for varsling og indkaldelse af ekstra mandskab i Driftsafdelingen ved vejrlig

Action card for brand og evakuering af Driftsafdelingen, Turbinevej 10, herunder oversigtstegninger

over farlige stoffer og materiel.

13

3.2 Delplan for Børne- og Kulturforvaltningen

Børne- og kulturafdelingen har ansvaret for børn og unge, primært i dagtimerne, men på enkelte

institutioner også aften, nat og weekend.

Konsekvenserne af svigt af ejendom, vand, varme, strøm mm varierer fra område til område. Derfor er

handlingerne også forskellige. De beskrives særskilt herunder for hvert område.

Skolerne

På skoleområdet vil svigt af de fysiske rammer for undervisning (ejendom, vand, varme, strøm) eller

udbredt personalemangel betyde, at undervisningen midlertidigt vil blive afbrudt. De store børn vil (hvis

muligt) blive sendt hjem, mens børn i 0-3. klasse vil blive passet på skolen eller et andet sted.

Kommunikation til forældrene om hjemsendelse eller ønske om afhentning vil være helt centralt. Derfor

har alle skoler adgang til en opdateret telefonliste, fysisk eller digitalt og opladet mobil. Den konkrete form

er beskrevet i action card på skolen.

Det vil være muligt at fortsætte undervisningen i en kort periode med leveringssvigt af forskellig karakter,

men det vil efter få timer blive kritisk at mangle vand. Både til at drikke, til toilet-skyl og håndvask.

Kriseledelse: Skolechef, skoleleder på den berørte skoler og kommunikationschefen.

Daginstitutionerne

Ved forsyningssvigt på daginstitutionsområdet er det vigtigste at kunne give børnene trygge rammer. Så

vidt det er muligt, vil man blive på institutionen og afværge konsekvenserne ved brug af

daginstitutionsområdets ”Gårdmandsordning”.

Gårdmandsordningen, der til daglig varetager en række driftsopgaver for daginstitutionerne, råder over

mandskab og materiel til at yde bistand til den enkelte institution i kritiske situationer.

Gårdmandsordningen har 5 mand med biler, vandpumpe, vandstøvsuger (til at fjerne vand i kældre), et

antal dunke til drikkevand, varmeapparat på el og gas samt nødgenerator. Det vil derfor til en vis grad være

muligt at blive i daginstitutionen.

Efter et stykke tid vil det blive kritisk at mangle vand. Daginstitutionerne kan dog klare sig et stykke tid med

gårdmandsordningens vandreserve, ved at bruge andre drikkevarer og bruge papir til bleskift.

Hvis det ikke er muligt at blive på i institutionen, vil man tage til en nærliggende institution eller en anden

egnet lokalitet. Det vurderes konkret, hvad der er mest hensigtsmæssigt.

Kommunikation til forældrene med opfordring til at hente børnene vil være centralt. Derfor har alle

daginstitutioner adgang til en opdateret telefonliste, fysisk eller digitalt og opladet mobil. Den konkrete

form er beskrevet i action card på institutionen.

Kriseledelse: Dagchef, leder af den berørte institution og kommunikationschefen.

14

Kultur og idræt

Idræt- og kulturinstitutioner vil lukke ned ved forsyningssvigt, herunder strømsvigt.

Musik- og billedskolen har på linje med skolerne behov for at kunne komme i kontakt med forældre, hvis

skolen skal lukke. Derfor har medarbejdere på Musik- og Billedskolen adgang til en opdateret telefonliste,

fysisk eller digitalt og opladet mobil. Den konkrete form er beskrevet i action card på institutionen.

Der er vurderet, at der ikke er risici for fx udslip af klorgas ved strømsvigt eller svigt af it-system på

idrætsinstitutionerne.

Familie og Rådgivning

Familie og Rådgivning arbejder med udsatte børn og unge og har flere institutioner, hvor børn og unge

opholder sig enten i dagtimerne eller hele døgnet.

På de steder, hvor børn opholder sig med deres forældre i dagtimerne følges samme action cards som på

kommunens øvrige institutioner.

Der er sårbare børn på følgende institutioner:

Bagsværd Observationshjem (døgn)

Pilegården (døgn)

Sofieskolen (døgn og dagskole)

Bakkeskolen (dagskole)

Radiomarken (dagskole)

På dagskolerne vil svigt af de fysiske rammer for undervisning (ejendom, vand, varme, strøm) eller

personalemangel betyde, at undervisningen midlertidigt vil blive afbrudt og de store børn vil (hvis muligt)

blive sendt hjem, mens børn i 0-3. klasse vil blive passet på skolen eller et andet sted, indtil de kan blive

hentet.

Kommunikation til forældrene om hjemsendelse/afhentning vil være helt centralt. Derfor skal alle

dagskoler sikre, at de har en opdateret telefonliste og at denne er tilgængelig fysisk eller digitalt i

krisesituationer, og at medarbejderne har adgang til denne.

Det vil være muligt at fortsætte undervisningen i en kort periode med leveringssvigt af forskellig karakter,

men det vil efter et par timer blive kritisk at mangle vand. Både til at drikke, til toilet-skyl og håndvask.

Ved forsyningssvigt på døgninstitutioner er det vigtigste at kunne give børnene trygge rammer. Så vidt det

er muligt, vil man blive på institutionen og afværge konsekvenserne. Ved mangel på varme, strøm og vand

kan døgninstitutionerne klare sig med alternative midler for kortere perioder.

Ved ejendomssvigt genplaceres beboerne på omkringliggende institutioner, leje af

sommerhuse/hotelværelser etc. De børn og unge, hvor der er mulighed for dette, sendes hjem.

På Sofieskolen og Bakkeskolen opholder der sig børn med Autisme Spektrum Forstyrrelser og de er derfor

meget sårbare i situationer, der afviger fra den almindelige hverdag. Der vil derfor være særlige action

cards på de to skoler.

Kriseledelse: Familie og Rådgivningschef, leder på den berørte institution og kommunikationschefen.

15

Børne- og Kulturforvaltningen bidrager til indkvartering af nødstedte borgere

Børne- og Kulturforvaltningen råder over skoler og idrætsanlæg, der er udpeget til indkvartering af

nødstedte borgere. Det er en fælles opgave for Gladsaxe Kommune at kunne hjælpe nødstedte borgere, og

opgaven er beskrevet i Indsatsplan for sundhed (Sundhedsberedskabsplanen). Lokaliteterne, der skal huse

de nødstedte borgere, har hver et action card for klargøring og løsning af opgaven.

Oversigt over action cards – Børne- og Kulturforvaltningen

Action card for adgang til opdateret telefonliste findes på alle daginstitutioner og skoler samt

Musik- og Billedskolen

Action card for genhusning af beboere på døgninstitutioner i Familie og Rådgivning

Action card på udpegede lokaliteter for indkvartering og forplejning af nødstedte borgere

Action card for brand og evakuering af bygning findes på alle institutioner

Action card for afhjælpning af personskader findes på alle institutioner

Action card for ”PLOV- Pludselig Opstået Voldelig hændelse” findes på skolerne

16

3.3 Delplan for Social- og Sundhedsforvaltningen

Social- og Sundhedsforvaltningens kerneopgave er blandt andet at levere behandling og pleje af syge og

svage borgere både i eget hjem og på kommunale institutioner som seniorcentre, Træningscenter Gladsaxe

samt Gladsaxes handicaptilbud og psykosociale tilbud.

Social- og Sundhedsforvaltningen er ansvarlig for at udarbejde en sundhedsberedskabsplan, som både skal

indgå i Beredskabsplanen for Gladsaxe Kommune og fungere uafhængigt af denne.

Formålet med Sundhedsberedskabet er, at Gladsaxe Kommune kan udvide og omstille sin behandlings- og

plejekapacitet ved alle typer beredskabshændelser herunder større ulykker, sygdomsnedbrud og

hændelser med kemiske, biologiske, radiologiske, nukleare og eksplosive stoffer samt psykosocial indsats.

Sundhedsberedskabet omfatter sygehusberedskabet, den præhospitale indsats, lægemiddel-beredskabet

og beredskabet i den primære sundhedssektor.

Social- og Sundhedsforvaltningen har i lighed med de øvrige forvaltninger gennemgået forvaltningens

kerneområder og vurderet, hvor leveringssvigt mm kan påvirke den fortsatte drift på kritisk vis – og

udarbejdet indsatsplaner og action cards.

Social- og Sundhedsforvaltningen har følgende Indsatsplaner – Disse er samlet i

Sundhedsberedskabsplanen:

1. Modtagelse af ekstraordinært udskrevne patienter

2. Smitsomme sygdomme/pandemisk influenza

3. Massevaccination

4. Ekstraordinære lægevagtkonsultationssteder

5. Psykosocial støtte (i samarbejde med Børne- og Kulturforvaltningen)

6. Evakuering og midlertidig indkvartering af borgere

7. Ekstremt vejrlig (snevejr, isvinter, orkan)

8. Strømsvigt

9. Lægemiddelberedskab

Social- og Sundhedsforvaltningen har følgende action card:

Modtagelse af ekstraordinært udskrevne patienter fra sygehus

Modtagelse af særligt udsatte fra en bydel

Håndtering af øget sygefravær, fx som følge af pandemi

Håndtering af strømsvigt og it-nedbrud

Håndtering af drikkevands forgiftning

Opdaterede lister over plejekrævende borgere i eget hjem og borgere, der har nødkald

Ekstremt vejrlig, hvor det er vanskeligt at komme frem til borgerne

Indberetning og bemanding af ekstraordinært lægevagtkonsultation

Aftaler med praktiserende læger i forbindelse med ekstraordinært udskrevne patienter

Action card for evakuering og brand inklusiv alarmering og overblik over slukningsudstyr findes på

alle institutioner

17

3.4 Delplan for Tværgående funktioner - Center for økonomi og digitaliseringsafdelingen

It systemer - Digitaliseringsafdelingen

Gladsaxe Kommune har en række fælles IT-systemer og en lang række sektorspecifikke fagsystemer.

Digitaliseringsafdelingen har ansvar for de IT systemer, som driftes i kommunen. Leverandøren har ansvar

for de fagsystemer, der driftes af eksterne leverandører.

IT nedbrud kan blandt andet skyldes kriminelle handlinger og strømsvigt.

Stort set alle fagområder og funktioner er afhængige af IT-systemer. Nedbrud af IT systemer vil derfor på

mange områder være stærkt generende, uden dog at være kritisk i forhold til fare for liv og helbred.

Digitaliseringsafdelingen har en omfattende IT Indsatsplan (Beredskabsplan for IT), der sikrer backup, hurtig

genstart af vigtige programmer mm. Gladsaxe Kommune drifter blandt andet ESDH og hjemmeside, mens

de fleste fagsystemer ligger eksternt. Planen indeholder information om adgangssikring og brandsikring af

servere. De enkelte forvaltninger har vurderet, om der er steder, der ikke kan være uden It, indtil

systemerne er funktionsdygtige igen - og laver egne planer for, hvordan kritiske funktioner kan opretholdes

i den mellemliggende periode.

Forebyggende tiltag: For systemer og data, der driftes i kommunen, er det afgørende at kritiske data

opbevares på serverne i kommunens serverum, hvortil der er etableret fysisk adgangssikring samt

brandsikring. Der er for disse servere etableret backup-procedurer, der muliggør reetablering af data. Dette

gør, at data forholdsvis hurtigt kan retableres efter et IT-nedbrud, hvis det fornødne maskinel er til

rådighed.

Kriseledelse IT-Nedbrud: Chef for Digitaliseringsafdelingen og Kommunikationschefen samt en medarbejder

fra henholdsvis Digitaliseringsafdelingen og Strategi, kommunikation og HR-afdelingen (kommunikation).

IT Indsatsplanen opbevares af Digitaliseringsafdelingen. It Indsatsplanen er godkendt af IT-

Informationssikkerhedsforummet.

Strømsvigt på Rådhuset

Der er en nødstrømsgenerator på Rådhuset (diesel). Denne starter automatisk ved strømsvigt. Der er et

action card for jævnlig afprøvning af anlægget og påfyldning af diesel til dette anlæg. Vedligehold af dette

anlæg ligger under ISG Bygningsservice. For at sikre uafbrudt strømforsyning, er der i det korte tidsrum, før

generatoren starter, i serverrummet på Rådhuset et batteridrevet nødstrømsanlæg (UPS), der automatisk

starter ved strømsvigt.

Indsatsplaner og action card i Centrene

Indsatsplan for IT (IT-Beredskabsplan) (digitaliseringsafdelingen)

Action card for nødstrømsanlæg på Rådhuset, påfyldning af diesel (ISG)

Action cards for Rådhuset: (Økonomisk Sekretariat)

- Evakuering og brand inklusiv alarmering og overblik over slukningsudstyr - Trusler og vold - Bombetrussel, pulverbreve og mistænkelige genstande - Udefrakommende trusler (fx skyderi, farlig røgudvikling, gasudslip mm

18

3.5 Kommunikation i forlængelse af særlige hændelser håndteret i sektoren

Kommunikation er helt afgørende i forbindelse med alle de særlige hændelser håndteret i sektoren. Det er i

den forbindelse vigtigt, at vi har et enkelt og kvalificeret system til kommunikation. Korrekt og præcis

information skal hurtigt ud til de relevante parter af de mest relevante kanaler. Det er samtidig vigtigt, at

den øverste ledelse bliver informeret i et enstrenget system.

Derfor har Gladsaxe Kommune besluttet, at kommunikation i forlængelse af særlige hændelser håndteret i

sektoren altid foregår således:

Sektorlederen kontakter kommunikationschefen.

Kommunikationschefen laver en plan for kommunikation og effektuerer denne, herunder – efter konkret

vurdering:

Hurtig og relevant information på hjemmeside, facebook og øvrige sociale medier

Eventuel pressedækning

Kommunikation til relevante borgere, pårørende, medarbejdere m flere

Information til relevant ledelse. Det er alene kommunikationschefen, der orienterer

kommunaldirektør og borgmester.

19

4 Bilag

4.1 Skabelon for dagsorden til den tværgående kriseledelses møde

Dagsorden:

Situationsbillede, herunder mediedækning

Opstilling af handlingsmuligheder og overblik over ressourcer

Beslutning om handlinger og disponering af ressourcer

Beslutning om kommunikationsopgaver

Gennemgang og godkendelse af referat fra mødet

Beslutning om kriseorganisationens udvidelse eller indskrænkning, herunder næste møde

4.2 Skabelon til Log af beslutninger i den tværgående kriseledelse

Tidspunkt Beslutning om handlinger, herunder kommunikation og disponering af ressourcer

4.3 Skabelon til Situationsbillede i Den Tværgående Kriseledelse Hændelses- type

Tids-punkt

Medieomtale, pressehenvendelser, indgående meldinger

Berørte områder, institutioner, personer

Igangsætte handlinger, herunder kommunikation

Status på gennemførelsen

Bilag 4.4 Kontaktliste findes i særskilt dokument