28 januari 2020

Informatiesessievaccinatiecentra

28/01/2021 │2

Voor we starten

De inhoud van deze presentatie is in continue evolutie

Wekelijks wordt een update / stand van zaken gegeven via webinar

Donderdag om 16uLink op https://www.laatjevaccineren.be/lokale-besturen-en-zorgraden-opstart-vaccinatiecentra

Vragen kunnen gesteld worden via:vaccinatiecentra@vlaanderen.beterugkoppeling vragen via frequente webinars

Presentatie en webinar ter beschikking op:www.laatjevaccineren.be

Agenda

Inleiding door Dirk DewolfDemo ICT-proces: globaal kader + interne flow in het VCFinancieel kader: toelichting bij de 3 enveloppesHet personeelsluik binnen de vaccinatiecentra en de zorgraad

Inzoomen op verschillende rollenMogelijke tewerkstellingstatutenSamenwerking met de provinciale consortia thuisverpleegkundigenOndersteuningspakket vanuit het agentschap en VIVEL

Nog enkele aparte puntenAntwoorden en verduidelijkingen naar aanleiding van ontvangen vragen

Inleiding door Dirk Dewolf

Eerstelijnszorgverstrekkers krijgen hun vaccinatie in de vaccinatiecentra

Bijgestelde leveringen vaccins dwingen ons om timing vaccinatiestrategie aan te passen

Vaccinatiecentra richten zich op 15/2 om operationeel klaar staanNabijheid van de vaccinatiecentra bij eerstelijnszorgverstrekkers

Minder verplaatsingBiedt gelegenheid eigen VC te leren kennenOndersteunend voor ambassadeursschap

We werken aan oplossing voor vaccinatie van de medewerkers in een VC => prioriteit komende dagen. Communicatie volgt van zodra we afgeklopt voorstel hebben

ICT-procesGlobaal kader en interne flow inhet vaccinatiecentrum

Logistieke Planning en Allocatie

Logistieke Planning en Allocatie

Bevestiging levering vaccins

Preallocatie vaccins aan

vaccinatiecentraFinale allocatie

Preallocatie

VAZG

VACC INAT IECENTRUM

Farmaceutisch Verantwoordelijke

Capaciteits-planning o.b.v.

preallocatie

Capaciteits-planning

Coördinator

PRODUCENT

Openstellen reservatiesysteem +

trigger uitnodigingen

Bestelling/boeking transport

Vlot vaccineren tegen Covid19

Tijdslijn

1 februari• 1ste versie om te proefdraaien met ELZ

15 februari• Operationeel reservatie- en planningssysteem wordt gekoppeld aan centrale

uitnodigingssysteem

1 maart• Volledige functionaliteit

Demo

Overzicht

• Functionaliteiten:• Preselectie aan de hand van een checklist voor contra-indicatie• Beperking van de mogelijke afspraakmomenten o.b.v. timing eerste en tweede inenting• Import contactgegevens voor verzending van uitnodigingen• Beheer van beschikbaarheden• Check-in en check-out (optioneel) ter plaatse

Demo - Afsprakenflow

Personen met contraindicatieskunnen geen afspraak maken, maar worden doorverwezen naar eenandere website (aanpasbaar)

Centrum bepaalt zelf welke website naafronding getoond wordt (redirect)

Verklarende tekst en verwijzing naar link met meer info (aanpasbaar)

Periode in te stellen per centrum

Centrum legt zelf vast binnenwelke periode een afspraakgemaakt kan worden

Reservatie voor vaccinatie

Flow ter plaatse

Aanmelden Vertrek melden (optioneel)

Vaccinatie registreren

Doorlooptijd opvolgen

AnamneseGebeurt niet digitaal!

Planning

Vaccinatieschema beheren Beschikbaarheden beheren

Uitnodigingen beheren (oproepen)Vaccinatiecentrum kan uitnodigingen versturen per 100

Dit geeft het centrum de controle over de eigen planning aan de hand van:- Uitnodigingen- Beschikbaarheden volgens capaciteit- Aantal toegewezen dosissen

Beide afspraken boeken na uitnodiging

Groepen personen uitnodigen via upload

Vaccinatieschema beheren

Dry-run

Dry-run

1e week van februariKandidaten worden morgen geselecteerdVerder afspraken worden met hen gemaakt

2 vaccinatiecentra4 vaccinatielijnen>4 vaccinatielijnen

Draaiboek wordt opgemaakt

Timing: belevering materiaal in de eerste twee weken februari

Financieel kaderToelichting bij de 3 enveloppes

Subsidie infrastructuur VC

https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/financiering/overzicht-coronasubsidies-voor-lokale-besturen/subsidie-voor-infrastructuur-en-uitbating-van-een-vaccinatiecentrum

• besluit Vlaamse Regering van 22 januari 2021• nota Vlaamse Regering met onderbouwing bedragen• bijlage 1: ELZ, vaccinatiecentra, penhoudende gemeente, bediende gemeenten• bijlage 2: subsidiebedragen

Wat?

3 forfaitaire vergoedingen voor infrastructuur VC

(1) Basisforfait van 1,533 euro per inwoner per maand (voor totale inwonersaantal bediende gemeenten):

• huurprijs voor de accommodatie;• energie (met inbegrip van water en telefonie);• onderhoud en schoonmaak;• uitbatingskosten (bewaking, ICT, kantoormateriaal en varia);• niet-medisch personeel (onthaal, stewards, centrumverantwoordelijke, callcenter,

en andere);• vervoer voor minder mobiele personen.

Wat?

(2) Eenmalig bijkomend forfait voor opbouw en inrichting• ELZ met 1 VC = 30.000 euro • ELZ met 2 VC = 15.000 euro per VC• meerdere ELZ voor 1 VC = 30.000 euro x aantal ELZ

(3) Bijkomend forfait voor reservecapaciteit• 13 centrumsteden maandelijks bijkomend forfait van 24.000 euro• voor reservecapaciteit zodat er snel kan worden opgeschaald indien nodig

Wie?

uitbetaald aan penhoudende gemeente

als penhouder aangeduid voor een vaccinatiecentrumenkel gemeentendoor de Vlaamse Regering bevestigd1 gemeente kan penhouder zijn van 2 of meer centra

bijlage 1 bij BVR:overzicht penhoudende gemeenten bediende gemeenten per vaccinatiecentrum

Voorwaarden?

Belfortprincipe Vlaanderen vergoedt de kostengoede huisvaders - verantwoord gebruik van middelengebruik maken van materiaal en ondersteuning die beschikbaar is

Forfaitaire vergoedingen: berekend op basis van een aantal uitgangspunten (cf. nota Vlaamse Regering)grote vrijheidsgraden in besteding in functie van lokale context (bv. eigen personeel, eigen infrastructuur)

Hoe?

werkingssubsidiegeen aanvraag: automatische uitbetaling

uitgaven in jaarrekening met ABB-VC-PENniet als gedetailleerde controle algemene evaluatie en monitoringmogelijkheid om te werken met interne facturering

Enveloppe vaccinatieteams

Komt toe aan de zorgraad of een penvoerende organisatie die hierover een afspraak heeft met de zorgraadBasisbouwstenen:

Vaccinatieteams: forfait per gevaccineerde burger (ongeacht het aantal prikken voor een volledige vaccinatie)Bijkomende forfaitaire subsidies voor

medisch en farmaceutisch toezichtmobiel teamHR verantwoordelijke

Enveloppe vaccinatieteams Financieringsprincipes

FinancieringsperiodeBasis 6 maanden

3 voorschotten van 2 maanden gebaseerd op 80% vaccinatiegraad van de te vaccineren burgers

Kan verlengd worden met 3x maandelijks schijfEvaluatie noodzaak verlenging i.f.v. bereikte (lokale) vaccinatiegraad en mogelijkheid overgang naar vaccinatie vanuit regulier zorgcircuit

Bij uitbetaling van elke volgende schijf, verrekening op basis van aantal werkelijk gevaccineerde personen in de vorige periode

Team vaccinatoren, medisch toezicht en farmaceutisch expert• Forfait van 14,175 euro per gevaccineerde persoon burger (ongeacht het aantal

prikken voor een volledige vaccinatie) gebaseerd op:• 20 vaccinaties/uur• 1ste vaccinatie: inzet 3,5 VPK per lijn (2 anamnese, 1 vaccinator, ½ optrekker)• 2de vaccinatie: inzet 2,5 VPK per lijn (1 anamnese, 1 vaccinator, ½ optrekker)• Uurloon gelijkaardig aan test- en triagecentra (47,25 euro per uur)

• Medisch toezicht (arts) en farmaceutisch expert (apotheker) in VC• 60 uren/week medisch toezicht en 45 uren/week farmaceutisch expert• Uurloon gelijkaardig aan de test en triagecentra (80,34 euro per uur)

Voor grote centra: > 100.000 inwoners - 1 extra arts en apotheker > 200.000 inwoners – 2 extra artsen en apothekers

Mobiele teams en HR-verantwoordelijke

1 mobiel team per vaccinatiecentrumPersoneelskost: 36.570,82 euro/maand/mobiel teamBasis van de berekening: 38-uren, uurprijs volgens RIZIV tarievenVerplaatsingskost: forfait van 368,37 euro per maand/mobiel teamextra teams i.f.v. de populatieBinnen ELZ kunnen mobiele teams over VC's worden ingezet (bv. ingeval van 1 relatief klein en 1 groot VC)

½ VTE HR-Verantwoordelijke per VC (1 voltijdse op niveau ELZ is dus mogelijk)3.177,50 euro per maand

Enveloppe programmamanagement

Komt toe aan de zorgraadBasisbouwstenen

ProgrammamanagerMedisch expertPopulatiemanagerCommunicatiebudget (voor de LOGO’s, lokale besturen)Werkingsbudget

ELZ Antwerpen Centrum en ELZ GentVerdubbeling van het budget

ELZ BruZEL (Brussel)Eigen mobiele teamPopulatiemanager

Enveloppe programmamanagementOpbouwTotaal: 167.000 euro/zorgraad – 6 maanden - 3 x 1 maand verlenging van 27.835 euro voor:

Kosten programmamanagementKosten medisch expertKosten populatiemanagerWerkingsbudget communicatie

=> budget vooral gericht op zeer specifieke acties in functie van populatiemanagement en doelgroepencommunicatie

Kleinere onkosten/werkingsbudget

Het personeelsluik binnen de vaccinatiecentra en de zorgraad

Vooraf

We zullen dit implementeren met respect voor het sociaal overlegEr is heel wat expertise beschikbaar via de diensten van de

werkgeversorganisaties van de zorgraden (Zorgnet-Icuro, SOM) en VIVEL Zorgraden moeten niet voor alles zelf instaan, budget is berekend op

mogelijkheid om beroep te doen op externe expertise

Verschillenderollen

Onthaal-steward

Onthaalmedewerkers Steward onthaal Steward wachtruimte

OnthaalControle identiteit en inschrijvingToeleiding burger

Toezicht• Masker• Crowdcontrol• Social distancing• …Informatie gevenTemperatuurcontrole Ontsmetting stoelen

ToezichtOndersteuning burgerOntsmetting stoelen

Zie operationeel draaiboek voor detail

wie wat Profiel

Voorbereider vaccin Voorbereiding vaccins per vaccinatielijn• Verdunning• Optrekken• Labelen

VerpleegkundigenArtsen Apothekers Vroedvrouwen Farmaceutisch technisch assistent

Medewerkers intake/anamnese Intake Anamnese Plannen 2e afspraak

Verpleegkundigen Artsen

Vaccinator Geven vaccinRegistratie vaccinatie

Artsen Verpleegkundigen Vroedkundigen (diploma voor 10/2018)

Uitbreiding indien voldaan aan 7 criteria (vroedvrouwen, tandarts, apotheek, kiné,…)

Zie draaiboeken voor detail

CentrumverantwoordelijkeVerantwoordelijk voor de goede werking van het

vaccinatiecentrum en het beheer van bestelling en aanvoer van de vaccins

Opdrachten:Organisatie facility-managementSelectie en aanwerving van medewerkers ondersteunende diensten (niet-medische personeel)

OnthaalmedewerkersStewardsCall-agents

Planning en betaling medewerkers ondersteunende dienstenBestelling en aanvoer van vaccins

In voortdurend overleg met farmaceutisch expert en toezichthoudend medisch coördinator

HR-verantwoordelijkeZorgt voor de rekrutering, het verwelkomen aan boord en betalen van

medewerkers met een medisch profiel in functie van een kwalitatief en goed georganiseerd en administratief correct vaccinatieproces

Opdrachten:Rekruteren van medewerkersVerwelkomen van medewerkers

Overeenkomst afsluiten (arbeidsvoorwaarden, statuten...)Opdracht scherp stellenVerzekeringen in orde maken (zie verder)

Inplanning van de medewerkers (zie verder)Betalingen uitvoeren binnen beschikbaar budget

=> budgetbewaking in overleg met eindverantwoordelijke vaccinatieteams (zorgraad/penhoudende organisatie/programmamanager)

Farmaceutisch expert Zorgt ervoor dat de burger een vaccin krijgt toegediend dat op de juiste manier

werd gestockeerd en bewaard, op de juiste manier werd verdund en klaargemaakt.

Opdrachten:stockmanagementbestellingen

in overleg met de centrumverantwoordelijke – projectleider facilitybewaring en voorbereiding van de vaccinsregistreren van eventuele non-conformiteiten,bewaking SOP…

Beurtrolsysteem af te spreken binnen beroepsorganisatieTip: coördinator aanduiden die geheel overziet en overlegt met andere

verantwoordelijken

Toezichthoudend medisch verantwoordelijke

Staat in voor het correct medisch en verpleegkundig verloop van het vaccinatieproces in alle vaccinatielijnen van het vaccinatiecentrum. Dit betekent o.m. volgende opdrachten:

medisch-hygiënische opvolging van het vaccinatieproces en zorgen voor een goed verloop,gebruik noodtrousse ( samen met farmaceutisch verantwoordelijke)op vraag van de VPK anamnese vaststellen van contra-indicaties,eindverantwoordelijke voor EHBO,medisch handelen in geval van nood,…

Beurtrolsysteem af te spreken binnen beroepsorganisatieTip: coördinator aanduiden die geheel overziet en overlegt met andere verantwoordelijken

Programmamanager

Eindverantwoordelijke voor het welslagen van de lokale vaccinatiestrategie en het bereiken van een zo hoog mogelijke vaccinatiegraad

Opdrachten:Uitwerking, bewaking en bijsturing van de lokale vaccinatiestrategieProjectbegeleiding van de vaccinatiecentra en mobiele vaccinatieteams van de EerstelijnszoneProjectbegeleiding populatiemanagement, sensibilisering en communicatie. Creatie van verbinding tussen operationele aspecten van het vaccinatieproces en de vaccinatiestrategie(Boven)lokaal overleg en terugkoppeling

Tip: deze dienstverlening kan ingekocht worden, budget houdt hier rekening mee. Wet overheidopdrachten - eenvoudigere procedure is beschikbaar o.w.v. dwingende redenen

Populatiemanager

Staat in voor het behalen van een zo hoog mogelijke vaccinatiegraad in de bevolking en dit met oog voor alle geïdentificeerde doelgroepen,

in samenwerking met alle partners binnen en buiten de zorgraadIdentificatie van zo veel mogelijk doelgroepen

OpdrachtenAnalyse van vaccinatiedata met oog op opvolgen vaccinatiegraadIdentificatie en detectie van gebieden en doelgroepen waar de vaccinatiegraad achterloopt op het beoogde cijferUitwerken van doelgroepenbeleid naar moeilijk te bereiken groepenCoördinatie van mobiele/thuisvaccinatie

Medisch expert binnen de zorgraad

Eindverantwoordelijke voor de correcte medische opvolging van het vaccinatiestrategie binnen de ELZ, in overleg met programmamanager

Opdrachten:met de populatiemanager opvolgen samenstelling lijsten eerstelijnszorg-verstrekkers/thuisvaccinatie. Bewaken medisch beroepsgeheim,SOP's implementeren,opvolgen van het vaccinatieproces in de vaccinatiecentra,ondersteunen van wijkgerichte vaccinaties, vaccinaties in voorzieningen en/of andere collectiviteiten waar in situ gevaccineerd wordt,overleggen met de programmamanager en desgevallend de mSPOC voor maatregelen in geval van grote lokale uitbraken of clusters,vormt de liason met de plaatselijke HAK

Mogelijke statuten

5 mogelijke statuten

Werknemer die ter beschikking wordt gesteldWerknemer in dienst van de penhoudende organisatieWerknemer in het kader van studentenarbeidZelfstandigeVrijwilliger

⇒ zie verder ondersteuningspakket

Ondersteunings-pakket vanuitVIVEL en AZG

Voorziene ondersteuningIn onderlinge samenwerking tussen VIVEL en het agentschap, ondersteuning

voor:Selectie-rekrutering

Uitgewerkte profielenWebinar VIVEL (zie volgende slide)

ContracteringModelcontracten voor alle types statutenWebinar Vivel (zie volgende slide)

InplanningVIVEL zal planningstool ter beschikking stellen, inclusief opleiding en helpdesk

We integreren alles in ééngemaakt HR-ondersteuningspakket op laatjevaccineren.be

Webinar VIVEL- Acertapersoneelsinzet vaccinatiecentra

Uitgangspunt: de juridische omkadering van de medische en paramedische bestaffing van de vaccinatiecentra

Doel van het webinar:inzicht geven in:

de verschillende statuten (werknemer, zelfstandige, vrijwilliger…) waarin personeel kan worden aangeworven/ingezetde types van overeenkomsten (en de bijhorende voorwaarden en aandachtspunten) waarmee personeel kan worden aangeworven/ingezet

inzicht geven in de toepasselijke loon- en arbeidsvoorwaardeninzicht geven in sociaalrechtelijke verplichtingen (verzekeringen, Dimona-aangifte, sociale documenten…)inzicht geven in de impact op de sociale rechten van de personeelsleden (bv. pensioen)

Dinsdag 2 februari 12u30-14u

Verzekeringen

VerzekeringenVlaamse overheid zorgt voor

vrijwilligersverzekering voor medisch en niet-medisch personeelBeroepsaansprakelijksheidsverzekering (modaliteiten in onderzoek)Arbeidsongevallenverzekering (modaliteiten in onderzoek)

Belangrijk : brandverzekering infrastructuur zit in enveloppe infrastructuur

Verzekering vaccins: dit wordt opgenomen centraal, nog in onderzoek

Samenwerking met provinciale consortiathuisverpleegkundigen

Algemene afspraken (1)

Verlenging bestaande samenwerking tussen AZG en provinciale consortiaCohortzorg thuisverpleegkundigen (TV) Inplannen van TV in de vaccinatiecentra

Provinciale consortia worden ondersteundzodat ze provinciale aanspreekpunten kunnen inzettenBemanning 0800-lijnen voor

dagelijkse/ad hoc vragen vanuit de vaccinatiecentravraagverheldering/verzamelen info en geven door aan provinciale coördinator

Per provincie zeer ruime beschikbaarheid van thuisverpleegkundigen+/- 1.000 beschikbare TV per provincie

Algemene afspraken (2)

Principe 47,25 € per uurIn blokken van 4 of 8 uForfaitaire vergoeding alles inbegrepen

Geen toeslagen voor avond- of weekendwerkVerplaatsing van thuis uit naar het vaccinatiecentrum en terug naar huis inbegrepen

Wel vergoeding voor verplaatsingen mobiel team indien gebruik wordt gemaakt van eigen wagen

PBM wordt voorzien door VC vanuit de Vlaamse Overheid

Tip: doe zeker in de opstart (voor de 1 à 2 vaccinatielijnen die dan nodig zijn) beroep op de dienstverlening provinciale consortiaTip: ook voor stabiele basisplanning in het VC

Werking

Vraag voor inzet TV wordt door HR-manager gericht aan provinciaal aanspreekpunt

Provinciaal aanspreekpunt bezorgt HR-manager een basisset aan gegevens van alle in te plannen TV

Naam, RRnr? RIZIVnr, praktijk/organisatie waartoe deze TV behoort, contactgegevens, rekeningnummer …)

TV worden ingepland (zie planningssysteem)Wekelijkse afstemming tussen provinciaal aanspreekpunt-HR-manager

Kijken naar afgelopen weekPlanning bekijken voor week die volgt

BELANGRIJK: éénmaal die bevestigd is, worden de uren aanzien als gepresteerdVerdere noden in de toekomst bespreken

Afhandeling betaling

Bevestigde prestaties worden op wekelijkse basis (zie wekelijks overleg) door HR-manager aan provinciaal consortium overgemaakt

Maandelijks worden uit het planningssysteem de lijsten met prestaties getrokken.

Op basis hiervan wordt betalingsvoorstel en aan de respectievelijke organisaties/praktijken/zelfstandige TV bezorgd

Respectievelijke organisaties/praktijken/zelfstandige TV bevestigen het betalingsvoorstel

HR-manager zorgt voor betaling

Contact

0800West-Vlaanderen: 0800 11 831Oost-Vlaanderen: 0800 11 832Antwerpen: 0800 11 833Limburg: 0800 11 834Vlaams-Brabant: 0800 11 835

Link naar gegevens provinciale aanspreekpunten:https://www.nptv.be/wp-content/uploads/2020/12/Provinciale-coordinatoren-

cohortzorg.pdf

Varia

Helpdesk5 collega’s in opleiding

Via vaccinatiecentra@vlaanderen.be

Per provincie Antwerpen: Sara SchillemansLimburg: Elia VanlooyOost-Vlaanderen: Jakob MerrieVlaams-Brabant: Ariane TavernierWest-Vlaanderen: Eddy Merveillie

FAQ is in opmaak

Reservelijst = prioritaire doelgroepen

Agendalijst van 2 à 3 weken verderCentraal aangeleverd Overschot klaargemaakte spuiten = lokaal

VrijwilligerswerkCorrectie info vorige webinar inzet vrijwilligers

Vorige week gemeld: 18u/week gedurende voldoende lange tijdAchterliggende bekommernis: optimaal inzetten van vaccinsSuggestie: vrijwilligers selecteren op basis van duidelijke engagement

Nuttige info en modeldocumenten op:https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/modeldocumenten/https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/kosten-en-vergoedingen/Helpdesk: info@vsvw.be

Laatjevaccineren.be

Lay-out pagina VC herschikt

Draaiboeken = wat aanbevolen wordtAanvullende info en checklist ter ondersteuning/inspiratie

Veiligheid, afvalverwerking,…

Volgende week

ThuisvaccinatieProces wordt verder uitgewerkt

Mijnburgerplatform

Tot slot

Aanmelden vaccinatiecentra die operationeel zijn -> via SP

EindeBedankt voor uw deelname

www.laatjevaccineren.be/covid-19/vaccinatie-covid-19-voor-professionals

U vindt alle info terug via laatjevaccineren.be