gnesta kommun -x · • ett ändamålsenligt systemstöd för projektredovisning bör införas. •...

GNESTA KOMMUN -X

2016-11-02

Revisionsskrivelse

Gnesta kommun Ink: 2016 -11- 02 Dnr:

handikaning'

Kommunstyrelsen

För kännedom Kommunfullmäktige

Revisionsrapport: Granskning av kommunens styrning, kontroll och uppföljning av projekt och investeringar De förtroendevalda revisorerna i Gnesta kommun har givit PwC i uppdrag att genomföra en granskning av huruvida kommunstyrelsen har en tillräcklig styrning, kontroll och uppföljning av projekt och investeringar. Gnesta kommun har en investeringsram uppgående till 18,6 mnkr för år 2015 och 25,5 mnkr för år 2016. Investeringar omfattar en rad väsentliga och komplexa fråge-ställningar som behöver hanteras av kommunen för att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv process som lagenlig hantering och korrekt redovisning. Revisorerna har uppmärksammat detta i sin risk- och väsentlighetsanalys.

Efter genomförd granskning är vår sammanfattande revisionella bedömning är att kommun-styrelsen inte har en tillräcklig styrning, kontroll och uppföljning av projekt och investeringar.

Med anledning av genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer: • De interna riktlinjer som finns gällande investeringar bör uppdateras och utvecklas. De

bör innehålla information om vilka underlag som krävs för att beslut om investeringar ska kunna fattas, vilka beslutstillfällen kalkylerna ska uppdateras för att utgöra ett tillräckligt beslutsunderlag, till vem återrapporteringen ska göras.

• Rutiner för att säkerställa att nödvändiga politiska beslut om omdisponering av investeringsmedel alternativt tilläggsäskanden sker i tid bör införas.

• Systemmässiga och manuella kontroller för att säkerställa efterlevnad av rutiner och riktlinjer bör införas. Dessa skulle exempelvis kunna kopplas till kommunstyrelsens intemkontrollplan.

• Rutinerna kring ÄTOR bör stärkas så att det framgår hur ÄTOR över budget ska hanteras, dvs godkännas och återrapporteras.

• Den återrapportering som sker till nämnden bör formaliseras. Det bör av investerings-riktlinjerna framgå vad återrapporteringen ska innehålla samt hur större avvikelser ska hanteras.

• Ett ändamålsenligt systemstöd för projektredovisning bör införas. • Riktlinjer för uppföljning av investeringsprojekt bör införas.

Gjorda iakttagelser och bedömningar redovisas i bilagda rapport, som härmed överlämnas. Rapporten har behandlats och godkänts vid revisorernas möte 2016-11-02.

Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen senast 2017-01-27.

92>

10, 251,4 (/1

Sune Åkerlind Björn Svallfors Ordförande Vice ordförande

Gnesta kommun 1 646 80 Gnesta 1 vxl: 0158-275 000 1 dnesta.kommunecinesta.se www.gnesta.se 1 besöksadress: Västra Storgatan 15 1 organisationsnummer: 212000-2965

Granskning av kommunens styrning, kontroll och uppföljning av projekt och investeringar

Gnesta kommun

www .pwc. se Gnesta kommun

Ink: 2016 -11- 02

Dnr. För hanfiggning•

Revisionsrapport

Rebecka Hansson, Auktoriserad revisor och certifierad kom-munal revisor

Oktober 2016

MIINII

pwc

i Innehåll 1. Inledning 3 1.1. Bakgrund 5 1.2. Syfte och Revisionsfråga 5 1.3. Revisionskriterier 5 1.4. Kontrollmål 5 1.5. Avgränsning 6

1.6. Metod 6

2. Iakttagelser och bedömningar 7 2.1. Styrdokument och riktlinjer 7 2.1.1. Iakttagelser 7 2.1.2. Bedömning 8

2.2. Politisk behandling 8

2.2.1. Iakttagelser 8

2.2.2. Investeringsprojekt Skillingavallen 9

2.2.3. Investeringsprojekt Thuleparken 9 2.2.4. Investeringsprojekt cirkulationsplats Östra Storgatan lo

2.2.5. Bedömning lo

2.3. Upphandling av investeringsprojekt 11



2.3.3. Investeringsprojekt Thuleparken 11

2.3.4. Investeringsprojekt Cirkulation Östra storgatan 12

2.3.5. Bedömning 12

2.4. Avtalsefterlevnad 12




2-4-4- Bedömning 13

2.5. Projektkalkyler och återrapportering 13





2.6. Systemstöd 15



Oktober 2016 Gnesta kommun PwC

1 av 18

I 2.7. Projektavslut och uppföljning 15 2.7.1. Iakttagelser 15



2.7.4. Investeringsprojekt cirkulationsplats Östra Storgatan 16


3- Revisionell bedömning 17 3.1. Rekommendationer 18


2 av 18

1. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Gnesta kommun har givit PwC i uppdrag att genomföra en granskning av huruvida kommunstyrelsen har en tillräcklig styrning, kontroll och upp-följning av projekt och investeringar. Gnesta kommun har en investeringsram uppgående till 18,6 mnkr för år 2015 och 25,5 mnkr för år 2016. Investeringar omfattar en rad väsent-liga och komplexa frågeställningar som behöver hanteras av kommunen för att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv process som lagenlig hantering och korrekt redovisning. Revisorerna har uppmärksammat detta i sin risk- och väsentlighetsanalys.

Vår sammanfattande revisionella bedömning är att kommunstyrelsen inte har en tillräck-lig styrning, kontroll och uppföljning av projekt och investeringar.

Vi grundar vår bedömning på avstämning av nedan kontrollmål.

Kontrollmål Kommentar

Det finns tydliga styrdokument och rikt-linjer för investeringar på såväl politisk nivå som på tjänstemannanivå. Det finns rutiner för att säkerställa att dessa efter-levs.

Kontrollmålet uppfylls inte.

Kontrollmålet är delvis uppfyllt. Det finns en ändamålsenlig politisk be-handling och prioritering av projekt och tidpunkter för investeringar.

Det finns rutiner som säkerställer att lagen om offentlig upphandling följs i investeringsprojekt vid initial upphand-ling samt vid ändrings- och tilläggsar-beten (ÄTOR).

Det finns avtal med de leverantörer som anlitas och uppföljning sker att köpta varor och tjänster är enligt avtal.

Projektkalkyler upprättas och följs upp löpande med kontinuerlig återrapporte-ring till politisk beslutsnivå.

Det finns ett ändamålsenligt systemstöd för uppföljning och redovisning per pro-jekt.

Kontrollmålet är delvis uppfyllt.



Kontrollmålet är inte uppfyllt.

Projektavslut hanteras korrekt i sam- Kontrollmålet har inte uppfyllts. band med fårdigställande och ekonomisk uppföljning sker mot förkalkyl.

Oktober 2016

3 av 18 Gnesta kommun PwC

Rekommendationer

Med anledning av genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer:

• De interna riktlinjer som finns gällande investeringar bör uppdateras och utvecklas. De bör innehålla information om vilka underlag som krävs för att beslut om investe-ringar ska kunna fattas, vilka beslutstillfållen kalkylerna ska uppdateras för att utgöra ett tillräckligt beslutsunderlag, till vem återrapporteringen ska göras.

• Rutiner för att säkerställa att nödvändiga politiska beslut om omdisponering av inve-steringsmedel alternativt tilläggsäskanden sker i tid bör införas.

• Systemmässiga och manuella kontroller för att säkerställa efterlevnad av rutiner och riktlinjer bör införas. Dessa skulle exempelvis kunna kopplas till kommunstyrelsens internkontrollplan.

• Rutinerna kring ÄTOR bör stärkas så att det framgår hur ÄTOR över budget ska han-teras, dvs godkännas och återrapporteras.


• Ett ändamålsenligt systemstöd för projektredovisning bör införas.

• Riktlinjer för uppföljning av investeringsprojekt bör införas.

i


4 av 18

i

2. Inledning 2.1. Bakgrund Gnesta kommun har en investeringsram uppgående till 18,6 mnkr för år 2015 och 25,5 mnkr för år 2016. Investeringar omfattar en rad väsentliga och komplexa frågeställningar som behöver hanteras av kommunen för att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv pro-cess som lagenlig hantering och korrekt redovisning. Revisorerna har uppmärksammat detta i sin risk- och väsentlighetsanalys.

2.2. Syfte och Revisionsfråga Granskningen, som sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv, ska besvara följande revisionsfråga:

Har kommunstyrelsen en tillräcklig styrning, kontroll och uppföljning av projekt och investeringar?

2.3. Revisionskriterier För att besvara revisionsfrågan har granskningen utgått från följande revisionskriterier:

• Interna riktlinjer och policy dokument kopplat till investeringar

• Framtidsplan

2.4. Kontrollmål • Det finns tydliga styrdokument och riktlinjer för investeringar på såväl politisk nivå

som på tjänstemannanivå. Det finns rutiner för att säkerställa att dessa efterlevs.

• Finns en ändamålsenlig politisk behandling och prioritering av projekt och tidpunkter för investeringar?

• Det finns rutiner som säkerställer att lagen om offentlig upphandling följs i investe-ringsprojekt vid initial upphandling samt vid ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTOR).

• Det finns avtal med de leverantörer som anlitas och uppföljning sker att köpta varor och tjänster är enligt avtal.

• Projektkalkyler upprättas och följs upp löpande med kontinuerlig återrapportering till politisk beslutsnivå.

• Det finns ett ändamålsenligt systemstöd för uppföljning och redovisning per projekt.

• Projektavslut hanteras korrekt i samband med fårdigställande och ekonomisk upp-följning sker mot förkalkyl.


5 av 18

i 2.5. Avgränsning Granskningen har avgränsats till att omfatta perioden 2015-2016. Granskningen omfattar kommunstyrelsen.

2•6• Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med ekonomichef, chef för samhälls-byggnadsförvaltningen, teknisk chef, ekonom, fritidssamordnare, kommunstyrelsens ord-förande och vice ordförande samt dokumentgranskning.

Samtliga intervjuade har givits möjlighet att faktakontrollera rapporten.

Oktober 2016


3. Iakttagelser och bedömningar 3.1. Styrdokument och riktlinjer

Det finns tydliga styrdokument och riktlinjer för investeringar på såväl politisk nivå som på tjänstemannanivå. Det finns rutiner för att säkerställa att dessa efter-levs.

3.1.1. Iakttagelser Riktlinjer för investeringar finns från 2011-12-06. Dessa har inte beslutats av kommunsty-relsen eller kommunfullmäktige utan har fastställts av ekonomichef. Av riktlinjerna fram-går ett antal definitioner, bland annat definieras investering, driftkostnad, förbruk-ningsinventarier och skillnaden mellan nyinvestering och reinvestering samt blankett för nyinvesteringar samt reinvesteringar. Hur investeringar eller korttidsinventarier ska re-dovisas anges.

Av riktlinjerna framgår att investeringsbudgeten för alla nyinvesteringar samt reinveste-ringar överstigande 500 tkr beslutas i kommunens Framtidsplan som fastställs av kom-munfullmäktige. Respektive nämnd har ansvar för att investeringsärenden skrivs fram. Omdisponeringar av investeringsanslag upp till 500 tkr beslutas av nämnden, omdispone-ringar över 500 tkr och upp till 2,0 mnkr beslutas av kommunstyrelsen och omdispone-ringar över 2,0 mnkr beslutas av kommunfullmäktige. Uppföljning av investeringsobjekt ska ske fyra gånger per år, i april, augusti, oktober samt vid årsbokslut. I samband med uppföljning ska anges när investeringen kommer att avslutas.

Slutredovisning av investeringsprojekten ska enligt riktlinjerna göras. Syftet med slutre-dovisning är att informera kommunstyrelsen om vilken effekt investeringen gett. Slutre-dovisningar ska lämnas i samband med delårsrapport och årsbokslut.

Det framgår inte av riktlinjerna vilka dokument som ska finnas som beslutsunderlag inför investeringsbeslut, dvs vilka kalkyler, alternativkostnader, risker eller driftkostnader som ska beskrivas. Det framgår inte heller vilken detaljeringsgrad kalkylerna ska ha eller vid vilka beslutstillfällen de ska uppdateras. Det framgår inte heller av riktlinjerna vad slutre-dovisningen ska omfatta. Det saknas även rutiner för att säkerställa efterlevnad av gäl-lande styrdokument och riktlinjer. Det saknas även information om hur politiska beslut om omdisponering av investeringsmedel alternativt tilläggsäskanden ska hanteras.

Arbetet med att utveckla rutiner för investeringar har enligt de intervjuade påbörjats. Det har tidigare inte funnits några väl fungerande riktlinjer vilket delvis förklaras av att inve-steringsvolymerna varit relativt låga. Inom den tekniska enheten har chefen påbörjat ett arbete med att ta fram investerings- och underhållsplaner. Under den nya ekonomiche-fens ledning har ett arbete med att se över rutinerna för uppföljning påbörjats. Det saknas systemstöd för att uppföljning ska kunna ske optimalt. Dock genomförs möten/genom-gångar av större investeringsprojekt regelbundet där ekonomichef, ekonom, SHB chef, gata/park chef, exploateringschef och VA-chef deltar

Oktober 2016


Uppfattningen hos de intervjuade är att det saknas tillräckliga rutinbeskrivningar för in-vesteringsprocessen. De befintliga skulle behöva utvecklas för att ge ett bättre stöd. För framskrivning av investeringsbeslut används mallen för tjänsteskrivelser. Det finns en enklare mall för investeringar i Castor där information om omfattning, investeringsbelopp och tidplan ska framgå. En bra projektmodell har efterfrågats eftersom den befintliga saknar den systematik och kontroll som behövs.

3.1.2. Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet ej är uppfyllt. De interna riktlinjer som finns gällande investeringar inte är tillräckliga, och har heller inte beslutats/fastställts på politisk nivå. Det behöver förtydligas vilka underlag som krävs för att fatta beslut om investeringar. Det bör även framgå vid vilka beslutstillfällen kalkylerna ska uppdateras för att utgör ett till-räckligt beslutsunderlag. Vi bedömer att detta är särskilt angeläget vid större investering-ar. Det saknas även riktlinjer kring hur uppföljning ska ske och till vem återrapportering-en ska göras. Det bör framgå hur avvikelser från budget ska analyseras och rapporteras. Det bör även finnas rutiner för att säkerställa att nödvändiga politiska beslut om omdis-ponering av investeringsmedel alternativt tilläggsäskanden sker i tid. Rutinerna kan med fördel anpassas utifrån projektens storlek.

Systemmässiga och manuella kontroller bör införas för att säkerställa efterlevnad av ruti-ner och riktlinjer. Dessa kan exempelvis kopplas till kommunstyrelsens internkontroll-plan.

Investeringspolicyn bör fastställas av kommunfullmäktige.

3.2. Politisk behandling

Det finns en ändamålsenlig politisk behandling och prioritering av projekt och tid-punkt för investeringar.

3.2.1. Iakttagelser Uppfattningen som framkommer vid intervju med kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande är att det finns tillfredsställande underlag för politisk behandling och priorite-ring av investeringar. De anser att investeringsförslagen är väl utredda och relevanta. Un-derlagen innehåller vanligtvis en beskrivning av behov och uppskattning av kostnader. Investeringsvolymerna har fram till för något år sedan inte varit så omfattande varför be-hovet av mer omfattande underlag inte varit så stort. Det har funnits och finns fortfarande ett stort förtroende för tjänstemännen och att de bedömningar gällande investeringar som görs är relevanta. Vid mindre investeringar har inga större utredningar krävts utan den information som har lämnats i vid muntliga föredragningar har varit tillräcklig. Uppfatt-ningen hos de intervjuade är att en för detaljerad budget begränsar möjligheten att vara flexibel i projekten.

Den information kommunstyrelsen erhåller och anser sig ha behov av lämnas till stora delar via en muntlig redogörelse per objekt. Det rör sig enligt de intervjuade oftast om kända objekt som diskuterats vid ett flertal tillfällen innan beslut fattas. Möjligheten finns även att begära in kompletterande underlag om de som erhålls bedöms vara otillräckliga. De investeringar som genomförts under 2016 och även de som planterats de kommande

Oktober 2016


åren är omfattande och har dock krävt mer omfattande underlag och en regelbunden dia-log med tjänstemännen.

I Framtidsplan 2015-2018 med ramar 2016-2018 som beslutades av kommunfullmäktige den 16 november 2015 framgår investeringsnivåerna för planperioden. Investeringsvoly-merna redovisas per nämnd. Beslut fattas för planperioden och för enskilda år. För på-gående investeringar där gamla beslut fattats är det ibland varit nödvändigt att gå in och fatta beslut om omfördelning av medel. Detta sker enligt kommunens investeringsriktlin-jer.

3.2.2. Investeringsprojekt Skillingavallen Kultur- och tekniknämnden fattade beslut om upprustning av Skillingavallen den 24 ok-tober 2012. Förslaget till beslut omfattade att utreda möjligheter, kostnader samt tidplan för en upprustning av Skillingavallen. I uppdraget ingick även att undersöka möjligheter-na att förlänga befintlig löparbana till 400 meter. Återrapportering till nämnden skulle enligt beslutet ske i februari 2013. Projektet skulle initialt finansieras genom att nämn-dens reserv för oförutsedda händelser skulle belastas med 30-50 tkr.

Återrapportering till nämnden skedde den 27 mars 2103. Vid återrapporteringen presen-terades ett förslag till åtgärdsplan för upprustningen planerad till vår och sommar 2013 med byte av beläggningen på löparbanorna under 2014. Medel för upprustningen, som bedömdes till 50 tkr hämtades ur nämndens reserv och för beläggningsarbetet föreslogs ett äskande om investeringsmedel i Framtidsplan 2014-2016. I Framtidsplan fattades be-slut om att sätta av 1 mnkr för ny beläggning på Skillingavallen. Den utredning som gjor-des i samband med investeringsäskandet 2013 visade att mer omfattande investeringar krävdes.

Den 29 september 2014 beslutade kultur- och tekniknämnden att ge förvaltningen i upp-drag att slutföra upprustningen av Skillingavallen inklusive anläggning av nya löparbanor. Beslut fattades även om att begära investeringsmedel motsvarande 2,5 mnkr i Framtids-plan 2015-2017. Den totala investeringen bedöms enligt genomförd upphandling hösten 2104 att uppgå till sammanlagt 3,5 mnkr. I beslutsunderlaget beskrivs varför investering-en ska göras ur ett medborgarperspektiv. De ekonomiska konsekvenser som beskrivs är att behovet av skötsel och underhåll minskar. I Framtidsplan 2015-2018 fattades beslut om att sätta av 2,2 mnkr för upprustning av Skillingavallen.

3.2 .3. Investeringsprojekt Thuleparken 1 mars 2014 beslutade kultur- och tekniknämnden att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram ett förslag på utformningen av Thuleparken. Uppdraget hade föregåtts av en bred medborgardialog under 2013 och 2014 där kommunens invånare hade givits möjlighet att komma med förslag på hur Gnesta centrum skulle utformas.

Utformningen av Thuleparken föreslogs genomföras i två etapper där den första etappen skulle påbörjas hösten 2014. Etapp 1 omfattade till en början en flytt av norra gång- och cykelvägen, mångfunktionell lekpark, samt grill med sittbänkar. I juni 2014 gav nämnden förvaltningen i uppdrag att handla upp den första etappen. För detta fanns 1 mnkr beslu-tade i Framtidsplan 2014 samt 0,5 mnkr beslutade för 2015. Det totala projektet, etapp 1 och 2, uppskattades till totalt 6,7 mnkr. Bedömd drift och underhållskostnad var 350 tkr per år. Kostnaden för förprojektering, projektering samt upphandlingsstöd beräknades till

Oktober 2016


i 0,5 mnkr och bekostades av investeringsmedel avsatta 2014. Då etapp 1 efter en första utredning bedömdes vara för omfattande beslutades i stället att minska omfattningen till att enbart gälla en klätterlek med en investeringskostnad om 1,2 mnkr.

Under hösten 2014 påbörjades arbete med att förbereda upphandlingen av etapp 2 vilken skulle omfatta resterande delar av lekplatsen, cykel- och skatepark, scen, multiplan, grilly-tor, belysning, VA och flytt av norra vägen. Den totala kostnaden (etapp 1 och 2) inklusive kostnader för landskapsarkitekter, stöd vid förprojektering, projektering, upphandling samt funktionsstöd vid byggnation beräknades till 7,4 mnkr. I Framtidsplan 2015 fattas beslut om 5,4 mnkr i investeringsram. I tjänsteskrivelsen från 2014-12-10 framgår att ett investeringsutrymme om 5,9 mnkr krävs för 2015 samt att drift och underhållskostnader i enlighet med förslaget kommer att uppgå till 300 tkr årligen. Multiplanen finansierades delvis av PEAB.

I Framtidsplan 2015 finns 5,4 mnkr avsatta för projektet. Kommunfullmäktige fattade den 20 april 2015 beslut om att Gnestahem AB skulle lämna ett koncernbidrag till Gnesta kommunkoncern AB motsvarande ca 2,2 mnkr för upprustning och försköning av Thule-parken.

3.2.4. Investeringsprojekt cirkulationsplats Östra Storgatan Cirkulationsplatsen är en del av ett större projekt kopplat till Östra Storgatan. Kultur- och tekniknämnden fattade i mars 2014 beslut om att ge förvaltningen i uppdrag att genom-föra en projektering för upprustning av Östra Storgatan från östra rondellen till stationen vid Tingshusgatan. Den utformning som beslutades inkluderade en rondell med utsmyck-ning vid STOPP. Det finns inget investeringsbeslut för projektet eftersom kommunen valde att ansöka om statsbidrag för byggnationen av cirkulationsplatsen. Vid tidpunkten för ansökan uppskattades investeringsutgiften till 5,6 mnkr men den faktiska investe-ringsutgiften efter upphandling uppgick till 3,75 mnkr.

Enligt protokoll från planeringsutskottet saknas ett formellt beslut om utformning av cir-kulationsplatsen. En principutformning beslutad i kultur- och tekniknämnden finns från 2013. Ändringar från beslutet stämdes av med planeringsutskottet.

3.2.5. Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Det görs en rad överväganden vid investeringar och kommunstyrelsen ges möjlighet att ta del av information och ställa frå-gor kring de investeringsäskanden som finns innan beslut fattas. Det går dock inte att ge-nom de underlag vi tagit del av ta ställning till de prioriteringar som gjorts. Det saknas nyttobeskrivningar och beskrivningar av alternativkostnader. Det saknas även tillräckliga kalkyler bifogade beslutsunderlagen.

En viktig del i processen inför beslut om investeringar är de diskussioner som förs mellan politiker och tjänstemän. Där finns möjlighet att ställa frågor och be om kompletterande information. Vår uppfattning är att dialogen är viktig för förståelsen men processen bör formaliseras ytterligare.


10 av 18

I 3.3. Upphandling av investeringsprojekt

Det finns rutiner som säkerställer att lagen om offentlig upphandling följs i investe-ringsprojekt vid initial upphandling samt vid ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTOR).

3.3.1. Iakttagelser För upphandling av investeringsprojekt gäller kommunens policy för upphandling. Upp-handlingspolicy som fastställdes i maj 2013 fastställer att all upphandling ska ske enligt lagen om offentlig upphandling samt att ramavtal ska användas och tecknas där så är möj-ligt. Direktupphandling får endast användas om det saknas ramavtal och om värdet un-derstiger den fasta beloppsgräns som anges i LOU. Ansvar för den eller de upphandlingar som sker i samband med investeringar har varje förvaltningschef. Vid upphandling ska upphandlingsenheten på kommunledningskontoret kontaktas. Ekonomienheten finns också med som stöd i processen. Avrop från befintliga ramavtal följer delegationsordning-en. Beslut att godkänna ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTOR) följder delegationsordning-en som finns i kommunen.

Kvaliteten på rapporteringen av ÄTOR varierar enligt de intervjuade och behovet av att hitta riktlinjer för hanteringen har uppmärksammats. De ÄTOR som uppkommer i sam-band med investeringsprojekten diskuteras och beslutas i samband med byggmöten.

De intervjuade uppger att upphandlingsprocessen kopplat till investeringar har förbätt-rats genom att bättre stöd från upphandlingsenheten erhållits.

3.3.2. Investeringsprojekt Skillingavallen Upphandling av totalentreprenad avseende nya allvädersbanor för löpning, hopp och kast på befintlig IP genomfördes under augusti 2014. Förfrågningsunderlaget arbetades fram tillsammans med konsultföretaget 3P arkitektur AB. Två entreprenörer lämnade anbud, Peab och Svenska Sportsbygg AB. Av tilldelningsbeslutet framgår att Svenska Sportsbygg AB lämnat det mest fördelaktiga anbudet, 3,4 mnkr, och därmed vann anbudstävlan. Det framgår även att avtalet kan träda i kraft först när kommunfullmäktige fattat beslut om budgetramar för 2015.

Av PM från 14 april 2015 framgår att Svenska Sportbygg AB, numera Polytan Scandinavia AB, vann upphandlingen men att inget avtal tecknades då anbudet inte rymdes inom pro-jektbudgeten. I PM framgår att en förenklad lösning på renoveringen tagits fram av entre-prenören och som även godkänts av kommunen. Förändringarna finns specificerade och den totala entreprenadsumman uppgick därefter till 2,2 mnkr. Ingen ny upphandling ge-nomfördes.

Inga ÄTOR har identifierats.

3.3.3. Investeringsprojekt Thuleparken Upphandling av entreprenör för utveckling av Thuleparken har skett. 27 maj 2015 teckna-des avtal med MR. Avtalad anbudssumma för utveckling av parken innefattande både markarbeten, inköp samt uppförande av utrustning uppgick till sammanlagt 5,3 mnkr.


11 av 18

Två godkända ÄTOR finns på totalt 335 tkr. Dessa avser VA-projektering, elkraft och be-lysningsprojektering som inte ingick i det ursprungliga anbudet, samt omprojektering av grundutförande då en option inarbetades i utförandet.

3.3.4. Investeringsprojekt Cirkulation Östra storgatan Upphandling av cirkulationsplatsen har skett med enkelt förfarande. Ett anbud från Tranab Markbyggnad AB inkom. Offererat pris uppgick till 2,99 mnkr. Kommunen teck-nade avtal med leverantören.

Godkända ÄTOR från Tranab Markbyggnad AB uppgår till 603 tkr. Den sammanställning som finns visar att ÄTORna avser ett flertal olika punkter där större poster avser extra arbete för sen information, fundament till konstverk, ledning dagvatten, belysning rondell samt asfalt vid infart.

3.3.5. Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Det finns en policy för upphandling som gäller alla former av upphandling. Vår uppfattning är att policyn har efterlevts för de granskade projekten.

Vår bedömning är att rutinerna kring ÄTOR kan stärkas. Det finns inga rutiner som anger hur ÄTOR över budget ska hanteras, dvs godkännas och återrapporteras. Detta bör regle-ras i investeringsriktlinjerna.

3.4. Avtalsefterlevnad

Det finns avtal med de leverantörer som anlitas och uppföljning sker att köpta va-ror och tjänster är enligt avtal.

3.4.1. Iakttagelser Det är kommunens generella riktlinjer för upphandling och attest av fakturor som gäller för investeringsprojekt och som ska säkerställa att upphandling sker korrekt samt att kon-troller av leverantörsfakturor sker.

Avtalsefterlevnad upplevs dock inte av de intervjuade vara något problem. Det är en liten kommun med få projekt per person. Det gör att det är enkelt vid attest av inkommande fakturor att veta att det är rätt kvalitet och kvantitet till rätt pris eftersom varje projektle-dare endast hanterar ett fåtal projekt.

3.4.2. Investeringsprojekt Skillingavallen Totalt har fem fakturor inkommit tillhöriga projektet. Tre av dessa avser fakturor från Polytan Scandinavia AB och uppgår till totalt 2,1 mnkr. Vi har inte tagit del av någon fak-tureringsplan. Fakturor har även inkommit från Ramböll Sverige AB på 4 tkr avseende projektledning samt från Norconsult AB på 71 tkr avseende markprovtagning.

3.4.3. Investeringsprojekt Thuleparken Vi har stickprovsvis granskat ett antal av de fakturor som inkommit i projektet. Inga avvi-kelser har identifierats.

I


12 av 18

I 3.4.4. Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Det finns generella riktlinjer för upphandling och attest av fakturor.

Vi har inte identifierat några fakturor som inte varit tillhöriga projektet. Vi har inte heller identifierat några fakturor som attesterats felaktigt eller inte varit i överensstämmelse med avtal. Vi vill dock betona att vår granskning av fakturor inte omfattar samtliga faktu-ror utan endast ett fåtal.

3.5. Projektkalkyler och återrapportering

Projektkalkyler upprättas och följs upp löpande med kontinuerlig återrapportering till politisk beslutsnivå

3.5.1. Iakttagelser Det finns i riktlinjen för investeringar inget krav på att en ekonomisk kalkyl ska upprättas eller information om hur den skulle kunna utformas. Det är upp till varje förvaltning att efter behov utforma egna kalkyler. Eventuella projektkalkyler som upprättas ingår inte heller i beslutsunderlagen som tillställs kommunstyrelsen i samband med investeringsbe-slut. Där lämnas en övergripande ekonomisk information, ofta som ett totalbelopp för hela investeringen. Besluten från kommunstyrelsen omfattar förstudie och projektering för projekten. Vad den slutliga investeringsutgiften landar på beror på utfallet av upp-handlingen. Investeringsbudgeten för projektet justeras beroende på utfallet.

Större investeringsprojekt följs upp av planeringsutskottet och genom föredragning för kommunstyrelsen om det varit avvikelser. De kan löpande ta ställning till projektets in-riktning. Genom planeringsutskottet får politikerna också tillgång till samtliga tjänstemän som arbetar med investeringar och kan ställa frågor direkt. Det ger även möjlighet att dis-kutera kring vilken fortsatt information som önskas. I planeringsutskottet ingår kommun-styrelsens och samhällsbyggnadsnämndens presidier. Planeringsutskottet har protokoll-förda möten.

De intervjuade upplever att de är uppdaterade och välinformerade om de investeringspro-jekt som pågår. Större projekt har haft en mer frekvent återrapportering. Den förank-ringsprocess som finns anser de vara tillräcklig. Hela kommunstyrelsen far information genom föredragningar vid sammanträden. Den politiska majoriteten och oppositionen har samma möjligheter att få information, ställa frågor och följa upp.

Vart efter investeringsprojekten har ökat i omfattning har även behovet av uppföljning ökat. Kvaliteten på den uppföljning som ges har enligt de intervjuade ökat de senaste åren. Det finns en önskan om att omgående få återkoppling om projektplaner avviker gäl-lande ekonomi och tidsplaner. Minst en gång per månad har planeringsutskottet eller kommunstyrelsen möjlighet att ta del av uppföljning. Tätare uppföljning anses inte vara nödvändig.


13 av 18

i

3.5.2. Investeringsprojekt Skillingavallen Vi har inte tagit del av någon kalkyl för projektet. Enligt de tjänsteskrivelser vi har tagit del av utgjorde anbudet från Polytan Scandinavia AB med vissa justeringar grund för det äskande om investeringsmedel som gjordes.

Vi har i de protokoll från planeringsutskottet vi har tagit del av inte noterat att projektet Skillingavallen återrapporterats. Investeringsprojektet har inte heller följts upp separat i årsredovisningen för 2015.

3.5.3. Investeringsprojekt Thuleparken Det har i juni 2014 upprättats en grovkalkyl för Thuleparken. Kalkylen upprättades av Funkia landskapsarkitekter. Den är fördelad på 19 olika delområden som exempelvis mul-tiplan, scen, vattenlek, klätterlek, parkgångar, biotop, och cykelkullar. Totalt bedöms ut-giften uppgå till 6,7 mnkr. Utgifterna fördelas per kvadratmeter.

Ytterligare en grovkalkyl upprättades av Funkia landskapsarkitekter i december 2014. Kalkylen omfattade enbart etapp 2 och uppgick till 5,5 mnkr.

Vi kan baserat på de underlag vi har tagit del av inte se att kalkylerna bifogats som un-derlag till kultur- och tekniknämnden eller kommunstyrelsen. Däremot uppger de inter-vjuade att de har fått omfattande information om projektets bedömda investeringsutgifter innan beslut fattades.

Projektet har återrapporterats till planeringsutskottet den 28 september 2015. Där fram-går att etapp 2a, lekplatsdelen är klar och har besiktigats. I årsredovisningen för 2015 följs projektet upp. Det nämns även som en del av måluppfyllelsen för att Gnesta ska vara at-traktivt att leva, verka och bo i.

I juni 2016 har investeringsuppfölning efter april lämnats till kommunstyrelsen. Gällande Thuleparken, som var den största investeringen, noteras ett utfall om 5,9 mnkr vilket in-nebär en budgetavvikelse om 400 tkr. Avvikelsen förklaras av justering av gångvägens belysning.

3.5.4. Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet delvis uppnåtts. Ekonomiska kalkyler av varierande kvalitet upprättas. Det bör av riktlinjerna framgå vilken information och vilken detaljeringsnivå som krävs för investeringsprojekt för att vara tillräcklig. Det bör även anges vid vilka be-slutstidpunkter kalkylen måste upprättas. De ekonomiska kalkylerna som ligger till grund för de initiala besluten är i de granskade projekten är på en övergripande nivå. Initialt kan detta vara tillräckligt eftersom det i det första skedet inte är motiverat att lägga ner mer tid och resurser. Den ekonomiska informationen bör dock utvecklas vart efter projekten fortskrider för att ytterligare förbättra beslutsunderlagen och öka spårbarheten för nämn-den och kommunstyrelsen.

Den återrapportering som sker till nämnden bör formaliseras. Det bör av investeringsrikt-linjerna framgå vad återrapporteringen ska innehålla samt hur större avvikelser ska han-teras. Den muntliga föredragning som sker kan med fördel kompletteras med regelbun-den dokumenterad uppföljning.


14 av 18

3.6. Systemstöd

Det finns ett ändamålsenligt systemstöd för uppföljning och redovisning per pro-jekt.

3.6.1. Iakttagelser Det finns inget systemstöd för projektredovisning. Den uppföljning och de sammanställ-ningar som görs upprättas manuellt i excel. Samtliga investeringsutgifter tillhörande ett projekt sammanställs och summeras i ett excelark av ekonom vid kommunledningskon-toret. I sammanställningen framgår projektnummer, projektets namn, beslutad investe-ringsram, upparbetade utgifter samt kvarvarande budget. Uppdatering sker löpande. Ut-drag från ekonomisystemet Agresso med samtliga fakturor tillhörande ett projekt kan tas fram för uppföljning. Hur uppföljningen utformas är upp till varje projektledare.

Kommunen ser ett behov av att hitta ett lämpligt verktyg för projektredovisning och upp-följning.

3.6.2. Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet inte uppfylls. Det finns inget ändamålsenligt system-stöd för uppföljning och redovisning av investeringsprojekt. Den uppföljning som sker är genom manuella sammanställningar i excel. Det saknas även riktlinjer för hur uppfölj-ningen ska struktureras för att vara ändamålsenlig. Kommunen är medveten om behovet och ett arbete med att anskaffa lämpligt systemstöd pågår.

3.7. Projektavslut och uppföljning

Projektavslut hanteras korrekt i samband med färdigställande och ekonomisk upp-följning sker mot förkalkyl.

3.7.1. Iakttagelser Det finns inget ändamålsenligt verktyg för uppföljning av investeringsprojekt. Det saknas även riktlinjer för hur avslutade projekt ska slutredovisas. Det upp till varje projektledare att hitta sin egen rutin. Central uppföljning av investeringsprojekten inklusive likviditets-uppföljning sker varje tertial. De intervjuade uppger att den övergripande uppföljningen fungerar men att den detaljerade uppföljningen per projekt är bristfällig.

3.7.2. Investeringsprojekt Skillingavallen Projektet har inte avslutats varför ingen slutrapport upprättats.

3.7.3. Investeringsprojekt Thuleparken En slutrapport för investeringsprojektet har upprättats av ansvarig projektledare. Slut-rapporten beskriver bakgrund till projektets genomförande. Det görs även en ekonomisk uppföljning som beskriver investeringskostnader budget i förhållandet till utfall. Där framgår att projektets budget uppgick till 7,6 mnkr samt att utfallet per bokslutet 2015 uppgick till 7,7 mnkr. Avvikelsen förklaras av kvalitetshöjande åtgärder. De strategiska

Oktober 2016


överväganden som gjorts initialt samt under projektets gång beskrivs. Det framgår till exempel att vissa förenklingar gjorts för att säkerställa att projektet genomfördes inom befintlig budgetram. Även i slutrapporten bedöms driftkostnaden till 300 tkr per helår.

En summering av projektets ändrings- och tilläggsarbeten görs. Totalt summerar de till 150 tkr och förklaras av högre kvalitet på växter, elarbeten, nya gungställningar samt åter-ställande av gräsytor. Återstående arbete beskrivs inklusive uppskattad tillkommande kostnad. Sammanlagt återstår uppskattningsvis 25 tkr att fakturera. Det framgår även att det inkommit klagomål på klätterleken beroende på att det finns sprickor. Problemen har vid rapportens avgivande inte gått att lösa. Det framgår inte om de åtgärder som eventu-ellt kan komma att vidtas medför några kostnader.

3.7.4. Investeringsprojekt cirkulationsplats Östra Storgatan Projektet har inte avslutats varför ingen slutrapport upprättats. Dock har anläggningstill-gången tagits i bruk vilket innebär att avskrivningar bör påbörjas. Det har inte skett vilket förklaras av att slutbesiktning inte skett.

3.7.5. Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet inte uppfylls. Det finns inga riktlinjer för uppföljning av investeringsprojekt. Vi rekommenderar att det tas fram.

Vår bedömning är dock att den slutrapport som upprättats för Thuleparken är tillräcklig. Det finns en ekonomisk uppföljning samt förklaringar till avvikelser och en genomgång av de ändrings- och tilläggsarbeten som uppkommit. Det finns även en beskrivning av hur projektet förändrats över tid.

Oktober 2016


4. Revisionell bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen inte har en tillräcklig styrning, kontroll och upp-följning av projekt och investeringar. Vår bedömning baseras på följande iakttagelser:

• De interna riktlinjer som finns gällande investeringar inte är tillräckliga. Det saknas information om vilka underlag som krävs för att beslut om investeringar ska kunna fatta. Det saknas information om vid vilka beslutstillfällen kalkylerna ska uppdateras för att utgöra ett tillräckligt beslutsunderlag.

• Det saknas även riktlinjer kring hur uppföljning ska ske och till vem återrapportering-en ska göras. Det saknas även finnas rutiner för att säkerställa att nödvändiga poli-tiska beslut om omdisponering av investeringsmedel alternativt tilläggsäskanden sker i tid.

• Systemmässiga och manuella kontroller för att säkerställa efterlevnad av rutiner och riktlinjer saknas. Dessa skulle exempelvis kunna kopplas till kommunstyrelsens in-ternkontrollplan.

• Underlagen inför prioriteringar och beslut om investeringar bör formaliseras ytterli-gare. Delar av den information som ligger till grund för beslut är muntlig vilket gör att det blir otydligt på vilka grunder beslut har fattats.

• Rutinerna kring ÄTOR kan stärkas. Det saknas rutiner för hur ÄTOR över budget ska hanteras, dvs godkännas och återrapporteras. Detta bör regleras i investeringsriktlin-jerna.

• Ekonomiska kalkyler av varierande kvalitet upprättas. Riktlinjer bör tas fram. Det bör även anges vid vilka beslutstidpunkter kalkylen måste upprättas. De ekonomiska kal-kylerna som ligger till grund för de initiala besluten är i de granskade projekten är på en övergripande nivå.


• Det saknas ändamålsenligt systemstöd för uppföljning och redovisning av investe-ringsprojekt. Den uppföljning som sker är genom manuella sammanställningar i excel. Det saknas även riktlinjer för hur uppföljningen ska struktureras för att vara ända-målsenlig. Kommunen är medveten om behovet och ett arbete med att anskaffa lämp-ligt systemstöd pågår.

• Det saknas riktlinjer för uppföljning av investeringsprojekt. Vår bedömning är dock att den slutrapport som upprättats för Thuleparken är tillräcklig.

i


17 av 18

/(frifitb Tobias Bjöör Uppdragsled

Rebecka Hansson Projektledare

i 4.1. Rekommendationer Med anledning av genomförd granskning lämnar vi följande rekommendationer.

• De interna riktlinjer som finns gällande investeringar bör uppdateras och utvecklas. De bör innehålla information om vilka underlag som krävs för att beslut om investe-ringar ska kunna fattas, vilka beslutstillfällen kalkylerna ska uppdateras för att utgöra ett tillräckligt beslutsunderlag, till vem återrapporteringen ska göras.

• Rutiner för att säkerställa att nödvändiga politiska beslut om omdisponering av inve-steringsmedel alternativt tilläggsäskanden sker i tid bör införas.

• Systemmässiga och manuella kontroller för att säkerställa efterlevnad av rutiner och riktlinjer bör införas. Dessa skulle exempelvis kunna kopplas till nämndens internkon-trollplan.

• Rutinerna kring ÄTOR bör stärkas så att det framgår hur ÄTOR över budget ska han-teras, dvs godkännas och återrapporteras.


• Ett ändamålsenligt systemstöd för projektredovisning bör införas.

• Riktlinjer för uppföljning av investeringsprojekt bör införas.

2016-11-02


18 av 18

gnesta kommun -x · • ett ändamålsenligt systemstöd för projektredovisning bör införas. •...

Documents