Hoe productief is uw team?

In samenwerking met

Doe de test

Inclusief

tips om de

productiviteit

te verhogen

2

Helaas beschouwen de meeste mensen zichzelf als experts op het gebied van samenwerking, zegt Leigh Thompson, auteur van het boek Creative Conspiracy. ‘Iedereen weet namelijk wel iets van groepsgedrag, omdat we tenslotte allemaal zijn opgegroeid in groepen. Maar dat betekent nog niet dat we ook kritisch hebben nagedacht over hóe teams samenwerken.’

CreatieverDaar komt nog bij dat we als individu volgens Thompson veel creatiever zijn dan als een team. Maar teams afschaffen is geen optie. Simpelweg omdat iemand zelden over voldoende talent en kennis beschikt om alles in z’n eentje te doen. We hebben teamwork hard nodig om te kunnen presteren, productief te zijn, en om te kunnen excelleren.

RandvoorwaardenOm als team te schitteren, zijn er wel een aantal randvoorwaarden waaraan voldaan moet worden. Deze randvoorwaarden ruimen de obstakels uit de weg die de teamproductiviteit belemmeren. In deze whitepaper brengen we de randvoorwaarden en mogelijke problemen in kaart.

‘Als individu zijn we veel

creatiever dan als een team’

‘Grootscheepse samenwerkingen kunnen zwaar tegenvallen’

Goed samenwerkenDaarnaast bevat deze whitepaper een test om te peilen hoe uw team er op dit moment eigenlijk voor staat. Wordt er wel goed samengewerkt? Hoe verloopt de onderlinge communicatie? Is er een ‘ons’-gevoel? En heeft ieder teamlid het gezamenlijke doel wel goed voor ogen? Belangrijke vragen, want een team dat niet goed functioneert is een verspilling van tijd, geld en moeite.

Zwaar tegenvallen Sterker nog, zo stelt Morten Hansen, hoogleraar management aan Berkeley en auteur van het boek Collaboration, slechte samenwerking is nog veel erger dan geen samenwerking. ‘Veel leiders denken,’ zegt Hansen, ‘dat samenwerking dwars door het hele bedrijf heen een essentiële strategie tot succes is. En hoewel dat soort grootscheepse samenwerkingsinitiatieven tot geweldige synergie kunnen leiden, kunnen ze ook zwaar tegenvallen.’ Kortom, als u het doet, doe het dan ook goed.

Vrijwel niemand beschikt over voldoende talent en kennis om alles in zijn eentje te doen. Met een team bereikt u dus meer. Maar let op, een slechte samenwerking is erger dan geen samenwerking.

Waarom werken we eigenlijk in teams?

3

Test uw team

Kies bij elke vraag hoe goed uw team hieraan voldoet. U kunt telkens een score tussen de 1 (slecht) en 5 (het beste) geven.

01 Zijn de directe ‘klanten’ van uw team tevreden voor wat betreft de kwaliteit, kwantiteit en het moment van leveren? Ieder team levert een product, dienst of informatie die ‘anderen’ nodig hebben. Die anderen zijn de klanten. Dat kunnen ook collega’s zijn die met de input van uw team werken.

1 2 3 4 5

02 Hoezeer draagt de dynamiek binnen het team bij aan een onderlinge goede samenwerking?

1 2 3 4 5

03 Zetten teamleden zich individueel in voor het verbeteren van hun kennis, vaardigheden en capaciteiten?

1 2 3 4 5

04 Is het gemeenschappelijk doel voor alle betrokkenen duidelijk en daagt het doel het team voldoende uit? Het doel moet uiteraard niet te makkelijk zijn, maar mag ook niet zo onmogelijk zijn dat het demotiveert.

1 2 3 4 5

05 Bestaat het team uit het juiste aantal teamleden en een goede mix van kwaliteiten, vaardigheden en persoonlijkheden?

1 2 3 4 5

06 Zijn teamleden verantwoordelijk voor hun taken van begin tot einde?

1 2 3 4 5

07 Bestaat er binnen het team overeenstemming over wat binnen de norm van aanvaardbaar gedrag valt?

1 2 3 4 5

08 Is er sprake van een goed beloningssysteem?

1 2 3 4 5

09 Beschikken de teamleden over een ‘ons-gevoel’, oftewel een sterke gemeenschappelijke identiteit?

1 2 3 4 5

10 Deelt het team onderling makkelijk informatie, en weet iedereen wat de eventuele beperkingen onderling zijn, of met welke context nog rekening moet worden gehouden?

1 2 3 4 5

Benieuwd hoe uw team ervoor staat? Doe de test en ontdek of uw team inderdaad goed samenwerkt of dat er nog ruimte is voor verbetering.

De uitslagWie 50 punten heeft gescoord, hoeft zich geen enkele zorgen te maken over het functioneren van het team. Minder punten? Dan kunnen de tips in het volgende hoofdstuk van deze whitepaper u verder helpen

4

‘Het is makkelijk communiceren tussen teamleden die op één

locatie samenzitten’

5

De pijlers voor een meer productief teamTeamleden zitten tegenwoordig verspreid over de wereld. Mede daardoor wordt er vooral digitaal in plaats van face-to-face gecommuniceerd. Maar hoezeer dat ook nieuwe obstakels oplevert, veel basisprincipes voor goed teamwork zijn gewoon gelijk gebleven.

‘De teamleden moet het doel ook

willen bereiken’

‘De voorwaarden om een team te laten slagen,’ schreef Harvard-hoogleraar psychologie J. Richard Hackman in zijn klassieker Leading Teams, ‘zijn op zich gemakkelijk te onthouden. Het team moet een dwingende richting hebben, de teamstructuur moet het team in staat stellen te presteren en ten derde is deskundige ondersteuning en coaching van het team nodig. De echte uitdaging,’ vervolgt Hackman, ‘zit ‘m er in deze voorwaarden ook echt goed te begrijpen zodat ze daadwerkelijk zinvol worden wanneer je een team tot actie wilt aanzetten.’

En hoewel teams tegenwoordig geconfronteerd worden met steeds gecompliceerdere uitdagingen, hebben een relatief klein aantal factoren een grote invloed om de slagingskans van het team. Wat zijn deze factoren en hoe zet u die op de juiste manier in? De tips:

01 Bepaal een gemeenschappelijk doelDe eerste pijler is het hebben van een duidelijk doel en richting. Zeker als het gaat om teams die geografisch verspreid zijn en bijvoorbeeld verschilllende culturele achtergronden kennen. Leden die verder verwijderd zitten van de kern van het team kunnen bij een onduidelijk richting een andere invulling gaan geven aan de teamdoelstellingen.

Teams moeten bovendien geïnspireerd raken door het doel. Het liefst is er sprake van een expliciet doel, helder geformuleerd, voor iedereen duidelijk, dat energie geeft en iedereen betrokken houdt. Het doel moet uitdagend zijn. Bij een te makkelijk doel blijft de boog niet gespannen, een te moeilijke doel demotiveert het team. De teamleden moeten het doel ook willen bereiken. Vanwege beloningen zoals een bonus of een promotie of vanwege intrinsieke redenen, bijvoorbeeld omdat het doel hen betekenis geeft.

02 Zorg voor de juiste teamstructuurDe structuur van het team is van groot belang. Teams moeten bestaan uit de juiste mix van mensen. Maar waaruit bestaat de juiste mix? Een paar suggesties:

De juiste vaardigheden Een goede balans van vaardigheden is belangrijk. Niet iedereen hoeft de beste te zijn op technologische of sociaal vlak. Als de vaardigheden maar wel in het team aanwezig zijn. Een team gevuld met alleen maar toptalent kan zelfs averechts werken voor het team. Succesvol presteren vraagt immers om een samenwerking die verder reikt dan het talent van een enkel individu.

‘Het blijkt lastig om alle teamleden van de juiste ondersteuning te voorzien’

6

Voldoende diversiteit Ook diversiteit kan de productiviteit van een team verhogen. In kennis, inzichten, perspectieven, maar ook in leeftijd en geslacht. Het maakt teams alleen maar meer creatief en voorkomt tunnelvisie. Teams die voor een groot deel uit vrouwen bestaan, presteren bijvoorbeeld beter.

Verschillende rollen Leden binnen een team nemen diverse rollen op zich. Denk aan een ‘leider’, ‘creatieveling’, ‘aanmoediger’, ‘samenvatter’, ‘compromissluiter’ en de ‘evaluator’. Daarnaast zijn er rollen die minder bevorderlijk zijn voor het team, zoals de ‘autocraat’, de ‘opschepper’, de ‘ontwijker’ en de ‘vlinder’ die telkens van onderwerp verandert.

Duidelijke afspraken Een goed team bestaat uit individuen die allemaal op hun eigen manier elkaar aanvullen. Destructief gedrag binnen een team kunt u voorkomen door van tevoren duidelijke afspraken te maken over welk gedrag aanvaardbaar is en regels op te stellen waar iedereen zich aan houdt, zoals iets simpels als altijd op tijd komen en elkaar de kans geven te spreken.

De juiste grootteHet team blijven vergroten, is ook een manier om te zorgen dat het team over de juiste diversiteit en vaardigheden beschikt. Maar let op: te grote teams zijn kwetsbaar. Vooral op het vlak van communicatie, fragmentatie en het afschuiven van verantwoordelijkheden.’

03 Bied de juiste ondersteuning Zorg dat een team goed ondersteund wordt. Om te beginnen moeten de materiële middelen beschikbaar zijn om het team z’n werk te kunnen laten doen. Zowel voor wat betreft de financiering als technologische ondersteuning. Daarnaast kan een beloningssysteem een ondersteuningsmiddel zijn dat extra motiveert en de productiviteit bevordert. Ook verdere training kan de teamprestaties verhogen. In de praktijk blijkt het lastig om alle teamleden van de juiste ondersteuning te voorzien. Zeker bij teams die internationaal verspreid werken. De faciliteiten in het ene land en locatie zijn wellicht niet even goed geregeld als op andere plekken waar teamleden zijn gepositioneerd. Een uitdaging dus voor u als manager.

04 Creëer een gevoel van eenheidDeze laatste pijler speelt vooral bij teams waarvan de teamleden niet dagelijks op dezelfde locatie werken. Bij een succesvol team moet er een gevoel van eenheid zijn. Voorkom een ‘zij-tegen-wij-houding’. De hedendaagse teams voelen zich wellicht door de afstanden minder onderdeel van één geheel. Het is makkelijk communiceren tussen teamleden die op één locatie samenzitten. Wanneer zo minder informatie met de rest van het team wordt gedeeld, ontstaan er problemen.

Daarom is het belangrijk om vooral een gevoel van eenheid en empathie binnen het team te stimuleren. Zorg dat alle subgroepjes zich gewaardeerd voelen voor hun bijdragen aan de teamdoelstelling. Een andere manier om een gezamenlijk gevoel op te bouwen is door bijvoorbeeld aan het einde van elke conference call nog 10 minuten in te ruimen voor vrije discussie.

‘Teams die voor een groot deel uit vrouwen bestaan, presteren beter’

‘Een team gevuld met alleen maar

toptalent kan averechts werken’

7

Colofon Dit is een uitgave van de MT MediaGroep BV.

Redactie Lilian Polderman, redactie Manage-ment Team Bronnen: De test in deze whitepaper is gebaseerd op het gedachtegoed van J. Richard Hackman, Harvard hoogleraar psychologie en expert in teamdynamiek. De test werd opge-steld door Martine Haas, hoogleraar management aan de Wharton School van de University van Pennsylvania en Mark Mortensen, hoogleraar or-ganisational behaviour aan INSEAD. De test komt uit het artikel The Se-crets of Great Teamwork in Harvard Business Review. Daarnaast worden in pijler 2 on-derzoeksresultaten aangehaald van Roderick Swaab, assistant profes-sor organisational behaviour aan INSEAD (over toptalent), Anita Wool-ley, assistent professor behavioural sciences aan de Tepper School of Business (over vrouwen), en https://www.kent.ac.uk/careers/sk/team-work.htm (over teamrollen).

Copyright © Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen en/of op enigerlei wijze worden gereproduceerd zonder toestemming van MT MediaGroep BV en Microsoft.

Contact Microsoft Ga naar: www.office365.nl

Januari 2017

ConclusieEen goed begin is het halve werkEen succesvol team staat of valt dus bij het vervullen van goede randvoorwaarden. Maar wanneer controleert u of het team daaraan voldoet?

Teams waarbij alle leden gelijkwaardig aan de discussies kunnen bijdragen, blinken het meest uit. Ze zijn veel productiever dan de teams waarbij een paar leden de groep domineren. Dat bleek bijvoorbeeld uit het onderzoek naar teamprestaties van Bryan L. Bonner, hoogleraar management aan de University of Utah. ‘Dit klinkt simpel,’ zegt Bonner, ‘maar het betekent dat een project op een significant andere manier wordt begonnen dan vaak het geval is. Teams pauzeren namelijk zelden om eens rustig vast te stellen welke kennis iedereen met zich meebrengt. Dat zou de machtsbalans in een team verschuiven van sociaal beïnvloed, zoals meestal het geval is, naar informatief beïnvloed.’

Een succesvol team staat of valt bij een goed begin. Bij een sterke, uitgebalanceerde samenstelling. Bij een helder geformuleerde, inspirerende doelstelling en bij een goed onderling gevoel. Weet u aan de randvoorwaarden op alle fronten goed te voldoen? Dan is de sky wat je noemt the limit.