TULE HYVÄHANKINTA

TREENIPAKETTI JULKISEN JA YKSITYISEN SEKTORIN

KUNNON KOHOTTAMISEEN!

TULE HYVÄHANKINTA

Into Seinäjoki Oy | www.intoseinajoki.fi

Tiedekatu 2, 60320, Seinäjoki

Puh. 020 124 4000

TREENIPAKETTI JULKISEN JA YKSITYISEN SEKTORIN

KUNNON KOHOTTAMISEEN!

4 5

TULE HYVÄ HANKINTA

ELOKUUSSA 2016 | SEINÄJOKI

”Tule hyvä hankinta” - materiaali on laadittu Into Seinäjoki Oy:n koordinoiman Julkiset

hankinnat innovatiivisen yritystoiminnan edistäjänä – hankkeen osana. Hankkeessa ovat

mukana Seinäjoen kaupunkiseudun kunnista Seinäjoki, Ilmajoki, Kurikka, Lapua ja

Kuortane. Hankkeen tavoitteena on parantaa Seinäjoen kaupunkiseudun pk-yritysten

osaamista julkisista hankinnoista, aktivoida yrityksissä uusia tapoja osallistua julkisiin

tarjouskilpailuihin ja tuottaa uusia tuote- ja palveluratkaisuja sekä sitä kautta rohkaista

yrityksiä yhteistyöhön ja kasvuun uusilla markkinoilla. Lisäksi tavoitteena on kehittää

Seinäjoen kaupunkiseudun kuntien hankintamenettelyjä siten, että ne tukevat alueen

elinkeinoelämän ja aluetalouden kasvua.

Materiaalin sisältö on laadittu hankkeen aikana havaittujen tarpeiden, järjestettyjen

valmennuspäivien sekä vastaanotettujen palautteiden pohjalta. Tässä hankintaohjeessa

ei käydä läpi hankintalainsäädännön kokonaisuudistuksen valmisteluun liittyviä työ- ja

elinkeinoministeriön valmisteluryhmän mietintöjä. Huomioitavaa on kumminkin, että

osa uusien direktiivien määräyksistä tulee sovellettavaksi jo 18. 4. 2016 alkaen.

Tässä materiaalissa käydään pääpiirteittäin läpi julkisten tarjouskilpailujen hankinta-

prosessit sekä hankintayksikön että tarjoajan näkökulmista. Hankintaprosessien

tarkasteluissa syvennytään ns. perinteisiin tarjouskilpailujen prosesseihin ja menette-

lyihin. Tarkasteluissa avataan tärkeimmiltä osilta pienhankinnat, kansallisen kynnys-

arvon ylittävät hankinnat sekä EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat. Esimerkit ja kuvatut

hankintaprosessit soveltuvat lähtökohtaisesti kaikkiin tavara- ja palveluhankintoihin

sekä rakennusurakoihin. Tässä materiaalissa käydään tarkemmin läpi pienhankinnat

sekä kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat ja molempia koskettavat menettelyt.

ESIPUHESen sijaan EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat ja niitä koskettavat menettelyt käydään

vain pääpiirteittäin.

Tässä materiaalissa ei käydä jokaista julkisen tarjouskilpailun yksityiskohtaa läpi

systemaattisesti, vaan tarkoituksena on, että lukija ymmärtää, millä menetelmillä

tarjouspyyntö ja tarjous tulee laatia, jotta varmistetaan tarjouksen tarjouspyynnön

mukaisuus. Eli ”varmistetahan, notta tarjouspyynnöt on selekehiä ja tarjoukset priimaa!”.

Tämä hankintaohje on laadittu ajankohtaisten säännösten sekä hyväksi todettujen

menetelmien avulla ja mm. Hankintojen kilpailuttaminen ja sopimusehdot –teokseen on

viitattu useimmissa kohdissa.

Lukija voi halutessaan perehtyä hankinta-asioihin syvällisemmin tarkastelemalla lähtei-

tä. Kohdeyleisöä koskettanevat eniten kappaleet 3. Hankintaprosessi, 3.11. Tarjousten

tarkastus ja 4. Usein kysyttyä. Kyseisissä kappaleissa käydään pääpiirteittäin läpi kaikki

olennaisimmat seikat, joita perinteisiin hankintaprosesseihin sisältyy.

”Tule hyvä hankinta” – materiaalissa annetut ohjeet ovat kirjoittajan omia näkemyksiä ja

sovellettaessa mahdollisia materiaalissa annettuja viittauksia lakiin tai oikeustapauksiin

soveltajan tulee tutustua voimassaolevaan lakiin tai oikeustapausten alkuperäisiin

teksteihin osoitteessa finlex.fi.

Antti Savola

Asiantuntija, julkiset hankinnat

Into Seinäjoki Oy

TULE HYVÄ HANKINTA

6 7

Esipuhe .............................................................................................................. 4

1. HANKINTALAIN TARKOITUS ............................................................8

1.1. Mikä on julkinen hankinta ja hankintayksikkö?................................. 8

1.2. Mitä hankintojen kilpailuttamisella tarkoitetaan?........................ 10

1.3. Miksi hankinnat pitää kilpailuttaa? ..................................................... 10

1.4. Mihin hankintojen kilpailuttamista

koskevaa sääntelyä sovelletaan? ......................................................... 11

1.5. Voiko hankintalakia kiertää?.................................................................. 11

2. HANKINTOJEN KYNNYSARVOT ................................................... 13

2.1. Pienhankinnat ...............................................................................................13

2.1.1. Yleiset periaatteet .................................................................. 13

2.1.2. Pienhankinnat suorahankintana ....................................... 14

2.1.3. Pienhankintojen tarjouskilpailu ........................................ 14

2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat ................................. 15

2.2.1. Yleiset periaatteet .................................................................. 15

2.2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävien

hankintojen tarjouskilpailu ................................................. 19

2.3. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat ...................................................19

3. HANKINTAPROSESSI ......................................................................... 22

3.1. Markkinointi ja markkinaseuranta .......................................................24

3.2. Suunnittelu .....................................................................................................24

3.3. Ennakkoilmoitus ..........................................................................................24

3.3.1. Tietopyyntö ............................................................................... 25

3.3.2. Tekninen vuoropuhelu .......................................................... 27

3.3.3. Markkinavuoropuhelu .......................................................... 28

3.4. Menettelyvalinta .........................................................................................28

3.4.1. Avoin menettely ....................................................................... 29

3.4.2. Rajoitettu menettely .............................................................. 29

3.4.3. Neuvottelumenettely ............................................................ 30

3.4.4. Kilpailullinen neuvottelumenettely ................................. 32

3.4.5. Puitejärjestely .......................................................................... 34

3.4.6. Suunnittelukilpailu ................................................................. 34

3.4.7. Dynaaminen hankintajärjestelmä .................................... 35

3.4.8. Sähköinen huutokauppa ....................................................... 35

3.4.9. Suorahankinta .......................................................................... 35

3.4.10. Menettelyiden vertailu ja eri vaiheet ................................ 36

3.5. Hankintailmoitus ........................................................................................ 37

SISÄLLYS

3.6. Tarjouspyyntö .............................................................................................. 37

3.7. Lisätietokysymykset ja vastaukset ..................................................... 38

3.8. Tarjousten jättäminen .............................................................................. 38

3.9. Tarjousten avaustilaisuus ........................................................................ 39

3.10. Tarjoajien soveltuvuustarkastus .......................................................... 41

3.11. Tarjousten tarkastus ja muutamia esimerkkejä ............................. 42

3.12. Täsmennyspyyntö ja vastaukset........................................................... 47

3.13. Tarjousten vertailu ja perustelu............................................................ 49

3.14. Tarjoajan ja tarjousten vertailuperusteiden erottaminen ......... 51

3.15. Hankintapäätös ja ilmoittaminen ........................................................ 52

3.16. Valitus- ja oikaisumenettelyt ja niiden käsittelyajat .................... 53

3.17. Hankintaoikaisun suhde markkinaoikeuskäsittelyyn ................. 55

3.18. Sopiminen ja sopimuskausi .................................................................... 57

3.19. Jälki-ilmoitus ................................................................................................ 58

4. USEIN KYSYTTYÄ ................................................................................ 59

4.1. CPV-koodit ................................................................................................... 59

4.2. Kotimaisuus vs. suomalaisuus / paikallisuus

/ työllistämisen hyödyntäminen ........................................................... 60

4.3. Kohteeseen tutustuminen – pakollista vai ei? ................................ 60

4.4. Hankintojen yhdistämis- ja pilkkomiskielto .................................... 60

4.5. Jälki-ilmoitus ................................................................................................ 63

4.6. Hankintaprosessien vaiheiden kestot ............................................... 64

4.7. Vuoropuhelu ................................................................................................ 64

4.8. Poikkeuksellisen alhainen tarjoushinta............................................. 67

4.9. Hankintayksikön aikaisemmat kokemukset tarjoajasta ............. 68

4.10. Hankintayksikköön on tullut vain

yksi hyväksytyksi katsottu tarjous ...................................................... 68

4.11. Mistä saa tarjouksen liitteiksi vaadittavat asiakirjat? ................. 69

4.12. Saako tavaramerkkiin viitata tarjouspyynnössä? .......................... 70

4.13. Miten kahdesta tasavertaisesta

tarjouksesta valitaan voittaja? .............................................................. 71

4.14. Mitä eroa on tarjoajan soveltuvuudella,

ehdottomilla vaatimuksilla ja pisteytysvertailulla? ...................... 71

4.15. Miten laatia tarjoukselle toimivat

vertailu- ja pisteytyskriteerit? ............................................................... 74

5. HANKINTASANASTOA...................................................................... 79

6. HYÖDYLLISIÄ LINKKEJÄ .................................................................. 90

7. LÄHTEET ................................................................................................. 92

8 9

TULE HYVÄ HANKINTA

1. HANKINTALAIN TARKOITUS

1.1. Mikä on julkinen hankinta ja hankintayksikkö?

Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista sekä rakennus-

urakoiden teettämistä julkisilla varoilla. Hankinnalla tarkoitetaan sellaisen kirjallisen

hankintasopimuksen tekemistä, jossa ostajana on hankintayksikkö ja myyjänä yritys tai

muu toimittaja ja jossa sovitaan tavaroiden hankinnasta, palvelun suorittamisesta tai

urakan teettämisestä taloudellista vastiketta vastaan.

Hankintayksiköitä eli julkisia ostajia ovat useimmiten valtion ja kuntien viranomaiset,

kuntayhtymät, kuntien liikelaitokset ja ns. julkisoikeudelliset laitokset. Julkisoikeudellisia

laitoksia voivat olla esimerkiksi kuntien omistamat osakeyhtiöt, joiden ensisijaisena ta-

voitteena ei ole liikevoiton tuottaminen omistajille. Tällaiset julkisoikeudelliset laitokset

ovat yleensä viranomaisten valvonnassa tai viranomaisten rahoittamia, ja niillä on yleisen

edun mukaisia tehtäviä. Hankintayksiköitä ovat myös kirkon viranomaiset ja eräissä

tapauksissa myös julkista tukea saavat tai erityisoikeuden nojalla toimivat yksittäiset

yritykset.

Hankinnan sisällöstä on lukuisia poikkeuksia, jotka johtuvat hankinnan luonteesta.

Myös hankintayksikön määrittelystä on poikkeuksia. [1]

Hankintalaki asettaa hankintayksikölle velvollisuuden toteuttaa julkinen hankinta-

prosessi hankintalain säännösten mukaisesti. Julkiseen hankintaprosessiin osallistuvan

tarjoajan on muistettava, että säilyttääkseen mahdollisuutensa menestyä tarjousten

vertailussa sen on jätettävä julkisessa hankintaprosessissa tarjouspyynnön mukai-

nen tarjous. Tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättäminen on ehdoton vaatimus.

Hankintalain 46 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa

tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä esitettyjen

vaatimusten mukainen [2] [3].

• Hankintalain 2 §:n mukainen hankinta on tavaroiden ja palveluiden

ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla

tekemistä. Käsite on laaja ja monentyyppiset julkiset hankinnat kuuluvat määritelmään

piiriin. Juridinen muoto ei ratkaise asiaa, esimerkiksi osamaksukauppa, leasing-kauppa

ja erityyppiset optiosopimukset kuuluvat hankintakäsitteen piiriin [2] [3].

• Hankintayksiköitä ovat lain 2 §:n 1 momentin perusteella valtion ja kuntien viran-

omaiset sekä evankelisluterilaiset ja ortodoksiset seurakunnat, oikeushenkilöt, jotka

kuuluvat julkishallintoon sekä yhteisöt, joiden toimialaan kuuluu vesihuolto, energia

huolto, liikenne tai teletoiminta asetuksella tarkemmin säädetyssä laajuudessa.

Samoin valtion liikelaitokset, joita tarkoitetaan niistä erikseen annetuissa säännöksissä,

ovat julkishankintayksiköitä. Edelleen julkishankintayksikkö on mikä tahansa hankinnan

tekijä, jota edellä mainittu varsinainen hankintayksikkö tukee yli puolella hankinnan

arvosta [2] [3].

Hankintalaki 2 §:n mukaan hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpai-

luolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä

toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

• Tasapuolisuus- / yhdenvertaisuusperiaate

Tarjouspyyntöä ei saa laatia siten, että hankinnan kohteen määrittely asettaa tarjoajat

epätasa-arvoiseen asemaan. Näin ollen markkinavuoropuhelu ei saa johtaa siihen, että

tarjouspyyntö ”speksataan” yhdelle tarjoajalle.

• Syrjimättömyysperiaate

Syrjimätön kohtelu edellyttää, että eri paikkakunnilta olevia ehdokkaita tai tarjoajia

kohdellaan samalla tavoin kuin esimerkiksi oman kunnan yrityksiä. Syrjimättömyys

periaatteen on tulkittu tarkoittavan, että hankinnalle asetetut vaatimukset eivät saa

olla paikallisia, tiettyä aluetta suosivia tai syrjiviä.

• Avoimuusperiaate

Avoimuus lisää kilpailua ja hintakilpailua. Markkinoilla on parempi tieto halutuista

palveluista ja hinnoista. Avoimuus lisää myös luottamusta hankintojen kunnolliseen

hoitoon.

10 11

TULE HYVÄ HANKINTA

• Suhteellisuusperiaate

Suhteellisuusperiaate edellyttää, että hankintamenettelyn vaatimukset ovat oikeassa

suhteessa tavoiteltavaan päämäärään. Näin ollen esimerkiksi tarjoajien kelpoisuus

ehtojen asettamisessa on huomioitava hankinnan luonne ja arvo.

1.2. Mitä hankintojen kilpailuttamisella tarkoitetaan?

Hankintojen kilpailuttamisella tarkoitetaan menettelyä, jossa hankintayksikkö ilmoittaa

hankintalain edellyttämällä tavalla julkisesti tulevasta tavaran, palvelun tai urakan hankinnasta.

Ilmoituksessa ja sitä tarkentavassa tarjouspyynnössä kerrotaan, mitä hankitaan ja millä

perusteella tarjous valitaan.

Kilpailuttamiseksi ei riitä se, että tarjouspyyntö lähetetään suoraan useammalle hankinta-

yksikön valitsemalle tarjoajalle (Huom! Pienhankintoja ei kosketa hankintalaki, jolloin hankinta-

yksikkö voi tehdä pienhankintoja itse laatimillaan ohjeistuksilla ottaen kuitenkin huomioon

tasapuolisuuden sekä syrjimättömyyden ja kilpailutuslainsäädännön. Kts. 2.1. Pienhankinnat).

Hankinnassa voidaan käyttää useita vaihtoehtoisia menettelyjä. Myös hankinnan arvo, luonne

ja hankinnan kohde vaikuttavat valittavaan menettelyyn. [1]

Tarjouskilpailun tarjoajiksi hyväksyttävien yritysten ja näiden tekemien tarjousten valinta-

perusteet on ilmoitettava ennakolta, ja tarjouksista on valittava paras käyttäen vain niitä valinta-

perusteita, joista on ilmoitettu ennakolta. Mikäli hankintamenettelyssä on toimittu virheelli-

sesti, tarjoajalla on oikeus tehdä valitus menettelystä. [1]

1.3. Miksi hankinnat pitää kilpailuttaa?

Suomessa julkisilla varoilla ostetaan vuosittain tuotteita, palveluita ja urakoita noin 35 miljardilla

eurolla. Hankinnoista ilmoitetaan avoimesti, jotta mahdollisimman monella yrityksellä olisi tasa-

vertainen mahdollisuus kilpailla hankinnoista. Oman kunnan tai suomalaisen yritysten suosimi-

nen on kiellettyä (Huom! ”Paikallista” ei saa suosia, mutta ”paikallisuutta” voidaan hyödyntää,

esim. toimitusketjun pituuden tai vaikkapa paikallistuntemuksen osalta Kts. 4. Usein kysyttyä). [1]

1.4. Mihin hankintojen kilpailuttamista koskevaa sääntelyä sovelletaan?

Julkiset hankinnat on kilpailutettava hankintalaissa (laki julkisista hankinnoista

30.3.2007/348) ja tiettyjen sektoreiden osalta erityisalojen hankintalaissa (laki vesi- ja

energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista

30.3.2007/349) ja niiden nojalla annetussa asetuksessa julkisista hankinnoista

(614/2007) säädettyjen menettelyiden mukaisesti. Molempia lakeja ja asetusta on

uudistettu erityisesti oikeusturvamenettelyiden osalta lailla hankintalain (321/2010) ja

erityisalojen hankintalain (322/2010) muuttamisesta. [2] Hankinnoissa noudatettavasta

muusta lainsäädännöstä keskeisiä ovat hallintolaki (434/2003), laki viranomaisten

toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja kielilaki (423/2003). [1]

Loppuvuodesta 2016 on tarkoitus ottaa käyttöön uusi hankintalainsäädäntö. Huom! Työ-

ja elinkeinoministeriön tiedotteen mukaan hankintadirektiivin ehdottomia ja riittävän

tarkkoja ja selkeitä määräyksiä on tullut noudattaa jo 18.4.2016 alkaen. Tämä koskee

myös erityisalojen hankintadirektiivin ja konsessiodirektiivin määräyksiä. Velvoite

noudattaa uusien hankintadirektiivien säädöksiä koskee hankintamenettelyitä, jotka on

aloitettu 18. 4. 2016 jälkeen. [1] Hankintamenettely alkaa lähtökohtaisesti hankinta-

ilmoituksen julkaisemisella. Sopimusmuutoksia koskevia hankintadirektiivien säädöksiä

on tullut soveltaa 18. 4. 2016 jälkeen tehtäviin sopimusmuutoksiin, vaikka sopimukseen

johtanut hankintamenettely olisikin alkanut ennen kyseistä ajankohtaa. [4]

Hankintalaki kattaa vain osan hankintaprosessista. Hankintalain velvoitteet ovat menet-

telytapasäännöksiä, eli ne koskevat vain itse kilpailuttamisprosessia, eivät esimerkiksi

sitä, pitäisikö kunnan tai muun viranomaisen ulkoistaa palvelujen tuotanto.

Hankintayksiköt voivat itse päättää omasta organisaatiostaan ja siitä, tuottavatko ne

palvelut itse omana työnä vai ostetaanko palvelut kunnan oman organisaation ulko-

puolelta. Hankintalaki säätelee vain ulkopuoliselta toimittajalta tai palveluntuottajilta

ostamista. Hankintalaki ei ota kantaa hankinnan sisältöön tai ehtoihin. Hankintayksikkö

voi vapaasti määritellä omat hankintatarpeensa ja sen, mitä se haluaa hankkia.

12 13

TULE HYVÄ HANKINTA

Hankintayksikkö voi näin ollen itse päättää palvelujen laatutasosta, hinnan merkityksestä

valinnassa, eri käyttäjäryhmien näkemysten huomioimisesta, ympäristönäkökohdista tai

vaikkapa sosiaalisten näkökohtien huomioimisesta. Tuotteelle tai palvelulle asetettavilla

vaatimuksilla ei saa kuitenkaan pyrkiä suosimaan tai syrjimään jotakin tarjoajaa. Hankinta-

yksiköllä ei ole velvollisuutta ostaa tuotetta tai palvelua pelkästään halvimman hinnan

perusteella. Hankintalaissa ei säädetä myöskään hankintasopimuksen toteuttamiseen ja

valvontaan liittyvistä seikoista.

Suomen hankintalainsäädäntö pohjautuu seuraaviin EU:n direktiiveihin: hankinta-

direktiivi (2004/18/EY), 1. valvontadirektiivi tai oikeusturvadirektiivi (665/1989/EY),

erityisalojen hankintadirektiivi (2004/17/EY) ja 2.valvontadirektiivi tai oikeusturva-

direktiivi (92/13/ETY). Tarkemmat tiedot löytyvät luetellussa järjestyksessä EU:n

virallista lehdistä.

1.5. Voiko hankintalakia kiertää?

Hankintalain mukaisia velvoitteita ei voi välttää esimerkiksi jakamalla hankinta pienem-

piin osiin, toteuttamalla palveluhankinta urakkana, korvaamalla uudisrakentaminen

tai laaja muutosrakentaminen pitkäaikaisen vuokrasopimuksen muodossa tai muun

sopimuskokonaisuuden, kuten kiinteistökaupan osana (Huom! Hankinta voidaan jakaa

osiin, mutta jokainen osakokonaisuus tulee kilpailuttaa kokonaisurakan kynnysarvon

mukaisesti. Kts. 4. Usein kysyttyä). [1]

2. HANKINTOJEN KYNNYSARVOT

2.1. Pienhankinnat

Pienhankintojen tarjouskilpailu käydään pääpiirteittäin läpi kappaleessa 3. Hankinta-

prosessi. Alla olevissa kappaleissa käydään muutamia lainsäädännöllisiä seikkoja

tarkemmin läpi, pienhankinnoista.

2.1.1. Yleiset periaatteet

Kansallisten kynnysarvojen alle jäävät hankinnat eli ns. pienhankinnat eivät kuulu

hankintalain soveltamisalaan, mutta pienhankintoihin tulee kuitenkin soveltaa EU:n

perussopimuksen yleisiä periaatteita, kuten syrjimättömyyttä, suhteellisuutta ja

avoimuutta. Näihin hankintoihin voidaan soveltaa hankintayksikön omia ohjeita ja

määräyksiä. Eri hankintayksiköt ovat antaneet runsaasti omia hankintaohjeita, jotka

ovat luettavissa hankintayksiköiden verkkosivuilla. Yksi laajimmista ohjeista on valtio-

varainministeriön julkaisema Valtion hankintakäsikirja (VM 48/2010), jossa on ohjeita

mm. valtion pienhankintojen kilpailuttamisesta. Pienhankintoihin voi liittyä myös muun

lainsäädännön mukaisia velvoitteita, esimerkiksi säännöksiä ja määräyksiä valtion

määrärahojen käytöstä. Myös Suomen kuntaliitto on antanut ohjeita pienhankinnoista

seuraavissa julkaisuissa: Suuntaviivoja pienhankintojen suunnitteluun ja ohjeistamiseen

sekä Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat osana hankintaohjeiden laadintaa (Kun-

taliitto 2007). Vaikka hankintalakia ei sovelleta pienhankintoihin, voidaan vuoden 2010

hankintalakiuudistuksen jälkeen hankintaoikaisu tehdä myös kynnysarvot alittavasta

hankinnasta. [1]

Pienhankinnat voidaan tehdä yksinkertaistettuja menettelyjä noudattaen. Koska

hankintalakia tai sen menettelytapoja ei sovelleta, hankinnoista ei ole pakko ilmoittaa

julkisesti eikä pienhankinnoista voi valittaa markkinaoikeuteen, mutta pienhankintojen

hankintapäätöksestä voi tehdä oikaisuvaatimuksen hankintayksikölle kuntalain mukai-

sesti. Mikäli hankinnassa on toteutettu tarjouskilpailu, on hankintapäätökseen liitet-

tävä ohje oikaisuvaatimuksen tekemiseksi (mahdollisuus hakea päätökseen muutosta

hankintayksiköltä, kuntalain mukaisesti) [1]

14 15

TULE HYVÄ HANKINTA

Pienhankinnat voidaan tehdä hankintayksikön valinnan mukaan joko tarjouskilpailulla tai

suorahankintana. Varsinkin lähellä kansallisen kynnysarvon rajaa olevista hankinnoista

on suositeltavaa ilmoittaa vapaaehtoisella ilmoituksella HILMAssa, hankintayksikön

verkkosivuilla tai muualla tai muuten pyytää riittävästi tarjouksia halutuilta toimittajilta

(esim. 3 – 5 tarjouspyyntöä).

Pienhankinnoissa tarjouskilpailun valintaperusteena käytetään useimmiten halvinta hin-

taa. Kokonaistaloudellista edullisuutta on suositeltavaa käyttää esimerkiksi silloin, kun

tuotteissa tai palveluissa on hintaan vaikuttavia laatueroja tai laadulla on merkitystä. [1]

2.1.2. Pienhankinnat suorahankintana

Pienhankintoja voidaan toteuttaa myös suorahankintana, mutta silloin käyttöperusteet

tulee määritellä riittävän yksiselitteisesti ja tarkasti. Käyttöperusteita voivat olla esimer-

kiksi seuraavat seikat [1]:

• Hankinta on arvoltaan vähäinen

• Hankinnalla on hankintayksiköstä riippumaton kiire

• Hankintayksikkö tuntee hyvin alan tuotteet ja tarjonnan

• Vastaava tuotetta on hankittu lähiaikoina ja hintataso on selvillä

• Tarjouskilpailun kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn

• Muita toimittajia ei ole tiedossa

• Hankinta tehdään avoimesta sähköisestä kauppapaikasta

2.1.3. Pienhankintojen tarjouskilpailu

Tarjouspyyntö lähetetään ja tarjoukset pyydetään valituilta toimittajilta yleensä sähkö-

postitse tai kirjeitse. Arvoltaan vähäisissä hankinnoissa hinta- ja toimitusaikatietoja voi-

daan selvittää myös suullisesti. Saadut tiedot on syytä kirjata tai pyytää vahvistamaan

esimerkiksi sähköpostitse. Ainakin arvokkaiden pienhankintojen kilpailuttamisprosessissa

on hyvä noudattaa soveltuvin osin samoja periaatteita kuin kansalliset kynnysarvot

ylittävissä hankinnoissa.

Tarjoukset tulee avata vasta tarjousten jättöajan jälkeen, ja avaamisesta kannattaa

laatia avauspöytäkirja, johon voidaan laatia myös yksinkertaistettu vertailu (useimmiten

pelkkä hintavertailu). Henkilö, jolla on oikeus hyväksyä hankinta, yleensä hyväksyy sen

merkitsemällä hyväksymisensä tarjousten avaus- ja vertailupöytäkirjaan tai allekir-

joittamalla erillisen tilauksen, jos hankinnasta ei tehdä varsinaista hankintapäätöstä.

Mikäli hankinnassa on toteutettu tarjouskilpailu, on hankintapäätökseen liitettävä ohje

oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. [1] Hankintayksiköt voivat luonnollisesti halutessaan

soveltaa kansallisen kynnysarvon ylittäviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyjä myös

pienhankinnoissa. Eli, pienhankinnoissa voidaan myös soveltaa esimerkiksi ennakko-

kyselyä tai HILMAssa ilmoittamista.

2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat

2.2.1. Yleiset periaatteet

Hankintalakia tulee soveltaa kansallisiin hankintoihin. Kansallisissa hankinnoissa ei riitä,

että tarjouspyyntö lähetetään ”riittävälle määrälle” hankintayksikön valitsemia tarjoajia.

Lähtökohtaisesti kaikissa kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on aina

julkaistava hankintailmoitus suomalaisessa HILMA-tietojärjestelmässä.

Kilpailuttamismenettelyt ovat kuitenkin kevyempiä verrattuna EU-kynnysarvon ylittävis-

sä hankinnoissa käytettäviin menettelyihin. Hankintayksiköt voivat luonnollisesti halu-

tessaan soveltaa EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyjä myös

kansallisissa hankinnoissa [1].

16 17

TULE HYVÄ HANKINTA

Hankinnat on kilpailutettava, mikäli niiden arvonlisäveroton arvo ylittää kansallisen

kynnysarvon, alla olevan taulukon mukaisesti:

Ilmoitusvelvoite koskee myös puitejärjestelyjä ja suunnittelukilpailua sekä ulkoasia-

hallinnon toteuttamia kehitysyhteistyöhankkeita. Kehitysyhteistyöhankkeissa voidaan

käyttää kansallista ilmoituslomaketta. Suorahankinnasta ei ole pakko julkaista ilmoitusta.

Mahdollisten valitusten ja niistä aiheutuvien seuraamusten varalta se on kuitenkin

suositeltavaa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa.

Markkinaoikeus on oikeuskäytännöissään vahvistanut, että hankintailmoituksen

tekeminen on myös kansallisissa hankinnoissa ehdoton muotovaatimus ja ilmoituksen

julkaiseminen huomioidaan viran puolesta, vaikka valittava ei siihen olisi puuttunut-

kaan. Ellei ilmoitusta ole julkaistu, tarjouskilpailu on järjestettävä uudelleen.

Hankintayksikön on siten hankintaa suunnitellessaan huolellisesti ja objektiivisesti

arvioitava hankinnan arvo esimerkiksi tiedustelemalla laitetoimittajilta alustavia hinta-

tietoja tai muuten selvittämällä alan hintatasoa. Mikäli saaduista tarjouksista ilmenee,

että nämä ylittävät arvioidun hintatason, hankintayksikön tulee keskeyttää menettely

ja aloitta hankinta alusta. [1]

TAULUKKO 1: KANSALLISET KYNNYSARVOT [5]

TAULUKKO 2: HANKINTAILMOITUKSEN SISÄLTÖ [1]

KANSALLISIA HANKINTAMENETTELYJÄ VOIDAAN

SOVELTAA SEURAAVISSA HANKINNOISSA

KANSALLISESSA HANKINTAILMOITUKSESSA

ON PAKOLLISENA TIETONA MAINITTAVA

kansalliset kynnysarvot (hankintalain 15 §)

Tavara- ja palveluhankinnat 30 000 €

Käyttöoikeussopimukset 30 000 €

SOTE-palvelut ja koulutuspalvelut yhteishankintana 100 000 €

Rakennusurakat 150 000 €

Käyttöoikeusurakat 150 000 €

Suunnittelukilpailut 30 000 €

Hankintayksikön virallinen nimi ja yhteystiedot(esim. yhteyshenkilö, jolta saa lisätietoa)

Hankintayksikön hankinnalle antama nimi(toimii hakuotsikkona)

Hankinnan hintahaarukka tai ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa tai tieto siitä, ylittyykö kansallinen kynnysarvo(tieto kerätään tilastotarkoituksiin, eikä sitä julkaista, jos hankintayksikkö ei halua)

Hankintayksikön luonne(vaihtoehtoina valtion viranomainen, kunta tai kuntayhtymä, valtion liikelaitos, kirkko

ja muu, kuten hankintarengas; nämä tiedot kerätään tilastointia varten eivätkä ne näy

julkaistussa ilmoituksessa)

Hankintayksiköllä on oikeus lähettää avoimessa menettelyssä tarjouspyyntö ja muissa

menettelyissä tieto vireillä olevasta hankinnasta (esimerkiksi kopio hankintailmoituk-

sesta) suoraan soveliaiksi arvioimilleen toimittajille. Ilmoitusta ei saa julkaista muualla

eikä vastaavia tietoja tai tarjouspyyntöä saa antaa toimittajille ennen kuin hankinta-

ilmoitus on julkaistu HILMA-tietojärjestelmässä. [1]

Kansallisissa hankinnoissa on käytössä ainoastaan hankintailmoitus. Sitä käytetään

aloittamaan kaikki muut hankintamenettelyt, mutta ei suorahankintaa. Suunnitte-

lukilpailuja varten tehtävissä ilmoituksissa käytetään EU:n kynnysarvot ylittäviin

hankintoihin tarkoitettuja lomakkeita. Kansallisten hankintojen ilmoittamisille ei ole

säädettyjä määräaikoja. Kansallisissa hankinnoissa ehdokkaille on varattava hankinnan

laajuus ja laatu huomioon ottaen kohtuullinen aika tarjousten tekemiseen. Tarjousajan

pituutta harkittaessa tulee ottaa huomioon kilpailumahdollisuuksien hyväksikäytön ja

tarjoajien tasapuolisen kohtelun vaatimukset [6].

18 19

TULE HYVÄ HANKINTA

Hankintalaji(tavarat, palvelut, SOTE-palvelut, työvoimahallinnon koulutuspalvelut, rakennusurakka,

käyttöoikeusurakka, suunnittelukilpailu tai palveluiden käyttöoikeussopimus)

Tarjouksen valintaperuste(joko halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus; jos se on kokonaistaloudellinen

edullisuus, viitataan joko tarjousasiakirjoissa esitettäviin vertailuperusteisiin tai

lomakkeessa lueteltaviin perusteisiin)

Hankinnan sisältöä kuvaava CPV-koodi(päänimikkeistötasolla eli CPV-koodin ylin taso kahden ensimmäisen numeron tarkkuudella)

Hankintamenettely(avoin, rajoitettu tai neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely,

suunnittelukilpailu, puitejärjestely, muu menettely)

Tieto siitä, että ehdokkaalle tai tarjoajalle asetetaan kelpoisuusehtoja,

heidän määräänsä rajataan tai heiltä vaaditaan selvityksiä(tarkentavia tietoja voi olla tarjousasiakirjoissa)

Osatarjousten tai vaihtoehtoisten tarjousten hyväksyminen; se, varataanko hankinta työkeskuksille tai vastaaville

Määräaika, johon mennessä tarjoukset tai osallistumishakemukset on viimeistään toimitettava hankintayksikölle; määräajan on oltava kohtuullinen

Muut tiedot

Ilmoituslomakkeessa on lisäksi muita tietoja sisältäviä kohtia ja vapaakenttiä, joiden

täyttäminen on hankintayksiön harkinnassa. Esimerkiksi aluekoodin käyttäminen

on suositeltavaa, koska se helpottaa yritysten tiedonhakua. Samoin on suositeltavaa

ilmoittaa, käytetäänkö hankintalain 53 ja 54 §:n mukaisia poissulkuperusteita.

Hankintailmoitukseen voidaan liittää myös muita asiakirjoja (esim. tarjouspyyntö) tai

linkkiyhteys niihin. Kansallisessa hankintailmoituksessa on linkitettynä kattavat täyttö-

ohjeet sekä linkitys mm. CPV-koodeihin. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa

CPV-koodien käyttäminen on pakollista (kts. hankinta-asetuksen 7 §).

2.2.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen tarjouskilpailu

Kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen tarjouskilpailu käydään pääpiirteittäin

läpi kappaleessa 3. Hankintaprosessi.

2.3. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat

Kansallisten ja EU-hankintojen kilpailuttaminen tapahtuu lähtökohtaisesti samoin

perustein, mutta EU-hankinnoissa on joidenkin menettelyjen osilta tiukemmat vaati-

mukset. Määräajat, hankintamenettelyt, hankintailmoituksen sisältö, tarjouspyynnön

sisältö, tarjoajien valinta, tarjouksen valintaperuste sekä odotusaika poikkeavat jonkin

verran kansallisten hankintojen kilpailuttamisesta.

Neuvottelumenettelyn ja suorahankinnan käyttöala on tiukemmin säännelty EU-

hankinnoissa. EU-hankinnasta ilmoitetaan EU:n laajuisesti, kun tavarahankinta, han-

kintalain liitteen A mukainen palveluhankinta, rakennusurakka, käyttöoikeusurakka

tai suunnittelukilpailu ylittää EU-kynnysarvon. Kun hankinnasta on tehty sopimus tai

hankinta on keskeytetty, on siitä vielä tehtävä jälki-ilmoitus. Jälki-ilmoitusvelvollisuus

koskee myös hankintalain liitteen B mukaisia palveluhankintoja.

Kun hankintailmoitus on tehty EU-laajuisena, jälki-ilmoitusvelvollisuudesta muistu-

tetaan TED-tietokannasta (Tenders Electronic Daily) automaattisesti lähetettävällä

sähköpostiviestillä. EU-ilmoituksissa käytetään Euroopan komission asetuksilla

1564/2005/EY ja 1150/2009/EY vahvistamia vakiolomakkeita. Näistä vakiolomakkeista

HILMAssa täytetään ennakkoilmoitus, EU-hankintailmoitus, EU-hankintailmoitus/eri-

tyisalat, jälki-ilmoitus, jälki-ilmoitus/erityisalat, suorahankintaa koskeva ilmoitus sekä

dynaamista hankintajärjestelmää koskeva lyhennetty ilmoitus.

HILMAsta ilmoitukset toimitetaan edelleen julkaistaviksi Euroopan unionin virallisen

lehden täydennysosassa (S-sarja) sekä TED-tietokannassa. Ilmoitukset tulee tehdä

HILMAssa ennen klo 12.00:ta, jotta ne ehtivät EUVL:n julkaisutoimistoon saman päivän

aikana. Ilmoitukset julkaistaan HILMAssa vasta sen jälkeen kun ne on toimitettu

julkaistavaksi EU-laajuisesti. [7]

20 21

TULE HYVÄ HANKINTA

valtion keskushallinto-viranomainen

muut hankinta- viranomaiset

Tavara- ja palveluhankinnat 135 000 € 209 000 €

Rakennusurakat 5 225 000 € 5 225 000 €

Käyttöoikeusurakat 5 225 000 € 5 225 000 €

Suunnittelukilpailut 135 000 € 209 000 €

menettelytapa ei ennakkoilmoitusta ennakkoilmoitus julkaistu

ilmoitus

tehty

sähköisesti

ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1

ilmoitus

postitse

ilmoitus

tehty

sähköisesti

ilmoitus ja tarjouskirjat sähköisesti 1

ilmoitus

postitse

Avoin menettely (tavarat, palvelut, rakennusurakat)

Tarjousaika 45 pv* 40 pv* 52 pv* 22 pv* 22 pv* 22 pv*

Rajoitettu menettely, neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely

Osallistumishakemuksen jättäminen 30 pv* 30 pv* 37 pv* 30 pv* 30 pv* 37 pv*

Tarjousaika rajoitetussa menettelyssä 40 pv** 35 pv** 40 pv** 22 pv** 22 pv** 22 pv**

Nopeutettu rajoitettu tai neuvottelumenettely

Osallistumishakemuksen jättäminen 10 pv* 10 pv* 15 pv* 10 pv* 10 pv* 15 pv*

Tarjousaika rajoitetussa menettelyssä 10 pv* 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv** 10 pv**

Käyttöoikeusurakat

Osallistumishakemuksen jättäminen 45 pv* - 52 pv* - - -

Aliurakoiden osallistumishakemukset - - 37 pv* - - -

Tarjousaika - - 40 pv** - - -

Jälki-ilmoitus - - 48 pv*** - - 48 pv***

valtion keskushallinto-viranomainen

muut hankinta- viranomaiset

Tavara- ja palveluhankinnat 418 000 € -

Rakennusurakat 5 225 000 € 5 225 000 €

Suunnittelukilpailut 418 000 € -

TAULUKKO 3: EU-KYNNYSARVOT KYNNYSARVOT [5] TAULUKKO 4: EU-KYNNYSARVOT YLITTÄVIEN HANKINTOJEN VÄHIMMÄISMÄÄRÄAIKATAULUKKO [7]

EU-KYNNYSARVOT YLITTÄVIEN HANKINTOJEN HANKINTAMENETTELYJÄ

VOIDAAN SOVELTAA SEURAAVISSA HANKINNOISSA

EU-KYNNYSARVOT YLITTÄVIEN HANKINTOJEN HANKINTAMENETTELYJÄ

VOIDAAN SOVELTAA SEURAAVISSA HANKINNOISSA

eu-kynnysarvot (hankintalain 16 §) eu-kynnysarvot (hankintalain 16 §)

eu-kynnysarvot (erityisalojen hankintalain 12 §)

Ennakkoilmoitus tehdään sähköisesti HILMAssa.

* Hankintailmoituksen lähettämispäivää seuraavasta päivästä

** Tarjouspyynnön lähettämispäivästä

*** Hankintasopimuksen tai puitejärjestelyn syntymisestä

1 Hankintalain 38 §:ssä säädetään tarjousasiakirjojen sähköisestä saatavilla olosta ja sähköisestä ilmoittamisesta.

llmoitus tehdään sähköisesti sekä tarjouspyyntöasiakirjat ja liiteasiakirjat ovat sähköisesti ja täydellisesti saatavilla

sekä ilmoituksessa on mainittu internetosoite ko. asiakirjoihin.

22 23

TULE HYVÄ HANKINTA

3. HANKINTAPROSESSI

Hankintayksiköt voivat luonnollisesti halutessaan soveltaa kansallisen kynnysarvon

ylittäviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyjä myös pienhankinnoissa. Eli, pien-

hankinnoissa voidaan myös soveltaa esimerkiksi ennakkokyselyä tai HILMAssa

ilmoittamista tms. Hankintayksiköt voivat luonnollisesti halutessaan soveltaa myös

EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin tarkoitettuja menettelyjä myös kansallisissa

hankinnoissa. Monesti on todettukin, että esimerkiksi pienhankinnoissa sovelletut

kansallisten hankintojen menettelyt ovat tuottaneet hyviä tuloksia hankintaprosessin

edetessä.

Seuraavissa kappaleissa kuvataan perinteinen, hyväksi todettu hankintaprosessi.

Lähtökohtaisesti kyseistä hankintaprosessia voidaan soveltaa niin pienhankinnoissa,

kansallisissa hankinnoissa kuin myös EU-hankinnoissa. Toki tulee huomioida, että pien-

hankinnoissa hankintayksiköllä ei ole mitään velvoitetta soveltaa kaikkia alla mainittuja

prosesseja, mutta niiden hyödyntäminen saattaa tehostaa ja jopa selkeyttää kilpailu-

tusta. Toiseksi tulee huomioida, että EU-hankinnoissa on joidenkin menettelyjen osilta

tiukemmat vaatimukset, kuin kansallisissa hankinnoissa.

Seuraavalla sivulla taulukossa 4 on käsitelty eri hankintaprosessien vaiheita (vaiheet

avataan tarkemmin seuraavissa kappaleissa). Listassa on tuotu esille myös, mitkä vaiheet

eivät ole pakollisia tai missä voidaan käyttää hankintayksikön omia menettelytapoja. On

hyvä huomioida, että vaikka kohdat 1 ja 2 eivät ole käytännössä missään hankinnassa

pakollisia, on vaiheiden hyödyntäminen suositeltavaa. Kohdat 1 – 4 toteutetaan ennen

varsinaisen tarjouskilpailun alkua, kohdat 5 – 13 ovat varsinainen tarjouskilpailu ja koh-

dat 14 – 17 ovat varsinaisen tarjouskilpailun jälkeen toteutettavat vaiheet.

eu-hankinta

EU-hankintadirektiivit

kansallinen hankinta

Hankintalaki

pienhankinta

EU:n perussopimuksen yleiset periaatteet

1. Markkinaseuranta Markkinaseuranta Markkinaseuranta

2. Suunnittelu Suunnittelu Suunnittelu

3. Ennakkoilmoitus (Ennakkoilmoitus) ¹ (Ennakkoilmoitus) ¹

4. Menettelyvalinta Menettelyvalinta (Menettelyvalinta) ¹

5. Hankintailmoitus Hankintailmoitus (Hankintailmoitus) ¹

6. Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö

7. Lisätietokysymykset ja vastaukset

Lisätietokysymykset ja vastaukset

Lisätietokysymykset ja vastaukset

8. Tarjousten jättäminen Tarjousten jättäminen Tarjousten jättäminen

9. Tarjousten avaustilaisuus Tarjousten avaustilaisuus Tarjousten avaustilaisuus

10. Tarjoajien soveltuvuustarkastus Tarjoajien soveltuvuustarkastus Tarjoajien soveltuvuustarkastus

11. Tarjousten tarkastus Tarjousten tarkastus Tarjousten tarkastus

12. Täsmennyspyyntö ja vastaukset Täsmennyspyyntö ja vastaukset Täsmennyspyyntö ja vastaukset

13. Tarjousten vertailu ja perustelu Tarjousten vertailu ja perustelu Tarjousten vertailu ja perustelu

14. Hankintapäätös ja ilmoittaminen

Hankintapäätös ja ilmoittaminen

Hankintapäätös ja ilmoittaminen

15. Valitusaika / odotusaika Valitusaika / odotusaika (Valitusaika / odotusaika) 2

16. Sopiminen ja sopimuskausi Sopiminen ja sopimuskausi Sopiminen ja sopimuskausi

17. Jälki-ilmoitus (Jälki-ilmoitus) ¹ (Jälki-ilmoitus) ¹

TAULUKKO 5: HANKINTAPROSESSIEN VAIHEET

¹ Ei pakollinen2 Hankintayksikön omat menettelytavat

24 25

TULE HYVÄ HANKINTA

3.1. Markkinointi ja markkinaseuranta

Markkinaseuranta voidaan toteuttaa täysin vapaasti hankintayksikön ja mahdollisten

tarjoajien välillä. Mitä tehokkaammin markkinaseuranta on toteutettu, sitä paremmin

suunnittelu voidaan toteuttaa, markkinat huomioon ottaen.

3.2. Suunnittelu

Koko tarjouskilpailun eteneminen on paljolti kiinni tarjouskilpailun ensimmäisistä

vaiheista. Jos ensimmäiset vaiheet on toteutettu ja suunniteltu hyviä menetelmiä ja

käytäntöjä hyödyntäen, on tarjouskilpailun myöhemmät vaiheet helpompi toteuttaa.

3.3. Ennakkoilmoitus

Yksi todella hyväksi todettu menettely kilpailutuksen aloittamiselle on julkaista esim.

hankintayksikön kotisivuilla tai hankinnan suuruudesta riippuen HILMAssa ”Ennakko-

ilmoitus – Tietopyyntö / Tekninen vuoropuhelu / Kutsu markkinavuoropuheluun”. Ennakko-

ilmoitus tulee tehdä kaikissa EU-hankinnoissa, mutta se ei ole pakollinen kansallisissa

hankinnoissa tai pienhankinnoissa (Huom! Ennakkoilmoitusta voidaan kuitenkin hyö-

dyntää sekä kansallisissa hankinnoissa että pienhankinnoissa).

Ennakkoilmoitus ei sido hankintayksikköä eikä tarjoajia mihinkään ja koska varsinaista

tarjouskilpailua ei ole tässä vaiheessa aloitettu, on kaikki vuoropuhelu hankintayksikön

ja mahdollisten tarjoajien kesken mahdollista toteuttaa täysin avoimesti.

Tässäkin on kuitenkin hyvä tiedostaa, etteivät ennakkoilmoituksen aikana käydyt

keskustelut aseta ketään mahdollisista tarjoajista erityisasemaan. Ennakkoilmoituksen

avulla voidaan vähentää toimittajariippuvuutta ja saada aikaan tietoja uusista toteu-

tusvaihtoehdoista sekä hankkijan rahoitusmahdollisuuksiin ja aikatauluihin sopivista

ratkaisuista. Jo tehtyä tarjouspyyntöä ei yleensä saa enää muuttaa, joten vaihtoehdot

tulisi selvittää ennakolta.

Vaihtoehtoisten tarjousten pyytäminen on mahdollista, mutta käytännössä niiden

vertaileminen voi olla työlästä ja vaikeaa. Mikäli kyseessä on mittava hanke, on jo

suunnitteluvaiheessa syytä arvioida myös tarve ennakkoilmoituksen julkaisemiseen

HILMAssa. Ennakkoilmoituksella voidaan myöhemmin lyhentää tarjousaikaa. Ennakko-

ilmoituksessa on suositeltavinta käyttää yleisiä ja kaikille avoimia tiedotustapoja.

Suositeltavin menettely on ilmoittaa tulevasta hankinnasta jo ennen mahdollisen

HILMAssa tehtävän ennakkoilmoituksen julkaisemista esimerkiksi hankintayksikön

verkkosivuilla.

3.3.1. Tietopyyntö

Ennakkoilmoituksen tietopyynnöllä tai markkinoiden kartoituksella, ennakkotieduste-

lulla tai informaatiokyselyllä (RFI) tarkoitetaan sitä, että hankintayksikkö selvittää

ennen tarjouskilpailun aloittamista tarjoajien määrää ja toimituskykyä, markkinoilla

olevia tuotteita ja niiden ominaisuuksia, ratkaisuvaihtoehtoja tai palvelun toteutus-

tapoja. Myös eri ratkaisuvaihtoehtojen kustannustasoa voidaan selvittää. Tietopyyn-

nössä voidaan kuvata esimerkiksi hankinnan tavoitteet, hankintayksikön halukkuus

vaihtoehtoisiin ratkaisuihin, laatutaso ja muut tavoitellut tekniset ominaisuudet,

toivottu kustannustaso, hankinnan aikataulu ym. yleiset seikat. Syrjimättömyyden ja

tasapuolisuuden varmistamiseksi yrityksille suunnattavat tietopyynnöt on syytä tehdä

kirjallisesti ja mahdollisimman laajasti.

Hankintayksikkö ei saa tässä vaiheessa käydä mitään varsinaista tarjouskeskusteluja

tai neuvotella hankinnasta yksityiskohtaisesti yritysten kanssa. Kahdenkeskisiä kes-

kusteluja mahdollisten tarjoajien kanssa on hyvä välttää muutoinkin, koska keskuste-

luissa toimittaja saattaisi saada asiasta enemmän tietoa kuin muut tai toimittaja voisi

vaikuttaa suunnittelun hankinnan sisältöön itselleen edullisella tavalla.

Jos keskusteluja ei voida välttää, niitä olisi joka tapauksessa käytävä mahdollisimman

usean yrityksen kanssa ja mieluiten niin, että keskustelujen sisältö dokumentoidaan.

Tavarahankinnoissa voidaan pyytää myös näytteitä ja palvelukohteissa voidaan tehdä

26 27

TULE HYVÄ HANKINTA

tutustumiskäyntejä, jos tällä ei vaaranneta tarjoajien tasavertaista kohtelua. Tieto-

pyyntö on erityisen tärkeä ja suositeltavaa silloin, kun hankitaan uusia, innovatiivisia

tuotteita tai palveluratkaisuja.

Tietopyyntö voi pääpiirteittäin olla esim. seuraavanlainen:

Pienhankinnoissa voidaan hyödyntää myös tietopyyntöä, ja yksi hyväksi todettu menet-

telytapa on toimittaa tietopyyntö esimerkiksi sähköisesti niille halutuille toimittajil-

le (3 – 5), joita lähestyttäisiin myös varsinaisella tarjouspyynnöllä. Pienhankinnoissa

voidaan myös hyödyntää menettelytapaa, jossa ennakkoilmoituksen mukaisesti

toimitetaan ns. luonnosehdotuspyyntö. Jos esimerkiksi tuleva pienhankinta on vaikkapa

työtilojen suunnittelua tms., voidaan ennen varsinaisia tarjouspyyntöjä toimittaa luon-

nosehdotuspyyntö, jossa avataan pääpiirteittäin tuleva hankinta.

Luonnosehdotuspyynnön pääperiaatteena on siis pyytää halutuilta toimittajilta ehdo-

tuksia esim. ed. mainitun työtilan ratkaisuista ja valita jatkoon esim. 2 – 3 parasta, joille

toimitetaan varsinainen tarjouspyyntö (Huom! Jatkoonpääsyseikka on hyvä mainita

luonnosehdotuspyynnössä selvästi). Luonnosehdotelma ja esimerkiksi tietopyyntö

ovat teknisiltä ja muodollisilta seikoilta tarkasteltuina tarjouspyynnön kaltaisia, mutta

eivät niin yksityiskohtaisia.

3.3.2. Tekninen vuoropuhelu

Ennakkoilmoituksen teknisessä vuoropuhelussa hankintayksikkö julkaisee luonnos-

version tarjouspyynnöstään kommentoitavaksi. Tällä vältetään tulkinnanvaraisuuksia,

ja hankintayksikkö voi ennen varsinaisen tarjousajan alkamista selventää ja täydentää

tarjouspyyntöään. Joskus hankintayksikkö on saattanut julkaista teknisen vuoropuhelun

sijaan ”budjettitiedusteluksi” merkittyjä yksityiskohtaisia ja täysin tarjouspyynnön

muotoon laadittuja asiakirjoja, joissa on pyydetty ilmoittamaan sitovasti mm. tuotteen

tarkka hinta.

”Budjettitiedustelut” on pyydetty palauttamaan samaan tapaan kuin tarjouksetkin eli

määräaikaan mennessä ja suljetussa kirjeessä. Hankintayksikön toteuttama ”budjetti-

tiedustelu” ei kuitenkaan saa olla sellainen, että tarjoaja voisi sekoittaa sen varsinai-

seen tarjouspyyntöön.

1. Millaisilla menetelmillä mielestänne saavutetaan tulevalla hankinnalla toteutettavat tavoitteet?

2. Hankinnan sisällöksi on suunniteltu seuraavia kokonaisuuksia: XXX. Mitä mieltä olette ehdotuksesta?

3. Kuvatkaa yrityksenne kokemusta kyseessä olevien palvelujen tuottamisesta. Pyydämme ilmoittamaan montako referenssiä/millaisia referenssejä teillä on hankinnan kohdetta vastaavien palvelujen tuottamisesta.

4. Tarjousten arviointikriteereiksi on suunniteltu: A) LAATU (työsuunnitelma 30 % ja osaaminen 40 %) ja B) HINTA (30 %). Onko kriteerit mielestänne sopivassa suhteessa?

5. Millaisella hinnoittelumallilla tarjoatte palveluita? Mikä olisi paras hinnoittelumalli tälle hankinnalle?

6. Mikä on alustava hinta-arvionne ehdottamastanne toteutuksesta?

7. Millaisilla sopimusehdoilla tarjoatte palveluita? Voitte liittää oheen sopimusmallin.

8. Pyydämme vapaamuotoisia näkemyksiänne seikoista, joita tarjouspyyntöä tehtäessä kannattaisi huomioida.

9. Onko jotain, mitä haluaisitte kysyä meiltä?

10. Millaiset kannustimet/sanktiot palvelun tuottamiseen olisi tarkoituksenmukaista liittää?

TAULUKKO 6: ENNAKKOILMOITUKSEN TIETOPYYNTÖESIMERKKI

HANKINTAA KOSKEVAT KYSYMYKSET

PYYDÄMME TEILTÄ NÄKEMYKSIÄNNE SEURAAVISTA ASIOISTA:

28 29

TULE HYVÄ HANKINTA

3.3.3. Markkinavuoropuhelu

Markkinavuoropuhelu on käytännössä tiedotustilaisuus, joka voi olla suositeltavaa

esimerkiksi silloin, kun palveluhankintoja kilpailutetaan ensimmäisen kerran. Pienten

yritysten edustajat ovat toivoneet myös, että hankintayksikkö järjestäisi erityisen tar-

jouspyynnön ”läpilukutilaisuuden”, jotta niillä pienyrittäjillä, joilla on kaikkein vähiten

osaamista, olisi mahdollisuus ymmärtää hankintayksikön tarpeet ja hankinnan ehdot.

Tätä tavoitetta voidaan hyvin edistää avoimella tiedotustilaisuudella. [1]

3.4. Menettelyvalinta

Eri hankintamenettelyiden keskeinen sisältö on kuvattu seuraavassa. Kaikista hankin-

noista on lisäksi tehtävä hankintapäätös sekä päätös tarjoajien ja ehdokkaiden hylkää-

misestä. Tarjouskilpailun hävinneille tarjoajille sekä menettelyn aiemmassa vaiheessa

hylätyille ehdokkaille ja tarjoajille on annettava tiedoksi päätös, ja siihen on liitettävä

valitusosoite. Tässä käydyt kuvaukset avaavat vain pääpiirteittäin eri hankintamenette-

lyitä. Tarkemmat sisällöt löytyvät lähteiden osoittamista tiedoista.

Erityismainintana voisi tässä nostaa esille neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen

neuvottelumenettelyn. Kyseisiä menettelyitä hyödynnetään Keski-Euroopassa ja Iso-

Britanniassa huomattavasti enemmän kuin Suomessa. Yleisesti ottaen tähän ei liene

muuta syytä, kuin se, että neuvottelumenettelyitä ei ole totuttu käyttämään Suomessa

kovinkaan paljon, ja niiden hyödyntäminen vaatii kaikin puolin enemmän tarkkuutta ja

osaamista.

Monet hankintoihin perehtyneet juristit ovatkin todenneet esimerkiksi ennakko-

ilmoituksen eri vaiheiden tuottavan samat hyödyt kuin neuvottelumenettelyjen. [1]

3.4.1. Avoin menettely

Hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja kaikki halukkaat toimit-

tajat voivat tehdä tarjouksen (5 §). Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla joko hankinta-

yksiköltä tai sähköisesti, ilmoituksessa mainitussa osoitteessa. Tarjousten sisällöstä ei

voi neuvotella tarjoajien kanssa. Hankintayksikkö tarkistaa ensin kaikkien tarjoajien

kelpoisuuden eli sen, täyttävätkö ne tarjoajille asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjous-

ten vertailuun hyväksytään vain vähimmäisehdot täyttävät tarjoajat. Muut hylätään.

Tarjouksista valitaan paras sen mukaan, mitä tarjouspyynnössä on ilmoitettu. Yleensä va-

litaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jolloin vertailuperusteet on painotettava

ja tarvittaessa ilmoitettava pisteytysperusteet. [1]

3.4.2. Rajoitettu menettely

Hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja kaikki halukkaat

toimittajat voivat pyytää saada osallistua hankintaan, mutta ainoastaan hankinta-

yksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen (5 §).

Hankintayksikkö valitsee varsinaiseen tarjouskilpailuun ilmoittamansa vähimmäis-

tai enimmäismäärän parhaita tarjoajia. Perusteena valinnassa voivat olla esimerkiksi

vähimmäiskriteerit ja lisäpisteitä antavat kriteerit.

Hankintayksikkö lähettää varsinaisen tarjouspyynnön ainoastaan tarjoajiksi valitsemil-

leen toimittajille. Tarjousten sisällöstä ei voi neuvotella tarjoajien kanssa. Tarjouksista

valitaan paras sen mukaan, mitä tarjouspyynnössä on ilmoitettu. Yleensä valitaan

kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jolloin vertailuperusteet on painotettava ja

tarvittaessa ilmoitettava pisteytysperusteet. [1]

30 31

TULE HYVÄ HANKINTA

3.4.3. Neuvottelumenettely

Neuvottelumenettelyä saa käyttää vain erityisillä perusteilla. Hankinnasta julkaistaan

ilmoitus. Toimittajat lähettävät osallistumishakemuksen ja hankintayksikkö valitsee

menettelyyn ilmoittamiensa perusteiden mukaan parhaat tarjoajat. Tämän jälkeen

hankintayksikkö lähettää valitsemilleen tarjoajille neuvottelukutsun ja aloittaa neu-

vottelut hankinnan sisällöstä ja ehdoista kaikkien tarjoajaksi hyväksyttyjen kanssa.

Neuvotteluja hankinnan sisällöstä ja ehdoista voidaan käydä vapaasti yhdessä tai

useammassa vaiheessa.

Tarjoajien määrää voidaan vähentää myös vaiheittain. Neuvotteluvaiheen päätyttyä

pyydetään lopulliset tarjoukset ja niistä valitaan paras. Neuvottelumenettely voi olla

myös jatkovaihe aiemmalle kilpailutukselle.

Hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelut aloitetaan aiemman rajoitetun

tai avoimen menettelyn jälkeisenä vaiheena ja jos tietyt edellytykset täyttyvät. [1]

Edellä mainittu tarkoittaa siis tilannetta, jossa tarjouskilpailu aloitetaan esimerkiksi

avoimella menettelyllä ja vastaanotetut tarjoukset eivät ole keskenään vertailukelpoi-

sia (tämä voi johtua esimerkiksi epäselvästä tarjouspyynnöstä tai todella erikoisesta

ja uudenlaisesta hankinnasta, joka pitää sisällään laaja kustannusarvioita tai elinkaari-

suunnittelua). Tällaisessa tilanteessa voidaan siirtyä suoraan neuvottelumenettelyyn.

Vaihtoehtoisesti tarjouskilpailu voidaan aloittaa myös suoraan neuvottelumenette-

lyllä, mutta tässä tilanteessa hankinnan tulee olla sisällöltään sellainen, että voidaan

yksiselitteisesti todeta neuvottelumenettelyn olevan luontevin tapa edetä (esim. edellä

mainittu todella erikoinen tai uudenlainen hankinta, joka pitää sisällään laaja kustan-

nusarvioita tai elinkaarisuunnittelua). [1]

Neuvottelumenettely on hankintayksikön kannalta kaikkein joustavin ja muodoltaan

vähiten säännelty menettely, jossa hankintayksikkö saa määritellä hankinnan lopullisen

sisällön ja valintaehdot tarjoajien kanssa käytävissä neuvotteluissa.

Tarjoajien kannalta menettely on vähiten avoin, koska menettelyyn otetaan mukaan

vain pieni määrä tarjoajia eikä kaikista hankinnan ehdoista ilmoiteta ennakolta. Tästä

syystä menettelyn käyttö on rajattu tiukasti vain poikkeuksellisen vaativiin hankintoihin

ja erityistilanteisiin. Esimerkiksi elinkaarihankkeet tai tilanteet, jossa kaikki tarjoukset

ovat olleet merkittävän puutteellisia. [1] [2]

Kilpailullinen neuvottelumenettely on vuoden 2007 hankintalakiuudistuksessa käyttöön

otettu, neuvottelumenettelyn ja rajoitetun menettelyn väliin tuleva joustavampi han-

kintamenettely. Sen käyttö edellyttää jonkinasteista poikkeuksellisuutta, mutta käyttö-

edellytykset eivät kuitenkaan ole yhtä tiukat kuin neuvottelumenettelyssä. Neuvottelu-

menettelyn käytön edellytyksistä on säädetty EU:n kynnysarvon ylittävien hankintojen

osalta hankintalain 25 §:ssä (kansallisissa hankinnoissa 66 §:ssä). Neuvottelumenettelyyn

siirtyminen on mahdollista ensinnäkin, jos edeltävässä avoimena, rajoitettuna tai kilpai-

lullisena neuvottelumenettelynä toteutetussa menettelyssä on saatu vain tarjouksia,

jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja. Tämä edellyttää sitä, että

kaikki tarjouskilpailussa vastaanotetut tarjoukset on tarkastettu ja että niissä on puutteita,

jotka voidaan katsoa tarjouspyynnön vastaisuuksiksi. Mikäli joissakin tarjouksissa on

puutteita, jotka eivät ole tarjouksen hylkäämiseen velvoittavia, hankintayksiköllä ei ole

oikeutta siirtyä neuvottelumenettelyyn. [1] [2] Neuvottelumenettelyyn siirtymisestä on

pääsääntöisesti julkaistava uusi hankintailmoitus. Ilmoitusvelvoitteesta voidaan poiketa

tilanteessa, jossa neuvotteluihin otetaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät asetetut

soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset ja jotka ovat tehneet tarjousmenettelyn

muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. [1] [2]

Neuvottelumenettelyihin voidaan siirtyä edellä mainitulla tavalla tai sitten neuvotte-

lumenettely voidaan ottaa hankinnan alkuperäiseksi menettelyksi edellyttäen, että

hankinnan kohde sitä vaatii: esimerkiksi hankinnan sisältöä ja kustannusvaikutuksia

on erityisen vaikea arvioida ennakolta.

Neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä myös rakennushankkeissa, jotka tehdään tutki-

musta, kehittämistä ja kokeilua varten ja joilla ei tavoitella taloudellista hyötyä. [1] [2]

Neuvottelujen jälkeen hankintayksikkö pystyy laatimaan lopullisen tarjouspyynnön,

jonka perusteella se pyytää tarjouksia. Edellä käytyjen osioiden perusteella voidaan

todeta, että tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi ei poikkea neuvottelu-

32 33

TULE HYVÄ HANKINTA

menettelyn loppuvaiheessa millään tavoin perinteisten (avoimen ja rajoitetun) menet-

telyiden arvioinneista.

Tarjoajien on tiedettävä, mitkä ovat lopullisessa tarjouspyynnössä tarjouksille asetet-

tavat vaatimukset. Vaatimukset eivät saa poiketa tarjoajien väillä toisistaan tarjoajien

tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Neuvottelumenettelyssä hankintayksikön kannattaa kiinnittää erityistä huomiota

tiedon tasapuoliseen jakamiseen tarjoajien välillä. [1] [2]

3.4.4. Kilpailullinen neuvottelumenettely

Kilpailullista neuvottelumenettelyä saa käyttää monimutkaisessa hankinnassa.

Hankinnasta julkaistaan hankintailmoitus tai sen lisäksi myös hankinnan sisältöä

koskeva hankekuvaus tai alustava tarjouspyyntö. Tarjoajat lähettävät osallistumis-

hakemukset. Hankintayksikkö valitsee menettelyyn ilmoittamiensa perusteiden

mukaan parhaat tarjoajat ja lähettää näille neuvottelukutsun tai tarjouspyynnön.

Neuvottelut hankinnan sisällöstä ja eri ratkaisuvaihtoehdoista aloitetaan kaikkien

valittujen tarjoajien kanssa. Tarjoajien määrää voidaan karsia vaiheittain. Kun keskus-

telut todetaan päättyneiksi, kukin tarjoaja tekee lopullisen tarjouksen omasta ratkaisu-

vaihtoehdostaan, ellei muuta ole etukäteen ilmoitettu tai sovittu. Tarjouksista valitaan

paras sen mukaan, mitä on ilmoitettu kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailupe-

rusteeksi. [1]

Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn

hyväksyttyjen tarjoajien kanssa ratkaisuehdotuksista, joihin pohjautuvaan tarjous-

pyyntöön tarjoajat voivat lopulta jättää tarjouksen. Kilpailullisella neuvottelumenet-

telyllä voidaan aiempaa joustavammin toteuttaa hankintoja, joissa hankinnan moni-

mutkaisuuden vuoksi on vaikeaa tai epätarkoituksenmukaista laatia tarjouspyyntö

ennakolta. [1] [2]

Menettely mahdollistaa hankinnan toteuttamiseen liittyvien neuvottelujen käymisen

ennen tarjousten pyytämistä. Menettelyllä pyritään helpottamaan monimutkaisten

hankintojen tekemistä ja mahdollistamaan uusien ja erityisesti innovatiivisten ratkaisu-

jen huomioiminen hankintojen toteuttamisessa.

Kilpailullista neuvottelumenettelyä käytetään tyypillisesti hankintamenettelynä esim.

elinkaarimallilla toteutettavissa PPP-hankkeissa ja vaativissa tietojärjestelmähank-

keissa. Kilpailullinen neuvottelumenettelyn käytön edellytyksenä on, että tarjousten

valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta. [1] [2]

Neuvottelumenettely vs. kilpailullinen neuvottelumenettely

Pääpiirteissään siis kahta edellä mainittua hankintamenettelyä voidaan käyttää hankin-

noissa, jotka ovat erityisen vaativia ja sisällöltään ja kustannuksiltaan todella vaikeita

arvioitavia etukäteen. Kilpailullinen neuvottelumenettely asettuu ns. neuvottelume-

nettelyn ja rajoitetun menettelyn väliin ja sitä voidaan pitää molempia joustavampana

hankintamenettelynä. [1] [2] [8]

Useimmissa tapauksissa kilpailullista neuvottelumenettelyä verrataan hankintamenet-

telyn valintatilanteessa neuvottelumenettelyyn. Selkeää ohjetta näiden menettelyjen

keskinäisestä paremmuudesta ei ole.

Keskeinen ero neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn välillä

on ainakin se, että kilpailullinen neuvottelumenettely on selkeästi kaksivaiheinen.

Ensimmäisessä vaiheessa etsitään haluttu ratkaisumalli tai mallit ja toisessa vaiheessa

pyydetään näihin ratkaisumalleihin perustuvat tarjoukset. Neuvottelumenettelyssä

tarjouksia saatetaan pyytää suhteessa aikaisemmassa vaiheessa kuin kilpailullisessa

neuvottelumenettelyssä. [1] [2] [8]

34 35

TULE HYVÄ HANKINTA

3.4.5. Puitejärjestely

Puitejärjestelyllä tarkoitetaan määritelmän mukaan yhden tai useamman hankinta-

yksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on

vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten

hinnat ja suunnitellut määrät.

Puitejärjestely on kaksivaiheinen menettely, jonka ensimmäisessä vaiheessa tarjoajat

hyväksytään puitejärjestelyyn käyttämällä ensin esimerkiksi rajoitettua menettelyä.

Toisessa vaiheessa (ns. minikilpailutus) eli varsinaisessa hankinnassa puitejärjestelyyn

hyväksytyille lähetetään tarkennettu tarjouspyyntö ja tarjoajat antavat tarkennetun

tarjouksensa. Minikilpailutuksessa annetaan kirjalliset tarjoukset.

Paras valitaan ilmoitettujen perusteiden mukaan. Jos hankinnan sisältö ja ehdot on jo

ensimmäisessä vaiheessa lyöty sitovasti lukkoon, erillistä minikilpailutusta ei tarvita,

vaan tuote tai palvelu tilataan suoraan etusijajärjestyksen tai muiden määräytymis-

ehtojen mukaisesti. Puitejärjestely voidaan tehdä myös yhden tarjoajan kanssa. [1]

3.4.6. Suunnittelukilpailu

Suunnittelukilpailusta julkaistaan hankintailmoitus. Suunnittelukilpailuun voivat

osallistua kaikki halukkaat suunnittelijat tai se voi olla myös kaksivaiheinen menettely

siten, että kilpailuun voivat osallistua vain ennalta valitut suunnittelijat.

Suunnittelijoiden valinnassa voidaan käyttää esimerkiksi rajoitettua menettelyä.

Suunnittelukilpailun voittajan valitsee puolueeton tuomaristo. Kilpailuun osallistujille

voidaan maksaa rahapalkintoja.

Suunnittelukilpailulla tarkoitetaan hankintalain 5 §:n 16 kohdan mukaan menettelyä,

jolla hankintayksikkö voi hankkia esimerkiksi kaavoitukseen, kaupunkisuunnitteluun,

arkkitehtuuriin, tekniseen suunnitteluun tai tietojenkäsittelyyn liittyvän suunnitelman.

Erona muihin menettelyihin on se, että kilpailun tuomaristo valitsee suunnittelukilpai-

lun voittajan. Kilpailussa voidaan antaa myös palkintoja. Suunnittelukilpailun käyt-

täminen mahdollistaa sen, että voittajan kanssa voidaan myöhemmin tehdä suoraan

sopimus suunnittelutyöstä. [1]

3.4.7. Dynaaminen hankintajärjestelmä

Dynaaminen hankintajärjestelmä on kaksivaiheinen tarjoajien ja tarjousten valinta-

menettely, johon voidaan ottaa uusia tarjoajia koko ajan ja joka on sallittu vain sähköisin

välinein erityistä ohjelmaa käyttämällä. Ohjelman käyttöön liittyy ehtoja [1]

3.4.8. Sähköinen huutokauppa

Sähköinen huutokauppa on kaksivaiheinen menettely tavanomaisten tavaroiden

ostamiseksi. Huutokauppaan voidaan valita vain rajallinen määrä tarjoajia. Menettely

edellyttää erityistä sähköistä huutokauppaohjelmaa. Tarjouksia saa tehdä vain tietyn

ajan kuluessa tai tietty määrä. Tarjousten valinta on automatisoitu.

3.4.9. Suorahankinta

Suorahankinnan käyttömahdollisuudet ovat hyvin rajalliset. Menettelyssä ei ole pakko

julkaista hankintailmoitusta. Tarjouspyyntö voidaan tehdä vapaamuotoisesti yhdelle

tai useammalle yritykselle. Kaikista tarjoajalle ja tarjoukselle asetettavista ehdoista

voidaan vapaasti neuvotella.

Tarjous voidaan valita vapaasti. Syrjiviä ehtoja ei kuitenkaan saa asettaa. Suositeltavaa

on kuitenkin käyttää kirjallisia tarjouspyyntöjä ja kirjallisia tarjouksia. Suorahankinnan

yhtenä perusteena voi olla esimerkiksi hankintayksiköstä johtumaton välitön kiire

toteuttaa hankinta, mutta tässä tulee huomioida, että jos välitön kiire johtuu vain ja

ainoastaan hankintayksikön puutteellisesta tietämyksestä markkinoiden tarjonnan

suhteen, ei perustetta voida katsoa hankintayksiköstä johtumattomaksi välittömäksi

kiireeksi. [1]

36 37

TULE HYVÄ HANKINTA

3.4.10. Menettelyiden vertailu ja eri vaiheet

TAULUKKO 7: HANKINTAPROSESSEISSA ENITEN KÄYTETYT MENETTELYT JA NIIDEN VAIHEET [9]

avoin menettely

rajoitettu menettely

neuvottelu menettely

kilpailullinen neuvottelumenettely

HILMA-ilmoitus HILMA-ilmoitus HILMA-ilmoitus HILMA-ilmoitus

Tarjouspyynnön lähettäminen (jos ei

sähköisesti saatavilla)

Osallistumishake-musten vastaanotto

Osallistumishake-musten vastaanotto

Osallistumishake-musten vastaanotto

Tarjousten vastaanotto ja avaus

Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkistaminen

Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkistaminen

Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkistaminen

Tarjoajien soveltuvuuden ja

tarjouksen tarjous-pyynnön mukaisuuden

tarkistaminen

Tarjoajien valinta objektiivisilla

ja syrjimättömillä kriteereillä

Tarjoajien valinta objektiivisilla

ja syrjimättömillä kriteereillä

Tarjoajien valinta objektiivisilla

ja syrjimättömillä kriteereillä

Tarjousten vertailuTarjouspyynnön

lähettäminen (jos ei sähköisesti saatavilla)

Neuvottelukutsun lähettäminen valituille

tarjoajille

Neuvottelukutsun lähettäminen valituille

tarjoajille

Hankintapäätös ja sen tiedoksianto

Tarjousten vastaanotto ja avaus

Neuvottelut Neuvottelut

Sopimuksen tekoTarjouksen tarjous-

pyynnön mukaisuud-en tarkistaminen

Mahdollinen tarjoajien karsinta

Mahdollinen tarjoajien karsinta

- Tarjousten vertailu Neuvottelut Neuvottelut

-Hankintapäätös ja sen tiedoksianto

Lopullinen tarjouspyyntö

Mahdollinen päätös hankinnan ratkaisu-

vaihtoehdosta / vaihtoehdoista

- Sopimuksen tekoTarjousten

vastaanotto ja avausLopullinen

tarjouspyyntö

- -Tarjouksen tarjous-

pyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Tarjousten vastaanotto ja avaus

- - Tarjousten vertailuTarjouksen tarjous-

pyynnön mukaisuuden tarkistaminen

- -Mahdolliset

tarkennuksetTarjousten vertailu

- -Hankintapäätös ja sen tiedoksianto

Mahdolliset tarkennukset

- - Sopimuksen tekoHankintapäätös ja sen tiedoksianto

- - - Sopimuksen teko

3.5. Hankintailmoitus

Kun tarjoaja tarkastaa tarjouksensa tarjouspyynnön mukaisuutta, sen on syytä katsoa

myös hankintailmoituksen sisältö. Jos tarjouspyynnön ja hankintailmoituksen sisältö

poikkeavat toisistaan, noudatetaan hankintailmoituksen sisältöä. Ennakkoilmoitus ei

taas sido hankintayksikköä mihinkään. Vaikka ennakkoilmoituksessa olisikin kuvattu

tulevaa hankinnan kohdetta yksiselitteisestikin, mutta kuvaus puuttuu hankintailmoi-

tuksesta tai varsinaisesta tarjouspyynnöstä, ei tarjousta voida hylätä, jos tarjoaja ei ole

tarjonnut ennakkoilmoituksen mukaista kohdetta.

• Esim. MAO: 426/10, sairaalapaineilmakeskus (100 k€). Ennakkoilmoitus:

”Öljyvapaa kompressori”; hankintailmoitus ja tarjouspyyntö eivät sisältäneet

mitään mainintaa öljyvapaasta kompressorista, jolloin hylättyä tarjousta ei olisi

tullut hylätä, huolimatta siitä, että ko. tarjous ei sisältänyt öljyvapaata kompressoria.

3.6. Tarjouspyyntö

Tarjouspyynnön laatimistapoja on varmasti yhtä monta kuin niiden tekijöitä. EU-

hankintojen tarjouspyynnön sisältöä koskevan hankintalain 41 §:n mukaan tarjous-

pyynnössä tai soveltuvin osin hankintailmoituksessa on oltava seuraavat [2]:

1. Hankinnan kohteen kuvaus

2. Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen

3. Määräaika tarjousten tekemiselle

4. Osoite, johon tarjoukset on toimitettava

5. Kieli, tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava

6. Kelpoisuutta koskevat vaatimukset sekä luettelo toimitettavista asiakirjoista

7. Tarjouksen valintaperuste sekä, mikäli valintaperusteena on kokonais-

taloudellinen edullisuus, vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus tai

kohtuullinen vaihteluväli tai poikkeuksellisesti vertailuperusteiden tärkeysjärjestys

8. Tarjouksen voimassaoloaika

9. Muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja

tarjouksen tekemisessä

38 39

TULE HYVÄ HANKINTA

Tarjouspyynnön voi laatia esimerkiksi niin, että varsinaisessa tarjouspyyntöasiakirjassa

on kuvattu vain hankintamenettelyä koskevat asiat. Tavanomaista on, että tarjous-

pyynnössä kuvataan hankintaprosessin eteneminen aikajärjestyksessä [2]:

• Tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen vastaanotetaan kirjalliset lisäkysymykset

tarjouspyynnöstä. Tämän jälkeen hankintayksikkö vastaa kirjallisiin lisäkysymyksiin,

ja vastauksista tulee osa tarjouspyyntöaineistoa.

• Tarjoukset avataan avaustilaisuudessa.

• Määräajassa saapuneet tarjoukset otetaan tarkempaan käsittelyyn.

Myöhässä saapuneet tarjoukset on hylättävä tarjoajien tasapuolisen ja

syrjimättömän kohtelun vaatimuksen vuoksi.

• Tarjoajien soveltuvuus tarkastetaan. Tämän jälkeen arvioidaan soveltuvien

tarjoajien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuutta.

• HUOM! Hankintayksikön kannattaa pyytää tarjoajaa ilmoittamaan kaikki

edellytetyt tiedot yhdellä lomakkeella.

3.7. Lisätietokysymykset ja vastaukset

Tarjouspyynnön julkaisun jälkeen, ennen tarjousten jättämistä, tarjoajilla on mahdol-

lisuus ja oikeus esittää lisätietokysymyksiä. Hankintayksikön antamista vastauksista

tulee osa tarjouspyyntöaineistoa ja vastaukset lisätietokysymyksiin ovat julkisia.

Vastaukset lisätietokysymyksiin julkaistaan anonyymisti.

3.8. Tarjousten jättäminen

Annetun tarjouksen tulee sekä tekniseltä että asiasisällöltään olla tarkasti tarjouspyyn-

nön mukainen. Tarjoukset ovat hinnan ja muiden ehtojen osalta lopullisia sekä hankinta-

yksikön että tarjoajan näkökulmasta. Kaikkien pyydettyjen selvitysten ja liitteiden on

oltava mukana sekä kirjallisessa että mahdollisessa sähköisessä muodossa annetussa

tarjouksessa. Pyydettyjä tarjouslomakkeita on syytä käyttää. Kaikki vaaditut tiedot on

ilmoitettava siinä muodossa kuin tarjouspyynnössä edellytetään. Kaikkien sopimus-

ehtojen on oltava pyydetyn mukaisia.

Tarjoajien soveltuvuustarkastuksessa ja tarjousten vertailu ja perusteet -kappaleissa

avataan tarkemmin tarjousten sisällöllisiä (sekä teknisiä että muodollisia) seikkoja.

Perusnyrkkisääntönä on hyvä muistaa, että tarjouksen tulee vastata jokaiseen tarjous-

pyynnössä edellytettyyn kohtaan. Tässä tulee erityisesti tiedostaa, mitkä ovat muodollisia

ja mitkä teknisiä ja ehdottomia seikkoja.

3.9. Tarjousten avaustilaisuus

Hankintalaissa ei säädetä erikseen tarjousten vastaanottamisesta tai avaamisesta.

Kaikkia tehtyjä tarjouksia ja tarjoajia on kuitenkin kohdeltava tasapuolisesti ja luotta-

muksellisesti eivätkä tarjouksen käsittelyyn ja päätöksentekoon osallistuvat henkilöt

saa olla esteellisiä. Tarjoukset on syytä käsitellä niin hyvissä ajoin, että hankintapäätös

voidaan toimittaa tarjoajille tarjouksen voimassaoloaikana. [1]

Tarjoukset avataan yleensä erillisessä avaustilanteessa, jonka ei ole tarpeen olla

julkinen. Poikkeuksellisesti tilaisuus voi olla julkinen, jos sitä edellytetään esimerkiksi

hankkeen rahoitusta koskevassa tukipäätöksessä. Kirjalliset tarjoukset on säilytettävä

avaamattomina avaustilaisuuteen saakka. Vastaanotettuun kuoreen merkitään yleensä

tarjouksen saapumisaika ja asiakirjat vastaanottaneen henkilön nimi. Myös sähköisesti

toimitetut tarjoukset on säilytettävä luotettavalla tavalla. [1]

Avaustilaisuus pidetään luonnollisesti vasta tarjousajan päätyttyä. Kuoria avaamassa

on yleensä vähintään kaksi henkilöä. Tarjouksiin merkitään yleensä numero, päivämäärä

ja tarjouksen avaajan nimikirjoitus kuorten avaamisjärjestyksessä.

Myöhästynyttä tarjousta ei ole syytä avata, vaan se on palautettava lähettäjälle.

Myöhästyneeksi katsotaan myös sellainen tarjous, joka on saapunut jättöajan jälkeen,

mutta ennen tarjousten avaustilaisuutta. Tarjoaja kantaa vastuun siitä, että tarjous on

40 41

TULE HYVÄ HANKINTA

perillä ajoissa. Tarjousten avaamisesta laaditaan avauspöytäkirja, jonka allekirjoittavat

tarjousten avaajat. Pöytäkirjaan merkitään yleensä aika, paikka, avaajien nimet,

tarjousten jättämistä varten annetun määräajan päättymishetki, tarjousten juokseva

numero ja tarjousten tekijöiden nimet. [1]

Jos hankintayksikkö on hankintailmoituksen ohella lähettänyt avoimessa menettelyssä

tarjouspyynnön suoraan myös joillekin valitsemilleen yrityksille, joilta ei kuitenkaan

ole saatu tarjousta, on myös tällaiset seikat hyvä merkitä pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan on

syytä merkitä myös tarjousten myöhästyminen sekä kaikkien tarjousten saapumisaika

sekä ne muut seikat, jotka mahdollisesti ovat tarpeen tarjousasiakirjain yksilöimiseksi.

Jos tarjous on toimitettu yhdessä kuoressa, tarjouksissa olevat hinnat merkitään

avauspöytäkirjaan tai erilliseen taulukkoon. [1]

Tarjousten käsittely voidaan aloittaa heti avauksen jälkeen. Mikäli tarjoukset on

toimitettu avoimessa menettelyssä ns. kahden kuoren tai kolmen kuoren menettelyn

mukaisesti, ensin avataan tarjoajan kelpoisuuden arviointia koskevat tiedot sisältävä

kuori. Jatkoon valitaan vain ne, joihin ei ole sovellettava poissulkuperiaatteita ja jotka

täyttävät muut tarjoajille asetetut ehdot.

Varsinaisen tarjouksen tiedot sisältävät kuoret avataan vain niiltä tarjoajilta, jotka on

hyväksytty tarjoajiksi. Kolmen kuoren menetelmässä vielä tarjoushintakin on omassa

kuoressaan. Niiden tarjousten hintakuorta ei avata, jotka eivät täytä tarjouspyynnön

ehtoja.

Suunnittelua sisältävien asiantuntijapalveluiden hankinnassa voidaan käyttää jopa ns.

viiden kuoren menetelmää, jolloin projektisuunnitelmaa, henkilöstöä, projektin johtoa,

yritystä sekä hintaa koskevat tiedot ovat kukin omassa kuoressaan. Tämän mallin käyttö

on kuitenkin käytännössä hyvin monimutkaista, joten sen käyttö on harvinaista. [1]

Lähtökohtaisesti tarjousten avaustilaisuus etenee edellä mainitun mukaisesti huoli-

matta siitä, onko kyseessä yhden, kahden tai vaikka viiden kuoren menetelmä. Eli, ensin

tarjousten avaustilaisuus, sitten tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen ja tämän jälkeen

vasta tarjousten vertailu.

3.10. Tarjoajien soveltuvuustarkastus

Soveltuvuuden arvioinnilla hankintayksikkö voi selvittää ehdokkaiden ja tarjoajien eli

tavarantoimittajien, palveluntuottajien tai urakoitsijoiden soveltuvuuden eli kyvyn

toteuttaa hankinta. Tämä tapahtuu EU-hankinnoissa esittämällä hankintailmoituksessa

ehdokkaiden tai tarjoajien rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suori-

tuskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua ilmaisevia valmiuksia.

Kansallisessa avoimessa menettelyssä voi mahdollisista vaatimuksista ja niiden

todentamiseksi vaadittavista asiakirjoista ilmoittaa hankintailmoituksessa tai vasta

tarjouspyynnössä. Hankintayksikön on ennen tarjousvertailuun ryhtymistä arvioitava,

täyttävätkö ehdokkaat ja tarjoajat niille asetetut taloudelliseen ja rahoitukselliseen

tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät ennalta ilmoitetut

vähimmäisvaatimukset.

Ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäis-

vaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. [1]

Oikeuskäytännöissä on todettu, että jos esimerkiksi soveltuvuuden edellytyksenä

tarjoajaa on pyydetty toimittamaan todistus lakisääteisistä veroista tai sosiaalimak-

suista tai vaikka ilmoittamaan y-tunnus, ja tarjoaja on tämän liitteen tai tiedon jättänyt

toimittamatta, on hankintayksiköllä oikeus pyytää sitä jälkikäteen. Hankintayksiköllä

on oikeus, mutta ei velvollisuutta sulkea kyseinen tarjoaja ulos tarjouskilpailusta.

Tässä tulee tiedostaa, mitä tarkoitetaan hankintayksikön tai tarjoajan velvollisuuksilla

ja oikeuksilla; ne ovat kaksi eri asiaa ja lainsäädäntö suhtautuu niihin eri tavalla.

Eli tarjoajaa ei tule hylätä, jos tarjoaja on jättänyt toimittamatta jonkin soveltuvuuden

arviointiin liittyvän liitteen tai tiedon. Kyseinen tarjoaja voidaan kuitenkin sulkea pois

tarjouskilpailusta. Normaalisti hankintayksikkö pyytää jälkikäteen tarjoajaa toimitta-

maan puuttuneen soveltuvuuden arviointiin liittyvän liitteen tai tiedon. [1]

42 43

TULE HYVÄ HANKINTA

Markkinaoikeudessa esiintyy usein väitteitä tarjouksen tarjouspyynnön vastaisuudesta

koskien puutteita, jotka liittyvät tarjoajan soveltuvuuden arviointiin. Hankintayksiköllä

on oikeus, mutta ei velvollisuutta, sulkea tarjous kilpailun ulkopuolelle, mikäli tarjouksesta

puuttuu tarjoajan soveltuvuutta koskevia liitteitä.

Tällaisten liitteiden puuttuminen ei kuitenkaan tee tarjousta tarjouspyynnön vastaiseksi,

koska liitteiden puuttuminen ei lainkaan liity tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden

arviointiin, eli kyse ei ole tarjouksen sisältöön ja vertailukelpoisuuteen vaikuttavasta

seikasta. [1]

3.11. Tarjousten tarkastus ja muutamia esimerkkejä

Tarjousten tarkastuksessa käydään läpi tarjouspyynnössä edellytetyt (edellytetyt asiat

määritellään yleensä ehdottomiksi vaatimuksiksi) asiat ja tarkistetaan, onko tarjous

tarjouspyynnön mukainen.

Yleensä tarjousten tarkastuksessa käydään läpi hankinnan kohteen kuvaamiseen

liittyvät seikat, tuotteen sisällön määrittely, kokonaishinta, sopimusehdot sekä

laatuvertailuun vaikuttavat vertailuperusteet. Kaikissa edellä mainituissa kohdissa

on ensisijaisen tärkeää, että hankintayksikkö on kuvannut tarjouspyynnössään

edellytetyt asiat riittävän tarkasti.

Esimerkiksi hankinnan kohde (vaikkapa tavoiteltava tila sekä nykytila) tulee kuvata

niin selkeästi, että sekä vanhat sopimuskumppanit että mahdolliset uudet sopimus-

kumppanit saavan samansisältöisen tiedon hankintayksikön tarpeista. [1]

Tuotteen sisällön määrittelyssä on huomioitava samat seikat kuin edellä mainitussa

kohdassa. Lisäksi hankintayksikön tulee huomioida, että esimerkiksi tavaramerkkiin

viitattaessa tulee aina lisätä sanamuoto ”tai vastaava”. Myös johonkin EN-koodiin viitat-

taessa tulee aina lisätä sanamuoto ”tai vastaava”.

Kaikki edellä mainitut seikat on syytä pitää mielessä tarjouspyyntöä laadittaessa,

jotta mahdollisilta näkemyseroilta vältytään tuotteen sisällön määrittelyssä. Oikeus-

käytännöissä on myös tilanteita, joissa on voitu viitata suoraan tuotemerkkiin ilman

”tai vastaava” mainintaa, mutta kyseiset tilanteet ovat harvinaisia (esim. liikelahjojen

hankinnassa on jossain tilanteissa voitu toimia näin). [1]

Hankintayksiköllä on täysi oikeus edellyttää, ettei mitään lisähintoja hyväksytä. Eli,

jos hankintayksikkö mainitsee tarjouspyynnössään ”lisiä ei hyväksytä”, tällöin tarjoajan

tulee huomioida, ettei esimerkiksi asennuskustannuksia, huoltokustannuksia tms.

voida laskuttaa.

Hankintayksikön tulee kiinnittää eritystä huomiota siihen, että vaikka hinta olisi

edellytetty jossakin tietyssä muodossa, mutta tarjoaja antaakin hinnan eri muodossa,

ei tarjousta tule vielä tässä vaiheessa hylätä. Jos tarjouksen tiedoista on saatavissa

hinta edellytetyssä muodossa, on tarjoajan tarjous hyväksyttävä hintatietojen osalta.

Tämmöinen tilanne saattaa syntyä, jos hankintayksikkö esimerkiksi edellyttää kertomaan

hinnan arvonlisäverottomana, mutta tarjoaja antaakin hinnan arvonlisäverollisena.

Annetusta tiedosta on laskettavissa edellytetty tieto, joten tarjous on hintatiedon

osalta hyväksyttävä. [1]

Toinen melko tavanomainen tilanne on, että hankintayksikkö edellyttää tarjoajia ilmoit-

tamaan esimerkiksi palvelumaksun muodossa 30 * palvelumaksu (€/vrk) ja

tarjoaja ilmoittaakin palvelumaksun muodossa €/kk. Tarjous ei ole tarjouspyynnön

vastainen, jos tarjoajan täsmennyksen jälkeen vertailuhinta ei ole muuttunut.

Esimerkiksi mikäli tarjoajan ilmoittama palvelumaksun vertailuhinta on 30 €/kk ja

täsmennyksen jälkeen 1 €/vrk, ei vertailuhinta ole muuttunut.

Tässä tulee huomioida, että lähtökohtaisesti hankintayksikkö voi ko. tilanteessa

tiedustella tarjoajalta hinnan muodostumista, mutta tarjouksen varsinainen sisältö ei

saa muuttua tarjoajan antamassa täsmennyksessä, eli hinnan arvo ei saa muuttua.

44 45

TULE HYVÄ HANKINTA

Edellä mainitun kaltainen tilanne saattaa syntyä myös sopimusehdoista. Hankinta-

yksikkö edellyttää yleensä tarjoajaa laatimaan tarjouksen hankintayksikön omien

sopimusehtojen mukaisesti. Jos tarjoaja kuitenkin sisällyttää tarjoukseensa omat

sopimusehtonsa, ei tämä ole lähtökohtaisesti kiellettyä, kunhan tarjoajan ja hankinta-

yksikön sopimusehdot ovat yhtenevät. [1]

Tarjouspyynnön ehdottomat vaatimukset ovat aina lopullisia eikä niistä voi neuvotella,

ellei hankintayksikkö ole erikseen tarjouspyynnössä maininnut neuvotteluvarasta.

Lähtökohtaisesti hankintayksiköllä on täysi oikeus määritellä tarjouspyynnön

ehdottomat vaatimukset ja tarjoajan tulee niitä noudattaa.

Hankintayksikön tulee kuitenkin huomioida hankinnan kohde ja kohteen laajuus ja

suhteuttaa ehdottomat vaatimukset niiden mukaisesti. Perinteisimmät ongelmat ovat

hankinnalle asetettujen vähimmäisvaatimusten puutteellisuudessa. Tämmöinen tilanne

saattaa syntyä, kun esimerkiksi hankintayksikön laitteelle asettama vähimmäisteho ei

täyty, tai laitteessa ei ole hankintayksikön tarjouspyynnössä edellyttämää ominaisuut-

ta. Mikäli tehon on esimerkiksi määritelty olevan ”yli 1000”, tasan 1000 ei riitä tarjous-

pyynnön vaatimusten täyttämiseksi. [1]

Myös tarjoajan tarjouksessa olevat varaumat ovat kiellettyjä: esim. ”varaamme oikeuden

sitoa hinnan elinkaarikustannusindeksiin tai valuuttamuunnoksiin” on kiellettyä. Oikeus-

käytännöstä löytyy myös tapauksia, joissa tarjouksessa mainittu ”varauma” ei ole

johtanut tarjouksen hylkäämiseen.

Huom! Tämmöiset tilanteet ovat melko harvinaisia, mutta esim. MAO: 209/06 ja

209/10, lento-operaattoripalvelut lääkintä- ja pelastushelikoptereille - tapauksessa, mark-

kinaoikeus katsoi, että valittajan tarjouksen mukaan hankintayksiköllä on velvollisuus

neuvotella valittajan kanssa kustannustason muuttuessa, mutta valittajalla ei kuitenkaan

ole oikeutta hinnankorotuksiin, jollei hankintayksikkö niitä erikseen hyväksy. Eli tarjoaja saa

esittää tarjouksessaan ”varauman”, mutta tällöin tarjoajan tulee mainita tarjoukses-

saan, että ellei hankintayksikkö erikseen hyväksy ”varaumaa”, ei tarjoajalla ole oikeutta

toimia ”varauman” mukaisesti. [2]

Joskus tarjouksissa saattaa myös olla keskenään ristiriidassa olevia tietoja. Esimerkik-

si tarjoajat sisällyttävät tarjoukseensa yleisluonteisia tulkintaohjeita, joilla pyritään

välttämään mahdollisia ristiriitatilanteita. Esimerkki: hankintana lumiaura ja tarjous-

pyynnön vaatimuksissa on maininta, että auran leveyden tulee olla vähintään 2 m ja

tarjouksessa on lukema 1,9 m ja tarjouksen liitteessä on lukema 1,8 m ja tarjouksessa

on lisäksi maininta ”tuotteet tarjotaan niillä ominaisuuksilla ja kokoonpanoissa, joita tarjous-

pyynnössä edellytetään”. Tämmöisessä tilanteessa viimeisin maininta ei poista ristiriitaa,

vaan tarjous on hylättävä. [2]

Jos edellä mainitussa tilanteessa olisi ollut vain yksi ristiriita - tarjouksessa ja tarjouk-

sen liitteessä esim. lukema 1,9 metriä sekä maininta ”tuotteet tarjotaan niillä ominaisuuk-

silla ja kokoonpanoissa, joita tarjouspyynnössä edellytetään” - olisi hankintayksikkö voinut

tiedustella tarjoajalta virheellistä lukemaa tarjouksessa ja tarjouksen liitteessä

ja tarjous olisi voitu suurella todennäköisyydellä hyväksyä.

Tarjouspyynnössä saattaa esiintyä myös vaatimuksia, joiden toteen näyttämisen täytyy

tapahtua vasta ennen tuotteen toimittamista tilaajalle. Ei siis hankintapäätöksen tai

sopimuksen aikana. Tarjoajalla ei siis tarvitse olla vaadittua ”asiaa” tarjouksen jättämis-

hetkellä, vaan riittää kunhan mahdollisen sopimuskauden aikana vaaditut ”asiat” ovat

voimassa.

Huom! Tässä ei ole kyse ”varaumasta”. Eli hankintayksikön tulee siis myös huomioida,

että tarjouspyynnössä vaadittujen edellytysten ei tarvitse olla olemassa tarjousta

tehtäessä, vaan riittävää on niiden täyttyminen hankintasopimusta tehtäessä.

46 47

TULE HYVÄ HANKINTA

Hankintayksikön ja myös tarjoajan tulee huomioida, että vaikka tarjouksessa olisi

puutteita, niin kaikki puutteet eivät johda tarjouksen hylkäämiseen. Tarjouspyynnön

vastaisten puutteiden tulee johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Hankintayksikön tulee

kiinnittää erityistä huomiota seuraaviin seikkoihin hankintaa laatiessaan:

• Hankinnan kohteen kuvaaminen

• Tuotteen sisällön määrittely

• Hinnan määrittely

• Sopimusehtojen määrittely

• Laatuvertailuun vaikuttavien vertailuperusteiden määrittely

Jokaisen määritellyn edellytyksen ja ehdottoman vaatimuksen, tarjouksen vertailuun

vaikuttavan vaatimuksen tai hankinnan kohteen kuvauksen tulee olla niin yksiselittei-

nen, että määrittely vastaa jokaiseen tarjoajan esittämään miksi-kysymykseen ja tar-

vittaessa myös miten/missä/milloin -kysymyksiin. Määriteltyjen edellytysten laatimista

helpottaa ennakkoilmoituksen toteuttaminen ennen varsinaisen tarjouskilpailupro-

sessin aloittamista.

Tarjousten tarkastuksessa on hyvä huomioida, hyväksyykö hankintayksikkö myös

rinnakkaiset ja vaihtoehtoiset tarjoukset.

Vaihtoehtoinen tarjous muuttaa jotain hankinnan kohdetta kuvaavaa teknistä rat-

kaisua tai muuta hankinnan ehtoa; on siis ”vaihtoehtoinen ratkaisu” hankintayksikön

haluamalle kohteelle. Rinnakkaisessa tarjouksessa sama tarjoaja esittää useita täysin

tarjouspyynnön ehtojen mukaisia ja toisistaan riippumattomia tarjouksia. Kunkin

rinnakkaisen tarjouksen on siten itsessään täytettävä kaikki asetetut hankintaehdot

ja niitä kohdellaan tarjousvertailussa samalla tavalla kuin erillisten tarjoajien tekemiä

tarjouksia. Toimittajalla voi olla useita tuotteita tai palveluvaihtoehtojen toteutusmal-

leja, esim. erilaisia asiantuntijaryhmiä.

Tarjousten tarkastuksessa on myös hyvä huomioida, hyväksyykö hankintayksikkö

osatarjoukset.

Tässä tullaan monesti siihen, saako hankintayksikkö jakaa hankinnan osiin. Hankintala-

ki ja direktiivit eivät kiellä hankintojen jakamista osiin, mutta jaetut osakokonaisuudet

tulee kilpailuttaa osakokonaisuuksien yhteenlasketun arvon mukaisesti.

Esimerkki. Hankintayksikkö on hankkimassa sairaalan hoivaosastolle lakanoita, tyy-

nyliinoja, peittoja, tyynyjä ja sänkyjä. Hankintayksikkö voi kilpailuttaa kaikki samalla

tarjouskilpailulomakkeella ja mainita, että tarjoajat voivat tarjota kaikkia kohteita tai

vain osaa tai vain yhtä. Hankintayksikön tulee kuitenkin huomioida kyseisessä kilpai-

lutuksessa koko hankinnan (lakanat, tyynyliinat, peitot, tyynyt ja sängyt) ennakoitu

yhteenlaskettu arvo jokaisen yksittäisen hankittavan kohteen kohdalla. Tästä aiheesta

löytyy lisäinfoa kappaleesta 4. Usein kysyttyä.

Laatuvertailuun vaikuttavat seikat avataan tarkemmin seuraavissa kappaleissa.

3.12. Täsmennyspyyntö ja vastaukset

Oikeuskäytännössä on todettu, että ”hankintayksikkö ei voi tarjousten jättämiselle

asetetun määräajan jälkeen sallia tarjoajan täsmentää tarjoustaan, ellei tarjouksen

epäselvyys tai puutteellisuus ole johtunut tarjouspyynnön epäselvyydestä. Tällöinkään

tarjouksen täsmentäminen ei saa johtaa tarjouksen sisällön muuttamiseen. Tarjoajien

tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteen vuoksi hankintayksikkö ei voi

myöskään korjata havaitsemiaan tarjouksen sisältöön vaikuttavia virheitä.”

Riippumatta siitä, tarkistetaanko tarjousta hankintayksikön vai tarjoajan aloitteesta,

voi muutos vaarantaa tasapuolisuuden. [1]

Hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta pyytää tarjoajaa täydentämään puutteellista

tarjoustaan, jos tarjouksesta puuttuu kokonaan jokin tieto (esim. laitteen teknisestä

ominaisuudesta). Hankintayksiköllä ei ole edes oikeutta itse selvittää puutteellisia

tietoja, vaikka tietojen saaminen (esim. yrityksen valmistamien tuotteiden tarkemmat

kuvaukset) olisi helppoa vaikkapa tarjoajan verkkosivuilta.

48 49

TULE HYVÄ HANKINTA

Vain tarjouksessa olevat tai sen perusteella yksiselitteisesti pääteltävissä olevat tiedot

(esim. kokonaishinta yksikköhintojen mukaisesti tai tarjouksen perusteellakin pääteltä-

vissä oleva ilmeinen asiavirhe) voidaan huomioida.

Jos täsmennyksiä pyydetään, on pyyntö lähetettävä kaikille vastaavan virheen tehneille

tarjoajille sen jälkeen, kun kaikki saapuneet tarjoukset on tarkastettu. Täsmennyskeho-

tus on kohdistettava kaikkiin havaittuihin epätarkkuuksiin ja vasta vastausten jälkeen

on arvioitava, onko seikka esimerkiksi sellainen, että se johtaa tarjoajan hylkäämiseen

lisäselvityksistä huolimatta. [1]

Jo annettua tarjousta ja siinä olevaa seikkaa voidaan näin ollen täsmentää hankinta-

yksikön pyynnöstä, jos pyyntö ei vaaranna tarjoajien tasapuolista kohtelua. Tarjoaja

voi myös itse ottaa yhteyttä hankintayksikköön, jos se huomaa tarjouksessa jonkin

jo tarjouksenkin perusteella ilmeisen laskuvirheen tai muun teknisen virheen, jonka

korjaaminen ei samalla anna mahdollisuutta tarjouksen parantamiseen.

Tarjoajan on oltava huolellinen, sillä se ei voi myöhemmin myöskään korottaa tarjous-

hintaa virheellisesti tehdyn kustannuslaskelman vuoksi, koska annettu tarjous pää-

sääntöisesti sitoo myös tällaisessa tapauksessa. [1]

Lain perusteluissa selostetaan oikeuskäytäntöä, jonka mukaan tasapuolisen kohtelun ei

katsottu vaarantuneen tarjouksen ja hintatietojen voimassaoloa sekä sellaisia teknisiä

yksityiskohtia koskevien tarjouksen puutteiden vuoksi, joiden johdosta hankintayksikkö

oli pyytänyt tarjoajia täsmentämään tarjouksiaan. Saattaakseen tarjoukset yhteismital-

lisiksi hankintayksikkö voi ottaa yhteyttä tarjoajaan täydennysten ja selvitysten saami-

seksi. Tarjousten vertailukelpoiseksi saattaminen ei saa kuitenkaan tarkoittaa sitä, että

jollekin tarjoajalle annetaan mahdollisuus parantaa tarjoustaan. [1]

3.13. Tarjousten vertailu ja perustelu

Tarjousten tarkistamisen jälkeen vertailuun voidaan ottaa vain sellaiset tarjoukset, jotka

täyttävät kaikki tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset ja ovat muutoinkin

tarjouspyynnön ehtojen mukaisia.

Tarjousten vertailu tehdään ainoastaan ennalta ilmoitettujen perusteiden mukaisesti.

Oikeuskäytännössä on lukuisissa ratkaisuissa todettu, että ”hankintapäätöksessä tulee

myös ilmetä se, miten tarjouksia on verrattu ja millä perusteella hankintayksikkö on

valinnut voittaneen tarjoajan”.

Tarjousvertailussa noudatetaan seuraavia pääperiaatteita: Jos ratkaisuperusteeksi on

ilmoitettu kokonaistaloudellinen edullisuus, tarjouksista ei saa vertailla pelkästään hin-

toja, vaan kaikki ilmoitetut kriteerit on huomioitava. Vastaavasti jos vertailuperusteena

on halvin hinta, vertailussa ei saa huomioida tarjousten muita ominaisuuksia. [1]

Kaikki tarjouspyynnössä vaaditut vertailuperusteet on tarkistettava samalla tavalla

kaikista tarjouksista ja niitä on vertailtava juuri ilmoitetulla tavalla. Jokaista kelpoi-

suusvaatimukset täyttävää tarjousta tulee siten vertailla jokaisella kriteerillä. Ilmoitet-

tua kriteeriä ei saa jättää soveltamatta, muuttaa ilmoitusta, lisätä uusia kriteerejä tai

vaihtaa ilmoitettua tärkeysjärjestystä, painotusta taikka pisteytystä.

Hankintayksikkö ei saa huomioida vertailussa mitään sellaisia perusteita, joita se ei ole

yksilöinyt hankintailmoituksessa tai tarjousasiakirjoissa, eikä ilmoitettuja painotuksia

saa muuttaa. [1]

Hankintayksikkö ei saa esimerkiksi muuttaa eri perusteiden laskentatapaa tai painoar-

voja siitä, mitä on etukäteen ilmoitettu. Hankintayksikkö voi huomata vasta saaduista

tarjouksista jonkin seikan, joka sen olisi pitänyt ottaa huomioon ja tarjouspyynnössä.

Tällaista olennaistakaan seikkaa ei kuitenkaan saa ottaa vertailussa huomioon, vaan

tarvittaessa tarjouspyyntöä on täydennettävä tai merkittävän muutoksen ollessa

kyseessä aloitettava alusta koko menettely. Jos valintaperusteena on esim. kokonais-

taloudellisesti edullisin tarjous ja hankintayksikkö on voinut pitää kahta tarjousta

laadultaan samanarvoisina, voi hankintayksikkö valita tässä tilanteessa halvemman

tarjouksen. [1]

50 51

TULE HYVÄ HANKINTA

Hankintayksikön on otettava huomioon vain sellaiset seikat, jotka ilmenevät kirjallisesta

tarjouksesta.

Julkisuudessa ilmenneitä tai muuten yleisessä tiedossa olevia seikkoja tarjoajasta ei

voi huomioida. Esimerkiksi yrityksen internetsivuilta saatuja lisätietoja ei saa huomioida.

Mikäli tarjoaja liittää tarjoukseensa materiaalia tai tietoja, joita ei ole pyydetty, ei näitä

saa huomioida myöskään poissulkuperusteena.

Tarjoajien tasapuolinen kohtelu edellyttää, ettei hankintayksikkö omasta aloitteestaan

tee selvityksiä yrityksestä. Hankintayksikkö voi kuitenkin tarkistaa esimerkiksi yrityksen

luottotiedot tai muita vastaavia seikkoja. Tästä on kuitenkin selvyyden vuoksi syytä

mainita asiakirjoissa.

Tarjousten vertailu voi olla pelkästään sanallinen. Vertailuksi ei kuitenkaan riitä pelkkä

tarjouksen sisällön yleinen kuvailu tai toteamus siitä, että tarjous vastaa parhaiten

hankintayksikön vaatimuksia. Useimmiten vertailussa käytetään pisteytystä, jolloin

annetut pisteet ja piste-erot on perusteltava myös sanallisesti. Jos jostakin laatuteki-

jästä voidaan antaa pisteitä asteikoilla 1 – 3, perusteluihin on kirjattava selostus siitä,

miksi tarjoukselle on annettu esimerkiksi 2 pistettä. [1]

Tarjouspyynnön vertailukriteerit tulee muotoilla siten, että mahdolliset tarjoajat voivat

käytännössä pisteyttää oman tarjouksensa (ts. arvioida oman tarjouksensa pisteytyksen).

Jokainen vertailukriteeri tulee myös avata niin yksiselitteisesti, että mahdollisilta

epäselvyyksiltä vältytään.

Esimerkiksi kaupungin vedenpuhdistamon tutkimuslaboratorioon hankittavien mitta-

laitteiden tarkkuuden vertailuperusteiden määrittelemiseksi ei riitä, että ”resoluutioltaan

tarkin mittalaite saa enimmäispistemäärän”. Suositeltavaa on käyttää ennemminkin

muotoa ”resoluutioltaan pienin mittalaite saa enimmäispistemäärän”. Tarkin mittalaite ei

anna riittävän tarkkaa tietoa vertailuperusteista, mutta resoluutioltaan pienin antaa

riittävän tarkan tiedon vertailuperusteista.

Jos tarjouksille on annettu toisistaan poikkeavia pisteitä, on vertailusta ilmettävä

selvästi, mihin tarjousten piste-erot perustuvat. Pelkkä tarjousten pisteytys ei siten

riitä päätöksen perusteluksi. Puutteellista perustelua ei voida korjata täydentämällä

perusteluja vasta valitusmenettelyn yhteydessä.

Hankintapäätöksen perusteluilla ei voi myöskään täydentää puutteellista tarjous-

pyyntöä. Hankintayksikkö saa asettaa vertailuperusteet haluamallaan tavalla, mutta

perusteluiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen, mitata tarjouksen edullisuutta ja olla

objektiivisia. Laatupisteet voidaan antaa hyvinkin yksityiskohtaisesti jonkin matemaat-

tisen kaavan, pisteytysmallin tai muun hankintayksikön päättämän teknisen laskenta-

kaavan mukaan. [1]

Tarjousten vertailussa pisteet voivat mennä myös tasan. Markkinaoikeus on todennut,

että käytettäessä valintakriteerinä tärkeysjärjestystä on valittava tarjous, joka on saanut

tärkeysjärjestyksessä ensimmäisestä arviointikriteeristä eniten pisteitä. Pisteiden men-

nessä tasan muissa tapauksissa hankintayksiköllä on vapaus valita mieleisensä tarjoaja.

Näissä tilanteissa ratkaisevaksi tekijäksi voi muodostua jokin muukin seikka, joka voi

liittyä esimerkiksi sopimusehtoihin, hankintayksikön noudattamiin eettisiin sääntöihin

taikka ns. sosiaalisiin kriteereihin. [1]

3.14. Tarjoajan ja tarjousten vertailuperusteiden erottaminen

Aikaisemmissa kappaleissa käytiin läpi tarjoajien soveltuvuustarkastus sekä tarjousten

vertailu ja perusteet. Mainituissa kohdissa on ensisijaisen tärkeää huomioida kaksi

seikkaa. [1]

1. Tarjouksen vertailuperusteina ei tule pääsääntöisesti käyttää sellaisia perusteita,

jotka liittyvät ehdokkaiden tai tarjoajien ominaisuuksiin. Ehdokkaiden ja tarjoajien

soveltuvuuden arviointi on tehtävä hankintalain 52 §:n mukaisesti jo ennen

varsinaisten tarjousten arvioimista, ja se tulee selkeästi erottaa tarjousten

arvioinnista.

52 53

TULE HYVÄ HANKINTA

2. Hankintalain 72 §:n mukaan palveluhankinnoissa tai rakennusurakoissa,

joissa palveluntarjoamisesta tai rakennustyöstä vastaavien henkilöiden asian-

tuntemuksella, ammattitaidolla tai pätevyydellä on erityinen merkitys,

vertailuperusteina voidaan käyttää myös hankinnan toteuttamisessa tarvittavaa

tarjoajien kelpoisuuden vähimmäisvaatimukset ylittävää laadunhallintaa,

pätevyyttä, kokemusta ja ammattitaitoa. Näistä seikoista voidaan antaa

vertailuvaiheessa lisäpisteitä.

Eli, tarjoajien soveltuvuuden edellytyksinä mainitut vaatimukset eivät saa olla tarjousten

vertailuperusteina, ellei palveluntarjoamisesta tai rakennustyöstä vastaavien henki-

löiden asiantuntemuksella, ammattitaidolla tai pätevyydellä ole erityistä merkitystä.

Tällainen erityinen merkitys voi tulla kyseeseen esim. vaativissa suunnittelutyökilpailu-

tuksissa.

3.15. Hankintapäätös ja ilmoittaminen

Hankintalain 73 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien

asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjouskilpailun ratkaisuista kirjallinen päätös.

Hankintayksikön tulee perustella päätöksensä kirjallisesti. Päätöksen yhteydessä tulee

olla myös valitusosoitus markkinaoikeudelle sekä hankintaoikaisua koskeva oikaisuohje.

Hankintayksikkö voi tehdä tarjoajien asemaan vaikuttavia ratkaisuja myös tarjouskil-

pailun aikana. Mikäli se menettelee näin, sen tulee tehdä kirjallinen päätös myös näistä

ratkaisuistaan. Tällaiset hankintayksikön ratkaisut voivat koskea esimerkiksi ehdokkai-

den tai tarjoajien soveltuvuutta taikka tarjousten tarjouspyynnönmukaisuutta. [1]

Neuvottelumenettelyissä hankintayksikkö voi vaiheittain arvioida tarjousten kilpai-

lukykyisyyttä ja tehdä tarjousvertailuja, joilla se jättää valitsematta tarjouksia jatko-

neuvotteluihin. Jatkoneuvotteluihin pääsevistä tarjoajista tulee myös tehdä kirjallinen

perusteltu päätös.

Hankintayksikön tulee hankintapäätöksessään tai sen liiteasiakirjoissa selvittää

ratkaisuunsa vaikuttaneet seikat sellaisella tarkkuudella, että ehdokas tai tarjoaja

voi arvioida, onko hankintayksikkö toiminut hankintalain mukaisesti. [1] Ratkaisuun

vaikuttaneet seikat tulee myös esittää sillä tarkkuudella, että tarjoajalle käy ilmi oman

tarjouksensa sijoittuminen tarjouskilpailussa suhteessa muihin tarjouksiin.

Jos hankinnassa on noudatettava hankintalain 77 §:ssä säädettyä EU-hankintoja

koskevaa 21 päivän odotusaikaa, hankintapäätöksestä tai sen liiteasiakirjoista on

käytävä ilmi, minkä ajan kuluttua hankintasopimus voidaan tehdä.

3.16. Valitus- ja oikaisumenettelyt ja niiden käsittelyajat

Hankintayksikön tulee liittää hankintamenettelyssä tekemäänsä päätökseen valitus-

osoitus, jossa selostetaan, miten asia on mahdollista saattaa markkinaoikeuden

käsiteltäväksi. Valitusosoituksessa tulee olla myös hankintayksikön yhteystieto, johon

hankintayksikön päätöksen muutosta hakeva taho voi ilmoittaa tekevänsä valituksen

markkinaoikeudelle.

Hankintalain seuraamusjärjestelmän uudistamisen yhteydessä hankintalakiin palau-

tettiin takaisin menettely, jossa markkinaoikeudelle valituksen tekevän tahon tulee

ilmoittaa myös hankintayksikölle aikeestaan tehdä valitus. Valitusosoituksen ohessa

hankintayksikön tulee liittää päätökseensä myös oikaisuohje, jossa selostetaan, kuinka

ehdokas tai tarjoaja voi tehdä hankintaoikaisun hankintayksikölle itselleen. [1]

Valittaminen markkinaoikeuteen on mahdollista, mikäli hankinnan arvo ylittää hankin-

talain 15 §:n kynnysarvot (eli kun kyseessä on kansallinen hankinta tai EU-hankinta).

Pienhankinnoista ei voi valittaa markkinaoikeuteen, mutta pienhankintojen hankinta-

päätöksestä voi tehdä oikaisuvaatimuksen hankintayksikölle. Mikäli hankinnassa on

toteutettu tarjouskilpailu, on hankintapäätökseen liitettävä ohje oikaisuvaatimuksen

tekemiseksi (mahdollisuus hakea päätökseen muutosta hankintayksiköltä, kuntalain

mukaisesti). [1]

Hankintalain 77 §:n mukaan hankintayksikkö voi tehdä hankintasopimuksen EU-kyn-

nysarvon ylittävissä hankinnassa aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai

tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi hankintayksikön päätöksen ja

valitusosoituksen markkinaoikeudelle.

54 55

TULE HYVÄ HANKINTA

Odotusajan pituutta määriteltäessä on otettava huomioon ensinnäkin 14 päivän

valitusaika markkinaoikeuteen. Lisäksi hankintayksikölle on varattu seitsemän päivää

aikaa selvittää, onko sen päätöksestä valitettu markkinaoikeuteen.

Odotusaika ei koske EU-kynnysarvon alle jääviä hankintoja millään tavalla. Näissä han-

kinnoissa hankintayksiköllä on hankintalain nojalla oikeus tehdä hankintasopimus heti

hankintapäätöksen jälkeen. Mikäli hankintayksikkö on EU-kynnysarvon alle jäävässä

hankinnassa tehnyt hankintasopimuksen heti hankintapäätöksen jälkeen ja mikäli pää-

töksestä valitetaan markkinaoikeuteen, markkinaoikeus käsittelee asian niin sanottuna

hyvitysmaksuna.

Taulukossa 6 aukaistaan vielä valitusajat ja odotusajat eri hankinnoissa.

Kun odotusajan alkaminen on sidottu hankintapäätöksen tiedoksisaantiin, päätöksen

sähköisellä tiedoksiannolla on huomattava merkitys myös mahdollisuudelle tehdä

hankintasopimus.

Jos hankintayksikkö antaa hankintapäätöksensä tiedoksi sähköisesti, hankintayksikön

on mahdollista tehdä myös hankintasopimus seitsemän päivää aikaisemmin verrattuna

siihen, että hankintayksikkö antaisi päätöksensä tiedoksi kirjeenä [1].

Hankintayksikön ei tarvitse noudattaa odotusaikaa, jos se tekee hankintasopimuksen

ainoan hyväksyttävän tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa ja jos tarjouskilpailussa ei

ole jäljellä muita tarjoajia tai ehdokkaita, joiden asemaan sopimuskumppanin valinta

vaikuttaa. Poikkeus soveltuu lähinnä tilanteeseen, jossa vain yksi toimittaja on osal-

listunut tarjouskilpailuun tai jossa tarjouskilpailun aikana poissuljettu ehdokas tai

tarjoaja on voinut menettelyn aiemmassa vaiheessa hakea muutosta poissulkemisesta

tai hylkäämistä koskevaan ratkaisuun. [1]

3.17. Hankintaoikaisun suhde markkinaoikeuskäsittelyyn

Hankintaoikaisun tekeminen on asianosaiselle vapaaehtoista, ja hankintaoikaisu on

rinnakkainen oikeussuojakeino markkinaoikeusmenettelylle. Näin ollen asianosainen

voi käyttää oikeussuojakeinoista seuraavia vaihtoehtoja:

1. ainoastaan hankintaoikaisuvaatimus hankintayksikölle

2. sekä hankintaoikaisuvaatimus hankintayksikölle että

valitus markkinaoikeuteen

3. ainoastaan valitus markkinaoikeuteen

Asianosaisen on kuitenkin tärkeää ottaa huomioon se, että määräaika hankintaoikaisu-

vaatimukselle ja valitukselle markkinaoikeuteen on sama 14 päivää ja että molemmat

määräajat kuluvat samanaikaisesti. Yleensä asianosaisen ei ole mahdollista tehdä ensin

hankintaoikaisuvaatimusta ja vasta siihen annetun päätöksen jälkeen harkita valitusta

markkinaoikeudelle, koska hankintayksikkö ei todennäköisesti ehdi käsitellä hankinta-

oikaisuvaatimusta ennen kuin valitusaika markkinaoikeuteen päättyy. [1]

TAULUKKO 8: HANKINTAPROSESSIEN VAIHEET

eu-hankinta

EU-hankintadirektiivit

kansallinen hankinta

Hankintalaki

pienhankinta

EU:n perussopimuksen yleiset periaatteet

Odotusaika¹ Ei odotusaikaa Ei odotusaikaa

Valitusaika2 Valitusaika2 Valitusaika2

¹ Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksiannosta2 Hankintapäätöksen tiedoksiannon jälkeen tulee ottaa huomioon 14 päivän valitusaika markkinaoikeuteen

56 57

TULE HYVÄ HANKINTA

Hankintaoikaisuun ei liity käsittelymaksua eikä oikeudenkäyntikuluriskejä, ja tämän

vuoksi se voi yksinään olla perusteltu etenkin pienemmissä hankinnoissa. Toisaalta

hankintaoikaisun jälkeen asianosaisella ei enää ole oikeussuojakeinoa käytettävissään,

mikäli valitusaika markkinaoikeuteen on kulunut loppuun.

Kun asianosainen on tehnyt asiasta valituksen myös markkinaoikeudelle, hankinta-

yksikön tulee ottaa hankintaoikaisua käsitellessään huomioon, että asian käsittely jat-

kuu markkinaoikeudessa, mikäli hankintayksikkö ei itse korjaa virheellistä menettelyä.

Hankintayksikkö voi myös itse laatia oikaisuvaatimuksen, jos omassa menettelyssä

on havaittu mahdollinen virhe.

Hankintayksikön on ilmoitettava markkinaoikeudelle päätöksen tai toimenpiteen

käsiteltäväksi ottamisesta hankintaoikaisuna, mikäli samasta asiasta on valitettu myös

markkinaoikeuteen.

Hankintayksikön on toimitettava markkinaoikeudelle myös hankintaoikaisuun anta-

mansa päätös. Nämä velvoitteet koskevat kaikkia hankintaoikaisutilanteita riippumatta

siitä, onko asianosainen tehnyt hankintaoikaisuvaatimuksen vai onko hankintayksikkö

itse ottanut hankinta-asian käsiteltäväkseen hankintaoikaisuna. Hankintayksikkö voi

hankintaoikaisua käsitellessään kieltää päätöksen tai toimenpiteen täytäntöönpanon

tai määrätä sen keskeytettäväksi.

Hankintayksikön on ilmoitettava markkinaoikeudelle täytäntöönpanon kieltämisestä ja

keskeyttämisestä, jos saamasta asiasta on valitettu myös markkinaoikeudelle. Hankinta-

yksikön mahdollisuus kieltää tai keskeyttää päätöksenä tai toimenpiteensä täytäntöön-

panon vastaa hallintolain mukaisen asiavirheen korjaamisasian käsittelyä.

Jos markkinaoikeus on kuitenkin jo määrännyt täytäntöönpanotoimia samassa asiassa,

sen määräämät toimenpiteet ovat ensisijaisia suhteessa hankintayksikön itse määräämiin

toimiin.

3.18. Sopiminen ja sopimuskausi

Hankintalain 76 §:n mukaan hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön

on tehtävä kirjallinen hankintasopimus. Hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen

allekirjoittamisella. Käytännössä hankintasopimus voi olla hankintayksikön ja sen va-

litseman toimittajan välinen sopimusasiakirja. Hankintasopimukseksi voitaneen katsoa

myös hankintayksikön laatima ja allekirjoittama kirjallinen tilaus, joka sisältää riittävät

ehdot toimituksesta tai viittauksen hankintamenettelyn asiakirjoihin, kuten hankinta-

päätökseen, tarjouspyyntöön ja tarjoukseen, joista toimituksen ehdot ilmenevät.

Hankintalain seuraamusjärjestelmän uudistamisen yhteydessä hankintalakiin lisättiin

nimenomainen säännös, jonka mukaan hankintasopimus syntyy kirjallisen sopimuksen

allekirjoittamisella.

Hankintalain perusteluiden mukaan säännöstä pidettiin tärkeänä, koska hankinta-

sopimuksen tekeminen vaikuttaa käytettävissä oleviin oikeussuojakeinoihin. Ennen

sopimuksen tekemistä markkinaoikeus voi kumota hankintapäätöksen ja velvoittaa

hankintayksikön korjaamaan virheellisen menettelynsä. Hankintasopimuksen tekemisen

jälkeen asiaa käsitellään hyvitysmaksuna.

Hankintalain perusteluiden mukaan hankintojen oikeussuojakeinojen käytön kannalta

on ongelmallinen sellainen linjaus, jonka mukaan sopimuksen katsotaan syntyvän han-

kintapäätöksen tiedoksiannolla. Yleisten sopimusoikeudellisten periaatteiden mukaan

sopimus syntyy silloin, kun tarjoukseen annetaan hyväksyvä vastaus ilman varaumia.

Hankintalakiin lisätty säännös sopimuksen syntymisestä on erittäin tärkeä myös

sopimus- ja vahingonkorvausoikeuden näkökulmasta.

Jos sopimus syntyisi jo hankintapäätöksen tiedoksiannolla, hankintayksikkö joutuisi

ongelmalliseen tilanteeseen muutoksenhakumahdollisuuden vuoksi. Hankintayksikkö

ei kykenisi täyttämään sopimusta, mikäli markkinaoikeus kumoaisi hankintayksikön

päätöksen. Tällöin hankintayksikkö syyllistyisi sopimusrikkomukseen ja se joutuisi

tästä vahingonkorvausvastuuseen valitsemalleen tarjoajalle.

58 59

TULE HYVÄ HANKINTA

Sopimuksen syntymistä koskevasta hankintalain erityissäännöksestä huolimatta

hankintayksikön on suositeltavaa ilmoittaa viimeistään hankintapäätöksen tiedoksia-

nnon yhteydessä, että sopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta

kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisella. Näin hankintayksikkö voi varmistaa,

että myös sen valitsema toimittaja ymmärtää sopimustilanteen oikein.

Tällöin hankintayksikön valitseman tarjoajan ei ole tarkoituksenmukaista ryhtyä

merkittäviin hankinnan valmisteluihin vielä hankintapäätöksen tiedoksisaannin

jälkeen, vaan vasta hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.

3.19. Jälki-ilmoitus

Jälki-ilmoitusvelvoitteella tarkoitetaan hankintasopimuksen tekemisen jälkeen

julkaistavaa ilmoitusta tehdystä, EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta.

Jälki-ilmoituksessa kerrotaan tarjouskilpailun voittajan tai voittajien nimet ja se, minkä

osan voittaja on saanut hankinnasta toteuttavakseen. Jälki-ilmoituksen tekeminen ei

poista velvollisuutta saattaa hankintapäätös tiedoksi tarjouskilpailuun osallistuville.

Jälki-ilmoitus on toimitettava julkaistavaksi viimeistään 48 päivän kuluessa hankinta-

sopimuksen tai puitejärjestelyn tekemisestä. Mikäli ilmoitettua hankintaa ei toteuteta,

on hankintayksikön laadittava jälki-ilmoitus myös keskeyttämisestä. Jälki-ilmoitus on

laadittava myös sellaisesta hankinnasta, josta on tehty ennakkoilmoitus, mutta jota ei

toteutetakaan.

Huom! Niin pienhankinnoissa kuin kansallisissa hankinnoissa hankintayksiköllä on

velvollisuus saattaa hankintapäätös tiedoksi tarjouskilpailuun osallistuville.

[1], [10], [11]

4. USEIN KYSYTTYÄ

Tässä kappaleessa avataan usein kysyttyjä asioita julkisten hankintojen tarjouskilpailu-

prosesseista. Seuraavat kohdat herättävät usein pohdintaa:

• CPV-koodit

• Kotimaisuus vs. suomalaisuus / paikallisuus / työllistämisen hyödyntäminen

• Kohteeseen tutustuminen – pakollista vai ei?

• Hankintojen yhdistämis- ja pilkkomiskielto

• Jälki-ilmoitus

• Hankintaprosessien vaiheiden kestot

• Vuoropuhelu

• Poikkeuksellisen alhainen tarjoushinta

• Hankintayksikön aikaisemmat kokemukset tarjoajasta

• Hankintayksikköön on tullut vain yksi hyksytyksi katsottu tarjous

• Mistä saa tarjouksen liitteiksi vaadittavat asiakirjat?

• Saako tavaramerkkiin viitata tarjouspyynnössä?

• Miten kahdesta tasavertaisesta tarjouksesta valitaan voittaja?

4.1. CPV-koodit

Hankintailmoituksissa käytetään hankinnan yksilöimiseksi CPV-koodeja. CPV-koodit

(Common Procurement Vocabulary) ovat EU:n komission hyväksymä hankintasanas-

ton luokittelujärjestelmä. CPV-koodit sisältävät 6 000 eri nimikettä 9 numeron tark-

kuudella. CPV:n nimikkeiden avulla potentiaaliset tavara- ja palvelualojen toimittajat

saavat nopeasti yksilöidyt tiedot omaa sektoriaan koskevista hankinnoista.

Luettelo käytettävistä CPV-koodeista on julkaistu Euroopan unionin virallisessa

lehdessä (EUVL L 74, 15.3.2008, s. 1—375 ). [12], [13], [14] Esim. ”automaattiset

ajopäiväkirjat” tai ”ajoneuvojen seuranta” – CPV-koodeja ei löydy, mutta oletettavasti

jokin seuraavista soveltunee niihin:

• 31610000-5 Moottoreiden ja ajoneuvojen sähkölaitteet

• 42961300-3 Ajoneuvojen paikantamisjärjestelmä

• 50100000-6 Ajoneuvojen ja niihin liittyvien laitteiden korjaus,

huolto ja muut palvelut

60 61

TULE HYVÄ HANKINTA

4.2. Kotimaisuus vs. suomalaisuus / paikallisuus / työllistämisen hyödyntäminen

Lähtökohtaisesti “kotimaisuus” yhdistetään, tai ainakin tulisi yhdistää, sijainti- ja paikal-

lisuuskriteereihin (eli ns. laatukriteereihin). Hankintayksikkö saa tarjouspyynnössään

edellyttää, että hankittava tuote kestää esimerkiksi Suomen tai vaikkapa Seinäjoen

ilmaston. Sen sijaan hankintayksikkö ei saa tarjouspyynnössään edellyttää, että

hankittava tuote on valmistettu Suomessa tai vaikkapa Seinäjoella.

Elintarvikehankinnoissa on tavanomaista edellyttää, että esimerkiksi perunan toimi-

tusketjun pellolta tuotantolaitokselle ja siitä edelleen kuluttajalle tulee olla tietyn ”pitui-

nen”. Tässä tulee hankintayksikön perustella kyseinen vaatimus esimerkiksi tuoreudella

ja vaikkapa kylmäketjun varmistamisella.

Sijainti- ja paikallisuuskriteerien yhteydessä puhutaan usein myös työllistämisehdon

hyödyntämisestä. Julkisissa hankinnoissa voidaan edellyttää työn tarjoamista paikalli-

sille, vaikeassa työllistymisasemassa oleville henkilöille. Tällainen ns. työllistämisehto

on mahdollista huomioida hankinnassa vähimmäisvaatimuksena tai laatuvertailussa.

Hankintojen kautta työtä voitaisiin tarjota esimerkiksi pitkäaikaistyöttömille, maahan-

muuttajille, kehitysvammaisille ja nuorille. [15], [16], [17], [18], [19]

4.3. Kohteeseen tutustuminen – pakollista vai ei?

Tarjoajan on syytä huomioida tarjouspyynnössä tarjotun vapaaehtoisen katselmuksen/

kohteeseen tutustumisen laiminlyönnin vaikutus tarjouksen tarjouspyynnön vastaiseksi

katsomiseen. Mikäli tarjoaja ei käytä tarjottua katselmuksen mahdollisuutta hyväk-

seen, se voidaan katsoa tarjoajan vahingoksi.

Katselmuksessa on mahdollista täydentää tarjouspyyntöaineiston perusteella

epäselväksi jääviä tietoja. Mikäli katselmuksen suorittaminen on ehdoton vaatimus

tarjouksen jättämiselle, tarjous on tarjouspyynnön vastainen, jos tarjoaja ei katselmusta

suorita. Huom! Jos katselmus/kohteeseen tutustuminen on ehdottomana vaatimuk-

sena, hankintayksikön on hyvä perustella se riittävän yksityiskohtaisesti (...”vaativa

saneerauskohde”...tms.). [2]

4.4. Hankintojen yhdistämis- ja pilkkomiskielto

Hankintalain mukaan hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa on käytettävä suurinta

maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Jos hankinta toteutetaan saman-

aikaisesti erillisinä osina, kaikkien vastaavien osien ennakoitu kokonaisarvo on

otettava huomioon hankintasopimuksen ennakoitua arvoa laskettaessa. Jos osien yhteenlaskettu arvo ylittää kansallisen kynnysarvon tai EU-kynnysarvon, jokaisen osan hankinnassa on noudatettava kyseisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevia säännöksiä.

Hankintaa ei saa pilkkoa eli jakaa eriin, osittaa tai laskea hankinnan arvoa poikkeuk-

sellisin menetelmin hankintalain säännösten välttämiseksi. Tätä periaatetta kutsutaan

pilkkomiskielloksi. Kuitenkin tulee huomioida, että hankintalain 20 §:n mukainen pilk-

komiskielto ei estä hankinnan jakamista osiin, jos menettely ei johda hankintasäännösten

kiertämiseen. [20], [21], [22], [23], [24], [25], [26]

Markkinaoikeuden tapauksessa MAO: 385/10 Inarin kunnan liikelaitoksen tilapalvelut

on pyytänyt kansallista rajoitettua hankintamenettelyä käyttäen osallistumishakemuksia

erikseen asuntolan rakennusteknisiin töihin (ennakoitu arvo 2 524 000 e) sekä kouluraken-

nuksen rakennusteknisiin töihin (ennakoitu arvo 2 640 000 euroa). Hankinnan ennakoitu

arvonlisäveroton kokonaisarvo on siten ollut 5 164 000 e. Hankintayksikön ilmoituksen

mukaan koulun peruskorjaus- ja muutostyön sekä asuntolan peruskorjaus- ja muutostyön

urakkakilpailu on käyty samanaikaisesti ja toteutettu jaettuna urakkana. Markkinaoikeus on

katsonut, että edellä mainitut kaksi rakennusurakkaa ovat muodostaneet yhden hankinnan

ja koska kyseisen hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on ylittänyt EU-kynnysarvon vuodelta

2009, 5 150 000 euroa, olisi hankintayksikön pitänyt tehdä hankinnasta EU-hankinta-

ilmoitus. [20], [21], [22], [23], [24], [25], [26]

Markkinaoikeuden tapauksessa MAO: 330/09 Vähänkyrön kunta on pyytänyt tarjouksia

putki-, sähkö- ja ilmastointiurakkaan, joista halvimmat tarjoukset ovat maksaneet yhteensä

73 740 euroa. Hankintayksikkö on tällä perusteella katsonut, ettei 100 000 euron kynnys-

arvo hankinnassa ylity. Hankintayksikkö on kuitenkin samaan aikaan kiireeseen vedoten

päättänyt kuudella erillisellä suorahankintapäätöksellä kahden kuukauden sisällä hankkia

samaan kohteeseen liittyviä rakennusteknisiä töitä. Suorahankintojen arvo on ollut yhteensä

62 63

TULE HYVÄ HANKINTA

noin 87 000 euroa. Markkinaoikeus on katsonut, että hankintayksikön on pitänyt käsittää

urakan kokonaisarvon ylittävän kansallisen kynnysarvon. Lisäksi suorahankintojen osalta on

syyllistytty hankintalain 20 §:n vastaiseen kiellettyyn hankinnan osittamiseen. [27]

Hankintalain 20. pykälä kattaa myös muiden kuin kynnysarvojen laskentaa koskevien

säännösten kiertämistarkoituksen. Tavarahankintaa tai palveluhankintaa ei saa liittää

rakennusurakkaan, eikä niitä saa muutoinkaan yhdistellä keinotekoisesti muiden han-

kintalain säännösten soveltamisen välttämiseksi. Oikeustapauksessa KHO: 950/2015,

Hankintalain 20 § huomioon ottaen krematoriolaitteita koskevaa tavarahankintaa ei ole

voitu liittää krematorion laajennusta koskevaan rakennusurakkaan hankintalain säännösten

soveltamisen välttämiseksi.

Puolestaan hankintalain 21 §:n 1 momentti huomioon ottaen krematoriolaitteita kos-

kevasta hankinnasta olisi muun muassa tullut julkaista kansallisen hankintailmoituksen

sijasta EU-hankintailmoitus. Oikeustapauksessa MAO:190/15 valittaja on esittänyt,

että hankintayksikkö on hankintasäännösten vastaisesti jakanut nyt kysymyksessä olevan

katuvalaistuksen hankinnan ja erään toisen vuonna 2013 toteuttamansa samantyyppisen

hankinnan eri hankintakokonaisuuksiin ja kilpailuttanut ne erikseen. Markkinaoikeus toteaa,

että hankintayksiköllä on laaja harkintavalta sen suhteen, miten se määrittelee hankinnan

kohteen. Hankintalain 20 §:n mukainen pilkkomiskielto ei estä hankinnan jakamista osiin, jos

menettely ei johda hankintasäännösten kiertämiseen. Markkinaoikeus katsoo, että hankin-

tayksikkö ei ole nyt kysymyksessä olevan tarjouspyynnön kohteena olevaa alueellista hankinta-

kokonaisuutta määritellessään menetellyt hankintasäännösten vastaisesti. [28], [29]

Mietittäväksi:Pitäisikö esimerkiksi maantieteellisesti laajan alueen käsittävä siltojen peruskorjaus-

ohjelma toteuttaa isona EU-kynnysarvot ylittävänä projektina vai siltakohtaisina

kansallisen kynnysarvon mukaisesti kilpailutettuina hankkeina?

Viimemainittua ratkaisua voisi puoltaa työkohteiden sijainti ja erilaisuus, mahdollisuus

saada useampia tarjouksia, valvonnan ja projektijohdon helppous tai muut vastaavat

seikat. Toisaalta yhtenä isona kokonaisuutena toteutettu hanke voisi puolestaan olla

kustannustehokkaampi ja se voisi kiinnostaa isompia ja kansainvälisiä toimijoita, mikä

puoltaisi EU:n laajuista kilpailuttamista.

Mikäli EU-kynnysarvojen ylittyminen on mahdollista, on varminta julkaista EU-kynnys-

arvot ylittävä ilmoitus, mutta sallia laajasti osatarjousten tekeminen halutunkokoisista

osista. [1]

4.5. Jälki-ilmoitus

Jälki-ilmoitusvelvoitteella tarkoitetaan hankintasopimuksen tekemisen jälkeen julkais-

tavaa ilmoitusta tehdystä, EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta. Jälki-ilmoituksessa

kerrotaan tarjouskilpailun voittajan tai voittajien nimet ja se, minkä osan voittaja on

saanut hankinnasta toteutettavakseen. Jälki-ilmoituksen tekeminen ei poista velvolli-

suutta saattaa hankintapäätös tiedoksi tarjouskilpailuun osallistuville.

Jälki-ilmoitus on toimitettava julkaistavaksi viimeistään 48 päivän kuluessa hankinta-

sopimuksen tai puitejärjestelyn tekemisestä. Mikäli ilmoitettua hankintaa ei toteuteta,

on hankintayksikön laadittava jälki-ilmoitus myös keskeyttämisestä.

Jälki-ilmoitus on laadittava myös sellaisesta hankinnasta, josta on tehty ennakko-

ilmoitus, mutta jota ei toteutetakaan. Huom! Niin pienhankinnoissa kuin kansallisissa

hankinnoissa hankintayksiköllä on velvollisuus saattaa hankintapäätös tiedoksi

tarjouskilpailuun osallistuville. [1], [10], [11]

4.6. Hankintaprosessien vaiheiden kestotHankintaprosessien vaiheiden kestot aukaistiin osittain kappaleissa 2. Hankintojen

kynnysarvot sekä 3.15.Hankintapäätös ja ilmoittaminen - 3.19.Jälki-ilmoitus.

64 65

TULE HYVÄ HANKINTA

4.7. Vuoropuhelu

”Ei saa puhua toimittajien kanssa kun hankintaa ollaan valmistelemassa”

Toimittajien kanssa saa ja pitää keskustella ennen hankinnan käynnistämistä. Vuoro-

puhelu on erinomainen tapa saada parempaa tuntemusta hankittavasta tuotteesta,

tuotteen toimittajista sekä kyseisen markkinan edellytyksistä.

Tämä on osa sitä valmistelutyötä, jota on tehtävä ennen jokaista hankintaa. Vuoropuhelu

on yksi toimivan sopimusaikaisen yhteistyön peruspilareista. Kun väärinymmärrysten

riski pienenee, hankintayksikkö saa enemmän päteviä ja parempia tarjouksia. Toimit-

tajille ei kuitenkaan saa kertoa tarkalleen, miten hankinta tullaan rakentamaan, mitä

vaatimuksia asetetaan jne. Sen sijaan voidaan esimerkiksi tehdä tutkivia haastatteluja.

Hankinnan aikataulusta voi myös informoida. On hyvä kirjata vuoropuhelun toimenpi-

teet. [30]

”Tapaamisiin on pakko kutsua kaikki toimittajat Suomessa ja Euroopassa”

Tämä ei pidä paikkaansa. Mikäli vuoropuhelun tarkoituksena on tiedon hankkiminen, on

hyvä lähettää kutsu laajasti erityyppisille toimittajille parhaan mahdollisen tietopoh-

jan saamiseksi. Sen sijaan sellaista sääntöä ei ole, että kaikki potentiaaliset toimittajat

tulisi kutsua mukaan. Hankintayksikön tulisi hankkia riittävästi markkinatietoa, jotta se

pystyy itsenäisesti laatimaan tarjouspyynnön. Kenellekään osallistuvista toimittajista

ei saa antaa mahdollisuutta vaikuttaa tarjouspyyntöön itselleen edullisella tavalla. [30]

”Toimittajan kanssa ei saa puhua kahden kesken”

Tapaamisen tarkoituksesta ja kyseisistä markkinoista riippuen voi tapaaminen kahden

kesken olla sallittua - tai jopa välttämätöntä. Mikäli vuoropuhelussa edellytetään, että

toimittaja antaa tietoa, jonka paljastaminen voi aiheuttaa hänen elinkeinotoiminnas-

saan kilpailutilanteessa vahinkoa, voi tapaaminen kahden kesken olla hankintayksikön

ainoa keino saada vastauksia kysymyksiinsä. Kenellekään toimittajalle ei kuitenkaan

saa antaa enemmän tietoa hankinnasta kuin toiselle, niin että toimittaja tästä hyötyisi

tarjouskilpailuvaiheessa.

On siis tärkeää, että tapaamisen tarkoitus on tarkoin mietitty ja että etukäteen laadittua

agendaa noudatetaan tarkoin kaikissa tapaamisissa. Tapaamisista on myös hyvä pitää

pöytäkirjaa. [30]

”Osana vuoropuhelua voidaan yhden toimittajan tuote ottaa pilottikokeiluun

ennen varsinaista tarjouskilpailua”

Markkinoilla olevaa tuotetta ei voi ottaa pilottikokeiluun ilman kilpailuttamista, mikäli

kokeilujakson arvo ylittää säädetyn kynnysarvon. Hankintalain suorahankintaperuste

on tarkoitettu ainoastaan sellaisia tilanteita varten, joissa hankittava tavara valmiste-

taan vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten.

Suorahankintana kysymykseen voivat siten tulla esimerkiksi kehitysprojektit, joissa

tavaraa valmistetaan yksittäiskappaleita vain tilaajalle, eikä kaupallista menekkiä

silmällä pitäen sarjatuotantona. Pilottikokeilut ennen tarjouskilpailua voivat olla

ongelmallisia myös tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun kannalta, jos

pilottitoimittaja myöhemmin osallistuu tarjouskilpailuun.

Mikäli tarvetta kokeiluun on, voi olla parempi ratkaisu ottaa pilottijakso osaksi

varsinaista hankintasopimusta. [30]

”Vuoropuhelu on liian työläistä - tarjonta ja hintataso voidaan selvittää tarjouskilpailulla”

Ei näin. Vuoropuhelu käydään nimenomaan ennen hankintailmoituksen julkaisemista.

Valmistelutyö kannattaa, koska se näkyy hankinnan laadussa. Tarjouspyynnöissä näkee

kuitenkin usein, että hankintayksikkö varaa itselleen oikeuden kaikkien tarjousten

hylkäämiseen. Tällöin on oikeasti kyse hankinnan keskeyttämisestä. Hankinnan voi

kuitenkin keskeyttää ainoastaan, mikäli siihen on todellinen ja perusteltu syy.

Tarjouskilpailua ei siis saa käyttää markkinoilla vallitsevan hintatason selvittämiseen

tai markkinoiden kartoittamiseen ilman aikomusta tehdä sopimusta. Oleellista vuoro-

puhelussa ja markkinaselvitysten tekemisessä on, että ne erotetaan selkeästi itse

hankintaprosessista. Kilpailun järjestämisen tarkoituksena on aina tarjouskilpailun

voittajan valinta ja hankintasopimuksen solmiminen. Sallittua on kuitenkin käyttää

66 67

TULE HYVÄ HANKINTA

ennakkoilmoituslomaketta tietopyynnön julkaisemiseksi. Tällä tavoin mahdollistetaan

se, että tietopyyntö tavoittaa monta toimittajaa. [30]

”Toimittajia ei saa rasittaa vuoropuhelulla ennen hankintaa – heillä ei ole aikaa vastata

kysymyksiin”

Useimmissa tapauksissa tämä ei pidä paikkaansa. Useimmat toimittajat toivoisivat

enemmän vuoropuhelua ja ovat kiinnostuneita tietojen ja kokemusten vaihdosta

julkisen sektorin kanssa. Pienillä yrityksillä, joilla on vain muutama työntekijä, voi olla

vaikeuksia osoittaa resursseja vuoropuhelua varten, vaikka heillä usein onkin arvokasta

tietoa. Silloin kannattaa yrittää järjestää vuoropuhelun laajuus ja aikataulu niin, että

myös pienemmät yritykset voivat osallistua. [30]

Markkinakartoitukset uudessa hankintalaissa

Hankintalain kokonaisuudistuksen valmisteluryhmän mietinnössä (työ- ja elinkeino-

ministeriön julkaisuja 37/2015) on ehdotettu, että uuteen hankintalakiin otettaisiin

kokonaan uusi pykälä markkinakartoituksista, joita hankintayksikkö voi käyttää ennen

hankintamenettelyn aloittamista.

Ehdotus perustuu hankintadirektiivin 40 artiklaan. Pykälässä säädettäisiin, että ennen

hankintamenettelyn aloittamista hankintayksikkö voi tehdä markkinakartoituksen

hankinnan valmistelua varten ja antaa tietoa toimittajille tulevan hankinnan suun-

nitelmistaan ja vaatimuksistaan. Pykälän tarkoittamaa markkinakartoitusta ei olisi

kuitenkaan tyhjentävästi laissa määritelty. Yleisesti sillä tarkoitettaisiin kaikkea sitä

markkinoilta saatavaa tietoa, jota hankintayksikön on mahdollista saada ja hyödyntää

hankintaa suunnitellessaan.

Markkinakartoituksessa hankintayksikkö voi käyttää erilaisia keinoja ja muotoja: se voi

tehdä HILMAssa tietopyynnön, jossa pyytää kyseisen alan toimittajia joko käymään va-

paamuotoista dialogia hankinnan kohteesta ja määrittelystä. HILMAssa voidaan myös

esittää kutsu tarkempaan tekniseen vuoropuheluun. Markkinakartoitus voi olla myös

vapaamuotoista, jolloin hankintayksikkö itse selvittää markkinoilla olevia vaihtoehtoja.

Hankintayksikkö voi myös kutsua toimittajia esittelemään tuotteitaan.

Markkinakartoitus ei siten ole yksipuolista, vaan markkinakartoituksen aikana tai sen

osana hankintayksikkö voi myös antaa tietoa toimittajille hankintaa koskevista suunni-

telmistaan ja vaatimuksistaan. [30]

Edellä mainittuja kohtia avataan tarkemmin ja yksityiskohtaisemmin kappaleissa 3.1.

Markkinointi ja markkinaseuranta sekä 3.3. Ennakkoilmoitus.

4.8. Poikkeuksellisen alhainen tarjoushinta

Hankintalain 63 §:n mukaan hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuu-

teen nähden hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen. Ennen hylkäämistä

hankintayksikön on kirjallisesti pyydettävä tarjoajalta kirjallista selvitystä tarjouksen

perusteista. [31]

4.9. Hankintayksikön aikaisemmat kokemukset tarjoajastaHankintayksikön mahdollisuudet ottaa huomioon omat negatiiviset kokemukset

tarjouskilpailuun osallistuvasta ehdokkaasta tai tarjoajasta ovat rajatut.

Tarjousvertailussa ei ole sinänsä kiellettyä ottaa huomioon hankintayksiköllä itsellään

olevia kielteisiä kokemuksia tarjoajien aikaisempien toimitusten laadusta, mutta

kokemusten tulee ehdottomasti olla perusteltuja ja objektiivisesti hyväksyttäviä.

Sanottua periaatetta voidaan soveltaa lähtökohtaisesti myös ennen tarjousvertailua

tapahtuvassa tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa, varsinkin jos puutteet toimituksen

laadussa ovat olleet vakavia. Tällöin tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta am-

mattitoiminnassa tapahtuneen vakavaan virheen vuoksi tai toteamalla, että tarjoajalla ei

ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseen. [32]

68 69

TULE HYVÄ HANKINTA

4.10. Hankintayksikköön on tullut vain yksi hyväksytyksi katsottu tarjous

Hankintalain 73 §:n mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta

ja perustellusta syystä. Hallituksen esityksen mukaan hankinnan keskeyttämisen syyn

arvioinnissa hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota siihen, perustuuko hankinta-

menettelyn keskeyttäminen todellisiin syihin, ja siihen, vaikuttaako ratkaisu syrjivästi

ehdokkaisiin tai tarjoajiin.

Koska hankintamenettelyn tekeminen tulee pääsääntöisesti johtaa hankintasopimuksen

tekemiseen, hankintamenettelyn aloittaminen ilman aikomusta tehdä hankintasopi-

musta esimerkiksi markkinatilanteen kartoittamiseksi ei ole hyväksyttävää. [1] Oikeus-

käytännöissä on katsottu, että hankintaa ei ole saanut keskeyttää, jos keskeyttämisen

tarkoituksena on kiertää lain säännösten soveltaminen tai estää tarjoajan mahdollisuus

saada oikeussuojaa.

Hankintayksikön tulee tehdä hankinnan keskeyttämisestä hankintalain 73 §:n mukai-

sesti perusteltu päätös, joka annetaan valitusosoituksineen tiedoksi tarjouskilpailuun

osallistuneille. Päätöksen perusteluista tulee käydä ilmi keskeyttämisratkaisuun vai-

kuttaneet seikat sellaisella tarkkuudella, että ehdokas tai tarjoaja voi päätöksen ja sen

perustelujen nojalla arvioida, onko keskeyttämisessä noudatettu lain velvoitteita. [1]

Hankinta voidaan keskeyttää myös tilanteessa, jossa hankintayksikköön on tullut

vain yksi hyväksyttäväksi katsottu tarjous. Oikeuskäytännössä hankintamenettelyn

keskeyttämiseen onkin suhtauduttu suhteellisen sallivasti. Tämä ei kuitenkaan poista

vaatimusta hankinnan keskeyttämisen todellisesta ja perustellusta syystä. [33]

Hyväksyttävänä keskeyttämisperusteena ei voida kuitenkaan aina pitää sitä, että

tarjouspyyntöön saadaan vain yksi hyväksyttävä tarjous. Jotta keskeyttäminen oli

hyväksyttävää, päätös tulee tehdä ennen kuin tarjouksen hintatiedot avataan ja ne

tulevat julkisiksi. Vain näin voidaan varmistaa ainoan tarjoajan syrjimätön kohtelu

myöhemmässä kilpailutuksessa.

Toisaalta markkinat ja kilpailutus voivat toimia aivan oikein silloinkin, kun tarjouspyyn-

töön saadaan vain yksi tarjous. Hankinnan kohde voi olla niin harvinainen tuote tai

palvelu, että toimittajia ei ole monta ja ainoa tarjous osoittaa markkinoiden mukaisen

hinnan ja se tulisi hyväksyä. [34]

4.11. Mistä saa tarjouksen liitteiksi vaadittavat asiakirjat?

Tarjouspyynnössä edellytetään yleensä laajaa liiteaineistoa. Tarjouksen liitteinä tulee

useimmiten toimittaa mm. seuraavia tietoja:

• todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus (saa verottajalta)

• kaupparekisteriote (saa Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteristä)

• tiedot arvonlisä-, työnantaja- ja ennakonperintärekistereihin kuulumisesta

(saa YTJ-palvelusta)

• tiedot lakisääteisten vakuutuksien voimassaolosta ja vakuutusmaksujen

maksamisesta (saa omalta vakuutusyhtiöltä)

• luottotietoraportti (saa mm. Suomen Asiakastieto Oy, oma pankki)

• tarjoajan ja (mahdollisesti käytettyjen alihankkijoiden / kumppanien)

tilinpäätöstiedot

• tiedot sovellettavista työehtosopimuksista (saa ammattiliitolta)

• referenssiluettelot viimeaikaista toimituksista

• tiedot henkilökunnan koulutuksesta ja mahdollisten pätevyysvaatimusten

täyttymisestä

tilaajavastuu.fi – verkkosivuston kautta saa nopeasti tarvittavaa tietoa yllä olevista

asioista. Lisäksi usein vaaditaan erilaisia teknisiä eritelmiä, piirustuksia, suunnitelmia,

esitteitä jne.

4.12. Saako tavaramerkkiin viitata tarjouspyynnössä?

Julkisista hankinnoista annettujen oikeusohjeiden mukaan tavaramerkin maininta

ei ole pääsääntöisesti sallittua. Pääsäännön mukaan tavaramerkin mainitseminen

tarjouspyynnössä on syrjivää. Poikkeuksellisesti tavaramerkin saa mainita, jos siihen

on liitetty ilmaisu ”tai vastaava”. Markkinaoikeus on alla olevassa tapauksessa katsonut,

että hankintayksikkö on voinut nimetä valmistajan ja sarjan hankinnan kohteen kuvauk-

sessa, koska mainintaa on pidetty välttämättömänä tuotteen ulkomuodon tarkentami-

sessa. [2]

70 71

TULE HYVÄ HANKINTA

MAO: 118/10. Hankinnan kohteena henkilökunnan lahjat. Arvo n. 28 k€.

Valittajan väite: Valittajan mukaan hankintamenettely on ollut virheellinen, koska tarjous-

pyynnössä on mainittu tavaramerkki käyttämättä ilmaisua ”tai vastaava”. Valittaja on kat-

sonut pystyvänsä tarjoamaan laadultaan, malliltaan ja muilta ominaisuuksiltaan vaadittuja

tuotteita vastaavia tuotteita.

Tarjouspyyntö: ”Pyydämme Teitä tarjoamaan Kultakeskus Oy:n Romantiikka-sarjaan

kuuluvia pöytähopeita alla olevan erittelyn mukaisesti” Tarjouspyynnössä on lueteltu,

mitä ja kuinka paljon kyseiseen sarjaan kuuluvia aterimia tarjoajia pyydetään tarjoamaan.

Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Markkinaoikeuden päätös: Romantiikka-sarjan kanssa ulkomuodoltaan ja laadultaan yhte-

nevää sarjaa ei ole väitetty olevan tarjolla. Hankintayksikkö on yksilöllistä esteettistä arvoa

omaavia pöytähopeita lahjaksi hankkiessaan voinut kuvata tarjouspyynnössään hankinnan

kohteen mainitsemalla tuotteen valmistajan ja sarjan nimen. Tuotteen ulkomuodon tarkka

yksilöinti on edellyttänyt seikkojen mainitsemista. Hankintayksikön menettely ei ole ollut

hankintalain vastaista ja valittajan tarjous on tullutkin hylätä.

4.13. Miten kahdesta tasavertaisesta tarjouksesta valitaan voittaja?

Hankintalaissa ei ole erikseen säädetty siitä, miten hankintayksikön tulisi menetellä,

jos saadut tarjoukset ovat täysin samanarvoisia. Hankintayksikkö voi valita jomman-

kumman samanarvoisista tarjouksista. Päätöstä ei tällöin voi perustella muilla kuin

tarjouspyynnössä olevilla kriteereillä.

Hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyyn osallistujia tasapuolisesti ja syrji-

mättä sekä toimittava avoimesti. Arpominen voi olla valintatapa esimerkiksi

tilanteessa, jossa valintaperuste on hinnaltaan halvin tarjous ja tarjoukset ovat

hinnaltaan täysin samat. [36]

4.14. Mitä eroa on tarjoajan soveltuvuudella, ehdottomilla vaatimuksilla ja pisteytysvertailulla?

Monesti tarjouskilpailuissa saattaa käydä niin, että sekä hankintayksiköllä, että

tarjoajalla hivenen sekoittuu mitä tarkoitetaan tarjoajan soveltuvuudella, ehdottomil-

la vaatimuksilla ja pisteytysvertailulla.

Tarjouksen ”tarkastusprosessin” nyrkkisääntönä voidaan pitää esimerkiksi seuraavaa

erottelua:

1. Tarkistetaan onko tarjoajayritys soveltuva ja kykeneväinen tarjoamaan

2. Tarkistetaan täyttyykö ehdottomat vaatimukset

3. Tehdään tarjousten pisteytysvertailu

Tarjoajan soveltuvuuden vaatimuksilla hankintayksikkö selvittää onko tarjoa oikeus-

kelpoinen tai onko tarjoaja taloudellisellaan tai teknisellä osaamisellaan kykeneväinen

toteuttamaan hankintayksikön tarpeen. Tässä vaiheessa normaalisti selvitetään esim.

onko tarjoajalla y-tunnus ja onko tarjoaja maksanut kaikki lakisääteiset verot sekä

eläkemaksut. Tarjoajan tekninen osaaminen voidaan arvioida esimerkiksi referens-

seistä. Usein hankintayksikkö saattaa edellyttää esimerkiksi muutamaa toteutunutta

referenssiä vaikkapa viimeisen kymmenen vuoden ajalta. Huom! Tässä arvioidaan nyt

tarjoajayrityksen referenssejä, ei yksittäisten henkilöiden omia ansioluetteloita tms.

Joskus saattaa tulla tilanteita, jossa kohtuullisen uusi yritys, ilman mitään aikaisempia

toimeksiantoja ja referenssejä, on tarjoajana ja heillä on kumminkin muutama todel-

la kokenut työntekijä. Tässä tilanteessa yrityksellä ei ole tod.näköisesti aikaisempia

toimeksiantoja ja heidän kokeneet työntekijät eivät millään muotoa vahvista yrityksen

omia referenssejä. Joissakin tilanteissa tämä saattaa olla todella harmillista, mutta

hankintayksiköllä on oikeus vaatia omaksi turvakseen semmoista tarjoajayritystä, jolla

on riittävä osaaminen sekä on kykeneväinen toteuttamaan hankinnan kohteen. Huom!

Mikäli referenssejä käytetään myöhemmin vertailuperusteina, vertailussa tulisi tehdä

referenssien sisällöllistä arviointia eli vertailla sitä, kuinka hyvin ilmoitetut referenssit

vastaavat hankinnan kohdetta [9].

Osa asetettavista soveltuvuuden edellytyksistä ovat ns. lakisääteisiä. Esimerkiksi

tarjoajan tulee olla maksanut lakisääteiset verot sekä muut lain edellyttämät maksut.

72 73

TULE HYVÄ HANKINTA

Lisäksi tarjoajalla ei saa olla rikosrekisteriä tai voimassaolevaa tuomioita. Osa asetet-

tavista soveltuvuuden edellytyksistä on ns. harkinnanvaraisia ja näitä ovat esimerkiksi

teknisen osaamisen todentamiseen pyydetyt referenssitiedot.

Ehdottomien vaatimusten lähtökohta on se, että ehdoton vaatimus joko täyttyy tai

ei. Normaalisti asiantuntijapalveluhankinnoissa ehdoton vaatimus koskettaa nimetyn

henkilöstön osaamista vuosissa sekä osaamista tietyltä toimialalta tai osa-alueesta,

joka tulee todentaa ansioluettelosta ja siellä esiintyvistä tiedoista ja henkilöreferens-

seistä. Vaihtoehtoisesti laite- ja tavarahankinnoissa ehdottomana vaatimuksena on

normaalisti jokin suoritusarvo, lujuus, teho tms. Usein käy niin, että ehdottomat

vaatimukset aiheuttavat tulkintaeroja tarjoajan ja hankintayksikön välillä.

Esimerkiksi jos hankintayksikkö on asettanut vaikkapa hankittavan lumityötraktorin

ehdottomaksi vaatimukseksi vähintään 1000 hv:n akselitehon, niin 900 hv:n akseliteho

teho ei ole riittävä, vaikka se jonkun tarjoajan mielestä olisikin. Tässä on aina huomioitava se,

että hankintayksikön tulee voida perustella asettamansa ehdottomat vaatimukset sekä

myös soveltuvuuden edellytykset. Asiantuntijapalveluhankinnoissa saattaa monesti olla

mainittuna, että nimetyn projektijohtajan ehdottomana vaatimuksena on esimerkiksi

vähintään viiden (5) vuoden työkokemus vastaavanlaisista tehtävistä.

Pääperiaate vertailu- ja pisteytyskriteereissä on se, että niitä samoja kokonaisuuksia

ei saa vertailla ja pisteyttää, joita on jo edellytetty soveltuvuuden todentamiseksi tai

ehdottomina vaatimuksina. Eli, tarjouksen vertailuperusteina ei tule pääsääntöisesti

käyttää sellaisia perusteita, jotka liittyvät ehdokkaiden tai tarjoajien ominaisuuksiin.

Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden arviointi on tehtävä hankintalain 52 §:n

mukaisesti jo ennen varsinaisten tarjousten arviointia, ja se tulee selkeästi erottaa

tarjousten arvioinnista. Korkein hallinto-oikeus on myös katsonut päätöksissään, että

tarjousten arvioinnissa ei tulisi käyttää tarjoajien teknisiin, taloudellisiin ja muihin

edellytyksiin liittyviä perusteita vaan toteutettavan hankinnan kohteeseen liittyviä

perusteita. [1]

Jos vertailuperusteena on esimerkiksi ”taloudellinen asema”, ”urakoitsijan kyky suoriutua

tehtävästään”, ”henkilökunnan määrän riittävyys” ja ”mahdollisuus reagoida viime hetken

muutoksiin”, ne eivät yleensä liity tarjouksen vaan tarjoajan ominaisuuksiin. Vastaavasti

”tarjouksen vastaavuus verrattuna tarjouspyyntöön” liittyy siihen, onko tarjous hylättävä

tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä siihen, onko tarjous kokonaistaloudellisesti edul-

lisin. Tällainen yleinen ilmaisu on kuitenkin hyväksyttävä, jos käytetyt vertailuperusteet

ovat asiallisesti vastanneet tarjouspyynnössä mainittuja vertailuperusteita.

Hankintalain 72 §:n mukaan palveluhankinnoissa tai rakennusurakoissa, joissa palvelun-

tarjoamisesta tai rakennustyöstä vastaavien asiantuntemuksella, ammattitaidolla tai

pätevyydellä on erityinen merkitys, vertailuperusteina voidaan käyttää myös hankinnan

toteutumisessa tarvittavaa tarjoajien kelpoisuuden vähimmäisvaatimukset ylittävää

laadunhallintaa, pätevyyttä, kokemusta ja ammattitaitoa. Näistä seikoista voidaan antaa

vertailuvaiheessa lisäpisteitä. [1]

Vertailuperusteet eivät saa olla niin yksilöimättömiä, että ne antavat hankintayksikölle

rajoittamattoman vallan valita mieleisensä tarjous. Oikeuskäytännössä on mm. seuraa-

vat laatukriteerit katsottu kielletyiksi: ”laatu ja soveltuvuus käyttökohteeseen”, ”yhteis-

työkyky ja tilaajan kokemukset tarjoajasta”, ”yhteensopivuus muiden laitteiden kanssa”,

”ratkaisun toiminnallisuus”, ”tekniset ansiot”. Sinällään ei ole kiellettyä vertailla laatua

ja teknisiä ansioita, kunhan vain tarjouspyynnössä tarkasti yksilöidään, mitä laadulla

tarkoitetaan kyseisessä hankinnassa ja millaisia teknisiä ansioita vertailussa arvoste-

taan [9]. Vertailu- ja pisteytyskriteereitä aukaistaan lisää seuraavassa kappaleessa.

Hankintaprosessia voidaan hyvällä syyllä kutsua myös kolmivaiheiseksi, koska monesti

tarjouspyynnöt rakennetaan niin, että ne sisältävät 1) yrityksen soveltuvuutta koskevia

vähimmäisvaatimuksia 2) palvelua koskevia vähimmäisvaatimuksia ja 3) vertailupe-

rusteita. Näin ollen rakenne asiantuntijapalvelun hankinnassa on usein referenssien ja

osaamisen suhteen esim. seuraavanlainen:

74 75

TULE HYVÄ HANKINTA

TAULUKKO 9: REFERENSSIT JA OSAAMINEN PALVELUHANKINNAN TARJOUSPYYNNÖSSÄ [36]

vAihe 1 yritystä koskevat vaatimukset

Yrityksen soveltuvuutta koskevat vähimmäis-vaatimukset

Yrityksellä on vähintään 2 xxx vastaavaa referenssiä viimeisen kolmen vuoden aikana (kuvattava seuraavasti xxx)

vAihe 2 hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset ja vertailuperusteet

2.1 Henkilöstön osaamista koskevat vähimmäis-vaatimukset

Vastuuhenkilöllä on osaamista xxx vastaavista tehtävistä yhteensä vähintään kahden vuoden ajalta (kuvattava tarjouksessa seuraavasti xxx)

2.2 Tarjousvertailu

Vertailussa arvioidaan vastuuhenkilön, vähimmäisvaatimukset ylittävää kokemusta ja ammattitaitoa (vähimmäisvaatimus kohdassa 2.1.). Vertailussa arvioidaan kuitenkin enintään xxx,-joista tulee kuvata sisältö xxx, yyy tavalla. Hankinta-yksikkö arvostaa vertailussa xxx. Maksimipisteet saavat xxx yyy, painoarvo xxx %.

4.15. Miten laatia tarjoukselle toimivat vertailu- ja pisteytyskriteerit?Lähtökohta toimiville vertailu- ja pisteytyskriteereille on, että vertailussa huomioidaan

laatu/osaaminen/ominaisuudet tms. siltä osin kuin se ylittää hankinnan kohteelle

asetetut ehdottomat vaatimukset. Jos esimerkiksi ehdottomana vaatimuksena on

edellytetty tarjoajayrityksellä olevan esittää vähintään kaksi (2) referenssiä viimeisen

kymmenen (10) vuoden ajalta, hankinnan kohdetta vastaavista työkohteista ja tämän

lisäksi pisteytysvertailussa arvioidaan myös referenssejä – pisteytysvertailussa ei

voida antaa pisteitä siitä, että ed.mainittu nimetty tarjoajayritys esittää vain kaksi (2)

referenssiä. Eli, ehdoton vaatimus joko täyttyy tai ei ja täyttymisestä ei voi saada pis-

teitä. Pisteitä annetaan ainoastaan niistä seikoista, jotka ylittävät hankinnan kohteelle

asetetut ehdottomat vaatimukset, edellyttäen että pisteytysvertailussa on päätetty

ottaa arvioitavaksi hankinnan kohdetta vastaavanlaiset referenssikohteet. Ed.mainitussa

esimerkkitilanteessa voitaisiin pisteytys tehdä seuraavalla tavalla:

Yrityksen referenssikohteet

Esimerkki:

• 5 kappaletta kohteita tai enemmän = 6 pts

• 4 kappaletta kohteita = 4 pts

• 3 kappaletta kohteita = 2 pts

• alle 3 kappaletta kohteita = 0 pts (ehdottomana vaatimuksena oli 2 referenssiä)

Samaa periaatetta voidaan hyödyntää myös nimettyjen henkilöiden osaamisen ja/tai

pätevyyden pisteyttämisessä.

Mitä yksiselitteisemmin ja konkreettisemmin pisteytysvertailut on muodostettu, sitä

helpommin vertailu voidaan toteuttaa. Asiantuntijapalveluhankintojen pisteytysvertai-

lut ovat aina huomattavasti haastavampia laatia kuin esim. laite- ja tavarahankintojen

pisteytysvertailut. Laite- ja tavarahankinnoissa voidaan pisteyttää teknisiä ominai-

suuksia melko konkreettisin perustein, mutta taas asiantuntijapalveluhankinnoissa

normaalisti arvioidaan nimettyjen henkilöiden osaamista ja tilattavan työn laatua.

Tällaisissa tilanteissa yksi hyvä pisteytystapa on mainita mitä osaamisalueita ja/tai

minkälaista kokemusta hankintayksikkö arvostaa pisteytysvertailua tehtäessä. Eräs

esimerkki mahdollisimman yksiselitteisestä ja konkreettisesta pisteytysmallista on alla

olevan mukainen:

Ei näin

”Tarkin mittalaite saa enimmäispistemäärän.”

• Tarjoaja ei voi tietää mitä tarkoittaa ”tarkin mittalaite” ja minkälainen

mittalaite ylipäätään saa enimmäispistemäärän.

Näin

”Resoluutioltaan pienin mittalaite saa enimmäispistemäärän.”

• Tarjoaja tietää, minkälainen mittalaite saa enimmäispistemäärän.

Alle on koottu muutamia vertailu- ja pisteytyskriteeriesimerkkejä. Lukijan tulee

huomioida, että ne ovat monissa tilanteissa käyttökelpoisia, mutta pääsääntöisesti

vain suuntaa antavia.

76 77

TULE HYVÄ HANKINTA

Toimivia vertailu- ja pisteytyskriteerejä voivat olla esimerkiksi:

• Tarjouksen hinta:Yksi paljon käytetty tarjoushinnan pisteytystapa:

Vertailupisteet = (halvin tarjottu kokonaishinta / tarjottu kokonaishinta)

* maksimipisteet

Esimerkki:

Halvin tarjottu kokonaishinta = 10 000 €, seuraavaksi halvin tarjottu kokonaishinta

= 13 000 €, maksimipisteet = 30 pistettä:

• Vertailupisteet halvimmalle = 30 pistettä

• Vertailupisteet seuraavaksi halvimmalle = (10 000 / 13 000) * 30 = 23 pistettä

• Laadunhallintajärjestelmät ja sertifiointiEsimerkki:

Yrityksen laadunhallintajärjestelmä ja sertifiointi

• ISO 9000 sertifikaatti 5 pts

• Yrityksen oma laatujärjestelmä 3 pts

• Ei laatujärjestelmää 0 pts

• YmpäristösertifikaattiEsimerkki:

Yrityksen ympäristösertifikaatti

• Yrityksellä on ympäristösertifikaatti 2 pts

• Yrityksellä ei ole ympäristösertifikaattia 0 pts

• LiikevaihtoEsimerkki:

Yrityksen liikevaihto

• Liikevaihto yli 4 Milj. € = 3 pts

• Liikevaihto yli 2 Milj. € = 2 pts

• Liikevaihto yli 1 Milj. € = 1 pts

• Liikevaihto alle 1 Milj. € = 0 pts

• PätevyysMikäli kyseessä on suunnittelijan tai työnjohdon pätevyyden listaamista, voidaan

hakijat pisteyttää pätevyytensä / koulutustasonsa mukaan. FISE Oy on eräs instanssi

joka myöntää pätevyyksiä rakennusalalla, näitä pätevyyksiä luokitellaan usein AA-, A-,

B- sekä C-luokkaan AA:n ollessa paras. Myös suunnittelu- ja konsultointialan yritysten

työnantajajärjestö SKOL ry:n luokituksia voidaan hyödyntää pätevyyden pisteytykses-

sä. Tosin tässä tulee huomioida, että monesti esimerkiksi asiantuntijapalveluhankin-

noissa saattaa olla jo ehdottomina vaatimuksina jokin SKOL-taso ja tällöin vertailu- pis-

teytyskriteerit tulee laatia ehdottomien vaatimusten ylittävien tekijöiden osilta

(kts. aikaisempi kappale).

Esimerkki:

Nimettyjen henkilöiden pätevyys:

• Korkein = 6 pts

• Alempi = 4 pts

• Alempi = 2 pts

• Alin = 0pts

• Luottoluokitus Rating ALFALuottoluokitus Rating ALFA on Suomen Asiakastieto.fi:n ylläpitämä tietokanta, joka pitää

sisällään yritysten luottokelpoisuusaste, talousraportit ja muita talouden tunnuslukuja.

Esimerkki:

Yrityksen luottoluokitus

• AAA -luokitus = 5 pts

• AA+ -luokitus = 4 pts

•AA -luokitus = 3 pts

• A+ -luokitus = 2 pts

• ReferenssikohteetTässä kohdassa referenssikohteina voitaisiin pitää vastaavanlaista kohdetta, kuin mistä

tarjous on annettu. Referenssien käyttäminen tarjouskilpailussa antaa näkökulmaa

siihen, että onko tarjouskilpailuun osallistuva yritys tehnyt ennen vastaavanlaisia töitä

samassa mittakaavassa ja samanlaiseen käyttötarkoitukseen.

78 79

TULE HYVÄ HANKINTA

5. HANKINTASANASTOA

Avoin menettely

on hankintamenettely, jossa ilmoituksen julkaisemisen jälkeen kaikilla toimittajilla on

oikeus saada tarjouspyyntöasiakirjat ja tehdä tarjous. Hankintayksikkö voi hankintail-

moituksen julkaisemisen jälkeen lähettää lisäksi tarjouspyynnön suoraan soveliaaksi

katsomilleen toimittajille.

CPV-koodit

on yhteinen hankintasanasto (Common Procurement Vocabulary), jota käytetään

hankintailmoituksessa yksilöitäessä hankinnan kohdetta. CPV-koodit sisältävät 6 000

eri nimikettä 9 numeron tarkkuudella. CPV:n nimikkeiden avulla potentiaaliset tavara- ja

palvelualojen toimittajat saavat nopeasti yksilöidyt tiedot omaa sektoriaan koskevista

hankinnoista.

Dynaaminen hankintajärjestelmä

on täysin sähköinen hankintamenettely tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti saata-

villa oleville hankinnoille. Hankintamenettely on rajoitetun kestonsa ajan avoin kaikille

kelpoisuusehdot täyttäville tarjoajille, jotka ovat esittäneet tarjouspyynnön mukaisen

alustavan tarjouksen. Dynaamisesta hankintajärjestelmästä säädetään laissa sähköisestä

huutokaupasta ja dynaamisesta hankintajärjestelmästä.

Ehdokas

on toimittaja, joka on ilmoittanut hankintayksikölle osallistumishakemuksella halukkuu-

tensa osallistua rajoitettuun menettelyyn, neuvottelumenettelyyn taikka kilpailulliseen

neuvottelumenettelyyn.

Ennakkoilmoitus

on hankintailmoitusta edeltävä ilmoitus, jolla voidaan ilmoittaa ennakkoon tulevasta

EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta sekä hankinnan arvioidusta alkamisajankoh-

dasta. Ennakkoilmoituksen tekeminen ei ole pakollista. Ennakkoilmoitus julkisesta han-

kinnasta on julkaistava vähintään 52 päivää ja enintään vuosi ennen hankintailmoituksen

julkaisemista.

Yrityksen referenssikohteet

Esimerkki:

• 7 kappaletta kohteita tai enemmän = 5 pts

• 6 kappaletta kohteita = 4 pts

• 5 kappaletta kohteita = 3 pts

• 4 kappaletta kohteita = 2 pts

• 3 kappaletta kohteita = 1 pts

• alle 3 kappaletta kohteita = 0 pts

[37]

80 81

TULE HYVÄ HANKINTA

Varsinainen hankintailmoitus julkaistaan tämän jälkeen. Ennakkoilmoituksen julkaisemi-

nen lyhentää tarjousten tekemiselle annettavaa aikaa. Ennakkoilmoitus tehdään osoit-

teessa www.hankintailmoitukset.fi.

Erityisalojen hankinta

on vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden tekemä

hankinta, johon sovelletaan erityisalojen hankintalakia.

EU-hankintailmoitus

on hankintailmoitus, joka on tehtävä EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta (pois

lukien liitteen B mukainen palveluhankinta, josta ilmoitetaan aina kansallisella hankinta-

ilmoituksella). Hankintailmoitus tehdään osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, josta

hankintailmoitukset lähetetään automaattisesti Euroopan Unionin julkaisutoimistoon

julkaistavaksi Euroopan yhteisöjen virallisen lehden täydennysosassa sekä TED-tieto-

kannassa.

EU-kynnysarvo

on EY:n hankintadirektiiveissä säädetty tietty euromäärä, jonka ylittävissä hankinnoissa

on noudatettava tarkempia ja yksityiskohtaisempia menettelytapoja kuin EU-kynnys-

arvon alittavissa hankinnoissa.

GPA-sopimus (Government Procurement Agreement)

on Maailman kauppajärjestön (WTO) julkisia hankintoja koskeva kansainvälinen

sopimus. Sopimuksen mukaan sopijamaat avaavat tietyn kynnysarvon ylittävät julkiset

hankinnat toisista sopijamaista tuleville tarjoajille ja takaavat näille samanlaisen kohtelun

kuin kotimaisille toimittajilleen.

Sopimuksen ehdot koskevat muun muassa kynnysarvoja, hankintamenettelyjä, määräai-

koja, menettelytapojen avoimuutta, valitusmenettelyjä sekä tilastotietojen luovuttami-

seen liittyviä velvoitteita. GPA-sopimuksen ovat solmineet mm. EU, Kanada, Kiinan Hong

Kong, Israel, Japani, Korea, Liechtenstein, Norja, Islanti, Singapore, Sveitsi ja Yhdysvallat.

Halvin hinta

on yksi mahdollinen tarjouksen valintaperuste. Tällöin valitaan hinnaltaan halvin tarjouk-

sista, jotka täyttävät tarjouspyynnössä esitetyt hankinnan toteuttamiseen ja tarjoajien

ominaisuuksiin liittyvät edellytykset ja vaatimukset.

Hankinnan kokonaisarvo

on tarjouspyynnöllä kilpailutettavien tavaroiden tai palveluiden tai urakan yhteenlas-

kettu arvonlisäveroton kokonaisarvo. Toistaiseksi voimassa olevan hankintasopimuksen

kokonaisarvoa määrättäessä arvoksi määritellään kuitenkin maksut 48 kk:n ajalta. Han-

kinnan kokonaisarvoon luetaan mukaan optiot ja muut vastaavat pidennysehdot.

Hankinta

on hankintasopimuksesta ja sitä edeltävästä kilpailuttamismenettelystä käytettävä

yhteisnimitys. Hankinnan katsotaan alkavan joko hankintailmoituksen julkaisemisesta tai

hankinnassa, jossa ei julkaista hankintailmoitusta, tarjouspyynnön lähettämisestä.

Hankintaprosessi

on hankinnan suunnittelusta alkava kilpailuttamismenettely vaiheineen. Hankintaprosessi

päättyy sopimuksen allekirjoittamiseen.

Hankintasopimus

on hankintapäätöksen jälkeen tehtävä hankintaa koskeva kirjallinen sopimus, joka on

tehty yhden tai useamman tarjoajan ja yhden tai useamman hankintayksikön välillä ja

jonka tarkoituksena on rakennusurakan toteuttaminen, tavaran hankinta tai palvelun

suorittaminen taloudellista vastiketta vastaan. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa

sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on

saanut päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi.

Hankintayksikkö

on toimija, joka on velvollinen noudattamaan hankinnoissaan hankintalakia. Hankinta-

yksiköitä ovat valtio ja kunnat toimielimineen, kuntayhtymät ja muut ylikunnalliset

toimielimet, evankelisluterilainen kirkko seurakuntineen, sekä ortodoksinen kirkko-

82 83

TULE HYVÄ HANKINTA

kunta. Lisäksi hankintayksiköitä ovat muut julkisoikeudelliset laitokset tietyin edellytyk-

sin, esimerkiksi kunnalliset osakeyhtiöt. Mikä tahansa hankinnan tekijä on hankintalain

tarkoittama hankintayksikkö silloin, kun se on saanut hankinnan tekemistä varten tukea

yli puolet hankinnan arvosta joltakin edellä mainitulta hankintayksiköltä.

In house -hankinta

on sama kuin hankinta hankintayksikön sidosyksiköltä. Hankintalakia ei sovelleta hankin-

toihin, jotka hankintayksikkö tekee sen sidosyksiköltä. Katso tarkemmin sidosyksikkö.

Julkinen hankinta

on hankinnan kohteen ostaminen tai vastaava toimenpide. Julkista hankintaa ovat

tavaroiden ja palveluiden ostaminen, vuokraaminen, osamaksulla ostaminen, leasing

ja optiosopimukset sekä rakennus- ja käyttöoikeusurakan toteuttaminen. Hankintaa ei

ole sellainen tuotanto tai työsuoritus, jonka hankintayksikkö toteuttaa omana työnään

organisaationsa sisällä. Hankinnalla ei tarkoiteta myöskään kiinteän omaisuuden tai sen

osan ostamista tai vuokraamista, eikä minkään omaisuuden luovutusta, kuten myyntiä tai

vuokraamista.

Julkisoikeudellinen laitos

on oikeushenkilö (esimerkiksi yritys), joka on perustettu huolehtimaan tehtävistä yleisen

edun tarkoituksessa ilman teollista tai kaupallista luonnetta ja joka saa pääasiallisen ra-

hoituksensa julkisyhteisöltä tai tällaiselta oikeushenkilöltä, joka on näiden valvonnassa,

tai sillä on hallinto-, johto- tai valvontaelin, jonka jäsenistä puolet on näiden nimittämiä.

Ratkaisevaa on toisaalta yksikön harjoittaman toiminnan luonne ja toisaalta se, onko

julkishallinnolla yksikön toiminnassa määräävä asema rahoituksen, omistuksen tai muun

valvonnan kautta.

Jälki-ilmoitus

on EU kynnysarvon ylittävistä hankinnoista 48 päivän kuluessa sopimuksen syntymi-

sestä tehtävä ilmoitus. Jälki-ilmoitus on tehtävä myös liitteen B-mukaisesta palveluhan-

kinnasta, kun hankinnan kokonaisarvo ylittää EU-kynnysarvon. Peruspalvelusektorin

hankinnoissa jälki-ilmoitus on tehtävä 2 kuukauden kuluessa sopimuksen syntymisestä.

Jälki-ilmoitus tehdään osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi.

Kansallinen hankintailmoitus

on hankintailmoitus, joka tehdään kokonaisarvoltaan kansallisten ja EU-kynnysarvojen

väliin jäävästä hankinnasta sekä liitteen B mukaisesta palveluhankinnasta, kun sen arvo

ylittää kansallisen kynnysarvon. Hankintailmoitus tehdään osoitteessa www.hankintail-moitukset.fi.

Kansallinen kynnysarvo

on hankintalaissa määritelty hankintalain noudattamisen alaraja. Erityyppisille hankin-

noille on määritelty hankinnan luonteen mukaisesti erikokoiset kynnysarvot.

Kausi-ilmoitus

on erityisalojen hankinnasta tehtävä ilmoitus, jolla ilmoitetaan ennakkoon tulevasta

hankinnasta sekä hankinnan arvioidusta alkamisajankohdasta. Kausi-ilmoitus on julkais-

tava vähintään 52 päivää ennen varainhoitovuoden alkua. Varsinainen hankintailmoitus

julkaistaan tämän jälkeen.

Kausi-ilmoituksen julkaiseminen lyhentää avoimessa menettelyssä tarjousten tekemiselle

annettavaa aikaa. Ilmoitus tehdään Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimiston

ylläpitämillä Simap-verkkosivuilla osoitteessa simap.europa.eu.

Kilpailullinen neuvottelumenettely

on hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituk-

sen ja johon kaikki toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvot-

telee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen yhden tai usean

ratkaisun, joka vastaa sen tarpeita ja jonka perusteella valittuja ehdokkaita pyydetään

tekemään tarjouksensa. Menettely mahdollistaa hankinnan toteuttamiseen liittyvien

neuvottelujen käymisen ennen tarjousten pyytämistä.

Menettelyllä pyritään helpottamaan monimutkaisten hankintojen tekemistä ja mahdol-

listamaan uusien ja erityisesti innovatiivisten ratkaisujen huomioiminen hankintojen

toteuttamisessa.

84 85

TULE HYVÄ HANKINTA

Kilpailuttamisvelvollisuus

on hankintalaissa määritetty hankintayksikön velvollisuus. Hankintayksikön on käytettä-

vä hankinnoissaan hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet noudattamalla hankinta-

laissa säädettyjä menettelytapoja.

Kokonaistaloudellinen edullisuus

on yksi mahdollinen tarjouksen valintaperuste. Tällöin kilpailun voittajan valinnassa ja

tarjousten paremmuuden arvioinnissa käytetään hinnan lisäksi hankinnan kohteen omi-

naisuuksia. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteiden määritteleminen on

hankintayksikön itsensä harkittavissa. Katso myös vertailuperuste.

Kynnysarvot

ovat hankintalaissa määritellyt euromääräiset raja-arvot, joiden mukaan määräytyy, mitä

hankintalain säännöksiä hankintaan tulee soveltaa. Katso tarkemmin EU-kynnysarvo ja

kansallinen kynnysarvo.

Käyttöoikeussopimus

on palveluja koskeva hankintasopimus, jossa palvelujen vastikkeena on joko oikeus hyö-

dyntää palvelua tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä.

Käyttöoikeusurakka

on rakennusurakkasopimus, jossa rakennustyön vastikkeena on joko yksinomaan raken-

nettavan kohteen käyttöoikeus tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä.

Liite A (ensisijaiset palvelut)

on hankintalain liite, jossa on listattu ensisijaiset palveluhankinnat. Ensisijaisiin palvelu-

hankintoihin sovelletaan hankintalakia kokonaisuudessaan, lukuun ottamatta lukua 9.

Liite B (toissijaiset palvelut)

on hankintalain liite, jossa on listattu toissijaiset palvelut. Toissijaisiin palveluhankintoihin

sovelletaan myös EU-kynnysarvon ylittyessä pääsääntöisesti kansallisia menettelyjä

(hankintalain osa III).

Markkinaoikeus

on erityistuomioistuin, joka käsittelee hakemuksen perusteella hankinta-asioita, jos

hankinnassa on menetelty julkisista hankinnoista annetun lain tai sen nojalla annettujen

säännösten tai määräysten vastaisesti, jos kansallinen kynnysarvo ylittyy.

Asia voidaan viedä markkinaoikeuteen myös silloin, jos hankinnassa on menetelty EY:n

lainsäädännön tai maailman kauppajärjestön julkisia hankintoja koskevan sopimuksen

vastaisesti. Markkinaoikeus ei käsittele hakemusta, jos kyseessä on erityisalojen hankin-

ta ja hankinnan ennakoitu arvo on kynnysarvoa pienempi.

Neuvottelumenettely

on hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta ilmoituksen ja johon

toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö valitsee objektiivisin perus-

tein osallistumishakemuksen jättäneiden joukosta ne toimittajat, joiden kanssa neuvot-

tellaan hankintasopimuksen ehdoista.

NUTS-koodit (Nomenclature of territorial units for statistics)

on tilastollisten alueyksiköiden nimikkeistö, jonka avulla voi hakea mm. HILMAssa ja

TEDissä julkaistuista hankintailmoituksista tietyn alueen hankintayksiköiden ilmoituksia.

NUTS-koodisto on käytössä koko Euroopassa ja se on vahvistettu direktiivillä.

Optio

on alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä uusi rakennusurakkasopimus tai palvelu-

hankinta, joka vastaa aikaisemmin avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen tehtyä

rakennusurakkaa tai palveluhankintaa.

Option käyttöönoton edellytyksenä on, että alkuperäistä hankintaa koskevassa han-

kintailmoituksessa on mainittu mahdollisesta myöhemmästä suorahankinnasta ja että

lisäpalvelun tai uuden rakennusurakan ennakoitu arvo on otettu huomioon laskettaessa

alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa. Suorahankinta voidaan tehdä enintään kolmen

vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä.

86 87

TULE HYVÄ HANKINTA

Puitejärjestely

on yhden tai usean hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välinen sopimus, jonka

tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat

ehdot kuten hinnat ja suunnitellut määrät. Puitejärjestelyn enimmäispituus on 4 vuotta.

Rajoitettu menettely

on kaksivaiheinen hankintamenettely, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta

ilmoituksen ja johon toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö valitsee

objektiivisin perustein osallistumishakemuksen jättäneiden joukosta ne toimittajat, joille

tarjouspyyntö lähetetään. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat

tehdä tarjouksen.

Sidosyksikkö

on hankintayksiköstä muodollisesti erillinen ja päätöksenteon kannalta itsenäinen

yksikkö, jota hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa

valvoo samalla tavoin kuin se valvoo omia toimipaikkojaan ja joka harjoittaa pääosaa

toiminnastaan niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on.

Sidosyksikössä ei voi olla yksityistä omistusta. Hankintalakia ei sovelleta hankintoihin,

jotka hankintayksikkö tekee sen sidosyksiköltä.

SIMAP

on EU:n julkisten hankintojen portaali. Siellä on viralliset vakiolomakkeet, joilla EU-

kynnysarvot ylittävät hankintailmoitukset toimitetaan julkaistavaksi Euroopan unionin

virallisen lehden S-sarjassa (EUVL S). SIMAPin sivuilla on lisäksi tietoa EU:n julkisista

hankinnoista. SIMAP on Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimiston ylläpitämä

palvelu. simap.europa.eu

Standardi

on tunnustetun standardisointielimen toistuvaan tai jatkuvaan käyttöön hyväksymä tek-

ninen määrittely. Standardi voi olla kansainvälinen, eurooppalainen tai kansallinen. Sen

tulee olla standardointijärjestön hyväksymä ja yleisesti saatavilla, sen noudattaminen ei

ole kuitenkaan pakollista.

Suorahankinta

on hankintamenettely, jossa hankintayksikkö hankintailmoitusta julkaisematta valitsee

menettelyyn mukaan yhden tai useamman toimittajan, jonka kanssa hankintayksikkö

neuvottelee sopimuksen ehdoista.

Suunnittelukilpailu

on menettely, jolla hankintayksikkö voi hankkia esimerkiksi kaavoitukseen, kaupunki-

suunnitteluun, arkkitehtuuriin, tekniseen suunnitteluun tai tietojenkäsittelyyn suunnitel-

man, jonka tuomaristo valitsee kilpailulla. Kilpailussa voidaan antaa palkintoja.

Sähköinen huutokauppa

on hankintamenettely, jossa tarjousten arvioinnin jälkeen käynnistetään tietotekniikkaa

hyväksikäyttäen huutokauppa, jonka tavoitteena on uusia hintoja tai muita matemaatti-

sesti mitattavia arvoja käyttäen löytää hankintayksikölle edullisin lopputulos. Sähköinen

huutokauppa mahdollistaa tarjousten luokittelun automaattisen arviointimenetelmän

pohjalta.

Sähköisen huutokaupan kohteena eivät voi olla rakennusurakat ja sellaiset palveluhan-

kinnat, joiden sisältönä ovat henkiset suoritukset. Sähköisen huutokaupan käyttämisestä

säädetään laissa sähköisestä huutokaupasta ja dynaamisesta hankintajärjestelmästä.

Tarjoaja

on toimittaja, joka on jättänyt hankintayksikölle tarjouksen julkisessa hankinnassa.

TED-tietokanta (Tenders Electronic Daily)

on Euroopan Unionin virallisen lehden täydennysosan (S-sarja) internetversio, joka

sisältää kaikki EU:n virallisen lehden täydennysosassa julkaistut hankintailmoitukset.

Ilmoitusten perustiedot on käännetty suomeksi. ted.europa.eu

Tekninen eritelmä

on hankinnan kohteena olevan tuotteen, palvelun tai materiaalin ominaisuuksien mää-

rittely. Teknisellä eritelmällä määriteltäviä ominaisuuksia voivat olla mm. vaatimukset,

jotka koskevat laatua tai ympäristönsuojelun tasoa, suunnittelua, tuotteen turvallisuutta,

tuotantoprosessia tai arviointimenetelmiä.

88 89

TULE HYVÄ HANKINTA

Tekninen määrittely

on eurooppalainen, kansainvälinen tai kansallinen standardi, tekninen hyväksyntä tai

vastaava, joka liittyy suunnitteluun, laskentaan, työn suoritukseen tai tuotteen käyttöön.

Toimittaja

on luonnollinen henkilö, oikeushenkilö tai julkinen taho tai näiden ryhmittymä, joka tar-

joaa markkinoilla tavaroita, palveluja tai rakennustyötä tai rakennusurakoita.

Valintaperuste

on hankintailmoituksessa julkaistava tieto siitä, millä perusteella kilpailutuksen voittaja

tullaan valitsemaan. Valintaperusteena voi olla joko kokonaistaloudellinen edullisuus

tai halvin hinta. Hankintayksikön omassa harkinnassa on, kumpaa valintaperustetta se

haluaa hankinnassa käyttää. Katso tarkemmin kokonaistaloudellinen edullisuus ja halvin

hinta.

Valitusosoitus

on hankintapäätöksestä annettava kirjallinen ohje asian saattamisesta markkinaoikeu-

den käsiteltäväksi. Valitusosoitus annetaan tarjouskilpailuun osallistuneelle tarjoajalle

tai osallistumishakemuksen jättäneelle ehdokkaalle.

Vertailuperuste

on tarjousten vertailussa käytettävä, valintapäätöksen tekoon vaikuttava tuotteen tai

palvelun objektiivisesti arvioitavissa oleva ominaisuus. Vertailuperusteita käytetään,

kun valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.

Hankintayksikkö valitsee itse vertailuperusteet, joiden avulla se valitsee tarjouksista

parhaimman. Vertailuperusteiden on liityttävä hankinnan kohteeseen, niiden on oltava

syrjimättömiä, eivätkä ne saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta.

Hinta on yksi julkisen hankinnan vertailuperuste. Vertailuperusteet on ilmoitettava

tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa.

Yhteishankintayksikkö

on hankintayksikköä, joka tekee yhteishankintayksikön sen suoraan tai välillisesti

omistaville hankintayksiköille tavaroita, palveluja tai rakennusurakoita koskevia

hankintasopimuksia tai puitejärjestelyjä tai hankkii tavaroita ja palvelua.

Hankintayksikkö voi hankkia suoraan kilpailuttamatta yhteishankintayksiköltä, jos

yhteishankintayksikkö on kilpailuttanut hankinnan noudattaen hankintalakia. Yhteis-

hankintayksikkö tulee olla perustettu hoitamaan yhteishankintoja tai niiden tekeminen

tulee olla säädetty tai määrätty yhteishankintayksikön toimialaksi.

Yhteishankintayksikkö ei voi olla luonteeltaan teollinen tai kaupallinen. Yhteishankinta-

yksikön toiminnan tulee lisäksi olla pysyvää, joten satunnaisia yhteishankintoja tekevää

yksikköä ei voida pitää hankintalain mukaisena yhteishankintayksikkönä.

[38]

90 91

TULE HYVÄ HANKINTA

6. HYÖDYLLISIÄ LINKKEJÄ

• Julkiset hankinnat innovatiivisen yritystoiminnan edistäjänä

http://www.intoseinajoki.fi/ajankohtaista/uutiset/Julkisissa_hankinnoissa_miljoonien_

bisnesmahdollisuus_yrityksille_56.html

• Laki julkisista hankinnoista

http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348

• Erityisalojen hankintalaki

http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070349

• Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista

http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2007/20070614

• Laki julkisista hankinnoista annetun lain muuttamisesta

http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2010/20100321

• Hallintolaki

http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030434

• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990621

• Kielilaki

http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2003/20030423

• Hankintadirektiivi

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2004:134:0114:0240:fi:P-

DF

• Valtion hankintakäsikirja

http://vm.fi/documents/10623/307565/Valtion+hankintak%C3%A4sikirja+2010/

a02ceb72-d9c8-41e2-aed1-5de219b1c433

• Kuntaliiton hankintaohje

http://www.hankinnat.fi/fi/julkinen-hankinta/pienhankinnat/Documents/pienhankinta-

ohje.pdf

• HILMA

http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/

• Julkisten hankintojen neuvontayksikkö.

http://www.hankinnat.fi/fi/Sivut/default.aspx

• PTC Services Oy - Julkisten hankintojen asiantuntijapalvelut

http://www.ptcs.fi/

• Suomen Hankintajuristit - Julkisten hankintojen asiantuntijapalvelut

http://www.hankintajuristit.fi/

• Kuntaliitto

http://www.kunnat.net/fi/asiantuntijapalvelut/laki/kuntaliiton-lakiyksikon-henkilosto/

marko-rossi/Sivut/default.aspx

• Suomen Yrittäjät ry

http://www.yrittajat.fi/fi-FI/yritystoiminnanabc/julkiset_hankinnat/

• Hankintalain kokonaisuudistus – PTC Services Oy:n kotisivuilla

http://www.ptcs.fi/fi/hankintalain-uudistus

92 93

TULE HYVÄ HANKINTA

7. LÄHTEET

1. Pekkala, Elise. Pohjonen, Mika (2015). Hankintojen kilpailuttaminen ja

sopimusehdot. 6., uudistettu laitos (7.painos) vuonna 20087 ensimmäisen

kerran ilmestyneestä teoksesta Hankintojen kilpailuttaminen. Tietosanoma Oy.

Printon, Tallinna, Viro. ISBN: 978-951-885-390-2.

2. Tapola, Marita (2012). Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus. 1. painos.

Sanoma Pro Oy. Helsinki, Suomi. ISBN: 978-952-63-0511-0.

3. Mäkinen, Pentti. Paloranta, Paula. Pokela, Hannu. Vuori, Kristiina (2006).

Markkinaoikeuden perusteet. Toinen uudistettu painos. Talentum Media Oy.

Helsinki, Suomi. ISBN: 952-14-0658-5.

4. TEM – Hankintalainsäädännön kokonaisuudistus & kokonaisuudistuksen

valmisteluryhmän mietintö.

https://www.tem.fi/kuluttajat_ja_markkinat/julkiset_hankinnat/hankintalain_

kokonaisuudistus

http://www.tem.fi/ajankohtaista/julkaisut/hankintalain_kokonaisuudistuksen_

valmisteluryhman_mietinto.98033.xhtml

5. Kynnysarvot:

https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/kynnysarvot

6. Määräajat:

http://www.hankinnat.fi/fi/hankintaprosessi/maaraajat/Sivut/default.aspx

7. Määräajat:

http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/ilmoitusmenettely

8. Kälkäjä-Karvonen, Anja1. Kälkäjä, Pekka1. Soback, Dan2. Tekes (2009).

Työkirja – kilpailullisen neuvottelumenettelyn toteuttamiselle. 1Pro Lex Oy.

2DS-Consulting Oy.

9. Karinkanta, Pauliina (toim.) & Kontio, Annamari & Krakau, Tarja & Lahtinen, Tapio

& With, Susan. (2012). Yrityksen hankintaopas. Helsingin Kamari Oy / Helsingin

seudun kauppakamari ja tekijät. Kariston Kirjapaino Oy, Hämeenlinna, 2012.

ISBN: 978-952-246-170-4

10. Jälki-ilmoitus:

http://www.hankinnat.fi/fi/ukk/ilmoittaminen/milloin-tehdaan-jalki-ilmoitus/

Sivut/default.aspx

11. Ennakko- ja jälki-ilmoitus

http://www.hankinnat.fi/fi/hankintaprosessi/hankinnasta-ilmoittaminen/

ennakko-ja-jalki-ilmoitus/Sivut/default.aspx

12. HILMA

http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/cpv

13. KOMISSION ASETUS (EY) N:o 213/2008

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=

OJ:L:2008:074:0001:0375:FI:PDF

14. CPV-koodit

http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/code/cpv?tab=hierarchy

15. Tiettyyn sijaintiin ja paikallisuuteen liittyvät kriteerit julkisissa hankinnoissa:

http://www.hankinnat.fi/fi/hankintaprosessi/tarjouspyynnon-laatiminen/

sijainti-ja-paikallisuuskriteerit/Sivut/default.aspx

16. Lähiruoka ja hankinnat:

http://www.hankinnat.fi/fi/malleja-ja-lainsaadantoa/hankintauutisia/ohjeet/

lahiruokaopas/Sivut/default.aspx

94 95

TULE HYVÄ HANKINTA

17. Julkiset ruokahankinnat syyniin ja Suomi nousuun:

https://www.mtk.fi/ajankohtaista/tiedotteet/tiedotteet_2015/syyskuu/fi_FI/

julkiset_hankinnat/

18. Paikallisuus julkisissa hankinnoissa:

http://hankintaturisti.com/2015/12/10/paikallisuus-julkisissa-hankinnoissa/

19. Hankinnoista duunia – THL:

http://hankintaturisti.com/2015/11/03/hankinnoista-duunia/

20. MAO: 385/2010:

http://finlex.fi/fi/oikeus/kho/vuosikirjat/2012/201203529

21. Oikeustapaus: Hankinnan ennakoitu arvo:

http://www.hankinnat.fi/fi/lainsaadantoa/oikeuskaytantoa/tiivistelmia-

tuomioistuinten-ratkaisuista/oikeustapaus-hankinnan-ennakoitu-arvo/Sivut/

default.aspx

22. Hankintalain mukaisen tarjouspyynnön laatiminen ja sen merkitys kunnallisissa

rakennusurakkahankinnoissa:

https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/88981/ProGradu-RistoHovi.pdf?

sequence=1

23. Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen ja hankintakokonaisuuksien

määrittäminen:

http://www.hankinnat.fi/fi/hankintaprosessi/hankinnan-suunnittelu/

hankinnan-ennakoidun-arvon-laskeminen/Sivut/default.aspx

24. Julkisten hankintojen ABC yrityksille:

http://www.ptcs.fi/fi/hankintaohje-yrityksille-tarjoaja-ja-ehdokas

25. Laki julkisista hankinnoista:

http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348

26. Valtion hankintakäsikirja 2010:

http://vm.fi/documents/10623/307565/Valtion+hankintak%C3%A4sikirja+2010/

a02ceb72-d9c8-41e2-aed1-5de219b1c433

27. MAO: 330/09:

https://www.edilex.fi/mao/20090330?offset=1&perpage=100&phrase=Purku&

sort=relevance&typeIds[]=17&searchKey=462348

28. KHO: 950/2015

http://www.kho.fi/fi/index/paatoksia/muitapaatoksia/

muupaatos/1428492539810.html

29. MAO: 190/15:

http://www.markkinaoikeus.fi/fi/index/paatokset/hankintaasiat/

hankintaasiat/1427372545242.html

30. Yleisiä uskomuksia vuoropuhelusta:

http://www.hankinnat.fi/fi/hankintaprosessi/hankinnan-suunnittelu/

markkinoiden-kartoittaminen/vuoropuhelu-uskomukset/Sivut/default.aspx

31. Poikkeuksellisen alhainen tarjoushinta:

http://www.hankinnat.fi/fi/hankintaprosessi/tarjousten-kasittely/

alhainen-tarjoushinta/Sivut/default.aspx

32. Hankintayksikön aikaisemmat kokemukset tarjoajasta:

http://www.hankinnat.fi/fi/hankintaprosessi/ehdokkaiden-ja-tarjoajien-soveltuvuus/

hankintayksikon-aikaisemmat-kokemukset-tarjoajasta/Sivut/default.aspx

33. Milloin hankinta voidaan keskeyttää?

http://www.hankinnat.fi/fi/ukk/pahkinankuoressa/keskeyttaminen/Sivut/

default.aspx

96 97

TULE HYVÄ HANKINTA

34. Julkisen hankinnan keskeyttäminen

http://www.y-lehti.fi/uutiset/nayta/6509/Julkisen+hankinnan+

keskeytt%C3%A4minen+

35. Julkisten hankintojen kaksivaiheisuuden periaate ja referenssien

vertailumahdollisuudet

http://www.ptcs.fi/fi/blogi/julkisten-hankintojen-kaksivaiheisuuden-

periaate-ja-referenssien-vertailumahdollisuudet

36. Miten kahdesta tasavertaisesta tarjouksesta valitaan voittaja?

http://www.hankinnat.fi/fi/ukk/tarjousten-kasittely/miten-valita-

voittaja/Sivut/default.aspx

37. Viitanen, Mikko. (2011). Ehdotus hankintojen pisteytysjärjestelmästä.

Opinnäytetyö (AMK). Rakennustekniikan koulutusohjelma. Kiinteistöjohtaminen.

Turun ammattikorkeakoulu.

38. Hankintasanasto:

http://www.hankinnat.fi/fi/ukk/hankintasanasto/Sivut/default.aspx

”Tule hyvä hankinta” - materiaali on laadittu Into Seinäjoki Oy:n koordinoiman Julkiset hankinnat innovatiivisen yritystoiminnan edistäjänä – hankkeen osana.

Hankkeessa ovat mukana Seinäjoen kaupunkiseudun kunnista Seinäjoki, Ilmajoki, Kurikka, Lapua ja Kuortane. Hankkeen tavoitteena on lisätä Seinäjoen kaupunkiseudulla toimivien

pk-yritysten osaamista julkisista hankinnoista, aktivoida yrityksissä uusia tapoja osallistua julkisiin tarjouskilpailuihin ja tuottaa uusia tuote- ja palveluratkaisuja sekä sitä kautta rohkaistua

yritysten väliseen yhteistyöhön ja kasvuun uusilla markkinoilla. Hankkeessa myös kehitetään Seinäjoen kaupunkiseudun kuntien hankintamenettelyitä siten, että

ne tukevat alueen elinkeinoelämän ja aluetalouden kasvua.