Guía práctica de teletrabajo

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#Brinca10Años

ÍNDICE

La innovación es adaptación01.

02. ¿Cómo planificar la semana?

03. ¿Cómo asignar roles y responsabilidades?

04. ¿Cómo tener una comunicación efectiva?

05. ¿Cómo llevar reuniones efectivas?

06. ¿Cómo conciliar trabajo con familia?

07. Plataformas de apoyo

08. Nuestras prácticas y experiencia

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LA INNOVACIÓNES ADAPTACIÓN

EL DESAFÍO ES REPENSAR EL TRABAJO"La pandemia provocada por el COVID-19 está afectando a todas las organizaciones del mundo, desafiandonos a repensar nuestras formas de trabajo y colaboración. Desde Brinca compartimos nuestros conocimientos, metodologías y plataformas para que los colaboradores puedan trabajar remotamente de forma eficaz y eficiente. Esperamos que esta guía sea de utilidad para los lectores y un aporte a la nueva cultura del trabajo que demanda el siglo XXI."

José Manuel Morales, Socio Fundador.

UNA BUENA NOTICIA EN MEDIO DE LA CRISIS“El pánico no es una respuesta aceptable a las crisis. Por el contrario, son estos momentos los que requieren mayor

claridad y liderazgo en las organizaciones. La buena noticia es que, poniendo paños fríos, quizás nunca hemos estado mejor preparados para afrontar una pandemia en el mundo laboral: la mayor parte de las empresas ya cuentan con plataformas y herramientas para trabajar remoto y colaborar en línea. Las organizaciones que adopten estas nuevas

prácticas de forma efectiva no sólo sobrevivirán la crisis, sino que saldrán fortalecidas con nuevas capacidades”.

Francisco Martínez, Socio Fundador.

01.

02.

¿Cómo planificar la semana?

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Una buena semana comienza listando los objetivos y prioridades. Consensuar objetivos a los equipos definiendo responsables, plazos y recursos. Después mantener una reunión diaria (15 minutos) con el equipo donde se comunique: ¿Qué actividades realicé ayer? ¿En cuáles actividades me quiero enfocar hoy? ¿En qué necesito apoyo?

>BUENAS PRÁCTICAS

1. Mantener visible los objetivos de la empresa y equipos de trabajo para asegurar que todos estén alineados en el rumbo de la compañía y cómo cada área se está apoyando.

2. Los objetivos deben cumplir el criterio SMART, es decir, deben ser específicos, medibles, alcanzables, desafiantes y tener un plazo establecido.

3. Realizar minutas de las reuniones que lleven a cabo el equipo.

4. Contar con alguna herramientas de gestión de proyectos en la cual se pueda visibilizar de una forma sencilla el avance de los mismos.

5. Asignar a cada actividad un responsable (si la responsabilidad es de todos, ésta no es de nadie).

6. Dar al equipo la libertad y autonomía para diseñar y ejecutar las actividades que permitan cumplir los objetivos.

¿CÓMO PLANIFICAR LA SEMANA?

>CASO DE ÉXITO

Para realizar su trabajo, Spotify agrupa a sus equipos en “Squad” con un líder nombrado “Agile Coach”. Este “Squad” está conformado por un grupo menor a 8 personas los cuales tienen objetivos y métricas asignadas además de la autonomía para poder cumplirlas. Cada equipo cuenta con un plazo definido y planifican su semana en base a actividades claves, de las cuales se hacen seguimientos diarios para presentar los distintos grados de avances y levantar posibles barreras.

Descubre más de la cultura Spotify:https://www.youtube.com/watch?v=MraqRqsfN6E

¿CÓMO PLANIFICAR LA SEMANA?

>¿CÓMO LO HACEMOS EN BRINCA?

1. Establecemos daily meeting donde cada miembro de cada equipo nos cuenta brevemente lo que ha realizado, su enfoque esta semana y si necesita apoyo.

2. Nos apoyamos con Trello para gestionar nuestras actividades y con Innk para planificar nuestras cargas de trabajo a la semana.

03.

¿Cómo asignarroles y actividades?

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En la asignación de roles, es importante establecer quiénes coordinan, quiénes ejecutan y quienes hacen seguimiento. Gestiona por compromisos: al asignar actividades, cada responsable se compromete con entregables claros en fechas establecidas.

>BUENAS PRÁCTICAS

1. Definir bien las distintas responsabilidades de una tarea: responsables, apoyos, consultados, informados y aprobadores.

2. Generar equipos con distintas habilidades profesionales y perfiles para potenciar la innovación a través de la diversidad.

3. Visibilizar el estado de avance de los proyectos para todo el equipo y organización en general.

4. Utilizar una plataforma de gestión de documentos para que cada equipo pueda acceder fácilmente y hacer más eficiente su trabajo.

5. Cuando alguna persona o equipo no alcanza a llegar con lo comprometido, avisar antes del atraso y proponer nueva fecha de entregable.

6. Documenta todo el proceso, realiza minutas, notas, audios, etc.

7. Da feedback constante a tus colaboradores y equipos de trabajo. En tiempos de trabajo remoto este tipo de comunicaciones se puede llegar a perder.

¿CÓMO ASIGNAR ROLES Y ACTIVIDADES?

>CASO DE ÉXITO

3M es referente en el desarrollo de productos innovadores. Han impulsado metodología ágiles como Scrum en su trabajo para poder lanzar al mercado nuevos productos que cambien el mundo. Cada equipo de trabajo cuenta con los siguientes roles:Product Owner: encargado de optimizar y maximizar el valor del producto. Scrum Master: encargado de gestionar el proceso Scrum y ayudar a eliminar impedimentos que puedan afectar a la entrega del producto. Equipo de desarrollo: ejecutar el diseño de sprints que respondan a los requerimientos y necesidades del product owner.

Descubre más de la metodología de 3M:https://www.3mhisinsideangle.com/blog-post/the-return-of-agile-methods-for-research/

>¿CÓMO LO HACEMOS EN BRINCA?

En Brinca utilizamos matrices RAACI (Responsable, Aprueba, Apoya, Consultado, Informado), las cuales nos permiten dividir nuestros objetivos en actividades, describirlas, asignar roles y avanzar en los entregables de forma coordinada.

¿CÓMO ASIGNAR ROLES Y ACTIVIDADES?

04.

¿Cómo tener unacomunicación efectiva?

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En tiempos de trabajo remoto la comunicación de pasillo se pierde y también la rapidez para resolver ciertas dudas que nos surgen luego de una reunión o actividad. Es fundamental escribir de forma clara y precisa para comunicarnos de que nos permita entendernos de manera acertiva rápida y ágil.

>BUENAS PRÁCTICAS

1. Antes de comunicar algo, pregúntate ¿qué quieres lograr con esta comunicación? Privilegia la comunicación efectiva orientada a objetivos.

2. Omnicanalidad: Comunica tus ideas de forma escrita, oral y visual.

3. Aplica el efecto Twitter: Oblígate a resumir lo más posible tu escritura y ser lo más preciso y detallado posible.

4. Detalla de forma clara: responsables, acciones, lugares y fechas. No des nunca nada por sentado.

5. Prioriza la información en base a datos por sobre impresiones.

6. Feedback constante, en teletrabajo a veces se puede perder la interacción de feedback, por lo que es importante que lo des y que trates de que sea por mensaje de voz o videoconferencia, recuerda que somos seres sociales.

7. Asume la responsabilidad de que los receptores hayan entendido el mensaje. Privilegia el ¿me explico? por sobre él ¿se entiende?.

¿CÓMO TENER UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA?

>CASO DE ÉXITO

GitLab es la compañía más remota del mundo con miembros ubicados en más de 65 países de todo el mundo. Para esta compañía la comunicación es fundamental por lo que establecieron ciertos principios que rigen este aspecto en toda la organización, lo cuales son:

• Permite que los miembros trabajen de forma asincrónica (la comunicación que se establece entre personas de manera diferida en el tiempo). • La información está disponible para todos al mismo tiempo.• La información es fácil de consultar a través del teclado o script.

Descubre más de cómo comunica efectivamente de GitLab:https://youtu.be/R0AB8ZvnEIU

>¿CÓMO LO HACEMOS EN BRINCA?

Antes de partir cada reunión, cada miembro del equipo realiza una mini introducción donde cuenta su estado emocional durante su trabajo remoto. Esto con el fin de hacernos predecibles con nuestras emociones cuando comunicamos. Establecemos minutas en cada reunión y las enviamos por mail a los asistentes (tanto interno como con nuestros clientes).

¿CÓMO TENER UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA?

05.

¿Cómo llevar reunionesefectivas con clientes y tu

equipo de trabajo?

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Para reuniones con clientes, preocúpate con antelación de todos los aspectos para tener una videoconferencia exitosa. A nivel interno, el tiempo de teletrabajo es una gran oportunidad para curar la "reunionitis" de tu empresa. Revisa bien los objetivos y tipos de reunión que estás teniendo: definición objetivos, planificación, seguimiento, co-trabajo y feedback.

>BUENAS PRÁCTICAS

1. Averigua qué plataforma de comunicación es la que están utilizando tus clientes y adecúate a ellas.

2. Prepárate para la videollamada, establece una pauta de los temas a tratar y anótalos en las descripción de la invitación.

3. Asegurate de tener una buena conexión a internet.4. Busca un lugar tranquilo, sin ruido y con buena iluminación.

Avisa a tus familiares que vas a entrar en una videoconferencia.5. Apaga tu micrófono mientras la otra persona está hablando

para que exista una mejor señal.6. Prueba la herramienta de videollamada antes de realizar la

videoconferencia para que no surjan imprevistos.7. Respeta el horario y tiempo de tus colegas, no llegues tarde a

las reuniones y utiliza la regla de parkinson "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine".

8. Compórtate como si estuvieras en juntas presenciales9. Termina con un plan de acción y establece un moderador para

que lleve la documentación de todo lo conversado.

¿CÓMO LLEVAR REUNIONES EFECTIVAS CON CLIENTES Y TU EQUIPO DE TRABAJO?

>CASO DE ÉXITO

AbinBev necesitaba poder organizar a sus equipos de trabajo alrededor del mundo, por lo que buscaron plataformas digitales que los podría ayudar, en este caso Zoom. Durante el primer més más de 10.000 personas utilizaron la plataforma mejorando la productividad y comunicación de los equipos de trabajo.

Descubre más del caso de éxito de AbinBev:https://youtu.be/HABjoUIYCRE

>¿CÓMO LO HACEMOS EN BRINCA?

En tiempos de teletrabajo hemos generado daily meeting en distintos equipos (consultoría, I+D, datalab, Innk, comercial, marketing). Cada miembro tiene 2 minutos para decir lo que hizo el día anterior, lo que pretende hacer hoy y en qué necesita apoyo. Somos cuidadosos de respetar el tiempo: temas estratégicos o de ejecución se ven en otras reuniones.

¿CÓMO LLEVAR REUNIONES EFECTIVAS CON CLIENTES Y TU EQUIPO DE TRABAJO?

06.

¿Cómo conciliar el teletrabajo con la familia y

las actividades domésticas?

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Uno de los principales desafíos del trabajo remoto es conciliar la rutina laboral con las actividades domésticas y familiares del hogar.De no gestionarse bien, puede generar tensión, angustia y conflictos en la intimidad de los colaboradores. El desafío es entender que ambos mundos cohabitan en un mismo espacio, pero que tienen tiempos y prioridades definidas.

>BUENAS PRÁCTICAS

1. Determina una rutina diaria que tenga definido tiempo de inicio y término de la jornada laboral

2. Genera pausas saludables cada 1 o 2 horas en los que puedas ver los temas domésticos y familiares.

3. No escondas a tu familia! Todos tenemos familiares, no hay por qué avergonzarse de ellos. Si es que aparecen en la mitad de una conferencia o sesión de trabajo, preséntalos, actúa con normalidad.

4. Si vives con tu pareja y ésta también trabajan, programen juntos sus rutinas de trabajo. Coordinen pausas intercaladas para que cuando uno se tome una pausa, pueda avanzar en tareas domésticas mientras el otro puede trabajar. Y viceversa.

5. Si vives con tu pareja, reserven un espacio para que puedan compartir juntos (ej: almuerzo).

6. Si tienes hijos menores, aprovecha la tecnología para estimularlos de forma inteligente. Hay varios canales (YouTube, Instagram TV, Facebook) que tienen actividades online. Programa una semana de actividades con ellos.

¿CÓMO CONCILIAR EL TELETRABAJO CON LA FAMILIA Y LAS ACTIVIDADES DOMÉSTICAS?

>CASO DE ÉXITO

L'Oreal otorga diferentes beneficios entre los cuales se encuentran la flexibilidad horaria, servicios asistenciales para familiares de empleados, jornada laboral establecida, permisos retribuidos para atención de familiares.

Descubre más sobre cómo compatibilizar familia y trabajo de L’Oreal:https://bit.ly/3aggs89

>¿CÓMO LO HACEMOS EN BRINCA?

Muchos en Brinca somos madres y padres. Somos respetuosos con el rol que tienen en su día a día, entregamos facilidades cuando tienen compromisos con sus hijos. Para tener más tiempo con sus familias, todos los colaboradores Brinca trabajan 40 horas semanales y tienen 4 semanas de vacaciones al año.

¿CÓMO CONCILIAR EL TELETRABAJO CON LA FAMILIA Y LAS ACTIVIDADES DOMÉSTICAS?

07.

Plataformas y herramientas de apoyo

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PLATAFORMAS Y HERRAMIENTAS DE APOYO

>PLATAFORMAS

Gestión de proyectos e ideas Mensajería instantánea Gestión de documentos

Videoconferencia To do list Tomar notas Organizar en distintas zonas horarias

Pragli

Microsoft Team

PLATAFORMAS Y HERRAMIENTAS DE APOYO

>HERRAMIENTAS DIGITALES

Plataformas para generar pausas Formación en casa

Break Timer: Extensión de Google Chrome para poder establecer horarios de pausa en tu teletrabajo.

CodeAcademy: ¿Quieres que tu hij@ cree el próximo facebook? CodeAcademy ofrece cursos de programación en distintos lenguajes.

Yousician: Siempre es un buen momento para aprender un instrumento, esta herramienta ofrece cursos dinámicos y tecnológicos para convertirte en un experto.

Coursera: Cuenta con cursos online de las mejores universidades. Ya no hay excusas para dejar de aprender.

Contenido para hijos e hijas

Oliver Jeffers, escritor infantil, cuenta sus cuentos en vivo.

Anna Llenas, autora, ilustradora y arte-terapia , enseña gestión de emociones a los niños a través de literatura.

Audible Amazon, Amazon liberó la suscripción de libros e historias de audio para niños y estudiantes!

08.

Nuestras prácticas y experiencia

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José Manuel Morales, Socio de Brinca.

“Hago pausas cada dos horas para estar con mis hijas y compartir tiempo con

ellas.

“Aprovecho un AirBNB sin arrendatarios

para la paz necesaria, con Bach de Fondo y usando la técnica del Pomodoro de Cirillo para mantener los flujos. Y dos

veces al dia reviso noticias. Lo más importante es mantener el ritmo.

Alberto Chaigneau, Director Comercial / TD.

Matías Salgado, Jefe de Desarrollo, Innk..

Gonzalo Díaz, Jefe de Marketing,

Andrés Blake, Director de Proyectos I+D+i.

“Aprovecho de almorzar con la familia para desconectarse y flexibilizar el

horario dado que me ahorro tiempos de desplazamiento”.

“Tener un lugar físico específico como espacio de trabajo ayuda para evitar

asociar que todos los rincones son un lugar de trabajo. En lo personal armar

puzzles, pintar y hacer yoga han ayudado a calmar la ansiedad.

Ignacia Almeida, Consultora de Innovación.

José Gaete, Desarrollador Innk.

Catalina Troncoso, Consultora de Innovación.

“Yo creo que tener un lugar tranquilo y

libre de distracciones para trabajar ayuda. Eso sumado a reuniones de

coordinación periódicas aportan a tener un día a día productivo.

“Saco a pasear a mi mascota antes de

hacer trabajo remoto para reemplazar la caminata que antes hacía para ir a

trabajar.

“Diariamente aprovecho cualquier break para moverme, aunque sea caminando

por los pasillos de mi casa, me sirve para despejarme y volver al trabajo más

motivado. Al terminar mi jornada, una buena sesión de entrenamiento me

recuerda que estoy vivo.

“Mantengo mi rutina de las mañanas. Me ducho, visto y arreglo distinto a como lo hago durante los fines de semana, de

esa manera diferencio los momentos de trabajo de los de recreación.

Pedro Undurraga, Jefe de Adm. y Finanzas.

“Creo que ser disciplinado, sistemático y

ordenado es muy importante al momento de adoptar el teletrabajo como algo cotidiano. En mi caso, buena música permanente a un volumen moderado

siempre es buena compañía y me ayuda en la concentración.

“La rutina, un buen balance entre

actividades y el conocimiento profundo de las herramientas digitales que tenemos

disponibles han sido fundamentales para conservar la disciplina, el rigor y también los espacios de creatividad individuales y

grupales.

Diego Rojas, Jefe de Proyectos.

Rodrigo Pereira, Jefe de Proyectos DataLab.

Marcela Catalán, Jefa de Proyectos.

Karina Pérez, Consultora de Proyectos I+D+i.

“Parte indispensable de la salud mental y

corporal….ejercicio físico. Gran ayuda para desconectar del trabajo intelectual

al finalizar el día.

“Es importante darse espacios para cortar la rutina y dar prioridad a la vida personal Del

mismo modo, una buena planificación semanal y diaria impacta positiva y

significativamente en seguir agregando valor en nuestro trabajo y para nuestros

clientes.

Cristián Rojas, Jefe de Proyectos.

Juviska Meza, Jefe de Proyectos I+D+i.

Francisco Martínez, Socio Brinca.

“Acondicionar mi espacio de trabajo:

monitor, mouse, trabajar sobre un escritorio (nunca en mi dormitorio), usar calendario

para programar las tareas del día, chequear a diario el estado técnico de las

plataformas de comunicación digital antes de reuniones con clientes.

“Implementamos reuniones de coordinación diaria virtual con el equipo. Esto nos ayudó para saber qué estaba haciendo cada uno;

distribuir tareas y tiempo de manera eficiente. Como jefe de proyecto, esta instancia me sirve

para visibilizar los obstáculos que están enfrentando nuestros clientes.

“Debido a que tengo un hijo de 8 años y una niña de 2, ha sido de gran utilidad para mi la planificación con antelación de cada día, respecto a lo laboral y lo personal (tareas

de colegio y actividades domésticas) sumado al apoyo de mi entorno familiar.

“Ya no se trata de teletrabajar

individualmente, sino que toda nuestra familia está acostumbrándose a la nueva

dinámica. Con mi señora nos hemos reorganizado para compatibilizar las

tareas domésticas y el trabajo de ambos.

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