INSTRUCTIVO

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INSTRUCTIVO

Formato de ingresos/entradas

La hoja para el control de los ingresos/entradas mensuales del núcleo, cuyo rayado es el que a continuación se señala:

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El llenado de las columnas se hace de la siguiente manera:

Num.- En esta columna se anota el número progresivo de las operaciones contables que se realicen en el mes al que corresponda la hoja de ingresos.

Día.- Se anota el día del mes en que se realiza la operación contable.

Concepto.- Esta columna sirve para anotar el motivo por el cual se efectúa el ingreso a caja o bancos.

Caja.- Se utiliza para registrar el importe de las cantidades que ingresan a la cuenta de caja. El origen de estos ingresos proceden generalmente de cheques quese expiden, fondo de caja chica, o bien para reponer los gastos menores efectuados por el tesorero.

Bancos.- En esta columna se anotan los importes de las cantidades que se depositan en el banco. En caso de no existir cuenta bancaria, el resguardo de ingresosen efectivo en la columna de Caja.

Procedente de: En este espacio se selecciona la cuenta que especifique el origen de los recursos que ingresan a caja o bancos (ejemplo: donación, aportaciones,préstamos, I etc), según sea el caso. Después de seleccionar la columna adecuada, se registra en ella el importe de la transacción que será en todos los casosidéntica a la registrada en (Si la cuenta de origen no se localiza en este espacio, entonces se utilizará las columnas de «Varias Cuentas».

Varias Cuentas.- En este lugar se registran aquellas cuentas que no estén incluidas en las columnas de «Procedente de». Para su llenado se escribe primeramenteel nombre que origina el ingreso y después el importe, cuidando que sea idéntico a la anotada con anterioridad en la columna de caja o bancos. Al final de estas columnasexiste un consignar el resumen de las cuentas varias.

Sumas de ingresos/entradas.- Estos espacios se llenan con las cantidades resultantes de las sumas de los diferentes conceptos que generaron el ingreso o entrada.POI cantidades en dinero que se obtuvieron por arrendamiento, venta de productos, donaciones, multas, etc.

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Formato de egresos/salidas de caja y bancos

La hoja de egresos/salidas de caja y bancos es la que utiliza para registrar las salidas o pagos que efectúa el núcleo agrario, a través de las cuentas de caja y banco, indicandoademás, los conceptos a los que fueron aplicadas esas erogaciones.

El rayado de esta hoja es el que a continuación se presenta:

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El uso de las columnas y espacios de esta hoja se efectúa de la siguiente manera:

Num.- Esta columna se utiliza para registrar el número consecutivo de las operaciones de egreso que se realizan en el mes.

Día.- En esta columna se escribe el día del mes en que se efectúa la operación de egresos en efectivo de caja o bancos.

Concepto.- En este espacio se escribe en forma sintética el motivo por el cual se efectúa el egreso de recursos de caja o bancos.

Caja.- La cuenta de caja se utiliza para anotar el importe de las cantidades que egresan de la caja chica, que maneja directamente el tesorero del Comisariado.

Bancos.- Esta cuenta sirve para registrar las cantidades que se retiran de las existencias de efectivo en el banco, mediante la expedición de cheques debidamenterequisitados.

Aplicado en.- En este espacio se incluyen columnas para consignar los conceptos que previa selección, se utilizan normalmente para la aplicación de los egresos;en estas columnas se anotan los importes de los egresos que con anterioridad se hayan registrado en caja o bancos. Por ejemplo, el pago que se hace por conceptode una comisión, mantenimiento de tractores, camiones, etc.

Varias cuentas.- Cuando el egreso registrado en caja o bancos no corresponda a ninguna de las cuentas incluidas en el espacio de “Aplicado en”; entonces serecurre a las columnas de cuentas varias, donde se anota el nombre de la cuenta que se afecta con el egreso, así como el importe respectivo. Debajo de estascolumnas existe un espacio en blanco para el resumen de las cuentas e importes registrados, para los efectos de tomarlos en cuenta en los reportes que posterior-mente se presenten a consideración de la Asamblea.

Sumas de egresos/salidas.- Estos espacios se llenan con las cantidades resultantes de restar los diferentes conceptos de gastos, egresos o salidas de dinero. Porejemplo, el gasto por comisariado,transportes,viáticos,etc.

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Formato de libro auxiliar

En los casos que sea necesario se llevará un libro auxiliar para las cuentas colectivas de ingresos y egresos, así mismo deberá elaborarse el inventario de losrecusos existentes en el ejido, para los efectos de complementar los controles administrativos, necesarios para el buen funcionamiento del núcleo de población.

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Hoja número.- Llenar con el número de hoja correspondiente.

Auxiliar de.- Poner el nombre de la cuenta de que se trate.

Mes de.- Se llena con letra el mes y año en que se realice la operación.

Num.- Llenar con el número consecutivo que corresponda.

Fecha.- En esta columna se escribe el día en que ingresó de alta o baja un bien mueble del patrimonio del núcleo.

Concepto.- Poner en esta columna la denominación del bien que entra, se recibe o sale (sillas, escritorios, etc)

Suma.- Se coloca la cantidad de bienes que han entrado o salido.

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Formato de inventario

Este formato contendrá las descripciones, cantidades y precios (valor) de los bienes del núcleo agrario, que de manera física se encuentren (inmobiliario, tractores, maqui-naria agrícola, etc); de la misma forma se incluye también la relación de documentos (por ejemplo: Carpeta Básica, Reglamento Interno, Libro de Contabilidad, etc., loscuales no tienen valor económico)

El rayado de esta hoja es el que a continuación se presenta:

Hoja número.- Llenar con el número de hoja correspondiente.

Cantidad.- Se llenará esta columna con el número de bienes que se describen en la columna de concepto. Por ejemplo 2 sillas, 3 escritorios.

Concepto.- Se anotará el nombre del bien; en el caso de los documentos, su descripción se pondrá en la columna de observaciones.

Precio Unitario.- Indicar el valor del bien descrito, en el caso de los documentos esta columna se llenará con ceros.

Precio total.- Indicar la cantidad resultante de la suma de los precios unitarios.

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Libro de Contabilidad y Administración,se imprimió en los Talleres de Salinas Impresores.

El tiraje consta de 6 mil ejemplares.

INGRESOS / ENTRADASY

EGRESOS / SALIDAS

MENSUALES

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EGRESOS / SALIDAS

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INVENTARIO

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CIERRE DE LAS HOJAS DE CONTABILIDAD

Siendo las ______ horas del día ______ del mes de ___________________ del 200___. El Núcleo Agrario denominado ______________________________, pertenecienteal Municipio de ______________ en el estado de _____________ se cierra el Sistema de Administración y Contabilidad que contiene ______ hojas útiles y foliadas y que comprendeel periodo del ______ del mes de ___________ del año 200___ al _____ del mes de ___________ del año 200____.

POR EL COMISARIADO EJIDAL O DE BIENES COMUNALES POR EL CONSEJO DE VIGILANCIA

PRESIDENTE SECRETARIO PRESIDENTE SECRETARIO

TESORERO SECRETARIO

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CIERRE DE LAS HOJAS DE CONTABILIDAD

Siendo las ______ horas del día ______ del mes de ___________________ del 200___. El Núcleo Agrario denominado ______________________________, pertenecienteal Municipio de ______________ en el estado de _____________ se cierra el Sistema de Administración y Contabilidad que contiene ______ hojas útiles y foliadas y que comprendeel periodo del ______ del mes de ___________ del año 200___ al _____ del mes de ___________ del año 200____.

POR EL COMISARIADO EJIDAL O DE BIENES COMUNALES POR EL CONSEJO DE VIGILANCIA

PRESIDENTE SECRETARIO PRESIDENTE SECRETARIO

TESORERO SECRETARIO

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ENTREGA-RECEPCIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD

Siendo las ________ horas del día _____ del mes de _______________________ del 200_____, en el ________________ (ejido/comunidad) denominado______________________, perteneciente al Municipio de ____________________ en el estado de ____________________ se hace entrega del presente sistema de administracióny contabilidad que contiene ______ hojas útiles foliadas y que comprende el período del ______ de _______________ del 200____ al _____ de _________________ del 200_____.

POR EL COMISARIADO EJIDAL POR EL CONSEJO O DE BIENES COMUNALES SALIENTE DE VIGILANCIA SALIENTE

PRESIDENTE SECRETARIO PRESIDENTE SECRETARIO

TESORERO SECRETARIO

POR EL COMISARIADO EJIDAL POR EL CONSEJO O DE BIENES COMUNALES ENTRANTE DE VIGILANCIA ENTRANTE

PRESIDENTE SECRETARIO PRESIDENTE SECRETARIO

TESORERO SECRETARIO

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ENTREGA-RECEPCIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN Y CONTABILIDAD

Siendo las ________ horas del día _____ del mes de _______________________ del 200_____, en el ________________ (ejido/comunidad) denominado______________________, perteneciente al Municipio de ____________________ en el estado de ____________________ se hace entrega del presente sistema de administracióny contabilidad que contiene ______ hojas útiles foliadas y que comprende el período del ______ de _______________ del 200____ al _____ de _________________ del 200_____.

POR EL COMISARIADO EJIDAL POR EL CONSEJO O DE BIENES COMUNALES SALIENTE DE VIGILANCIA SALIENTE

PRESIDENTE SECRETARIO PRESIDENTE SECRETARIO

TESORERO SECRETARIO

POR EL COMISARIADO EJIDAL POR EL CONSEJO O DE BIENES COMUNALES ENTRANTE DE VIGILANCIA ENTRANTE

PRESIDENTE SECRETARIO PRESIDENTE SECRETARIO

TESORERO SECRETARIO

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LIBRO DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN

LIBRO DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN

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Si desea obtener mas informaciónsobre el tema, favor de dirigirse a:

Procuraduría AgrariaDirección General de Organización Agraria16 de Septiembre # 53, Colonia CentroC. P. 06000, México D. F.

D. R. © 1997, Procuraduría AgrariaMotolinía #11, Colonia CentroC. P. 06000, México D. F.

Cuarta edición (2005)

Impreso en México

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ÍNDICE

Apertura de las hojas de contabilidad ......................................................................................................................................... 10Ingresos / entradas y egresos / salidas mensuales ..................................................................................................................... 11Ingresos / entradas y egresos / salidas concentrado anual......................................................................................................... 57Libro auxiliar ................................................................................................................................................................................ 69Inventario..................................................................................................................................................................................... 97Cierre de las hojas de contabilidad ........................................................................................................................................... 105Entrega-recepción del sistema de administración y contabilidad .............................................................................................. 107Intructivo .................................................................................................................................................................................... 109

Formato de ingresos / entradas...................................................................................................................................... 111Formato de egresos / salidas de caja y bancos ............................................................................................................. 113Formato de libro auxiliar ................................................................................................................................................. 115Formato de inventario .................................................................................................................................................... 117

Directorio

SECRETARIO DE LA REFORMA AGRARIA •• Florencio Salazar Adame

PROCURADOR AGRARIO •• Isaías Rivera Rodríguez

SUBPROCURADOR GENERAL •• Rogelio Parra Silva

SECRETARIO GENERAL •• Morelos Vargas Gómez

COORDINADOR GENERAL DE PROGRAMAS INTERINSTITUCIONALES •• Erick Raúl Peón Ruíz

COORDINADOR GENERAL DE DELEGACIONES •• Carlos Nuño Robles

COORDINADOR DE ASESORES •• Roberto Sánchez Olguín

DIRECTOR GENERAL JURÍDICO Y DE REPRESENTACIÓN AGRARIA •• Juan Manuel Madrigal Ibarra

DIRECCIÓN GENERAL DE QUEJAS Y DENUNCIAS •• José Manuel López Valero

DIRECCIÓN GENERAL DE CONCILIACIÓN, ARBITRAJE Y SERVICIOS PERICIALES •• Ricardo Cruz Rodríguez

DIRECTOR GENERAL DE ORGANIZACIÓN AGRARIA •• Jaime Rafael Morfín Corona

DIRECTOR GENERAL DE APOYO AL ORDENAMIENTO DE LA PROPIEDAD RURAL •• Francisco Hugo Santiago Ramírez

DIRECTORA GENERAL DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES •• Alejandra De Maria y Campos Orrico

DIRECTOR GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO •• Víctor Manuel Navarrete Ruíz

DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN •• Germán Campero López

CONTRALOR INTERNO •• Leonardo Riveros Fragoso

DIRECTOR GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL •• Cuauhtémoc Saavedra Méndez

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HOJAS DE CONTABILIDAD

Núcleo Agrario:

Estado:

Municipio:

Fecha de Inicio:

Fecha de Conclusión:

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APERTURA DE LAS HOJAS DE CONTABILIDAD

Por acuerdo de Asamblea de (ejidatarios o comuneros) ______________, celebrada el día ___ del mes de _____________________ del 200___ y con fundamento en elartículo 23 fracciones III, IV, VI y XV de la Ley Agraria, se acordó que el Comisariado (Ejidal o de Bienes Comunales) _________________en términos de los artículos 32 y33 fracciones I, IV, y V de la mencionada Ley, lleve estas Hojas en las que se asentarán: las cuentas o balances, la aplicación de los recursos económicos del (Ejido oComunidad) ________________, la distribución de ganancias que arrojen las actividades del núcleo, la administración de los Bienes Comunales y los movimientos de fondos, además detodos aquellos actos de administración que señale la Ley y el (Reglamento Interno o Estatuto Comunal) ______________________.

En los mismos términos, la Asamblea acordó que el Consejo de Vigilancia en base a los artículos 35 y 36 fracciones I, II y IV de la Ley Agraria, vigilará los actos delComisariado en materia de la contabilidad y administración y, de manera particular, que revise las cuentas y operaciones a fin de darlas a conocer a la Asamblea y denunciarante ésta las irregularidades en que haya incurrido.

Para dar cumplimiento al mencionado acuerdo de Asamblea, los suscritos, integrantes del Comisariado (Ejidal o de Bienes Comunales) y del Consejo de Vigilancia, acuerdanla apertura de estas Hojas de Contabilidad, cuya custodia encargan al C. ________________________ Tesorero del Comisariado (Ejidal o de Bienes Comunales)___________________ para que efectúe los asientos que correspondan a partir de esta fecha y hasta el término de su gestión para la cual fueron electos, comprometiéndosea entregarlas a quien le suceda en el encargo.

Dado en _________________________________ del Municipio de ______________________ del estado de ______________________ a los _________ días del mes de____________________ del año 200____.

POR EL COMISARIADO EJIDAL POR EL CONSEJO DE VIGILANCIA

PRESIDENTE SECRETARIO PRESIDENTE SECRETARIO TESORERO SECRETARIO

TESTIGO

DELEGADO DE LA PROCURADURÍA AGRARIA