3.3 Actividades de transferencia del conocimiento.

DE MANERA INDIVIDUAL CONSULTAR LOS SIGUIENTES TEMAS:

. TRABAJO EN EQUIPO Y EN GRUPOS: CONCEPTO, CARACTERÍSTICAS, TIPOS DE EQUIPOS Y GRUPOS, VENTAJAS E INCONVENIENTES, ETAPAS DEL DESARROLLO EQUIPOS DE TRABAJO. COMUNICACIÓN EFICAZ EN GRUPOS Y EQUIPOS

TRABAJO EN EQUIPO Y EN GRUPOS: CONCEPTO

CARACTERÍSTICAS DE EQUIPOS Y GRUPO

Grupo de trabajo Equipo de trabajoLiderazgo fuerte e individualizado Liderazgo compartido

TRABAJO EN EQUIPO TRABAJO EN GRUPO

El concepto de equipo implica una sensación de misión compartida y de responsabilidad colectiva, mientras que el compromiso dentro de un grupo podría no ser tan fuerte, debido a que los miembros de un grupo tienen metas o tareas comunes.Estas muchas veces trabajan de manera independiente.

En un grupo tienen un líder fuerte, mientras que en un equipo se tienen los roles de liderazgo compartidos, hay rendición de cuentas individual y mutua y se caracterizan por la igualdad.

Responsabilidad individual Responsabilidad individual y colectivaLa formación de un grupo de trabajo ocurre a partir de su creación o instalación

La formación de un equipo de trabajo es un proceso de desarrollo

Enmarca su acción dentro del objetivo global de la organización

Dentro del marco del objetivo global de la organización, se auto asignan propósito y metas especificas

Sus resultados son vistos como suma del esfuerzo individual

Sus resultados se toman y evalúan como producto de un esfuerzo conjunto de sus miembros

El trabajo colectivo se considera como algo inevitable o ,incluso un mal necesario

El trabajo colectivo se observa como una oportunidad y se disfruta

Los conflictos se resuelven por imposición o evasión

Los conflictos se resuelven por medio de confrontación productiva

Se encuentra centrado principalmente en la tarea

Se centra en la tarea y en el soporte socio- emocional de sus miembros

No reconoce diferencias de valores, juicios e incompetencia entre sus miembros

Se reconoce e incorporan las diferencias como una adquisición o capital del equipo

TIPOS DE GRUPO

Según la dimensión temporal

*PERMANENTES:Tareas habituales de la organización.

*TEMPORALES:Duración limitada. Actividad de desarrollo o innovación.

Según el nivel de formalidad

*FORMALES:

Previstos por la organización.

*INFORMALES:

Basados en relaciones espontaneas.

TIPOS DE EQUIPO

EQUIPOS DE RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS:

Círculos de calidad (mejores recomendaciones en el producto, trabajo, calidad, etc.)

EQUIPOS INTERFUNCIONALES:

Interdepartamentales y de distintos niveles organizado.

Equipos virtuales:

Trabajo a distancia (correo electrónico, video conferencias, en tiempo real, tablero electrónicos.)

EQUIPOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO:

Crean nuevos productos, tecnologías interfuncionales.

EQUIPOS QUE SE MANEJAN SOLOS:

Con nula o mínima dirección externa.

VENTAJAS DE EQUIPO

Se trabaja con menos tensión al compartir los trabajos más duros y difíciles.

Se comparte la responsabilidad al buscar soluciones desde diferentes puntos de vista.

Es más gratificante por ser partícipe del trabajo bien hecho. Se comparten los incentivos económicos y reconocimientos profesionales. Puede influirse mejor en los demás ante las soluciones individuales que cada

individuo tenga. Se experimenta de forma más positiva la sensación de un trabajo bien hecho. Las decisiones que se toman con la participación de todo el equipo tienen mayor

aceptación que las decisiones tomadas por un solo individuo. Se dispone de más información que cualquiera de sus miembros en forma

separada. El trabajo en grupo permite distintos puntos de vista a la hora de tomar una

decisión. Esto enriquece el trabajo y minimiza las frustraciones. Podemos intercambiar opiniones respetando las ideas de los demás: Logra una mayor integración entre las personas para poder conocer las aptitudes

VENTAJAS GRUPO

• Amplitud de la información: Acumular los recursos de varios individuos, con esto se logra una mayor fuente de elementos o herramientas con los que se puede trabajar. 

• Diversidad de la información: Aparte de proporcionar varios elementos, los grupos dan heterogeneidad al proceso de decisión. Esto nos brinda la oportunidad de tener más enfoques y de disponer de más alternativas.

• Aceptación de la solución: Muchas decisiones fracasan tras la elección definitiva porque la gente no acepta la solución. Pero si en la decisión participan los que serán afectados por ella y deberán intervenir en su relación, habrá mayores posibilidades de que la acepten y hagan que otros también la acepten. Ello redunda en un apoyo más firme de la decisión y produce más satisfacción entre quienes deben implantarla.

• Legitimidad del proceso: La sociedad moderna aprecia mucho los métodos democráticos. El proceso de la toma de decisiones en grupo se ajusta a los ideales democráticos y, en consecuencia, se considera más legítimo que las decisiones tomadas por una sola persona. Cuando el que las toma no consulta a otros antes de llegar a una determinación, el hecho de que tenga poder absoluto puede dar la impresión de que la decisión es autocrática y arbitraria. 

Para los individuos:

- Se trabaja con menos tensión al compartir los trabajos más duros y difíciles.

- Se comparte la responsabilidad al buscar soluciones desde diferentes puntos de vista.

- Puede influirse mejor en los demás ante las soluciones individuales que cada individuo tenga.

- Se experimenta de forma más positiva la sensación de un trabajo bien hecho.

- El trabajo en grupo permite distintos puntos de vista a la hora de tomar una decisión. Esto enriquece el trabajo y minimiza las frustraciones.

- Aumenta la calidad del trabajo al tomarse las decisiones por consenso.

- Se fortalece el espíritu colectivista y el compromiso con la organización.

- Se reducen los tiempos en las investigaciones al aportar y discutir en grupo las soluciones.

- Se comprenden mejor las decisiones.

- Hay una mayor aceptación de las soluciones.

INCONVENIENTES DE LOS GRUPOS

* Lentitud, El trabajo en grupo requiere mucho más tiempo.

*el conformismo y la reducción de juicios críticos, derivados del deseo de pertenecer al grupo y no ser rechazado.

*el control y la manipulación del propio grupo y de sus recursos por parte de unos pocos.

*el desarrollo de normas contrarias a los objetivos de la organización.

*la reducción del esfuerzo individual dando lugar a la denominada ¨holgazanería social¨.

*ciertos procesos que pueden incidir de forma negativa en la toma de decisión grupal como son la inhibición de sus miembros, la difusión de sus responsabilidades la polarización de las decisiones o el desarrollo de ¨pensamiento grupal¨

INCONVENIENTES EQUIPO

El trabajo en equipo consume más tiempo en coordinación de actividades Los individuos como grupo pueden ser más fáciles de controlar y manipular Se pueden desarrollar situaciones de rechazo para ciertos individuos que

no se desea formen parte del grupo

¿EN QUÉ ETAPA DE DESARROLLO SE ENCUENTRA TU EQUIPO DE TRABAJO?

Conocer en qué etapa se encuentra actualmente tu equipo de trabajo, puede ayudarte a hacer los ajustes necesarios en su relación (persona a persona / grupo), para que se alcance la consecución de metas deseadas, con el menor desgaste.

La primera etapa de formación, se caracteriza por una gran incertidumbre; sobre el propósito, la estructura y el liderazgo del grupo. Los miembros "sondean las aguas" para determinar qué conductas son las aceptables. La etapa concluye cuando los miembros comienzan a considerarse parte del grupo.

La segunda etapa de conflicto se distingue; precisamente, por los conflictos internos que en ella se dan. Los miembros aceptan la existencia del grupo pero se resisten a las restricciones que les impone su individualidad. Se presentan conflictos por quien controla el grupo. Esta etapa termina cuando se cuenta con una jerarquía de liderazgo clara.

En la tercera etapa se establecen las relaciones de trabajo estrechas y el equipo manifiesta su cohesión. Hay sentido de identidad y pertenencia, esta etapa de regulación se da por concluida cuando se solidifica la estructura del grupo y se han establecido una conjunto de expectativas sobre lo que se define como el comportamiento correcto.

La cuarta etapa es la de desempeño. La estructura en este punto es completamente funcional y es aceptada por el grupo. La energía de los integrantes ya no se dirige a conocerse y entenderse, sino a realizar la tarea que los ocupa.

Para los equipos de trabajo permanentes la etapa de desempeño es la última de su desarrollo. En cambio para los equipos temporales que tienen una tarea limitada, queda una fase de desintegración. En esta etapa el grupo se prepara para disolverse y su prioridad ya no es un desempeño superior, sino que dirige su atención a las actividades de cierre y de nuevas direcciones.

Se tiene la impresión, que el equipo de trabajo se hace más eficaz a medida que pasa por las primeras cuatro fases. Aunque ésta suposición sea verdaderamente general lo que hace que un equipo sea más eficaz, es más complicado que el recorrer estas etapas. Se tiene que tomar en cuenta el contexto de la organización; algunas tareas darán un desarrollo acelerado del equipo y otras no.

Ninguna teoría del desarrollo organizacional se puede seguir al pie de la letra. De cualquier manera el conocimiento de las mecánicas de los grupos puede hacer la diferencia en el desempeño del equipo la organización o en los resultados alcanzados por la empresa.

LAS ETAPAS DE GRUPO

Etapa 1. Formación: 

El comportamiento individual se conduce por un deseo de ser aceptado por los

otros, evadir la controversia y el conflicto.

Los problemas grandes y sentimientos se dejan de lado y las personas se

focalizan por cumplir con la rutina, al igual que la organización del equipo quien

hace que cosa, cuando se encuentran, etc. En esta etapa es cuando los individuos

recopilan información e impresiones de los otros, y del alcance de la tarea a

realizar y como abordarla. Es una etapa confortable, no hay demasiada

prevención de conflictos.

Etapa 2. Asalto: 

Los miembros del grupo mantienen la cordialidad entre sí, mientras empiezan a

aparecer los primeros temas de trabajo a resolver. La paciencia de algunos

colapsará antes y se verán algunas confrontaciones menores que se resolverán

pronto. Pueden estar relacionadas con el trabajo del grupo en sí mismo o con los

roles y responsabilidades dentro del grupo. A algunos les parecerá bien empezar a

lidiar con problemas mientras otros querrán seguir con la comodidad de la Etapa

1. Dependiendo de la cultura organizacional y de los individuos, el conflicto será

más o menos suprimido pero estará ahí debajo de la superficie. Para manejar el

conflicto, los individuos quizás sientan que están ganando o perdiendo batallas y

buscarán calidad en la estructura y en las políticas para prevenir que el conflicto

persista.

Etapa 3. Estableciendo normas:

Como la etapa 2 tiene que ver con “las reglas del compromiso” para el grupo que

se establece, y el alcance de las tareas o responsabilidades del grupo son claras y

acordadas. Se entienden unos con otros y pueden apreciar las habilidades y

experiencias del otro. Los individuos escuchan al otro, se aprecian, se apoyan

mutuamente y están preparados para modificar puntos de vista pre concebido:

sienten que son parte de un grupo efectivo y cohesionado. Los individuos han

tenido que trabajar duro para lograr esta etapa y puede que resistan cualquier

presión para cambiar, especialmente del afuera, por miedo a que el grupo se

desmorone o  cambie a la etapa de asalto.

Etapa 4. Desempeño.

No todos los grupos llegan a esta etapa caracterizada por un estado de

independencia y flexibilidad. Todos se conocen lo suficiente como para trabajar

juntos y confían el uno en el otro para permitir una actividad independiente. Los

roles y responsabilidades cambian de acuerdo a las necesidades. La identidad del

grupo, lealtad  y moral son elevados y cada uno está orientado a las personas y a

las tareas de igual manera. Este alto grado de comodidad significa que toda la

energía del grupo puede ser dirigida hacia las tareas que tienen en manos.

10 años después de describir estas 4 etapas, Tuckman revisó su concepto inicial y

elaboró una etapa final.

Etapa 5: Levantar.

Esta etapa tiene que ver con el fin o separación, tanto de tareas como de los

miembros del equipo. Los individuos estarán orgullosos de haber alcanzado tanto

y estarán complacidos de haber formado parte de un grupo tan excelente.

Necesitan recordar que han hecho y consecuentemente seguir adelante. Algunos

autores describen la etapa 5 como “deformación” reconociendo el sentido de

pérdida por los miembros del grupo.

COMUNICACIÓN EFICAZ EN GRUPOS Y EQUIPOS

. LIDERAZGO: DEFINICIÓN, COMPONENTES, ENFOQUES Y ESTILOS

LIDERAZGO CONCEPTO

es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales.

desarrollar no solo disposición a trabajar sino también, a hacerlo con ahínco y seguridad en sí mismos

COMPONENTES

los líderes prevén el futuro, inspiran a los miembros de la organización y trazan la ruta que esta seguirá.

los líderes deben infundir valores, ya sea que su interés se centre en la calidad, la honestidad y la asunción de riesgos calculados o en los empleados y los clientes

el poder

comprensión fundamental de la gente

la capacidad de inspirar a los seguidores para que ejerzan todas sus capacidades

el estilo y el desarrollo del clima organizacional.

ENFOQUES

Los investigadores han identificado rasgos específicos relacionados con la capacidad de liderazgo:

Cinco rasgos físicos (energía, apariencia y altura)

Cuatro rasgos de inteligencia y capacidad

Diez y seis rasgos de personalidad (adaptabilidad, agresividad, entusiasmo y seguridad en sí mismo)

Seis características relativas al desempeño de tareas (impulso de realización, persistencia e iniciativa)

Nueve características sociales (sentido de cooperación, habilidades para relaciones interpersonales y capacidad administrativa)

Este enfoque no ofrece ninguna indicación sobre la cantidad que una persona debe poseer de cada rasgo.

Además entre las docenas de estudios al respecto no existe acuerdo sobre cuáles rasgos son en efecto rasgos de liderazgo ni sobre sus relaciones con casos reales de liderazgo

ESTILOS DE LIDERAZGO

1. Liderazgo autocrático

El liderazgo autocrático es una forma extrema de liderazgo transaccional,

donde los líderes tienen el poder absoluto sobre sus trabajadores o

equipos. Los miembros del staff tienen una pequeña oportunidad de dar

sugerencias, incluso si estas son para el bien del equipo o de la

organización. Muchas personas se sienten resentidas al ser tratadas de

esta manera. A menudo el liderazgo autocrático tiene altos niveles de

ausentismo y rotación del personal. Para algunas tareas y trabajos sin

calificación, el estilo autocrático puede ser efectivo, porque las ventajas del

control superan las desventajas.

2. Liderazgo burocrático

Los líderes burocráticos hacen todo según “el libro”. Siguen las reglas

rigurosamente y se aseguran que todo lo que hagan sus seguidores sea

preciso. Es un estilo de liderazgo muy apropiado para trabajar cuando

existen serios riesgos de seguridad (como trabajar con maquinaria,

sustancias tóxicas, o peso peligroso) o  cuando están en juego largas

sumas de dinero.

3. Liderazgo carismático

Un estilo carismático de liderazgo es similar al liderazgo transformacional,

porque estos líderes inspiran muchísimo entusiasmo en sus equipos y sus

muy energéticos al conducir a los demás. De todas formas los líderes

carismáticos tienden a creer más en si  mismos que en sus equipos y esto

genera problemas, y un proyecto o la organización entera podrían colapsar

el día que el líder abandone la empresa. En los ojos de los seguidores, el

éxito está ligado a la presencia del líder carismático.

4. Liderazgo participativo o democrático

A pesar de que el líder democrático es el que toma la última decisión, los

líderes participativos o democráticos invitan a otros miembros del equipo a

contribuir con el  proceso de toma de decisiones. Esto no solo aumenta

la satisfacción por el trabajo sino que ayuda a desarrollar habilidades. Los

miembros de equipo sienten en control de su propio destino así que están

motivados a trabajar duro, más que por una recompensa económica.

Ya que la participación democrática lleva tiempo, este abordaje puede durar

mucho tiempo pero a menudo se logra un buen resultado. Este estilo de

liderazgo puede adoptarse cuando es esencial el trabajo en equipo

y cuando la calidad es más importante que la velocidad o la productividad.

5. Liderazgo ‘Laissez-faire’

Esta expresión francesa significa “déjalo ser” y es utilizada para

describir líderes que dejan a sus miembros de equipo trabajar por su

cuenta. Puede ser efectivo si los líderes monitorean lo que se está logrando

y lo comunican al equipo regularmente. A menudo el liderazgo laissez-

faire es efectivo cuando los individuos tienen mucha experiencia e iniciativa

propia. Desafortunadamente, este tipo de liderazgo puede darse solo,

cuando los mandos no ejercen el suficiente control.

6. Liderazgo orientado a las personas o liderazgo orientado a las

relaciones

Es el opuesto al liderazgo orientado a la tarea. Con el liderazgo orientado a

las personas, los líderes están completamente orientados en organizar, 

hacer de soporte y desarrollar sus equipos. Es un estilo participativo, y

tiende a empoderar al equipo y a fomentar la colaboración creativa. En la

práctica la mayoría de los líderes utilizan tanto el liderazgo orientado a la

tarea y el liderazgo orientado a las personas.

7. Liderazgo natural

Este término describe al líder que no está reconocido formalmente como tal.

Cuando alguien en cualquier nivel de una organización lidera simplemente

por satisfacer las necesidades de un equipo, se describe como líder natural.

Algunos lo llaman liderazgo servil. De muchas maneras este tipo de

liderazgo es una forma democrática de liderazgo porque todo el equipo

participa del proceso de toma de decisiones. Quienes apoyan el modelo

de liderazgo natural dicen que es una buena forma de trabajo en un mundo

donde los valores son cada vez más importantes. Otros creen que en

situaciones de mucha competencia, los líderes naturales pueden perder

peso por otros líderes que utilizan otros estilos de liderazgo.

8. Liderazgo orientado a la tarea

Los líderes altamente orientados a la tarea, se focalizan solo en que el

trabajo se haya cumplido y pueden ser un poco autocráticos. Estos líderes

son muy buenos para definir el trabajo y los roles necesarios, ordenar

estructuras, planificar, organizar y controlar. Pero no tienden a pensar

mucho en el bienestar de sus equipos, así que tienen problemas para

motivar y retener a sus colaboradores.

9. Liderazgo transaccional

Este estilo de liderazgo nace con la idea de que los miembros de equipo

acuerdan obedecer completamente a su líder cuando aceptan el trabajo.

La transacción es el pago a cambio del esfuerzo y la aceptación hacia las

tareas que les da su líder. El líder tiene derecho a castigar a quien

considere que su trabajo no está como él desea.

El liderazgo transaccional es un tipo de management, no un verdadero

estilo de liderazgo, porque el foco es hacia la ejecución de tareas de corto

plazo.

10. Liderazgo transformacional

Los líderes transformacionales son considerados los verdaderos líderes por

la mayoría de los teóricos del liderazgo. Inspiran a sus equipos en forma

permanente, y le transmiten su entusiasmo al equipo. A su vez estos líderes

necesitan sentirse apoyados solo por ciertos empleados. Es una ida y

vuelta emocional. Es por ello que muchas organizaciones tienen que

funcionar tanto con el liderazgo transformacional como con el liderazgo

transaccional.

Los líderes transaccionales (o managers) se aseguran de que la rutina se

lleve adelante en forma apropiada, mientras que la transformacional busca

nuevas iniciativas y  agregar valor.

GLOSARIO DE TERMINOS

LÍDER

Hace referencia a conducir, guiar, dirigir, dirigente o jefe. Un líder es el individuo de un grupo que ejerce una mayor influencia en los demás, se le considera jefe o orientador, éste presenta la habilidad de convencer a otros de que trabajen con entusiasmo para lograr los objetivos definidos.

En la mayor parte de los grupos (partido político, religioso, sociedad, club deportivo, etc.) existe un líder, que se caracteriza por ocupar la posición más elevada dentro del grupo.

LIDERAZGO

Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales.

Desarrollar no solo disposición a trabajar sino también, a hacerlo con ahínco y seguridad en sí mismos.

EQUIPO

El concepto de equipo implica una sensación de misión compartida y de responsabilidad colectiva, mientras que el compromiso dentro de un grupo podría no ser tan fuerte, debido a que los miembros de un grupo tienen metas o tareas comunes.

Estas muchas veces trabajan de manera independiente.

GRUPO

En un grupo tienen un líder fuerte, mientras que en un equipo se tienen los roles de liderazgo compartidos, hay rendición de cuentas individual y mutua y se caracterizan por la igualdad

COMPONENTE

Es lo que compone un sistema. El sistema puede estar formado por varios de estos. El número de componentes es el número mínimo de especies moleculares

en función de las cuales se puede expresar cuantitativamente la composición de fases. Gestión Documental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación

Programa Gestión documental

En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, el PGD es estratégico para la gestión documental, pues con él se establecen las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. El PGD hace parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, es aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y está armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión, establecidos por el gobierno nacional, dando alcance al cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la materia.