Hankinta-asiamies sekä tilaajan että tarjoajan apuna

Rovaniemi elinkeinoseminaariMarraskuu 2018

1

Keskin

arka

us

• LSHP vs. logistiikka- ja materiaalipäällikkö

• Kestävät Hankinnat, Sodankylä• Tulevan hävittäjähankinnan teollisen yhteistyön kustannusten ja laillisuuden selvitys, VTV (Eduskunta)

• Poliisin materiaalihallinnon kehittämissuunnitelma (prosessijohtaminen), Poliisihallitus

• Maaseudun elinvoimaisuuden tutkiminen, Helsingin Yliopisto

2

Keskinarkaus tausta

Keskin

arka

us

Hankintalaki ohjaa kynnysarvon

ylittäviä hankintoja (pääsääntöisesti

60 000 €)MUTTAkaikissa

hankinnoissa toimittava avoimesti,

tasapuolisesti ja syrjimättömästi

(sekä suhteellisuus-periaatteen

mukaan)

Hankinnan arvo ei ole ostoille budjetoitu summa yksiköittäin VAAN koko hankintasopimuksen

arvo koko sopimuskaudelle (optioineen) koko kunnassa!

Keskin

arka

us

Ideaaliprosessi

Susanna Keskinarkaus

Hankintaidean tarve tarkistetaan organisaatiotasolla ja sitä suunnitellaan kaikkien käyttäjien kanssa (mielellään sähköisesti)

Esimieheltä ja/tai lautakunnalta tarkistetaan valtuutus käyttää hankinnan edellyttämät varat ja organisaatio sitoutuu kilpailutuksen lopputulokseen

Substanssiasiantuntija määrittelee, mitä ollaan ostamassa ja kaupallinen asiantuntija avustaa kriteerien luomisessa. Asiantuntijat yhdessä selvittävät markkinoiden tarjonnan.

Kaupallinen asiantuntija valmistelee kilpailutuksen luomalla tarjouspyyntöasiakirjat ja tarkistuttamalla ne sekä substanssilla että toimittajilla.

Kilpailutus toteutetaan sähköisillä järjestelmillä turvaten kaikkien osallistumismahdollisuus

Manuaalista pisteytystä vaativat vertailut toteutetaan tiiminä ja toteuttajat tekevät hankintapäätöksen. Lopputuloksesta kerrotaan nopeasti toimittajille ja henkilökunnalle sekä siitä viestitään netissä.

Asiakirjat arkistoidaan, mutta sopimus siirretään hallintajärjestelmään ja sille nimetään vastuuhenkilö. Vastuuhlö seuraa määräaikoja, tarkistaa laskut, pitää toimittajapalaverit ja kirjaa reklamaatiot.

Johto seuraa järjestelmien kautta kilpailutusten määrää, sopimusten määrää, päällekkäisyyksiä, summia jne.Kes

kinar

kaus

• 1 373 Valtion viranomaiset ja liikelaitokset 961 670 054 €

• 9 364 Kunnat, kuntayhtymät ja alueet 12 585 810 972 €

• 6 577 Muut hankintayksiköt 11 777 730 824 €

• Lisäksi KAIKKI alle 30 000 € hankinnat!

• Lapin julkisista hankinnoista ei ole tietoa• Jokaisen julkisen

hankintayksikön tavara-ja palveluostot sekä rakennusurakat

• Lisäksi erityisalojen hankinnat sekä puolustus-ja turvallisuushankinnat

5

Julkisten hankintojen määrä (vuodessa)

Hilma 2016 tilasto

Keskin

arka

us

Elinvoimaisuus

Keskin

arka

us

Verotulot

Työpaikat

Palvelut

Keskin

arka

us

Halutaanko rahoille maksimivastine?

• Hankintojen arvo julkishallinnon organisaatioissa puolet budjetista: julkiset palvelut tuotetaan merkittäviltä osiltaan yksityisten yritysten resurssein.

• Pohjoismaisen tulkinnan mukaan oikeuskäytännössä kiinnitetään ainoastaan huomiota hankintaprosessin oikeellisuuteen. Brittiläisessä hankintakäytännössä taas huomio kiinnitetään teknisen oikeellisuuden sijaan siihen, onko hankinnalla saavutettu paras vastine verorahoille (best value for money)!

8

Tuottavuus, vaikuttavuus ja julkiset hankinnat, 2013Manninen: Osaaminen julkisessa hankintaprosessissa, 2016 & Pekkala & Pohjonen 2014

Keskin

arka

us

• Tuloksen tekeminen tuloja lisäämällä on merkittävästi työläämpää kuin menoja järkeistämällä:Hankintojen haltuunotolla tiedetään minne rahat menevät ja miten niissä voidaan säästää!SÄÄSTÄMINEN ei synny yksittäisten tavaroiden ja palvelujen LAATUA leikkaamalla vaan kokonaiskustannusten kautta!Ostojen tulee pohjautua tarpeeseen eikä budjettiin.

9

Hankintojen ratkaiseva rooli

Keskin

arka

us

10

Hyvä hankinta(asiakkaalle)

Virkamies

Hankinta-toimi

Päättäjä

Toimittaja

Keskin

arka

us

Rovaniemi

Keskin

arka

us

Miten kaupunki voi tukea alueen elinvoimaisuutta?

• Luo hankintastrategia, joka ohjaa priorisoimaan Pk-yritysten osallistumismahdollisuudet.• Kaupungin sivuilta löytyy 10 vuotta vanha strategia: mittarit?

• Laadi hankintaohjeet, jotka tukevat hankintastrategian toteutumista.• Kaupungin hankintaohjeet & pienhankintaohjeet jokaisen

kaupungin rahaa käyttävän pöydällä?• Seuraa hankintojen kehittymistä osuvilla mittareilla & edistä

sähköisten järjestelmien käyttöönottoa • Järjestä markkinavuoropuhelutilaisuuksia, hankintailtoja ja

yritystapaamisia• Kilpailuta hankinnat avoimesti

• Älä kopioi vanhoja tarjouspyyntöjä vaan tarkastele kriteerejä kriittisesti!

• Avointen pienhankintojen määrä? 0

12

Keskin

arka

us

• Omistajapoliittiset linjaukset 2016 (2020 saakka)

• Kaupunkikonsernin hankintastrategia 2009• Viittaukset vanhaan lakiin

• Rovaniemen kaupungin palveluhankintastrategia• Tehtäväaluepriorisointiliite

• Rovaniemen elinkeino-ohjelma 2014 – 2016

• Valtuustosopimus 2017 –2021• YVA

Ovatko kunnan sisäiset prosessit selkeät eli tietääkö substanssitoimija, että hänen vastuullaan on AINA asukkaiden / loppuasiakkaiden lisäksi elinvoimaisuus?

Onko strategiat, ohjelmat ja linjaukset implementoitu ohjeisiin ja valvotaanko niiden toteutumista?

13

Rovaniemi

Keskin

arka

us

Mitä voidaan konkreettisesti tehdä?

• Osittaa kilpailutukset sen kokoisiksi, että Lapin yritykset voivat niihin osallistua

• Hankintalaki ei ohjaa hankinnan sisältöä: kaupunki voi itse valita elinvoimaa vahvistavat kriteerit

• Kaupunki voi jokaisen yksikön osalta seurata hankintastrategian toteuttamista ja hankintatoimen elinvoimamyönteisiä mittareita (ja raportoida niistä valtuustolle)

• Hankintojen avoimuutta voi lisätä: hankintaohjeet, valmistelu ja toimittajat kunnan nettisivuille

• Hankintaohjeissa määriteltävä minkä kokoiset hankinnat avoimesti kilpailutettava

• Ostosalkkuanalyysi14

Keskin

arka

us

Mikä se markkinavuoropuhelun konkreettisesti on?

Tarvitsemme asumispalveluita!

Kuka niitä tuottaa

Onko Lapissa yrityksiä?

Mitä palvelut maksavat?

Kysytään yrityksiltä mitä on tarjolla ja

mitä pitää huomioida!

Yleinen tilaisuus & yksittäiset

palaverit

Kysytään ASIAKKAILTA

mikä on heille tärkeintä &

mitä on laatu asumisessa

EI mennä lainsäädännön taakse piiloon!

Lähetetään tarjouspyyntö

substanssi-asiantuntijoille, toimittajille &

järjestöille kommentoitavaksi

!Kes

kinar

kaus

In-House yhtiöt syövät sitä elinvoimaa mitä muut tuovat

Miten vaikuttaa palvelun laatuun se, että toimittaja tietää, ettei asiakas tule vaihtamaan palveluntuottajaa?

Hinnoittelu vaikeaa kun toiminta ei ole markkinaehtoista.

Reklamointi melko haasteellista kun sanktiotkin päätyy maksamaan asiakas.

Julkisuuslaki väistyy ja toiminnan avoimuus poistuu.

Julkisessa omistuksessa yksityisillä markkinoilla eli liiketoiminnan riski veronmaksajilla.

Vääristää markkinoiden toimintaa (julkiset toimijat tilaavat suoraan InHouse-yhtiöltä vaikka markkinoilla olisi parempia toimijoita).

Kuntayhtiön alihinnoittelu kurmottaapienyrittäjiä, ylihinnoittelu veronmaksajia

Keskin

arka

us

Hankinta-asiamiehen tehtäviä

• Hankintaosaamisen lisääminen maakunnassa (sähköiset järjestelmät)

• Uusien hankintamenettelyjen esitteleminen (neuvottelu)• Uusien käytänteiden lanseeraaminen (pienhankintaohjeet)• Hankintojen avoimuuden edistäminen (pien/muut)• Tarjouspyyntöjen löydettävyys / julkisten hankintojen näkyvyys

• Markkinavuoropuhelut• Tietotaito laadukkaista hankinnoista (kriteerit)• Hankintaprosessi (suunnittelusta sopimukseen)• Reilun kilpailun varmistaminen

17

Keskin

arka

us

Yritysnäkökulma

Keskin

arka

us

Miten yritys voi edistää tuloksekkaita hankintoja?

• Ole aktiivisesti yhteydessä hankintayksikköön & osallistu hankintatilaisuuksiin.

• Pyri kommentoimaan tarjouspyyntöä ennen julkaisua mikäli se sinulle lähetetään.

• Huolehdi, että tarjouksesi vastaa juuri siihen, mitä pyydetään.• Tarjousten vertaaminen tapahtuu kirjallisen aineiston perusteella eli

ethän luota, että hankintayksikkö tuntee palvelusi esimerkiksi aiemman kokemuksen perusteella.

• Liitä tarjoukseen kaikki vaaditut asiakirjat.• Tarkista, että pakolliset kriteerit ovat edellytysten mukaiset.• Älä lisää tarjouksen vastaisia ehtoja!• Lue koko tarjouspyyntö läpi ennen kysymys-vastausvaihetta ja lähetä

kysymykset ennen kysymysten esittämisajan päättymistä.

19

Keskin

arka

us

Hankinta-asiamies edistää hankintaosaamista ja kilpailua – ei toteuta hankintoja, tee tarjouksia tai edusta yhtä toimijaa. Hankinta-asiamies edistää reiluja kilpailutuksia ja avoimia markkinoita!20

Keskin

arka

us

p. 044 – 509 0277susanna-sofia.keskinarkaus@yrittajat.fi

Twitter: @SusannaSofiaInstagram: skeskinarkausFacebook: Susanna-Sofia KeskinarkausLinkedIn: Susanna-Sofia Keskinarkaus

yrittajat.fi

21

Susanna-Sofia Keskinarkaushankinta-asiamies

Keskin

arka

us