guía orientadora para el desarrollo de la estrategia de compras locales

GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO

GUÍA ORIENTADORA PARA EL DESARROLLO DE

LA ESTRATEGIA DE COMPRAS LOCALES

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1. OBJETIVO GENERAL.

Apoyar la dinamización de las economías locales a través de soluciones de abastecimiento, articuladas entre el ICBF, los operadores de los programas y los productores, fortaleciendo la inclusión socio-económica de familias, comunidades y emprendimientos locales para contribuir a la seguridad alimentaria a partir de los ejes de disponibilidad y accesibilidad a los alimentos.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Generar espacios de encuentro entre los oferentes locales y la demanda institucional de bienes y servicios, que permitan la creación de circuitos cortos 1en las cadenas de abastecimiento del ICBF, con relaciones mutuamente beneficiosas entre los productores y los operadores de los programas institucionales o entre aquellos y el ICBF.

Contribuir a viabilizar los desarrollos productivos locales, a través de la priorización del consumo institucional de lo que se produce en cada comunidad, municipio o departamento.

Fortalecer, dentro de los programas del ICBF, el consumo de productos de origen nacional, obtenidos a partir de materias primas nacionales.

Fortalecer la economía de las familias campesinas, propiciando la construcción de escenarios de paz y reconciliación a través del apoyo a la asociatividad, la formalización y la vinculación a la cadena de abastecimiento del ICBF.

Apoyar familias y comunidades vulnerables, mediante la contratación de talento humano local por parte de los operadores, para viabilizar la permanencia de técnicos y profesionales en el respectivo territorio.

3. ALCANCE.

Inicia con la inclusión de la presente guía en los estudios previos a la contratación, pliegos de condiciones y obligaciones contractuales para los operadores de los programas del ICBF. Finaliza con la verificación del cumplimiento de tales obligaciones y la consolidación de los resultados de avance de la estrategia.

4. DEFINICIONES.

Ámbito Geográfico de Consumo: Extensión de territorio dentro de la cual se ejecuta un determinado contrato de operación de los programas del ICBF. Dependiendo de la cobertura territorial contratada, este puede ser municipal (o distrital según el caso), departamental si se desarrolla en más de un municipio del mismo departamento, macro-regional si se desarrolla en más de un departamento o nacional si se desarrolla en todo el país.

Compra Local: Es toda adquisición de productos o servicios, cuyo origen se localice en el mismo ámbito geográfico de consumo.

1 Ver glosario en el numeral 4 de este documento.




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Circuitos Cortos: Es una modalidad de cadena de abastecimiento en la que los productores acercan los productos a las zonas de consumo, con el fin de crear una relación más cercana entre oferta y demanda, reducir el número de intermediarios y generar beneficios económicos mutuos.

Circuitos Campesinos: Son circuitos cortos de abastecimiento en los que la oferta está representada por campesinos productores o sus asociaciones formalizadas.

Demanda Local: Es la cantidad total requerida de un producto o servicio que deben adquirir los distintos contratistas de los programas del ICBF, en un ámbito geográfico de consumo y en un determinado período de tiempo.

Macro-Región: Extensión geográfica compuesta por la agrupación de dos o más Regionales.

Minuta Patrón Patrón de alimentos por grupos definidos en la Guías Alimentarias para la población colombiana, en medidas, cantidades y frecuencias, para consumir en uno o varios tiempos de comida, que se ajusta a los requerimientos energéticos y de nutrientes de una población determinada de acuerdo con el ciclo vital en que se encuentre. Es una herramienta que permite planear en forma racional la alimentación de una población objetivo sana y se considera como el punto de partida para la programación de los ciclos de menús.

Número de Cupos: Cantidad máxima de beneficiarios que pueden ser atendidos en una unidad de servicio.

Número de Beneficiarios: Cantidad de personas identificadas e individualizadas, atendidas en una unidad de servicio.

Oferta Local: Es el conjunto y cantidad de productos y servicios de producción local que están disponibles para su comercialización, en un ámbito geográfico de consumo.

Producción Local: Son los productos y servicios que se generan en un ámbito geográfico de consumo a partir de inversión, mano de obra y materias primas, originarias del mismo municipio, región, macro-región o país.

Producto o Servicio Local: Es un producto o servicio obtenido de la producción local, legalmente establecido.

5. INTRODUCCIÓN

La estrategia de Compras Locales que se implementa bajo la presente guía contribuye al desarrollo de mandatos constitucionales y legales, así como de la misión institucional, el documento CONPES 113 de 2008 y los Objetivos del Milenio (ODM) trazados por la Organización de las Naciones Unidas y adoptados por el estado colombiano.

Así mismo, la estrategia busca mejorar las condiciones de disponibilidad y accesibilidad a los alimentos por parte de la población, cumpliendo con la misión institucional del ICBF consistente en “trabajar con calidad y transparencia por el desarrollo y la protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias colombianas”. La Constitución Política de Colombia en su Artículo 5° establece que el Estado reconoce, sin discriminación alguna, la primacía de los derechos inalienables de la persona y ampara a la familia




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como institución básica de la sociedad. Dado que la familia está conformada por personas, este reconocimiento implica considerar a la familia como titular de los mismos derechos de las personas. Igualmente, en su Artículo 44°, establece la corresponsabilidad del Estado, la sociedad y la familia en asistir y proteger al niño para garantizar su desarrollo armónico e integral, corresponsabilidad que se encuentra expresada en la Ley 1098 de 2006 – Código de Infancia y Adolescencia. Las anteriores corresponsabilidades sólo pueden ser asumidas por las familias, en la medida en que estas cuenten con las condiciones jurídicas, sociales, políticas, económicas y culturales que les permitan asumir tal papel. Es así como la sociedad y el estado, en un escenario de relaciones de cooperación, deben proteger integralmente a la familia, estimular su fortalecimiento y desarrollo económico, su capacidad de autogestión y en especial, propiciar la formación de espacios que le permitan asumir sus responsabilidades frente a los miembros que la componen. Para que la familia cuente con las citadas condiciones, se requiere del desarrollo de políticas públicas que propendan por la vinculación de la totalidad de sus integrantes, para que, sin discriminación alguna, se satisfagan sus necesidades, se prevenga la vulneración y se protejan sus derechos fundamentales, entre ellos, el de gozar de seguridad alimentaria, la cual se define como la “disponibilidad suficiente y estable de alimentos, el acceso y el consumo oportuno y permanente de los mismos, en cantidad, calidad e inocuidad por parte de todas las personas, bajo condiciones que permitan su adecuada utilización biológica, para llevar una vida saludable y activa.”2 En el Foro de Seguridad Alimentaria de 2008 realizado en Nyéléni (Kenia) se declaró que “… La soberanía alimentaria da prioridad a las economías locales y a los mercados locales y nacionales, y otorga el poder a los campesinos y a la agricultura familiar, la pesca artesanal y el pastoreo tradicional, y coloca la producción alimentaria, la distribución y el consumo sobre la base de la sostenibilidad medioambiental, social y económica. La soberanía alimentaria promueve el comercio transparente, que garantiza ingresos dignos para todos los pueblos, y los derechos de los consumidores para controlar su propia alimentación y nutrición. Garantiza que los derechos de acceso y a la gestión de nuestra tierra, de nuestros territorios, nuestras aguas, nuestras semillas, nuestro ganado y la biodiversidad, estén en manos de aquellos que producimos los alimentos. La soberanía alimentaria supone nuevas relaciones sociales libres de opresión y desigualdades entre los hombres y mujeres, pueblos, grupos raciales, clases sociales y generaciones.”3 Finalmente, debe tenerse en cuenta que en el marco de los Objetivos del Milenio (ODM ó MDGF por su sigla en Inglés) de la Organización de las Naciones Unidas, Colombia ha adoptado entre los 8 los objetivos del milenio para el país, la erradicación del hambre y la pobreza extrema, el logro de la igualdad de género y autonomía de la mujer, reducir la mortalidad infantil y mejorar la salud materna. Es así como el Estado debe emprender acciones que, con la perspectiva de enfoque diferencial étnico y de género, fortalezcan a la familia y recuperen o mantengan tradiciones, valores culturales de cada región o comunidad, contribuyan a su seguridad alimentaria y desarrollen mercados inclusivos para los sectores más vulnerables de la población.

2 CONPES Social 113 de 2008. 3 Recuperado de http://www.world-governance.org/IMG/pdf_Nyeleni_-_Declaracion_final.pdf. Subrayado fuera de texto – Agosto 2014

http://www.world-governance.org/IMG/pdf_Nyeleni_-_Declaracion_final.pdf




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Teniendo en cuenta que el ICBF a través de los operadores de sus programas invierte en la adquisición de alimentos, elementos dotacionales y contrata talento humano, se identifica con claridad la oportunidad de lograr que esta inversión, además de cumplir con el objeto misional de los respectivos programas, puede cumplir con el objetivo, también misional de apoyar a las familias más vulnerables para que desde los ejes de disponibilidad y de accesibilidad y desde la participación en mercados inclusivos, puedan gozar de seguridad alimentaria. Tanto las estructuras productivas agropecuarias y agroindustriales, como los sistemas de comercialización, vistos como parte de la cadena de abastecimiento, son factores determinantes de la disponibilidad y el acceso a los alimentos. Estos factores están relacionados con las posibilidades económicas de producirlos o adquirirlos y con su viabilidad como unidades de negocio para quienes ejercen estas actividades. Cuando las compras institucionales se realizan por parte de los operadores, acudiendo a cadenas de abastecimiento reducidas (circuitos campesinos), los recursos invertidos tienen la capacidad de contribuir de forma indirecta a la disponibilidad de alimentos, puesto que los productores pueden obtener mejores precios por sus artículos, con lo que se recupera la viabilidad del agro como negocio y se genera una dinámica en la que los pequeños fabricantes y agricultores se verán atraídos a producir más y mejores alimentos. Igualmente, cuando un pequeño productor de alimentos o bienes dotacionales (vestidos de trabajo, material didáctico, ropa de cama, vestuario, etc.) recibe un mejor precio por sus artículos, o una persona es contratada para prestar sus servicios, se fortalece su capacidad de compra y consecuentemente, tiene más fácil el acceso a los alimentos que no produce o a aquellos que antes no estaba en capacidad de consumir. Esto tiene la capacidad de generar una demanda adicional de productos que tiene el potencial de incentivar la producción de alimentos, creando la sinergia necesaria para la dinamización de la economía local. El ICBF es una de las entidades estatales de Colombia con mayor demanda institucional de bienes y servicios orientados al cumplimiento de su misión. Con base en sus funciones y en especial, en las que desarrolla como Ente Rector del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, tiene la posibilidad de articular acciones con diversas entidades estatales, para implementar estrategias de abastecimiento en las que los recursos invertidos puedan convertirse en fuentes de dinamización de las economías locales, sin afectar el cumplimiento misional y sin sacrificio de la eficiencia, la eficacia y la transparencia, promoviendo la seguridad alimentaria y nutricional de la población colombiana. De esta forma, se busca implementar una estrategia de abastecimiento en la que los recursos del Estado cumplan más de una función social, de manera que, con alta eficiencia, democratice y haga más equitativa la redistribución de la riqueza, representada en los recaudos fiscales y parafiscales que realiza el Estado y ejecuta el ICBF con sus programas. Los objetivos que se plantean permitirán alcanzar un alto nivel de eficiencia en la inversión de los recursos destinados a atender los programas del ICBF y la inclusión social de familias y comunidades vulnerables, a través de una sumatoria de impactos marginales desde el punto de vista macroeconómico, pero fundamentales para la inclusión social de las familias vulnerables y la reconstrucción del tejido social, en un marco de escenarios de paz y reconciliación.




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6. DESARROLLO. 6.1. Alcance de la Expresión “Compra Local”

El desarrollo de la Estrategia de Compras Locales debe realizarse con base en las siguientes prioridades:

A. Para unidades de servicio del ICBF, en cualquier municipio del país.

El autoconsumo cuando este aplique.

El consumo de lo producido por otras unidades de servicio localizadas en el mismo municipio, ya sean de programas del ICBF o de otras entidades del Estado.

El consumo de productos y servicios originados en el mismo municipio donde se presta el servicio.

El consumo de productos y servicios originarios del mismo Departamento donde se presta el servicio.

B. Para programas especiales con cobertura regional.

El consumo de lo producido por unidades de servicio localizadas en la misma región o macro-región, ya sean de programas del ICBF o de otras entidades del estado.

El consumo de productos y servicios originados en la misma región o macro-región donde se presta el servicio, o de productos cuyas materias primas sean originarias de la misma región en que se consumen, en la proporción mínima que indiquen los contratos respectivos.

C. Para programas transversales o de cobertura nacional.

El consumo de productos y servicios obtenidos a partir de materias primas e insumos mayoritariamente de origen nacional.

A partir del alcance definido, se busca fomentar la cultura de la producción para el autoabastecimiento y, en el evento en que la producción llegue a superar las necesidades, priorizar el consumo de estos excedentes en otros programas institucionales. De esta manera, la estrategia logra que los recursos económicos invertidos por la entidad circulen y se apliquen en más de una oportunidad dentro de los programas institucionales. La adquisición de bienes y servicios dentro del mismo municipio en que se desarrolla un programa o se presta un servicio, permite irrigar las economías municipales con los recursos provenientes del ICBF, acorta las cadenas de abastecimiento al punto en que la intermediación comercial se reduce permitiendo a los productores locales obtener mejores precios por sus productos frente a los que recibiría vendiendo a los canales habituales de comercialización y facilitando la obtención de mejores precios para el operador de los programas institucionales. Teniendo en cuenta que los programas del ICBF demandan bienes y servicios que no se producen en todos los municipios, la estrategia se extiende a la adquisición de los productos originarios del




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mismo departamento en que se presta el servicio, priorizando los municipios circunvecinos, con el fin de reducir los sobrecostos logísticos y minimizar la cadena de intermediarios que participan del abastecimiento. 6.2. Actividades de promoción de las compras locales

La Dirección de Abastecimiento es la encargada de promover la Estrategia de Compras Locales, para lo cual debe contar con el apoyo de las distintas áreas y Direcciones del ICBF. La estrategia de compras se desarrolla sobre siete ejes fundamentales:

Cálculo de la demanda potencial y la demanda real de productos y servicios de los distintos programas del ICBF.

Agregación de la demanda para realizar compras locales eficientes.

Visibilización de la demanda institucional.

Investigación y visibilización de la oferta local de bienes y servicios.

Articulación interinstitucional

Realización de encuentros entre oferta y demanda.

Seguimiento

6.2.1. Cálculo de la demanda potencial y la demanda real de productos y servicios

a. Demanda potencial

La Dirección de Abastecimiento, con base en la minuta patrón, los lineamientos y los estándares establecidos para cada modalidad de atención, identificará los productos y servicios teóricamente requeridos por parte de los operadores, concesionarios y contratistas del ICBF, teniendo en cuenta el tiempo de atención, la frecuencia de consumo y el número de cupos asignado por cada modalidad de atención. Con esta información, se calculará la demanda estimada de bienes y servicios, a nivel municipal y departamental, tanto en cantidades estimadas de producto, como en el costo estimado de los mismos, de acuerdo con los estudios de sector y costos que se hayan realizado en la Dirección de Abastecimiento y que estén debidamente actualizados.

b. Demanda real

Teniendo en cuenta que la demanda real puede verse afectada por la oferta de productos en cada localidad o por las migraciones y cambios en la población atendida, esta no constituye obligación de compra para el operador del programa del ICBF, ya que este tiene la facultad de modificar sus compras de acuerdo con las condiciones de la oferta, intercambiando los productos, por otros que los sustituyan de acuerdo con las listas de mercado. La demanda real de bienes y servicios es el resultado de calcular las necesidades que debe cubrir cada operador de los programas del ICBF, con base en sus listas de compras, listas de mercado o en ciclos de menú propios de cada operador, teniendo en cuenta el tiempo de atención, la frecuencia de consumo y el número de beneficiarios registrados en los sistemas de registro de beneficiarios de la Entidad.




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Todas las Direcciones Misionales deberán suministrar la información requerida por la Dirección de Abastecimiento para realizar estos cálculos, dentro de los primeros 60 días calendario, posterior al inicio de la contratación, o cuando sea necesaria su actualización. 6.2.2. Agregación de la demanda para realizar compras locales eficientes.

La agregación de la demanda es una forma de cooperación entre empresas o instituciones, consistente en sumar sus compras, para que al realizar una compra conjunta, sea posible obtener beneficios, tales como: mayor poder de negociación, mejores condiciones de compra y menores precios. Esta es una manera como el ICBF, al sumar las demandas de operadores de programas, de tamaños relativamente pequeños, puede obtener reducciones de costos que permitirán lograr eficiencias en la ejecución de los recursos.

Con base en la demanda real de bienes y servicios, se deben identificar productos no perecederos, cuya producción requiera de procesos industriales que no se realizan en todos los Departamentos y cuya demanda agregada sea relativamente alta, ya sea en una o en varias modalidades de atención. Estos productos pueden considerarse como locales a partir de la condición de haber sido producidos en una región, macro-región o en el país, según sea el caso. A la implementación del concepto de agregación de la demanda, cuando esta es posible, se le da el nombre de “Compras Locales Eficientes”. Esta modalidad de compra local posibilita la obtención de ventajas estratégicas, promueve el consumo de productos nacionales, facilita la ejecución de planes de muestreo para el control y aseguramiento de la calidad de los productos y propende por el cumplimiento de los estándares de atención al suministrar a las unidades de servicio las cantidades requeridas de cada producto. 6.2.3. Visibilización de la Demanda Institucional

Este componente se fundamenta en el conocimiento de la demanda institucional por parte tanto de los posibles proveedores como de las entidades estatales que tienen entre sus funciones el fomento de las actividades productivas de bienes y servicios. Para lo anterior, es necesario hacer pública la lista de productos y las cantidades requeridas por cada operador de los programas ICBF. Esta publicación permite que los posibles proveedores y las autoridades locales o nacionales competentes, conozcan e identifiquen oportunidades de desarrollo de la oferta local. La demanda de bienes y servicios de los distintos programas y la forma en que se invertirán los recursos públicos destinados a cada uno de ellos, así como la identificación de los contratos y los contratistas del ICBF es una información pública, de acuerdo con lo establecido por la Ley 1712 de 2014. Bajo esta consideración, toda la información que posea el ICBF para el desarrollo de los programas, que no esté sometida a reserva en los términos de la citada ley, es una información pública y como tal, podrá difundirse por cualquier medio o suministrarse a quien la requiera. Con el fin de construir oportunidades de participación, escenarios de transparencia y facilitar el control social y la supervisión sobre la ejecución de los recursos del ICBF, deben publicarse para todos los contratos, la demanda de bienes y servicios, las listas de compras, los ciclos de menús,




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la localización de las unidades de servicio, la identidad de los operadores de los programas, su domicilio legal y la demás información que considere necesaria la Dirección de Abastecimiento con el fin de promover la estrategia de compras locales y facilitar los mecanismos de control y supervisión de los programas. La demanda estimada o potencial debe ser publicada en la página de internet del ICBF y se actualizará con una frecuencia mínima de una vez al año, dentro de los primeros 60 días hábiles de la vigencia fiscal. La finalidad de calcular la demanda estimada y las listas de intercambio de los productos, es la de hacer visible para todos los posibles proveedores y para las autoridades locales encargadas del fomento y desarrollo de planes, programas y proyectos productivos dentro de su territorio, las oportunidades de inclusión de productos y servicios, en los distintos programas que se desarrollan en su municipio o departamento, con el fin de que, se abran oportunidades para establecer relaciones de negocios entre proveedores locales y los operadores de los programas institucionales. Por su parte, la finalidad de calcular la demanda real, es la de hacer visible para todos los posibles proveedores y autoridades territoriales, las oportunidades actuales de vender sus productos o servicios a los operadores de los programas que se desarrollan en su municipio o departamento, en unas cantidades ciertas, aunque sujetas a contingencias. La demanda real debe ser publicada en la página WEB del ICBF y se actualizará con una frecuencia mínima de una vez al año, dentro de los primeros 60 días hábiles de la vigencia fiscal, para lo cual todas las áreas misionales del ICBF deben proveer la información que solicite la Dirección de Abastecimiento con este fin. El alcance de la visibilización de la demanda comprende como mínimo la siguiente información:

Nombre del producto requerido

Cantidad mensual requerida

Periodicidad de las entregas

Unidad de servicios en que se requiere.

Municipio en que se requiere

Número de cupos asignados

Número de beneficiarios que atiende

Nombre del operador que necesita adquirir el producto.

Teléfono y dirección de contacto. Con base en este conocimiento, las autoridades gubernamentales de todos los niveles y los productores locales, pueden diseñar planes y programas para crear, ampliar o mejorar la oferta local de aquello que requiera el ICBF para llevar a cabo su misión. 6.2.4. Investigación y visibilización de la oferta local de bienes y servicios

La Dirección de Abastecimiento debe, con base en la demanda real de bienes y servicios, adelantar investigaciones sobre la disponibilidad local de los productos requeridos por los operadores de los programas o directamente por parte del ICBF.




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Con el fin de promover encuentros espontáneos entre oferta y demanda, la Dirección de Abastecimiento publicará periódicamente la información de los productores registrados en el sistema de Registro de Proveedores del ICBF y en bases de datos de otras entidades (cuando esta información esté disponible), debidamente clasificados por municipio, departamento y producto. Este conocimiento también permitirá a los oferentes que participen en procesos de selección, comprometerse en el momento de presentar la oferta, a adquirir un porcentaje mínimo de compras locales. Con base en las investigaciones de oferta local de productos y servicios, la Dirección de Abastecimiento debe establecer una línea base del porcentaje mínimo de compras locales que deben cumplir los operadores de los programas del ICBF, para cada Regional del ICBF. 6.2.5. Articulación Interinstitucional

El desarrollo de la Estrategia de Compras Locales requiere de una coordinación interinstitucional, a nivel internacional, nacional, departamental y municipal, en la que se contempla la posible participación de entes públicos, privados y organismos de cooperación internacional. La Dirección de Abastecimiento, con el apoyo y coordinación de las áreas competentes dentro del ICBF, debe impulsar la participación de entidades del orden nacional, departamental y municipal, así como de las autoridades de las comunidades étnicas y organismos nacionales e internacionales, tanto para promover, identificar y visibilizar la oferta de productos autóctonos y ancestrales, como para lograr su formalización de manera que esta oferta pueda participar de la cadena de abastecimiento de los programas institucionales y participar en los encuentros de oferta y demanda que organiza el ICBF . Las acciones interinstitucionales que promueva el ICBF, deben propender principalmente por la participación de oferentes pertenecientes a sectores vulnerables de la población, tales como pequeños productores agropecuarios, asociaciones o cooperativas de pequeños agricultores, madres cabeza de familia y sus asociaciones, microempresarios, además de aquellas empresas formalizadas, pequeñas, medianas y grandes, que generen empleos directos y que produzcan los bienes demandados por los programas del ICBF, a partir de la participación mayoritaria de materias primas de producción local. Igualmente, con el fin de hacer posibles las negociaciones entre oferta y demanda, como parte de la articulación interinstitucional, la Dirección de Abastecimiento debe promover ante los organismos competentes, las acciones tendientes a superar la ausencia o déficit de oferta y las calidades de los productos requeridos, visibilizando la demanda institucional. Los planes de toda articulación que promueva el ICBF para desarrollar la estrategia de compras locales debe enfocarse en:

Establecer espacios de articulación económica y política interinstitucional e intersectorial, en el marco de descentralización administrativa, brindando coherencia a las acciones del estado desde distintos frentes de acción.




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Facilitar el desarrollo de actividades potenciales orientadas al uso de los recursos naturales, recursos técnicos y de talento humano existentes en cada Departamento, a partir de acciones a nivel local, que sumadas, generan escenarios de oportunidades de crecimiento y desarrollo económico y social de las familias vulnerables, con base en la satisfacción de la demanda de bienes y servicios de los programas del ICBF.

Impulsar el crecimiento general de la economía al orientar la inversión de los recursos públicos de forma tal que, con una sola erogación, se generen impactos positivos indirectos en uno o más de los programas sociales del estado.

Propiciar la formación de condiciones que incentiven la permanencia de los beneficiarios en sus comunidades de origen, haciendo de la producción agropecuaria, agroindustrial y artesanal de pequeña escala una forma viable de vida.

Adquisición local de bienes y servicios para satisfacer la demanda institucional, en condiciones de estabilidad de la oferta, con focalización en el ámbito municipal y en su defecto, el departamental.

Impulso, a través de los entes competentes, a los modelos asociativos y empresariales para la generación de empleo e ingresos, que contribuyan al fortalecimiento económico y productivo de la población vulnerable y de los pequeños productores locales.

Propender por el aseguramiento de la calidad de productos, bienes y servicios que los operadores de los programas misionales del ICBF adquieren localmente.

Promover mecanismos de financiación, que permitan a los operadores de los programas del ICBF, mejorar las condiciones de pago a sus proveedores, con el fin de posibilitar el aprovisionamiento basado en las compras locales sin perjuicio de la liquidez del pequeño productor.

La producción agropecuaria, de bienes y de servicios, por parte de pequeños productores colombianos, adolece de debilidades como son, entre otras:

Baja estabilidad en la oferta local. Esta oferta se ve impactada por factores tales como el

clima y sus cambios, el comercio inequitativo, la baja productividad y el alto costo de los

insumos, entre otros.

Alto nivel de pérdidas en el manejo post-cosecha.

Prácticas agrícolas inadecuadas acompañadas de procesos de clasificación y selección, que no garantizan el cumplimiento de estándares de calidad.

Baja capacidad de asociatividad que impide aunar los esfuerzos individuales dispersos, para poder garantizar una oferta local cualificada, amplia y estable.

Informalidad. Este es un fenómeno que impide a los pequeños productores, acceder a los

mercados institucionales, cuya naturaleza les obliga a exigir a sus proveedores el

cumplimiento de un mínimo de requisitos legales y formales.

Baja capacidad económica que impide al productor financiar una cartera.




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La articulación interinstitucional no es una mecánica que pueda ceñirse a un procedimiento estándar, pues ella depende de las distintas problemáticas y casos particulares detectados en las Regionales durante el proceso de implementación de la Estrategia de Compras Locales. Con el fin de contribuir a la solución de los diferentes problemas y debilidades que pueden afectar el desarrollo de la Estrategia de Compras Locales, se hace necesario identificar políticas, proyectos, programas y actividades que deban ejecutarse para permitir la inclusión de los pequeños productores en el marco de las compras locales. Con esta finalidad, la Dirección de Abastecimiento, con el apoyo de áreas misionales y demás áreas del Instituto, podrá impulsar la firma de acuerdos, convenios o memorandos de entendimiento con otras entidades del estado, organismos de cooperación internacional, fundaciones sin ánimo de lucro y empresas privadas que desarrollen programas de responsabilidad social empresarial. 6.2.6. Realización de encuentros entre oferta y demanda

Los encuentros entre oferta y demanda son de dos tipos: Presenciales y virtuales.

6.2.6.1. Encuentros presenciales

Este tipo de encuentros se realiza a nivel Departamental o Municipal. Deben ser impulsados, coordinados y apoyados por la Dirección de Abastecimiento, mediante la ejecución de tres fases de implementación, a saber:

i. Fase de Sensibilización

Esta fase, fundamentada en la divulgación de la demanda institucional de bienes y servicios, tiene como objetivo lograr el compromiso institucional de las entidades que pueden participar en el desarrollo de la estrategia. La Dirección de Abastecimiento, debe ser apoyada por otras áreas del ICBF, por las Direcciones Regionales y por las Coordinaciones de los Centros Zonales, para ejecutar acciones de difusión y promoción de la estrategia en las diferentes instancias gubernamentales y privadas. Durante esta fase se articula con las entidades que puedan contribuir a identificar de forma amplia e imparcial, la oferta de productos, bienes y servicios de origen local o apoyar su desarrollo y formalización, con el fin de identificar oportunidades de implementación de la estrategia y promover su participación en la misma. En la ejecución de esta fase, de acuerdo con las condiciones de cada caso particular, la Dirección de Abastecimiento podrá intervenir en forma directa, o hacerlo a través de otras instancias institucionales. ii. Fase de Promoción ante la Demanda y la Oferta

Aunque la inclusión de obligaciones contractuales crea un escenario de necesidad de realizar compras locales por parte de los operadores de los programas institucionales, es necesario lograr su sensibilización y contar con su compromiso activo y creciente en el desarrollo de la estrategia.




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Durante esta fase, la visibilización de la demanda institucional es el fundamento para lograr la participación de los productores locales de productos, bienes y servicios, lo cual permite a los operadores encontrar las oportunidades para cumplir con sus obligaciones contractuales y desarrollar proyectos de responsabilidad social empresarial que en última instancia redundan en beneficio de ambas partes. iii. Fase de encuentro Demanda y Oferta Locales

Durante esta fase de desarrollo de la estrategia, las acciones institucionales crean espacios de encuentro entre oferta (productores de bienes y servicios) y demanda (programas y modalidades ICBF), con el fin de establecer acuerdos comerciales entre las partes. Esta fase debe ser coordinada por las Direcciones Regionales, con el apoyo dela Dirección de Abastecimiento, cuando estas lo soliciten. Los acuerdos o intenciones de llegar a acuerdos comerciales que lleguen a establecerse en el desarrollo de los encuentros presenciales de oferta y demanda, deben estar respaldados por comunicaciones, documentos, instrumentos o manifestaciones de intención que suscriban las partes interesadas, sobre las cuales el ICBF realizará tareas de seguimiento con el fin de establecer los resultados reales de tales acuerdos. En ningún caso, el ICBF puede constituirse en garante o testigo de los acuerdos comerciales o de las negociaciones que realicen los proveedores con los operadores de los programas, toda vez que la Entidad actúa como facilitador en el desarrollo de estas actividades. Las Direcciones Regionales, deben hacer seguimiento al desarrollo y resultado final de estos acuerdos, para lo cual contará con el apoyo de la Dirección de Abastecimiento. 6.2.6.2. Encuentros virtuales

Este tipo de encuentros consiste en la promoción que deben hacer todas las áreas y Direcciones del ICBF para que los operadores o los proveedores interesados en participar en la estrategia de compras locales, ingresen a la página de Internet del ICBF y busquen, en la sección de compras locales, la información que requieren para que de forma espontánea puedan contactar a la contraparte (operador o proveedor) con el fin de facilitar la adquisición de productos locales.

En la sección mencionada pueden encontrar los posibles proveedores que se hayan inscrito en el sistema de proveedores del ICBF y aquellos reportados por las entidades territoriales y organizaciones, federaciones y confederaciones que agrupan a pequeños productores y cooperativas y asociaciones formalmente establecidas. Igualmente, en la misma sección se deben publicar por parte del ICBF, los datos de los operadores y su respectiva demanda de bienes y servicios. El número de visitas a la página en mención debe ser contabilizado y debe posibilitar a los visitantes la evaluación de este servicio.




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6.2.7. Seguimiento

La Estrategia de Compras Locales debe ser objeto de seguimiento por parte de los supervisores de los contratos. El Director Regional o Director del área Misional deberá designar una persona quién se encargará de verificar el cumplimiento de la obligación contractual, a través de la revisión del formato de seguimiento (anexo 1), junto con los soportes correspondientes. Para los programas de cobertura nacional o macro-regional (Programa DIA), se deberá diligenciar el formato de seguimiento - anexo 2. Los resultados de este seguimiento deben ser consolidados por la Dirección de Abastecimiento.

6.3. Obligaciones del ICBF y de los Contratistas, relacionadas con la Estrategia de

Compras Locales

6.3.1. Obligaciones de las áreas Misionales y los Supervisores de los Contratos

Las Direcciones Misionales del ICBF deben incluir en los estudios previos, términos de referencia, convenios y minutas de contratos para el cumplimiento de la misión institucional, en las diferentes modalidades de atención, la obligación para el contratista, de cumplir con:

Un porcentaje mínimo de compras locales de alimentos. Este porcentaje se establece con relación al monto total del costo por cupo de cada modalidad de atención, asignado al rubro de alimentos.

Un porcentaje mínimo de compras locales de dotación (vestuario, ropa de trabajo, material didáctico, material y equipamiento lúdico entre otros). Este porcentaje se establece con relación al monto total del costo por cupo de cada modalidad de atención, asignado a las mencionadas dotaciones.

Cuando se trate de vinculación de personal, la contratación local se debe establecer en número de profesionales nacidos en el municipio o departamento en que se preste el servicio.

En los estudios previos y pliegos de condiciones, el área responsable debe incluir como criterio técnico de evaluación (para la asignación de puntaje) y como criterio de desempate, los porcentajes y número de personas que ofrece adquirir y contratar localmente, teniendo como mínimos aceptables los establecidos en la respectiva obligación contractual. Los supervisores de los contratos deben verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales y remitir a la Dirección de Abastecimiento el reporte, de acuerdo con la periodicidad establecida para las entregas de los informes presentados por el contratista, en el formato definido para tal efecto (anexo 1), junto con los documentos que soporten la información registrada. De acuerdo con lo anterior, dependiendo de la modalidad de contratación y las condiciones específicas establecidas para cada modalidad de atención y para cada Regional del ICBF, las áreas responsables deben tener en cuenta las obligaciones que se exponen a continuación. 6.3.2. Obligaciones de los Contratistas

i. Contratación Directa




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a. El contratista debe realizar mensualmente, compras locales de alimentos, elementos dotacionales o contratar talento humano profesional local, de acuerdo con el alcance y cobertura geográfica donde opere el contrato y con los mínimos establecidos en los respectivos contratos.

b. Los porcentajes mínimos de compras locales que debe realizar el contratista y su forma de cálculo, para cada uno de los componentes, serán los establecidos anualmente por la Dirección de Abastecimiento, en concordancia con las áreas misionales, para cada Regional y modalidad de atención, de acuerdo con la oferta disponible en las respectivas regionales, los estudios de costos y la distribución porcentual de los recursos aportados por el ICBF.

c. El contratista debe reportar al supervisor del contrato, las compras locales y los pagos realizados al talento humano contratado, de acuerdo con el formato que defina la Dirección de Abastecimiento, adjuntando en medio magnético los soportes (facturas, cuentas de cobro o documento equivalente), que cumplan con la normatividad legal vigente y permitan comprobar el cumplimiento de la obligación. Cuando existan los medios tecnológicos desarrollados por el ICBF, este reporte podrá realizarse utilizando tales medios.

En las regiones donde existan asociaciones, cooperativas de productores o pequeños productores, legalmente formalizados, el contratista debe orientar sus compras a dichas organizaciones. Cuando la compra no pueda realizarse a este tipo de proveedores, esta puede realizarse a través de los canales comerciales tradicionales, legalmente formalizados, caso en el cual debe reportar la información de las compras realizadas localmente, en el formato definido por la Dirección de Abastecimiento, para tal fin. En todo caso, el contratista debe comprometerse a realizar las acciones necesarias para garantizar la prestación del servicio o suministro contratado, en caso de presentarse situaciones de incumplimiento por parte de los proveedores locales. Para esto, el contratista deberá contar con un plan de contingencia, el cual procederá a activar de inmediato, informando mediante correo electrónico al Supervisor del Contrato. En este aviso se deben relacionar los hechos que llevaron a la activación del plan de contingencia, los cuales deben ser verificados y comprobados por el Supervisor. ii. Contratación mediante proceso de selección

a. El proponente debe comprometerse a realizar mensualmente, compras locales de alimentos, elementos dotacionales o contratar talento humano, técnico o profesional local, de acuerdo con el alcance y cobertura geográfica donde opere el contrato.

b. Los porcentajes mínimos de compras locales que debe realizar el contratista y su forma de cálculo, para cada uno de los componentes, serán los establecidos anualmente por la Dirección de Abastecimiento, para cada Regional y modalidad de atención, de acuerdo con la oferta disponible en las respectivas Regionales, los estudios de costos y la distribución porcentual de los recursos aportados por el ICBF. Los porcentajes mínimos establecidos para cada regional, serán publicados como anexo a los pliegos de condiciones y harán parte integral del mismo.

c. El oferente interesado en suministrar bienes o servicios para los programas misionales del ICBF o contratar para su operación integral en un territorio específico, podrá comprometerse a realizar compras locales en una proporción mayor a la mínima exigida para cada componente. La asignación de puntajes para la evaluación de las propuestas o para criterios de desempate




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se calculará con base en el porcentaje ofrecido por los proponentes. El porcentaje ofrecido por los proponentes, será de obligatorio cumplimiento.

d. El contratista seleccionado, debe reportar al supervisor del contrato, las compras locales y los pagos realizados al talento humano contratado, de acuerdo con el formato que defina la Dirección de Abastecimiento, adjuntando en medio magnético los soportes (facturas, cuentas de cobro o documento equivalente) que cumplan con la normatividad legal vigente y permitan comprobar el cumplimiento de la obligación. Cuando existan los medios tecnológicos desarrollados por el ICBF, este reporte podrá realizarse utilizando tales medios.

e. En todo caso, el contratista debe comprometerse a realizar las acciones necesarias para garantizar la prestación del servicio o suministro contratado, en caso de presentarse situaciones de incumplimiento por parte de los proveedores locales. Para esto, el contratista deberá contar con un plan de contingencia, el cual procederá a activar de inmediato, informando mediante correo electrónico al Supervisor del Contrato. En este aviso se deben relacionar los hechos que llevaron a la activación del plan de contingencia, los cuales deben ser verificados y comprobados por el Supervisor.

6.4. Medición del resultado de la estrategia:

Los supervisores de los contratos deben remitir a la Dirección de Abastecimiento, los formatos y los soportes correspondientes, de acuerdo con la periodicidad de reporte establecida con el operador del contrato. Lo anterior, con el fin de ser analizados, orientando la medición del resultado de la estrategia en términos de inversión de recursos, que contribuyen al desarrollo de las economías locales.

La Dirección de Abastecimiento define la meta de compra local a cumplir por parte de los operadores ICBF, de tal forma que al obtener los resultados por cada Regional, se logre establecer las líneas de base para cada uno de los componentes (alimentario, dotacional y talento humano), permitiendo la medición del avance de la estrategia en cada Regional del ICBF y a nivel nacional. 7. Anexos - Anexo 1: xxxxx Formato de seguimiento - ECL v1 - Anexo 2: xxxxx Formato de seguimiento ECL – Programa DIA v1 8. NATURALEZA DE LOS CAMBIOS:

Ítem Modificado

Nombre del ítem

Descripción del Cambio

guía orientadora para el desarrollo de la estrategia de compras locales

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