green office capra-polimi

Un approccio green alla gestione documentale

InPrinting, Milano, 13 maggio 2010

Eugenio [email protected]

Dipartimento di Elettronica e Informazione

2

Quanta energia richiede una patatina?

Agricoltore

Fasi del ciclo di vita

•• AraturaAratura

•• SeminaSemina

•• FertilizzazioneFertilizzazione

•• IrrigazioneIrrigazione

•• RaccoltaRaccolta

Attore

Produttore di patatine

•• LavorazioneLavorazione

•• CotturaCottura

•• ImmagazzinamentoImmagazzinamento

•• TrasportoTrasporto

Fonte: Energy Conversion and Management, vol. 49, n. 12, pp. 3566-3470, 2008

Energia

•• 0,2 0,2 KWhKWh/kg /kg di patatedi patate

•• 0,2 0,2 KWhKWh/kg /kg di di patatinepatatine

TotaleTotale •• 0,6 0,6 KWhKWh/kg/kg

Note

•• Le patate vengono Le patate vengono vendute a peso: si vendute a peso: si cerca di fare cerca di fare assorbire piassorbire piùù acqua acqua possibile (30 possibile (30 ltlt/ a / a patata), patata), consumando molta consumando molta energiaenergia

•• Nella cottura le Nella cottura le patate perdono il patate perdono il 50% del proprio 50% del proprio peso, peso, principalmente principalmente acquaacqua

3

La mancanza di una visione di sistema porta ad un impatto ambientale molto superiore al necessario

4

Indice

•• La visione La visione ““di sistemadi sistema””

•• Una gestione documentale efficaceUna gestione documentale efficace

•• LL’’EnterpriseEnterprise Printing ManagementPrinting Management

5

•• UnUn’’impresa generalmente si pone come obiettivo la impresa generalmente si pone come obiettivo la riduzione dei propri costiriduzione dei propri costi

•• LL’’efficienza energetica efficienza energetica èè uno dei pochi ambiti dove uno dei pochi ambiti dove generalmente riduzione dellgeneralmente riduzione dell’’impatto ambientale e impatto ambientale e riduzione dei costi vanno di pari passoriduzione dei costi vanno di pari passo

•• UnUn’’impresa socialmente responsabile deve impresa socialmente responsabile deve guardare al sistema nel suo complessoguardare al sistema nel suo complesso

Serve un approccio di sistema

Il Life Cycle Assessment

Fasi da considerare

•• Acquisizione Acquisizione materia primemateria prime

•• ProduzioneProduzione

•• PackagingPackaging

•• Trasporto e Trasporto e distribuzionedistribuzione

•• UsoUso

•• RicicloRiciclo

•• SmaltimentoSmaltimento

Definizione

•• Metodologia per Metodologia per valutare lvalutare l’’impatto impatto ambientale di un ambientale di un prodotto (o servizio) prodotto (o servizio) lungo tutto il ciclo di lungo tutto il ciclo di vitavita

•• Applicabile a diverse Applicabile a diverse categorie di impatto categorie di impatto (per es. GHG, danni (per es. GHG, danni allall’’ozono, energia, ozono, energia, uso di uso di terrendoterrendo, , acidificazione,acidificazione,……))

•• Codificata dagli Codificata dagli standard ISO standard ISO 14040:2006 e 14040:2006 e 14044:200614044:2006

Metodologia

Goal and Goal and scope scope definitiondefinition

InventoryInventoryanalysisanalysis

Impact Impact assessmentassessment

Interpre_Interpre_tationtation

7

Scegliere una stampante con in mente l’approccio LCA ESEMPIOESEMPIO

Fattori da considerare

•• Origine delle materie prime utilizzate dal produttoreOrigine delle materie prime utilizzate dal produttore

•• Sostanze inquinanti utilizzate nel processo produttivoSostanze inquinanti utilizzate nel processo produttivo

•• Efficienza energetica del processo di produzioneEfficienza energetica del processo di produzione

•• Packaging del prodotto e del materiale di consumoPackaging del prodotto e del materiale di consumo

•• Ingombro del materiale di consumo (impatto ambientale del Ingombro del materiale di consumo (impatto ambientale del trasporto)trasporto)

•• Efficienza energetica della stampanteEfficienza energetica della stampante

•• RiciclabilitRiciclabilitàà dei materiali di consumo e della stampantedei materiali di consumo e della stampante

•• Costi di smaltimento dei materiali di consumo e della stampanteCosti di smaltimento dei materiali di consumo e della stampante

8

Indice



•• LL’’Enterprise Printing ManagementEnterprise Printing Management

9

Gestire un documento costa 20€ all’annoCosto annuo, Euro

Carta*Carta*

Fonte: Consip (2009), CNIPA (2009)* Documento in media di 3 pagine, copiato 10 volte, mantenuto in archivio per 10 anni

** Include costi di logistica e di personale

Stampa*Stampa* Stoccaggio*Stoccaggio* Trasmis_Trasmis_sione***sione***

0,10,1

Percento 22221%1%

Indicizza_Indicizza_zionezione

0,40,4 0,50,5

15,715,7

3,03,0

STIMESTIME

8080 1515 100100

TotaleTotale

19,719,7

225 gCO225 gCO22

La gestione dei documenti cartacei

in Italia costa il 2-4% del PIL

10

La carta in circolazione in Italia

•• Una gestione Una gestione efficiente del flusso efficiente del flusso documentale documentale potrebbe ridurre il potrebbe ridurre il consumo di carta e consumo di carta e di spazio di almeno di spazio di almeno il 50%il 50%

Dati riferiti alla sola Pubblica Amministrazione, miliardi di copie all’anno

Pagine Pagine stampatestampate

Fonte: CNIPA (2009)

Cestinate Cestinate subitosubito

Cestinate Cestinate dopo 30 dopo 30 minmin

Effettivamente Effettivamente necessarienecessarie

100100

2020

50503030

STIMESTIME

CartaMigliaiaton

180180120120600600 300300

11

L’archiviazione dei documenti costa spazio

50 miliardi di 50 miliardi di paginepagine

STIMESTIME

300.000 t di carta300.000 t di carta

5.000 dischi da 300 Gb5.000 dischi da 300 Gb

875.000 m875.000 m33

0,8 m0,8 m33

x 1.000.000x 1.000.000

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•• Meno costiMeno costi

•• Meno spazioMeno spazio

•• Minore impatto ambientaleMinore impatto ambientale

•• Tempi piTempi piùù rapidirapidi

•• Informazioni giuste e subitoInformazioni giuste e subito

•• Flussi informativi piFlussi informativi piùù efficaci e veloci tra le diverse BU efficaci e veloci tra le diverse BU (basta informazioni perse o errate)(basta informazioni perse o errate)

•• Maggiore sicurezzaMaggiore sicurezza

I vantaggi di una gestione documentale efficace NON ESAUSTIVONON ESAUSTIVO

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Un caso da non seguire: la gestione degli atti in un tribunale italiano ESEMPIOESEMPIO

Un caso di successo: la registrazione dei risultati degli esami al Politecnico di MilanoPRIMAPRIMA

DOPODOPO

Libretto Libretto firmato dal firmato dal docentedocente

~15.000 fogli all’anno in meno,

risparmio di tempo, più sicuro

ESEMPIOESEMPIO

15

Un caso di successo: il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA)

•• EE’’ un mercato digitale un mercato digitale utilizzabile per acquisti utilizzabile per acquisti inferiori alla soglia inferiori alla soglia comunitariacomunitaria

•• EE’’ possibile effettuare possibile effettuare ordini diretti a catalogoordini diretti a catalogo o o richieste di offertarichieste di offerta in modo in modo completamente digitalecompletamente digitale

•• Le imprese necessitano Le imprese necessitano solamente di un PC e di un solamente di un PC e di un kit per la firma digitalekit per la firma digitale

Descrizione

•• Risparmi di processo del Risparmi di processo del 30% per piccole PA e del 30% per piccole PA e del 45% per grandi PA45% per grandi PA

•• Tempi ridotti mediamente Tempi ridotti mediamente del 55%del 55%

•• Riduzione stampe Riduzione stampe cartacee del 20% (9.000 cartacee del 20% (9.000 tCOtCO22 allall’’anno)anno)

Benefici

Fonte: Consip (2009)

ESEMPIOESEMPIO

16

Consigli per una gestione documentale efficace (1/2) NON ESAUSTIVONON ESAUSTIVO

17

Consigli per una gestione documentale efficace (2/2) NON ESAUSTIVONON ESAUSTIVO

In generale

•• Investire nellInvestire nell’’ICT, che ha un duplice ruolo abilitante:ICT, che ha un duplice ruolo abilitante:deve permettere di acquisire le informazioni da TUTTE le deve permettere di acquisire le informazioni da TUTTE le fontifontideve fungere da collante fra i vari dipartimenti e deve deve fungere da collante fra i vari dipartimenti e deve permettere di gestire i flussi documentali in modo permettere di gestire i flussi documentali in modo ““seamlessseamless””

•• EE’’ necessario un cambiamento culturale dellnecessario un cambiamento culturale dell’’aziendaazienda

18

I principali oppositori della gestione elettronica dei documenti usano questa slide

•• Il consumo di Il consumo di carta ha carta ha continuato a continuato a crescere crescere costantemente costantemente nonostante nonostante ll’’avvento del avvento del digitaledigitale

Consumo mondiale di carta, milioni di tonnellate

Fonte: Industrie della Carta, n.6, ottobre 2009

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

1950 1955 1960 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000 2005

CAGR 3,9%

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

1950 1955 1960 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000 2005

CAGR 3,9%

CAGR 1990-2005: 0,7%

MondoMondo

Europa, Giappone, Europa, Giappone, Nord AmericaNord America

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In realtà il mondo è andato avanti

•• A paritA paritàà di di progresso e progresso e ricchezza ricchezza generata, la generata, la carta carta èèutilizzata in utilizzata in modo pimodo piùùefficienteefficiente

PIL/ carta consumata, Europa, Giappone e Nord America, Migliaia di dollari/ tonnellata*

Fonte: A Industrie della Carta, n.6, ottobre 2009; Angus Maddison, Univ. of Groningen (2009)* Dollari attualizzati al valore del 1990

-

50

100

150

200

250

1950 1955 1960 1965 1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000 2005

CAGR 1990-2005: 2,7%

CAGR 1,3%

20

Indice



•• LL’’Enterprise Printing ManagementEnterprise Printing Management

Abbiamo misurato il consumo energetico di alcune stampanti con un kit sperimentale (1/2)

Scheda per la misurazione del consumo

energetico tramite pinze

amperometriche

Abbiamo misurato il consumo energetico di alcune stampanti con un kit sperimentale (2/2)

23

I risultati di alcune misure empiriche

•• 210 W210 W

Stampantevecchia

Fonte: analisi del gruppo di ricerca effettuati su stampanti laser b/n; la stampante di nuova generazione è multi-funzione

•• 965 W965 W

•• 870 W870 W

•• 0,43 Wh0,43 Wh

Stand-by

Stampante nuova

-- 45%45%

+ 96%+ 96%

+ 96%+ 96%

+ 30%+ 30%

Consumo per…

Stampa 1 pag. solo fronte

Stampa 1 pag. fronte/ retro

Stampa fronte/ retro

Stampa solo fronte

Differenza

•• 115 W 115 W

•• 1.772 W1.772 W

•• 1.704 W1.704 W

•• 0,56 Wh0,56 Wh

•• 0,40 Wh0,40 Wh + 28 %+ 28 %•• 0,51 Wh0,51 Wh

Le stampanti consumano più per lo stand-by che per stampare

* Ipotesi di stampa di 1.000 fogli

5,0

Consumo medio in 24 ore*, KWh

Stampante vecchia generazione

Stand-by Stampe

STIME

0,3 5,3

Totale

Percento 6694%94%

2,8

Stampante nuova generazione

Stand-by Stampe

0,4

3,2

Totale

Percento 131387%87%

-- 41%41%

La ricerca nel Green Printing: la stampante giusta per ogni profilo di utente

Tipologie di stampanti

Qualità bassa Qualità media Qualità altaLente Veloci Lente Veloci Lente VelociB/N Col B/N Col B/N Col B/N Col B/N Col B/N ColProfili utente

Sales

Marketing

R&D

Accounting

…

Efficienti

Non efficienti

…

ESEMPIOESEMPIO

LCAConsumo energetico

Costo

Laboratorio Green Printing

•• Definire una metodologia e implementare gli Definire una metodologia e implementare gli strumenti per valutare lstrumenti per valutare l’’efficienza energetica dei efficienza energetica dei processi di printingprocessi di printing

•• Misurare empiricamente i consumi energetici di Misurare empiricamente i consumi energetici di diverse tipologie di stampanti in base a diversi diverse tipologie di stampanti in base a diversi profili di utilizzoprofili di utilizzo

•• Definire linee guida per lDefinire linee guida per l’’efficienza energetica nel efficienza energetica nel printingprinting

•• Calcolare dei benchmark di consumo rapportati Calcolare dei benchmark di consumo rapportati alle funzionalitalle funzionalitàà offerteofferte

•• Analizzare i benefici ambientali derivanti dal Analizzare i benefici ambientali derivanti dal rinnovo del parco stampantirinnovo del parco stampanti

Obiettivi

•• Progetto Progetto promosso dalla promosso dalla Fondazione Fondazione Politecnico di Politecnico di Milano in Milano in collaborazione collaborazione con AssoIT e di con AssoIT e di alcuni grandi alcuni grandi vendorvendor

27

Un buon Enterprise Printing Management può portare significativi benefici

•• Introduzione MFP, Introduzione MFP, eliminazione fotocopiatricieliminazione fotocopiatrici

•• Consolidamento stampanti (1 Consolidamento stampanti (1 veloce o MFP anzichveloce o MFP anzichéé 2 lente)2 lente)

•• Riduzione fax (1 per filiali Riduzione fax (1 per filiali grandi e corporate, gli altri grandi e corporate, gli altri sostituiti da MFP)sostituiti da MFP)

•• Razionalizzazione A3 e coloriRazionalizzazione A3 e colori•• Piccole modifiche al SW per Piccole modifiche al SW per

aumentare laumentare l’’uso di fronte/ uso di fronte/ retroretro

•• Adozione modello ibrido Adozione modello ibrido inhouse/ print serviceinhouse/ print service

Azioni

•• --30% dispositivi30% dispositivi•• Persone/ Persone/

dispositivi ridotto dispositivi ridotto da 5,5 a 3da 5,5 a 3

Effetto

ESEMPIOESEMPIOProgetto condotto in una grande banca italiana

•• --20% costi20% costi•• --14% consumi 14% consumi

energeticienergetici

Benefici

28

Alcuni quick win per un printing efficiente

•• Eliminare le pagine bannerEliminare le pagine banner

Azioni Potenziali risparmi

Fonte: Gartner (2008)

ESEMPIESEMPI

•• Introdurre il pull printing Introdurre il pull printing tramite PINtramite PIN

•• Impostare fronte/ retro di Impostare fronte/ retro di defaultdefault

•• Impostare modalitImpostare modalitàà saving saving del tonerdel toner

•• --20% pagine stampate20% pagine stampate

•• Riduzioni stampe Riduzioni stampe abbandonate (fino al 20%)abbandonate (fino al 20%)

•• Maggiore sicurezzaMaggiore sicurezza

•• --30% pagine stampate30% pagine stampate

•• --55--10% costi toner10% costi toner

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•• Una buona gestione documentale porta vantaggi sia Una buona gestione documentale porta vantaggi sia di costo che di efficacia alle imprese e riduce di costo che di efficacia alle imprese e riduce ll’’impatto ambientaleimpatto ambientale

•• Per essere efficace occorre che sia veramente endPer essere efficace occorre che sia veramente end--toto--end e che sia abilitata da unend e che sia abilitata da un’’infrastruttura ICT infrastruttura ICT adeguataadeguata

•• Qualcosa bisogna comunque stampareQualcosa bisogna comunque stampare……ottimizzare i processi di printing riduce i costi e ottimizzare i processi di printing riduce i costi e ll’’impatto ambientaleimpatto ambientale

Conclusioni

30

…e non dimenticatevi la storia della patata!

31

Grazie per l’attenzione

Eugenio CapraDipartimento di Elettronica e Informazione Politecnico di Milanovia Ponzio, 34/520133 Milano Tel. +39 02 2399 4014Fax +39 02 700 502 [email protected]

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