inspiratieboek minder hinder

Inspiratieboek Minder Hinder

Inspiratieboek Minder Hinder I 3

28 Kiezen voor een bereikbaarheidsadviseur?

31 Ondernemend Bentille pakt de werken aan

33 Torhout gefaseerd bereikbaar

34 Ongehinderd winkelen in Tongeren

36 Minder hinder als besteksbepaling: een overtuigend argument?

38 Efficinte communicatie via gemeentelijke websites

41 Aquafin en partners werken hard aan hinderbeperking

44 Signalisatie: niet verdwalen in een bos van borden

50 Cordinatiepunt Wegenwerken brengt wegenwerken in kaart

52 Colofon

Inhoud

5 Een uitnodiging tot inspiratie

7 Woord vooraf

9 Aalst neemt wrevel weg door communicatie

13 Mol: Inspraak werkt

15 De minder-hinderchecklist: Inspiratielijst voor minder hinder

17 Mortsel: promotie en ondersteuning van lokale economie tijdens wegenwerken

20 Code zorgt voor minder hinder

23 Antwerpen werkt strategisch plan minder hinder uit

26 Ondernemersbetrokkenheid lost veel op

2 I Inspiratieboek Minder Hinder


Een uitnodiging tot inspiratie

Wegenwerken behoren ontegensprekelijk tot ons straatbeeld. Ze zijn het zichtbaarste bewijs dat de overheid investeert in de openbare ruimte. Ook de gemeenten investeren mee in de opwaardering van het openbare domein. Het gaat niet alleen om de aanleg van vlot toegankelijke en veilige wegen, maar ook om de verwezenlijking van een aangenaam woon- en onder-nemingsklimaat. Jaarlijks besteden de gemeenten meer dan een half miljard euro aan infrastructuurwerken. Dat ze ook oog

hebben voor de hinder die al die werkzaamheden veroorzaken, lijdt geen twijfel. In dit inspiratieboek vindt u voorbeelden van steden en gemeenten die werken aan minder hinder. Maar de lijst is verre van compleet. Steeds meer gemeenten trach-ten hinder bij wegenwerken te vermijden. Tal van maatregelen vonden de voorbije jaren ingang. In 2001 legden de gemeenten samen met de nutsbedrijven al afspra-ken over de cordinatie van werken vast. De meeste gemeenten voeren een gericht communicatiebeleid naar verschillende doelgroepen. Voor de uitvoering worden in de bestekken faseringen en toegankelijkheidsbepalingen opgenomen. Deze en andere minder-hindermaatregelen stellen wij u in dit inspiratieboek voor.

Mark Suykens

Ondernemers worden op een andere manier getroffen door openbare werken dan buurtbewoners en toevallige passanten. Voor ondernemers kan hinder door werken de leefbaarheid van hun zaak ondermijnen.De belangrijkste problemen zijn bekend: slechte bereik-baarheid voor klanten en leveranciers, onduidelijke signalisatie naar toch nog bereikbare handelszaken en bedrijven, onzekerheid over de duur en de opvolging van soms lang

aanslepende werken, en een gebrek aan cordinatie tussen alle betrokkenen.Daarom is het van kapitaal belang altijd en tijdig rekening te houden met de weerslag van wegenwerken op alle betrokken bedrijven, van in de ontwerpfase tot na afloop van de werkzaamheden. Een dergelijke aanpak is absoluut noodzakelijk om voor ondernemers de weerslag van openbare werken te beperken en dus aanvaardbaar te maken.Dit handen inspiratieboek wil de bouwheer, de lokale overheid, maar ook de aannemers inspireren tot een ondernemersgericht denken in alle fasen van de werken.

Karel Van Eetvelt



Woord vooraf

Het inspiratieboek Minder Hinder kwam tot stand naar aanleiding van het project gentegreerde aanpak minder hinder bij openbare werken dat een onderdeel is van het actieplan onder-nemingsvriendelijke gemeente van de Vlaamse minister van Economie en de Vlaamse overheid.

In dit project werkt de VVSG samen met Unizo en VOKA aan enkele instrumenten die het minder- hinderbeleid van de gemeenten en steden mee vorm kunnen geven. In dit inspiratieboek vindt u een beschrijving van deze instrumenten. De minder-hinderchecklist is er n van. Daarnaast publiceren we ook getuigenissen van steden en gemeenten die ervaring opbouwden met minder hinder en die hun inzichten graag met u delen.

In dit project ondersteunden we ook gemeenten in hun communicatie over een specifiek infrastructuurproject met de inzet van een bereikbaarheidsadviseur. Het relaas van hun werkzaamheden, samen met enkele aanbevelingen, vindt u ook terug in dit boekje.

Ten slotte willen we ook ingaan op de minder-hinderopzet van het Vlaamse Gewest, met het Cordinatiepunt Wegenwerken en de ervaringen van de nutssector.

Dit inspiratieboek is het sluitstuk van dit project, en tegelijk de aanzet om de ervaringen en goede praktijkvoorbeelden blijvend uit te wisselen.

We hopen dat dit boekje u in uw gemeente nu al kan ondersteunen bij de voortzetting van uw minder-hinderintenties.

Veel leesplezier.

Pieter Van Sande, stafmedewerker VVSGStef Broodcoorens, Unizo-vormingStuurgroep Project Minder Hinder


8 I Inspiratieboek Minder Hinder Inspiratieboek Minder Hinder I 9

Met enkele grootschalige stadsvernieuwingsprojecten staat Aalst de komende jaren in de steigers. De werken zullen het beeld van deze centrumstad grondig veranderen. Het ideale moment dus voor een gesprek met schepen van Openbare Werken Ann Van de Steen over het minder-hinderbeleid van de stad. Tijdens de werken zal er onvermijdelijk veel overlast zijn. Toch proberen we de hinder voor de bewoners en ondernemers tot het strikte minimum te beperken.

Informeren bij meerjarenplanning

Een goed minder-hinderbeleid vertrekt steeds van informeren, vat de schepen aan. Al lang voordat een aannemer aan de slag gaat, zijn de ondernemers en bewoners al op de hoogte van de werken. Dat begint al bij de opmaak van de meerjarenplanning van de stad. Zodra een werk hierin wordt opgeno-men, informeren we alle inwoners. Op onze website vermelden we alle werken die zowel op lange als op korte termijn zijn gepland. Ook in onze infokrant besteden we er al aandacht aan. Zo weet een inwoner of ondernemer met-een of er de komende vijf jaar werken op stapel staan in zijn omgeving.

Vergadering met witte papieren

Voor elk groot werk houden we, nog voor we ook maar iets van het ontwerp op papier hebben gezet, een eerste inspraakvergadering, vervolgt Ann Van de Steen. We vertrekken daarbij meestal van de bestaande situatie van de straat. We noemen dit onze wittepapierenvergadering. Op deze vergadering krijgen de aanwezigen de kans om zich uit te spreken over wat hun bevalt, maar vooral ook over wat ze minder goed vinden aan hun straat of buurt. Heel vaak hebben de buurtbewoners een heel concreet idee van wat ze aan hun omgeving

willen veranderen. En dat willen we uiteraard au srieux nemen, want daar zitten goede ideen tussen.We zoeken wel nog naar het geschikte format om zon vergadering in goede banen te leiden. We willen immers vermijden dat wie het luidst roept, ook het best bediend wordt. Soms is het ook niet evident om tegengestelde belangen te verzoenen. Vanuit het per-spectief van handelaars is de vraag naar meer parkeerplaatsen bijvoorbeeld erg legitiem, maar dit kan wel indruisen tegen het algemeen belang met het accent op de kwaliteit van het ontwerp. Op zon moment wordt het een fragiele evenwichtsoefening de contrasterende visies te verzoenen. Gelukkig slagen we daar meestal in.

Aalst neemt wrevel weg door communicatie

Het ergste wat

je kunt doen, is

voor de start van de

werken, de hinder

minimaliseren, goed

wetend dat het voor

de mensen tijdens

de werken erg

lastig zal

worden.


te hinder. Voor een groot infrastructuur- of rioleringswerk zetten we een arsenaal aan minder-hindermaatregelen in. Voor een ingreep met een beperkte duur en hinder is dit uiteraard flink wat minder.

Interne stroomlijning

Ten slotte hechten we ook veel belang aan de interne stroomlijning. Een vlotte informatie-uitwisseling en afstemming tussen alle diensten die betrokken zijn bij openbare werken is doorslaggevend. Wegwerkzaamheden zijn niet alleen het terrein van de dienst openbare werken, ook onze diensten mobiliteit, communicatie, ruimtelijke ordening en zelfs onze stadspromotiedienst spelen een belangrijke rol. Omdat wegenwerken in veel gevallen tot omzet- en klantenverlies voor ondernemers leiden, zitten we ook samen met de diensten van onze schepen van Economie. Ondernemers zijn in elk geval een specifieke doelgroep van ons minder-hinderbeleid.Steeds meer pakken we ons minder- hinderbeleid dus gentegreerd aan. En dat is nodig. Over vijf jaar krijgt deze stad een modern gelaat. Ondertussen willen we voor onze inwoners en ondernemingen het leed zoveel mogelijk beperken, besluit Ann Van de Steen.

Gedragen plannen, aanvaarde hinder

In het proces van draagvlak zoeken voor de werken en de onvermijdelijke hinder die ermee gepaard gaat, is inspraak een belangrijke en noodzakelijke stap. Ook al willen we met de inspraakvergaderin-gen vooral de ontwerpplannen richting geven of bijsturen, toch spelen ze een essentile rol in de minder-hinderaanpakvan de stad. Niet alleen helpt de input die we uit de inspraakvergaderingen ha-len onze ontwerpers aan de tekentafel vooruit bij de opmaak van een gedra-gen en aantrekkelijk plan, bovendien komt het het aanvaardingsproces voor de hinder tijdens de werken ten goede. Een bewoner of ondernemer die betrokken is bij de opmaak van de plan-

nen, zal de hinder ook sneller aanvaar-den, aldus schepen Van de Steen.

Boemerang vermijden

Nadat de ontwerpplannen zijn vastge-steld en de opdracht is gegund aan de aannemer organiseren we steeds een informatievergadering. Hierop lichten we de plannen toe en geven we aan op welke wijze de werken worden uitge-voerd. Om de verstandhouding tijdens de werken te bevorderen is ook de aan-nemer op deze vergadering aanwezig.

We trachten steeds een open en eerlijke communicatie te voeren, gaan geen moeilijke themas uit de weg, benadrukt Ann Van de Steen. Als je

bij wijze van spreken alle dagen door de modder moet, dan geven we dat ook eerlijk toe. Het ergste wat je kunt doen is de hinder minimaliseren voor de start van de werken, goed wetend dat het voor de mensen tijdens de werken erg lastig zal worden. Dergelijke communicatie komt als een boemerang terug in je gezicht.

Minder-hindermaatregelen

Aalst besteedt ook tijdens de uit-voeringsfase volop aandacht aan het beperken van de hinder. We delen de meeste werken op in fases en nemen in de bestekken zoveel mogelijk toeganke-lijkheidsbepalingen op. Een paar weken voor de start van de werken krijgen de bewoners en handelaars in de werfzone een folder met alle informatie en con-tactgegevens van de uitvoerder. Er staat ook steeds een signalisatiebord op een goed zichtbare plek. Daarop zijn deze contactgegevens ook vermeld. Een cruciale rol spelen onze toezichters. Zij volgen de uitvoering van de werken op en zien erop toe dat de aannemer alle afspraken respecteert. Verder zijn ze het aanspreekpunt voor de bewoners en handelaars. Indien er problemen opduiken, zoeken zij samen met de aan-nemer naar een oplossing.

Budget voor minder hinder

De minder-hindermaatregelen wegen uiteraard op de uiteindelijke prijs van de werken. Net daarom trekken we er ook een budget voor uit. Als je wilt dat de aannemers zorg hebben voor minder hinder, dan moet je ze daar uiteraard ook voor vergoeden. Verlang je van een aannemer dat hij voor de woningen en handelspanden een mooi afgewerkt bruggetje plaatst, dan trek je daar ook de middelen voor uit. Minder-hinder-maatregelen kosten dus geld, maar dat hebben we er ook graag voor over.

Afweging maken

Er bestaan tegenwoordig uitvoerings-methodes die de hinder sterk kunnen beperken. Ik denk onder meer aan het gebruik van doorpersingen, waardoor het wegvak niet meer wordt openge-legd en alle doorgaand verkeer mogelijk blijft. Maar die technologie is erg duur en voor een werk op het schaalniveau van de meeste gemeenten is ze niet van toepassing. Ook niet voor Aalst, toch een centrumstad. Tot nu toe voerden we slechts een handvol doorpersingen uit. Voor alle minder-hindermaatregelen geldt trouwens dat je de extra kosten telkens moet afwegen tegen de verwach-

Tips voor minder hinder 1 Communiceer open en eerlijk.2 Laat inwoners en ondernemers meedenken.3 Een goede werftoezichter is het aanspreekpunt

voor bewoners en ondernemers.

4 Reserveer een budget voor de minder-hindermaatregelen.5 Deel de werken op in fases.



Vier jaar lang hebben de graafmachines Mol bezet. Maar nu met de regen het laatste grind weggespoeld is, heeft het stadscentrum opnieuw een moderne en frisse aanblik. Voor de start van de werken zat de schrik er bij de inwoners en de handelaars goed in, bekent schepen van Openbare Werken Hans Schoofs. In een periode van vier jaar hebben we het volledige centrumgebied onder handen genomen. Een erg risicovolle onderneming, want we hadden weinig of geen ervaring met werken van een dergelijke omvang.

Inspraak mogelijk maken

Het vooruitzicht van vier jaar kranen en bouwwerven is allesbehalve aantrekkelijk voor inwoners en handelaars. Wil je op hun goodwill en steun kunnen rekenen, dan neem je hen liefst zo snel mogelijk mee in bad, ondervond Schoofs. Een informatievergadering voor de start van de werken volstaat dan niet. Van bij het prille begin hebben we alle betrokkenen inspraak gegeven. De inwoners en de handelaars konden zich uitspreken over zowel het ontwerp van de plannen als de uitvoering ervan. Dit betekent niet dat ze mee aan de ontwerptafel zaten, maar hun suggesties hebben wel geleid tot vele kleine aanpassingen aan de plannen.

Deelfasen

Mol besliste de werken op te splitsen in korte deelfasen. Zo bleef de hinder per locatie beperkt in de tijd. De fasering van de werken verhoogde de kostprijs van de werken aanzienlijk. Maar dat woog niet op tegen de voor-delen. Als gemeentebestuur konden we ons niet veroorloven dat ook maar n handelszaak failliet ging ten gevolge van de werken, aldus Hans Schoofs. Som-mige grote ondernemingen wensten ook zelf hun steentje bij te dragen. Een warenhuis dat door de werken onbe-reikbaar dreigde te worden, financierde een deel van de minder-hindermaatre-gelen mee.

Bevoorrechte getuigen

De handelaars werden bovendien gesensibiliseerd om zelf mee te werken aan het minder-hinderbeleid. Voor elke deelfase werden bewoners en handelaars ingezet als tussenpersonen. Dat kon de voorzitter van een handels-vereniging zijn of een cafbaas die actief is in het buurtwerk. Een pluspunt, herinnert schepen Schoofs zich. Hierdoor kregen we een extra communicatiekanaal. Indien er iets fout liep, werden we via deze mensen snel op de hoogte gebracht. Omgekeerd konden we via deze bevoorrechte getuigen snel communiceren bij een wijziging in de plannen.

Mol: Inspraak werkt

We konden ons

niet veroorloven

dat ook maar n

handelszaak failliet

ging ten gevolge

van de werken.


De minder-hinderchecklist Inspiratielijst voor minder hinder

MINDER HINDERCHECKLIST

En handige brochure met honderd minder-hindermaatregelen die hun nut hebben bewezen in tientallen Vlaamse gemeenten. Dat is de minder-hinderchecklist van de VVSG, VOKA en Unizo. Hij biedt een overzicht van de meest courante maatregelen die de hinder voor de inwoners en ondernemers sterk kunnen beperken.

Praktische informatieWelke toegankelijkheidsmaatregelen tref je? Welke doelgroepen betrek je bij je minder-hinderbeleid? Hoe voorkom je hinder door een goede cordinatie en planning? Welke maatregelen neem je om de ondernemers te betrekken bij alle fasen van de werken? Hoe communiceer je met je inwoners en ondernemers? Bijzonder relevante vragen, waarop de minder-hinderchecklist een antwoord wil geven. Geen grote theorien, maar wel bruikbare, praktische informatie.

Voor wie?Met een verzameling van alle mogelijke minder-hindermaatregelen is de checklist een nuttig instrument voor al wie in de gemeente te maken heeft met wegenwerken. De schepen van Openbare Werken kan met de checklist snel een blik werpen op alle mogelijke minder-hindermaatregelen. De personeelsleden van de technische dienst en de communicatie- en mobiliteitsambtenaren kunnen de checklist gebruiken als geheugensteuntje bij de voorbereiding van de werken.

Een hulpmiddel voor minder hinderDe checklist is opgesteld aan de hand van vragen, waardoor veel gemeenten hem als hulpmiddel zullen gebruiken bij de verslaggeving over de minder-hinderaanpak van de wegenwerken. Zo dient de checklist niet alleen als intern document, maar ook als een bewijsstuk om aan de ondernemers en inwoners aan te geven welke maatregelen de gemeente neemt. In elk geval wil de checklist bijdragen tot een goede minder-hinderaanpak bij wegenwerken in de Vlaamse steden en gemeenten.

De minder-hinderchecklist werd eind 2007 in een brochure gegoten en aan alle Vlaamse steden en gemeenten bezorgd. U vindt de brochure ook op de website van de VVSG, www.vvsg.be.

De checklist is geen volledige en definitieve lijst. We werken hem graag bij met uw aanvullingen en suggesties. Zo kunnen we hem up-to-date houden.

Werken overlast

Wat opvalt aan de aanpak van Mol is de ludieke invulling van het minder-hinder-beleid. De werken in de Corbiestraat, de uitgaansbuurt van Mol, werden onder meer aangekondigd met cartoons op de achterkant van bierkaartjes. Werken wor-den al te vaak geassocieerd met overlast. Toch mag dat niet de kernboodschap zijn in de communicatie van de werken. Veeleer dan ons toe te spitsen op de overlast, trachtten we de nadruk te leg-gen op het resultaat van de werken. We investeerden enkele duizenden euros in de opmaak van een 3D-visualisatie. Zo konden de mensen zich een beeld vormen van hoe het stadscentrum er na afloop van de werken zou uitzien.

Feest in de straat

Wel benadrukt schepen Schoofs dat er ook af en toe problemen opdoken. Ons verkeerscirculatieplan liep aan het einde van de werken in het honderd. Onver-wachts besloot het Vlaamse Gewest om op een invalsweg van Mol ook met werken te beginnen. Hoe veel inspannin-gen we ook deden om de sfeer positief te houden, op zon moment verdrink je in het ongenoegen. Toch blikt Hans Schoofs tevreden terug. De verwachte onleefbaarheid van Mol bleef gelukkig uit. In 2003 openden we de werken met een groot startevenement Mol werkt. Drie jaar later sloten we ze af met een groot feest Mol viert om ieder-een te bedanken voor zijn geduld.

Tips voor minder hinder 1 Investeer in inspraak. Betrek de ondernemers erbij.2 Visualiseer de plannen.3 Focus op het resultaat van de werken.4 Zet tussenpersonen in.5 Organiseer een feestmoment na afloop.


In 2004-2005 werd de Antwerpsestraat in Mortsel volledig heraangelegd. Een heel complexe heraanleg, verduidelijkt burgemeester Ingrid Pira, want niet alleen is de Antwerpsestraat een heel belangrijke verkeersader, het is ook een van de twee belangrijkste winkelassen van onze stad. De heraanleg was zonder meer nodig om een vlottere doorstroming van het openbaar vervoer te verzekeren. Ook fietspaden en stoepen werden onder handen genomen. De Antwerpsestraat moest opnieuw een heel aantrekkelijke en gezellige winkelstraat worden.

Ongeruste handelaars, morrende inwoners, verschillende betrokkenen zoals De Lijn, het Vlaamse Gewest, de nutsmaatschappijen Het was vanaf het begin duidelijk dat wij een actieve rol zouden moeten opnemen gedu-rende het hele proces. Onze grootste zorg was de hinder voor de inwoners en zeker voor de ondernemers zo veel mogelijk te beperken. Daarom hebben wij de cordinatie van het minder- hinderbeleid naar ons toe getrokken.Centraal in onze aanpak stonden com-municatie en promotie, legt Pira uit. De handelaars kregen permanent en via diverse kanalen betrouwbare informatie

over de stand van zaken en over de ver-dere planning. Ook de klanten kregen de nodige informatie over de mogelijk-heden om zo vlot en aangenaam mo-gelijk naar de winkels in de werfzone te kunnen komen. Voor promotie beslisten we om eigen initiatieven van de hande-laarsverenigingen en van de adviesraad Lokale Economie te ondersteunen. Soms financieel, soms administratief en met inzet van personeel.

Werkgroep Hinder

De minder-hinderacties werden uitgewerkt in een werkgroep Hinder

Mortsel: promotie en ondersteuning van lokale economie tijdens wegenwerken

De stad Mortsel trok de cordinatie van

het minder-hinderbeleid naar zich toe.

waartoe de stad het initiatief nam. De werkgroep kwam ongeveer tien maanden voor de start van de werken voor het eerst bijeen. In de werkgroep zetelden afgevaardigden van het stadsbestuur, vertegenwoordigers van handelaars, Unizo, de politie, de werfcommunicator en iemand van De Lijn. De aannemer gaf telkens een

stand van zaken over de werken en een planning voor de volgende periode.Elly Van den Broek, Unizo-adviseur: We werkten samen met de verschillende partners maatregelen uit om de bereik-baarheid van de handelszaken optimaal te houden. Zo werd er met de aan-nemer gezocht naar een opslagplaats waar het materiaal tijdens het weekend


parkeerterreinen in het commercile centrum vier keer in De Zondag.Eenvoudige parkeersignalisatie leidde de bezoeker al van op alle invalswegen naar de verschillende parkeerterreinen. Tot slot verspreidde de stad een parkeerbrochure bij de inwoners met daarin alle nuttige informatie over parkeeraanbod, -tarieven, -controles, -abonnementen en dergelijke.

Promotiecampagnet Stad begint in Mortsel is een lang- lopende professionele promotie- campagne voor Mortsel als regionaal winkelcentrum. De campagne had een duidelijke huisstijl die in alle communicatie en tijdens alle promotieactiviteiten werd gebruikt.

Aandacht voor de fietserDe stad Mortsel en de Fietsersbond maakten samen een fietsfolder met een overzicht van alle veilige fietspaden en -routes van en naar Mortsel. Van deze folder werden via winkels, de Fietsersbond zelf, verschillende stadsdiensten en Infopunt 10.000 exemplaren verspreid.

Promotie openbaar vervoerMet een speciale promotieactie werden klanten aangemoedigd het openbaar vervoer te nemen. In ruil voor een

volle spaarkaart (tien stempels van tien verschillende handelaars op de Antwerpsestraat) kreeg de trouwe klant een gratis tienrittenkaart van De Lijn.

Promotie in huis-aan-huisbladDe partners van het project heraanleg Antwerpsestraat (De Lijn, de stad Mortsel en het Vlaamse Gewest) financierden mee de promotiekosten voor het getroffen handelscentrum in het Mortselse huis-aan-huisblad.

Nieuwjaarskaarten met gebakje

Halfweg de werken bedankten de verschillende partners van het project alle handelaars van de werfzone met een nieuwjaarskaart en een gebakje voor hun medewerking en geduld tijdens de werken. Tegelijkertijd kregen de handelaars informatie over de winterstop die tijdens deze eindejaarsperiode op de werf gerespecteerd wordt.

Van voorbereiding tot toetje heeft Mortsel een puik voorbeeld gegeven van hoe hinder en ergernis bij openbare werken bestreden kunnen worden.

opgeborgen werd. Ook onduidelijke signalisatie werd via de werkgroep gemeld en aangepast. Kapper Alois Ceulemans: Als handels-zaken werkten we in overleg met de stad ook gezamenlijke acties uit om onze klanten aan te zetten toch naar hun vertrouwde winkel te blijven komen.

In 2006 kreeg de stad Mortsel de Unizo-erkenning Genomineerde voor de Laureaat Ondernemende Gemeente. Mortsel heeft laten zien dat een stad of gemeente een belangrijke en gewaardeerde rol kan spelen voor, tijdens en na de werken, waarvoor zij op het eerste zicht niet verantwoordelijk is, verduidelijkt Jerry Crombez, Unizo-adviseur Lokale Economie, de nominatie.

De minder-hinderacties

Tentoonstelling Enkele weken voor de start van de werkzaamheden werd in het stadhuis van Mortsel een tentoonstelling geor-

ganiseerd over de definitieve plannen. Er was onder meer een film te zien met een simulatie van het uiteindelijke resul-taat. Alle inwoners van Mortsel, Edegem, Hove, Boechout en Berchem werden hierop uitgenodigd.

InformatieavondenVlak voor het begin van de omleidingen werden twee informatieavonden georganiseerd voor de Mortselse ondernemers en de marktkramers. De leidende ambtenaar, de werf-communicator en de aannemer gaven informatie over de geplande werken, de fasering, de verkeerssituatie, de milderende maatregelen en de werfcommunicatie.

WebsiteDe website bevatte actuele informatie over de stand van zaken op de werf, over de handelaars, over de aanspreekpunten van en voor ondernemers, over de bereikbaarheid (verkeerssituatie, omleidingen), over parkeerplaats enzovoort.

WerfcommunicatorDe grote impact van de werken, het grote aantal betrokkenen op de werf, de economische belangen van de ondernemers vereisten een werfcom-municator. Het was zijn specifieke taak omwonenden, klanten en handelaars permanent te informeren, overleg tussen de verschillende partijen te or-ganiseren en gemakkelijk te voorkomen hinder uit te sluiten. De uitvalsbasis van de werfcommuni-cator was een informatiekantoor in de werfzone. Daar konden bewoners en ondernemers op verschillende dagen terecht voor informatie, om problemen te melden, plannen en schetsen in te kijken enzovoorts.De werfcommunicator was ook vaak aanwezig op de werfzone zelf en was daardoor gemakkelijk aanspreekbaar en van elke nieuwe ontwikkeling op de hoogte. Eventuele problemen werden dan ook snel opgelost.

Nieuws- en bewonersbrievenAlle inwoners en ondernemers kregen regelmatig een nieuwsbrief in de bus. Hij bevatte algemene informatie over de voortgang van de werken en de verdere planning van de werkzaamheden. Dan waren er ook nog bewonersbrieven met heel concrete, meer plaatselijke informatie over komende werkzaam-

heden op korte termijn en de eventuele hinder die daarmee verbonden was. Ook de omleidingen werden erin aangekondigd.

AanspreekpuntenAlois Ceulemans van de handelaars-vereniging Luythagen beschrijft zijn ervaringen: De twee Mortselse handelaarsverenigingen duidden een handelaar aan als aanspreekpunt voor de ondernemers. Hij had als taak de communicatie tussen de opdrachtgevers van de werken en de handelaars te verzorgen, vragen en opmerkingen van de ondernemers te verzamelen, deel te nemen aan de vergaderingen van de werkgroep Hinder... En op verzoek namen wij ook deel aan werfvergaderingen.

Promotie parkeeraanbod Mortsel beschikt over veel parkeer-mogelijkheden in de omgeving van het winkelcentrum. Toch kenden de klanten die niet of onvoldoende. Daarom werden kort voor de werken 25.000 parkeerplannen op prentkaartformaat verspreid via handelaars, marktkramers en stedelijke diensten. De handelaars kregen er nog een affiche over de parkeerplannetjes bovenop.Daarnaast publiceerde de stad Mort-sel het overzicht van alle openbare

De handelszaken werkten ook

zelf promotieacties uit.


Essentile elementen uit de code 1 Afstemmen van nuts- en infrastructuurwerken 2 Een vlotte en snelle uitvoering van de werken3 Zo min mogelijk hinder voor inwoners en ondernemers 4 Communicatie naar de inwoners en de ondernemers 5 Een sperperiode van twee jaar

niet door naar de mensen die hem moeten toepassen. Andere gemeenten hanteren de code alleen als een leidraad, in plaats van als een strikt regelgevend kader. In uitzonderlijke gevallen legden gemeenten eigen reglementen vast, ook al ondertekenden ze in 2001 de code.

Om dit te verhelpen en de code beter bekend te maken bij zowel de gemeenten als de nutsbedrijven stelde de VVSG eind 2007 een brochure op in samenwerking met de Vlaamse Raad van Nutsbedrijven. Daarin worden de belangrijkste bepalingen van de code toegelicht. Alle gemeenten en nutsbedrijven kregen deze brochure.

In een latere fase kan er onderzocht worden of het zinvol is afspraken uit de code vast te leggen in een decretaal kader. Zonder te raken aan de gemeentelijke autonomie om de nutsbedrijven strengere regels op te leggen, zouden een aantal minimumafspraken uit de code gelicht kunnen worden die de partijen sterker binden. Om dit te realiseren moet er in elk geval een brede consultatieronde plaatsvinden met alle betrokkenen, zowel de nutsbedrijven als de gemeenten.

U vindt de huidige code en de laagdrempelige brochure over de code terug op de website van de VVSG.

Code zorgt voor minder hinder

Een tweehonderdtal Vlaamse gemeenten onder-tekenden in 2001 samen met de nutsbedrijven de Code voor Infrastructuur- en Nutswerken langs Gemeentewegen. Hierin werden afspraken vastgelegd die leiden tot een betere cordinatie en afstemming van de infrastructuur- en nutswerken. Veel meer dan een bindende overeen-komst is de code een gentlemens agreement tussen beide partijen met ambitieuze afspraken. De voornaamste betrachting van de code is de hinder voor de inwoners en ondernemingen zo beperkt mogelijk te houden. Daartoe legt hij onder meer afspraken vast over de afstemming en cordinatie van de werken, de uitvoeringsmaatregelen en het respecteren van een sperperiode van twee jaar.

Informatie uitwisselenIn de eerste plaats is er het principe van de informa-tie-uitwisseling waarbij zowel de nutsbedrijven als de gemeenten zich engageren om zo snel mogelijk informatie te verstrekken over de geplande werken. De bedoeling is dat de werken zo veel mogelijk op elkaar worden afgestemd.

Werkzaamheden op elkaar afstemmenHet tweede essentile beginsel is dat van de cor-dinatie. Op drie cordinatievergaderingen gaan de

verschillende partijen samen na op welke wijze de werken van de nutsbedrijven zo goed mogelijk kun-nen aansluiten bij de andere geplande werken en hoe ze zo min mogelijk aanpassingen aan de bestaande leidingen kunnen uitvoeren. In het ideale scenario werken de nutsbedrijven en de gemeenten met een gemeenschappelijke sleuf.

Sperperiode Een van de belangrijkste verdiensten van de code is het vastleggen van een sperperiode. Bewoners en ondernemers krijgen hierdoor de garantie dat er gedurende twee jaar na de oplevering niet opnieuw wordt gewerkt in hun straat. Hiermee wil men voor-komen dat het gerenoveerde rijvak om de haverklap wordt opengegooid. In wezen wijkt men van deze sperperiode alleen af in dringende gevallen en bij kleine herstellingswerken en aansluitingen.

Minder-hindermaatregelen De code legt ook een rist minder-hindermaatregelen op. Zo moeten woningen en ondernemingen steeds bereikbaar zijn. Inritten of doorgangen naar garages worden maximaal 48 uur onderbroken. Voor het be-gin van het weekend of een vakantieperiode worden alle sleuven aangevuld en mag de weg voor niet meer dan 50 meter opgebroken liggen. We vinden ook afspraken terug over het opbraakmateriaal. Maar de

code bevat nog een hele reeks andere uitvoerings-maatregelen. Naast de gebruikelijke maatregelen zijn dat ook afspraken over de communicatie. De nutsbedrijven houden de gemeente niet alleen op de hoogte van de geplande nutswerken, ook de hulpdiensten moeten genformeerd worden. De be-woners en ondernemers worden door het nutsbedrijf minstens 48 uur voor de start van de werken ingelicht.

Eenvormige afspraken Voor het eerst werden eenvormige afspraken vastge-legd tussen de nutsbedrijven en de Vlaamse steden en gemeenten. Het voordeel daarvan was zo overdui-delijk dat de code zelfs als inspiratiebron diende voor de opmaak van een Protocol voor de nutswerken op de gewestwegen. De gemeenten en nutsbedrijven on-dertekenden in feite alleen een intentieverklaring, toch ligt de grote meerwaarde van de code in het feit dat hij een regulerend kader voor alle infrastructuur- en nutswerken op de gemeentewegen vastlegt. Zo weten zowel de nutsbedrijven als de gemeenten voortaan met welke afspraken ze rekening moeten houden.

Code in de praktijkOok al onderschreven twee derde van de gemeenten de code, hij is niet overal even sterk ingeburgerd. In sommige gemeenten werd hij in 2001 door het bestuur ondertekend, maar sijpelde de informatie


Minder hinder is een attitude, verklaart Igor Lavaert, project-verantwoordelijke minder hinder van de Stad Antwerpen. In elk stadium van de werken passen we specifieke minder-hindermaatregelen toe. Dit is uiteraard zo in de fase vr de werken en tijdens de uitvoering, maar ook na de werken schenken we aandacht aan minder hinder.

Goed plannen en voorbereiden

Vr de werken nemen we in de bestekken concrete minder-hinder-maatregelen op. We kiezen voor uitvoeringsmaatregelen en technische methodes die de hinder kunnen beperken. Verder gaan we in deze fase na hoe we ieder werk het best kunnen afstemmen op andere werken. Bij deze planning houden we rekening met de evenementen die in de stad worden georganiseerd. Ook zoeken we uit hoe we de omleggingen het best kunnen or-ganiseren en we trachten het signalisa-tieplan zo goed mogelijk uit te werken. We zien er vanuit de stad ook op toe dat alle afspraken over de minder- hindermaatregelen en de vooropgestel-de timing strikt worden gerespecteerd.

Informeren, communiceren, evalueren

Een constante tijdens elke fase is een goede communicatie. We proberen de mensen niet alleen te informeren over de werken, maar trachten ze er ook bij te betrekken. Voor specifieke doelgroepen zoals ondernemers organiseren we zelfs afzonderlijke communicatie. Communi-ceren over wegenwerken is een perma-nente opdracht. Bij elke wijziging in de plannen informeren we de bewoners. We hebben ook een meldpunt waar iedereen met klachten terecht kan. Maar de communicatie eindigt niet wanneer de werken klaar zijn. Voor de evaluatie van grotere werken vragen we de me-ning van de inwoners en ondernemers. Op die manier trachten we ons minder-hinderbeleid steeds te optimaliseren.

Sperperiode van vijf jaar

Na de werken respecteert Antwerpen een sperperiode van vijf jaar waar- binnen een straat niet opnieuw mag worden opgebroken. We willen hiermee vermijden dat een renovatie meteen teniet wordt gedaan door een nieuw werk, waardoor de bewoners wr door de modder moeten.

Knelpunten inventariseren

We doen al veel voor minder hinder, aldus Igor Lavaert. Toch zijn er nog allerlei knelpunten. Daarom gieten we op dit moment ons minder-hinderbeleid in een strategisch plan. Verschillende werkgroepen hebben de knelpunten al genventariseerd. Onze communicatie

Antwerpen werkt strategisch plan minder hinder uit

Minder hinder omvat een reeks van maatregelen die gespreid zijn over de verschil-lende fasen van openbare werken en tot doel hebben de lasten die aan deze hinder zijn verbonden tot een minimum te beperken.


Project communicatie wegenwerken

Een belangrijk project van onze minder-hinderstrategie is dat van de com-municatie. We willen voortaan op een eenduidige manier over wegenwerken communiceren. Zo willen we modelbrie-ven opstellen, die door alle aannemers gebruikt moeten worden. Daarnaast wil-len we op de website van de stad een overzicht geven van alle werken op het openbaar domein in Antwerpen.

De komende maanden gaan we met alle betrokken stadsdiensten de verschillende projecten op gang trekken. Voor elk project is er een verantwoordelijke aangeduid. Als projectverantwoordelijke minder hinder tracht ik dit proces te faciliteren en kruisverbanden mogelijk te maken, besluit Igor Lavaert.

In elk geval moeten we ons minder-hinderbeleid voortdurend bijsturen. Dat veronderstelt dat we met alle betrokkenen, zowel intern als extern, blijven overleggen. Net daarom hebben we zoveel aandacht voor de interne stroomlijning van de stedelijke diensten. Het minder-hinderbeleid van de stad Antwerpen is dus een continu verbeterproces.

is bijvoorbeeld nog te veel gericht op de hinder en niet op het resultaat van de werkzaamheden. De aannemers hanteren ook geen eenvormige com-municatie. Daarnaast is er onvoldoende elektronische informatie. Tot slot bleek dat we te weinig aandacht besteden aan gerichte communicatie naar de grote ondernemingen.

Andere werkgroepen bogen zich over de planning van de werken en de kwaliteit van de uitvoering. Ook al gebeuren er grote inspanningen voor de cordinatie met de werken van andere bouwheren zoals het gewest en de nutsbedrijven, het kan beter. Ook de sperperiode van vijf jaar werd vaak niet gerespecteerd door de

netbeheerders omdat er nog steeds werken kunnen plaatsvinden omwille van hoogdringendheid.

De aannemers leven de minder-hin-dermaatregelen ook niet steeds na. In principe kunnen we op zon moment de werken ambtshalve stilleggen, maar in de praktijk doen we dat nauwelijks, beseft Igor Lavaert. Tussen de diensten die zich bezighouden met de opmaak van de ontwerpen van de eigen werken en uitvoering ervan kunnen we de informa-tie trouwens ook nog beter stroomlijnen.

Uit de inventarisatie van de knelpunten distilleerde de stad Antwerpen enkele projecten die vanaf 2008 worden gerealiseerd.

Actualisering code

In de eerste plaats zetten we een project op dat de bestaande code voor infrastructuur- en nutswerken moet actualiseren. De voorbije jaren brachten we aan de code al een aantal wijzigingen aan op maat van onze stad. Volgend jaar willen we samen met de Raad voor Nutsbedrijven van Antwerpen kijken hoe we nog bijkomende afspraken kun-nen maken.

Minder-hinderclausules in de bestekken

Het moederbestek van de stad Antwer-pen fungeert als basis bij de opmaak van

bestekken. Dit document bevat nu nog te weinig minder-hinderclausules. Boven-dien staan ze verspreid, waardoor het overzicht verloren gaat. Bij de aanpassing van het moederbestek zullen de minder-hinderclausules die de VVSG eind 2007 opstelde als leidraad dienen.

Procesmatig werken

We hebben in de stad ook een procedurehandboek voor het openbaar domein. Hierin wordt het proces van de openbare werken beschreven, vanaf de plannen tot de uiteindelijke uitvoering. De bedoeling is dit handboek nog aan te vullen met een draaiboek minder hinder. Op die manier willen we de minder-hindermaatregelen structureel opnemen in de planning van alle werken.

Interventieploeg minder hinder

Een ander project omvat de opzet van een interventieploeg minder hinder. Die zou dan uitrukken wanneer er pro-blemen van hinder en overlast op het openbaar domein worden gesignaleerd. De kosten van de interventieploeg zullen worden aangerekend aan diegene die de hinder veroorzaakte.

Tips voor minder hinder 1 Minder hinder is een attitude in elke fase van de werken.2 Gekende problemen en knelpunten dienen als basis bij de opmaak van

een strategisch plan.

3 Overleg met interne en externe actoren is noodzakelijk om draagvlak te creren.4 Maak een meldpunt voor klachten en opmerkingen over wegenwerken

en het openbaar domein.

5 Minder hinder is een continu verbeteringsproces.



Hoe ondernemers het best bij de werkzaamheden betrokken worden, is afhankelijk van de aard van de werf, de impact op het economische leven, het aantal ondernemers in de werfzone, de aanwezigheid van ondernemersverenigingen enzovoort.

Ondernemers meenemen doorheen het hele minder-hinderbeleid OntwerpfaseVaak worden ondernemers niet echt bij het ontwerpen van de vooropgestelde werken betrokken. Ze worden pas aan het einde van de ontwerpfase genformeerd. Het is nochtans meer dan lonend om ondernemers al direct naar hun mening te vragen. Zij kunnen dan bijvoorbeeld informatie geven over het leveren van goederen of de vereiste toegankelijkheid voor hun bedrijf. De bijdrage van ondernemers kan veel discussie en tegenkanting vermijden wanneer de werken eenmaal in uitvoering zijn.

BestekfaseOok in deze fase is het belangrijk de stem van onder-nemers te horen. Vooral de verschillende minder-hindermaatregelen en de fasering worden het best met hen besproken. Dat ondernemers zien dat hun gemeente effectief werk maakt van de verschillende maatregelen in het bestek, leidt tot een groter draag-vlak voor de werken.

UitvoeringsfaseIn deze fase ligt de nadruk op de ononderbroken communicatie met de zelfstandige ondernemers. Zeker wanneer er dingen mislopen of de uitvoering vertraagt, is het beter dit zo snel mogelijk te melden. Ondernemers weten heel goed dat werken niet altijd vlekkeloos verlopen. Tijdige en correcte informatie helpt hen om snel de gepaste maatregelen te treffen: een leverancier verwittigen over mogelijke problemen bij levering, de klanten inlichten enzovoort. Uit ervaring is al ruimschoots gebleken dat durven communiceren over problemen ondernemers in de overtuiging sterkt dat de gemeenten ook hun belangen waarnemen. Hoe groter de betrokkenheid van ondernemers bij de werken, hoe vlotter de gemeente hen kan aanspreken om mee te werken bij het uitwerken van een bestemmingssignalisatie, het organiseren van feestelijkheden bij het einde van de werken, het opzetten van commercile acties om de omzetdaling te beperken

Werkgroep? Het helpt om ondernemersbetrokkenheid te realiseren via een werkgroep. Zo heeft de gemeente een vast aanspreekpunt dat haar kan helpen een minder-hinderaanpak te realiseren. Bij werken waarvan nogal wat ondernemers hinder ondervinden, is de installatie van een

werkgroep zeker aan te raden. Deze groep wordt bij voorkeur samengesteld met ondernemers of een representatieve vertegenwoordiging van ondernemers, met een vertegenwoordiger van de opdrachtgever, de aannemer, sleutelfiguren namens het gemeentebestuur en een vertegenwoordiger van de politiezone. Sommige gemeenten nemen ook een vertegenwoordiger van de bewonersgroepen op.

Deze werkgroep heeft een belangrijke inter-mediaire functie tussen opdrachtgever, aannemer, gemeentebestuur en de ruimere groep van onder-nemers en mogelijke andere gehinderde partijen.

Een van de bijzondere opdrachten van de werkgroep is de strategische momenten te bepalen waarop de brede groep ondernemers wordt aangesproken. Dit kan op de inspraak- en informatievergaderingen die voorontwerp, ontwerp of fasering bespreken.

Sommige gemeenten laten een afgevaardigde van de ondernemers bepaalde werfvergaderingen bijwonen. Voordeel daarvan is dat deze vertegenwoordiger rechtstreeks de bezorgdheden van de ondernemers kan inbrengen en dat hij kan terugkoppelen naar de ondernemers. Maar ook dat hij van op de eerste rij verneemt welke technische moeilijkheden er bestaan, en waarom bepaalde voorstellen niet realiseerbaar zijn. Deze intermediaire rol kan ook door een bereikbaarheidsadviseur opgenomen worden.

Ondernemersbetrokkenheid lost veel opEen goede basisOpenbare werken en zelfstandige ondernemers, het is niet altijd een geslaagde combinatie. Openbare werken veroorzaken bij ondernemers vrijwel altijd een omzetdaling, zelfs als hun zaak buiten de eigen-lijke werfzone ligt. Ondernemers zijn dus nog minder in hun nopjes met openbare werken in hun gemeente dan inwoners. Zij zijn er immers op een andere manier bij betrokken. Inwoners hebben last van de modder of het stof en vinden het vervelend dat ze tijdelijk niet in hun garage kunnen. Voor ondernemers staat er veel meer op het spel. Een bedrijf dat bijna onbereik-baar is voor klanten, leveranciers en medewerkers, dreigt stil te vallen, met inkomstenverlies tot gevolg. En dat terwijl alle kosten blijven. Een faillissement als rechtstreeks gevolg van openbare werken is geen uitzondering.

Openbare werken zijn noodzakelijk. Ook onderne-mers beseffen dat. Maar zij verwachten dat ze efficint worden uitgevoerd en dat ze met zo weinig mogelijk hinder voor hun bedrijf verlopen. Fasering van de werken, gerichte communicatie, overzichtelijke signa-lisatie en andere minder-hindermaatregelen kunnen daarbij het verschil maken.

Ervaring leert dat het draagvlak voor de geplande werken sterker wordt als ondernemers of hun verte-genwoordigers al van in de planningsfase van open-

bare werken op de hoogte zijn en suggesties kunnen geven. Zij willen immers de gevolgen voor het bedrijf ook de financile kunnen beoordelen. Cruciaal is een goede communicatieaanpak met doorgedreven inspraak en participatie van ondernemers.

Ondernemersbetrokkenheid is essentieel!Ondernemersbetrokkenheid betekent een construc-tieve dialoog met een luisterend oor voor de opmer-kingen van de ondernemers en met uitleg waarom bepaalde zaken wel of niet kunnen. Dit vereist ook een

andere inspraak en andere informatiemomenten dan die voor inwoners. Gemeenten die werk maken van betrokkenheid, benadrukken de positieve effecten van de werken. Betrokkenheid leidt tot engagement en draagt bij tot hogere kwaliteit. Een positieve aanpak creert een dynamiek die verder gaat dan de werken zelf en die ook bijdraagt tot het imago van de gemeente. Ondernemers actief laten participeren aan het minder-hinderbeleid loont. Het buigt het protesteren vanaf de zijlijn om naar een volwaardig engagement bij het lokale leven.


de gevolgen van hinder in te perken. De bereikbaarheidsadviseur helpt de betrokken gemeente en de bouwheren te communiceren met de ondernemers. Dit kan op basis van een communicatie-plan dat systematiek in de communicatie brengt. Zijn advies varieert van acties voor de algemene communicatie met ondernemers tot crisiscommunicatie. De bereikbaarheidsadviseur kan zelf instaan voor de communicatie, maar uiteraard kan de communicatiemede-werker van de gemeente of stad die ook verzorgen.

De bereikbaarheidsadviseur zal voort-durend oplossingen moeten zoeken voor kleine en grote problemen. Het belangrijkste is dat de ondernemer deze problemen op een eenvoudige manier kan melden bij de bereikbaar-

heidsadviseur, zodat de aannemer of bouwheer ze snel kan oplossen.Het is nu wel duidelijk dat de be-reikbaarheidsadviseur heel vaak een be-middelende taak heeft. Als de proble-men niet zo eenvoudig op te lossen zijn, is zijn taak des te belangrijker. Wat is het probleem, wat zijn mogelijke oplossin-gen, wat bemoeilijkt de oplossing? Het is een voortdurend zoeken naar even-wicht tussen individuele problemen bij de ondernemer en de voortgang van de werken.

De bereikbaarheidsadviseur kan trou-wens niet wachten tot de problemen op hem afkomen. Het is zijn taak om mogelijke problemen te voorzien en preventief actie te ondernemen. En voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van een bewegwijzeringssysteem waar-


De bereikbaarheidsadviseur consulteert

in de ontwerpfase de betrokken onder-

nemers. Hij vraagt hen niet alleen naar hun

bekommernissen, maar informeert ook

naar constructieve voorstellen.

Kiezen voor een bereikbaarheidsadviseur?Een mix van rollen

De bereikbaarheidsadviseur is zowat de verpersoonlijking van het minder-hin-derbeleid. Hij bekijkt de geplande wer-ken door de bril van de ondernemers en vormt de schakel tussen de onderne-mers en alle actoren van een werk.

Wat de bereikbaarheidsadviseur precies doet, is afhankelijk van de aard en de omvang van de werf. Dit wordt op voorhand afgesproken met de verschil-lende partners van de werken.

Volgens Unizo-medewerker Stef Brood-coorens vervult de bereikbaarheidsadviseur een viertal rollen: Om te begin-nen is de bereikbaarheidsadviseur een communicator. Hij neemt een centrale positie in tussen de verschillende par-tijen: de opdrachtgever, de bewoners, de zelfstandige ondernemers, de over-heid. Hij moet dan ook voortdurend communiceren met alle partijen om tot zo adequaat mogelijke oplossingen te komen. Hij adviseert de werfpartners ook over de manier waarop je kunt communiceren met de ondernemers.Daarnaast moet een bereikbaarheidsadviseur ook een goede conflicthan-

teerder zijn. Ondernemers kunnen heel scherp reageren als ze zich genegeerd of niet begrepen voelen, verduidelijkt Stef Broodcoorens. Conflicten zijn echte energievreters en kunnen onwerk-bare verhoudingen creren. Duidelijke informatie en afspraken zijn daarom essentieel.Daarenboven is de bereikbaarheidsadviseur een inspirator. Elke werf is anders. Vaak kunnen er creatieve oplos-singen gevonden worden om de hinder zoveel mogelijk te beperken of om het leed wat te verzachten (bv. promotio-nele acties). Tot slot kun je de bereikbaarheidsadviseur zien als de bewaker van het minder-hinderbeleid. Hij of zij waakt erover dat bij elke nieuwe fase van de werken opnieuw aandacht wordt be-steed aan het beperken van de hinder voor ondernemers. De best mogelijke bereikbaarheid van alle aanpalende of getroffen ondernemingen is daarbij de focus.

Een diversiteit in taken

Unizo-bereikbaarheidsadviseur Axel Ronse spreekt uit ervaring: Wil je je rol

ten volle kunnen spelen, dan leg je het best van bij het begin allerlei nuttige contacten. Dit zijn de contacten met de ondernemers zelf, zowel individueel als via ondernemersverenigingen, met de bouwheer, de nutsmaatschappijen, het gemeentebestuur, de betrokken medewerkers van de gemeente, zeker met de communicatiemedewerker, de aannemer

De belangrijkste taak is het voorkomen van hinder. De bereikbaarheidsadviseur consulteert hiervoor in de vooront-werpen ontwerpfase de betrokken ondernemers en de plaatselijke onder-nemersverenigingen. Hij vraagt hen niet alleen naar hun bekommernissen, maar informeert ook naar constructieve voor-stellen. Op basis van deze consultatie adviseert de bereikbaarheidsadviseur bij de verdere opmaak van het ontwerp en het bestek. Belangrijk hierbij is de on-dernemers voortdurend op de hoogte te houden van de evoluties.

Zorgen voor goede communicatie over de werken is een even belangrijke taak. De juiste informatie verstrekken en continu communiceren over de voort-gang van de werken is essentieel om


Een bereikbaar-

heidsadviseur

neemt een centrale

plaats in tussen

de verschillende

partijen.

Ondernemend Bentille pakt de werken aan Wat Bentille zo bijzonder maakt, is dat het deels in de gemeente Sint-Laureins en deels in de gemeente Kaprijke ligt, op het kruispunt van de gewestwegen N456 en N434. Er wonen zowat negenhonderd mensen, van wie een negentigtal onder-nemers. Het is bij uitstek een buurtver-zorgend winkelcentrum, maar ook de mensen uit de naburige gemeenten komen er graag winkelen, schetst Marc Termote, Unizo-secretaris van Kaprijke-Sint-Laureins. Naar aanleiding van riole-ringswerken beslisten beide gemeenten

het wegdek en het openbaar domein volledig te vernieuwen. Het grootste deel van de dorpskern werd aangepakt. Het was voor beide gemeenten duidelijk dat Bentille voor de ingrijpendste wer-ken in zijn geschiedenis stond.

Wim Geirnaerdt, directeur Unizo Regio Gent-Meetjesland: Op de eerste infor-matievergadering was er al meteen grote ongerustheid bij de ondernemers. De handelaars vreesden dat het doorgaan-de verkeer voor lange tijd onmogelijk

zou zijn en dat de klanten hierdoor moei-lijk tot bij de winkels zouden geraken.

Samen met de ondernemers door de werkenVolgens Wim Geirnaerdt beslisten beide gemeenten al van bij het begin de ondernemers goed te informeren en bij de werken te betrekken. Van bij de ontwerpfase werd samen met de aan-nemer een informatievergadering voor de handelaars ingericht. Hierop werd de timing en fasering van de werken

besproken en de mogelijke impact voor de ondernemers geschetst.Tijdens deze informatievergadering stelde men voor om een werkgroep op te richten. Bereikbaarheidsadviseur Stef Broodcoorens die de werken in Bentille opvolgde: Elke ondernemer kon deel uitmaken van deze werkgroep, maar uiteindelijk engageerden zich alleen enkele sleutelfiguren. Ook ondernemers van buiten de eigenlijke werfzone die de gevolgen van de werken wel zouden voelen, werkten mee in de werkgroep.


door klanten en leveranciers gemakkelijk de weg naar alle gehinderde onderne-mingen vinden. Hij kan de ondernemers ook informeren over de verschillende compensatiemaatregelen (vergoeding, uitverkoop, lening). Of hij kan samen met de handelaars en de ondernemers-verenigingen ideen voor acties uitwer-ken om omzetverlies te vermijden.

Profiel van de bereikbaarheidsadviseurDe mix van rollen en taken vereist ook uiteenlopende vaardigheden en competenties. Zo moet de bereikbaarheidsmanager stevig in zijn schoenen staan: hij moet in staat zijn ideen en meningen in begrijpelijke taal en op een gestructureerde manier aan anderen duidelijk te maken, hij moet over de nodige diplomatie

beschikken, informatiesessies kunnen geven en met groepen kunnen werken. Echt kunnen luisteren en zich kunnen inleven in wat de ander zorgen baart, is een tweede vereiste competentie: durven doorvragen, ingaan op reacties, openstaan voor de boodschap van de anderDikwijls betekent het ook iemand anders kunnen overtuigen, enthousiast maken voor een bepaalde mening of actie, zorgen dat een overeenkomst ook effectief wordt afgesloten. Een groot deel van de communicatie gebeurt schriftelijk. Helder kunnen schrijven, verslagen kunnen maken, een perstekst opstellen, duidelijke notas kunnen schrijven, het wordt allemaal van hem verlangd.

De bereikbaarheidsadviseur legt gemakkelijk relaties en onderhoudt ze

ook. In de praktijk betekent dit actief kunnen anticiperen op uitgesproken en onuitgesproken behoeften van de ondernemers, een sterk netwerk opzetten en duurzame en wederzijds nuttige contacten onderhouden.

Kunnen organiseren is ook een must voor een bereikbaarheidsadviseur. Hij moet allerlei vergaderingen plannen, een agenda opmaken, prioriteiten vastleggen, maar ook de administratie voeren tijdens het project, het budget in het oog houden, uitnodigingen versturen enzovoort.

Tot slot vraagt de functie ook een aantal persoonlijkheidsvereisten zoals zelfstandig een takenpakket kunnen afwerken, voldoende matuur zijn en autoriteit uitstralen, een groot incasseringsvermogen hebben en

oplossingsgericht zijn, duidelijk standpunten kunnen overbrengen, objectief kunnen oordelen, een stevige portie stressbestendigheid achter de hand hebben om vlot te kunnen omspringen met een verhoogd werkvolume zonder aan efficintie in te boeten, actie willen ondernemen in crisissituaties, kunnen omgaan met negatieve boodschappenEnige flexibiliteit is ook nooit weg: een bereikbaarheidsadviseur moet bereid zijn tot avondwerk want ondernemers en ondernemersverenigingen hebben overdag niet altijd tijd om te vergaderen, werk zien en in handen durven nemen, geen instructies afwachten, met creatieve voorstellen komen, kortom initiatief nemen.

Een bereikbaarheidsadviseur is dus van geen kleintje vervaard.


Het is een voortdurend zoeken naar

evenwicht tussen de belangen van

de ondernemers en de voortgang van

de werken.


Torhout gefaseerd bereikbaarVan begin 2007 tot medio 2009 wordt er gewerkt op de Vredelaan (R34). Dit is niet alleen de belangrijkste verkeers-ader door Torhout, het is op regionaal niveau ook een belangrijke verdeel- en verbindingsweg met Oostende, Brugge en Roeselare. Er is op de R34 een belangrijke concen-tratie van bedrijven. Ze zijn er afhankelijk van en genereren tegelijk een belangrijke hoeveelheid zwaar vervoer, schetst An Wostyn, medewerker van de technische dienst van de stad Torhout. Precies vanwege de hinder die de werken voor deze bedrijven zouden betekenen, hebben we een bereikbaarheidsadviseur ingeschakeld, legt ze uit. We hadden bijkomende expertise nodig om in het bestek voldoende minder-hindermaat-regelen op te nemen en om een goed communicatieplan op te stellen.

Het bestek: kiezen voor faseringDe bereikbaarheidsadviseur begeleidde dit proces via verschillende werksessies met alle betrokkenen (technische dienst gemeente, betrokken ondernemers, schepenen, informatiedienst gemeente, bouwheer, Unizo). Bereikbaarheids-adviseur Stef Broodcoorens: In overleg

met de betrokken ondernemers hebben we beslist de werken gefaseerd te laten verlopen. Zo wordt de bereikbaarheid voor auto- en vrachtverkeer het best gegarandeerd en worden de werken aan een cruciaal kruispunt zo kort mogelijk gehouden. Bepaalde deelfasen worden niet gestart voordat andere fasen zijn afgewerkt.

Het voorstel voor deze fasering werd uitgewerkt door een studiebureau. Op een inspraakvergadering met de onder-nemers, waarop ook de bouwheer, de gemeente en het studiebureau aanwezig waren, werd dit afgetoetst met de wen-sen van de ondernemers. Ook de on-dernemers moeten zich kunnen vinden in het faseringsplan. Bovendien wijzen zij dikwijls op bijkomende knelpunten, legt de bereikbaarheidsadviseur uit.

Ook andere maatregelen werden in het bestek opgenomen om een maximaal haalbare bereikbaarheid tijdens de uitvoeringsfase te garanderen. Voor-beelden daarvan zijn het uitvoeren van rioleringswerken tijdens het weekend en een tijdelijke asfaltverharding om be-paalde percelen toegankelijk te houden.

CommunicatieplanOmdat de werken impact op de hele regio hadden, was een planmatige com-municatieaanpak allerminst een luxe. De bereikbaarheidsadviseur organiseerde een workshop om dit communicatieplan op te stellen. De deelnemers formuleer-den mee de doelstellingen, duidden de verschillende doelgroepen aan, spraken zich uit over de boodschap en kozen de te gebruiken communicatiemiddelen.

De basis voor dit communicatieplan is de fasering zoals die in het bestek werd opgenomen, verduidelijkt Stef Brood-coorens. Het grote voordeel is dat je tegelijkertijd over de voortgang van de werken en over de nieuwe verkeers-situatie kunt communiceren. Op deze manier werd er systematisch nagedacht over de te voeren communicatie, en werd die niet aan het toeval of aan een ad-hoc-aanpak overgelaten.

Torhout illustreert in elk geval hoe on-dernemersgericht denken een belang-rijke rol kan spelen. En net dat is een be-langrijke voorwaarde om de werken en de communicatie op een voor iedereen aanvaardbare manier te organiseren.

Het was een actieve, dynamische en positief ingestelde groep die de werken gedurende de hele periode opvolgde en de minder-hinderaanpak mee cor-dineerde.

De werkgroep nam samen met de ge-meentebesturen verschillende initiatie-ven die het leed voor de ondernemers konden verzachten. Marc Termote: De gemeenten organiseerden informatiever-gaderingen en publiceerden periodieke

nieuwsbrieven. Voor een duidelijk signa-lisatiesysteem zocht men inspiratie in de goede praktijk van Zomergem. Met een overzichtelijk systeem werd individuele bewegwijzering van de handelaars aangebracht. De gemeenten namen een deel van de kosten van het systeem op zich.

Op de werfvergaderingen was er steeds een vaste vertegenwoordiger van de ondernemers aanwezig. Op die manier kwamen hun wensen ter sprake

en kregen ze informatie uit de eerste hand. Als bereikbaarheidsadviseur had ik vooral een intermediaire rol op deze werfvergaderingen, besluit Stef Broodcoorens. Ik bracht de bezorgdheden en opmerkingen van de ondernemers ter sprake en bemiddelde met de aannemer om de vaak kleine problemen op te lossen.Op basis van een enqute en een terreinonderzoek stelden we een impact-audit op. Deze gaf aan wat

de weerslag van elke werkfase zou zijn op de ondernemingen. Ook de maatregelen om de impact zoveel mogelijk te beperken werden hierin beschreven. Elk van deze maatregelen werd doorgesproken met de gemeenten, de aannemer en de bouwheer. Bovendien leverde de audit een belangrijk document voor de communicatieaanpak voor de bedrijven.

Wat betreft informatieverstrekking vielen vooral de digitale nieuwsbrief en de website www.werkenbentille.be op. De digitale nieuwsbrief bood concrete en actuele informatie over de werken. De ondernemers hebben zelf de website opgezet. Alle belangrijke informatie over de werken was erop terug te vinden, net als het wekelijkse verslag met de belangrijkste punten van de werfvergadering.

De werken in Bentille betekenden allerminst een verzwakking van het win-kelcentrum. Integendeel, de handelaars kwamen er versterkt uit. De website bijvoorbeeld had zon succes dat de handelaars nu overwegen hem om te vormen tot www.winkelenbentille.be om zo de lokale handel in Bentille blij-vend te promoten.



Aanspreekpunt voor ondernemers en omwonendenOm de betrokken inwoners en onder-nemers zo goed mogelijk te informeren over de werken organiseerde de stad Tongeren op verschillende momen-ten doelgroepgerichte informatie- en inspraakmomenten. We deden dit in de ontwerpfase, vlak vr en tijdens de uitvoeringsfase. Op de website van onze stad is er een speciale pagina met actuele informatie over de werken.

De eerste opdracht van bereikbaar-heidsadviseur Natalie Houbrechts is het aanspreekpunt te zijn voor ondernemers en omwonenden: Concreet betekent dit dat ik op alle werfvergaderingen de vragen en zorgen van ondernemers en burgers bespreek met de bouwheer en de aannemer, maar ook alle informatie doorgeef aan de ondernemers. Zo heb-ben we op de vraag van de handelaars gezocht naar alternatieve parkeermoge-lijkheden. Het aanbod werd bekendge-maakt op de website, in persberichten en via folders die de handelaars aan hun klanten konden meegeven. Tijdens de fase waarin de winkelzone volledig lam wordt gelegd, zorgen we er samen met

de aannemer en de winkeliers voor dat de belevering gegarandeerd blijft.

Een minder-hinderbeleid met resultaatHet minder-hinderbeleid werkt, bena-drukt de bereikbaarheidsadviseur: de klanten blijven hun weg vinden naar de winkels. Tot nu toe hebben we nog geen enkel faillissement als gevolg van de werken en krijgen we relatief weinig klachten van de handelaars. Dit bete-kent dat ondernemers en omwonenden meestal goed genformeerd zijn en zich ruim op voorhand hebben kunnen voorbereiden. Iedereen weet wat er aan de hand is en waarom iets gebeurt.

Werken aan minder hinder vraagt veel energie en tijd. Soms lijkt het erop dat onze inspanningen niet worden geapprecieerd, geeft Natalie Houbrechts toe. Informatievergaderingen verglijden soms wel eens tot klachtenbanken.

Ook de pers vraagt bijzondere aandacht: Toch is de pers vooral een partner. Een actief informatiebeleid tegenover de pers kan helpen om

de informatie tijdig en accuraat in de gemeente te verspreiden.

De Tongerse aanpak is duidelijk op maat van de ondernemers gesneden.

Bij een controle van ons minder-hinder-beleid aan de hand van de minder- hinder-checklist konden maar liefst zes-tig vinkjes in de ja-kolom gezet worden, besluit Natalie Houbrechts tevreden.


Ongehinderd winkelen in Tongeren Van voorjaar 2007 tot midden 2008 wordt in Tongeren het openbare domein rond het Julianusproject grondig aangepakt. Ook de Maastrichterstraat, d winkelstraat in Tongeren, krijgt naar aanleiding van geplande rioleringswer-ken een stevige opknapbeurt.

We zijn ons sterk bewust van de impact die deze werken op ondernemers en bewoners hebben. Daarom hebben we al van in het begin een resem maatrege-len uitgewerkt die de hinder in de hand moeten houden. Zo kozen we voor een aangepaste fasering, een doorgedreven cordinatie en communicatie n de aanstelling van een bereikbaarheidsad-viseur als speerpunten, aldus Natalie Houbrechts, bereikbaarheidsadviseur van de stad Tongeren.

Handelszaken blijven bereikbaar Het is van heel groot belang dat onze handelszaken voor de duur van de werken goed bereikbaar blijven. Vandaar de fasering van de werken. Zo mogen in de Maastrichterstraat de opbraakwerken maximaal 50 meter voorop lopen op de rioleringswerken

en zodra de buizen geplaatst zijn, moet de sleuf onmiddellijk weer aangevuld worden met een steenslagfundering. Dat staat ook zo in het bestek. In de timing van de werken wordt zelfs rekening gehouden met allerlei commercile periodes. Zo worden er tijdens de belangrijke eindejaarsperiode en de winterkoopjes geen werken uitgevoerd. We zorgden ervoor dat deze belangrijke koopperiode tussen twee werkfases in valt, verduidelijkt Natalie Houbrechts. Verder staat in het bestek dat de aannemer steeds een berijdbare verharding moet behouden. Hij kan niet aan hinderende of toegankelijkheidsbeperkende werkzaamheden beginnen kort vr een lange vakantieperiode, noch mag hij onvoltooide werken verlaten voor een periode langer dan twee werkdagen. Voetgangers moeten steeds in behoorlijke omstandigheden langs de werf kunnen. De Maastrichterstraat, de belangrijkste winkelstraat, zal zo kort mogelijk worden afgesloten voor het doorgaande verkeer. Voetgangers moeten op elk moment toegang hebben tot de winkels of de woningen.

Inspiratieboek Minder Hinder I 3736 I Inspiratieboek Minder Hinder

Minder hinder als besteksbepaling: een overtuigend argument?De wetgeving bevat vandaag geen uitgewerkte regelgeving om hinder te voorkomen. De weinige regels die bestaan, zijn er enkel op gericht de aangerichte schade (deels) te vergoeden of de gevolgen van werken financieel te milderen. De bouwheer zal dus zelf een afdwingbaar systeem moeten opzetten. De meest voor de hand liggende methode hiervoor zijn specifieke besteksbepalingen waarin minder-hindermaatregelen worden opgenomen.

Wanneer hij zijn offerte indient, reserveert de aannemer in de meetstaat al een budget voor de hinderbeperkende maatregelen. Door deel te nemen aan een procedure in het kader van de wetgeving overheidsopdrachten, verklaart hij zich immers akkoord met de bepalingen in het bestek. Wanneer blijkt dat de aannemer zich niet aan deze voorschriften houdt, kan de bouwheer hem hiervoor in gebreke stellen. Dat geldt voor onder meer technische gebreken, maar ook voor nalatigheden op het vlak van de beperking van hinder. Indien hij hieraan geen positief gevolg geeft, kan de bouwheer maatregelen treffen. Hij kan bijvoorbeeld boetes uitschrijven.

Objectieve criteriaBinnen de wetgeving overheidsopdrachten is het juridisch niet evident om inschrijvingen van een aannemer te weren op basis van eerdere slechte ervaringen. Slechte ervaringen kunnen namelijk niet als gunningcriteria gebruikt worden, en ook moeilijk als selectiecriteria. Enkel met specifieke bepalingen en/of vereisten in het bestek is het mogelijk sommige

aannemers technisch gezien uit te sluiten van een procedure.Een typebestek kan ook voorschriften inhouden die specifiek op een bepaalde opdracht van toepassing zijn, bijvoorbeeld voor de communicatie over de werken. Infrastructuur- en nutswerken hebben een rechtstreekse invloed op het dagelijkse leven van buurtbewoners, handelaars en bedrijven en zijn daardoor zeer gevoelig.

Ervaring bundelenAquafin bracht op vraag van de VVSG zijn minder-hinderclausules op maat van de gemeenten en vulde ze aan met die bepalingen uit de minder-hinderchecklist die afdwingbaar zijn ten aanzien van de aannemers. Door de jarenlange ervaring van Aquafin te bundelen met die van de gemeenten, ontstaat met de minder-hinderclausules een inspirerend en bruikbaar instrument voor alle gemeenten. De clausules hebben de vorm van een typeaanvulling aan het standaardbestek 250. U vindt ze op de website van de VVSG.


6. Vermeld per werf zeker volgende elementen: - Wie is het aanspreekpunt bij uitstek voor infor-

matie, klachten, suggesties?- Hoe worden de werken uitgevoerd? Is er een

fasering en wat is de timing per fase?- Welke hinder wordt er verwacht per fase?

Hoe worden de betrokken straten en pleinen ingelicht? Op welke ondersteuning kunnen zij rekenen en wie neemt dat op zich?

- Hoe is per fase de bereikbaarheid geregeld en via welke route lopen de omleidingen? Wie is verantwoordelijk voor de signalisatie? Wordt die bijgewerkt indien nodig?

- Actuele informatie over de stand van zaken, nieuws van de werfvergadering.

- Wie zijn de opdrachtgever en andere betrokke-nen (aannemer, veiligheidscordinator, nutsmaat-schappijen)? Vermeld contactgegevens.

- Hoeveel kosten de werken? - Contactgegevens van vertegenwoordigers uit

bedrijven of bewoners op de werfvergadering.

Gebruik hiervoor korte inleidende teksten en bied doorklikmogelijkheden naar bijlagen of bron- documenten (plannen, projectnotas).

7. Maak bereikbaarheidsfiches per fase en per zone zo op dat ze downloadbaar zijn voor bedrijven. Zij kunnen deze gebruiken om werknemers, klanten en leveranciers in te lichten.

8. Koppel aan de website, zeker bij werken die een langere periode in beslag zullen nemen, ook een elektronische nieuwsbrief waarop bezoekers van de website zich kunnen abon- neren. Op die manier blijven inwoners en ondernemers steeds op de hoogte van de laatste wijzigingen in verband met de werken.

9. Geef op de website ook informatie over de compenserende, sociale en fiscale maatrege-len waarmee de overheid benadeelde onder-nemingen ondersteunt (inkomenscompensa-tievergoeding, renteloze lening). Verwijs daarbij naar de werkgeversorganisaties die ondernemers voort kunnen helpen.

10. Meet het bezoekersaantal van uw website. Zo kent u het bereik en de impact van de web-site en kunt u eventueel aanpassingen doen.

Tien tips


Efficinte communicatie via gemeentelijke websites Gemeenten kiezen in hun communicatie met burgers en ondernemers steeds uitdrukkelijker voor een gemeentelijke website. Zo kunnen ze informatie voor een breed publiek op een eenvoudige manier ter beschikking stellen.

Zeker voor het bekendmaken van openbare werken, de mogelijke hinder en vooral de oplossingen waarin de gemeente voorziet, is de website een zeer geschikt medium. De inwoners en de ondernemers kunnen op elk moment van de dag op de website nakijken hoe de werken vorderen, en de gemeentelijke administratie moet minder tijd steken in steeds terugkomende vragen naar informatie over de werken.

Het is dus goed even stil te staan bij de opbouw van een specifieke website over de werken of van een of meer webpaginas over geplande openbare werken op de gemeentelijke site. Niet iedereen heeft immers dezelfde informatie nodig. Zo kan het voor een inwoner volstaan dat hij weet of hij tijdens de werken in zijn garage kan, of zijn huis gemakkelijk te bereiken is zonder al te veel stof of modder. Voor de ondernemers is het dan weer belangrijk exact te weten wanneer leveranciers goederen kunnen leveren, hoe zij via een alternatieve weg het bedrijf kunnen bereiken, of de klanten via de wegomleggingen nog bij de zaak kunnen of liever op een ander zullen gaan...

Enkel communiceren via de site is uiteraard ook niet aangewezen. Dringende of belangrijke informatie voor de betrokken onderneming gebeurt beter ook nog op een andere wijze. Een persoonlijke brief, een e-mail, een informatiemoment of een telefoontje is dan aangewezen.

Inspirerende websites

www.nieuwpoort.eu

www.samenmobiel.be

www.evergem.be, knop werken

www.herentals.be, knop werken

www.bruggebereikbaar.be

1. Maak van de website een dynamisch commu-nicatiemiddel over alle openbare werken in de gemeente. Communiceer zowel over wer-ken in uitvoering als over geplande werken.

2. Houd de toegang tot de website eenvoudig. Zorg voor een eenvoudig en gemakkelijk te onthouden websiteadres. Kies ofwel voor een aparte werken-website ofwel voor een eenvoudige toegang (met n muisklik) van op het portaal van de gemeente.

3. Maak de website voldoende bekend. Ver-spreid het websiteadres op ruime schaal (in kranten, lokale bladen, op een informatie-bord aan de werken zelf).

4. Reserveer per werf een aparte pagina, waarop alle relevante informatie vermeld staat.

5. Houd de website levendig en up-to-date. Een website wordt alleen geconsulteerd als de informatie actueel blijft. Maak er een vast punt van op de werfvergaderingen en spreek af wie de website actueel houdt.


Als bouwheer van grote rioleringsstelsels en waterzuiveringsinstallaties veroorzaakt Aquafin tegen wil en dank hinder voor omwonenden en handelaars. Het wil daarom een voortrekkersrol spelen om die hinder te beperken. Dat is geen nieuw streven, maar het groeide in de loop der jaren wel uit van loutere besteksbepalingen en een theoretische leidraad tot een volwaardig draaiboek met gerichte acties.

Cordineren

Een vlotte uitvoering van een project vraagt goede cordinatie tussen alle projectpartners. Het is daarom van groot belang dat de stad of gemeente al vanaf de haalbaarheidsstudie bij het project betrokken wordt. Zo kan ze eventuele gemeentelijke werken die ze zelf nodig acht of rioleringswerken die ze moet uitvoeren in het kader van de Europese richtlijnen, afstemmen op het project van Aquafin. Daarvoor moet ze tijdig de noodzakelijke middelen in de begroting kunnen opnemen.

Het uitgewerkte voorontwerp van elk nieuw waterzuiveringsproject wordt voorgelegd aan het Ambtelijk Bekken-overleg, waarin de vergunningverle-

nende instanties vertegenwoordigd zijn. Goed overleg in dit prille stadium moet problemen met vergunningen zoveel mogelijk voorkomen. Op de eerste cordinatievergadering tracht Aquafin ook goede afspraken te maken met de nutsmaatschappijen, zodat verschillende werken van openbaar nut gecombineerd kunnen worden en de straat niet telkens opnieuw moet worden opgebroken.

Zodra het Vlaamse Gewest het technisch plan goedgekeurd heeft, volgt er een tweede cordinatievergadering met alle projectpartners. Ook de afgevaar-digde van de ondernemers in de buurt is welkom om mogelijke knelpunten te bespreken. In deze fase heeft het stu-diebureau immers ook de buurtsituatie in kaart gebracht. Het beschikt over een

inventaris van lokale bedrijven en han-delaars en van de soort activiteiten die ze uitoefenen. Samen met de gemeente worden op basis daarvan de aandachts-punten overlopen en wordt nagegaan of er aanpassingen nodig zijn.

Wanneer het definitieve trac vastligt en bekend is op welke priv-eigendom-men gewerkt zal worden, stelt Aquafin een onderhandelaar aan die met de eigenaars een billijke regeling treft voor boven- en/of ondergrondse innemingen of het tijdelijke gebruik van privter-rein. Onze onderhandelaars trachten oplossingen te zoeken voor specifieke problemen waarmee bijvoorbeeld scholen, boeren of handelaars te kam-pen hebben bij infrastructuurwerken op hun privterrein.

Aquafin en partners werken hard aan hinderbeperking

Wanneer kleine

of grote ongemak-

ken rechtstreeks

besproken en

opgelost kunnen

worden, verhoogt

het wederzijdse

begrip tussen de

omwonenden

en de aannemer.


Niet communiceren bestaat niet. De boodschap is dan immers: u, bewoner/klant, interesseert mij niet. Informeren op zich neemt de hinder niet weg, maar maakt hem wel meer aanvaardbaar.

Controleren

Aquafin eist de volle medewerking van haar medewerkers en projectpartners aan minder-hindermaatregelen. Contro-le op de werf is daarom uiterst belang-rijk. De werftoezichter moet de werken dagelijks opvolgen en erop toezien dat de aannemer de bestekvoorschriften respecteert, zowel op technisch vlak als op het gebied van minder hinder.

De werftoezichter, de projectleider en het studiebureau moeten er samen over waken dat ook tijdens de werfvergade-ringen de minder-hindermaatregelen bijzondere aandacht krijgen, naast de technische aspecten van de uitvoering der werken. Ten slotte moet alles in het werk worden gesteld om wekelijks overleg tussen de aannemer en de af-gevaardigden van buurtbewoners en/of handelaars tijdens die werfvergaderin-gen mogelijk te maken.

Aan het einde van de werken wordt bij de buurtbewoners een tevredenheids-

onderzoek gehouden. Hierin kunnen zowel particulieren als handelaars hun oordeel geven. Het is een drempelver-lagende manier om resterende klachten op te sporen, ze op te lossen en op basis daarvan structurele maatregelen te kunnen treffen. Het tevredenheids-onderzoek heeft enkele weken voor de voorlopige oplevering plaats, zodat de aannemer nog aanwezig is voor eventu-ele reparaties of aanpassingen.

In de prijzen

Niet alleen omwonenden doen hun zeg. Aquafin onderzoekt na afloop van elk project via een enqute ook bij de projectleider, de werftoezichter, het stu-diebureau en alle betrokken besturen, of de aannemer de besteksbepalingen ter beperking van de hinder nageleefd heeft. Aquafin is als bouwheer immers sterk afhankelijk van de medewerking van zijn technische partners. Bij wijze van extra stimulans voor de aannemers riep Aquafin daarom in 2006 de Minder Hinder Award in het leven. Naast de enquteresultaten wegen in de beoordeling ook de frequentie en de omvang van eventuele schadegevallen, de gegevens uit de klachtendatabank en de veiligheidsstatistieken mee in de eindbeslissing. Wie het best scoort op

de combinatie van deze vier criteria, mag zich laureaat van de award noemen. De eerste onderscheiding werd in september 2007 uitgereikt.

Er valt trouwens meer te verdienen dan de trofee en de eer. Zowel de winnaar als de nummers twee en drie ontvangen een certificaat dat ze bij hun offertes kunnen voegen. Hiermee tonen zij aan potentile klanten dat zij, behalve voor de technische aspecten, ook oog hebben voor het maatschappelijke. Een

mooie aanbeveling die geen enkele aan-nemer onverschillig laat.

Blijven evolueren

Met het gebruik van een compleet min-der-hinderdraaiboek is het werk voorAquafin niet af. De omstandigheden waar-in projecten uitgevoerd worden en de informatiebehoeften van burgers evo-lueren voortdurend. Aquafin wil daarom alert blijven en mee evolueren.

Zodra de werken zijn toegewezen aan een aannemer, moeten ook met hem afspraken worden gemaakt. Voor om-leidingen en concrete planningen moet er over de gemeentegrenzen gekeken worden. Misschien zijn er in de buurt immers nog meer werkzaamheden met omleidingen aan de gang en daarmee moet dan rekening worden gehouden.

Informeren

Al vanaf de eerste terreinopmetingen krijgen de buurtbewoners een folder in de bus die uitlegt welke werken er op komst zijn, zelfs al laat de uitvoe-ring nog enkele jaren op zich wachten en ligt het traject nog niet helemaal vast. Aquafin organiseert een eerste informatievergadering, het liefst samen met de gemeente en eventueel andere betrokken partners. Op details wordt nog niet ingegaan. De nadruk ligt op het maatschappelijk belang en het eco-logisch effect van de werken. Tegelijk wordt duidelijk uitgelegd wat er nog moet gebeuren voordat het project kan worden uitgevoerd. In deze fase kunnen buurtbewoners of wijkcomits hun opmerkingen en sug-gesties geven. Die kunnen immers nog in het detailontwerp worden verwerkt. Mogelijk komen er bruikbare creatieve

oplossingen uit het publiek, die de hinder beperken en het draagvlak voor de werken vergroten. Ondernemersver-enigingen of buurtbewoners kunnen een afgevaardigde aanstellen, die het project namens de buurt en/of de lokale hande-laars en ondernemingen zal opvolgen.

Vlak vr de start van de werken organi-seert Aquafin een tweede informatie-vergadering, bij voorkeur ook samen met het studiebureau en het gemeen-tebestuur. De bewoners en handelaars ontvangen hiervoor een uitnodiging, waarbij een folder is gevoegd met de antwoorden op de meest gestelde vragen over riolerings- en andere water-zuiveringsprojecten. Op dit moment is de aannemer bekend en kan het project in detail worden toegelicht. De timing en fasering van de werken worden uitvoe-rig besproken, samen met de maatrege-len die de aannemer zal nemen om de hinder voor de buurt te beperken.

Ook tijdens de werken valt de communi-catie niet stil. Op de wekelijkse werfver-gadering bespreekt de projectleider de vordering van de werken. De afgevaar-digde van de buurtbewoners en/of han-delaars kan deze vergadering gedeelte-lijk bijwonen. De ervaring leert ons dat wanneer kleine of grotere ongemakken rechtstreeks besproken en opgelost

kunnen worden, het wederzijdse begrip tussen de omwonenden en de aannemer verhoogt. Een goede communicatie over het verloop van de werken en eventuele moeilijkheden die de aannemer bij de uitvoering ervan ondervindt, zorgt in elk geval voor meer begrip en geduld van de betrokkenen. Naast de mondelinge informatie die op de werf verkregen kan worden, verspreidt Aquafin ook regelmatig infobrieven onder de buurtbewoners. Daarin staan een projectbeschrijving, de planning van de werken op korte en lange termijn, een stand van zaken en een lijst met contactpersonen. Dezelfde informatie staat ook op de website van Aquafin. Via een geografisch kaartje of door te zoeken op de gemeentenaam kan iedereen de werken in zijn buurt online opvolgen.

Voor elk project wordt een werftoe-zichter door/van Aquafin aangesteld. Hij is dagelijks op de werf aanwezig en/of telefonisch bereikbaar. Hij is het eerste aanspreekpunt voor buurtbewoners. Tijdens de werkuren kunnen zij klachten ook telefonisch melden aan de ombuds-man. Die is trouwens te allen tijde bereik-baar via [email protected] Voor noodgevallen staat ook buiten de werkuren het gratis noodnummer 0800 16 603 ter beschikking.

Inspiratieboek Minder Hinder I 4544 I Inspiratieboek Minder Hinder

Signalisatie: niet verdwalen in een bos van bordenWie naar de signalisatie bij werken kijkt, raakt soms het noorden kwijt: verkeersborden die de werken aankondigen, manueel geschilderde bordjes die naar een plaatselijke ondernemer verwijzen, pijlen die de omleiding naar de volgende gemeente aangeven, zijdelingse signalisatie die op de versmalde rijstroken wijst, hekken die een straat afsluiten Al deze gebods- en verbodsborden, pijlen en plakkaten vallen onder de term signalisatie. Daarin zijn drie soorten te onderscheiden: werfsignalisatie, omleidingssignalisatie en bestemmingssignalisatie.

WerfsignalisatieDe meest gekende en wettelijk best geregelde signalisatie is de werfsignalisatie. Het doel ervan is om de weggebruikers tijdig te waarschuwen, het verkeer vlot te laten verlopen en de wegenwerkers een veilige werkomgeving te bieden.

Wegenwerken brengen een tijdelijk gewijzigde ver-keerssituatie mee. Versmalde rijstroken of rijstroken die onttrokken worden aan het verkeer, straten die afgesloten worden, fietspaden en/of stoepen die niet beschikbaar zijn

Het Ministerieel Besluit van 7 mei 1999 en het Bestek 250 leggen vast welke signalisatie waar geplaatst moet worden. De (hoofd)aannemer is verantwoordelijk voor deze werfsignalisatie en staat dan ook in voor de correcte plaatsing. De signalisatie kan alleen worden aangebracht op voorwaarde dat er toelating voor gegeven is: - door de Minister tot wiens bevoegdheid het

beheer van de snelwegen behoort of door zijn gemachtigde, als het een snelweg betreft;

- door de burgemeester of zijn gemachtigde, als het een andere openbare weg betreft.

Het bord C3 duidt aan dat de weg een verboden zone is voor alle verkeer. Wie op dat moment toch

doorrijdt, doet dat op eigen verantwoordelijkheid. Eventueel kan het bord aangevuld worden met een onderbord uitgezonderd plaatselijk verkeer, wat dan de toegang verleent voor bewoners, bezoekers en klanten.

Meer informatie over de wetgeving betreffende werf-signalisatie bij wegenwerken staat op www.wegcode.be(klik op wegenwerken).

OmleidingssignalisatieIndien werkzaamheden zo omvangrijk zijn dat het verkeer geen gebruik meer van de rijweg kan maken, dan moet er een bewegwijzerde omleiding komen.

Het Ministerieel Besluit van 7 mei 1999 bepaalt dat wanneer de inplanting van een werk een omleiding van het verkeer meebrengt, de volledige reisweg van deze omleiding gesignaleerd moet worden. Het col-lege van burgemeester en schepenen moet het omlei-dingssignalisatieplan goedkeuren, doorgaans na advies van de politie. Over de uitvoeringsvoorwaarden ligt echter niets wettelijk vast: hoe moet deze signalisatie gebeuren, met welke borden, volgens welke princi-pes? Daardoor laat de omleidingssignalisatie vaak te wensen over. Hoe vaak gebeurt het niet dat men van de voorgeschreven omleidingsroute af geraakt omdat er geen borden staan waar men er verwacht, of omdat er interferentie optreedt van andere omleidingen?

In Torhout groepeerden enkele bedrijven zich om gezamenlijke signalisatie te

ontwikkelen. De straat waar de bedrijven gevestigd zijn is dan wel afgesloten,

ze behoort niet tot de eigenlijke werfzone. Het bord dat aan het begin van de

afsluiting werd gehangen met de boodschap bedrijf X, Y en Z bereikbaar is

dan ook duidelijk en op zijn plaats.


BestemmingssignalisatieDe signalisatie die de (mate van) bereikbaarheid van ondernemers of andere bestemmingen aangeeft, is een derde vorm van signalisatie. Deze valt onder de regeling voor tijdelijke signalisatie. Vaak plaatsen individuele ondernemers zulke signali-satie om klanten naar de eigen onderneming te leiden. Even vaak zet de aannemer (op vraag van de gemeente en/of een groep van ondernemers) een bord met de melding ondernemers bereikbaar. Die signalisatie wordt hier uitvoeriger toegelicht.

Problematische bereikbaarheidWegenwerken snijden ondernemingen geheel of gedeeltelijk af van hun klanten. De toegang tot de onderneming wordt sterk bemoeilijkt, soms zelfs vrijwel onmogelijk. Zelfs indien een onderneming niet in de werfzone gelegen is, kunnen wegenwerken toch een grote invloed hebben op haar bereikbaarheid. Het is dus essentieel dat daar vr de aanvang van de werken over nagedacht wordt. Zeker bij langdurige werken kan dit het verschil maken tussen het wel of niet overleven van bepaalde handelszaken. Een fasering van de werken die rekening houdt met de ondernemers kan helpen. En de aanwezigheid van duidelijke bestemmingssignali-satie is van cruciaal belang. Vaak is een onderneming zo goed als onvindbaar zonder dergelijke signalisatie.De dagelijkse praktijk is niet altijd even fraai, omdat dit aspect vaak aan het toeval wordt overgelaten.

Het Wilde WestenUit onvrede met de bestaande signalisatie plaatsen individuele ondernemers dan maar zelfontworpen sig-nalisatie met de naam van de onderneming erop. Een overdaad aan dergelijke bordjes schept meer verwar-ring dan duidelijkheid. De route die de ondernemer zijn klanten laat volgen, is niet altijd de meest aangewe-zen route. Zo worden woonwijken niet ontzien of ver-zeilt de klant tussen het werfverkeer. Bovendien hangen zulke zelf aangebrachte bordjes er vaak niet wettelijk, want voor wegsignalisatie moet een vergunning worden aangevraagd bij de gemeente of, als het om een gewestweg gaat, bij het Agentschap Infrastructuur. Om ontevreden ondernemers niet nog meer op stang te jagen hanteren die echter vaak een gedoogbeleid.

Handelaars bereikbaarDikwijls hangt er aan beide uiteinden van de werf-zone een bord met handelaars bereikbaar. Dit wordt meestal aangebracht op vraag van de handelaars. Daarmee is op zijn minst de illusie gewekt dat het maxi-maal haalbare is gedaan om de winkels bereikbaar te maken. Toch moet men omzichtig te werk gaan met een dergelijke boodschap. Want de klant veronderstelt mis-schien dat de winkel met de auto te bereiken is, terwijl dat alleen te voet kan. Gevolg: de klant rijdt zich vast in de werfactiviteiten en is dubbel gefrustreerd. De juiste boodschap is dus belangrijk.

Hoe het wel goed kan, beschrijven we op de volgende twee paginas.

In Bentille en Zomergem ontwikkelden de handelaars in samenwerking met de

gemeente een flexibel, eenvormig en logisch routesysteem dat vlot aan de voort-

gang van de werken aangepast kan worden. Vanaf de belangrijkste invalswegen

werden alle handelszaken vermeld en individueel bewegwijzerd. Een kleurencode

gaf aan of de onderneming zich vr, in of achter de werfzone bevond. De onder-

nemers stonden ervoor in dat de pijlen en de routes actueel werden gehouden.

De gemeentebesturen droegen bij in de kosten van het systeem.

46 I Inspiratieboek Mind

inspiratieboek minder hinder

Documents

‘Tien tips voor een geslaagde communicatie en minder hinder’ Roeland Kortleven

Wolvenberg ladies inspiratieboek

VLAAMS- gemeenteraad · handhavingsbeleid instellen en streven naar minder hinder van zowel sluikstorten en zwerfvuil alsook naar minder lawaaihinder, hinder van bedrijven en overlast

Inspiratieboek | Huwelijk 2016

Belle inspiratieboek 2013, particulier

Zuiver inspiratieboek 2014, zakelijk

Natuurgevelsteen Inspiratieboek (2016)

Mountainbike inspiratieboek

Inspiratieboek 2015

Inspiratieboek huwelijk 2016

Inspiratieboek Duurzame Inzetbaarheid

The Basket Amsterdam Inspiratieboek

Inspiratieboek huwelijk zuiver

Van der Pekstraat Amsterdam - Inspiratieboek

Inspiratieboek B2B

inspiratieboek mini wonen

Portfolio Ruimtelijke kwaliteit & Verkeer (Inspiratieboek)

Inspiratieboek incassoplein

Inspiratieboek particulier 2016

inspiratieboek blz 1

Inspiratieboek zakelijk zuiver

Checklist Minder Hinder-plan

Inspiratieboek zakelijk 2016

Natuurgevelsteen Inspiratieboek (mei 2016)

Inspiratieboek particulier zuiver

Sax inspiratieboek

Inspiratieboek voor Duurzaam Overschie

Zuiver zakelijk inspiratieboek

Inspiratieboek bruiloft | Klasse Theater

Inspiratieboek parkmanagement

Inspiratieboek | YPSA - online editor

Down Under Inspiratieboek

Natuurgevelsteen Inspiratieboek (versie 2)

Smart polder inspiratieboek 0.1

Belle particulier inspiratieboek