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GUÍA PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LAS UGEL
GESTIÓN EDUCATIVA MODERNA Y DESCENTRALIZADA EN LAS UGEL
MODULO I:
MARCO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD A IMPLEMENTAR EN LAS UGEL
MODULO II:PREPARACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD
√
MODULO III:DESPLIEGUE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
CONTENIDO DE LA CAPACITACIÓN
12/2015
00/2016
MODULO IV:MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD EN LA UGEL
00/2016
GUÍA METODOLÓGICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
¿A QUIÉN ESTÁ DIRIGIDA LA GUÍA?
Funcionarios y servidores públicos que trabajan en las Unidades de Gestión Educativa Local – UGEL
¿QUÉ ESPERAMOS LOGRAR CON LA GUÍA?
GENERA
L
• Detallar los pasos para planificar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad.
FASCÍCUL
O 1
• Proporcionar el marco de referencia para una eficaz implementación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad.
FASCÍCUL
O 2
• Identificar y establecer los elementos, requisitos y roles necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.
FASCÍCUL
O 3
• Brindar un método práctico para el despliegue e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.
FASCÍCUL
O 4
• Brindar las herramientas de mejora continua para identificar problemas, causas y proponer planes de mejora.
MÓDULO 1 : MARCO CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
MÓDULO 1MARCO
CONCEPTUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE LA CALIDAD
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
CICLO DE DEMING
GESTIÓN POR PROCESOS
DEFINICIONES GENERALES
1. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Son las actividades coordinadas para mejorar continuamente la eficacia de la UGEL y lograr la calidad de los productos-servicios, cumpliendo con los requisitos de los usuarios finales (Instituciones Educativas), legales y reglamentarios, lo que resulta en la satisfacción del usuario final.
Sistema de Gestión de la Calidad
SISTEMA:
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que
interactúan
Fuente: 3.2.1. ISO 9001:2005
GESTIÓN:
Actividades coordinadas para dirigir y controlar una institución.
Fuente: 3.2.6. ISO 9000:2005.
CALIDAD:
Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
Fuente: 3.1.1. ISO 9000:2005.
¿Qué beneficios se obtienen con la implementación del Sistema
de Gestión de la Calidad?
Mejor planeamiento en la UGEL.
Mayor conciencia de la calidad en toda la UGEL.
Mejor comunicación dentro de la UGEL y con el usuario final.
Incremento de la satisfacción del usuario final.
Mejoramiento de los procesos y servicios que brinda la UGEL
Mejora del desempeño y coordinación de los procesos.
MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS
2. CICLO DE DEMING
El ciclo de Deming o ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), es una metodología dinámica que conduce a la mejora continua, de acuerdo a la siguiente lógica:
Planear
Definir de los objetivos y estrategias, estableciendo las actividades necesarias para cumplir con los requerimientos de los usuarios.
Hacer
Ejecutar los procesos.
VerificarRealizar el seguimiento y medición de los procesos respecto a las objetivos y estrategias trazadas.
Actuar
Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.
Ciclo PHVA
P
H
V
A
Establecer los objetivos necesarios para obtener
resultados en concordancia con los requisitos del cliente.
Tomar acciones para mejorar continuamente la ejecución del proceso en
eficacia y eficiencia.
Ejecutar los procesos.Medir los procesos respecto a
las políticas, objetivos y requisitos
VIDEO DEL PHVA
3. GESTIÓN POR PROCESOS
¿Qué es un proceso?
Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas, que interactúan y agregan valor en cada etapa, trasformando los elementos de entrada en productos/salidas.
¿Qué es la Gestión por Procesos?
Es una manera de organizar, dirigir y controlar las actividades de trabajo para crear valor al usuario interno y externo, cruzando las barreras entre las diferentes unidades funcionales, unificando sus enfoques hacia las metas principales de la UGEL.
¿Qué diferencias existen entre la Gestión por Procesos y la Gestión Funcional?
MODULO 2: PREPARACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
MODULO 2: PREPARACIÓN DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
DEFINICIÓN DE PARTICIPANTES Y ROLES
REVISIÓN DEL MARCO NORMATIVO Y LEGAL
REVISIÓN DEL MARCO ESTRATÉGICO
DIAGNÓSTICO DE LA UGEL
ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO
DIFUSIÓN (COMUNICACIÓN, SENSIBILIZACIÓN Y
CAPACITACIÓN)
MAPA DE PROCESOS
1. DEFINICIÓN DE LOS PARTICIPANTES Y SUS ROLES
¿Quiénes son los participantes?
P
A
R
T
I
C
I
P
A
N
T
E
S
Representado por el Especialista en Planificación y/o Racionalización u otro
especialista con competencia y mando similar
Representado por el Director de la UGEL y/o a quien el Director
designe.
Representado por los colaboradores designados por
sus jefes por tener un alto grado de conocimiento de los
procesos de la entidad
Representado por los trabajadores de la entidad,
quienes apoyarán en el levantamiento de información
Representado por el jefe al que se le ha designado la responsabilidad
y la autoridad para establecer, mantener, controlar y mejorar el
proceso y su interacción
Representante
de la
Dirección
Especialista del SGC
AuditorDueño del proceso
Colaboradores
2. REVISIÓN DEL MARCO NORMATIVO Y LEGAL
Identificar y revisar las normas
referidas a competencias, funciones,
servicios de la UGEL.
Elaborar un listado actualizado con
los dispositivos aplicables.
Identificar requisitos legales
aplicables a los productos/servicios.
El objetivo de esto es que se conozca y tenga acceso a las obligaciones legales relacionadas a los productos/servicios, ya que mientras no se tenga un claro conocimiento de las reglamentaciones vigentes que afectan la actuación de la UGEL, no podrán cumplirse.
3. REVISIÓN DEL MARCO ESTRATEGICO
Revisar el Plan Estratégico Institucional - PEI
Revisar el Reglamento de Organización y Funciones- ROF
La revisión de estos documentos otorga un entendimiento más amplio y aclara el contexto dentro del cual se está trabajando, asimismo facilita la definición de la política y objetivos de la calidad, asimismo esclarece los principales servicios y productos de la UGEL.
4. DIAGNÓSTICO DE LA UGEL
1. Inicial
2. Repetible
3. Definido
4. Gestionado
5. Optimizado
Para hacer el diagnóstico del estado actual de la UGEL se usará el modelo de los niveles de madurez:
El diagnóstico permitirá conocer el estado actual de la UGEL y de acuerdo a esto formular su plan de trabajo para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad.
¿En qué nivel se encuentra la UGEL donde
trabajo?
¿Cómo se determina en qué nivel de Madurez se
encuentra la UGEL?
El especialista del Sistema de Gestión de la Calidad, el director de la UGEL y los jefes de área responden en conjunto las preguntas de la “Autoevaluación del Nivel de Madurez”
Nivel de Madurez Puntaje Siendo: a=1, b=2 y c=3.
1. INICIAL (Sin aproximación formal)
15 – 21
2. REPETIBLE (Aproximación reactiva)
22 – 28
3. DEFINIDO (Aproximación del sistema formal estable)
29 – 35
4. GESTIONADO (Énfasis en la mejora continua)
36 – 42
5. OPTIMIZADO (Desempeño de “mejor en su clase”)
43 - 45
Se asigna un puntaje a cada respuesta de acuerdo a la tabla , y la sumatoria de los puntajes de todas las respuestas ubica a la entidad en uno de los niveles de madurez.
Una vez identificado el Nivel de Madurez de la UGEL se procede a identificar la ruta a seguir, de acuerdo a la tabla 3:
Ruta / Niveles de Madurez
In
icia
l
Rep
etib
le
Defin
ido
Gestio
nad
o
Optim
izad
o
Pre
pa
ra
ció
n
Definición de los roles X X X X X
Revisión del marco normativo y legal X X X X X
Diagnóstico X X X X X
Elaboración del plan de trabajo X X X X X
Difusión X X X X X
Desplieg
ue
Definición de la política y objetivos del
SGC X X X X X
Pautas para la documentación X X X X X
Levantamiento de información X X X X X
Gestión de recursos X X X
Man
te
nim
iento
Revisión por la dirección X X X X X
Seguimiento y medición X X X X
Control de producto no conforme X
Auditoría X X X X X
Acción correctiva X X X X X
Acción preventiva X X
Mejora continua X X X X X
ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SGC EN LA UGELModelo del Plan de
Trabajo.
6. DIFUSIÓN
DIFUSIÓN
COMUNICACIONES SENSIBILIZACIÓN CAPACITACIÓN
COMUNICACIÓN
Para una adecuada implementación y mantenimiento del SGC, es preciso contar con una comunicación interna para todos los miembros de la UGEL, con este fin se deben realizar charlas informativas, dentro de las principales están:
3. Comunicación
de cierre
2. Comunicación
de avance
1. Comunicación
de apertura
Plan de Comunicaciones
¿Cuáles son las comunicaciones principales para mantener
las funciones del SGC?
Es importante que estén definidas las comunicaciones dentro de la entidad, la realización de un plan de comunicaciones ayuda a establecer el responsable, la información a comunicarse y el momento de comunicación necesario para que pueda mantenerse el SGC.
El especialista del SGC será el responsable de elaborar y organizar todas las actividades del Plan de Comunicaciones
SENSIBILIZACIÓN
La sensibilización busca que el personal de la UGEL tenga una idea clara de que es lo que se quiere lograr con la implementación del SGC, conozca el estado inicial de la UGEL y se sienta motivado y con actitud positiva para lograr ese cambio
Es importante que el personal se sienta involucrado en la implementación del SGC, que se reconozca su aporte al logro del objetivo y sienta el apoyo por parte de la alta dirección, dado que exigirá tiempo y esfuerzo adicionales.
CAPACITACIÓN
La capacitación tiene como objetivo proporcionar los conocimientos y herramientas necesarias para poder desarrollar las actividades requeridas para la implementación y mantenimiento del SGC.
Sistema de Gestión de la Calidad
Gestión por Procesos
Mejora Continua y herramientas de calidad
Auditoría Interna
CAPACITACIÓN
El siguiente cuadro indican los temas de capacitación por cada participante de acuerdo al rol que desempeña dentro de la implementación y mantenimiento del SGC en la UGEL