göteborgs universitet förnyas – flera förändringssteg

www.gu.se

Göteborgs universitet förnyas

Implementeringsarbete – ny administrativ organisation och nytt arbetssättFakultetsperspektivetKompetensutveckling

Rektors chefs- och prefektmöte 2012-06-11

Göteborgs universitet förnyas - implementering

2023-04-19

www.gu.se

Göteborgs universitet förnyas – flera förändringssteg

• Vision 2020 – handlingslinjer och prioriteringar för perioden 2013-2020

• Ny arbetsordning och ny delegationsordning från och med 1 juli 2012

• Ny funktionell administrativ organisation och nytt arbetssätt på plats i januari 2013

2023-04-19Göteborgs universitet förnyas - implementering

www.gu.se

Utforma Arbetsordnin

g

Resultat • Arbetsordning• Delegations-

ordning

Utforma framtida gemensamma arbetssätt och definiera kompetenskrav

Resultat• Beskrivning av

framtida gemensamma arbetssätt

• Definition av kompetenskrav

Specificera befintlig kompetens

Utforma struktur för den administrativa organisationen

Input

Input


framtida administrativ funktionell organisation och forum


befintlig kompetens

Etapp 2,5

Resultat• Insikt om

respektive förändringsresa

• Acceptans • Detaljerad plan

för hösten • Ta emot

resultaten• Bedöma resursbehov

i processerna• Genomföra riskanalys• Specificera respektive nuläge• Definiera eventuellt

kompetensgap• Utforma modell för bemanning

A-D

Input

• Realisera

Resultat• Nytt

arbets-sätt

Implementering

Göteborgs universitet förnyas – tillvägagångssätt gällande Arbetsordning och Delegationsordning samt funktionell administrativ organisation

Maj-sep 2011

Okt-dec 2011

Okt 2011-apr 2012

Mar-apr 2012

Apr-maj 2012

Vår-sommar2012

Höst2012

1/12013

Resultat• Nya

dekaner• Nya

prefekter

1/72012


www.gu.se

Jul Aug Sep Okt Nov Dec Q2 Implementering

Q1

2012 2013

26/4 Information i

styrelsen

• Bedöma resursbehov i processer och organisation

• Definiera eventuellt kompetensgap

• Bemanna organisationen• Etablera administrativ

organisation• Etablera roller och arbetssätt

för processutveckling, inkl. processansvar

• Genomföra utbildning • Fortsatt utveckling av

stödprocesser

Rektors beslut om ny administrativ organisation

Apr Maj Jun

• Nya chefer valda/utsedda • Detaljering av

organisationsförslag• Samordna administrativ

organisation och stödprocesser

• Genomföra kompetenskartläggning

• Definiera konsekvenser och skapa förutsättningar

• Utforma utbildningspaket• Beslutsunderlag om

processverktyg• Utforma tillvägagångssätt för

bemanning av administrativ organisation

• Genomföra riskanalys• Formera organisation för

realisering, samordning och införandegrupper

• Information till berörda nyckelpersoner

Ny administrativ organisation

Förutsättningar inför implementering

Implementering av organisation och arbetssätt

Tidplan


Budgetarbetet startar

www.gu.se

Syfte och kännetecken

• Tydligt ansvar och uppdrag för alla organisationsdelar• Ändamålsenliga samordningsfunktioner• Effektiva ledningsfunktioner• Stöd till processorienterat arbetssätt• Ökad tillgänglighet för medarbetare, studenter och allmänhet

• Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska, när införandet och övergångskostnader är tagna, utgöra en minskad andel av universitetets totala resurser


www.gu.se

FUS

Fakultet KanslichefFakultet

Kanslichef

Universitetsledning

Information och

utbildning

SamordningsledareSamordningsgrupp

Samordningsforum• Förvaltningschef/

samordningsledare• Kanslichefer/samordnade

chefer

Ledningsrådet

Modell för bemanning

Administrativ organisation

Institution Administrati

v chef


v chef

FakultetKanslichef

Gemensamma

förvaltningen


v chef

Införandegrupper


Implementerings-organisation

STABPEM INFRA

www.gu.se

Samordningsgrupp

• Lars Nilsson• Anna Lindholm• Håkan Berg• Marina Ghersetti• Peter Kim• Hannah Saldert (student)• Karoline Axelson• Ytterligare stödresurser kan adjungeras efter behov


2023-04-19

www.gu.se

Rektors beslut 2012-05-02 och 2012-05-23

• Beslut om principer för ny administrativ organisering av stödprocesser inom Göteborgs universitet

• Dekaner, prefekter och förvaltningschefen ges i uppdrag attorganisera stödverksamheten för respektive nivå

• Samordningsgruppen ansvarar för att en mer detaljerad beskrivningtas fram i samverkan med institutioner, fakulteter och den gemensamma förvaltningen

• Att införandet av den nya administrativa organisationen ska påbörjas snarast och vara genomförd senast i januari 2013

samt• Hantering av övergångsperioden 1 juli till 31 december 2012


2023-04-19

www.gu.se

Ledningsgrupp

Ämnen/verksamhetsindelning

• Ekonomi• PA/HR• Utbildning/forskning/samverkan• Kommunikation• Infrastruktur • Allmän administration

Teknisk chef

Prefekt

Viceprefekt

Institution

Administrativ chef

Proprefekt


Institutionsråd

www.gu.se

Institution

Kanslichef

• Strategisk verksamhetsplanering och budget• Utbildning• Forskning/samverkan• Kvalificerat stöd till lärarförslagsnämnden• Kommunikation• Övrig fakultetsrelaterad administration

InstitutionInstitution

Fakultet Dekanus

Vicedekanus

Prefektråd

Prodekanus

Ledningsgrupp


Fakultetsstyrelse

www.gu.se

Gemensamma förvaltningen

Förvaltningschef

Forskning/Utbildning/Samverkan • Forskning-

och innovation• Samverkan • Rekrytering av

studenter• Antagning • Examina • Studie- och

karriärvägledning • Kommunikation• Internationalisering• Analys och

utvärdering

Personal/Ekonomi/Myndighet• Personal• Ekonomi • Kommunikation • IT-stab• Projektkontor • Miljöenhet• Myndighetsstöd

Universitetsledningens stab• Samordning • Kommunikation• Verksamhetsplanerin

g• Intern styrning

och kontroll • Ägarstyrning • Stöd till

universitetsledningen

Infrastruktur• IT-avdelning• Servicecenter • Lokaler• Investeringar• Vaktmästeri• Facility

Management• Säkerhet • Lokalvård• Kommunikation

Övergripande uppgifter• Samordning • Normering • Effektivisering • Expertis• Planering

Samordnande chef Samordnande chef Samordnande chef Chef


www.gu.se


Gemensamma förvaltningen – arbetssätt – principskiss

Forskningsservice/Utbildning/ Samverkan

Personal/Ekonomi/Myndighet Infrastruktur

F U S I IT L

FKInst

Inst

FKInst

Inst

Inst

Team

Team Team TeamService-center

Campus

1. Institutioner och fakultetskanslier vänder sig till sitt team.

2. Teamet svarar direkt eller tar hand om frågan.

3. Vid behov tar teamet frågan vidare.

Team 1• Personal• Ekonomi



P E M

2023-04-19

www.gu.se


2023-04-19

STÖD

PROCESS

LEDNING OCH STYRNING

ORGANISATION

PERSPEKTIV

Beställning

Utförande

Vision och mål

Begäran om åtgärd

Direktiv

StrategierMål Styrmodell Policies Kultur

UppdragVision Kunder Intressenter Erbjudande

Leverantör

Input

Kund

Output

Abc...

Linje Forum Roller Individ/kompetens

Verksamhet

www.gu.se

Tid- och aktivitetsplan för implementeringen

• Avstämning i ledningsrådet 2/5• AC/KC-möte 4/5• Information om kompetenskartläggningen till alla chefer 9/5• Kompetenskartläggningen genomförs 14/5-27/5• Alla införandegrupper bemannande och startade senast 15/5• Nulägesanalys av resurser och kostnader 22/5• Informationsmöten till chefer och medarbetare 16/5, 21/5 och

28/5• Samordningsforum har sitt första möte 29/5• Resultat av kompetenskartläggningen• MBL-samverkan om bemanning m.m.• Rektors chefs- och prefektmöte 11/6• Erbjudande om informations- och dialogmöten till

tillträdande prefekter m.fl. 13/6, 14/6, 18/6, 19/6, 20/6, 21/6 – 7 tillfällen 2023-04-19Göteborgs universitet förnyas -

implementering

Dessa möten kan ni

boka här idag!

www.gu.se

Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning

• Kommunikationsarbetet i den nya organisationen• Tjänstebenämningar i den nya organisationen• Införandegrupper detaljerar organisationsförslaget senast

20/6• Resursbedömningar enligt organisationsförslaget senast 20/6• Samordna stödprocesser och administrativ organisation • Normerande beslut succesivt från och med 1 juli

• Beslut om processverktyg och processansvariga i september för fortsatt utveckling av stödprocesser

• Ledar- och kompetensutvecklingsinsatser startar i augusti/september

• Lokala arbetsmiljökommittéer klara med riskanalyser 24/9


www.gu.se

Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning

• Chefsseminarium 10-11/9• Utbildningspaket för olika roller framtagna i september 2012• Bemanningsarbetet fortsätter augusti-oktober 2012• Budgetarbetet för 2013 påbörjas september/oktober 2012• E-handelssystem implementeras med start i oktober• Instrument för kostnadskontroll tas fram senast i december

2012


www.gu.se

Information och kommunikation

• Fortsatt information och nyheter via www.gu.se• Fortsatt information via rektors nyhetsbrev• E-postadress direkt till samordningsgruppen

[email protected]• Informationsbrev till alla chefer och införandegrupperna

en gång per vecka• Informationsmöten för chefer och administrativ personal har

genomförts under maj – fem tillfällen 16/5, 21/5, 28/5• Tillgänglighet för prefekter och dekaner m.fl. efter

11/6 • Ytterligare informationsmöten för all personal under hösten

2012


Boka idag!

http://www.gu.se/

mailto:[email protected]

www.gu.se


GF

Fak

Inst

Omdisponering inom Institutionen/motsvarande

Bemannings- och omdisponeringsbehov anmäles till ”bemanningsgruppen”

Gruppen hanterar förslaget med en övergripande överblick och informerar de fackliga organisationerna.

Flera alternativ:• Komptensutveckling• Intern annonsering• Extern annonsering• Kompetenskartläggnin

gen• Annat

Åtgärder t ex:• Medarbetarportalen• Introduktions-/utvecklingsåtgärd• Till Dekan för beslut om extern

annonsering

Institutionen/motsvarande ansvarar för formalia.

Rutin för transparentbemanning

2023-04-19

www.gu.se

Andra frågeställningar

• Enstaka fakultetsspecifika förutsättningar Fortsatt dialog mellan rektor och dekan

• Organisatoriska lösningar utanför linjeorganisationen Lokalfrågorna (Campus, Servicecenter). Arbete pågår IT-styrelse och beställarutskott för IT-verksamheten Utbildningsnämnden på plats i början av höstterminen

• Vi har ett ”nyrekryteringsstopp” Vi kan hamna i en situation där vi både har rekryteringsbehov och en slags övertalighet


www.gu.se

Kontroll över utvecklingen

Vi har tagit fram tre nyckeltal som ger oss en bild över personalsituationen före och där vi kan mäta efter• SUHF:s ekonomiredovisning nedbrutet på institution/avdelning• andelen administrativ personal i relation till samtliga anställda

per institution/motsvarande • BESTA-kodningen på ett antal familjer vilket ger en bild av

kompetensflöden

• Instrument för fortlöpande kostnadskontroll av stödverksamheten ska finnas framme i december 2012


www.gu.se

Fakultetsperspektivet

• Några tankar och erfarenheter utifrån Handelshögskolan och dekanus Per Cramér


www.gu.se

Kompetenskartläggningen

• Resultat• 1 234 besvarade enkäten av 1 961 mottagare (63 %)• Flest svar från Handelshögskolan (82 %)• Utbildningsnivå: eftergymnasial utbildning inkl.

forskarutbildning (77 %)• Intresse av andra arbetsuppgifter (31 %)• Intresse av att byta arbetsplats (26 %)• Genom kompetensutveckling (43 %)• Vill inte ta ställning nu (42 %)

• Används till utvecklingssamtal mellan chef och medarbetare samt som underlag i det fortsatta bemanningsarbetet.


www.gu.se

Kopmetensutvecklingsfrågor


Tid Vision 2020 Organisationsförnyelse Ledar- och kompetensutveckling Ej tidsplanerat/löpande utv.aktiviteter4/6 Gemensam avstämning inför chefs- och prefektmöte 11/64/6 MBL-samverkan Chefshandledning/coaching

W 23 Resultat av kompetenskartläggningen Ledningsgruppsstöd/grupputveckling5/6 Samordningsforum

11/6 Chefs- och prefektmöte Chefs- och prefektmöte Chefs- och prefektmöte Utvecklingssamtal13/6 Dialogmöte för "prefekter" Nödvändiga samtal14/6 Information och diskussion14/6 Dialogmöte för "prefekter" Dialogmöte för "prefekter" Ekonomipel för institutionsråden15/6 MBL-samverkan18/6 Dialogmöte för "prefekter" " Ekonomiverktyg18/6 Samordningsforum19/6 Dialogmöte för "prefekter" " Affärsjuridik20/6 Dialogmöte för "prefekter" " Infrastruktur20/6 Organisationsförslag + resursbehov21/6 Dialogmöte för "prefekter" "

Augusti Fortsatt bemanningsarbeteAugusti Arbeta i ledningsgrupp (Kallelse)

September Fortsatt bemanningsarbete5 el. 6/9 Leda och kommunicera i förändring (Kallelse)

6/9 Beslut i styrelsen10/9-11/9 Implementeringsdagar Varberg Implementeringsdagar Varberg Implementeringsdagar i Varberg

18/9 Arbetsmiljö 1 (obl.)25-26/9 Chef, ledare eller både och…(Kurstart)

28/9 Konflikthantering (Kursstart)Oktober Fortsatt bemanningsarbeteOktober Verksamhetsuppdrag !!!! Budgetarbetet inför 2013 startar3-4/10 Ekonomispel (obl.)9/10 Arbetsmiljö 2 (obl.)

24-25/10 Ekonomispel (obl.) Utbildning för administrativ personal:November Fortsatt bemanningsarbete Utbildning

6/11 Arbetsgivarrollen (Kallelse) HR22/11 Arbetsrätt 1 (obl.) Ekonomi

December Bemanningsarbete avslutas KommunikationDecember Budget inför 2013 klara Ledning (adm. chefer på inst.)

4/12 Arbetsrätt 2 (obl.) Ledning inom utbildning (studierektorer)

Januari Organisationsarbetet avslutas15/1 Förvaltningskunskap 1 (obl.)29/1 Förvaltningskunskap 2 (obl.)

www.gu.se

Ledar- och kompetensutveckling

• Obligatoriska chefsutbildningar

• Chefsutbildningar med anledning av omorganisationen

• Ordinarie chefs/ledarutbildningar som erbjuds

• Individuellt stöd till chefer/ledare


www.gu.se


Obligatoriska chefsutbildningar:

• Arbetsmiljö för chefer – 2 dagar

• Arbetsrätt för chefer – 2 dagar

• Förvaltningskunskap för chefer – 2 dagar

• Ekonomi för chefer – 2 dagars ekonomispel

Chefsutvecklingsprogrammet, ca 13 dagar under ett läsår


www.gu.se


Chefsutbildningar med anledning av omorganisationen:

• Arbeta i ledningsgrupp

• Leda och kommunicera i förändring

• Arbetsgivarrollen

(¾ dagar)


www.gu.se


Ordinarie chefs/ledarutbildningar som erbjuds:

• Chef, ledare eller både och – vad innebär det för mig? (4 dagar)

• Konflikthantering för ledare – 1 heldag och 5 halvdagar• Nödvändiga (svåra) samtal• Utvecklingssamtal• Grupputveckling• Att arbeta i styrgrupp• Beställa projekt

• Affärsjuridik (planeras)


www.gu.se


Individuellt stöd till chefer/ledare:

• Handledning/coaching/stödsamtal(Coachingpool finns – interna och externa personer)

-----

• Kartläggning av ledningsgrupp (GDQ)• Stöd i ledningsgruppsutveckling


www.gu.se


Utbildning för administrativ personal:

• Utbildningsadministration• HR• Ekonomi• Kommunikation• Ledning (administrativa chefer på institution)• Ledning inom utbildning (studierektorer)


www.gu.se


Mer info och anmälan på: http://www.pa.adm.gu.se/kompetensutveckling


http://www.pa.adm.gu.se/kompetensutveckling

http://www.pa.adm.gu.se/kompetensutveckling

www.gu.se

Innehåll

• Inledning• Stödprocess; exempel Utbildningsadministration

– Processöversikt– Nivå 1-beskrivning – Nivå 2-beskrivning

• Administrativ organisation; förslag – Institution – Fakultet – Gemensamma förvaltningen, struktur – Gemensamma förvaltningen, arbetssätt

• Allmänt om implementeringen


Frågor

2023-04-19

Kom i håg!Boka

informations- och

dialogmöten idag!

göteborgs universitet förnyas – flera förändringssteg

Documents