göteborgs universitet förnyas implementering av ny administrativ organisation och nytt arbetssätt...

www.gu.se

Göteborgs universitet förnyasImplementering av ny administrativ organisation och nytt arbetssätt

Information till alla medarbetare i september 2012

Göteborgs universitet förnyas – implementering

2023-04-22

www.gu.se

Presentationsagenda

• GU förnyas – hur då och varför?• Vad händer just nu och fram till årsskiftet?• Hur går bemanningen till?• När har vi ställt om till ny organisation?• Ekonomi och effektivisering – hur?• Är allt klart den 1/1-2013?• Frågestund

2023-04-22Göteborgs universitet förnyas – implementering

www.gu.se

Göteborgs universitet förnyas – flera förändringssteg

• Vision 2020 – handlingslinjer och prioriteringar för perioden 2013–2020

• Ny arbetsordning och ny delegationsordning från och med 1 juli 2012

• Ny funktionell administrativ organisation och nytt arbetssätt på plats i januari 2013


www.gu.se


2023-04-22

STÖD

PROCESS

LEDNING OCH STYRNING

ORGANISATION

PERSPEKTIV

Beställning

Utförande

Vision och mål

Begäran om åtgärd

Direktiv

StrategierMål Styrmodell Policies Kultur

UppdragVision Kunder Intressenter Erbjudande

Leverantör

Input

Kund

Output

Abc...

Linje Forum Roller Individ/kompetens

Verksamhet

www.gu.se

Antal institutioner 2006–2013:57 44 37

Nya ledningspersoner 1/7-2012:8 dekaner varav 3 nya37 prefekter varav 16 nya


www.gu.se

Utforma Arbetsordnin

g

Resultat • Arbetsordning• Delegations-

ordning

Utforma framtida gemensamma arbetssätt och definiera kompetenskrav

Resultat• Beskrivning av

framtida gemensamma arbetssätt

• Definition av kompetenskrav

Specificera befintlig kompetens

Utforma struktur för den administrativa organisationen

Input

Input Resultat

• Beskrivning av framtida administrativ funktionell organisation och forum

Resultat• Beskrivning av

befintlig kompetens

Etapp 2,5

Resultat• Insikt om

respektive förändringsresa

• Acceptans • Detaljerad plan

för hösten • Ta emot

resultaten• Bedöma resursbehov

i processerna• Genomföra riskanalys• Specificera respektive nuläge• Definiera eventuellt

kompetensgap• Utforma modell för bemanning

A-D

Input

• Realisera

Resultat• Nytt

arbets-sätt

Implementering

Göteborgs universitet förnyas – tillvägagångssätt gällande arbetsordning och delegationsordning samt funktionell administrativ organisation

Maj-sep 2011

Okt-dec 2011

Okt 2011-apr 2012

Mar-apr 2012

Apr-maj 2012

Vår-sommar2012

Höst2012

1/12013

Resultat• Nya

dekaner• Nya

prefekter

1/72012


www.gu.se

Syfte och kännetecken

• Tydligt ansvar och uppdrag för alla organisationsdelar• Ändamålsenliga samordningsfunktioner• Effektiva ledningsfunktioner• Stöd till processorienterat arbetssätt• Ökad tillgänglighet för medarbetare, studenter och allmänhet

• Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska, när införandet och övergångskostnader är tagna, utgöra en minskad andel av universitetets totala resurser

• Dessa förutsättningar samt beslutad arbetsordning och delegationsordning samt rektors beslut om principorganisation gäller som ”checklista” för resursdimensioneringar och avgränsningar mellan olika administrativa nivåer


www.gu.se

FUS

Fakultet KanslichefFakultet

Kanslichef

Universitetsledning

Information och

utbildning

SamordningsledareSamordningsgrupp

Samordningsforum• Förvaltningschef/

samordningsledare• Kanslichefer/samordnade

chefer

Ledningsrådet

Modell för bemanning

Administrativ organisation

Institution Administrati

v chef


v chef

FakultetKanslichef

Gemensamma

förvaltningen


v chef

Införandegrupper


Implementerings-organisation

STABPEM INFRA

Referensgrupp

5 prefekter

www.gu.se

Tid- och aktivitetsplan för implementeringen

• Avstämning i ledningsrådet 2/5• AC/KC-möte 4/5• Information om kompetenskartläggningen till alla chefer 9/5• Kompetenskartläggningen genomförs 14/5-27/5• Alla införandegrupper bemannande och startade senast 15/5• Nulägesanalys av resurser och kostnader 22/5• Informationsmöten till chefer och medarbetare 16/5, 21/5 och

28/5• Samordningsforum har sitt första möte 29/5• Resultat av kompetenskartläggningen• Rektors chefs- och prefektmöte 11/6• Införandegrupper detaljerar organisationsförslaget senast 20/6• Resursbedömningar enligt organisationsförslaget senast 20/6• Informations- och dialogmöten för tillträdande prefekter m.fl.

13/6, 14/6, 18/6, 19/6, 20/6, 21/6 – 7 tillfällen2023-04-22Göteborgs universitet förnyas – implementering

Genomfört före

sommaren

www.gu.se

Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning

• Kommunikationsarbetet i den nya organisationen• MBL-samverkan om bemanning m.m.• Tjänstebenämningar i den nya organisationen• Normerande beslut succesivt från och med 1/7• Samordna stödprocesser och administrativ organisation • Resursdimensioneringar klara 14/9 + kvarvarande utestående

frågor• Bemanningsarbete startar i slutet av september• Rektorsbeslut om ny administrativ organisation i oktober• Beslut om processverktyg och processansvariga i oktober för

fortsatt utveckling av stödprocesser• Ledar- och kompetensutvecklingsinsatser startar i

augusti/september• Lokala arbetsmiljökommittéer klara med riskanalyser 24/9


www.gu.se

Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning

• Chefsseminarium 10-11/9• Utbildningspaket för olika roller successivt framtagna i

oktober• Bemanningsarbetet fortsätter september–oktober • Budgetarbetet för 2013 påbörjas september/oktober • E-handelssystem implementeras med start i oktober• Instrument för kostnadskontroll tas fram senast i december

2012• Slutrapport från implementeringsprojektet till rektor i

december


www.gu.se

Information och kommunikation

• Fortsatt information och nyheter via www.gu.se• Fortsatt information via rektors nyhetsbrev• E-postadress direkt till samordningsgruppen

[email protected]• Informationsbrev till alla chefer och införandegrupperna

en gång per vecka• Informationsmöten för chefer och administrativ personal har

genomförts under maj – fem tillfällen 16/5, 21/5, 28/5• Tillgänglighet för prefekter och dekaner m.fl. efter 11/6 • Möte med alla införandegrupper 5/9–17/9• Ytterligare informationsmöten för all personal under hösten

2012: 17/9,19/9, 20/9, 24/9, 26/9


http://www.gu.se/

mailto:[email protected]

www.gu.se

Hur går bemanningen till?


www.gu.seGöteborgs universitet förnyas – implementering

Fakultet

Omdisponering inom Institutionen/motsvarande.

Bemannings- och omdisponeringsbehov anmäles

till ”bemanningsgruppen”.

Gruppen hanterar förslaget med en övergripande överblick och informerar de fackliga organisationerna.

Flera alternativ:• Komptensutveckling• Intern annonsering• Extern annonsering• Kompetenskartläggningen• Förhandlingar• Annat

Övrigt t ex:• Medarbetarportalen• Introduktions-/utvecklingsåtgärd• Till dekan för beslut om extern annonsering

Institutionen/motsvarande ansvarar för formalia.

Rutin för transparentbemanning

Gemensamma förvaltningen

Institution

2023-04-22

www.gu.se

Kompetenskartläggningen

• Resultat• 1 234 besvarade enkäten av 1 961 mottagare (63 %)• Flest svar från Handelshögskolan (82 %)• Utbildningsnivå: eftergymnasial utbildning inkl.

forskarutbildning (77 %)• Intresse av andra arbetsuppgifter (31 %)• Intresse av att byta arbetsplats (26 %)• Genom kompetensutveckling (43 %)• Vill inte ta ställning nu (42 %)

• Används till utvecklingssamtal mellan chef och medarbetare samt som underlag i det fortsatta bemanningsarbetet.

2023-04-22Göteborgs universitet förnyas - implementering

www.gu.se

Bemanningsgruppen

• 41 vakanser är anmälda varav 15 är visstidsanställningar 4 allmän administration

9 chefer 10 inom ekonomiområdet 2 inom kommunikationsområdet 11 inom utbildningsområdet

• Det har skett några införhandlingar som inte är inne i systemet ännu

• 2 personer har anmälts disponibla för annat arbete


www.gu.se

Tjänstebenämningar

• Utredningen om tjänstebenämningar är slutförd

• Cirka 180 titlar totalt

• Ska MBL-förhandlas innan tillämpning


www.gu.se

Exempel på tjänstebenämningar


Fakultetskansli

Administrativ assistentAdministratörAlumnadministratörAntagningshandläggareEkonomEkonomiadministratör EkonomicontrollerEkonomihandläggareEvenemangssamordnareForskarutbildningsadministratörForskarutbildningshandläggareForskarutbildningssamordnareForskningsadministratör Forskningsadministratör Forskningshandläggare Forskningssamordnare Handläggare Internationell handläggareKanslichef

KarriärvägledareKommunikationsansvarig KommunikationssamordnareKommunikatörKvalitetssamordnareMiljösamordnare Personalhandläggare ProgramadministratörProgramsamordnareProjektadministratör Projektledare Projektsamordnare Statistiker UtbildningsadministratörUtbildningshandläggareUtbildningssamordnareUtredare WebbadministratörWebbutvecklareVerksamhetscontroller

Institution

Administrativ assistentAdministrativ chef Administrativ samordnareAdministratörAlumnadministratörEkonomEkonomiadministratör EkonomiansvarigEkonomiassistent EkonomihandläggareForskarutbildningsadministratörForskarutbildningshandläggareForskarutbildningssamordnareForskningsadministratör Forskningsadministratör Forskningshandläggare Handläggare

Internationell handläggareKarriärvägledareKommunikatörLikabehandlingssamordnareMiljösamordnare Personaladministratör Personalhandläggare Projektadministratör Projektassistent Projektledare Projektledare bitr Receptionist StudieadministratörStudievägledare UtbildningsadministratörUtbildningshandläggareUtbildningssamordnareWebbadministratörWebbredaktör

Listningen ovan är inte uttömmande

www.gu.se

När har vi ställt om till ny organisation?

• Beslut om övergångshantering gäller 1/7-2012 och längst till 31/12-2012

• Lokalfrågorna (Campus, Servicecenter) – arbete pågår

• IT-styrelse och beställarutskott för IT-verksamheten

• Utbildningsnämnden på plats i början av höstterminen


www.gu.se

Förändringsarbetet vid Göteborgs universitet


Nuvarandesituation

Framtidagemensamma

arbetssätt

Nuvarandesituation

Nuvarandesituation

Nuvarandesituation

NuvarandesituationNuvarande

situation

Nuvarandesituation

www.gu.se

Ekonomi och effektivisering – hur ?

• Utgångspunkt: Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska, när införandet och övergångskostnader är tagna, utgöra en minskad andel av universitetets totala resurser

• Hantera införande och övergångskostnader under 2013 och till vissa delar under 2014

• Ökade kostnader på institutionsnivån• Minskade kostnader på fakultetsnivån• Ökade kostnader på den universitetsgemensamma nivån som främst

är av övergångskaraktär• Styrelsebeslut att de administrativa kostnaderna ska minska med

10 mnkr oavsett organisatorisk nivå• Mera ändamålsenliga samordningsfunktioner ska ge ökad effektivitet

och lägre OH-kostnader


www.gu.se

Facklig medverkan i institutionsrådet

7.1.1 Institutionsrådets sammansättning, utseende och mandatperiodInstitutionsrådet ska ha minst nio och högst elva ledamöter där en majoritet av ledamöterna är vetenskapligt eller konstnärligt kompetenta. Prefekten ska vara ordförande i institutionsrådet. Studenterna ska utse två till tre ledamöter beroende på det totala antalet ledamöter. Fackliga företrädare ska ha närvaro- och yttranderätt. (……)

Läge • De fackliga organisationerna arbetar på att lösa detta• Ingen planerar permanenta företrädare för varje institution• Olika alternativ: Fackliga företrädare inom fakultetsområdet kan komma till vissa möten Fackliga företrädare utanför fakultetsområdet kan komma till vissa möten• Nya administrativa rutiner betr. kallelser etc. för arbetsgivaren/institutionen


www.gu.se

Hantering av MBL

• Ett regelverk håller på att färdigställas

• MBL-ansvaret förläggs till där beslutet fattas vilket innebär en viss förskjutning till institutionen

• Samordnade förhandlingar på fakultetsområdesnivå. Resurs på fakultetskansliet

• Viss ansvarsformalia måste analyseras

• Kommer att påverka administrationen av kallelser, protokoll etc.


www.gu.se

Är allt klart den 1/1-2013 ?

• Ny administrativ organisation implementerad 1/1-2013

• Ansvariga chefer fortsätter att driva verksamhetsutveckling och utveckla effektiva arbetsprocesser m.m.

• Fortsatt utveckling av nytt arbetssätt, rutiner, processer och systemstöd


www.gu.se

Vart vänder jag mig för mer information eller frågor?

• Projektet har en webbsida där mycket information kan hämtas:www.vision2020.gu.se/strategiska-projekt/Organisationsarbete/

• Vissa frågor som uppstår kan ha sin lösning i lokala förutsättningar. Du hänvisas därför till din närmaste chef och/eller ordföranden i införandegruppen (normalt kanslichefen)

• Vissa frågor kan kanaliseras via arbetsplatsens arbetsmiljöombud eller din fackliga organisation

• Mår du dåligt och behöver t ex samtalsstöd kan du vända dig till Previa. Anmäl gärna detta till din chef som då får kännedom om situationen och kan påverka tidsbeställningen hos Previa

• Välkommen att maila frågor till [email protected]


http://www.vision2020.gu.se/strategiska-projekt/Organisationsarbete/

mailto:[email protected]

www.gu.se

Innehåll

• Inledning• Stödprocess; exempel Utbildningsadministration

– Processöversikt– Nivå 1-beskrivning – Nivå 2-beskrivning

• Administrativ organisation; förslag – Institution – Fakultet – Gemensamma förvaltningen, struktur – Gemensamma förvaltningen, arbetssätt

• Allmänt om implementeringen


Frågor

2023-04-22

göteborgs universitet förnyas implementering av ny administrativ organisation och nytt arbetssätt...

Documents