guía tecnica gcs

Ame Matriz: Agustn Guerrero E5-24 y Jos Mara Ayora / Quito Ecuador Telf: (593-2) 2469683-2469685-2469705

ASOCIACIN DE MUNICIPALIDADES ECUATORIANAS

GESTION COMERCIAL DE SERVICIOS

Configuracin del men principal

Usuarios del sistema: Los perfiles vienen precargados en el sistema con los siguientes cargos:

1. Administrador(a) del sistema; tiene acceso a todas las opciones del sistema y deber ser el Tcnico en sistemas de cada Institucin.

2. Tesorero(a) 3. Recaudador(a) 4. Catastro Sera el encargado de ingresar y actualizar los datos de los usuarios del servicio


5. de agua potable, y a su vez ingresar las lecturas mensuales es este usuario el responsable 6. directo de elaborar los informes tcnicos previos para la anulacin de facturas por errores

de digitacin. 7. Rentas procesos de emisin mensual, total o parcial

Ficha de registro de emisor: Contiene la informacin necesaria para el registro del emisor de acuerdo a la ficha para la emisin de comprobantes electrnicos emitida por el SRI.

La opcin parmetros est individualizada para cada perfil y usuario.

Herramientas En el Men herramientas se mantiene la opcin de preparar cortes y el reporte respectivo, para la opcin del inters por mora tenemos configurado para la aplicacin del inters conforme la tabla publicada en el SRI. El sistema est configurado para que, una vez que inicie la facturacin electrnica este afectar nicamente a los registros que se convierten en facturas es decir estn autorizados y tienen su nmero de autorizacin que fue cargado por el sistema mediante el archivo generado en la aplicacin web de la Plataforma.


Se agregaron a la ficha del catastro los campos para el ingreso del correo electrnico y el tipo de documento, as como tambin se valida el digito verificador de la cdula.

Con esta opcin se pueda generar el reporte para validacin de informacin del catastro de usuario o clientes registrados. El usuario puede generar el archivo cuantas veces sea necesario para que pueda validar al 100% todos los usuarios.


Como se indica en la pantalla de confirmacin las carpetas donde se graban los archivos se crean automticamente y le indica claramente la ubicacin de los mismos. Ejemplo de Archivo:

Contenido: 0200056216;VELASCO RIBADENEIRA ANGEL OCTAVIO;010010 1001757713;BARRAGAN PEALOZA MARIA ISABEL;010020 0200209286;CORONEL LOMBEIDA LUIS ROBERTO;010030 1791720512001;ASOCIACION DE IGLESIAS BERENEAS DEL ECUADOR;010040 0200171288;ESPINOZA VARGAS LIVIA MARINA;010050 0200213197;ALUISA ANALUISA ANGEL SEGUNDO;010060 0200129419;GUZMAN GARCIA WILSON GABRIEL;010070 0200070902;DEL POZO GUAQUIPANA MARIO GUILLERMO;010080


Lecturas:

Para esta opcin est habilitado el control en cada uno de los reportes que deben ser generados luego del ingreso de lecturas mensuales, esto debido a que es necesario reducir el nmero de errores por la digitacin de valores en las lecturas mensuales como consecuencia generar facturas con errores, hacerlo de forma correcta evitar generar notas de crdito y todo el proceso de reclamos y anulacin de la misma. El reclamo por facturas con errores deber ser ingresado por escrito al departamento, o rea correspondiente este solicitar al rea tcnica que se elabore un informe en el cual se debe hacer constar el motivo o razn del mismo indicando tambin la solucin ms pronta, para hacer el ajuste de lecturas correspondiente el usuario del catastro ingresa al men lecturas pero, no podr en lo posterior y luego de hacer la actualizacin del sistema ingresar ningn tipo de cambio en ellas como se muestra a continuacin:

Para dar efecto a este requerimiento se debe solicitar la clave de acceso a la autoridad respectiva quien tendr el perfil del tesorero o el administrador esta opcin se la agrego porque no es recomendable que el mismo usuario que ingreso las lecturas haga los cambios a las mismas dando como resultado que se pierda el historial de los cambios y no exista ningn control en la emisin de nuevas facturas por errores de digitacin.


Una vez que se ingrese al sistema con el perfil adecuado se presenta la siguiente pantalla:

En el caso de que el digitador cometa errores involuntarios de digitacin de igual manera deber solicitar a su jefe inmediato la modificacin de la misma todos estos cambios se registran en el reporte del historial de lecturas y este podr ser generado mensualmente con el objeto de crear una bitcora y control de cambios

Facturas:

Se alerta al usuario antes de hacer la emisin y previo el registro y carga del archivo xml que contiene los registros a autorizar, este se lo realiza una nica vez


A partir del uso de la nueva versin se genera automticamente el nmero de secuencial por tipo de documento emitido. UNA VEZ QUE GENERE LA EMISION ES IRREVERSIBLE Y NO ES POSIBLE HACER RELIQUIDACIONES PORQUE LOS NUMEROS DE SECUENCIALES SERIAN ALTERADOS. Emisin parcial: Esta opcin se la realiza solo para hacer una emisin cuando se ha anulado una factura con la emisin de una nota de crdito. Registro de Autorizaciones:

La opcin para cargar el registro de autorizaciones se la realiza con el archivo plano que nos entrega la aplicacin de la Plataforma y tiene el siguiente formato:

Ejemplo de Archivo Plano: A;010010;01;001001000000001;05/03/2015;999121234242343243242342434888 A;010020;01;001001000000002;05/03/2015;999121234242343243242342434888 A;010030;01;001001000000003;05/03/2015;999121234242343243242342434888 A;010040;01;001001000000004;05/03/2015;999121234242343243242342434888 A;010050;01;001001000000005;05/03/2015;999121234242343243242342434888 N;010060;01;001001000000006;05/03/2015;FECHA DE FALLECIMIENTO A;010010;04;001001000000001;05/03/2015;999121234242343243242342434888 N;010010;04;001001000000002;05/03/2015;CEDULA INVALIDA N;010010;04;001001000000002;05/03/2015;CEDULA INVALIDA N;010010;04;001001000000002;05/03/2015;CEDULA INVALIDA


Detalle del Archivo:

1. Primer campo: A/N Autorizado, No autorizado. 2. Segundo campo: numero nico-para el Gcs es el nmero de cuenta. 3. Tercer campo: tipo de comprobante: 01.- Facturas / 04.- Notas de Crdito /05.- Notas de

Dbito. 4. Cuarto campo: nmero de secuencial: contiene punto de emisin y establecimiento 5. Quinto campo: fecha de autorizacin y/o fecha de registro 6. Sexto campo: nmero de autorizacin / Motivo del error generado

Notas de Crdito: La emisin de notas de crdito se la genera nicamente cuando se registra un reclamo por error de consumo, ingreso de lecturas mensuales para el efecto se presenta la siguiente pantalla donde se busca al usuario por los siguientes criterios: Cuando un registro no se ha convertido en una factura no es posible emitir una nota de crdito:

Si est autorizada podr visualizar la informacin de la misma y generarla mediante la siguiente pantalla:


En su defecto tambin se puede confirmar su estado mediante el reporte de facturas autorizadas

En el lado Izquierdo puede visualizar la informacin de la Factura por anular, en el lado derecho puede visualizar la informacin de la nota de crdito a generar esta se genera cuando se graba la transaccin.

El motivo por el cual se genera la Nota de crdito es un campo requerido para la emisin de la misma:


En este momento la factura cambia de estado y se graba un nuevo registro en la base de datos, a la espera de su autorizacin respectiva mediante el proceso anterior. El proceso para generar los archivos xml de las notas de crdito y dbito es similar y se lo puede generar con los siguientes criterios:

Cada vez que genera un archivo xml se indica su ubicacin y nombre del mismo para su posterior ingreso a la aplicacin de la plataforma:


Los procesos de recaudacin se habilita cuando estn autorizados los registros y se convierten en facturas, la verificacin de valores est deshabilitada porque no es posible aumentar rubros a una factura luego de su autorizacin. Se automatizo para el efecto el reporte de notificaciones mensuales

Para la impresin total o parcial ya sea en formato pre impreso de forma total o parcial se cre un reporte que se detalla a continuacin. Los reportes son abiertos y personalizables los mismos que se adaptan a cualquier tipo y tamao de papel e impresora. Para Imprimir todas las facturas correspondientes al ao y mes no es necesario ingresar el nmero de cuenta. Tambin se puede exportar a formato pdf para crear un histrico de los mismos.


Nuevos reportes Integrados al sistema:

En general se puede generar reportes de todos los comprobantes emitidos con la siguiente opcin:


RECOMENDACIONES GENERALES: Todas las actualizaciones estn a disposicin en la pgina web de la Institucin www.ame.gob.ec Para actualizar el sistema: 1. Descargue la ltima actualizacin 2. Descomprima los archivos en una carpeta temporal 3. Copie todos los archivos que contiene esta carpeta en el directorio de origen: C:\Program

Files\Archivos de programa\Nombre predeterminado de la compania\setupgcs\ 4. Crear un acceso directo a la nueva aplicacin GCS.EXE identificada con el siguiente icono:

5. ANTES DE ACTUALIZAR EL SISTEMA Cambiar en la configuracin regional y de idioma para el smbolo decimal el punto(.) y para el separador de miles la coma(,) est configuracin est igual que el sistema Sgame. El sistema GCS ha sido probado en Windows 8 DESPUES DE ACTUALIZAR EL SISTEMA 1. El administrador del sistema tiene la opcin en el men principal que le permite ingresar la

informacin bsica de la Institucin:

2. 3. Est opcin permite actualizar los campos y tablas en la base de datos del sistema de forma

transparente para el usuario, es decir no necesita de ninguna intervencin manual o tcnica para hacerlo.

4. Depurar la informacin del catastro de usuarios al 100%. 5. Cada archivo generado se crea con el nombre del proceso y la fecha del sistema. 6. Cambiar de claves a todos los usuarios y reasignar los perfiles de usuario. 7. Una vez que inicie con la facturacin electrnica no es posible hacer reliquidaciones ni cambiar

o agregar ms rubros a las facturas 8. El proceso de emisin es irreversible antes de generarlo asegrese de tener todas las lecturas

mensuales y por lo menos validarlas con un reporte.

9. No manipular la base de datos con el objeto de hacer ajustes de valores o reliquidaciones.

10. Para procesar cualquier comprobante es necesario que estn autorizados y se cargue el nmero y fecha de autorizacin

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