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H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONALDE XALAPA- EQUEZ., VER.
2011-2013
MANUAL ESPECÍFICO DEPROCEDIMIENTOS DE LA
COORDINACIÓN DECOMUNICACIÓN SOCIAL
1
ÍNDICE
Presentación 1
Estructura orgánica 2
Simbología 3
Descripción de procedimientos 5
Elaboración de síntesis informativa 6
Selección de material fotográfico para comunicados de prensa 12
Elaboración de comunicados de prensa 16
Elaboración del spot de radio 20
Elaboración del spot de televisión 26
Realización del monitoreo de radio 30
Realización del monitoreo de televisión 33
Realización del monitoreo de internet 36
Elaboración de publicidad 39
Glosario de términos 43
Firmas de autorización 44
Aprobación 45
Directorio 46
Créditos 47
1
PRESENTACIÓN
El presente Manual de Procedimientos es un instrumento de información en el quese señalan, en forma ordenada, las operaciones que deben seguirse para laejecución de las funciones asignadas a la Coordinación de Comunicación Social.
Cumpliendo con el Plan de Desarrollo Municipal 2011-2013 y con base en elReglamento de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Xalapa,la Dirección de Recursos Humanos, en acuerdo con la Coordinación deComunicación Social, se dio a la tarea de elaborar este Manual de Procedimientosen el que se presenta una descripción lógica, metódica y detallada de losprocedimientos a desarrollar en el área.
El objetivo de este documento es contar con una herramienta que contenga unorden y una estandarización para el cumplimiento de las actividades laborales, asícomo detectar las desviaciones y omisiones que se comentan al desarrollar lasmismas.
Las modificaciones que surjan por causa de los cambios en la estructura orgánica oen las leyes competentes se deben incorporar al presente manual, con el fin demantener una permanente actualización de este documento.
Este Manual de Procedimientos es de uso exclusivo del personal que labora en laCoordinación de Comunicación Social. El titular del área es el responsable deverificar que lo señalado en este documento se aplique, con el objetivo de que lasactividades laborales se realicen eficazmente.
2
ESTRUCTURA ORGÁNICA
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
Lic. Elizabeth MoralesGarcía
Abril de 2012Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación Social Presidenta Municipal
Presidencia
Municipal
Coordinación deComunicación
Social
3
SIMBOLOGÍA
Terminal:
Indica el inicio y el término del procedimiento.
Operación:
Representa la ejecución de una actividad o acciones a
realizar con excepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa:
Indica la respuesta a una pregunta (sí o no).
Documento:
Representa cualquier tipo de documento que se genere,
salga o entre durante el procedimiento.
Multidocumento:
Representa a los documentos que se generen, salgan o
entren durante el procedimiento.
Archivo permanente:
Indica que se guarda un documento de forma definitiva.
Archivo temporal:
Indica que el documento se guarda de manera provisional.
Sistema informático:
Indica el uso o procesamiento de la información, a través
de un sistema o programa informático.
4
SIMBOLOGÍA
Disquete o Diskette:
Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a
través de una unidad magnética.
Disco compacto:
Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a
través de un CD.
Pasa el tiempo:
Representa una interrupción en el proceso
Aclaración:
Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una
actividad del procedimiento
Conector de actividad:
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama
de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector fuera de página:
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente,
en la que continúa el diagrama de flujo.
Dirección de flujo o líneas de unión:
Conecta los símbolos señalando el orden que deben
realizarse las distintas operaciones.
5
SIMBOLOGÍA
Dirección de flujo de actividades simultáneas:
Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos
o más actividades que se desarrollan en diferente dirección
del flujo.
Objeto:
Representa cualquier tipo de objeto que se mencione en la
descripción narrativa y que se quiera representar
gráficamente en el diagrama de flujo
Efectivo o cheque:
Representa el efectivo o cheque que se reciba genere o
salga del procedimiento.
7
PROCEDIMIENTOClave:
Área:
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
CCS/P01/12
Coordinación de Comunicación Social
Elaboración de síntesis informativa
Recopilar la información referente a las actividades realizadas por el
Alcalde, Regidores y Funcionarios Municipales, publicadas en los
medios impresos de cobertura municipal, estatal y nacional.
Diaria
NORMAS La recopilación de las diversas fuentes de información debe recogerse a las
4:30 horas, de lunes a domingo, en la casa editorial correspondiente, previasuscripción.
Debe de elaborarse la “Síntesis Informativa local’’, de lunes a domingo, a las 5:00AM.
La “Síntesis informativa local” debe recopilarse de los siguientes medios decomunicación:
Diario de Xalapa Diario AZ Política Milenio Marcha Gráfico de Xalapa Imagen El Dictamen La Jornada El Heraldo de Xalapa Las síntesis de información local y de Internet se deben entregar diariamente
de manera impresa en Presidencia Municipal a las 19:00 hrs.ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012
Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
8
NORMAS El titular de Comunicación Social será quien autorice la relación de servidores
públicos municipales a quienes se entregará las síntesis informativa local y la deinternet.
La “Síntesis informativa local” y la “Síntesis de internet” deben subirse al sitioweb del
Ayuntamiento (www.jalapa.gob.mx) a las 9:00 AM, para consulta de los Regidores,
Directores y Coordinadores.
La elaboración de “Síntesis nacional” debe iniciar diariamente a las 10:00 hrs. La entrega de la “Síntesis nacional” se debe entregar a las 11:00 hrs, al titular
de la Coordinación para la autorización correspondiente. La “Síntesis informativa local” se debe integrar en el orden y por los apartados
siguientes: notas, editorial, columnas, caricaturas, anuncios, avisos, y esquela.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
9
DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:
Nombre del
procedimiento:
Fecha de elaboración:
Fecha de autorización:
CCS/P01/12
Elaboración de síntesis informativa
Abril de 2012
Área Actividad DescripciónCoordinación
de
Comunicación
Social
1
2
3
4
5
6
7
Recoge los periódicos locales, en las casas editoriales.
Revisa, selecciona, y recorta la información publicadaen los medios impresos locales, estatales y nacionales,relacionados con el Alcalde, Regidores y ServidoresPúblicos Municipales.
Adhiere la información seleccionada en hojas tamañocarta, con el emblema del medio impreso.
Fotocopia dos tantos de la síntesis informativa.
Distribuye el original y dos copias de la siguientemanera:
Original.- Para el titular de la Coordinación deComunicación Social.1ª Copia.- Para Presidencia Municipal de Xalapa.2ª Copia.- La conserva como acuse de recibido paraarchivar, de manera temporal, en el expedientecorrespondiente.
Fotocopia la recopilación de notas, artículos,columnas, entrevistas, fotos y primeras planas de cadauno de los medios impresos relacionados con lasactividades que realiza el Alcalde, los Regidores y losServidores Públicos Municipales.
Integra las fotocopias en la “Síntesis informativalocal’’.
10
Área Actividad DescripciónCoordinación
de
Comunicación
Social
8
9
Integra la información capturada de los medios decomunicación electrónicos, a la Síntesis Informativa.
Archiva en el expediente que corresponda, de maneratemporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
11
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María Esmeralda CastroNavarro
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de la Coordinación de
Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación
SocialCoordinadora de Comunicación
Social
12
PROCEDIMIENTOClave:
Área:
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
CCS/P02/12
Coordinación de Comunicación Social
Selección del material fotográfico para comunicados de prensa
Capturar fotográficamente las actividades públicas por el Alcalde,
Regidores y Servidores Públicos, para difundirlas a través de los
medios de comunicación local.
Diaria
NORMAS Las fotografías debe ser revisadas por el coordinador de comunicación social
para su publicación en los diferentes medios de comunicación local del Alcalde,Regidores y Servidores Públicos Municipales.
La selección fotográfica queda a criterio del Coordinador de ComunicaciónSocial.
El fotógrafo es quien realiza el envío de fotografías a los medios decomunicación, vía correo electrónico.
El Responsable de Medios Impresos debe confirmar que las fotografías seanpublicadas en los diferentes medios de comunicación local, para difundir lasactividades del Alcalde, Regidores, Servidores Públicos Municipales.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación
Social
Coordinadora deComunicación
Social
13
DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:
Nombre del procedimiento:
Fecha de elaboración:
Fecha de autorización:
CCS/P02/12
Selección del material fotográfico para comunicadosde prensa
Abril de 2012
Área Actividad DescripciónCoordinación
deComunicación
Social
1
2
3
4
5
5 A
Recibe la agenda del Alcalde con las actividades arealizar para cubrir periodísticamente los eventos detrabajo, políticos o sociales del mismo.
Acude a los lugares correspondientes en dónde serealizarán las actividades programadas en la agendadel alcalde.
Fotografía las actividades del Alcalde, Regidores oServidores Públicos Municipales.
Descarga en el sistema de cómputo la informaciónfotográfica de las actividades del Alcalde, Regidoresy Servidores Públicos.
Selecciona y revisa las fotografías que se publicaranen los medios de comunicación impresos, para sudifusión.
¿Son adecuadas las fotografías?
En caso de no ser adecuadas las fotografías:Continúa con la actividad número 5.
14
Área Actividad DescripciónCoordinación
deComunicación
Social
6
7
8
9
En caso de ser adecuadas las fotografías:Crea una carpeta para archivo magnético con ladescripción del día, mes y año del evento.
Copia en disco óptico las fotos autorizadas por elCoordinador de Comunicación Social.
Envía archivo, mediante correo electrónico a losdiferentes medios de comunicación social.
Anexa al archivo computarizado correspondiente lacopia del archivo magnético.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012
Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
15
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María Esmeralda CastroNavarro
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de la Coordinación de
Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación
SocialCoordinadora de Comunicación
Social
16
PROCEDIMIENTOClave:
Área:
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
CCS/P03/12
Coordinación de Comunicación Social
Elaboración de comunicados de prensa
Difundir las actividades realizadas por el Alcalde, Regidores y
Servidores Públicos Municipales, mediante comunicados de prensa y
fotografías.
Diaria
NORMAS
Los eventos sociales, políticos o de trabajo que realice el Alcalde, Regidores yServidores Públicos Municipales, serán grabados por la persona que asigne elCoordinador, para su difusión en los medios de comunicación local.
La selección del material grabado de los eventos del Alcalde, Regidores yServidores Públicos Municipales, para su difusión en los medios decomunicación local, queda bajo el criterio del Coordinador de ComunicaciónSocial.
El envió del comunicado de prensa se hará vía correo electrónico.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
17
DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:
Nombre del
procedimiento:
Fecha de elaboración:
Fecha de autorización:
CCS/P03/12
Elaboración de Comunicados de Prensa
Abril de 2012
Área Actividad DescripciónCoordinación
deComunicación
Social
1
2
3
4
5
6
6 A
Recibe la Agenda del Alcalde para cubrir los eventospolíticos, sociales y de trabajo que éste tengaprogramados.
Acude a los actos públicos del Alcalde, los Regidores oServidores Públicos Municipales, para registrar, en sugrabadora digital, las entrevistas, discursos o pláticasrealizadas.
Asigna un número consecutivo al proyecto deComunicado de Prensa para su control y difusión.
Elabora el Comunicado de Prensa de los actos delAlcalde, Regidores y Servidores Públicos Municipales.
Anexa el archivo magnético de fotografías del evento,las cuales fueron previamente seleccionadas.
Elabora el pie de foto, para el Comunicado de prensa.
¿Existen observaciones?
En caso de que sí existan observaciones:Corrige el comunicado de prensa
Continúa con la actividad número 7
18
Área Actividad DescripciónCoordinación
deComunicación
Social
7
8
En caso de que no existan observaciones:Envía mediante correo electrónico el Comunicado dePrensa a los medios de comunicación para supublicación.
Pasa el tiempo
Revisa que el comunicado de prensa haya sidodifundido en los diferentes medios impresos yelectrónicos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012Enlace de la
Coordinación deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
19
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María Esmeralda CastroNavarro
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de la Coordinación de
Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación
SocialCoordinadora de Comunicación
Social
20
PROCEDIMIENTOClave:
Área:
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
CCS/P04/12
Coordinación de Comunicación Social
Elaboración del spot de radio
Difundir las campañas o programas de la Administración
Municipal.
Esporádica
NORMAS
La difusión del spot de radio debe cumplirse con base en los convenios
establecidos con los medios de comunicación.
El archivo magnético que contenga el spot a emitir debe entregarse mediante
oficio a la radio difusora contratada.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación
Social
Coordinadora deComunicación
Social
21
DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:
Nombre del procedimiento:
Fecha de elaboración:Fecha de autorización:
CCS/P04/12
Elaboración del spot de radio
Abril de 2012
Área Actividad DescripciónCoordinación
deComunicación
Social
1
1A
2
3
4
4 A
Recibe el oficio y el material de información de laDependencia Municipal, para solicitar la grabaciónde un spot de radio para dar a conocer las obras yacciones de los programas municipales.
¿El material proporcionado por la dependencia estácompleto y correcto?
En caso de que el material no esté completoy/o no sea correcto.Avisa, de manera económica, a la DependenciaMunicipal correspondiente sobre la inconsistencia.
Continúa con la actividad número 1.
En caso de que el material sí esté completo ycorrecto:Solicita una entrevista con el Servidor PúblicoMunicipal, para verificar el guión.
Se reúne con el servidor público para revisar elguión.
Elabora de manera correcta el guión para el spot deradio.
¿Existe observaciones en el guión?
En caso de que sí existan observaciones alguiónContinúa con la actividad número 4.
22
Área Actividad DescripciónCoordinación
deComunicación
Social
5
6
7
7A
8
9
10
En caso de que no existan observaciones alguión:Agenda una cita con la radiodifusora contratada pararealizar la grabación del spot.
Pasa el tiempo
Realiza la grabación y la guarda en disco óptico (CD).
Analiza la grabación del spot para su difusión.
¿Existen observaciones al spot?
En caso de que sí existan observaciones alspot:Continúa con la actividad número 7.
En caso de que no existan observaciones alspot:Realiza las copias del spot en disco óptico (CD) paradistribuirlas en las radiodifusoras contratadas.
Elabora y firma oficio original y copia dirigido a losgerentes de las radiodifusoras, especificando la fechade difusión y retiro del spot y anexa el disco óptico.
Distribuye el oficio en original y copia, y los discosópticos, de la siguiente manera:Oficio original y disco óptico.- Para el gerente de laradiodifusora.Copia.- La conserva como acuse de recibo para archivarloen el expediente que corresponde de manera cronológicapermanente.
Pasa el tiempo
23
Área Actividad DescripciónCoordinación
deComunicación
Social
11 Verifica la difusión del spot de radio a través delos monitoreos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012
Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación
Social
Coordinadora deComunicación
Social
25
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María Esmeralda CastroNavarro
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de la Coordinación de
Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación
SocialCoordinadora de Comunicación
Social
26
PROCEDIMIENTOClave:
Área:
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
CCS/P05/12
Coordinación de Comunicación Social
Elaboración del spot de televisión
Difundir las campañas o programas de la Administración Municipal.
Esporádica
NORMAS
El tiempo del SPOT televisivo debe tener una duración de 20 segundos.
La contratación de la empresa editora del spot televisivo de una obra publica,
se hará al término de la misma.
El spot a emitir debe entregarse a la televisora en los formatos DVD, Mov o
Mini DV, mismo que debe ir anexo al oficio correspondiente
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012Enlace de la
Coordinación deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
27
DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:
Nombre delprocedimiento:Fecha de elaboración:Fecha de autorización:
CCS/P05/12
Elaboración del spot de televisión
Abril de 2012
Área Actividad Descripción
Coordinaciónde
ComunicaciónSocial
1
2
3
4
4A
5
Videograba las imágenes más relevantes de loseventos del Alcalde y/o titulares de las diversas áreasmunicipales (inauguración de obras, supervisiones enpuentes viales, pavimentación de calles, drenaje,etc.).
Selecciona el material que se va a difundir, deacuerdo con su pertinencia e importancia.
Entrega, de manera económica, el materialseleccionado a la empresa editora.
Pasa el tiempo
Recibe en CD el spot televisivo por parte de laempresa editora y analiza el sonido, las imágenes y lanitidez.
¿Existen observaciones al spot?
En caso de que sí existan observaciones al spot:Devuelve el material televisivo a la empresa editorapara su corrección.
Pasa el tiempo
Continúa con la actividad número 5.
En caso de que no existan observaciones alspot:Elabora y firma Oficio en original y una copia dirigidoa las televisoras estatales y de sistema de cable local.
28
Área Actividad DescripciónCoordinación
deComunicación
Social
6
7
Distribuye el oficio en original y una copia de lasiguiente manera:Oficio original y spot: Para televisoraCopia: la conserva como acuse de recibo paraarchivarla en el expediente correspondiente demanera cronológica permanente.
Pasa el tiempo
Verifica y monitorea en las diversas televisoras latransmisión del spot.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
29
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María Esmeralda CastroNavarro
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de la Coordinación de
Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación
SocialCoordinadora de Comunicación
Social
INICIO
Videograba
Seleccionamaterial
Recibe yanaliza spot
¿Observaciones?SÍ
1
Elabora ydistribuye
o
Radiodifusora
Verifica ymonitorea spot
FIN
1
30
PROCEDIMIENTOClave:
Área:
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
CCS/P06/12
Coordinación de Comunicación Social
Realización del monitoreo de radio
Proporcionar al Alcalde, información veraz y oportuna del acontecer
de la política local, estatal y nacional, así como de sus funcionarios;
transmitida en la radio.
Diaria
NORMAS
El monitoreo de radio matutino debe realizarse de las 7:00 a las 10:00 hrs.
El monitoreo vespertino debe comenzar a las 13:00 hrs., y terminar a las
14:30 hrs., de lunes a viernes.
El monitoreo nocturno debe iniciar a las 19:00 hrs., y concluir a las 20:00 hrs.,
de lunes a viernes.
De lunes a viernes debe entregarse al Alcalde el monitoreo de radio matutino,
vespertino y nocturno.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación
Social
Coordinadora deComunicación
Social
31
DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:
Nombre del procedimiento:
Fecha de elaboración:
Fecha de autorización:
CCS/P06/12
Realización del monitoreo de radio
Abril de 2012
Área Actividad DescripciónCoordinación
deComunicación
Social
1
2
3
4
5
6
7
Sintoniza las frecuencias de radio local y estatal, paragrabar la información en cintas de casetes.
Escucha y analiza la información referente a lasactividades realizadas por el Alcalde, Regidores yServidores Públicos Municipales.
Recopila las notas relacionadas con el Alcalde,Regidores y Servidores Públicos Municipales.
Elabora un reporte de la información recopilada através del equipo de cómputo.
Imprime el reporte de la información recabada.
Envía toda la información recabada al Alcalde y a lostitulares de las Dependencias involucradas, vía correoelectrónico.
Archiva mensualmente el resumen informativo deradio en las carpetas correspondientes, de maneracronológica permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTOELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012
Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación Socia
Coordinadora deComunicación Social
32
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María Esmeralda CastroNavarro
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de la Coordinación de
Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación
SocialCoordinadora de Comunicación
Social
33
PROCEDIMIENTOClave:
Área:
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
CCS/P07/12
Coordinación de Comunicación Social
Realización del monitoreo de televisión
Recopilar el reporte referente a las actividades más relevantes que
realizan los Servidores Públicos Municipales del Ayuntamiento de
Xalapa, emitida en los medios audiovisuales de cobertura municipal,
estatal o nacional.
Diaria
NORMAS
El reporte del monitoreo televisivo se debe entregar vía correo electrónico al
Alcalde.
La elaboración del monitoreo de televisión se realiza de 7:00 a 9:30 hrs; de
14:00 a 16:00hrs y de 21:00 a 22:00 hrs de lunes a viernes.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación
Social
Coordinadora deComunicación
Social
34
DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:
Nombre del procedimiento:
Fecha de elaboración:
Fecha de autorización:
CCS/P07/12
Realización del monitoreo de televisión
Abril de 2012
Área Actividad DescripciónCoordinación
deComunicación
Social
1
2
3
4
5
6
Sintoniza los noticieros de los canales locales yestatales, y graba en formato VHS la información.
Observa y recopila la información audiovisual de lasactividades realizadas por el Alcalde, Regidores yServidores Públicos Municipales.
Elabora un resumen de la información recopilada.
Imprime en tamaño carta el resumen informativo.
Envía la información vía correo electrónico al Alcaldey a los titulares de las Dependenciascorrespondientes.
Archiva el reporte informativo de manera cronológicapermanente en carpetas mensuales.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
35
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María Esmeralda CastroNavarro
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de la Coordinación de
Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación
SocialCoordinadora de Comunicación
Social
36
PROCEDIMIENTOClave:
Área:
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
CCS/P08/12
Coordinación de Comunicación Social
Realización del monitoreo de internet
Notificar al Alcalde oportunamente del acontecer de la política local
que se reporta en la red de internet.
Diaria
NORMAS
El monitoreo de internet matutino se debe realizar a partir de las 7:00 horas.
El monitoreo de internet de mediodía se debe elaborar a las 12:00 horas.
El monitoreo de internet vespertino se debe realizar a las 17:00 horas.
El monitoreo de Internet nocturno se debe elaborar a las 20:00 horas.
De lunes a domingo se debe entregar el monitoreo matutino al Alcalde a las
9:00 am, vía correo electrónico.
Se debe entregar un reporte escrito con las siguientes características:
Utiliza el procesador de textos Word, letra Arial número 11. Debe citar la dirección electrónica (link) del portal de internet visitado. Talcita debe ser en negritas y en cursiva, en el encabezado de la nota.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012
Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
37
DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:
Nombre del
procedimiento:
Fecha de elaboración:
Fecha de autorización:
CCS/P08/12
Realización del monitoreo de internet
Abril de 2012
Área Actividad DescripciónCoordinación
deComunicación
Social
1
2
3
4
5
Localiza las páginas de internet locales y nacionales endonde haya información del Ayuntamiento.
Identifica las notas, reportajes y entrevistasrelacionadas con el Ayuntamiento de Xalapa.
Elabora e imprime el reporte con las notas de laspáginas de Internet.
Envía al Alcalde el reporte con los acontecimientosmás relevantes del día en curso, vía correoelectrónico.
Archiva electrónicamente y físicamente los monitoreosde manera diaria y mensual en carpeta o fólder demanera cronológica permanente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012
Enlace de laCoordinación de
Comunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
38
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María Esmeralda CastroNavarro
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de la Coordinación de
Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación
SocialCoordinadora de Comunicación
Social
39
PROCEDIMIENTOClave:
Área:
Nombre:
Objetivo:
Frecuencia:
CCS/P09/12
Coordinación de Comunicación Social
Elaboración de publicidad
Publicar oportunamente las campañas municipales para mantener
informada a la ciudadanía
Esporádica
NORMAS
Al área solicitante se debe dar respuesta inmediata, de forma económica, con
respecto a la campaña institucional a publicar.
A los servidores públicos municipales que hayan solicitado una campaña
institucional se les debe asesorar con respecto a la originalidad de la misma.
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012Enlace de la
Coordinación deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
40
DESCRIPCIÓN NARRATIVAClave:
Nombre del
procedimiento:
Fecha de elaboración:
Fecha de autorización:
CCS/P09/12
Elaboración de publicidad
Abril de 2012
Área Actividad DescripciónCoordinación
deComunicación
Social
1
1A
1B
1C
1D
Recibe oficio de la Dependencia Municipal en el que lesolicita apoyo para una campaña publicitaria. Así comolos diseños para la imagen institucional.
¿Existen observaciones en la propuesta de diseño decampaña?
En caso de que sí existan observaciones:Modifica archivo de acuerdo con las observacionesrealizadas.
Elabora y firma oficio para el diseño de campaña enoriginal y copia dirigido a la Dependencia solicitante,en el que le señala las observaciones sugeridas.
Turna a la Dependencia solicitante el oficio con eldiseño en archivo digital, recaba sello del área en lacopia y archiva de manera cronológica permanente.
Pasa el tiempo
Recibe el oficio con el visto bueno para la publicidadrequerida.
Continúa con la actividad número 2
41
Área Actividad DescripciónCoordinación
deComunicación
Social
2 En caso de que no existanobservaciones:Realiza la campaña publicitaria de laDependencia Municipal solicitante.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María EsmeraldaCastro Navarro
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez
LCC. María VictoriaHernándezRodríguez Abril de 2012Enlace de la
Coordinación deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
Coordinadora deComunicación Social
42
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA
LCP. María Esmeralda CastroNavarro
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
LCC. María Victoria HernándezRodríguez
Abril de 2012Enlace de la Coordinación de
Comunicación SocialCoordinadora de Comunicación
SocialCoordinadora de Comunicación
Social
1
43
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Para efectos de este manual se entenderá por:
Documentación: Oficio, memorándum, invitación, tarjeta informativa,
etc., utilizado(a) como medio para la realización de
trámites.
Monitoreo: Supervisión o control a través de un monitor.
Spot: Periodo de tiempo breve en medios de comunicación,
donde se emite un anuncio publicitario, no más de 60
segundos.
44
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Elaboró
LAE Maribel Durán FigueroaJefa de la Unidad de Cursos de Capacitación y
Desarrollo Administrativo
Revisó
Lic. Ángel Lara PlatasDirector de Recursos Humanos
Autorizó
_____________________________
LCC. María Victoria Hernández RodríguezCoordinadora de Comunicación Social
45
APROBACIÓN
Lic. Elizabeth Morales GarcíaPresidenta Municipal de Xalapa
Rosa Luna HernándezSíndica
Jaime Cisneros GonzálezRegidor Primero
Aníbal Pacheco LópezRegidor Segundo
Miguel Ángel Cabrera GordilloRegidor Tercero
Xavier Enrique Chávez RosalesRegidor Cuarto
Corintia Cruz OregónRegidora Quinta
Alberta Hernández VilchisRegidora Sexta
Francisco Morales SarmientoRegidor Séptimo
Omar Guillermo Miranda RomeroRegidor Octavo
José Alfredo Corona LizárragaRegidor Noveno
Mayra Teresita Cortés RodríguezRegidora Décima
María Teresa Bernal VelázquezRegidora Décima Primera
Moisés Vázquez CuevasRegidor Décimo Segundo
Bolívar Mundo Arias OlguínRegidor Décimo Tercero
46
DIRECTORIO
Nombre: LCC. María Victoria Hernández Rodríguez
Puesto: Coordinadora de Comunicación Social
Teléfono: 8 18 11 50 y 8 18 12 50
Correo electrónico: www.jalapa.gob.mx
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CRÉDITOS
Lic. Elizabeth Morales García
Presidenta Municipal del H. Ayuntamiento de Xalapa.
LCC. María Victoria Hernández Rodríguez
Coordinadora de Comunicación Social
Lic. Ángel Lara Platas
Director de Recursos Humanos
LAE. Maribel Durán Figueroa
Jefa de la Unidad de Cursos, Capacitación y Desarrollo Administrativo.
Lic. María Esmeralda Castro Navarro
Enlace de la Coordinación de Comunicación Social
ColaboradoresLAE Alma Jenny Jiménez Abad
LAE Haydee Ramírez HernándezTSC Luis Enrique Aguirre OchoaLic. Karla Edith Velasco Vázquez
LAE Susana Ortiz VidalLAE Violeta López González