herausforderungen internationaler intranets
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Internationale Unternehmen sehen sich im Intranet noch grösseren Herausforderungen gestellt als dies bei KMU der Fall ist. Informationsüberflutung, Mehrsprachigkeit, Dezentralisierung von Standorten sowie Heterogenität der Kulturen wirken sich komplexitätssteigernd auf Intranet-Projekte aus. Diesen Herausforderungen zu begegnen und sie aktiv zu managen ist ein zentraler Erfolgsfaktor für internationale Intranets. Der Vortrag identifiziert die Schwierigkeiten und zeigt anhand von Fallbeispielen Lösungsansätze auf: Problemstellungen internationaler Intranets Methodisches Vorgehen Lösungsansätze und FallbeispieleTRANSCRIPT
ONE. Konferenz. Intranet Best Practices. Herausforderungen Internationaler Intranets. Namics.
Benjamin Hörner. Senior Consultant. Dr. Bernd Langkau. Principal Consultant. Partner. 09. Mai 2012
Namics.
Die Referenten.
Principal Consultant. Partner.
Studien der Chemie, Biochemie und des Umweltmanagements an den Universitäten Konstanz, Ann Arbor, Athen und Turin mit Abschluss als Dipl.Chem., Dr.rer.nat. und Europ. Master Environmental Mgmt.. Anschliessend Tätigkeiten als freier Umweltberater (Südtiroler Landesregierung) und Technologieberater (Universität Konstanz). Bei Namics seit 1997 tätig und spezialisiert auf Beratung, Konzeption und Realisierung anspruchsvoller Internet- und Intranetprojekte. Zwischenzeitlich Mitbegründer des SEO Unternehmens Suchtreffer AG (2000 – 2002).
Senior Consultant.
Masterstudium an der Universität Konstanz (Politik- und Management ). Masterarbeit zum Thema "Wissenstransfer in Online Communities in Unternehmen" im Rahmen einer einjährigen Tätigkeit bei Siemens Healthcare im Bereich SharePoint-Einführung. Während dem Studium Tätigkeit als Projektleiter in der studentischen Unternehmensberatung. Seit August 2009 bei Namics. Beschäftigt sich hauptsächlich mit konzeptionellen Fragen in den Bereichen Intranet, Collaboration und Enterprise 2.0 und der Umsetzung mittels SharePoint
Die Referenten.
23.05.12 Herausforderungen Internationaler Intranets. 2
Dr. Bernd Langkau Benjamin Hörner
Namics.
à Webdienstleister für hochwertige, professionelle E-Business Dienstleistungen
§ 1995 gegründet
§ 320 Mitarbeiter
§ 44 Mio. CHF Umsatz 2011
Zahlen und Fakten.
Namics vorgestellt.
23.05.12 3 IntraNET-Tag. No Information Overflow. So klappt es.
Frankfurt Hamburg München
St.Gallen Zürich
Namics.
Agenda.
à Einleitung à 4 heisse Themen
§ Informationsüberflutung
§ Mehrsprachigkeit
§ Dezentralisierung
§ Kulturunterschiede
à Weitere Herausforderungen à Diskussion
Agenda.
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Namics.
Warum dieser Vortrag?
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Informationsüberflutung.
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Informationsüberflutung. Die Herausforderungen.
à Je grösser und heterogener das Unternehmen, um so umfangreicher und vielfältiger die Inhalte & Services § Subjektiv gesehen ist für den einzelnen Mitarbeitenden nur
ein Bruchteil der Informationen/Services relevant
§ Navigationskonzepte stossen an ihre Grenzen
§ Die richtige Information zu finden gleicht häufig der Suche in einem Heuhaufen
§ Zusätzlicher Ballast verstärkt das Problem
- Veraltete Inhalte
- Herrenlose Inhalte
Informationsüberflutung.
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Was ich suche...
Informationsüberflutung.
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Namics.
...und was mir angeboten wird
Informationsüberflutung.
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X
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Informationsüberflutung. Die Lösungen.
à Festlegung der Globalen Informationsarchitektur § Ein gemeinsames Intranet vs. mehrere Intranets
- Entscheidungskriterien
– Grösse / Umfang
– Wie gross ist der kleinste gemeinsame Nenner der von den Mitarbeitenden benötigten Inhalte
§ Modelle
A. 1 gemeinsames Intranet
B. 1 gemeinsames Intranet mit personalisierten Inhalten
C. Je 1 Intranet pro Land und/oder Division (+/- 1 Corporate Intranet)
Informationsüberflutung.
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Namics.
Informationsüberflutung. Die Lösungen.
à Targeting § Dem User die Inhalte anbieten, die er aufgrund seiner
geografischen, organisatorischen Zugehörigkeit oder aufgrund seiner Funktion innerhalb des Unternehmens benötigt
§ Welche Dimension geeignet ist, bestimmt die Struktur des Unternehmens und die Art der Inhalte
§ Häufiges Problem: Einheitliche, sauber gepflegte Datenbasis (z.B. Active Directory) in dem alle Intranetuser mit den genannten Kriterien erfasst sind
Informationsüberflutung.
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Geographie > Organisationseinheit > Funktion
einfach schwierig
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Informationsüberflutung. Die Lösungen.
Informationsüberflutung.
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viel
wenig
Inhalte
Gemeinsamer Nenner relevanter Inhalte gross klein
New
Wacker
Galenica
Namics.
Beispiel: Corp. Intranet + Intranets Tochtergesells.
Informationsüberflutung.
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Namics.
Beispiel: Ein Intranet mit Targeting (Location/Audience) & Personalisierung
Informationsüberflutung.
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Me My Location
My OrgUnit & Function
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Informationsüberflutung. Die Lösungen.
à Life Cycle Management § Jeder Inhalt bekommt ein Verfallsdatum
§ Autoren werden regelmässig (z.B. jährlich) aufgefordert ihre Inhalte zu verlängern
§ Laufende Überprüfung der abgelaufenen Inhalte durch Content Master
Informationsüberflutung.
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Namics.
Informationsüberflutung. Die Lösungen.
Informationsüberflutung.
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Namics.
Mehrsprachigkeit.
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Namics.
Mehrsprachigkeit. Die Herausforderungen.
à In der Regel eine offizielle Konzernsprache und mehrere Landessprachen
à Nicht alle Mitarbeitende sind der Konzernsprache mächtig
à Es können nicht alle Inhalte übersetzt werden § Aufwand
§ Zeit
§ Inhaltstyp (Kommentare, Arbeitsdokumente)
Mehrsprachigkeit.
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Wer braucht welchen Inhalt in welcher Sprache?
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Mehrsprachigkeit. Die Lösungen.
à Alle Basisinformationen müssen in der(n) Konzernsprache(n) zur Verfügung stehen à Corporate Intranet
à Die wichtigsten Informationen sollten in allen anderen konzern-relevanten Sprachen übersetzt werden; der Zugang dazu sollte ohne Kenntnis der Konzernsprache möglich sein
à Nach Möglichkeit Sprach-Fallback installieren à „Location based services & information“ sollten
zwingend in der Landessprache angeboten werden à User generated content wird nicht übersetzt à Collaboration Rooms werden einsprachig aufgesetzt
Mehrsprachigkeit.
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Mehrsprachigkeit. Die Lösungen.
Mehrsprachigkeit.
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à Integration eines Translation Memory Systems
Autor Übersetzungs-dienstleister
Translation Memory System
Content Management
System
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Dezentralisierung.
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Namics.
Dezentralisierung. Die Herausforderungen.
à Je weiter der User weg ist, um so dringender benötigt er Infos, aber umso weniger ist er normalerweise in die Analyse und Konzeption des Intranets eingebunden
à Stark unterschiedliche Grösse und Ausrichtung der Standorte
à Zentralisierung des Publishings ist ineffizient, während Dezentralisierung häufig zu Wildwuchs führt
à Globale, regionale und lokale Services/Infos zusammenbringen
Dezentralisierung.
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Governance vs. Subsidiarität
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Dezentralisierung. Die Lösungen.
à Bedürfnisse der Länder und Standorte berücksichtigen § Definition und Priorisierung der internen Zielgruppen des
Intranets
§ Interviews mit den Vertretern aller wichtigsten Zielgruppen (weltweit) zur Erhebung der Anforderungen
§ Einbezug von Vertretern der Aussenstandorte in die Konzeption (mindestens Reviews)
Dezentralisierung.
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Dezentralisierung. Die Lösungen.
à Aussensicht und Innensicht trennen § Organisationseinheiten vs. “Meine OrgUnit”
§ Länder/Standorte vs. “Mein Land/Standort”
à Standardisierung der Aussensicht, Freiheit bei den internen Inhalten
à Flexibilität für die Unternehmensstrukturen schaffen § Matrix-Organisation à Mehrfachzuordnung von
Mitarbeitenden ermöglichen
§ Zusammenfassung kleinerer Standorte zu Ländern oder Regionen ermöglichen
§ Baukastensystem für Inhalte: Minimallösung (ohne Aufwand implementierbar) à Skalierbar!
Dezentralisierung.
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Namics.
Beispiel: Personalisierung der Main Navigation
Dezentralisierung.
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Kulturunterschiede.
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Kulturunterschiede. Die Herausforderungen.
à Sprachbarrieren à s. Mehrsprachigkeit à Umgang mit Transparenz und Offenheit von Information à Unterschiedliches Kommunikationsverhalten und –wege § Informationskanäle
§ Feedback-Kultur
à Vorbehalte gegenüber Konzernzentrale à Darstellung der Informationen / Web Design
Kulturunterschiede.
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Kulturunterschiede. Die Lösungen.
à Roadshows bereits während der Konzeptionsphase und das Feedback der verschiedenen Stakeholder berücksichtigen
à Schulung des Systems und des zu Grunde liegenden Konzepts
à Dialogfeatures an/abschaltbar vorsehen à Elementare Unternehmensstandards (falls nötig mit Hilfe
des Top Managements) durchsetzen § Corporte Design/ Corporate Identity
§ Navigationskonzept und Basistemplates
§ Bereitstellung gewisser Informationen und Nutzung bestimmter Services
Kulturunterschiede.
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Namics.
Weitere Herausforderungen.
23.05.12 29 Herausforderungen Internationaler Intranets.
Namics.
Weitere Herausforderungen.
à Unterstützung der unterschiedlichen Schriftzeichen (UTF-8 Kodierung)
à Nationale juristischen Gegebenheiten (insbesondere Datenschutzrichtlinien)
à Textlängen anderer Sprachen bei der Konzeption (Navigation, Überschriften, Inhalte)
à Roadmap für Länder Roll-Outs kann sich mit weiteren Releases überschneiden
à Bandbreiten an den unterschiedlichen Standorten à Infrastrukturkonzept (Zonen, Zugänge, Spiegelung von
Servern) à und und und…
Weitere Herausforderungen.
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Namics.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und das Interesse an diesem Thema. [email protected] [email protected]
© Namics 23.05.12 31 Herausforderungen Internationaler Intranets.