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INFORME No. DFOE-IFR-IF-04-2012 1° de junio, 2012

DDIIVVIISSIIÓÓNN DDEE FFIISSCCAALLIIZZAACCIIÓÓNN OOPPEERRAATTIIVVAA YY EEVVAALLUUAATTIIVVAA

ÁÁRREEAA DDEE FFIISSCCAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEE SSEERRVVIICCIIOOSS DDEE IINNFFRRAAEESSTTRRUUCCTTUURRAA

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CCOONNTTEENNIIDDOO

Página No

RESUMEN EJECUTIVO ...........................................................................................................................................

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 1

Origen del estudio ......................................................................................................... 1

Objetivo de la auditoría ................................................................................................. 1

Naturaleza y alcance del estudio ................................................................................... 2

Metodología aplicada .................................................................................................... 2

Comunicación de los resultados del estudio ................................................................. 3

Generalidades acerca del estudio ................................................................................. 3

2. RESULTADOS ............................................................................................................................................. 4

Partida presupuestaria “Remuneraciones” ................................................................... 4

Sobre el control de las sumas pagadas de más ............................................................. 7

Inconsistencias en el trámite de autorización del pago de horas extras ...................... 7

Expedientes de personal incompletos .......................................................................... 8

3. CONCLUSIONES ......................................................................................................................................... 8

4. DISPOSICIONES ......................................................................................................................................... 9

Al Director de Recursos Humanos ................................................................................. 9

Consideraciones finales ............................................................................................... 11


INFORME No. DFOE-IFR-IF-04-2012

RESUMEN EJECUTIVO

El objetivo de este estudio fue examinar la razonabilidad y validez de los saldos de las principales partidas presupuestarias de gasto correspondientes al Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT) en la liquidación del presupuesto del Gobierno Central para el ejercicio económico de 2011. Lo anterior tiene sustento en uno de los objetivos de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, que establece a esta Contraloría la verificación del cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y técnicas que regulan la gestión presupuestaria.

Al efectuar la revisión del saldo de la partida de Remuneraciones, se determinaron registros

incorrectos y debilidades de control interno, que ocasionan la emisión de informes presupuestarios con datos inexactos para la toma de decisiones y la debida rendición de cuentas al Estado. Así por ejemplo se determinó: a) un pago de menos por ¢93.846.472,32, de aporte patronal por concepto del Régimen de invalidez vejez y muerte a la CCSS; b) en la sub partida “Sueldos para cargos fijos”, se registraron incorrectamente devoluciones de cuotas del régimen de pensiones del MOPT, por un monto de ¢1.966.869,35 por no corresponder a la naturaleza de la partida, c) existe una diferencia en la sub partida “Tiempo extraordinario”, por ¢4.196.335,00 que no pudo ser justificada por la Administración, d) se pagaron sumas de más por concepto de salario por un monto de ¢8.484.253,61; al respecto se determinó que no se mantiene un control adecuado sobre su recuperación.

Respecto del Pago de Tiempo Extraordinario se observó que: a) no se ha definido

formalmente el procedimiento de revisión, ni los requisitos para el trámite de ese tipo de pago; b) se utiliza el formulario denominado “Informe de tiempo extraordinario”, pero no todos los espacios definidos en ese informe se llenan debidamente, ni tampoco en todos los casos estampan los sellos correspondientes, c) los documentos de respaldo, no se encuentran debidamente archivados; d) los expedientes de personal no contenían todos los movimientos de personal, ni estaban foliados correctamente.

Con el fin de subsanar los asuntos señalados se dispuso a las autoridades del MOPT: 1)

Verificar la exactitud de los montos a pagar a la CCSS por concepto de cuotas patronales. 2)Registrar las devoluciones a los funcionarios que solicitan el traslado de las cuotas del régimen de pensiones del MOPT, al de la CCSS, en una sub partida que corresponda a la naturaleza asignada por el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público. 3) Realizar conciliaciones periódicas, entre las planillas de salarios aprobados y el gasto presupuestario efectivamente pagado y registrado en el Sistema Integrado de Gestión y Administración Financiera. 4) Asegurar un procedimiento adecuado para el control de las sumas pagadas de más por concepto de salario y su recuperación. 5) Complementar el Procedimiento de Control para el Pago de Tiempo Extraordinario con los pasos a seguir para el trámite, revisión y aprobación del pago de horas extra y exigir que para el pago de dichas horas extra, como mínimo, sea necesario cumplir con los requerimientos que se establecen en el “Informe de tiempo extraordinario.


INFORME No. DFOE-IFR-IF-04-2012

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURA

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL REALIZADA EN EL MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES (MOPT) SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS

SALDOS DE ALGUNAS PARTIDAS DE GASTO EN LA LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA 2011

1. INTRODUCCIÓN

Origen del estudio

1.1. El estudio se realizó en cumplimiento del Plan Anual Operativo de la División

de Fiscalización Operativa y Evaluativa del año 2012, en el ejercicio de las potestades de fiscalización superior de esta Contraloría General.

Objetivo de la auditoría

1.2. El presente examen tuvo como objetivo examinar las principales partidas

presupuestarias de gasto correspondientes al Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT) en la liquidación del presupuesto del Gobierno Central para el ejercicio económico de 2011, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo presupuestario aplicable. Esta opinión fue externada en el Informe Anual de labores 2011 de esta Contraloría General, que fue presentado a la Asamblea Legislativa el pasado 1 de mayo.

1.3. Colateralmente, se revisaron aspectos relativos al riesgo y el control interno

que fueron analizados con el propósito de establecer el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoría por realizar y que además, son comunicados en el presente informe.

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Naturaleza y alcance del estudio

1.4. La auditoría comprendió la conciliación de los saldos globales entre el Presupuesto asignado para el MOPT1, el Sistema Integrado de Gestión y Administración Financiera (SIGAF) del Ministerio de Hacienda y el Sistema Integrado de Adquisición de la Ejecución Presupuestaria (SINAEP) del MOPT.

1.5. Además, se examinó los registros correspondientes a la ejecución de las

partidas presupuestarias de Remuneraciones y de Transferencias, en la liquidación del presupuesto de la República al 31 de diciembre de 2011, realizada por el MOPT, así como el análisis de algunos aspectos de control interno relativos a dichas cuentas, ampliándose en los casos que se consideró necesario.

1.6. En la ejecución de la auditoría se aplicó la metodología establecida por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa para el desarrollo de auditorías, las técnicas y prácticas de la profesión y lo establecido en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público.

Metodología aplicada

1.7. El gasto total devengado en el MOPT fue de ¢243.806.461.650,13 en el

período 2011. Sobre este monto, se evaluó un total de ¢193.293.651.782,52 comprendido por las partidas de Transferencias de capital (¢163.312.932.201,42) y Remuneraciones (¢29.980.719.581,10).

1.8. Se efectuó la evaluación de riesgos de representación errónea de importancia,

ya sea debida a fraude o error, no con el fin de opinar sobre la efectividad del control interno institucional, sino para definir el alcance de las pruebas de auditoría que fueran apropiadas a las circunstancias, tales como pruebas sustantivas aplicadas a varias muestras seleccionadas en unos casos a juicio del auditor y en otros al azar mediante el uso del software de auditoría IDEA.

1.9. Para su análisis se utilizó la normativa que regula el proceso presupuestario, así como la regulación específica emitida por el Ministerio, en cada uno de los rubros elegidos, la cual se aplicó a la siguiente información.

1 Mediante el Título 209 de la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República de Costa Rica No.8908 y 13

decretos ejecutivos que contienen modificaciones presupuestarias.

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Comunicación de los resultados del estudio

1.10. Los resultados, conclusiones y disposiciones del presente estudio fueron

expuestos en las oficinas del Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT), a los siguientes funcionarios del Ministerio: Ing. Luis LLach Cordero, Ministro a.i., MSc. Orlando Cervantes Benavides, Director de División Administrativa y Financiera, Licda. María Ester Céspedes Morales, Directora Financiera, Licda. Olga Villagra Esquivel, Jefe Departamento de Ejecución Presupuestaria, Lic. Cristian Méndez Blanco, Director de Recursos Humanos, MBA. Alfredo Paisano Chaves, Jefe Departamento de Registro y Control y la Licda. Irma Gómez Vargas, Auditora General, actividad a la que se convocó mediante el oficio No. 4866 (DFOE-IFR-0257) del día 29 de mayo de 2012.

Generalidades acerca del estudio

1.11. El presupuesto de egresos del Ministerio de Obras Públicas y Transportes,

aprobado por la Asamblea Legislativa para el periodo 2011 fue de ¢434.916.390.047,00 millones.

1.12. El Ministerio registra la ejecución de su presupuesto mediante el sistema

SIGAF, creado con la herramienta SAP-ERP2, el cual integra todo el proceso presupuestario del Poder Ejecutivo, por lo que la mayor parte de las transacciones que se ejecutan son automatizadas, lo que en principio provee al Ministerio de infraestructura tecnológica para el registro, aprobación y control de la ejecución presupuestaria.

1.13. De acuerdo con la Ley de Administración Financiera de la República y

Presupuestos Públicos No. 8131, el control de la ejecución presupuestaria tendrá como objetivo verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y técnicas que regulan la gestión presupuestaria, el cual, será ejercido por medio de la Unidad Financiera del órgano de la Administración Central respectivo. En ese sentido, todo documento de ejecución presupuestaria deberá ser aprobado y refrendado física y electrónicamente por los responsables de la institución que los generó.

1.14. Por otra parte, corresponde a la Administración Activa verificar en el proceso de visado la conformidad de un gasto con el bloque de legalidad, con anterioridad a la emisión de la orden de pago, de acuerdo con lo establecido en las directrices, lineamientos e instructivos que emite el Ministerio de Hacienda.

2 SAP son las siglas en inglés del Sistema, aplicaciones y productos para el procesamiento de datos, que se destaca entre

los proveedores de sistemas de planificación de recursos de la empresa (ERP), sobre una plataforma abierta.

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2. RESULTADOS

Partida presupuestaria “Remuneraciones”

No se verifica la exactitud de los montos que debe pagar el MOPT por concepto de cuotas patronales del Régimen de invalidez vejez y muerte De la revisión efectuada a los acuerdos de pago para el trámite de las

facturas por concepto de cuotas patronales, se determinó que en el 2011 se efectuó un pago de menos por ¢93.846.472,32, al aplicar los porcentajes de aporte patronal por concepto del Régimen de invalidez vejez y muerte (IVM) a los montos de los salarios reportados al Sistema Centralizado de Recaudación de la CCSS (SICERE).

2.1. Sobre el particular, el Departamento de Ejecución Presupuestaria de la

Dirección Financiera del MOPT, como resultado de la revisión aritmética que realizan de las boletas de pago tramitadas por el Departamento de Registro y Control de la Dirección de Recursos Humanos, determinó que desde el 2010 existen diferencias en el rubro de aporte patronal al Régimen de IVM. Esta situación fue comunicada al citado Departamento de Registro y Control; no obstante, este último Departamento mediante oficio D.R.H. N°10-0701-RC del 10 de marzo de 2010, señaló que “el monto que trae la factura no se puede modificar, esta entidad debe avocarse a tramitar un documento remitido por otra Institución… nosotros nos limitamos a pagar; si en su momento se da el caso que esa Institución determina que realizó un cobro incorrecto es la misma quien deberá establecer la forma de subsanarlo.”.

2.2. En concordancia con lo señalado, el informe especial INF-USCEP-19-2011,

realizado por la Unidad de Seguimiento y Control de la Ejecución Presupuestaria de la Dirección General de Presupuesto Nacional, sobre la operacionalización del procedimiento de pago de cargas sociales en el MOPT-209, a favor de la CCSS, indica en relación con el procedimiento de desconcentración, que está elaborado de tal forma que permite a las oficinas de Recursos Humanos cuantificar mensualmente los montos que deben pagarse a favor de la CCSS por concepto de cargas sociales. No obstante lo anterior, en el apartado de “Resultados” del mismo informe se revela que “la Dirección de Recursos Humanos del MOPT, realizó los pagos a la CCSS en el período económico 2010, sin tener la certeza plena del resultado de las comparaciones, controles y conciliaciones que a lo interno debió realizar, previo al envío de los documentos a la Dirección Financiera para su pago”. Además, se alude que “las facturas que remite la CCSS al Ministerio de Obras Públicas y Transportes se reciben con suficiente antelación al pago, lo cual debiera de permitir el cumplimiento en todas sus fases del procedimiento SIGAF; sin embargo, como se indicó en

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puntos anteriores las comparaciones que permiten la verificación de puntos de control claves no se realiza”.

2.3. Como puede observarse, a pesar de que el Departamento de Registro y

Control de la Dirección de Recursos Humanos del MOPT, ha sido advertido sobre las diferencias en el pago de las cargas sociales, al momento de este informe no había aún realizado ninguna acción tendente a controlar el gasto por concepto de cuotas patronales al régimen de IVM; es decir, no se había establecido puntos de control, así como un control específico por funcionario con respecto a los montos de aportes patronales que para cada uno de ellos debe hacer el Ministerio a la CCSS, de conformidad con lo establecido en el “Procedimiento de Pago de Cargas Sociales en el Gobierno de la República”, No. AP-04-02-05 emitido por el Ministerio de Hacienda, situación que afecta negativamente la sostenibilidad financiera del régimen de IVM y dificultaría la gestión del MOPT en caso de que tenga que reintegrar los montos pagados de menos.

Registro presupuestario incorrecto de la devolución de cuotas del régimen de pensiones del MOPT y diferencias en el pago de tiempo extraordinario

2.4. De la comparación efectuada entre el saldo de la partida de Remuneraciones

del SIGAF y el que reporta el sistema INTEGRA (sistema de planillas, pagos y recursos humanos del Gobierno Central), ambos sistemas del Ministerio de Hacienda, se determinó que los saldos de las sub partidas 0.01.01 Sueldos para cargos fijos y 0.02.01 Tiempo extraordinario, presentan diferencias. La primera por un monto de ¢1.447.567,65 y la segunda por ¢4.196.335,00, ambas diferencias de más en el SIGAF.

2.5. Sobre esas diferencias, se pudo determinar que la de ¢1.447.567,65 en la sub

partida 0.01.01 Sueldos para cargos fijos, obedece al efecto neto del pago de devoluciones a funcionarios por concepto del Régimen del MOPT por ¢1.966.869,35 (aumento del gasto) y reintegros realizados por otros funcionarios por sumas pagadas de más por ¢519.301,7 (disminución del gasto). En relación con el monto de ¢1.966.869,35 en el período 2011, este correspondió a la devolución de cuotas del Régimen del MOPT, a tres funcionarios, quienes solicitaron el traslado de sus cuotas al Régimen de Pensiones de la CCSS (IVM). Dicho pago tuvo sustento en resoluciones administrativas emitidas por la Dirección Jurídica del MOPT.

2.6. No obstante que dichos pagos se fundamentan en esas resoluciones

administrativas, el registro de las devoluciones del régimen del MOPT en la partida de Remuneraciones es incorrecto, toda vez que la sub partida 0.01.01 Sueldos para cargos fijos corresponde a la "Remuneración básica o salario base que se otorga al personal fijo,

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permanente o interino por la prestación de servicios..."3 y no al pago de devoluciones de dineros de los regímenes de pensiones administrados por el Estado. Lo anterior representa un incumplimiento al Principio de especialidad cuantitativa y cualitativa, el cual señala que no “… podrán destinarse saldos presupuestarios a una finalidad distinta de la prevista en el presupuesto, de conformidad con los preceptos legales y reglamentarios”4.

2.7. Además, se pudo constatar que el MOPT no presenta dentro de su presupuesto la sub partida requerida para el registro adecuado de dicho concepto, en concordancia con el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público.

2.8. Desde la perspectiva del Presupuesto Nacional Consolidado, el efecto de

dónde se registre el gasto no es visible; sin embargo, dicha consolidación debe obedecer a un registro correcto de la ejecución presupuestaria por parte de cada una de las entidades gubernamentales, en forma individual, que favorezca el control técnico, político y ciudadano de los recursos de la Hacienda Pública. El presupuesto público como herramienta para la toma de decisiones y evaluación de la gestión pública, debe plasmar información confiable sobre el comportamiento de los fondos administrados por el sector público nacional, en forma consolidada e individual, bajo los criterios de la sana administración financiera que permita una correcta definición del marco de responsabilidad de los participantes, de conformidad con los principios de transparencia y rendición de cuentas definidos por la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N°8131, la Ley de Control Interno N°8292 y demás normas que promueven la eficiencia, eficacia y economía en el uso y administración de los recursos del Estado costarricense.

2.9. La diferencia de ¢4.196.335,00 de más en el SIGAF con respecto al INTEGRA,

en la sub partida 0.02.01 de Tiempo extraordinario, no pudo ser justificada, por cuanto el detalle de la cuenta en el Sistema SIGAF refleja que el total de las transacciones obedece a la emisión de planillas provenientes del Sistema INTEGRA.

2.10. Al respecto, se evidenció que no existen conciliaciones periódicas, por parte del Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos, entre las planillas de salarios aprobados y el gasto presupuestario efectivamente pagado y registrado en el

3 “Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público”, emitido por Dirección de Presupuesto Nacional del Ministerio de

Hacienda, noviembre de 2003.

4 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos No.8131, artículo 5°, inciso f).

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SIGAF, que permita determinar oportunamente esas diferencias y que se tomen medidas correctivas oportunas.

Sobre el control de las sumas pagadas de más

2.11. En el año 2011, las sumas pagadas de más por concepto de salario ascendieron

a ¢8.484.253,61; sin embargo, el Departamento de Registro y Control de la Dirección de Recursos Humanos del MOPT no mantiene en la actualidad un control adecuado sobre esos montos y su recuperación. Lo anterior por cuanto, en el análisis efectuado por el equipo de auditoría se determinó la existencia tanto de sumas pagadas de más como de montos recuperados por ese concepto que no fueron reportados por dicho Departamento al Ministerio de Hacienda ni al Departamento de Contabilidad del MOPT.

2.12. Sobre el particular, mediante nota No. D.R.H. 2012-0897-RC del 28 de marzo

de 2012 ese Departamento informó a esta Contraloría General que la Dirección de Recursos Humanos presentó, en enero de este año, un plan de requerimientos a la Dirección de Informática del MOPT para que les desarrollara una herramienta de control sobre la recuperación de las sumas pagadas de más5.

Inconsistencias en el trámite de autorización del pago de horas extras

2.13. Se pudo determinar que el Procedimiento de Control para el Pago de Tiempo

Extraordinario que se encuentra en el Sistema Interno Integrado de Procedimientos Administrativos (SIIPA), solamente indica los pasos que debe seguir el Departamento de Registro y Control al momento de detectar anomalías en los “Informes de tiempo extraordinario” que se presentan para su trámite, es decir, que dicho procedimiento es omiso en cuanto a la documentación que debe respaldar ese pago, así como el tipo de revisión y requisitos para su trámite.

2.14. Mediante la revisión de una muestra de pagos por tiempo extraordinario

realizados en el periodo 2011, se observó que utilizan el formulario denominado “Informe de tiempo extraordinario” para el trámite de dicho pago. Al respecto se observó que no todos los espacios definidos en ese informe, como firma del interesado, del jefe inmediato, VB del director general; así como el nombre del analista, del digitador y del funcionario que lo autoriza, se encontraron debidamente llenos, ni tampoco en todos los

5 Oficio DRH-0041-2012 del 11 de enero 2012, de la Dirección de Recursos Humanos del MOPT.

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casos contaban con los sellos respectivos. Esta situación debilita el control interno y a la vez impide determinar si todos esos pagos recibieron el trámite adecuado para su pago.

2.15. Asimismo se observó que los documentos físicos que respaldan los formularios

de tiempo extraordinario, no se mantienen debidamente archivados. Es importante, para la conservación, localización y resguardo de estos documentos, que de mantenerse en ampos, sean foliados y con un índice que muestre su contenido, de manera que se pueda tener un control adecuado del contenido de cada carpeta.

Expedientes de personal incompletos

2.16. En el Artículo 5 del Reglamento Autónomo de Servicios del MOPT6 está

establecido que los expedientes de personal deberán contener toda la documentación foliada sobre el historial laboral de los servidores del Ministerio, de modo que se muestre en forma integral la relación laboral de éstos; sin embargo, en la revisión efectuada a una muestra de 116 expedientes de personal, se determinó la existencia de debilidades de control interno en lo que se refiere al archivo y conformación de los mismos, según se comenta a continuación:

a. En el 65,80% del total de la muestra de expedientes, no se adjuntó la acción de personal que mostrara el último salario percibido por el funcionario.

b. El 84,20% de esos expedientes se encontraban foliados a lápiz y a mano; el 14,90% no se encontraban foliados y otros no estaban foliados en forma correcta (existen folios con numeración repetida), ni completa.

c. En el expediente de algunos funcionarios a los cuales se les pagaron sumas de más, no se archivaron los documentos de acuerdo de pago, ni en los casos que correspondió, tampoco se archivaron los documentos que mostraran los reintegros realizados.

3. CONCLUSIONES

3.1. Al examinar el saldo de la partida presupuestaria de Remuneraciones, cuyo

devengado en el 2011 ascendió a ¢193.293.651.782,52, se evidenció la necesidad de fortalecer el control interno, con el fin de minimizar los errores administrativos que están permitiendo la realización de pagos indebidos de más por ¢8.484.253,61 y cuya recuperación no se controla adecuadamente; pagos de menos por concepto del aporte 6 Reglamento Autónomo de Servicios, publicado en La Gaceta No. 213 de 03 de noviembre de 2010. Decreto

Ejecutivo No.3635-MOPT.

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patronal al Régimen de invalidez, vejez y muerte por ¢93.846.472,32 ante la ausencia de verificaciones del monto que le factura la CCSS; devoluciones de cuotas del régimen de pensiones del MOPT que se registran como un gasto por sueldo fijo cuando en realidad no lo son, y pagos de horas extra cuyos documentos de respaldo no siempre evidencian que hayan contado con todos los requisitos para su pago, esto sin contar que existe una diferencia por ¢4.196.335,00 de más en el SIGAF con respecto al INTEGRA, en la cuenta 0.02.01 de Tiempo extraordinario, que la Administración no pudo justificar.

3.2. En síntesis, todas las gestiones que se realicen para mejorar las situaciones

antes enunciadas, propiciarán el uso adecuado del presupuesto, como herramienta para la toma de decisiones y evaluación de la gestión pública, el cual debe plasmar información confiable y veraz que favorezca la transparencia y rendición de cuentas sobre el comportamiento de los fondos administrados por el sector público nacional, en forma consolidada e individual.

4. DISPOSICIONES

4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política y los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, No. 7428, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2. Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar la aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

Al Director de Recursos Humanos

4.3. Ordenar que se establezca la práctica, en el Departamento de Registro y

Control, de verificar la exactitud de los montos a pagar a la CCSS por concepto de cuotas patronales, de conformidad con lo establecido en el “Procedimiento de pago de cargas sociales en el Gobierno de la República” No. AP-04-02-05, emitido por el Ministerio de Hacienda. Para ello deberá remitir a esta Contraloría, en el plazo de un mes, copia del oficio donde se emite la orden de cumplir con dicha práctica. Ver párrafos 2.1 a 2.4)

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4.4. Presentar, en un plazo de tres meses, ante este órgano contralor, copia del procedimiento que deberá seguirse para solicitar la inclusión, en el presupuesto del MOPT, de la sub partida presupuestaria que corresponda para registrar adecuadamente las devoluciones que deben efectuarse a los funcionarios que solicitan el traslado del régimen de pensiones del MOPT, al de la CCSS, según la naturaleza asignada por el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público. Este procedimiento deberá ser formalizado y será de acatamiento obligatorio por parte del Departamento de Registro y Control.(Ver párrafos 2.5 a 2.9)

4.5. Establecer formalmente el procedimiento que seguirá el Departamento de Registro y Control para realizar las conciliaciones periódicas, entre las planillas de salarios aprobados y el gasto presupuestario efectivamente pagado y registrado en el SIGAF. Para ello deberán remitir en un plazo de dos meses el procedimiento respectivo, y en setiembre y diciembre de este año, los documentos conciliatorios probatorios de la implementación de dicha práctica. (Ver párrafos 2.10 y 2.11)

4.6. Comunicar a esta Contraloría en un plazo máximo de seis meses, el procedimiento que el Departamento de Registro y Control, haya implementado para asegurar el control de las sumas pagadas de más por concepto de salario y su recuperación. (ver párrafos 2.12 y 2.13)

4.7. Incluir dentro del Procedimiento de Control que se encuentra en el Sistema Interno Integrado de Procedimientos Administrativos (SIIPA), lo relativo a la documentación que debe respaldar el pago por tiempo extraordinario, así como el tipo de revisión y requisitos para su trámite. Además, coordinar lo pertinente a efecto de que el Departamento de Control y Registro, cuente con lo necesario para que los documentos que respaldan el pago de tiempo extraordinario sean debidamente custodiados en archivos foliados y con índices del contenido de cada carpeta. Esta disposición deberá ser cumplida en los próximos dos meses y para ello deberá remitir a esta Contraloría el procedimiento correspondiente así como las acciones llevadas a cabo para cumplir con lo referente al archivo y custodia de documentos respaldo del pago de horas extra. (Ver párrafo 2.14 a 2.16)

4.8. Ordenar al Jefe del Departamento de Registro y Control, que se cumpla con

lo establecido en el artículo 5 del Reglamento Autónomo de Servicios, en cuanto a que los expedientes de personal deben contener de manera completa los documentos que respaldan todas las revaloraciones de salarios, a partir del año 2012, y que además sean foliados. Esta disposición debe ser cumplida en un plazo de seis meses y para ello deberá remitir a este órgano contralor el oficio donde se emita la directriz. (Ver párrafo 2.17 )

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Consideraciones finales

4.9. La información que se solicita en este informe para acreditar el

cumplimiento de las disposiciones anteriores, deberá remitirse, en los plazos y términos, antes fijados, al Área de Seguimiento de las Disposiciones de la Contraloría General de la República. La Administración debe designar y comunicar al Área de Seguimiento de las Disposiciones, en un plazo no mayor de cinco días hábiles, el nombre, número de teléfono y correo electrónico de la persona que fungirá como el contacto oficial con esa Área con autoridad para informar sobre el avance y cumplimiento de las disposiciones correspondientes. Este plazo empieza a regir a partir de la fecha de entrega del informe. En caso de incumplimiento en forma injustificada del tiempo otorgado, podrá considerarse que se incurrió en falta grave y dar lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el artículo 69 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, con garantía del debido proceso.

4.10. De conformidad con lo establecido por los artículos 343, 346 y 347 de la Ley General de la Administración Pública, contra el informe caben los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, que deberán interponerse dentro del tercer día a partir de … (en caso de que los destinatarios sean jerarcas unipersonales, dentro del tercer día a partir de la fecha de la comunicación del informe; en caso de que los destinatarios sean órganos colegiados, los recursos habrán de interponerse dentro del tercer día a partir de la fecha de la sesión del órgano colegiado inmediata posterior al recibo de la comunicación del informe) …, correspondiéndole a esta Área de Fiscalización la resolución de la revocatoria y al Despacho Contralor, la apelación.

4.11. De presentarse conjuntamente los recursos de revocatoria y apelación, esta Área de Fiscalización en caso de rechazo del recurso de revocatoria, remitirá el recurso de apelación al Despacho Contralor para su resolución.

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