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PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

GUÍA ORIENTADORA PARA LA SUPERVISIÓN DE LAS MODALIDADES DE FAMILIAS Y COMUNIDADES

G19.PP 25/07/2019

Versión 1 Página 1 de 27

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DIRECCIÓN DE FAMILIAS Y COMUNIDADES

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR CECILIA DE LA FUENTE DE LLERAS

2019

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G19.PP 25/07/2019



Directora General Juliana Pungiluppi Leyva Subdirectora General María Mercedes Liévano Alzate Director de Familias y Comunidades Juan Pablo Angulo Salazar Subdirectora de Gestión Técnica para la Atención a la Familias y Comunidades Kattya De Oro Genes Subdirectora de Operación de la Atención a la Familias y Comunidades Andrea Paola Fernández Guarín Subdirección de Gestión Técnica para la Atención a la Familia y Comunidades Laura Bibiana Padilla Vera

Aportes equipo Dirección de Familias y Comunidades

Carolina Delgado Torres Sandra Cecilia Bárcenas Espitia Esperanza Rodríguez Rodríguez Verónica Castro Murillo Aportes equipo Subdirección de Operación de la Atención a la Familia y Comunidades Mauricio Javier Andrade Adaime Cesar Fabian Salazar Rodríguez

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Tabla de contenido

1. OBJETIVO ........................................................................................................ 4

2. ALCANCE ........................................................................................................ 4

3. DEFINICIONES ................................................................................................ 5

4. DESARROLLO ................................................................................................. 7

4.1 RESPONSABILIDADES DE LOS DIFERENTES NIVELES DE ACUERDO

CON EL CICLO PHVM ........................................................................................ 8

4.1.1 Sede de la Dirección General- Dirección de Familias y Comunidades

(DFC) - Equipo de apoyo a la Supervisión ........................................................ 9

a) Fase Planear .............................................................................................. 9

b) Fase Hacer ................................................................................................. 9

c) Fase Verificar ........................................................................................... 11

d) Fase Mejora Continua .............................................................................. 12

4.1.2 Dirección Regional- Enlaces de Familias y Comunidades y Centros

Zonales ........................................................................................................... 12

a) Fase Planear ............................................................................................ 13

b) Fase Hacer ............................................................................................... 16

c) Fase Verificar ........................................................................................... 21

d) Fase Mejora Continua .............................................................................. 23

4.1.3 Procedimiento de supervisión ................................................................ 25

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 27

6. RELACIÓN DE FORMATOS .......................................................................... 27

7. CONTROL DE CAMBIOS .............................................................................. 27

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1. OBJETIVO

Brindar orientaciones a los supervisores de contrato de aporte1 y/o convenios y

a los profesionales de apoyo a la supervisión, acerca de las acciones a realizar

para velar por el adecuado cumplimiento de las obligaciones contractuales y de

las condiciones de calidad en la prestación del servicio de las modalidades

exigidas por la Dirección de Familias y Comunidades.

Promover el uso de herramientas, acordé a lo dispuesto en el “Manual de

Contratación MO1.ABS”, la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría

de contratos y convenios Suscritos por el ICBF G6.ABS”, el procedimiento de

supervisión de contratos y convenios P18.ABS y demás documentos

relacionados con el ejercicio de supervisión.

2. ALCANCE

Esta guía tiene como fin orientar a los supervisores y profesionales de apoyo a la

supervisión de la Dirección de Familias y Comunidades (DFC), las Regionales y

Centros Zonales acerca del funcionamiento y estructura del ejercicio supervisión

que se adelanta en los diferentes servicios de atención a las Familias del Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), en las Modalidades de la Dirección de

Familias y Comunidades.

Inicia con la verificación de los documentos enviados por el operador y con la

aplicación de los instrumentos de supervisión a sedes administrativas, encuentros

grupales- encuentros familiares y visitas domiciliarias, cuyos resultados deben

quedar registrados en el acta de visita de supervisión y finaliza por una parte con la

toma de decisiones por parte del supervisor del contrato de acuerdo con los

resultados y por otra con la elaboración de los planes de asistencia técnica del nivel

nacional y regional.

1 “El contrato de aporte solo podrá ser suscrito con instituciones de utilidad pública o social, entendidas estas

como entidades sin ánimo de lucro de acuerdo con lo establecido en el artículo 40 y concordantes del Decreto 2150 de 1995, de reconocida solvencia moral y técnica, dando preferencia a las más antiguas y que hayan sobresalido por sus méritos y dotes administrativos”. Manual de Contratación MO1.ABS. ICBF. 2017

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Se espera que este documento contribuya al mejoramiento continuo de la calidad

de los servicios de la Dirección de Familia y Comunidades.

3. DEFINICIONES

ACTA DE VISITA DE SUPERVISIÓN: Documento que describe los resultados

obtenidos de la aplicación del instrumento de visita de supervisión, las

situaciones encontradas y las acciones a realizar por parte del operador para

subsanar las situaciones encontradas.

ASISTENCIA TÉCNICA: Estrategia permanente de asesoría y acompañamiento

que tiene como fin fortalecer el conocimiento, las competencias y habilidades de

una parte interesada en temas específicos de su competencia, y a su vez

garantizar el eficaz funcionamiento del SNBF, el SNCRPA y la mejora continua

de la gestión institucional y la calidad del SPBF.

CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes a un objeto

(producto, servicio, proceso, persona, organización, sistema o recurso) cumple

con los requisitos.2

CLÁUSULA PENAL: Según la “Guía para el ejercicio de supervisión e

interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF G6.ABS” es una

forma de regulación contractual y una medida coercitiva que busca, además de

precaver, sancionar el incumplimiento total o parcial de las obligaciones a cargo

del contratista.

INSTRUMENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE VISITAS DE APOYO A LA

SUPERVISIÓN: Son los formatos utilizados para realizar seguimiento al

cumplimiento de las condiciones de calidad y obligaciones contractuales durante

las visitas de supervisión.

MODALIDAD: Formas en las que se presta un servicio a partir de las

características técnicas definidas por la Dirección de Familias y Comunidades.

2 NTC ISO 9000

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OPERADORES: Son Organizaciones con o sin ánimo de lucro (asociaciones,

fundaciones, corporaciones, cajas de compensación, cooperativas,

universidades, operadores étnicos, etc.) con quienes el ICBF celebra contratos

de aporte o convenios para la atención a niños, niñas, adolescentes y familias

de acuerdo con las Modalidades de servicio definidas por el ICBF.

PROFESIONAL DE APOYO A LA SUPERVISION: De acuerdo con lo

contemplado en el Artículo 83 del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011),

para apoyar el ejercicio de supervisión adelantado directamente por la Entidad,

el Instituto puede contratar personal de apoyo, a través de contratos de

prestación de servicios. En ningún caso, los contratistas por prestación de

servicios asumen la supervisión de los contratos ni remplazan la función de la

entidad. (“Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y

convenios Suscritos por el ICBF G6.ABS”).

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN- SIGE: De acuerdo con la Resolución

7070 de 2017 y el Manual del Sistema Integrado de Gestión del ICBF, el Sistema

Integrado de Gestión es una herramienta gerencial la cual tiene el propósito de

“promover y facilitar la mejora continua en la gestión del ICBF, orientada a lograr

el impacto en los actuales y nuevos servicios que se prestan a los niños, niñas,

adolescentes y familias colombianas. Está conformado por los ejes de Calidad,

Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad de la Información”.

SUPERVISIÓN: Consiste en el seguimiento y vigilancia técnica, administrativa,

financiera, contable y jurídica que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato

o convenio, es ejercida por el mismo Instituto cuando no se requieren

conocimientos especializados. Se orienta y apoya mediante la “Guía para el

ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios Suscritos por el

ICBF G6.ABS”. 3

SUPERVISOR/A DEL CONTRATO: De acuerdo con la “Guía para el ejercicio

de supervisión e interventoría de Contratos y Convenios Suscritos por el ICBF

G6.ABS” es la persona designada para la supervisión al interior del Instituto,

debe ser funcionario del nivel técnico, profesional, asesor o directivo, que cuente

con amplia experiencia en la materia, o que haya supervisado eficientemente

3 https://www.icbf.gov.co/apoyo/adquisicion-de-bienes-y-servicios/contratacion

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esa clase de contratos en anteriores oportunidades, o que cuente con estudios

en carreras afines al objeto del contrato que se va a supervisar.

4. DESARROLLO

De acuerdo con lo establecido en la “Guía para el ejercicio de supervisión e

interventoría de contratos y convenios Suscritos por el ICBF. G6. ABS”, las áreas

misionales de la Sede de la Dirección General del ICBF deben diseñar y socializar

instrumentos de supervisión que son de obligatoria aplicación durante el ejercicio

de supervisión, por lo tanto, estos instrumentos son herramientas que coadyuvan a

la efectividad en el desarrollo de actividades de control y vigilancia.

Igualmente, en los Artículos 34 y 35 del Decreto 987 de 2012, que describen las

funciones de la Dirección de Familias y las Comunidades, establece entre otras:

“Diseñar las estrategias de asistencia técnica dirigida a regionales, centros zonales,

prestadores de los servicios, para la divulgación y apropiación de lineamientos,

estándares de calidad y rutas de atención de familia y comunidad, medición y

control de los avances de atención, seguimiento y asesoría en la aplicación de los

mismos” y “Brindar asistencia técnica a las Direcciones Regionales, Centros

Zonales, Entidades Territoriales y prestadores de los servicios, para la divulgación

y apropiación de lineamientos, estándares de calidad y rutas de atención, para los

programas de Familia y Comunidad”. En cumplimiento de lo mencionado, la

Dirección de Familias y Comunidades debe brindar soporte y asesoría permanente

en lo que sea de su competencia a los supervisores de contratos y/o convenios, en

armonía con uno de los pilares estratégicos del ICBF que propende por la “Cultura

de la gestión de la calidad en la prestación del servicio del ICBF, basada en la

evaluación y la supervisión”

En concordancia con el SIGE del ICBF, a fin de garantizar la verificación de las

condiciones de calidad de la prestación del servicio, se estructurarán las acciones

de supervisión y de apoyo a la supervisión de la presente Guía de acuerdo con el

Ciclo PHVM, el cual se basa en 4 actividades principales que siguen una secuencia

circular: planear, hacer, verificar y mejorar, en pro del fortalecimiento continuo.

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Diagrama 1. Ciclo PHVM

Fuente: Norma ISO 9001 2015

Planear: es definir las actividades que se van a realizar, teniendo en cuenta los

recursos y la capacidad.

Hacer: es ejecutar las actividades planeadas en el paso anterior.

Verificar: es evaluar la ejecución de las actividades definidas, aplicando como base

para esta revisión lo descrito en la planeación y los documentos de operación.

Mejorar: es tomar decisiones con base en los resultados generados de la

evaluación realizada en el paso anterior, con el fin de que la nueva planeación

contemple estos resultados y se ajusten las operaciones en pro de la mejora

continua.

4.1 RESPONSABILIDADES DE LOS DIFERENTES NIVELES4 DE ACUERDO

CON EL CICLO PHVM

En este capítulo, se presentan las responsabilidades de cada uno de los actores del

esquema de supervisión en el marco del ciclo PHVM.

4 Nivel Sede de la Dirección General, Nivel Regional y Nivel Zonal.

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4.1.1 Sede de la Dirección General- Dirección de Familias y Comunidades (DFC) -

Equipo de apoyo a la Supervisión

El Equipo de Apoyo a la Supervisión de la DFC está conformado por profesionales

con conocimientos y experiencia en diferentes áreas del conocimiento que realizan

el diseño, implementación, evaluación, y ajuste de la estructura y el funcionamiento

del Esquema de Supervisión. Adelanta actividades agrupadas en las siguientes

fases de actuación.

a) Fase Planear

Revisar permanente lineamientos, manuales operativos, guías, minutas

contractuales y demás normas referentes a la supervisión y operación de las

modalidades que son fundamentales para el funcionamiento de la

verificación de las condiciones de calidad de los servicios.

Realizar el plan de trabajo sobre las capacitaciones, entrenamientos y

socializaciones a las regionales y Centros zonales en el marco del ejercicio

de la supervisión.

Establecer las actividades que cumplirán los Enlaces Regionales de Familias

y Comunidades para el apoyo a la supervisión.

Identificar en los contratos que se están ejecutando en las diferentes

regionales las obligaciones de tipo técnico, administrativo, financiero,

contable y jurídico, para el diseño de los instrumentos de supervisión y

herramientas de seguimiento.

b) Fase Hacer

Actualizar la Guía orientadora para la supervisión de las modalidades de

Familias y Comunidades.

La actualización y socialización de documentos, conlleva a la unidad de

criterios en la supervisión de los contratos, evitando la subjetividad o posturas

personales, ya que al contar con una guía, instrumentos y orientaciones

claras se busca el cumplimiento de los principios de la supervisión: igualdad,

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transparencia, coordinación, economía, celeridad, eficacia, imparcialidad,

planeación y equilibrio.

Actualizar instrumentos, formatos y herramientas de seguimiento a la

ejecución contractual que se utilizan en las visitas de supervisión.

Los Instrumentos, formatos y herramientas que se utilizan en las visitas de

supervisión son elaborados teniendo en cuenta las particularidades de las

modalidades, las obligaciones contractuales y las experiencias de las

actividades de supervisión realizadas en las regionales y centros zonales por

parte de los supervisores y profesionales de apoyo a la supervisión.

Socializar, orientar y brindar asistencia técnica a Regionales y Centros

zonales sobre el seguimiento a la ejecución contractual de las modalidades

de Familias y Comunidades en el marco del ejercicio de la supervisión.

El fin último de estas actividades es fortalecer a los supervisores y

profesionales de apoyo a la supervisión en temas referentes al seguimiento

técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, al cumplimiento de las

obligaciones contractuales a través de las cuales se ejecutan las

modalidades de la Dirección de Familias y Comunidades. Es necesario que

se continúe con la autoformación permanente, actualizando conocimientos

con las últimas versiones de los documentos que se publican en la página

web del ICBF referentes a los procesos de Adquisición de bienes y Servicio

(Dirección de contratación) https://www.icbf.gov.co/apoyo/adquisicion-de-

bienes-y-servicios/contratacion y Promoción y Prevención (Dirección de

Familias y Comunidades) https://www.icbf.gov.co/misionales/promocion-y-

prevencion/familia

Diseñar y mantener actualizada la herramienta de registro de resultados de

visitas de supervisión, en la cual se registrarán los resultados de las visitas

de supervisión.

Consolidar la información: de acuerdo con los datos reportados para

recolectar los resultados de las visitas.

https://www.icbf.gov.co/apoyo/adquisicion-de-bienes-y-servicios/contratacion


https://www.icbf.gov.co/misionales/promocion-y-prevencion/familia

https://www.icbf.gov.co/misionales/promocion-y-prevencion/familia

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Nota: En los casos que la supervisión de contratos de aporte y/o convenios esté

a cargo de la Dirección de Familias y Comunidades, los profesionales de apoyo a

la supervisión realizan las actividades descritas en el numeral 4.1.2 de la presente

guía.

c) Fase Verificar

Realizar acompañamiento y seguimiento permanente a las Regionales y

Centros Zonales frente al funcionamiento del esquema de supervisión.

Los acompañamientos y seguimientos se realizarán en sitio y vía remota,

para lo cual se debe dejar constancia de las acciones. Estos

acompañamientos se enfocan en temas específicos sobre la aplicación de

los instrumentos de supervisión en cada una de las actividades programadas:

encuentros grupales, intervención en domicilio y visita a sede administrativa,

con el fin de generar la cualificación de los supervisores y profesionales de

apoyo a la supervisión en el ejercicio de supervisión.

Las acciones de seguimiento permiten la elaboración de los planes de

asistencia técnica desde la Sede de la Dirección General de acuerdo con las

necesidades identificadas.

En casos en que sean allegadas denuncias desde la Dirección de Servicios

y Atención a la Dirección de Familias y Comunidades sobre el

funcionamiento en la prestación de algún servicio, se procede de acuerdo

con la “Guía de gestión de peticiones, quejas, reclamos, denuncias y

sugerencias del Instituto Colombiano De Bienestar Familiar – ICBF”,

adicional a lo descrito, se remitirán los resultados a los competentes sobre el

asunto y al supervisor del contrato para que se realicen las actuaciones

administrativas pertinentes.

Ajustar instrumentos de supervisión, formatos y guía orientadora para la

supervisión de las modalidades de Familias y Comunidades de acuerdo con

las observaciones y sugerencias enviadas por los diferentes niveles (Sede

de la Dirección General, Regional y Zonal).

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La solicitud de ajustes o modificaciones de la guía orientadora, formatos e

instrumentos son remitidos por la Regionales y Centros Zonales a la

Dirección de Familias y Comunidades, relacionando en la matriz elaborada

para tal fin aquello que se debe ajustar con el debido sustento y propuesta

de cambio, insumos que para el nivel nacional son valiosos, ya que en el

terreno se conoce de primera mano la realidad de la operación.

d) Fase Mejora Continua

Implementar acciones de mejoramiento acorde a los resultados reportados

por las regionales, lo que permite generar las alertas, así como establecer

los planes de asistencia técnica a nivel nacional.

4.1.2 Dirección Regional- Enlaces de Familias y Comunidades y Centros Zonales

Para algunos contratos de las modalidades de Familias y Comunidades la

supervisión se realiza a través de la coordinación de Asistencia Técnica de las

Regionales, o de los coordinadores de los Centros zonales u otros servidores

públicos que cumplan con los requisitos para ejercer la supervisión y en los casos

que el servicio sea contratado en la Sede de la Dirección General, la supervisión

está a cargo de la Dirección de familias y Comunidades.

De acuerdo con lo establecido en la “Guía para el ejercicio de supervisión e

interventoría de contratos suscritos por el ICBF G6.ABS”, la designación de

supervisor se encuentra a cargo del ordenador del gasto y se debe tener en cuenta

que el Supervisor debe cumplir con los siguientes criterios:

✓ Ser funcionario(a) vinculado a la planta.

✓ Contar con alta experiencia en la materia, o que,

✓ Haya supervisado eficientemente contratos de aporte y/o convenios, o que,

✓ Cuente con estudios en carreras afines al objeto del contrato,

✓ O cuando el ordenador del gasto lo determine.

Los profesionales de apoyo a la Supervisión pueden ser contratistas, quienes

apoyan en la revisión de aspectos administrativos, financieros, contables, jurídicos

y técnicos, realizan las visitas de seguimiento a la ejecución contractual y aportan

los soportes para que el supervisor cumpla con su función.

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Los Enlaces Regionales de la Dirección de Familias y Comunidades actúan como

canal de información y comunicación entre la Dirección de Familias y Comunidades,

los supervisores y profesionales de apoyo a la supervisión de los Centros Zonales

y cuando la supervisión está en la Regional realizan actividades de apoyo a la

supervisión y de asistencia técnica a los colaboradores de las Regionales, los

Centros Zonales, los operadores y los demás agentes del Sistema Nacional de

Bienestar Familiar para la implementación y seguimiento de las políticas,

modalidades y estrategias de atención e intervención con las familias y las

comunidades.

A continuación, se describen las actividades a desarrollar en el ejercicio de

supervisión:

a) Fase Planear

Diagrama 2. Fase Planear

Fuente: Elaboración propia Dirección de Familias y Comunidades. ICBF. 2019

Designar la supervisión: La Dirección Regional o Sede de la Dirección

General es la encargada de designar la supervisión del contrato y designar

los profesionales de apoyo a la supervisión y en los casos que la supervisión

este a cargo de los coordinadores de Centros Zonales, estos designarán a

los profesionales de apoyo a la supervisión.

Conocer documentos: Antes de realizar la visita de supervisión, se deben

conocer los documentos necesarios que dan cuenta de los términos, plazos,

calidades, cantidades y adecuada ejecución de los recursos, así como los

lineamientos, manuales operativos, contrato de aporte y/o convenio,

desembolsos, cupos, reportes del Sistema de Información, resultados de

visitas anteriores, la propuesta metodológica entregada por el operador en

DESIGNAR EL SUPERVISOR Y

LOS PROFESIONALES DE APOYO A LA SUPERVISIÓN

CONOCIMIENTO DE LINEAMIENTOS,

MANUALES OPERATIVOS, CONTRATO,

DESEMBOLSOS, CUPOS, SISTEMAS DE INFORMACIÓN,

RSULTADOS DE VISITAS

ANTERIORES. ETC

ELABORACIÓN DE

CRONOGRAMA MENSUAL DE

VISITAS

PREPARACION DE LA

VISITA:LLEVAR LOS

ELEMENTOS NECESARIOS

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los casos que aplique , la “Guía de buenas prácticas de seguridad”5 que se

encuentran en la Intranet del ICBF dentro del proceso de Gestión del Talento

Humano, entre otros.

Igualmente existen unas herramientas de consulta permanente las cuales

orientan el adecuado ejercicio de supervisión:

a) Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y Decretos

Reglamentarios: dispone las reglas y principios que rigen los contratos de

las entidades.

b) Estatuto Anticorrupción- Ley 1474 de 2011: establece las diferencias,

responsabilidades y obligaciones específicas de los supervisores e

interventores dentro de la contratación estatal.

c) Manual de Contratación del ICBF: establece las disposiciones aplicables

en los procesos de selección de operadores y/o contratistas en sus etapas

de planeación, precontractual, contractual y postcontractual.

d) Guía para el ejercicio de Supervisión e interventoría de Contratos y

Convenios Suscritos por el ICBF G6.ABS: establece el marco conceptual

sobre la Supervisión e interventoría en el ICBF.

e) Procedimiento para adelantar la supervisión de contratos y convenios

suscritos por el ICBF: describe el paso a paso de las actividades en la

supervisión.

Elaborar cronogramas: Los supervisores deben elaborar los cronogramas

que seguirán durante el trámite de las etapas contractual y post-contractual,

en los cuales se incluyan las reuniones, presentación de informes,

actividades de verificación de obligaciones y compromisos, asimismo se

debe elaborar el cronograma de visitas de supervisión garantizando que

durante la vigencia del contrato y/o Convenio, se le realicen los seguimientos

necesarios6 para la elaboración de la certificación para pago y la elaboración

de los informes de supervisión, el supervisor es autónomo en determinar por

cada contrato y/o convenio las veces que se debe realizar el seguimiento a

la ejecución contractual, es importante que a medida que transcurre la

5 https://www.icbf.gov.co/apoyo/gestion-del-talento-humano/gestion-humana 6 De acuerdo con la Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios suscritos por

el ICBF G6.ABS, en el numeral 4.6 indica “Vigilar: …asistir periódicamente al lugar donde se ejecuta el contrato”

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vigencia contractual se lleve el control de los contratos que han sido visitados

y priorizar los faltantes.

Se debe conocer la programación de actividades que es enviada por el

operador, a fin realizar visitas de supervisión en las mismas fechas que se

están realizando las actividades reportadas, evitando pérdida de tiempo del

recurso humano y desgaste económico en visitas fallidas por falta de

planeación, en los casos que se evidencie que no se está dando

cumplimiento al cronograma enviado por el operador y a fin de optimizar los

recursos, se debe llevar varias direcciones cercanas donde se estén

realizando actividades y dirigirse al siguiente sitio para realizar la visita y de

esta forma no perder el desplazamiento. Se recomienda que una vez que

inicien los encuentros grupales e intervenciones en domicilio, se realice

mínimo una (1) visita a la sede administrativa del operador, mínimo una (1)

visita mensual a un encuentro grupal, y mínimo una visita (1) mensual de

intervención en domicilio para las modalidades que aplique, como estrategia

para conocer el cronograma exacto de las intervenciones en domicilio, se

sugiere que supervisor solicite semanalmente el cronograma de estas

intervenciones y las reprogramaciones de visitas.

Nota: Las visitas NUNCA deben avisarse al operador.7

Preparar la visita: Para optimizar el tiempo de las visitas, en necesario que

se lleven siempre los siguientes elementos:

- Instrumentos de supervisión impresos (Dos de cada tipo de visita), se

debe verificar que sea la última versión publicada en la página WEB.

- Actas de visita supervisión impresas. (Dos copias)

- Dispositivo para la captura de fotografías para realizar el registro

fotográfico. Las fotografías que constituyen evidencia de presuntos

incumplimientos deben reposar en medio físico o magnético en la carpeta

del contrato. En los casos en que las familias salgan en las fotografías,

7 Las visitas serán avisadas solo en casos excepcionales por condiciones de seguridad del territorio o por condiciones especiales de territorios étnicos.

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se debe informar que se tomaran las fotografías y se debe dejar

constancia que se les informó en el acta de supervisión.

b) Fase Hacer

Diagrama 3. Fase Hacer


La Dirección Regional debe remitir al equipo de apoyo a la Supervisión de la

Dirección de Familias y Comunidades la matriz con la información de:

- Nombres de los supervisores de contrato, Centro zonal o regional,

correo electrónico, extensión, No. celular.

- Nombres de los profesionales de apoyo a la supervisión Centro zonal

o regional, correo electrónico, extensión, N°. de celular.

- Otra información que se considere importante sobre el ejercicio de

supervisión y que sea solicitada en la matriz de información.

Igualmente debe remitir escaneados los contratos suscritos para cada

vigencia como las modificaciones que se llegasen a realizar.

La Dirección Regional debe solicitar al equipo de apoyo a la supervisión de

la Dirección de Familias y Comunidades los casos que requiera asistencia

técnica, acompañamiento y orientación frente a temas relacionados con la

supervisión de las modalidades de Familias y Comunidades.

Los supervisores y/o profesionales de apoyo a la supervisión para realizar el

seguimiento a la ejecución contractual deben:

DILIGENCIAR Y REMITIR LA MATRIZ DE

INFORMACIÓN DE

SUPERVISIÓN

ENVIAR CONTRATOS

ESCANEADOS A LA DFC

REALIZAR SEGUIMIENTO A LA EJECUCION CONTRACTUAL DOCUMENTAL Y

EN SITIO

SOCIALIZACIÓN DE

RESULTADOS DE LA VISITA

AL OPERADOR

DILIGENCIAR HERRAMIENTA

DE RESULTADOS

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Realizar verificación de los documentos que el operador debe enviar al

Centro Zonal o Regional o Dirección de Familia y Comunidades, de acuerdo

con las fechas establecidas en el contrato de aporte o convenio.

Realizar visitas a los lugares donde se presta el servicio, utilizando los

instrumentos diseñados por la Dirección de Familias y Comunidades, los

cuales incluyen las exigencias de calidad en el funcionamiento establecidas

en los manuales operativos de las modalidades de la Dirección de Familias

y Comunidades y las obligaciones contractuales.

Las visitas a los espacios donde se desarrolla la prestación del servicio deben

realizarse dentro del tiempo que dure la actividad programada por el operador

(encuentro grupal, intervención en domicilio, etc.), en el cual se aplica el

instrumento de supervisión y se socializan con el personal del operador

responsables de la actividad las situaciones encontradas durante la visita.

Diligenciar y remitir de la Herramienta de Resultados: el instrumento de

supervisión es el insumo para diligenciar la herramienta de resultados de las

visitas, por lo tanto, el profesional que realiza la visita de supervisión debe

diligenciarla y remitirla en las fechas que sean establecidas al enlace

Regional de Familias y Comunidades, este a su vez revisa que la información

este completa, la consolida y remite la herramienta consolidada a la Dirección

de Familias y Comunidades.

Tipos de visitas:

Visita a la Sede Administrativa del Operador: se realiza seguimiento al

cumplimiento de aspectos administrativos, legales, contables y financieros.

Estas visitas deben ser realizadas por un profesional del perfil financiero y

puede estar acompañado por el profesional que realice apoyo a la

supervisión.

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Diagrama 4. Actividades Fase Hacer visita Sede Administrativa


Realizar presentación ante el profesional o equipo del operador e informar

objetivo de la visita: Se realiza la presentación ante el/los profesionales/es

del operador, se da a conocer la metodología a desarrollar durante la visita y

se solicita que los documentos sean allegados dentro del tiempo de la visita.

El profesional del ICBF debe:

- Portar el carné del ICBF.

- Llevar chaleco en los casos que se cuente con este elemento y que no

pueda generar problemas de seguridad por el territorio.

Revisar los documentos: se deben solicitar los documentos que se

encuentran en el instrumento de supervisión referentes a aspectos

administrativos, jurídicos, contables y financieros. Es importante mencionar

que, si bien es cierto estos documentos son enviados al supervisor previo a

los desembolsos o fueron solicitados previo a la suscripción del contrato, las

visitas permiten verificar si han ocurridos cambios y si estos han sido

reportados al supervisor, así mismo permite revisar los soportes de las

actividades realizadas con el personal del operador.

Diligenciar el instrumento visita a Sede Administrativa: luego de contar con

los soportes de la revisión, se procede a diligenciar el instrumento, en los

casos que se evidencie algún incumplimiento es importante tener registro

fotográfico que lo sustente.

PRESENTACIÓN REVISIÓN

DOCUMENTALDILIGENCIAR EL INSTRUMENTO

DILIGENCIAR EL ACTA DE VISITA

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Visita a los encuentros grupales

Diagrama 5. Actividades Fase Hacer visita a encuentro grupal


Realizar presentación ante el personal del operador y beneficiarios e informar

objetivo de la visita: Por ser el primer momento de la visita, la cordialidad y

respeto son fundamentales (actitud que se debe mantener por el resto de la

visita), se realiza la presentación ante las personas que están a cargo de la

actividad, así mismo se presenta con los beneficiarios, se da a conocer la

metodología a desarrollar durante la visita, se debe solicitar que se continúe

con la actividad como se tenía planeada, lo que permite verificar la dinámica

de los encuentros.

El profesional del ICBF debe:

- Portar el carné del ICBF.

- Llevar chaleco en los casos que se cuente con este elemento y que no

pueda generar problemas de seguridad por el territorio.

- Usar ropa cómoda y acorde con la actividad laborar y al clima.

Realizar recorrido por el lugar donde se desarrolla la actividad- verificar

condiciones del sitio y realizar registro fotográfico: en el recorrido se identifica

si el lugar es apto para la actividad, la accesibilidad al lugar y si existen

posibles riesgos. Se debe tomar el registro fotográfico del espacio e informar

a los beneficiarios que se tomaran fotografías del grupo.

Diligenciar el instrumento de visita a encuentro grupal: en la medida que se

van verificando las variables del instrumento se debe ir registrando el

resultado, para el seguimiento se debe observar las actividades, revisar los

listados de asistencia, dialogar con el personal del operador y beneficiarios,

PRESENTACIÓN ANTE EL EQUIPO Y/O

BENEFICIARIOS E INFORMAR OBJETIVO

DE LA VISITA

RECORRIDO POR EL LUGAR DONDE SE DESARROLLA LA

ACTIVIDAD- VERIFICAR CONDICIONES DEL SITIO- REGISTRO FOTOGRAFICO

DILIGENCIAR EL INSTRUMENTO VISITA

A ENCUENTRO GRUPAL (revisión de listados de asistencia,

observación de la actividad, diálogo con

beneficiarios y profesionales)

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una vez termine el encuentro grupal se debe ubicar un espacio para reunirse

con el profesional del operador y solicitarle que aporte la información faltante

a fin de diligenciar todas las variables de condiciones de calidad del

instrumento, es importante tener registro fotográfico que evidencien los

presuntos incumplimientos y se procede plasmar los resultados.

En caso de identificarse alguna situación especial (Presunto maltrato, caso

de descuido, negligencia, malnutrición, etc.) se debe preguntar al profesional

del operador si se ha realizado activación de rutas y respectivo seguimiento,

en los casos que el operador no hubiese activado la ruta, el profesional del

ICBF que realiza la visita debe solicitar que de inmediato se active la ruta de

Restablecimiento de Derechos.

Nota: En los casos que se identifique alguna presunta situación de

vulneración de derechos, se reitera que se debe de inmediato activar la

ruta de restablecimiento de derechos y por ningún motivo se deben generar

acciones de revictimización tales como profundizar con la víctima sobre

lo sucedido.

Visitas intervención en domicilio

En términos generarles se procede de igual manera que en la visita al

encuentro grupal, sin embargo, por ser una visita al lugar de residencia de

los beneficiarios, se debe tener en cuenta que se está haciendo seguimiento

al desempeño del personal del operador y por ningún motivo se deben hacer

observaciones frente a lo observado en la vivienda y dinámicas familiares,

las observaciones se deben hacer al personal del operador una vez termine

la visita domiciliaria. Simultaneo al desarrollo de la actividad realizada por

personal del operador se va diligenciando el instrumento de intervención en

domicilio diseñado para este tipo de visita.

Nota: La socialización de los resultados al personal del operador deber ser

en un espacio diferente a la residencia de los beneficiarios o en un espacio

donde no de cuente con la presencia de los miembros de la familia.

Diligenciar el formato de acta de visita de supervisión: con los insumos del

instrumento se procede a diligenciar el Acta, con base en lo verificado se

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describen las situaciones encontradas, el formato cuenta con un espacio de

observaciones en el cual se registran aspectos que no están en el

Instrumento de Encuentro Grupal, Intervención en Domicilio o Sede

Administrativa, pero que aportan insumos para el supervisor, en este espacio

también se registran las observaciones por parte del profesional del

operador. Todo lo registrado debe tener un sustento técnico a fin evitar

subjetividad e imprecisiones de la modalidad, se debe tener todos los

soportes, ya que en el caso de realizarse requerimientos por presuntos

incumplimientos se cuente con el material probatorio.

Socializar las situaciones encontradas con personal del operador: una vez se

termine el diligenciamiento del instrumento de visita de supervisión y del acta

de visita, se solicita al personal del operador que esté presente en la

socialización de resultados, se dan a conocer las situaciones evidenciadas y

se establecen las acciones para subsanar las situaciones encontradas, cuyos

tiempos deben ser prudenciales teniendo en cuenta las condiciones y

particularidades del territorio, buscando que se garantice el cumplimiento del

contrato.

Para finalizar se firma el formato de acta de visita de supervisión por las

partes y se deja copia de esta, el profesional del ICBF que realiza la visita de

supervisión se queda con el acta original.

c) Fase Verificar

Diagrama 6. Fase Verificar


En esta fase se evalúan las actividades realizadas de acuerdo con el cumplimiento

de la fase Planear y hacer, para lo cual se debe contar con evidencias que soporten

lo realizado, y que dan insumos al supervisor para la toma de decisiones.

SOCIALIZAR RESULTADOS CON EL

SUPERVISOR

ELABORAR INFORME DE

SUPERVISIÓN

APORTES A INSTRUMENTOS,

FORMATOS Y GUÍA

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Socializar resultados de las visitas al supervisor del contrato: En los casos

que la visita de supervisión sea realizada por profesionales de apoyo a la

supervisión, se debe concertar un espacio con el supervisor para dar a

conocer los resultados de la visita, situaciones especiales y visitas fallidas

(visitas en que se evidenció que no se realizó el encuentro grupal o no se

estaba realizando la intervención en domicilio de acuerdo con el cronograma

de actividades enviado por el operador), si por alguna condición no es posible

socializar los resultados con el supervisor, se recomienda que se envíe un

correo electrónico informando los resultados de las visitas y aspectos que se

consideren relevantes. El supervisor con esta información y en los casos que

se requiera debe iniciar las acciones administrativas a la luz de las

obligaciones contractuales.

Elaborar el Informe de Supervisión: Una vez se cuente con los insumos del

seguimiento a la ejecución contractual, el supervisor debe elaborar los

informes periódicos y finales de cada contrato de aporte y/o convenio con

base en las visitas de supervisión y verificación de los documentos allegados

por el operador, según la frecuencia, lugar y plazo indicados por el ICBF en

las obligaciones contractuales. El Informe del Supervisor se elabora de

acuerdo con los parámetros metodológicos del modelo de informe indicado

por el ICBF según la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de

contratos y convenios Suscritos por el ICBF G6.ABS”, en el Formato de

Informe de Supervisión del contrato8. Este informe, debe referirse a la

totalidad de obligaciones exigibles para el periodo objeto de certificación. En

caso en que el cumplimiento sea parcial o total, se debe dejar constancia en

el Informe y las recomendaciones necesarias.

Aportes para ajustes a instrumentos de supervisión, formato de acta de visita

y guía orientadora para la supervisión de las modalidades de Familias y

Comunidades: como resultado del ejercicio de supervisión y de acuerdo con

la experiencia en la aplicación de los documentos generados en la DFC, se

deben enviar los aportes y propuesta de cambio para que los documentos

sean ajustados.

8 https://www.icbf.gov.co/apoyo/adquisicion-de-bienes-y-servicios/contratacion


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d) Fase Mejora Continua

Diagrama 7. Fase mejora continua


Por último, se encuentra la fase mejora continua, para lo cual una vez sean

socializados los resultados del seguimiento a la ejecución contractual, se deben

realizar las siguientes actividades:

Realizar Asistencia Técnica: El enlace regional de Familias y Comunidades

da a conocer la información al coordinador Regional de Asistencia técnica o

de ciclos de Vida y Nutrición, para que se realicen los planes de asistencia

técnica regional que permitan identificar y formular acciones orientadas a

potencializar y fortalecer las capacidades y competencias de los operadores

de servicios misionales. En los casos en que se requiera acompañamiento

por parte de la Dirección de Familias y Comunidades, se debe informar y

hacer seguimiento para garantizar la participación en los espacios que se

programen.

Articular con otras áreas del ICBF: a fin de garantizar una adecuado ejercicio

de supervisión es necesario que los supervisores de contrato se articulen con

otras áreas del ICBF, en temas relacionados con procesos sancionatorios,

imposición de multas y temas contractuales, se debe realizar comunicación

con el Grupo Jurídico de la Regional y con la Dirección de Contratación para

recibir la respectiva orientación y en el caso de identificarse situaciones que

requieran intervención especial en el marco de la inspección, vigilancia y

control se debe poner en conocimiento de la Oficina de Aseguramiento a la

Calidad para que proceda de acuerdo con sus competencias funcionales.

Realizar seguimiento al cumplimiento de las situaciones encontradas en las

visitas: es viable que en las visitas de supervisión se identifiquen situaciones

REALIZAR ASISTENCIA

TÉCNICA

ARTICULAR CON OTRAS ÁREAS DEL

ICBF

REALIZAR SEGUIMIENTO AL

CUMPLIMIENTO DE LAS SITUACIONES ENCONTRADAS EN LAS VISITAS ( Vía remota o en sitio)

ELABORAR REQUERIMIENTOS POR PRESUNTOS

INCUMPLIMIENTOS

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que deben ser subsanadas por el operador, cuyo cumplimiento debe ser

verificado por el supervisor del contrato o por los profesionales de apoyo a la

supervisión, por lo tanto, para realizar la verificación se puede realizar de dos

formas:

- Seguimiento mediante visita: se realiza nuevamente visita y se diligencia

el instrumento, haciendo especial énfasis a las acciones que quedaron

pendientes, una vez verificados los soportes presentados por parte del

operador, el supervisor o profesional de apoyo la supervisión registra el

cumplimiento o no de este.

- Seguimiento Vía Remota: se realiza cuando se solicita al operador que

remita los soportes de subsanación frente a las situaciones encontradas,

documentos que serán allegados mediante oficio radicado o correo

electrónico al supervisor del contrato, una vez recibidos, se verifica la

pertinencia de estos y se registra en el formato diseñado para este

seguimiento, luego se debe responder mediante memorando o correo

electrónico al operador informando que el soporte es acorde o no para

subsanar las situaciones encontradas.

Elaborar requerimientos por presuntos incumplimientos: en los casos en que

el supervisor evidencie que presuntamente se está incumpliendo el contrato

y/o convenio parcial o totalmente, debe informar por escrito al operador para

que dé respuesta por escrito sobre las causas del presunto incumplimiento

y las acciones de mejora que implementará para que la situación no se vuelva

a presentar, el supervisor analizará la repuesta enviada por el operador y

determinará si la respuesta es satisfactoria, de no ser satisfactoria podrá

elaborar un informe9 dirigido al ordenador del gasto con copia a la Oficina

Jurídica de la Regional y/o Dirección de Contratación de la sede de la

Dirección General para que se inicie el proceso administrativo sancionatorio.

Para la elaboración de requerimientos es necesario que se cuente con todo

el material probatorio, por lo que es indispensable que el seguimiento

documental y las visitas de supervisión se realicen con la calidad exigida, que

las evidencias de los presuntos incumplimientos sean contundentes y se lleve

9 Informe de supervisión- inicio proceso administrativo sancionatorio. https://www.icbf.gov.co/apoyo/adquisicion-

de-bienes-y-servicios/contratacion



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trazabilidad del seguimiento contractual, los requerimientos deben ir con

copia al ordenador del gasto, a la coordinación Jurídica (correo electrónico)

y a la aseguradora.

En los casos que la respuesta al requerimiento sea satisfactoria por parte del

operador, el supervisor debe enviar respuesta al operador, con copia al

ordenador del gasto y a la aseguradora indicando que la respuesta es

satisfactoria y que se cierra el requerimiento.

Los supervisores en ejercicio de sus competencias, deben aplicar todas las

acciones tendientes a velar por el cumplimiento del objeto contractual y de todas

aquellas obligaciones inherentes al mismo, según lo dispuesto por la Ley 80 de

1993, Ley 1150 de 2007 y Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción; así mismo, el

supervisor cuenta con los instrumentos institucionales: el Manual de Contratación

MO1.ABS y la Guía para el ejercicio de Supervisor e interventoría de contratos y

convenios suscritos por el ICBF G6.ABS.

Actividades posteriores a la visita de supervisión:

Remitir documentos a la carpeta oficial del contrato: El Acta de visita de

supervisión como los demás documentos generados en el ejercicio de la

supervisión deben reposar en la carpeta de contrato, dando cumplimiento a lo

establecido en la “Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de

contratos y convenios suscritos por el ICBF G6.ABS” que indica que toda la

documentación que se origine durante el seguimiento al contrato deber ser

remitida a la carpeta de contrato oficial, la cual reposa en la Coordinación

Jurídica de la Dirección Regional o en la Dirección de Contratación de la Sede

de la Dirección General si la supervisión es ejercida desde la Sede de la

Dirección General.

4.1.3 Procedimiento de supervisión

Para realizar supervisión se cuenta con el “Procedimiento para adelantar la

supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF” el cual describe las

actividades a realizar por parte de los supervisores y profesionales de apoyo a la

supervisión frente al seguimiento técnico, administrativo, financiero y legal.

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A continuación, se describe el procedimiento que debe ser tenido en cuenta para el

adecuado ejercicio de supervisión, que no se tiene que ejecutar estrictamente en el

orden descrito.

Diagrama 8. Actividades Procedimiento Supervisión

Fuente: Elaboración propia Dirección de Familias y Comunidades. Tomado del

procedimiento para adelantar la supervisión de contratos y convenios suscritos por el ICBF.

P18. ABS. Versión 1.10

10 Las actividades descritas no se ejecutan estrictamente en el orden secuencial que aquí se describe, sino de

acuerdo con los eventos propios de la ejecución y supervisión del contrato.

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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Manual de Contratación MO1.ABS.

Guía para el ejercicio de supervisión e interventoría de contratos y convenios

Suscritos por el ICBF. G6.ABS.

Procedimiento para adelantar la supervisión de contratos y convencidos

suscritos por el ICBF. P18.ABS.

Formato Informe de Supervisión-Inicio Proceso Administrativo Sancionatorio.

F1.P14.ABS

Formato de Informe de Supervisión del Contrato/Convenio. F2.P18.ABS

Procedimiento para imposición de multas, sanciones y declaratorias de

incumplimiento. P14.ABS

Guía orientadora para el apoyo a la supervisión en las modalidades de atención

a la Primera Infancia. G12.PP

Guía de buenas prácticas de seguridad. G5.GTH

Guía para la adquisición de bienes y servicios de calidad. G7.ABS

Cartilla para la implementación del Sistema Integrado de Gestión en la

Prestación del Servicio de los Programas Misionales. PU1.MS.DE

6. RELACIÓN DE FORMATOS

CODIGO NOMBRE DEL FORMATO

F1.G19.PP Formato Acta Visita de Supervisión

F2.G19.PP Formato Verificación documentos vía remota

IN1.G19.PP Instrumento FCB Encuentro grupal

IN2.G19.PP Instrumento FCB Visita domiciliaria

IN3.G19.PP Instrumento UNAFA Encuentro Familiar

IN4.G19.PP Instrumento UNAFA Sede Administrativa

IN5.G19.PP Instrumento UNAFA Visita domiciliaria

IN6.G19.PP Instrumento Familias con bienestar Sede Administrativa

IN7.G19.PP Instrumento TEB Modalidad

IN8.G19.PP Instrumento TEB Sede Administrativa

7. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio

NA NA NA

guÍa orientadora para la supervisiÓn de las … · proceso promociÓn y prevenciÓn guÍa...

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