intern granskning av gjennomføringen av kjøp fra ......fra byggmester en varsling om at...

Intern granskning av gjennomføringen av kjøp fra

Byggmester Harald Langemyhr AS

På oppdrag fra

Omsorgsbygg Oslo KF, Oslo kommune

04.06.2008 2

Granskning av Omsorgsbyggs kjøp fra Byggmester Harald Langemyhr AS

Innhold

OPPSUMMERING, HOVEDKONKLUSJON OG ANBEFALINGER ............................... 5

ANSKAFFELSE 1: SINSEN.................................................................................. 10

Kort oversikt over prosjektet..........................................................................10

Problemstilling 1: Er anskaffelsen utført i tråd med krav i lov og forskrift om

offentlige anskaffelser?..................................................... 12 Prosessen/fakta ...........................................................................................12 Regelverk....................................................................................................14 Vurdering ....................................................................................................16 Anbefalinger ................................................................................................18

Problemstilling 2: Er ansvars- og fullmaktsforholdene i prosjektet avklart og

dokumentert?.................................................................... 20 Rammeverk.................................................................................................20 Fakta..........................................................................................................22 Vurdering ....................................................................................................23 Anbefaling ...................................................................................................23

Problemstilling 3: Hvordan er rapportering og oppfølging av fremdrift og

kostnader ivaretatt? .......................................................... 24 Rammeverk.................................................................................................24 Fakta..........................................................................................................25 Vurdering ....................................................................................................28 Anbefaling ...................................................................................................31

Problemstilling 4: Er avvik og endringer korrekt håndtert og dokumentert med

hensyn til beskrivelse, godkjenning og oppfølging? .......... 32 Rammeverk.................................................................................................32 Fakta..........................................................................................................33 Vurdering ....................................................................................................33

Problemstilling 5: Er det ført tilfredsstillende kontroll med leveranser og

attestasjon av faktura? ..................................................... 35 Rammeverk.................................................................................................35 Fakta..........................................................................................................35 Vurdering ....................................................................................................36

04.06.2008 3


Problemstilling 6: Har kontraktsforholdene i prosjektet fungert

tilfredsstillende?................................................................ 37 Rammeverk.................................................................................................37 Fakta..........................................................................................................37 Vurdering ....................................................................................................37 Anbefaling ...................................................................................................38

HOVEDKONKLUSJON SINSEN ...................................... Error! Bookmark not defined.

ANSKAFFELSE 2: ØKERN................................................................................... 39

Kort oversikt over prosjektet..........................................................................39

Problemstilling 1: Er anskaffelsene utført i tråd med krav i lov og forskrift om

offentlige anskaffelser?..................................................... 41 Prosessen/fakta ...........................................................................................41 Regelverk....................................................................................................42 Vurdering ....................................................................................................45 Anbefaling ...................................................................................................48

Problemstilling 2: Er ansvars- og fullmaktsforhold, roller og rutiner i prosjektet

entydig definert og kommunisert?..................................... 49 Innledning...................................................................................................49 Rammeverk.................................................................................................49 Fakta..........................................................................................................54 Vurdering: Prosjekt- og byggeleder.................................................................56 Vurdering: Omsorgsbygg...............................................................................59 Anbefaling ...................................................................................................60

Problemstilling 3: Hvordan er styring, oppfølging og rapportering av fremdrift

ivaretatt?........................................................................... 61 Innledning...................................................................................................61 Rammeverk.................................................................................................61 Fakta..........................................................................................................61 Vurdering: Prosjekt- og byggeleder.................................................................66 Vurdering: Omsorgsbygg...............................................................................70

Problemstilling 4: ·Hvordan er styring, oppfølging og rapportering av økonomi

ivaretatt?........................................................................... 71 Innledning...................................................................................................71 Rammeverk.................................................................................................71 Fakta..........................................................................................................72

04.06.2008 4


Vurdering: Prosjekt- og byggeleder.................................................................74 Vurdering: Omsorgsbygg...............................................................................79 Anbefaling ...................................................................................................82

Problemstilling 5: Andre problemstillinger som er avdekket under

granskningen. ................................................................... 83 1) Utvidelse av Langemyhrs oppdrag...............................................................83 2) Overføring av oppdrag vedrørende prosjekteringsledelse................................83 3) Innlemming av leveranse som ligger utenfor Langemyhrs kontrakt ..................84

Problemstilling 6: Hvordan har kontraktsforholdene fungert? ....................... 85 Innledning...................................................................................................85 Rammeverk.................................................................................................85 Fakta..........................................................................................................85 Vurdering: Kontraktsforhold Langemyhr ..........................................................85 Vurdering: Kontraktsforhold Prosjekt- og byggeleder .........................................86 Anbefaling ...................................................................................................88

04.06.2008 5


OPPSUMMERING, HOVEDKONKLUSJON OG ANBEFALINGER

Oppdraget

Firstventura AS er bedt av Omsorgsbygg Oslo KF å granske 2 prosjekter hvor

Harald Langemyhr AS har vært engasjert som totalentreprenør:

o Sinsen Barnehage som gjelder oppføring av to nye bygg i en barnehage

o Økern Sykehjem og Dagsenter som er en ombygging av deler av et

verneverdig sykehjem

Oppdraget er avgrenset til å vurdere Omsorgsbyggs og innleide rådgiveres

gjennomføring, oppfølging og beslutninger i saken:

o Anskaffelsene frem til signering av kontrakt

o Gjennomføringen i kontraktsperioden

Regelverket for offentlige anskaffelser

Undersøkelsen avdekker et betydelig antall alvorlige brudd på regelverket for

offentlige anskaffelser i begge sakene. Som eksempler kan vi trekke frem:

o Oversittet vedståelsesfrist i begge anskaffelser. Dette innebærer at

anskaffelsene er å anse som ulovlige direkteanskaffelser.1

o Flere brudd på sentrale prinsipper i regelverket, jfr LOA § 5.

Begge anskaffelsene er gjennomført og evaluert med støtte fra eksterne

arkitekter. Gjennomføringen av begge prosessene har betydelige mangler i

forhold til regelverket for offentlige anskaffelser. Vi stiller derfor spørsmål ved om

de eksterne rådgiverne har hatt tilstrekkelig kompetanse på dette regelverket. 2

Omsorgsbygg har akseptert innstillingen fra de eksterne rådgiverne i begge

tilfeller uten å stille kontrollspørsmål til evalueringen.

1 Etter dagens regelverk vil dette kunne medføre overtredelsesgebyr 2 Forholdene har ikke hatt økonomiske eller fremdriftsmessige konsekvenser for Omsorgsbygg, og vi har derfor konstatert feilene uten å ta stilling til om feilen ligger på Omsorgsbygg eller ekstern rådgiver. Dersom Omsorgsbygg ønsker å gå videre med saken, bør også dette undersøkes nærmere. Videre har vi kommet med en anbefaling til fremtidig forbedring av forholdet.

04.06.2008 6


I etterkant av de opprinnelige anskaffelsene er det på Økern avdekket hendelser

som også kan være i strid med regelverket for offentlige anskaffelser. Dette

gjelder:

o Viderefakturering av pågående arbeider på del Øst via Langemyhr som var

totalentreprenør på del Vest.

o Transportering av kontrakt for prosjekteringsledelse

o Bestilling av endringsordre vedrørende takarbeider

Ansvars- og fullmaktsforhold

Ytelsesbeskrivelsene som inngår i kontraktene pålegger et stort ansvar på

prosjektleder og byggeleder. Det er vår vurdering at ansvars- og

fullmaktsforholdene har vært klare fra start i begge prosjektene.

I Sinsen-prosjektet er det ikke avdekket vesentlige problemer rundt dette.

Når det gjelder Økern, har vi gjort følgende vurderinger:

o Prosjektleder har gått ut over sine fullmakter i forbindelse med endring av

rutiner. Forholdet ble korrigert av Omsorgsbygg.

o Prosjektleder endret rutiner for bestilling av endringer. Vår vurdering er at

den nye rutinen inneholder vesentlige svakheter.

o Prosjektleder har ikke ivaretatt sitt ansvar for å holde prosjektets rutiner

oppdatert.

o Omsorgsbygg har ikke kommunisert de økonomiske fullmaktene til resten

av prosjektorganisasjonen

o Omsorgsbygg har deltatt forholdsvis aktivt i prosjektet og det kan ikke

utelukkes at dette kan medføre uklarheter knyttet til ansvar, roller og

fullmakter

Styring og oppfølging av fremdriften i prosjektene

Begge prosjektene har forsinket levering i forhold til opprinnelig

ferdigstillelsesdato. I begge prosjektene har Langemyhr vært forsinket med å

levere detaljerte fremdriftsplaner. Det er fra Langemyhrs side fremført faglig

relevante argumenter i forhold til både forsinket leveranse og at det ikke har vært

mulig å fremlegge detaljert fremdriftsplan. Vi har ikke grunnlag for å ta stilling til

04.06.2008 7


om dette er bevisst trenering fra Langemyhr, men konstaterer at det har vært

utfordringer rundt fremdrift og fremdriftsplaner i begge de undersøkte

prosjektene.

For Sinsen er det vår vurdering at det har vært aktiv oppfølging av fremdrift og at

denne har vært tilfredsstillende gitt kontraktens begrensede virkemidler.

Når det gjelder fremdriftsproblemene på Økern, har vi gjort følgende vurderinger:

o En vesentlig del av forsinkelsene har sammenheng med lang tid fra varsling

av taklekkasje til korrekt bestilling av endring.

o En annen vesentlig årsak til forsinkelse er manglende arbeidsgrunnlag og

sen bestilling av vinduer og dører.

o Vi vurderer prosjekt- og byggeleder som noe passive i forhold til å få på

plass korrekte bestillinger med underlag for på den måten å drive

prosjektet videre.

o Prosjekt- og byggeleder burde ut i fra sin faglige kompetanse stilt spørsmål

til antall arbeidere/forbrukte timer i forhold til produksjon på byggeplass.

o Den månedlige rapporteringen fra byggeleder fremstår som mangelfull i

forhold til forslag til tiltak og vurdering av disse.

o Omsorgsbygg sin oppfølging av prosjekt- og byggeleder har ikke vært

tilfredsstillende

Styring og oppfølging av økonomi og endringsordrer i prosjektene

I Sinsen prosjektet er det vår vurdering at Omsorgsbyggs prosjektansvarlig har

fulgt opp prosjekt-/byggeleder på en tilfredsstillende måte og at oppfølging,

rapportering og endringsordrestyring i forhold til Langemyhr samlet sett har vært

god.

I Økern-prosjektet har utfordringene rundt økonomisk styring av endringsordrer

vært betydelige og vi har gjort følgende vurderinger:

o Den månedlige rapporteringen fra byggeleder fokuserer i liten grad på

prosjektets utfordringer knyttet til økonomi. Den gir således mangelfull

styringsinformasjon til Omsorgsbygg.

o Opprinnelig bestilling av takarbeider er ikke i samsvar med gjeldende rutine

04.06.2008 8


o Prosjektleder delegerer beslutning om takutbedring videre til arkitekt og

Langemyhr uten tilstrekkelig kontroll og oppfølging i ettertid.

o Byggeleders kontroller på byggeplassen vurderes som ikke tilstrekkelige i

forhold til å avdekke eller forebygge muligheter for mislighold fra

Langemyhr

o Opprinnelig prosjektansvarlig hos Omsorgsbygg har signert flere endringer

som i ettertid har vist seg å være av en slik størrelse at de lå utenfor

vedkommendes økonomiske fullmakt

o Dato for signering av endringsordre er ikke oppgitt fra Omsorgsbygg.

o Det foreligger eksempler på at flere endringer er startet og fakturert før

formell signering av endringsordre.

o Omsorgsbygg har utbetalt faktura før de er attestert av byggeleder.

o Omsorgsbygg foretar utbetalinger som ikke stemmer overens med

byggeleders attestasjon og bidrar dermed til å undergrave byggeleders

autoritet

o Omsorgsbygg burde hatt tydeligere oppfølging av prosjekt- og byggeleder

Prosjekt-/byggeleders oppfyllelse av kontrakt

o Det er påpekt en rekke svakheter ved utførelsen av kontraktsforpliktelsene.

o Det utelukkes ikke at dette er tilstrekkelig til å kvalifisere for vesentlig

mislighold og mulig erstatningskrav fra Omsorgsbygg.

04.06.2008 9


Anbefalinger

Basert på funnene i granskningen utkrystalliserer det seg en del tiltak som vi vil

anbefale Omsorgsbygg å iverksette:

1) Kompetanse i forhold til regelverket for offentlige anskaffelser er generelt

en utfordring ved bruk av tekniske rådgivere. Omsorgsbygg bør primært

kompensere for dette ved hjelp av gode rutiner og kompetanseheving

internt, eventuelt med støtte fra eksterne rådgivere som innehar relevant

kompetanse.

2) Det må iverksettes økt fokus på riktig bruk av kontrolltiltak og kompetanse

i risikoprosjekter (eksempel: verneverdige bygg og vannskader) og det

bestilles arbeid eller endringer på timebasis

3) Rollen som prosjektansvarlig opp mot prosjekt-/byggeleder må

tydeliggjøres i en tidlig fase av prosjektene

4) Det må legges opp til økt bruk av milepæler, knyttet opp til betalingsplanen

i kontraktene.

5) Kontrakter og arbeidsmetodikk i Omsorgsbygg bør standardiseres for å

utvikle felles beste praksis for prosjektgjennomføring.

04.06.2008 10


Anskaffelse 1: Sinsen

Kort oversikt over prosjektet

Prosjektet ”Sinsen barnehage” er et byggeprosjekt av to nye bygninger i

tilknytning til eksisterende barnehage. I tillegg kommer opparbeidelse av utendørs

lekeareal, ny avkjørsel og ny parkeringsplass, samt ny støyskjerm mot jernbane.

Anskaffelsen er gjennomført som en konkurranse med forhandling. 5 leverandører

leverte tilbud. Etter evaluering ble Byggmester H. Langemyhr AS tildelt kontrakt.

Det ble inngått en generalentreprisekontrakt med Byggmester H. Langemyhr AS.

Bakgrunnen for valg av generalentreprise som gjennomføringsform var den økte

interessen innen bransjen for å utvikle nye/alternative samarbeidsrettede

gjennomføringsformer for å søke å komme bort fra den tradisjonelle

konfliktorientering og suboptimalisering som i lang tid har rådet byggebransjen.

I henhold til kontrakten skulle Langemyhr starte arbeidet senest 30.04.2007

under forutsetning av at igangsettelsestillatelse forlå, og ferdigstillelsesdato var

satt til 15.01.2008.

Fremdrift har vært hovedproblemet i dette prosjektet. Det startet tidlig, ved at

igangsettelsestillatelse ikke forelå før 25.05.07. Dette medførte forskyvning av

ferdigstillelse fra 15.01.2008 til 11.02.2008.

Det ble videre fra Langemyhrs side stadig påberopt forbehold om byggetid av

ulike årsaker. Fremdriftsplan ble etterlyst i byggemøter gjennom hele prosjektet.

Den forsinkede fremdriften for byggene ble hentet inn, slik at man i løpet av

høsten var iht fremdriftsplan. Før jul 2007 blir det likevel klart at man ikke vil

klare å holde ferdigstillelsesdato, og på nyåret 2008 blir det fremsatt via advokat

fra byggmester en varsling om at ferdigstillelse av hovedsakelig utomhusarbeider

blir ca 5 måneder forsinket.

04.06.2008 11


Problemstillingen rundt manglende fremdrift i prosjektet ble tidlig aktualisert og er

fulgt opp av prosjekt-/byggeleder og prosjektansvarlig gjennom hele

prosjektperioden, uten at dette har løst problemet.

04.06.2008 12


Problemstilling 1: Er anskaffelsen utført i tråd med krav i lov og

forskrift om offentlige anskaffelser?

Prosessen/fakta

Prosjektansvarlig har hatt hovedansvaret for gjennomføring av anskaffelsen.

Rådgivende arkitekt på prosjektet har foretatt evalueringsarbeidet i konkurransen

og levert innstilling til Omsorgsbygg (heretter kalt Omsorgsbygg).

Anskaffelsen er påbegynt 2 ganger pga. manglende interesse i markedet.

Anskaffelsen ble opprinnelig kunngjort på Doffin 23.06.2006.

Ingen leverandører meldte sin interesse innen tilbudsfristen som var 28.08.2006.

Omsorgsbygg gikk dermed over til en direkte anskaffelse hvor 5 leverandører ble

direkte invitert til å levere tilbud. Grunnlaget for konkurransen var det samme.

Anskaffelsen er gjennomført etter LOA og FOA del I og del III på avtalerettslig

grunnlag, jfr. Klagenemnden for offentlige anskaffelser (heretter kalt KOFA)

avgjørelse 2007/126. Anskaffelsesprosedyren som er benyttet er konkurranse

med forhandling.

I invitasjonen (konkurransegrunnlaget) til konkurransen fremgår det at tilbyderen

skal være bundet av sitt tilbud i 60 dager fra tilbudsfristens utløp.

Tilbudsfristen var 19.12.2006 og alle 5 leverte tilbud.

Alle 5 leverandører ble vurdert å oppfylle kvalifikasjonskravene, og evaluering av

tilbud/tildelingskriterier ble gjennomført for alle.

Det ble gjennomført forhandlinger med de 2 beste tilbyderne (omtalt som

avklaringsmøter og tilbakemeldinger i arkitektens innstilling).

04.06.2008 13


I innstilling fra arkitekt ble det anbefalt å inngå kontrakt med Langemyhr, fordi de

etter evaluering hadde det økonomisk mest fordelaktige tilbudet.

Omsorgsbygg sender ut tildelingsbrev datert 07.03.2007 til alle leverandørene

hvor det orienteres om at Omsorgsbygg har besluttet å tildele kontrakt til Harald

Langemyhr.

En av leverandørene ba om nærmere begrunnelse i brev datert 16.03.2007.

Kontrakt ble inngått og signert med H. Langemyhr AS den 28.03.2007.

I brev av 12.04.2008 gir Omsorgsbygg nærmere begrunnelse for tildelingen til

den leverandøren som krevde det i brev datert 16.03.2007.

Den samme leverandøren krever i brev datert 10.05.2007 om ytterligere

redegjørelse for vurderingen av tilbudet opp mot Langemyhrs tilbud i henhold til

tildelingskriteriene i konkurransen.

Omsorgsbygg besvarer denne henvendelsen i brev datert 19.06.2007.

Leverandørens advokat ba i brev av 5.07.2007 om å få ytterligere opplysninger i

saken.

Leverandøren leverte klage til KOFA datert 14.09.2007.

KOFA fattet avgjørelse i saken 21. 01.2008.

04.06.2008 14


Regelverk

Offentlige anskaffelser er i dag regulert av lov om offentlige anskaffelser 16.juli

1999 (heretter kalt LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser 7.april 2006

(trådte i kraft fra 01.01.2007). Denne anskaffelsen er utført i 2006 og har derfor

fulgt forskrift om offentlige anskaffelser 15.juni 2001 (heretter kalt FOA) som var

gjeldene på det tidspunktet.

LOA § 5 stiller som grunnleggende krav at kjøp av varer, tjenester og bygge- og

anleggskontrakter, så langt som råd skal bygge på konkurranse, og oppdragsgiver

skal sikre at hensyn til «forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet»

blir ivaretatt gjennom hele prosessen. Valg av tilbydere og tildeling av kontrakter

skal skje på objektivt, ikke-diskriminerende grunnlag, og prosessen og viktige

beslutninger skal dokumenteres. Offentlige innkjøp skal være basert på

«forretningsmessighet og likebehandling». Innkjøp (herunder også bygge- og

anleggsarbeid) er detaljregulert i FOA.

Oppdragsgiver skal i konkurranser fastsette en vedståelsesfrist, som angir den

tiden tilbudene er bindende, jfr. FOA § 14-2. Kontrakt med den valgte leverandør

må være signert for utløpet av vedståelsesfristen. Dersom kontrakt ikke blir

signert før utløp av vedståelsesfristen har oppdragsgiver ingen bindende tilbud, og

konkurransen må ansees avsluttet. Dersom kontrakt allikevel blir inngått, er dette

å anse som en ulovlig direkte anskaffelse, jfr. KOFA sakene 2006/143, 2006/89,

2005/296 og 2005/306.

Etter FOA § 12-5, jfr. § 15-2 kan oppdragsgiver stille minimumskrav til

leverandørene (kvalifikasjonskrav). Kravene skal sikre at leverandørene er egnet

til å oppfylle kontraktsforpliktelsene. Hvert krav må dokumenteres og

oppdragsgiver må vurdere om leverandøren oppfyller kravene. Dersom

leverandøren ikke oppfyller noen av kravene skal de avvises fra konkurransen, jfr.

FOA § 15-12 (1) a. Alle leverandører som skal få vurdert sine tilbud, må oppfylle

kvalifikasjonskravene. Dette gjelder uavhengig av hvilken anskaffelsesprosedyre

som blir benyttet.

04.06.2008 15


Om leverandøren har oppfylt kvalifikasjonskravene må skje ved en vurdering av

om den tilbudte dokumentasjon er nok til å oppfylle det materielle

kvalifikasjonskravet. KOFA eller domstolene kan da bare prøve om oppdragsgivers

skjønn er saklig og forsvarlig, og i samsvar med LOA § 5 sine grunnleggende krav

til forutberegnelighet, likebehandling og gjennomsiktighet, samt om evalueringen

er basert på riktig faktisk grunnlag.

Etter forskriftens § 16-3 (2) skal utvelgelse til forhandlinger skje på bakgrunn av

den foreliggende informasjon om leverandørenes stilling og tekniske, økonomiske

og finansielle kapasitet (kvalifikasjoner). Så lenge konkurransegrunnlaget ikke på

forhånd har begrenset antallet leverandører det skal forhandles med, vil

oppdragsgiver ha et fritt skjønn med hensyn til hvor mange som skal velges ut til

forhandlinger. Maksimalt kan oppdragsgiver velge ut alle leverandører som

tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, dvs som ikke avvises. Etter § 16-3 (3) skal

det inviteres minst 3 leverandører forutsatt at det finnes et tilstrekkelig antall

egnede (kvalifiserte), men det skal likevel bare forhandles med leverandører som

har reell mulighet til å få kontrakten. Ved vurderingen av om en leverandør har

reell mulighet til å få kontrakten, kan oppdragsgiver også se hen til

vedkommendes tilbud. Dette er forutsatt av klagenemnda i avgjørelsene 2003/96,

2004/2, 2004/76 og 2004/207.

Etter FOA § 13-1 er det krav om å kunngjøre konkurranse som følger FOA del III.

I vurderingen av om tilbyder har reelle muligheter til å få kontrakten beror på en

konkret helhetsvurdering. Etter § 16-3 (4) kan alle sider av tilbudene endres

gjennom forhandlinger, herunder prisen. Ved konkurranse med forhandlinger vil

tilbudene forutsetningsvis kunne forbedres i løpet av forhandlingsprosessen, og

rangeringen av tilbudene kan som følge av dette bli endret. I sak 2004/2 uttaler

KOFA: Klagenemnda finner det ikke godtgjort at en prisforskjell på ti prosent skal

gi grunnlag for å konkludere med at klager i denne saken ikke ville hatt reell

mulighet til å få tildelt kontrakten etter gjennomførte forhandlinger, jf

klagenemndas uttalelse i sak 2004/76 premiss 28, der det samme ble sagt om en

prisforskjell på 18 %.

04.06.2008 16


I klagesak 2004/207 har klagenemnden kommet til at 50 % prisforskjell ikke var

nok til å si at vedkommende ikke hadde reell mulighet til å få kontrakten.

Dersom en leverandør skriftlig anmoder om en nærmere begrunnelse om hvorfor

deres tilbud ikke er valgt, skal oppdragsgiver innen 15 dager gi en nærmere

begrunnelse, jfr. FOA § 3-8 (4).

Vurdering

Det er i anskaffelsen benyttet en rådgivende arkitekt som har foretatt all

gjennomgang av tilbudene, foretatt evalueringen og laget innstilling. Dette er en

oppgave som er svært viktig i anskaffelsesprosessen og regelverket for offentlige

anskaffelser inneholder mange bestemmelser som må overholdes i dette arbeidet.

Den gjennomførte prosessen viser seg å ha betydelige mangler i forhold til

regelverket for offentlige anskaffelser, slik at det må stilles spørsmål ved om den

eksterne rådgiveren har hatt tilstrekkelig kompetanse på dette regelverket.

Innstillingen fra den eksterne rådgiveren er akseptert av Omsorgsbygg uten at

det er stilt kontrollspørsmål.

KOFA har fattet avgjørelse i saken basert på de anførslene som klager hadde og

de forhold som er vurdert av KOFA vil ikke bli vurdert av oss.

KOFA konkluderte med brudd på følgende:

o Oslo kommune v/Omsorgsbygg Oslo KF har brutt kravene til

etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i lov om offentlige anskaffelser § 5

ved at evalueringen av tilbudene opp mot tildelingskriteriet ”Kompetanse”

ikke er tilstrekkelig dokumentert.

o Oslo kommune v/Omsorgsbygg Oslo KF har brutt kravet til likebehandling i

lov om offentlige anskaffelser § 5 ved å legge til grunn at valgte leverandør

har personell med lengre praktisk erfaring enn klager.

o Oslo kommune v/Omsorgsbygg Oslo KF har brutt kravet til

forutberegnelighet i lov om offentlige anskaffelser § 5 ved at evalueringen

av tilbudene opp mot tildelingskriteiret ”Byggetid” har vært i strid med

opplysninger gitt i konkurransegrunnlaget.

04.06.2008 17


o Oslo kommune v/Omsorgsbygg Oslo KF har brutt forskrift om offentlige

anskaffelser § 3-8 (4) og § 17-3 (2) ved at det ikke ble gitt en tilstrekkelig

begrunnelse for valg av tilbud.

KOFA konkluderte med at reglene ikke var brutt i forhold til følgende anførsler:

o Valgte leverandørs reviderte tilbud skulle vært avvist

o Vurderingen av tildelingskriteriet pris fremstår som vilkårlig

o Vurderingen av deler av tildelingskriteriet kompetanse fremstår som

vilkårlig

o Klagenemnda hadde ikke grunnlag for å ta stilling til om vilkårene for

positiv og negativ kontraktsinteresse var tilstede

Utover KOFA sine vurderinger har vi følgende vurderinger:

Alle leverandører som ønsker å delta i konkurransen må oppfylle

kvalifikasjonskravene. Alle kvalifikasjonskravene og dokumentasjonen som må

leveres som bevis for oppfyllelse er oppgitt i invitasjonen

(konkurransegrunnlaget).

Det er ikke fremlagt dokumentasjon på at det er foretatt en forvarlig vurdering av

disse forhold. Det er opplyst fra rådgivende arkitekt at de kun har foretatt en

sjekk av at den ønskede dokumentasjon er levert, men at en fullstendig

realitetsvurdering opp mot kravene ikke er foretatt. Vi anser dette som brudd på

kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet, jfr. LOA § 5 og FOA § 12-5, jfr. §

15-2.

Det er i konkurransen kun forhandlet med de 2 leverandørene som hadde best

pristilbud, ref. følgende formulering i mail fra rådgivende arkitekt ”det ble da

besluttet av prosjektleder og Omsorgsbygg å føre forhandlinger med de 2 laveste

anbyderne som hadde rimelig mulighet til kontrakt”. I konkurransen var det i

utgangspunktet ikke satt noe antall som det skulle forhandles med. Det var derfor

en plikt til å forhandle med minimum 3 leverandører, med mindre noen av

leverandørene ikke hadde reell mulighet til å få tildelt kontrakten. Vi kan ikke se

at det foreligger dokumentasjon på at vurderingen av ”reell mulighet” er foretatt.

04.06.2008 18


Dette vurderer vi å være brudd på kravet til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet,

jfr. LOA § 5.

KOFA har lagt en streng vurdering til grunn når de har vurdert begrepet ”reell

mulighet til å bli tildelt kontrakt”. Prisforskjeller opp til 50 % har ikke vært

tilstrekkelig for å si at leverandøren ikke har reell mulighet til å få kontrakten

etter forhandlinger. I denne saken var prisforskjellene mellom det laveste og

høyeste tilbud ca. 21 %. At det ikke er forhandlet med 3 laveste anbyder vurderer

vi å være brudd på likebehandlingsprinsippet, jfr. LOA § 5 og brudd på

forhandlingsplikten, jfr. FOA 16-3.

I invitasjonen var det opplyst at vedståelsesfristen for tilbudene var 60 dager fra

tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen var 29.12.2006. Det betyr at vedståelsesfristen

utløp 29.02.2007. Kontrakten med Langemyhr er inngått/signert 28.03.2007. Vi

har fått opplyst at det ikke er bedt om forlenget vedståelsesfrist, og det er heller

ikke dokumentert i saken. Vår vurdering er at det ikke forelå gyldige tilbud i

konkurransen og at kontraktsigneringen innebærer en ulovlig direkte anskaffelse.

Vi anser dette å være brudd på kravene til forutberegnelighet og konkurranse i

LOA § 5 og kunngjøringsplikten i FOA § 13-1.

En av leverandørene ba i brev datert 16.03.2007 om nærmere begrunnelse om

hvorfor deres tilbud ikke var valgt. Oppdragsgiver ga nærmere begrunnelse i brev

12.04.2007. Det gikk i dette tilfellet 27 dager fra anmodningen om nærmere

begrunnelse og til svaret forelå. Vi anser dette som brudd på FOA § 3-8 (4).

Anbefalinger

Det bør vurderes om eksterne firma skal ha noen rolle i den del av

anskaffelsesprosessen som er regelstyrt. Dersom eksterne firma skal utføre

oppgaver knyttet til den regelstyrte anskaffelsesprosessen, anbefaler vi at det

sikres på en bedre måte at det eksterne firma har nødvendig kompetanse.

Det anbefales å styrke opplæringen på regelverket for offentlige anskaffelser

internt i OBY og spesielt på de prosjektansvarlige.

04.06.2008 19


Det anbefales at løpende kvalitetssikring av anskaffelsesprosessene innføres.

Det anbefales å utvikle noen standard evalueringsmetoder for både

kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.

04.06.2008 20


Problemstilling 2: Er ansvars- og fullmaktsforholdene i prosjektet

avklart og dokumentert?

Omsorgsbygg (Omsorgsbygg) har for prosjektet satt opp en prosjektorganisasjon.

Selve anskaffelsesprosessen ble gjennomført av Omsorgsbyggs Prosjektavdeling

og ble overført til Barnehageavdelingen i det man gikk over i

gjennomføringsfasen.

I gjennomføringsfasen er prosjektet ledet av en prosjektansvarlig (PA) som er

ansatt i Omsorgsbygg.

Det er kjøpt prosjektledelse og byggeledelse fra eksternt firma. Rollen som

prosjektleder (PL) og byggeleder (BL) er ivaretatt av samme person.

Rammeverk

Rollen som prosjektansvarlig hos Omsorgsbygg er nedfelt i stillingsbeskrivelsen,

der vi siterer følgende fra pkt 3, nr 2.

o Ansvar for å ivareta byggherrerollen ved å lede definerte prosjekter og evt.

annen aktivitet som organiseres som prosjekter

o Ansvar for å nå avtalte prosjektmål innen avtalt budsjett og fremdrift

o Kontraktsoppfølging av innleide konsulenter

Videre fremgår det av pkt 5. ”Oppgaver” at prosjektansvarlig skal:

o Støtte og veilede ekstern prosjekt-/byggeleder overfor resten av

prosjektorganisasjonen

o Kontrollere og godkjenne utbetalinger av bestilte leveranser

o Gjennomføre kontroll med tids- og kostnadsutvikling

o Sørge for nødvendige og rettidige beslutninger og vedtak i prosjektet

o Overvåke prosess for å kunne treffe tiltak for å avverge eller forminske

skadevirkninger av uheldige forhold i prosjektet

o Fortløpende rapportere til overordnet alle større avvik fra planen, med

forslag til tiltak ...

04.06.2008 21


Omsorgsbygg har gjennom minikonkurranse kjøpt prosjekt- og byggeledelse fra

eksternt firma. Til grunn for kjøpet ligger rammeavtale mellom Omsorgsbygg og

eksternt firma, datert 06.11.2006. Denne bygger på og presiserer NS 8402.

Som del av rammeavtalen ligger Omsorgsbyggs ytelsesbeskrivelse for prosjekt og

byggeledelse. prosjektleder sin rolle fremkommer av ytelsesbeskrivelsen som

inneholder følgende innledende avsnitt:

”Prosjektleder er Omsorgsbyggs daglige representant i tildelt prosjekt og

har initiativplikt overfor alle nødvendige oppgaver i prosjektet.

Prosjektleder skal forankre, planlegge, organisere, styre, rapportere og ha

kontrollansvar for den totale prosess, slik at mål og styringsparametre

innfris. Prosjektleder rapporterer til Omsorgsbyggs prosjektansvarlige for

prosjektet

Ansvarsområder vil være planlegging og gjennomføring av prosjekter fra

tildeling av prosjekt til overtakelse og oppfølging under garantitiden,

innenfor tildelt kostnadsramme, fastsatt tidsplan og forventet kvalitet.

Fullmakt vil være i henhold til enhver tid gjeldende fullmaktsstruktur.”

Arbeidsoppgavene er opplistet i ytelsesbeskrivelsen. Se vedlegg 1.

Byggeleder sin rolle fremkommer også av ytelsesbeskrivelsen:

”Byggeleder representerer Omsorgsbygg og dets interesser på

byggeplassen. Byggeleder rapporterer til Prosjektleder.”

Arbeidsoppgavene er opplistet i ytelsesbeskrivelsen. Se vedlegg 1.

Det er utarbeidet PA-bok som angir prosjektadministrative og forretningsmessige

rutiner for prosjektet.

04.06.2008 22


Kontraktsforholdet med Harald Langemyhr AS (Langemyhr), er en

generalentreprise basert på NS 3430.

Fakta

Entreprenøren har i forbindelse med tvist om fremdriften i prosjektet anført at de

anser bestillingsrutinene som er innført i prosjektet som en begrensning i

prosjekt-/byggeleder sin rett til å bestille endringsarbeider over en viss størrelse,

jfr. brev fra entreprenørens advokat datert 20.02.2008. Vi siterer:

”Bestillingsprosedyren fremkommer av PA-boken for ”Sinsen barnehage”

pkt. 7.4, som bestemmer at;

”Alle bestillinger skal skje skriftlig. Bestillinger skal kun komme fra

Omsorgsbygg eller de/den som har skriftlig fullmakt fra

Omsorgsbygg.”

……

Omsorgsbygg utarbeidet skjema for tilleggsbestillinger som ivaretok denne

prosedyren, og det fremgår eksplisitt at gyldig bestilling kun foreligger når

rubrikken benevnt som ”Bestilling/godkjenning” er fylt ut.

Endringsmeldinger fra byggeleder hvor slik utfylling manglet, kunne derfor

ikke benyttes som arbeidsunderlag for Langemyhr.

……

Enkelte ganger ble rubrikken for bestilling i skjemaet fylt ut av BL, men da

fremgikk det særskilt at dette var gjort etter fullmakt. Dette illustreres av

ARK-005, som vedlegges som bilag 3. Dette viser at byggeleder ikke var

utstyrt med en generell stillingsfullmakt som byggeleder for Omsorgsbygg,

men at det var gitt klare instrukser for den nærmere utøvelsen av

fullmakten. Felles for bestillingene foretatt av byggeleder var at det gjaldt

lave beløp, og Langemyhr måtte derfor forholde seg til at arbeider som ga

priskonsekvens av en viss størrelse måtte bestilles direkte fra

Omsorgsbygg.”

Omsorgsbygg sine ordinære fullmaktsregler har vært anvendt i prosjektet.

Fullmaktsforholdene for de enkelte rollene i prosjektet er ikke beskrevet i PA-

boken.

04.06.2008 23


Vurdering

Ut fra ytelsesbeskrivelsen (kontrakten) har prosjekt-/byggeleder påtatt seg et

betydelig ansvar i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet. I dette

prosjektet er det valgt en person til rollen som prosjekt-/byggeleder. I

ytelsesbeskrivelsen er prosjektleder og byggeleder rollen adskilt, bl.a. ved at

byggeleder skal rapportere til PL. Beskrivelsen av arbeidsoppgavene i

ytelsesbeskrivelsen vil da ikke passe i forhold til realitetene i prosjektet, men vi

kan ikke se at dette har hatt noen betydning i saken.

I denne saken er vår vurdering at prosjektet sine ansvars- og fullmaktsforhold er

tilfredsstillende avklart og dokumentert for prosjektansvarlig og prosjekt-

/byggeleder. For de andre aktørene i prosjektet, herunder Langemyhr, opptrer

ikke fullmaktsforholdene som entydige.

Anbefaling

Omsorgsbygg bør i fremtidige prosjekt vurdere å tydeliggjøre fullmaktsregimet for

alle aktørene i prosjektene. Det kunne med fordel blitt omtalt i PA-boken.

04.06.2008 24


Problemstilling 3: Hvordan er rapportering og oppfølging av fremdrift

og kostnader ivaretatt?

Rammeverk

Av stillingsbeskrivelse til prosjektansvarlig fremgår:



o Foreta budsjettering med nødvendige marginer og følge opp økonomien i

prosjektet



forslag til tiltak og rapportere til bestiller etter avtale

Av ytelsesbeskrivelsen fremgår at prosjektleder skal:

o Planlegge og gjennomføre oppdraget på en ressursoptimal måte innen

vedtatte rammer for kvalitet, tidsplan og økonomi.

o Økonomi; budsjettansvarlig for tildelte prosjekter, ansvarlig for etablering

av budsjett ved oppstart og revisjon av dette. Forslag til budsjett og forslag

til revisjoner fremlegges for Omsorgsbyggs prosjektansvarlig for

godkjenning.

o Fremdrift; Utarbeide fremdriftsplan ved oppstart av prosjektet og oppdatere

/ følge opp fremdriftsplanen gjennom hele planleggings- og

gjennomføringsperioden

o Rapportering; Fortløpende rapportering vedrørende økonomi, fremdrift og

HMS, samt foreslå og gjennomføre korrigerende tiltak ved eventuelle avvik

hver måned i henhold til Omsorgsbyggs mal

Av ytelsesbeskrivelsen fremgår at byggeleder skal:

o Økonomi; føre byggeregnskap. Kontrollere og anbefale / avvise faktura fra

entreprenører og leverandører.

o Fremdrift; påse at entreprenørens fremdriftsplanlegging er forsvarlig og

påse at HMS ivaretas ved revidering av fremdriftsplaner.

04.06.2008 25


o Rapportering; avgi månedlige byggelederrapporter til prosjektleder

inkludert økonomisk oversikt med oversikt over kontrakt, fakturaer,

endringer/tillegg og HMS status.

Det er utarbeidet PA-bok for prosjektet med utgangspunkt i gjeldende mal fra

Omsorgsbygg.

o Av PA-boken 2.1 fremgår at prosjektet skal ferdigstilles til 11.02.2008

o Av PA-boken 5.4 fremgår: ”Overordnet fremdriftsplan som ivaretar hele

prosjektgjennomføringsperioden utarbeides av prosjektleder og skal vise

når og hvordan de enkelte aktiviteter tilrettelegges i forhold til hverandre....

Detaljert fremdriftsplan i byggefasen utarbeides av entreprenør etter

samme mønster.”

o Av PA-boken 5.6 fremgår at entreprenøren skal rapportere i eget

dokument: ”fremdrift med oversikt over aktiviteter og arbeidsfront (kritiske

aktiviteter skal fremheves). Ved avvik skal årsakssammenheng angis.....

Prosjekt og byggeleder skal hver måned (i spesielle tilfeller oftere etter

avtale) oversende til Omsorgsbygg rapport på ovennevnte tema. I tillegg

skal inngå økonomisk oversikt inkludert prognose på prosjektets

sluttkostnad.”

Av kontrakten (NS 3430 pkt.16, jfr. endringer pkt. 9.1)med Langemyhr fremgår

tidsfrister for entreprenøren. Følgende 2 frister er angitt: igangsettelse på

byggeplass 30.04.2007 og ferdigstillelse: 15.01.2008.

NS 3430 Kap 18 omhandler plikt til forsvarlig fremdrift.

Fakta

Under gjennomføringen av prosjektet har prosjektansvarlig gjennomført

regelmessige møter med prosjekt-/byggeleder der statusrapport for prosjektet er

gjennomgått.

Av statusrapport nr 3 datert 05.06.2007 fremgår:

o Igangsettelsestillatelse er mottatt 25.05.2007.

o Med utgangspunkt i dette er sluttdato forskjøvet til 11.02.2008.

04.06.2008 26



o Arbeidene på byggeplass påbegynt 18.06.2007

o Detaljert fremdriftsplan er ikke fremlagt fra entreprenørens side

o Tiltak; entreprenøren innkalles til møte om fremdrift


o Detaljert fremdriftsplan er fremlagt av entreprenør 29.06.2007

o Revidert plan datert 03.08.2007 er mottatt og distribuert til

prosjekteringsgruppen

o Entreprenør har ved prosjektmelding nr 2 av 11.07.2007, varslet krav om

tillegg i tid og kostnadsdekning. Kravet er foreløpig avvist av BL.


o Revidert hovedfremdriftsplan er levert 25.09.2007

o Planen angir følgende leveringsdatoer,

o Bygg D (nordre): 25.02.2008

o Bygg E (søndre): 11.02.2008

o Skjermvegg: 11.06.2008

o Utomhusarbeider 11.07.2008

o Kontraktsmessig ferdigstillelse for hele anlegget er satt til 11.02.2008

o Det er avholdt 4 særmøter om fremdrift, senest 02.10.2007 og fremlagt

fremdriftsplan med angitte ferdigstillelsesdatoer er protestert.

o Status kostnadsutvikling: kostnadene ligger innenfor budsjettrammen


o Budsjett: budsjettet for prosjektet er satt opp basert på

entreprisekontrakten og anslag for generalomkostninger. Det er satt av 7,5

% til reserver.

o Økonomisk status: Status på entreprisekostnader fremkommer av vedlagte

økonomioversikt. Det er så langt sendt ut en del endringsmeldinger, men

ikke alle er priset av entreprenør. byggeleder har prissatt endringene med

antatte summer, som etter hvert blir fastsatt når tilbud og bestilling

foreligger.

04.06.2008 27


o Fremdrift: arbeidene ligger etter opprinnelig oppsatt fremdriftsplan.

Entreprenøren har i revidert fremdriftsplan av 26.09.2007 med forslag om

trinnvis ferdigstillelse med kun deloverlevering ved kontraktens

ferdigstillelsesdato. Planen er ikke akseptert av byggherren og det pågår

drøftinger med sikte på å komme frem til en omforent fremdriftsplan.

o Det har etter sommerferien vær en god drift og høy produksjon på

byggeplassen.

o Kontroller: Byggeleder fører regelmessig tilsyn med arbeidene og tar

fortløpende opp avvik i forhold til kontrakt med generalentreprenør.


o Fremdrift; byggearbeidene ligger etter opprinnelig oppsatt fremdriftsplan.

Entreprenør har i revidert fremdriftsplan av 07.11.2007 med forslag om

trinnvis ferdigstillelse med kun deloverlevering ved kontraktens

ferdigstillelsesdato. Planen er foreløpig ikke akseptert av byggherren og det

pågår drøftinger med sikte på å komme frem til en omforent fremdriftsplan.

o Det har etter sommerferien vær en god drift og høy produksjon på

byggeplassen.


o Fremdrift; byggearbeidene ligger etter opprinnelig oppsatt fremdriftsplan.

Entreprenør har fremlagt revidert fremdriftsplan i møte 10.12.2007 med

forslag om trinnvis ferdigstillelse der begge bygninger ferdigstilles til

25.02.2008. Planen er foreløpig tatt til etterretning av byggherren.

o Fremdriften på byggene ligger pr 31.12.2007 i rute med revidert

fremdriftsplan.

o Økonomisk status; Det ble 09.10.2007 utarbeidet en revidert kontrakt da

det i den opprinnelige kontrakt ikke ble tatt hensyn til regnefeil i anbudet

og fremforhandlet fastpristillegg. Disse justeringer av kontraktsbeløpet

medfører at reserveavsetningen i prosjektet kan økes noe.

Det er gjennomført 20 byggemøter: 25.04.2007, 09.05.2007, 23.05.2007,

06.06.2007, 20.06.2007, 04.07.2007, 01.08.2007, 15.08.2007, 29.08.2007,

04.06.2008 28


12.09.2007, 26.09.2007, 10.10.2007, 24.10.2007, 07.11.2007, 21.11.2007,

05.12.2007, 08.01.2008, 23.01.2008, 06.02.2008, 06.03.2008

Det er gjennomført 6 særmøter: 17.09.2007, 26.09.2007, 02.10.2007,

05.11.2007, 10.12.2007, 02.01.2008

Fremdrift har vært sentrale tema i hoveddelen av byggemøter/særmøter.

I brev fra Langemyhr v/advokat datert 20.02.2008 blir det varslet at ferdigstillelse

må utsettes i omtrent 5 måneder på grunn av fremdriftsforstyrrelser. Årsaken til

fremdriftsforstyrrelsene er i hovedsak angitt å være:

o Prosjektets bestillingsrutine

o Den faktiske gjennomføringen av bestillinger

o Forsinket oppstart av grave- og produksjonsarbeider i forbindelse med

støyskjerm som følge av offentlige pålegg og Omsorgsbyggs bestillinger

knyttet til dette.

Det anføres at dette er forhold som gir rett til tilleggsfrister og at Omsorgsbygg

har ansvar for merkostnader knyttet til forsinkelsen.

Vurdering

Prosjekt-/byggeleder har fulgt opp økonomien i prosjektet gjennom føring av

prosjektregnskap. prosjekt-/byggeleder har fulgt opp de økonomiske forhold mot

entreprenøren. I tillegg har prosjekt-/byggeleder rapportert på økonomi til

prosjektansvarlig i tråd med de rutiner som er skissert i PA-boken.

prosjektansvarlig har avholdt statusmøter med prosjekt-/byggeleder i forbindelse

med månedlig rapportering. Vi anser derfor prosjektansvarlig og prosjekt-

/byggeleder sin oppfølging og rapportering på økonomi som tilfredsstillende.

Når det gjelder fremdrift, har denne vært tema gjennom store deler av

prosjektperioden. prosjekt-/byggeleder har fulgt opp fremdrift overfor

entreprenøren gjennom byggemøtene.

Prosjektansvarlig og prosjekt-/byggeleder har i tillegg avholdt 6 særmøter med

Langemyhr vedrørende fremdriften i prosjektet.

04.06.2008 29


Videre har prosjekt-/byggeleder månedlig rapportert på fremdrift i prosjektet til

prosjektansvarlig i henhold til rapporteringsstrukturen angitt i PA-boken.

Prosjektansvarlig har i forbindelse med månedlig rapportering fra prosjekt-

/byggeleder avholdt statusmøter med referat. Fokus har bl.annet vært fremdrift.

Kronologisk kan fremdriftsproblemene skisseres på følgende måte:

o Igangsettelsestillatelse 25.05.2007, medførte forskyvning av ferdigstillelse

fra 15.01.2008 til 11.02.2008.

o Fremdriftsplan fra Langemyhr har vært etterlyst i byggemøter f.o.m.

06.06.2007

o I prosjektmelding nr 2 av 11.07.2007 påberoper Langemyhr seg forbehold

om økt byggetid pga uavklart materialvalg ifm en støyskjerm mot

jernbanelinje. Han påpeker at oppstart av øvrige gravearbeider først kan

påbegynnes 2 uker etter oppstart av skjermvegger.

o prosjekt-/byggeleder har gitt uttrykk for at det ikke foreligger faglige

argumenter for at gravearbeidene kan påbegynnes uavhengig av

skjermveggen.

o Forsinket oppstart på byggeplass, førte til at prosjektet lå etter

fremdriftsplanen allerede tidlig i prosjektperioden.

o I byggemøte 12.09.2007 går det frem at en er iht fremdrift for begge

byggene.

o Det er avholdt særmøter vedrørende fremdrift der også prosjektansvarlig

var tilstede f.o.m.17.09.2007. Det ble her stilt krav til ukentlig

statusrapportering fra Langemyhr.

o 10.10.2007 ligger det ene bygget 4-5 dager etter oppsatt plan.

o Etter dette er det stort fokus på fremdrift i alle møter.

o I særmøte 10.12.2007, fremholder Langemyhr at begge bygg vil være

ferdigstilt til 25.02.2008, dvs 14 dager etter kontrakt.

o prosjekt-/byggeleder har gitt uttrykk for at man på dette tidspunkt

(10.12.2007) skjønte at leveringsdato ikke ville bli nådd. Slik vi har

oppfattet det var prosjektansvarlig av samme oppfatning.

04.06.2008 30


o I februar varslet Langemyhr v/advokat at ferdigstillelse vil bli omtrent 5

måneder forsinket, hovedsaklig gjelder dette skjermvegg og

utomhusområder.

Fremdriftsproblemene har vært kjente og rapporterte i forhold til de rutiner som

var fastlagt. Vår vurdering er at prosjekt-/byggeleder sin rapportering på fremdrift

er tilfredsstillende.

I oppfølgingen av fremdriften mot entreprenøren har både prosjekt-/byggeleder

og prosjektansvarlig vært aktive i store deler av prosjektperioden. Vår vurdering

er at omfanget av oppfølgingen er tilfredsstillende.

Problemstillingen rundt manglende fremdrift i prosjektet ble tidlig aktualisert og er

fulgt opp av prosjekt-/byggeleder og prosjektansvarlig gjennom hele

prosjektperioden, uten at dette har løst problemet. Tiltakene har hovedsakelig

vært å gjøre entreprenøren oppmerksom på forholdene, etterspørre fremdriftsplan

og etter hvert innføre en strengere kontroll med produksjonen på byggeplassen. I

den videre vurderingen ser vi på om andre tiltak kunne vært iverksatt.

Kontrakten med entreprenøren regulerer hvilke misligholdsbeføyelser byggherren

kan benytte seg av. I denne saken er det NS 3430 med noen tilpasninger som er

benyttet.

Normal beføyelse ved forsinkelser er dagbot. Er forsinkelsene store nok kan de

betraktes som vesentlig mislighold og gi grunnlag for heving av kontrakten.

NS 3430 pkt. 20.1 regulerer forsinkelse. Forsinkelse foreligger dersom

kontraktsarbeidet ferdigstilles senere enn den avtalte sluttfristen. Det samme

gjelder ferdigstillelse av deler av kontraktsarbeidet hvor det er avtalt delfrister.

I henhold til kontrakten med entreprenøren var det kun sluttfristen som var

milepæl i prosjektet. Dagbot var derfor ikke særlig aktuelt å benytte seg av tidlig i

prosjektperioden. Prosjektet har ikke utelukket at dagbotkrav vil fremmes på et

senere tidspunkt.

04.06.2008 31


NS 3430 pkt. 34.1.1 regulerer heving ved vesentlig mislighold. Dersom

entreprenøren vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser, eller det er klart

at vesentlig mislighold vil inntre, kan byggherren ha rett til å heve kontrakten.

Vilkåret ”vesentlig mislighold” krever at misligholdet har et visst omfang/størrelse

for at det kan karakteriseres som vesentlig.

Disse bestemmelsene er ikke anvendt, men har vært diskutert i prosjektet.

At prosjektansvarlig og prosjekt-/byggeleder ikke har benyttet disse

bestemmelsene vurderer vi som forsvarlig. Konsekvensene med heving av

kontrakt er store, og forsinkelsene ville fortsatt bestått.

Videre anser vi at kontraktsbestemmelsene på dette området har vært noe svake,

spesielt med henblikk på at dagbot ikke har vært tilgjengelig som virkemiddel

knyttet til delfrister.

Med bakgrunn i tilgjengelige sanksjoner, vurderer vi oppfølgingen rundt fremdrift

som tilfredsstillende.

Anbefaling

Omsorgsbygg bør vurdere å innføre bedre kontraktsbestemmelser knyttet til

forsinkelser/dagbot i fremtidig kontraktsarbeid av samme type.

04.06.2008 32


Problemstilling 4: Er avvik og endringer korrekt håndtert og

dokumentert med hensyn til beskrivelse,

godkjenning og oppfølging?

Rammeverk

NS 3430, kap. 28 regulerer endringer:

o 28.1: Byggherren har rett til i overensstemmelse med 28.2 å pålegge

entreprenøren endringer i utførelsen. Endringen må stå i sammenheng med

det kontrakten omfatter og ikke være av en vesentlig annen art.

o 28.4.1: Medfører endringen økning eller reduksjon av mengder det er

fastsatt enhetspriser for, legges disse prisene til grunn for oppgjøret.

Enhetsprisene legges også til grunn for oppgjøret dersom endringen gjelder

arbeid som i det alt vesentlige er likeartet med arbeider det er fastsatt

enhetspris for

o 28.5: Kan ikke oppgjørsreglene i 28.4 anvendes skal entreprenøren gi

byggherren et tilbud på tillegg eller fradrag..... Blir ikke partene enige om

prisen på et slikt tilleggsarbeid, skal arbeidet utføres etter regning.

I tillegg regulerer NS 3430, pkt 3, samarbeidsplikten mellom partene.

Herunder kan det innfortolkes en plikt til å respondere på endringsmeldinger

og forespørsel om pristilbud innen rimelig tid.

PA-boken 7.4 definerer endringsregimet i prosjektet, herunder:

o En endringsmelding utstedes når Omsorgsbygg ønsker utført en endring

eller etter godkjent prosjektmelding

o Endringsmelding skal beskrive omfang og angi årsak

o Endringsmeldingen sendes generalentreprenør for pristilbud.

o Entreprenørens tilbud sendes den som har utarbeidet endringsmeldingen

som gir sin innstilling til BL

o Byggeleder sin innstilling til prosjektleder

o prosjektleder eller prosjektansvarlig bestiller arbeidene avhengig av

prosjektets fullmaktsgrense.

o prosjekt-/byggeleder loggfører endringsmeldingene

04.06.2008 33


Fakta

Det er loggført 58 endringsmeldinger på prosjektet med en bestilt kostnad på kr.

2.604.099,- eks. mva fra Langemyhr. I tillegg kommer 7 endringer på

prosjektering med kr 566.215,- eks. mva.

Langemyhr har varslet tids- og kostnadskonsekvenser ved flere av

endringsmeldingene. Dette er blitt avvist av prosjekt-/byggeleder.

Langemyhr v/advokat har i brev datert 20.02.2008 anført at bestillingsprosedyren

og den faktiske gjennomføringen av bestillingsprosedyren for enkelte av

endringene ikke er overholdt, og at dette har hatt tids- og kostnadskonsekvenser.

Alle endringer har vært priset, men i enkelte sammenhenger har det vært

problematisk å få pris/tilbakemelding fra entreprenøren.

Prosjektansvarlig gir uttrykk for at prosjekt-/byggeleder har gjort en god jobb i

forhold til endringsmeldinger.

Vurdering

Endringsmeldingene fra Omsorgsbygg er godt dokumentert, med beskrivelse av

omfang og årsak. Relevante pristilbud er innhentet fra Langemyhr. Noen av disse

har det tatt lang tid å få tilbakemelding på, vi anser at dette kan være brudd på

samarbeidsplikten iht NS 3430.

Endringene ligger innenfor det som kan karakteriseres som normalt på prosjekt av

denne type og størrelse.

Endringsarbeidene er realitetsbehandlet av prosjekteringsgruppen og prosjekt-

/byggeleder. I noen tilfeller er Langemyhr pålagt å utføre endringer iht kontrakt.

Langemyhr har argumentert med at Omsorgsbygg ikke har fulgt de angitte rutiner

for bestilling av endringer på enkelte endringer, og at dette har en stor tids- og

kostnadskonsekvens for prosjektet. Dette er forhold som særlig er kommet opp i

04.06.2008 34


perioden opp mot opprinnelig ferdigstillelse. Vi har ikke foretatt en grundig

juridisk vurdering av nevnte forhold, men antar at dette kan være et taktisk

utspill som kommer tett opptil ferdigstillelsesdato i den hensikt å fraskrive seg

ansvaret for overskridelse av avtalt ferdigstillelse.

Undersøkelsen har ikke avdekket avvik av betydning i forhold til rutinene i PA-

boken og vi vurderer endringsstyringen i prosjektet som god.

04.06.2008 35


Problemstilling 5: Er det ført tilfredsstillende kontroll med leveranser

og attestasjon av faktura?

Rammeverk

Kontraktsforholdet med Langemyhr er en generalentreprise basert på NS 3430,

der 26.1 lyder:

”Er ikke annet avtalt, kan entreprenøren etter hvert som utførelsen skjer

kreve avdrag av kontraktssummen og annet vederlag som han har krav på

etter kontrakten. Avdrag kan kreves på grunnlag av det som er utført og

det som er tilført byggeplassen av materialer og varer for å innbygges.

Verdien beregnes etter de priser som følger av kontraktsdokumentene.

Faktura for avdrag skal ikke sendes oftere enn hver 4 uke. Betaling av

avdrag innebærer ingen godkjennelse av grunnlaget for vedkommende

faktura.”

Det er ikke avtalt særskilt betalingsplan med Langemyhr, slik at bestemmelsene i

NS 3430 må legges til grunn. Dette innebærer at leverandøren en gang per

måned kan fakturere i samsvar med det som er levert på byggeplassen.

PA-boken henviser til kontrakt.

Fakta

Det opprinnelige prosjektomfanget er et fastprisprosjekt basert på avtalte

enhetspriser. Det er benyttet enhetspriser eller avtalt pris for alle endringer.

Ved kontroll av faktura, har prosjekt-/byggeleder vurdert at Langemyhr har

fakturert mer enn det som er levert og har krevd kreditnota på betydelig beløp.

Langemyhr har ikke utstedt kreditnota og prosjekt-/byggeleder har derfor

anbefalt for prosjektansvarlig å avvente utbetaling til det som faktisk er levert på

byggeplassen stemmer overens med det som er fakturert.

04.06.2008 36


I henhold til byggeregnskapet pr 12.02.2008, er det utstedt 4 stk. a-konto faktura

fra Langemyhr. Av disse har prosjekt-/byggeleder attestert a-konto nr1, 2 og 3 på

til sammen like i underkant av MNOK 12,0. eks mva. Dette stemmer overens med

mottatt reskontro fra Omsorgsbygg.

Vurdering

Når det gjelder leveransekontroll vil det viktigste i et fastprisprosjekt med betaling

etter leveranse på byggeplass være å sikre at det ikke betales for mer enn det

som faktisk er levert fra entreprenøren. Dette vurderes som tilfredsstillende fulgt

opp i prosjektet.

Det er ikke påvist avvik i forhold til attestasjoner fra prosjekt-/byggeleder.

04.06.2008 37


Problemstilling 6: Har kontraktsforholdene i prosjektet fungert

tilfredsstillende?

Rammeverk

Kontraktsforholdet med ekstern prosjekt-/byggeleder har vært regulert av NS

8402 med noen presiseringer.

Kontraktsforholdet med Langemyhr har vært regulert av NS 3430 med enkelte

presiseringer.

Fakta

Vi har ikke opplysninger om at kontrakten med ekstern prosjekt-/byggeleder har

vært gjenstand for systematisk kontraktsoppfølging.

Prosjektansvarlig gir uttrykk for at en generelt er fornøyd med arbeidet som

prosjekt-/byggeleder har utført.

Kontraktsforpliktelsene til Langemyhr er fulgt opp gjennom hele prosjekt. Både

prosjektansvarlig og prosjekt-/byggeleder gir uttrykk for at kontrakten mangler

noen virkemidler i forhold til å legge press på entreprenøren i forbindelse med

fremdriftsproblemene.

Vurdering

Vi anser manglende fokus på systematisk oppfølging av kontraktsforholdet med

prosjekt-/byggeleder som en svakhet.

Dette har nok sammenheng med at både prosjektansvarlig og prosjekt-

/byggeleder anses å være en del av byggherreorganisasjonen, og ikke

kontraktsmotparter. I denne saken har det vært et godt samarbeid mellom

prosjektansvarlig og prosjekt-/byggeleder, og samtidig har inntrykket vært at

prosjekt-/byggeleder har gjort en god jobb. Det er derfor forståelig at kontrakten

ikke har vært fulgt opp på regelmessig basis.

Vi registrerer samtidig at NS 8402 er benyttet som kontraktsstandard. Denne

standarden er sprunget ut fra tidligere NS kontrakt som omhandler

prosjekteringsoppdrag (nå splittet i NS 8401 + NS 8402). I tillegg finnes

04.06.2008 38


standarden NS 8403 for byggelederoppdrag. Vi ser også at det gjøres forskjellige

valg hos Omsorgsbygg ved valget mellom disse standardene.

Alle bestemmelser i NS 8402 samsvarer ikke alltid like godt i forhold til

arbeidsoppgavene som en prosjekt-/byggeleder skal utføre. Vår vurdering er at

det kunne vært benyttet en kontrakt med bedre samsvar mellom bestemmelsene

og arbeidsoppgavene.

Hovedproblemet i denne anskaffelsen har vært entreprenørens fremdrift og både

prosjektansvarlig og prosjekt-/byggeleder har uttrykt frustrasjon over at

kontraktsregimet med entreprenøren har manglet noen virkemidler i kontrakten i

forhold til å legge press på entreprenøren.

Vi vurderer at dette er en svakhet med kontrakten, se også vurdering og

anbefaling under pkt. 3.

Anbefaling

Omsorgsbygg bør i fremtidige prosjekt innføre systematisk kontraktsoppfølging av

prosjekt-/byggeleder.

Omsorgsbygg bør i fremtidige prosjekt nøye vurdere bruken av

kontraktsstandarder ved kjøp av prosjekt-/byggeleder. Dersom ingen standard

dekker behovet/arbeidsoppgavene på en god måte, bør det vurderes å utvikle en

egen standard kontrakt som kan benyttes.

Omsorgsbygg bør vurdere å innføre bedre kontraktsbestemmelser knyttet til

forsinkelser/dagbot i fremtidig kontraktsarbeid av samme type mot

entreprenørene. Spesielt bør det vurderes å innføre flere frister/milepæler som er

knyttet til dagbot.

04.06.2008 39


ANSKAFFELSE 2: Økern

Kort oversikt over prosjektet

Prosjektet ”Økern Alders og sykehjem Vest” omhandler planlegging og

gjennomføring av ombygging (rehabilitering) til 28 sykehjemsplasser og

dagsenter med Husbankstandard og tilhørende fellesarealer og fellesfunksjoner.

Ombyggingen omfatter innvendig ombygging inkl. nye tekniske anlegg, samt

rehabilitering av eksisterende betongkonstruksjoner, utskiftning av vinduer,

fasader og omlegging av tak. Sykehjemmet er en 1 etasjes bygning med full

kjeller på ca. 3.400 m2. Bygget er verneverdig ved sin arkitektoniske verdi. Halve

bygget (Øst) ble bygget om til 25 sykehjemsplasser i 1999-2000.

Anskaffelsen er gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. 7 leverandører

leverte tilbud. Etter evaluering ble Byggmester H. Langemyhr AS tildelt kontrakt.

I henhold til kontrakten skulle Langemyhr starte arbeidet 15.11.2006 og

ferdigstillelsesdato var satt til 22.08.2007.

Prosjektet fikk en svært dårlig start ettersom det ble avdekket råte i store deler

av taket og hovedoppdraget ble derfor stilt i bero. Forholdet ble varslet av

Langemyhr 21.02.2007. Dette medførte betydelige forsinkelser, blant annet fordi

det tok lang tid å få på plass signert endringsmelding for utførelse av utbedring av

tak. Forholdet ble tatt opp i særmøte 07 av 7.mai 2007. Endringsordre ble signert

av Omsorgsbygg 05.06.2007.

I løpet av høsten eskalerer kostnadene, samtidig som fremdriften i arbeidene ikke

er tilfredsstillende. Fokuset på oppfølging øker gradvis og i januar 2008

iverksetter Omsorgsbygg kontroll av produksjon på byggeplassen gjennom

prosjekt-/byggeleder, i tillegg til at Omsorgsbygg selv gjennomfører kontroller på

byggeplassen.

04.06.2008 40


29. februar 2008 blir takarbeidene stanset av Omsorgsbygg.

5 mars 2008 stanser Arbeidstilsynet noen av arbeidene på byggeplassen.

Endringsordren på taket ble bestilt på timebasis og mangelfull styring og

oppfølging av denne og tilhørende arbeider er etter vår vurdering hovedårsaken til

at prosjektet kommer ut av kontroll både i forhold til fremdrift og kostnad. Når

det gjelder endringsordrestyringen i prosjektet er det i gjennomgangen lagt stor

vekt på denne endringsordren.

Opprinnelig fastpris for gjennomføringen av kontrakten med Langemyhr var NOK

23 554 523,- inkl. mva. Langemyhr har fakturert totalt NOK 63 897 510,- inkl.

mva, herav takarbeider NOK 24 969 360,- inkl. mva. Omsorgsbygg har utbetalt

NOK 53 559 474,- til Langemyhr.

Opprinnelig ferdigstillelsesdato iht kontrakt var 22.08.2007. Ettersom

igangsettelsestillatelse ikke forelå før 20.11.06 ble det akseptert en korrigert

kontraktsmessig ferdigstillelse 29.08.07 for bygningsmessige arbeider og

15.08.07 for øvrige tekniske arbeider. Frem til 22.03.07 bekrefter Langemyhr

ferdigstillelse iht disse datoene, men da med forbehold ettersom omfanget av

vannlekkasjene i tak er ukjent. Etter dette øker forsinkelsene, med stadig nye

årsaker. Byggherren innrømmer fristforlengelse til 15.01.2008 som kompensasjon

for ekstra tilleggsarbeid. Siste meldte ferdigstillelse fra Langemyhr er 24.03.2008.

04.06.2008 41


Problemstilling 1: Er anskaffelsene utført i tråd med krav i lov og

forskrift om offentlige anskaffelser?

Prosessen/fakta

Prosjektansvarlig har hatt hovedansvaret for gjennomføring av anskaffelsen.

Rådgivende arkitekt på prosjektet har forestått evalueringsarbeidet i

konkurransen og levert innstilling til Omsorgsbygg.

Anskaffelsen er kunngjort i Doffin 30.06.2006. I og med at anskaffelsen er

igangsatt i 2006, er det FOA fra 2001 som også blir benyttet på denne

anskaffelsen.

Anskaffelsen er gjennomført etter LOA og FOA del I og del II. Konkurransen er

gjennomført etter anskaffelsesprosedyren åpen anbudskonkurranse.

Tilbudsfristen i konkurransen var satt til 05.09.2006, jfr. konkurransegrunnlaget

og kunngjøringen.

I konkurransegrunnlaget var det oppgitt at tilbyderne skulle vedstå seg tilbudene i

60 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp (dvs. ca. 05.11.2006), jfr.

konkurransegrunnlagets pkt. 4.11, jfr. pkt. 4.9.

Ved tilbudsfristens utløp var det 7 leverandører som hadde levert tilbud.

Rådgivende arkitekt har forestått evaluering av kvalifikasjonskrav og tilbudets

innhold opp mot tildelingskriteriene. På bakgrunn av dette er det levert innstilling

til Omsorgsbygg.

Alle leverandørene er vurdert å oppfylle kvalifikasjonskravene.

I innstillingen datert 11.09.2006 anbefales det at Langemyhr innkalles til

avklaringsmøte med sikte på å inngå kontrakt. Det bemerkes i innstillingen at de

04.06.2008 42


andre leverandører skal skriftlig informeres om tildelingen med en begrunnelse for

valget (tildelingsbrev).

Tildelingsbrev datert 21.09.2006 blir sendt de øvrige leverandører, med melding

om at Omsorgsbygg har tildelt kontrakten til Langemyhr. Begrunnelse og

klagefrist var oppgitt i tildelingsbrevet.

Det blir avholdt avklaringsmøte med Langemyhr 11.10.2006. I referat er dette

benevnt som kontraktsmøte 01.

Kontrakten ble inngått og signert med Langemyhr den 11.01.2007.

Regelverk

Anskaffelsen er gjennomført etter LOA og FOA del I og del II.

LOA § 5 stiller som grunnleggende krav at kjøp av varer, tjenester og bygge- og

anleggskontrakter, så langt som råd skal bygge på konkurranse, og oppdragsgiver

skal sikre at hensyn til «forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet»

blir ivaretatt gjennom hele prosessen. Valg av tilbydere og tildeling av kontrakter

skal skje på objektivt, ikke-diskriminerende grunnlag, og prosessen og viktige

beslutninger skal dokumenteres. Offentlige innkjøp skal være basert på

«forretningsmessighet og likebehandling». Innkjøp (herunder også bygge- og

anleggsarbeid) er detaljregulert i FOA.

Etter FOA § 5-5, jfr. § 8-2 kan oppdragsgiver stille minimumskrav til

leverandørene (kvalifikasjonskrav). Kravene skal sikre at leverandørene er egnet

til å oppfylle kontraktsforpliktelsene. Hvert krav må dokumenteres og

oppdragsgiver må vurdere om leverandøren oppfyller kravene. Dersom

leverandøren ikke oppfyller noen av kravene skal de avvises fra konkurransen, jfr.

FOA § 8-12 (1) a. Alle leverandører som skal få vurdert sine tilbud, må oppfylle

kvalifikasjonskravene. Dette gjelder uavhengig av hvilken anskaffelsesprosedyre

som blir benyttet.

04.06.2008 43


Om leverandøren har oppfylt kvalifikasjonskravene må skje ved en vurdering av

om den tilbudte dokumentasjon er nok til å oppfylle det materielle

kvalifikasjonskravet. KOFA eller domstolene kan da bare prøve om oppdragsgivers

skjønn er saklig og forsvarlig, og i samsvar med LOA § 5 sine grunnleggende krav

til forutberegnelighet, likebehandling og gjennomsiktighet, samt om evalueringen

er basert på riktig faktisk grunnlag.

Det er videre krav til å begrunne tildelingen av kontrakt i samsvar med FOA § 10-

3 (2), jfr. FOA § 3-8 (3) og (4). Et viktig formål med begrunnelsesplikten etter

forskriften er å gi leverandørene et grunnlag for å vurdere om de eventuelt skal

imøtegå tildelingsbeslutningen, enten gjennom å henstille til oppdragsgiver om å

endre beslutningen, eller ved å ta ut en begjæring om midlertidig forføyning.

Begrunnelsen må derfor ha et slikt innhold at leverandørene får mulighet til å

vurdere hvorvidt beslutningen er saklig og forsvarlig, basert på korrekt grunnlag

og i samsvar med tildelingskriteriene.

Det er ikke tilstrekkelig at oppdragsgiver henviser til tildelingskriteriene.

Begrunnelsen må synliggjøre bruken av tildelingskriteriene, og hvordan det valgte

tilbudet falt ut i forhold til disse. Dersom en leverandør etter å ha mottatt en slik

begrunnelse ber om det, skal oppdragsgiver gi en nærmere begrunnelse for

hvorfor leverandøren ikke får tildelt kontrakten.

Det fremgår av bestemmelsene at kravet til innhold og omfang ved utvidet

begrunnelse er høyere enn hva som gjelder for den første begrunnelsen. Dette

innebærer blant annet å synliggjøre og utdype hvilke vurderinger som er gjort.

Når kontrakt er tildelt skal begrunnelsen inneholde både navnet på den valgte

leverandøren og en nærmere redegjørelse av det valgte tilbudets egenskaper og

relative fordeler. At de relative fordelene ved det valgte tilbudet skal omtales,

betyr konkret at de egenskapene, i henhold til tildelingskriteriene, som gjorde at

det vinnende tilbud kom best ut, skal beskrives og settes i forhold til de samme

egenskapene ved leverandørens tilbud.

04.06.2008 44


Oppdragsgiver skal i konkurranser fastsette en vedståelsesfrist, som angir den

tiden tilbudene er bindende, jfr. FOA § 14-2. Kontrakt med den valgte leverandør

må være signert for utløpet av vedståelsesfristen. Dersom kontrakt ikke blir

signert før utløp av vedståelsesfristen har oppdragsgiver ingen bindende tilbud, og

konkurransen må ansees avsluttet. Dersom kontrakt allikevel blir inngått, er dette

å anse som en ulovlig direkte anskaffelse, jfr. KOFA sakene 2006/143, 2006/89,

2005/296 og 2005/306.

Etter FOA § 6-2 er det krav om å kunngjøre konkurranse.

Etter FOA § 8-1 skal anskaffelsesprosessen dokumenteres i en egen

anskaffelsesprotokoll, slik at prosessen blir etterprøvbar. Protokollen skal beskrive

alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele

anskaffelsesprosessen. FOA § 8-1 (2) inneholder en liste med punkter som

protokollen minst skal inneholde, herunder begrunnelse for valg av tilbud.

Ved åpen og begrenset anbudskonkurranse gjelder det et alminnelig

forhandlingsforbud, og det er ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke

dem endret gjennom forhandlinger, jf FOA § 9-1 (1). Det er imidlertid en snever

adgang til å foreta avklaringer, FOA § 9-1 (2). Dersom oppdragsgiver blir

oppmerksom på åpenbare feil skal disse rettes, forutsatt at det er utvilsomt

hvordan rettelsene skal skje, jf FOA § 9-1 (3). Videre fastsetter FOA § 9-1 (4) at

ved bygge- og anleggskontrakter skal poster som ikke er priset anses innkalkulert

i andre poster, med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet eller manglende

utfylling skyldes en åpenbar feil. I tillegg vil lovens grunnkrav om likebehandling

og forutberegnelighet til en hver tid ligge i bunn. Dersom feil, mangler eller

uklarheter medfører tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til andre

tilbud, skal tilbudet avvises, jf FOA § 8-10 (1) d.

Hvordan evalueringen av tilbud og kvalifikasjonskrav skal foregå er ikke

detaljregulert i FOA. Men basert i teori og rettsavgjørelser skal evalueringen være

saklig og forsvarlig og i samsvar med de grunnleggende kravene til

forutberegnelighet, likebehandling, etterprøvbarhet og gjennomsiktighet, samt at

evalueringen skal være basert på riktig faktisk grunnlag.

04.06.2008 45


Det følger av kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i LOA § 5 at

oppdragsgiver skriftlig må dokumentere hvordan tilbudene er evaluert. Ved

tilbudsevalueringen har oppdragsgiver et skjønn som bare i begrenset grad kan

overprøves rettslig.

Evalueringen må basere seg på alle tildelingskriteriene som er oppgitt i

kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Dette følger av kravet til

forutberegnelighet og etterprøvbarhet, jfr. LOA § 5.

Vurdering

Det er i anskaffelsen benyttet en rådgivende arkitekt som har foretatt all

gjennomgang av tilbudene, foretatt evalueringen og laget innstilling. Dette er en

oppgave som er svært viktig i anskaffelsesprosessen og regelverket for offentlige

anskaffelser inneholder mange bestemmelser som må overholdes i dette arbeidet.

Den gjennomførte prosessen viser seg å ha betydelige mangler i forhold til

regelverket for offentlige anskaffelser, slik at det må stilles spørsmål ved om den

eksterne rådgiveren har hatt tilstrekkelig kompetanse på dette regelverket.

Innstillingen fra den eksterne er akseptert av Omsorgsbygg uten at det er stilt

kontrollspørsmål.

I invitasjonen (konkurransegrunnlaget) er kvalifikasjonskravene og hvilke

dokumenter som skal leveres som bevis for oppfyllelse av disse angitt. I

rådgivende arkitekt sin innstilling fremgår det at alle tilbyderne har dokumentert

skatte– og HMS attester, dvs. at disse er levert. Det fremgår videre at det er

foretatt en evaluering av samtlige anbudsbesvarelser med hensyn til de kriterier

som byggherren i bok O har definert som grunnlag. Det er gjennom innstillingen

vanskelig å vite om dette henspeiler seg på evalueringen av tildelingskriteriene

eller kvalifikasjonskravene. Omsorgsbygg har i mail 13.03.2008 til rådgivende

arkitekt spurt hva som kan dokumenteres av evalueringen av

kvalifikasjonskravene. Rådgivende arkitekt bekrefter i mail 14.03.2008 at det er

foretatt en systematisk analyse av samtlige leverandører som deltok i

04.06.2008 46


konkurransen, med basis i kravene i bok O seksjon 3 (kvalifikasjonskravene). Og

på bakgrunn av dette aksepterte samtlige som godkjente leverandører. Vi har

ikke fått fremlagt noe dokumentasjon på hvordan denne evalueringen er

gjennomført, hvilket faktisk grunnlag som er benyttet og hvordan de enkelte er

vurdert. Vi vurderer at dette er brudd på kravene til etterprøvbarhet og

gjennomsiktighet, jfr. LOA § 5.

I tildelingsbrevet av 21.09.2006 er det 1 avsnitt som omhandler begrunnelse for

valget. Der fremgår det at valget er basert på tildelingskriteriene som oppgitt i

invitasjonen (konkurransegrunnlaget). Videre at tilbudet fra Langemyhr ble

vurdert som det økonomisk mest fordelaktige. Videre er det opplyst hvilke

leverandører som kom best ut på de 2 tildelingskriteriene som er benyttet i

konkurransen. Vår vurdering er at denne begrunnelsen ikke oppfyller de kravene

som stilles til begrunnelse, jfr. FOA § 10-3 (2), jfr. § 3-8 (3)og (4).

I invitasjonen (konkurransegrunnlaget) var det opplyst at vedståelsesfristen for

tilbudene var 60 dager fra tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen var 05.09.2006. Det

betyr at vedståelsesfristen utløp ca. 05.11.2006. Kontrakten med Langemyhr er

inngått/signert 11.01.2007. Vi har fått opplyst at det ikke er bedt om forlenget

vedståelsesfrist, og det er heller ikke dokumentert i saken. Vår vurdering er at det

ikke forelå gyldige tilbud i konkurransen og at kontraktsigneringen innebærer en

ulovlig direkte anskaffelse. Vi anser dette som brudd på forutberegnelighet og

konkurranse etter LOA § 5 og brudd på kunngjøringsplikten etter FOA § 6-2.

Det er i konkurransen ført anskaffelsesprotokoll. Protokollen inneholder ikke

begrunnelse for valg av tilbyder. Den inneholder heller ikke opplysninger om

hvilke kvalifikasjonskrav som har vært i konkurransen og avklaringsmøter som er

avholdt. Vi vurderer dette som brudd på kravene til å føre protokoll, jfr. FOA § 8-

1.

Det er i forbindelse med evalueringen av tilbudene foretatt korrigeringer i

tilbudssummene til leverandørene, og endret tilbudssummene som en følge av

dette. For Langemyhrs tilbud er det blant annet foretatt en oppjustering av

tilbudssummen på mellom 1,5 - 2 mill. Bakgrunnen for justeringen var at ved

04.06.2008 47


kontrollregning viste det seg at summen av alle hovedkapitlene i tilbudet ikke

stemte med den totale tilbudssummen. Rådgivende arkitekt kunne opplyse at

dette var en retting av åpenbare feil. Åpenbare feil kan kun rettes dersom det er

utvilsomt hva det skal rettes til. Vi anser ikke dette som en åpenbar feil. I anbud

kan det forekomme strategisk prising fra leverandørene, og oppdragsgiver skal

derfor i stor grad forholde seg til tilbudets totalsum. Det kan derfor ikke utelukkes

at den opprinnelige totalpris var det Langemyhr ønsket å tilby oppdraget for. Vår

vurdering er at dette er brudd på forhandlingsforbudet i FOA § 9-1.

I tilbudsevalueringen fra rådgivende arkitekt fremkom hvilke karakter/poeng som

var gitt de ulike tildelingskriteriene. Det er imidlertid ikke fremlagt dokumentasjon

på hvordan kriteriene er evaluert og hva som ligger til grunn for poenggivningen,

herunder er det ikke vist hvordan de ulike elementene under tildelingskriteriene

som var oppgitt i tilknytning til tildelingskriteriet, er vurdert. Det fremgår heller

ikke av Omsorgsbygg sitt tildelingsbrev av 21.09.2006, hvordan tilbudene er

evaluert i tilknytning til tildelingskriteriene. Vår vurdering er at dette er brudd på

kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i LOA § 5.

I invitasjonen (konkurransegrunnlaget) fremgår tildelingskriteriene i

konkurransen. De er oppgitt til å være:

Pris - 85 %

I prisvurderingen inngår:

• Tilbudssum

• Timesatser og påslagsprosenter

• Forbehold

Kompetanse 15 %

I denne vurderingen inngår:

• Fagkunnskaper, formell utdannelse, kurs

• Erfaring; relevante referanseprosjekter oppgis

• Samarbeidsegenskaper, personlig referanse fra minst to personer

04.06.2008 48


I evalueringsskjema fremgår det at på tildelingskriteriet kompetanse er det 2

forhold som er gitt score: fagkunnskap og relevante referanser. Dette kan

indikere at samarbeidsevner ikke er vurdert særskilt. Vi antar at dette kan være

brudd på plikten til å evaluere samtlige kriterier som er oppgitt, jfr. prinsippene

om forutberegnelighet og etterprøvbarhet i LOA § 5.

Anbefaling

Det bør vurderes om eksterne firma skal ha noen rolle i den del av

anskaffelsesprosessen som er regelstyrt. Dersom eksterne firma skal utføre

oppgaver knyttet til den regelstyrte anskaffelsesprosessen, anbefaler vi at det

sikres på en bedre måte at det eksterne firma har nødvendig kompetanse.

Det anbefales å styrke opplæringen på regelverket for offentlige anskaffelser

internt i Omsorgsbygg og spesielt på de prosjektansvarlige.

Det anbefales at løpende kvalitetssikring av anskaffelsesprosessene innføres.

Det anbefales å utvikle en del standard evalueringsmetoder for både

kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.

04.06.2008 49


Problemstilling 2: Er ansvars- og fullmaktsforhold, roller og rutiner i

prosjektet entydig definert og kommunisert?

Innledning

Problemstillingen belyser hvorvidt ansvars- og fullmaktsforholdene er tydelig

dokumentert og avklart i prosjektet.

Rammeverk

Rollen som prosjektansvarlig hos Omsorgsbygg er nedfelt i stillingsbeskrivelsen,

der vi siterer følgende fra pkt 3, nr 2.

o Ansvar for å ivareta byggherrerollen ved å lede definerte prosjekter og evt

annen aktivitet som organiseres som prosjekter



o Foreta budsjettering med nødvendige marginer og følge opp økonomien i

prosjektet


o Fortløpende å rapportere til overordnet alle større avvik fra planen, med

forslag til tiltak og rapportere til bestiller etter avtale

Videre fremgår det at pkt 5. ”Oppgaver” at prosjektansvarlig skal:

o Støtte og veilede ekstern prosjekt-/byggelederleder overfor resten av

prosjektorganisasjonen

o Kontrollere og godkjenne utbetalinger av bestilte leveranser


o Sørge for nødvendige og rettidige beslutninger og vedtak i prosjektet

o Overvåke prosess for å kunne treffe tiltak for å avverge eller formiske

skadevirkninger av uheldige forhold i prosjektet


forslag til tiltak ...

04.06.2008 50


Omsorgsbygg har gjennomført konkurranse for prosjekt- og byggeledelse. Til

grunn for kjøpet ligger avtale mellom Omsorgsbygg og Firma 1, datert

01.10.2004. Denne bygger på og presiserer NS 8401 (1. utgave).

Som del av avtalen ligger Omsorgsbyggs ytelsesbeskrivelse for prosjekt og

byggeledelse. Prosjektleder (PL) sin rolle fremkommer av ytelsesbeskrivelsen som

var en del av konkurransegrunnlaget:

”Prosjektleder plikter og har rett til etter nærmere avtale å representere

byggherren og hans interesser, samt å opptre på hans vegne overfor andre

parter som deltar eller berøres i prosjektet.

Prosjektleder har plikt til initiativ for gjennomføring av alle faser i prosjektet

overfor byggherrens, prosjekterende, entreprenører, brukere og

myndigheter.

Prosjektleder har plikt til å ta opp til avklaring med byggherren alle

uklarheter knyttet til hans ansvar etter hvert som slike uklarheter måtte

oppstå.”

Prosjektleders oppgaver omfatter:

- prosjektstyring, herunder kostnadsstyring og fremdriftsstyring med

budsjettering, planlegging, rapportering og oppfølging

- prosjekt- og byggeregnskap, fakturakontroll, herunder attestasjon for

utbetaling

- ivareta forhold til offentlige myndigheter

- system for kvalitetssikring

Disse generelle oppgaver skal ivaretas gjennom alle faser av byggeprosjektet og

inntil prosjektet er overlevert og godkjent av byggherren.

Av mer konkrete og spesielle oppgaver skal prosjektleder ivareta:

- anskaffelse av prosjekterende og prosjekteringsleder i samråd med

byggherren, inkludert ....

- utarbeide og distribuere kvalitetsplan og/eller PA-bok med prosedyrer ...

04.06.2008 51


- foreta kvalitetskontroll på prosjektdokumenter

- anskaffelse entrepriser i samråd med byggherren ....

- Prosjektleder skal ta initiativ til å løse konflikter som måtte oppstå i

prosjektet og bistå byggherren ved eventuelle tvister i prosjektet

- Prosjektleder skal delta i prosjekteringsmøter, brukermøter,

byggherremøter, møter med off. myndigheter, byggemøter, ferdigbefaring

og reklamasjonsbefaringer

- Prosjektleder skal påse at byggherren får nødvendig underlag for FDV, samt

påse at opplæring for brukerne skjer...

- Prosjektleder skal utarbeide sluttrapport fra prosjektene ...

- Prosjektleder skal sørge for å ha stedfortreder ved sykdom og

ferieavvikling...

I følge ytelsesbeskrivelsen er byggeleders oppgaver blant annet:

- Byggeleder skal representere byggherren og ivareta dennes interesser på

byggeplassen.

- Byggeleder skal organisere, planlegge, lede og koordinere den totale

byggeprosessen fra kontrahering av entreprenør til og med gjennomføring

av garantiperioden.

- Byggeleder skal ta initiativ til gjennomføring av alle faser av

byggearbeidene innenfor de avtalte økonomiske, fremdriftsmessige og

kvalitetsmessige rammer som er satt for prosjektet og komme med råd og

forslag til løsninger.

- Byggeleder skal opptre på byggherrens vegne overfor alle entreprenører,

leverandører, prosjekterende, brukergrupper, naboer, myndigheter og evt

andre som blir berørt av byggearbeidene og ivareta alle henvendelser i

forbindelse med utførelsen av byggearbeidene.

- Byggeleder skal vektlegge samarbeid og søke å forebygge konflikter.

- Rapportere skriftlig til oppdragsgiver en gang per måned. Rapportene skal

inneholde status, endringer og avvik vedrørende økonomi, fremdrift,

kvalitet, utførelse, bemanning og HMS

Komplett ytelsesbeskrivelse for prosjekt og byggeleder finnes i vedlegg 2.

04.06.2008 52


Prosjektadministrasjons-bok (PA-bok).

o PA-boken oppdateres av prosjekt-/byggeleder, som sender korrigerte sider

til de som har mottatt boken tidligere.

o Det er ikke regulert hvordan fremdriftsplan skal utarbeides eller revideres i

PA-boken.

o PA-boken inneholder ingen spesifikke rutiner for rapportering, ut over det

som eventuelt rapporteres via møtereferater.

o Byggemøter, reguleres i PA-bok 22.02.1:

Byggemøter avholdes som hovedregel, regelmessig hver 14 dag.

Entreprenørene skal orientere om utførte og pågående byggearbeider

og om fremdrift for gjenstående arbeider

Entreprenørene skal bekrefte bemanning på byggeplassen frem til

neste byggemøte (antall personer)

Entreprenørene skal bekrefte kontraktsmessig ferdigstillelse,

eventuelt justert for fristforlengelser

Status endringer avvik

o Femdriftsmøter reguleres i 22.02.2:

Det skal avholdes fremdriftsmøter, som regel hver 14 dag (mellom

byggemøtene)

I møtet skal alle entreprenørenes arbeider detaljplanlegges dag for

dag. Detaljplanleggingen skal utføres for en periode frem i tid som er

minst en uke etter det avtalte neste møte.

Aktivitetene skal nedtegnes i en detaljert tre ukers plan som rulleres

ved hvert møte.

Fremdriftsmøter innkalles og ledes av hovedentreprenørs

representant

Referat fra fremdriftsmøter skrives av hovedentreprenørs

representant

Byggeleder deltar på fremdriftsmøtene ved behov.

04.06.2008 53


PA-boken pkt. 21.01 inneholder 2 skjema relatert til endringer

o 21.01.1 Endringsbehandling / skjema (med bruksanvisning og eksempel).

Fra bruksanvisningen siteres:

”Skjema brukes dersom:

Entreprenør mener seg berettiget til tillegg.

Byggherren eller hans rådgivere, når byggherren ønsker/krever en

endring gjennomført”

”Grunnlag for tilbud og pristilbud

Entreprenør fremmer krav om tilleggsbetaling for endringsskjema

utarbeidet av byggherre og/eller endringsskjema utarbeidet av

entreprenøren selv. Entreprenør skal angi om størrelsen på

tillegget/fradraget skal gjøres opp etter kontraktens enhetspriser, eller om

endringen gjøres opp som fast pris (enhetspriser er ikke avtalt eller

anvendelige).”

”Bestilling / godkjenning

Byggherren skal enten avvise eller innrømme et krav om

tillegget/fradraget. Begrunnelse skal oppgis. Dersom byggherren avviser

entreprenørens krav må entreprenøren kreve pålegg, dersom ikke retten til

tilleggsbetaling skal falle bort.”

o PA-bok pkt. 21.02.1: Pristilbud / prisforespørsel (med bruksanvisning)

Fra bruksanvisningen siteres:

”Dette skjemaet skal brukes av alle aktører når hensikten er å avklare pris

og utførelse før arbeidet eventuelt bestilles.”

”Skjemaet skal IKKE benyttes når det er åpenbart at skjemaet for ”Pålegg

om endring skal benyttes”

”Arbeider og vederlag som er avtalt med dette skjemaet, og som ikke er

bestilt av byggherren, vil ikke bli honorert”

Skjemaene fra PA-boken med bruksanvisninger finnes som vedlegg 3 til rapporten

04.06.2008 54


Fakta

I gjennomføringsfasen er prosjektet styrt av Omsorgsbyggs prosjektansvarlig som

rapporterer til prosjektdirektør. Det ble foretatt bytte av prosjektansvarlig, da

opprinnelig prosjektansvarlig høsten 2007 gikk av med pensjon. Vedkommende

ble erstattet med nytilsatt prosjektansvarlig. Det var ingen direkte overlapp

mellom de to prosjektansvarlige, men dette ble ivaretatt av Omsorgsbyggs

prosjektdirektør som siden har fulgt saken tett.

Det er kjøpt prosjektledelse og byggeledelse fra eksternt firma. Rollene som

prosjektleder og byggeleder er delt på 2 personer.

I opprinnelig tilbud fra prosjekt-/byggeleder var det foreslått personer som skulle

ivareta prosjektleder og byggelederrollen i prosjektet. Disse sluttet imidlertid i

selskapet før byggearbeidene startet. Nye personer ble godkjent av Omsorgsbygg

i møte 22.08.06.

I tillegg til ytelsesspesifikasjonen fremgår prosjekt- og byggeleder sine fullmakter

av NS 8401 pkt. 5.2 Fullmakter:

o Representantene har slik fullmakt til å opptre på vedkommende parts

vegne i alle spørsmål som angår kontrakten, som er nødvendig for å

gjennomføre oppdraget uten unødvendig opphold

o Den prosjekterende kan ikke forplikte oppdragsgiveren overfor en

tredjemann uten særskilt fullmakt.

Det er ikke lagt ut bestillingsfullmakt fra Omsorgsbygg til

prosjektleder/byggeleder. Bestillinger skal gjøres av Omsorgsbygg etter

anbefaling fra prosjektleder.

Økonomiske fullmakter, herunder bestillingsfullmakter, for de enkelte rollene i

prosjektet er ikke beskrevet i PA-boken.

Av referat fra særmøte nr. 07 av 07.05.07 vedr ”Endringsmelding”:

”Langemyhr opplever at tilbakemelding for prosjektmelding ikke alltid har

vært definert på en klar måte og i tillegg er det ikke utarbeidet

04.06.2008 55


endringsmelding for det som er tilleggsarbeider. Entreprenøren blir dermed

usikker om de får utbetalt for de endringsarbeidene de har utført...

Prosjektleder redegjorde i møtet at avklaring av prosjektmelding foregår i

to faser. Den første fase (fase 1) når byggherren mottar en prosjektmelding

er å avklare om arbeidet er tilleggsarbeid eller kontraktsarbeid. For at det

ikke skal skape noen tvil foreslo prosjektleder at prosjekt-/byggeleder

signerer/bekrefter direkte på prosjektmeldingen om arbeidet er endring

eller kontrakt og om det bestilles eller ikke.

Ved hastesak kan arbeidet bestilles før det utarbeides endringsmelding og

pristilbud. Selv om tilleggsarbeid er godkjent av prosjekt-/byggeleder må

utførelse godkjennes av rådgiver før arbeider kan settes i gang.

Dersom det er et endringsarbeid (fase 2) utarbeider rådgiver en

endringsmelding hvor entreprenør fyller ut tilbud. Det gis vanligvis tilbud

med fast pris og ved regningsarbeid er det nødvendig at entreprenøren

oppgir en ramme.

Det er enighet om at endringsarbeider kan utføres når det foreligger signert

prosjektmelding fra prosjekt-/byggeleder. Endringsmeldinger utarbeides

deretter fortløpende.

Hvis endringsmelding ikke foreligger når fakturering skal skje, bør

Langemyhr purre direkte på BL”.

Tilstede på dette møtet var prosjektleder, byggeleder, anleggsleder og formann.

Av referat fra byggemøte nr 11 av 24.05.2007 fremgår:

”Det er pr i dag ikke full byggeaktivitet på byggeplassen. Langemyhr

redegjorde at dette skyldes mye endringsarbeider som skulle vært utført

ikke kom til utførelse på grunn av manglende signert endringsmeldinger fra

Omsorgsbygg. Langemyhr presiserte at de har opptrådt iht NS 3430.

Prosjektleder er ikke enig i dette og viser til særmøte avholdt 07.05.2007,

04.06.2008 56


samt referatet fra møtet hvor det er blitt enig i om endringsarbeider kan

gjennomføres så lenge det foreligger en form for skriftlig bestilling.

Prosjektleder presiseres at det på dette grunnlag ikke vil bli innrømmet

fristforlengelse og dekning av merkostnader for arbeider det er bekreftet

bestilling på.”

Av referat fra særmøte nr 8 av 06.06.2007 vedr ”Fremdrift og endringsmelding”:

”Langemyhr ønsker å få en avklaring på fullmakter for bestilling av

arbeider. Omsorgsbygg presiserte i møtet om at pålegging av endring kan

bestilles av prosjekt-/byggeleder mens Omsorgsbygg er den eneste som

har fullmakt til å foreta tilleggsbestillinger.”

Tilstede på dette møtet var prosjektansvarlig, prosjektleder, byggeleder,

anleggsleder, formann, byggmester, advokat for byggmester.

Prosjektleder har i intervju gitt uttrykk for at det har vært manglende klarhet i

fullmaktene i prosjektet.

Vurdering: Prosjekt- og byggeleder

Prosjekt- og byggeleder sine roller er definert i kontraktsforholdet med

Omsorgsbygg, der ytelsesbeskrivelsen fremstår som det sentrale dokumentet,

sammen med tilbudet fra prosjekt-/byggeleder. Oppgaven må også sees i lys av

kontraktene mellom Omsorgsbygg og de øvrige leverandørene, som prosjekt- og

byggeleder er satt til å styre etter. Som et hjelpemiddel i gjennomføringen, har

prosjektleder utarbeidet en PA-bok som skal inneholde vesentlige rutiner som skal

følges i prosjektet. Det er prosjektleders ansvar å vedlikeholde denne.

Utgangspunktet når det gjelder prosjektleders ansvar og fullmakter følger av NS

8401 4.2 og ytelsesbeskrivelsen. Ytelsesbeskrivelsen definerer i detalj hvilke

ansvar og plikter prosjektleder har.

Det fremkommer ikke av de fremlagte saksdokumentene at prosjektleder har

vært i tvil om eller etterspurt hvilket ansvar og fullmakter han faktisk hadde på

tross av at plikten til dette går klart frem av ytelsesbeskrivelsen.

04.06.2008 57


Vår vurdering er at ansvars og fullmaktsforholdene har vært klare fra start av

prosjektet, både i forhold til ytelesesspesifikasjonen og NS 8401. Dersom

prosjektleder mente at dette ikke var klart, burde han ha fått avklart dette tidlig i

prosjektet.

Ansvars- og fullmaktsforholdene i tilknytning til bestilling og oppfølging av

endringer står sentralt i den videre gjennomgangen av saken, fordi Langemyhr

har anført at uklarheter rundt bestilling av endringer har ført til forsinkelser i

prosjektet.

PA-boken inneholder 2 skjema for endringshåndtering; et for endringsmelding og

ett for prisinnhenting.

Fra byggeleder har vi i mail av 30.04.08 fått opplyst at:

”Tanken var å bruke ØS-21-02 for å innhente tilbud/ prisforespørsel når en

endring/arbeid ønskes utført. Men pga tidsbesparelse og enkelhet samt

entreprenøren og rådgiver ikke er vant til et slik skjema, bli tilbudet

innhentet pr. mail forespørsel. Skjemaet har aldri vært tatt i brukt i dette

prosjektet”.

Skjema for endringsmelding ØS-21-01 er benyttet på noen endringer.

Vår vurdering er at disse skjemaene ikke er implementert av prosjektleder.

Endringsordre i tilknytning til takarbeidene blir forsøkt bestilt på e-post fra

prosjektansvarlig 24.04.2007, via prosjektleder til Langemyhr. Tilsvarende gjelder

for vinduer og dører som blir bestilt på arkitektens endringsordreskjema.

Skjemaet er kun signert av arkitekt. Langemyhr aksepterer ingen av disse

”bestillingene” som gyldige og etterlyser signerte skjema. Dette resulterer i at

prosjektleder innkaller til særmøte nr 7, 07.05.2007, for å enes om rutinene.

04.06.2008 58


Særmøte nr 7 legger opp til en rutine der prosjekt-/byggeleder kan avvike fra

skjemaene i PA-boken. På dette møtet ble rutinen for endringshåndtering endret,

uten at representanter fra Omsorgsbygg var tilstede på møtet. Omsorgsbygg

mottok kopi av referat etter møtet.

Vi tolker referatet fra særmøte nr 7 slik at prosjekt-/byggeleder kan signere

direkte på prosjektmelding (dvs. endringsforslag fra Langemyhr) og at dette er å

anse som bestilling.

Vår vurdering er at prosjektleder har gått ut over sine fullmakter da han i

særmøte nr. 07 endret rutinen for signering av endringsmelding uten at

Omsorgsbygg var tilstede.

Omsorgsbygg reagerer på at prosjektleder skal kunne forplikte Omsorgsbygg på

endringsordrer og innkaller til særmøte nr 8, 06.06.2007, for å oppklare de

økonomiske fullmaktsforholdene.

I særmøte nr 8 fremkommer at prosjekt-/byggeleder kun kan bestille pålegg av

endring (dvs. endringer som initieres av byggherre og anses å ligge innenfor

fastprisen).

Etter særmøte nr 8, er det etter vår vurdering klart at det kun er Omsorgsbygg

som har økonomiske fullmakter i forhold til å bestille endringer med økonomisk

konsekvens.

Vår vurdering er at den nye rutinen som fremkommer i møtereferatet fra særmøte

nr 7 ikke er entydig rundt når en endring faktisk er satt i bestilling. Siste setning i

møtereferatet er i særdeleshet egnet til å skape usikkerhet rundt kravet til

skriftlighet i bestillinger: ”Hvis endringsmelding ikke foreligger når fakturering skal

skje, bør Langemyhr purre direkte på byggeleder”. Denne rutinen er ikke endret i

særmøte nr 8.

Rutinene knyttet til endringshåndtering er endret i særmøte nr 7 og 8, på en slik

måte at det er lagt opp til reduserte krav til ensartet dokumentasjon og autorisert

signatur i forkant av bestilling. Vår vurdering er at dette svekker muligheten for

dokumentasjon av hendelsesforløpet knyttet til endringer og øker potensialet for

konflikter.

04.06.2008 59


Ny rutine for endringer er protokollført i møtereferat, men ikke innarbeidet i PA-

boken til tross for at endringer til PA-boken skulle vært oppdatert og distribuert til

samtlige i samsvar med bokens bestemmelser om revisjoner (pkt. 00.02).

Vår vurdering er at prosjektleder ikke har ivaretatt sitt ansvar i forhold til å holde

prosjektets rutiner oppdatert og kommunisert til deltakerne i prosjektet.

Vurdering: Omsorgsbygg

Omsorgsbyggs prosjektansvarlig har et overordnet styringsansvar i prosjektet.

Oppgaven er primært regulert i stillingsbeskrivelsen, men utførelsen må også sees

i lys av de oppgaver som iht kontrakter er delegert til prosjekt-/byggeleder og

kontrakter med de øvrige aktørene i prosjektet.

Omsorgsbygg sitter på alle fullmakter som ikke er delegert til prosjekt- og

byggeleder. I denne saken vil det primært gjelde økonomiske fullmakter ifm

bestilling av endringsordre, samt å godkjenne utbetalinger.

Det er opplyst at Omsorgsbygg sine ordinære økonomiske stillingsfullmakter har

vært anvendt i prosjektet. Vi har ikke fått fremlagt dokumentasjon på at dette

ligger i prosjektets fellesdokumentasjon.

Etter vår vurdering er de økonomiske fullmaktene ikke tydelig kommunisert til

resten av prosjektorganisasjonen. Det er grunnleggende at prosjektansvarlig,

prosjektleder og byggeleder sine økonomiske fullmakter i forhold til bestillinger,

endringer og beslutninger med virkning for byggherren er kjent for de ulike

aktørene i prosjektet. Dette kunne enkelt vært gjort gjennom prosjekthåndboken,

og vi anser dette som en svakhet i forhold til klargjøringen av roller og ansvar i

prosjektet.

Ekstern prosjektleder gir uttrykk for at det har vært uklarheter knyttet til

fullmaktene, fordi Omsorgsbygg ved prosjektansvarlig engasjerte seg mer og mer

i prosjektet og sånn sett overlappet i forhold til arbeidsoppgavene til prosjekt-

/byggeleder, jfr. deltakelse på byggemøter/særmøter. Så langt vi har brakt på det

rene er det prosjektleder som er møteleder og byggeleder som tar referat fra

disse møtene. Vi vurderer det som naturlig at Omsorgsbygg ønsker å være

04.06.2008 60


informert i forhold til dette prosjektet som tidlig viste tendenser til overskridelser,

samtidig som det er et tydelig signal til entreprenør at prosjektet har fokus.

Vår vurdering er at det ikke kan utelukkes at deltakelse fra prosjektansvarlig kan

medføre uklarheter knyttet til ansvar, roller og fullmakter mellom

prosjektansvarlig og prosjekt-/byggeleder.

Anbefaling

Omsorgsbygg bør sikre at rutiner knyttet til endringer er entydige og krever

autorisert signatur i forkant av bestilling.

Omsorgsbygg bør i fremtidige prosjekt tydeliggjøre økonomiske fullmakter overfor

de ulike aktørene i prosjektene. Vi anbefales at dette omtales i PA-boken og

direkte i kontrakten med prosjekt-/byggeleder.

04.06.2008 61


Problemstilling 3: Hvordan er styring, oppfølging og rapportering av

fremdrift ivaretatt?

Innledning

Problemstillingen belyser prosjektgjennomføring i forhold til fremdrift i

hovedprosjektet og endringsordre.

Rammeverk

Rammeverket i form av kontrakter og stillingsbeskrivelser er nærmere beskrevet

under problemstilling 2.

Fakta

Av kontrakten med Langemyhr fremgår tidsfrister for entreprenøren. Følgende to

frister er angitt:

o Igangsettelse på byggeplass innen 15.11.2006

o Kontraktsarbeidet ferdigstilt 22.08.2007

Opprinnelig ferdigstillelsesdato for prosjektet var 22.08.07

Ettersom igangsettelsestillatelse ikke forelå før 20.11.06 ble det akseptert en

korrigert kontraktsmessig ferdigstillelse 29.08.07 for bygningsmessige arbeider og

15.08.07 for øvrige tekniske arbeider.

Endringsordre ARK-13 vedrørende takarbeider er sentral i forhold til prosjektets

manglende fremdrift. Oversikt over sentrale hendelser og dokumentasjon i

tilknytning til denne saken er:

- Fra BM nr. 06 - 22.02.07: Registrert vannlekkasje i tak

- Fra BM nr. 08 – 22.03.07: Etterskrift: OBY ønsker at tak utbedres, og ber

PG sette i gang med prosjektering av nytt tak.

- Mail fra prosjektansvarlig til prosjektleder – 23.03.07: Skriver at

Langemyhr kan gå i gang med strakstiltak.

04.06.2008 62


- Mail fra prosjektansvarlig til prosjektleder – 19.04.07: Skriver at de vil

bestille utbedring bit for bit, da prosjektdirektør ikke ønsker å binde seg til

å utbedre hele taket på en gang. Dersom de kan begynne i ene enden eller

der vi tror det er verst kan man unngå å sende dette ut på anbud. Kan da

også se hvor mye som må gjøres. Skriver videre ”uansett kan vi starte,

men ikke ta av hele taket...”

- Mail fra prosjektleder til Langemyhr 24.04.07: Videresending av mail fra

prosjektansvarlig datert 19.04.07 med tillegg av ” På vegne av OBY ønskes

bestilt utbedring av eksisterende tak med tilhørende takkonstruksjoner /

vinduer osv. Arbeidet kan utføres på regning. Arbeidet skal i første omgang

begrenses til de områder som er nødvendig å utbedre straks i forhold til

pågående byggearbeider i Økern sykehjem del vest. Dette innbærer å

rehabilitere taket i de områder som forårsaker vannlekkasjer ned i

underliggende konstruksjoner. Beskrivelse og tegninger for gjennomføring

og oppbygging av ny takkonstruksjon utarbeides av arkitekt. Harald

Langemyhr AS må sammen med arkitekt vurdere i hvilke områder og i

hvilken rekkefølge arbeidene skal gjennomføres. Framdriftsplan for

gjennomføring av arbeidene og forslag til etappevis utbedring med

tilhørende prioriteringsrekkefølge ønskes utarbeidet snarest av Harald

Langemyhr AS”.

- For endringsskjemaet E-ARK-13: ”Reparasjon av tak / utskifting av felter

takoppbygg” forekommer følgende historikk:

- 07.05.2007: Endringen er datert fra arkitekt

- 29.05.2007: Innstilling signert av byggeleder

- 05.06.2007: Godkjent av prosjektansvarlig

Under endringens konsekvens er det merket av:

o Foreslås utført etter utførelsesdagens pris (nye priser) ihht

tilbud + timelister

o Foreslås utført i regning (anslått tak)

- Mail fra prosjektleder til Langemyhr 29.02.08: Umiddelbar stans av

arbeidet.

04.06.2008 63


Andre sentrale hendelser i forhold til prosjektets fremdrift:

- 21.06.07 forligger det en oppdatert fremdriftsplan fra Langemyhr som viser

at komplett ferdigstillelse av bygget er satt til 30.11.07. Det er enighet om

at etter denne dato vil det bli ilagt dagmulkt.

- 16.08.07 blir det igjen varslet 2 uker forsinkelse utover avtalt ferdigstillelse

30.11.07. Langemyhr hevder dette skyldes manglende underlag for

takgjennomføringer og utsparringer for overlysdelen. Forsinkelse

aksepteres ikke av byggherren.

- Fra BM 30.08.07 blir det varslet ytterligere forsinkelse og ferdigstillelse av

prosjektet til 15.01.08. Dette skyldes for sent bestilte vinduer og

vindusdører. Det er i mail av 12.09.07 redegjort fra Langemyhr årsak til at

vinduer og vindusdører ikke ble satt i produksjon tidligere. Kort

oppsummert hevder Langemyhr at det var uklart for dem om Omsorgsbygg

skulle ha nye vinduer og dører. ARK hadde påpekt allerede 22.03.07 at han

anbefalte å skifte, men at han ikke har fullmakt til å bestille. Formell

bestilling fra Omsorgsbygg kom først 28.08.07. Prosjektleder har i denne

perioden ved flere anledninger bekreftet at det har vært usikkert om

Omsorgsbygg skulle ha nye vinduer og dører. Det er oppgitt at det har vært

flere møter med arkitekt og byggeleder i denne saken.

Prosjekt-/byggeleder har gjennomført 29 byggemøter og prosjektansvarlig har

deltatt på 22 av disse herav samtlige fra og med 21.06.2007. Det er gjennomført

18 særmøter og prosjektansvarlig har deltatt på 17 av disse. Fremdrift har vært

tema / vært rapportert på alle byggemøter.

Fra byggemøte 08 av 22.03.2007:

”Langemyhr bekrefter ferdigstillelse av bygningsmessige arbeider til

29.08.2007 og øvrige tekniske arbeider til 15.08.2007, med forbehold, da

omfanget av vannlekkasje i taket er ukjent.”

04.06.2008 64



”Langemyhr informerte i møtet ytterligere 14 dager forsinkelse av

bygningsmessige arbeider i forhold til hovedfremdriftsplan. Det varsles nå 6

uker etter konktraktsmessig ferdigstillelsesdato 29.08.2007 og øvrige

tekniske arbeider 6 uker etter konktraktsmessig ferdigstillelsesdato

29.08.2007.”

”Langemyhr redegjorde at det ikke vil bli laget en detaljert

hovedfremdriftsplan. Dette skyldes at mye av endringer som har dukket

opp i det siste ikke er avklart om det skal utføres på grunn av manglende

bestilling / endringsmelding. Endringsarbeidet er dermed stoppet opp og

kontraktsarbeid tas der det er tilkomst.”


”Langemyhr informerte i møtet at alle sideentreprenører må forberede seg

til fremdriftsmøte 14.06.2207. fremdriften fra hver enkelt sideentreprenør

må utarbeides og tas med på fremdriftsmøtet. Oppdatering vil skje ajour i

fellesskap og det lages en revidert og komplett fremdriftsplan.”

”Ny ferdigstillelsesdato blir avklart etter fremdriftsmøtet i uke 24 er

avholdt”


”Langemyhr har utsendt en oppdatert fremdriftsplan på mail 19.06.2007.

på fremdriftsplanen fremkommer det ikke aktiviteter for takarbeider,

grunnen er at Langemyhr holder med å vurdere om det skal sette av flere

menn til takarbeider. Når dette er vurdert kan planen bli utarbeidet.”


”Takarbeider har nå foregått i flere uker. Langemyhr bør nå ha en oversikt

over tidsforbruket for diverse aktiviteter for å kunne utarbeide en

fremdriftsplan med aktiviteter for takarbeider.”

”Langemyhr bekrefter komplett ferdigstillelse av bygget til 30.11.2007...

Det vil bli ilagt dagmulkt etter 30.11.2007”

04.06.2008 65


Fra byggemøte 15 av 16.08.2007

”Langemyhr varslet i møtet ferdigstillelse av bygningsmessige arbeider 2

uker etter revidert hovedfremdriftsplan ferdigstillelse 30.11.2007. Grunnen

til forsinkelse er manglende underlag for takgjennomføringer og

utsparringer for overlysdelen.”


”Langemyhr har sendt ut en revidert fremdriftsplan datert 20.08.2007....

Den fremlagte planen viser ferdigstillelse 14.12.2007. Langemyhr opplyste i

møtet at prosjektet nå neppe vil kunne ferdigstilles før 15.01.2008 med

bakgrunn i levering av vinduer og dører. Langemyhr hevder at de fikk

bestilling av vinduer og dører for sent, samt at byggherre ikke har betalt

sine faktura.”


”Langemyhr har pr mail 26.09.2007 sendt revidert hovedfremdriftsplan

hvor ferdigstillelsesdato er satt til 15.02.2008 med bakgrunn av at vinduer

og dører er ikke satt i produksjon.”


”langemyhr har pr mail 22.10.2007 varslet om ferdigstillelse til 01.05.2008

med bakgrunn av økt arbeidsmengde, mangel på bestillinger, prosjektering,

tegninger og beskrivelser fra byggherren. Dette gjelder bl.a. utvendig

betongrehabilitering, innvendige vegger, dører og vinduer, mm.

Omsorgsbygg har avvist dette da kravet er ikke godt nok dokumentert og

spesifisert.”


”Langemyhr har i framdriftsmøte 28.02.2008 fremlagt forslag til

fremdriftsplan med ferdigstillelse til 24.04.2008. Langemyhr har i ettertid

meldt ferdigstillelse av arbeidene til 24.03.2008.”

04.06.2008 66


Fra særmøte 13 av 29.10.2007:

”Det var i en periode utarbeidet 1-ukesplan, men siden slutten av juni har

entreprenøren ikke framlagt en slik plan.... Langemyhr påstod at 1 og 2-

ukesplan hele tiden har vært utarbeidet. Det er i etterkant bekreftet at slike

planer har vært helt ukjente for de øvrige sideentreprenørene”.

Prosjekteringsmøter ble holdt 23 ganger. Alle møter var avholdt i forprosjekt, dvs

før entreprenøren var engasjert.


Oppstart i prosjektet var avtalt til 15.11.2006 med ferdigstillelse 22.08.2007.

Prosjektet har gjennomgående hatt store problemer knyttet til fremdrift.

Dette startet allerede da Langemyhr varslet om taklekkasjene 21.02.2007. I

slutten av oktober 2007 varslet Langemyhr om ferdigstillelse til 01.05.2008. Det

ville betydd en forsinkelse på over 8 mnd. fra opprinnelig ferdigstillelse. I mars

2008 varslet Langemyhr ferdigstillelse 24.03.2007, noe som ville betydd en

forsinkelse på ca 7 mnd fra opprinnelig ferdigstillelse.

Den første store forsinkelse er knyttet til taklekkasjene som ble oppdaget.

Fra varselet 21.02.2007, til utbedringsarbeidene ble formelt bestilt på

endringsordre nr 13, 05.06.2007 var det allerede gått litt over 3 måneder av

prosjektperioden. Aktiviteten i prosjektet i denne perioden var begrenset. I juli

2007 ble det varslet ferdigstillelse 30.11.2007, dvs. litt over 3 måneder etter

opprinnelig ferdigstillelse.

Om taklekkasjene burde vært oppdaget allerede i planleggingen av prosjektet

ligger utenfor vårt oppdrag og er derfor ikke tatt stilling til.

04.06.2008 67


Vår vurdering er at det i hovedsak er tiden det tok å få bestilt takarbeidene som

er årsaken til denne forsinkelsen. I og med at arbeidet på byggeplassen tilnærmet

stoppet opp i denne perioden, er det forståelig at ferdigstillelse måtte forskyves

tilsvarende. Vi har tidligere påpekt svakheter knyttet til rutinene for

endringsbestilling, og at prosjektleder har et ansvar i den forbindelse. Når en

uforutsett hendelse som dette oppstår i et prosjekt er det normalt at byggherre

trenger noe tid å områ seg på.

Neste store forsinkelse er knyttet til bestilling av dører og vinduer. Langemyhr

varslet i byggemøte 30.08.2007 ny ferdigstillelse den 15.01.2008, og senere i

byggemøte 27.09.2008 at ny ferdigstillelse ville være 15.02.2008. Begge disse

forhold er begrunnet i bestillingen/produksjonen av dører og vinduer. Antatt

forsinkelse øker derfor med nye ca. 2,5 måneder. Diskusjon om skifte av dører og

vinduer startet allerede i mars 2007, men ble ikke formelt bestilt før 28.08.2007.

Først etter denne dato kunne Langemyhr sette dette i bestilling hos sin

underleverandør. På grunn av uenighet mellom byggherre og Langemyhr om

grunnlaget ble ikke dette satt i produksjon før 03.10.2007. Vi har ikke tilstrekkelig

grunnlag for å vurdere denne faglige uenigheten.

Byggeleder har deltatt i de fleste møter, og burde fanget opp signaler om at

prosjektet kunne bli forsinket. Etter vår vurdering burde byggeleder vært mer på

banen i forhold til å få frem en endringsordre på vinduer og dører for å hindre at

prosjektet ble ytterligere forsinket.

Neste forsinkelse er knyttet til en rekke forskjellige forhold. Langemyhr varslet i

e-post 22.10.2007 at ny ferdigstillelse ville være 01.05.2008. Antatt forsinkelse

øker dermed med nye ca. 2,5 måneder. Dette var begrunnet i en rekke

forskjellige forhold på byggherresiden (økt arbeidsmengde, mangel på bestillinger,

prosjektering, tegninger og beskrivelser fra byggherren. Dette gjelder bl.annet

betongrehabilitering, innvendige vegger, dører og vinduer, mm.) Dette kravet er

avvist fra byggherren som ikke godt nok spesifisert og dokumentert.

Begrunnelsen for utsettelsene er komplekse og partene er uenige. Vår vurdering

er at det ikke kan utelukkes at dette er et taktisk utspill fra Langemyhr i et forsøk

på å unngå dagmulkt. Vurderingen bygger blant annet på at partene i ettertid har

blitt enige om ny ferdigstillelsesdato: 24.03.2008.

04.06.2008 68


Oppfølging av status for framdrift og framdriftsplaner ble regelmessig tatt opp på

hvert byggemøte med representasjon fra alle entreprenører, rådgivere og

byggherrerepresentanter. Det fremgår av referatene at manglende

fremdriftsplaner har vært et gjennomgående tema på møtene.

Prosjektleder har foreslått at Langemyhr skulle lage korte 2-4 ukers planer i

tillegg til hovedframdriftsplaner for hele arbeidet.

Det har i referater vært gjennomgående kommentert at Langemyhr kun har laget

planer for sine egne bygningsmessige arbeider uten å koordinere eller legge inn

konkrete aktiviteter for de tekniske sideentreprenører, som han i henhold til

kontrakten var pålagt.

I tillegg hadde Langemyhr ansvaret for å avholde regelmessige egne

framdriftsmøter med entreprenørene på byggeplassen vedr. koordinering av alle

entreprenørene på byggeplassen. Langemyhr hadde det kontraktsmessige ansvar

for koordinering og framdrift for alle entreprenørene på byggeplassen med

dagmulktansvar for den totale ferdigstillelse. Byggeleder deltok i de fleste av disse

møte som byggherrens observatør. Langemyhr skrev referat fra disse møtene.

Referater fra fremdriftsmøter er ikke fremlagt.

NS 3430 (kap. 19) omhandler byggherrens krav på fremdriftsplan. Det er

protokollført i byggemøter og særmøter gjennom hele prosjektet at prosjektleder

har etterspurt fremdriftsplan. I tillegg er det i flere særskilte mail gjennom hele

byggeperioden kommentert og etterlyst mangel på fremdriftsutarbeidelse.

Byggeledelsen har etter vår vurdering søkt å få en detaljert fremdriftsplan på

plass, de har foreslått både 2 og 4 ukers planer. Når dette ikke blir imøtekommet

av Langemyhr har ikke prosjekt-/byggeleder gjort annet enn å spørre på nytt

etter fremdriftsplaner.

Vår vurdering er at denne mangelen på respons i forhold til å få utarbeidet gode

nok fremdriftsplaner burde på et tidligere tidspunkt foranlediget større aktivitet

fra prosjekt-/byggeleder. Fremdriftsplan vil være et viktig styrings- og

04.06.2008 69


oppfølgingsredskap for prosjekt-/byggeleder når prosjektet utviklet seg fra

fastpris til mange og store endringsarbeider som ble betalt pr. time. Det er

vanskelig å vurdere hvilke virkemidler som kunne fremtvunget en respons fra

Langemyhr, men som minimum burde prosjekt/byggeleder fått opp en liste med

mulige tiltak og vurderinger av disse (for eksempel kontraktsmessige

konsekvenser).

Langemyhr trekker frem manglende underlag fra prosjekteringsgruppen som

årsak til forsinkelse. Dette brukes til å argumentere for hvorfor detaljert

fremdriftsplan ikke legges frem, med påfølgende krav om utsatt

ferdigstillelsesdato. Det foreligger også e-post der Langemyhr ber om møte med

byggeleder 25.07.2007 for å få avklare vinduene. Langemyhrs påstander om

årsaker til forsinkelse er omstridt og tilbakevist fra byggherren. Prosjektleder har

uttalt at han ikke kan se at det har vært arkitektens mangelfulle leveranser som

har noen årsak til forsinkelsen.

Vårt inntrykk fra møtereferatene er at prosjektleder imøtekommer Langemyhrs

påstander ved å kun peke på at Langemyhr burde ha etterspurt underlaget på et

tidligere tidspunkt. Vår vurdering er at dette er for passivt av prosjektleder som i

denne saken også innehar rollen som prosjekteringsleder. Vi er overrasket over at

prosjekteringsgruppen ikke i større grad blir stilt til ansvar for egen fremdrift og

leveranse av nødvendig underlag til entreprenøren og stiller spørsmål til om det

ikke burde vært holdt noen prosjekteringsmøter ifm takutbedring og

betongrehabilitering.

Prosjekt/byggeleder har hatt ansvar for å godkjenne timelister og byggeleder har

jevnlig utført kontroller på byggeplassen. Spesielt på taket (også noen andre

endringsordrer) har det vært forbrukt svært mange timer og produksjonen på

byggeplassen har ikke vært tilfredsstillende. Vår vurdering er at

prosjekt/byggeleder på et tidligere tidspunkt burde reagert på dette ut i fra en

vurdering av hva en kunne forvente på grunnlag av en faglig forsvarlig norm.

04.06.2008 70


Prosjekt/byggeleder har en rapporteringsplikt på fremdrift i henhold til kontrakten

med OBY. De har gjennom prosjektperioden levert regelmessige rapporter, hvor

fremdrift har vært tema. Vi vurderer rapporteringshyppigheten som

tilfredsstillende, men innholdet i rapportene som mangelfulle med tanke på

forslag til tiltak og vurderinger av disse.


Prosjektansvarlig har hatt en aktiv rolle i prosjektet etter at problemene i forhold

til fremdrift oppsto. Prosjektansvarlig har fått rapporter fra prosjekt/byggeleder

og i tillegg deltatt på de fleste byggemøter/særmøter, og har derfor hatt

kunnskap om fremdriftsproblemene.

Prosjektansvarlig har gitt beskjed til prosjekt/byggeleder om å sette i verk flere

tiltak for å bedre situasjonen, for eksempel økte kontroller på byggeplassen,

måling av produksjonen og økt bemanning, uten at dette har gitt nevneverdige

resultater i forhold til fremdrift.

Etter vår vurdering burde manglende resultater medført at sterkere tiltak på et

tidligere stadium burde blitt iverksatt.

Prosjektansvarlig har indikert at prosjekt/byggeleder ikke har foretatt seg nok i

forhold til problemene. Det er samtidig opplyst at kontraktsoppfølgingen av

prosjekt/byggeleder ikke har vært i fokus. Vår vurdering er at prosjektansvarlig

sin kontraktsoppfølging av prosjekt/byggeleder ikke har vært tilfredsstillende.

04.06.2008 71


Problemstilling 4: ·Hvordan er styring, oppfølging og rapportering av

økonomi ivaretatt?

Innledning

Problemstillingen belyser prosjektgjennomføring i forhold til økonomi i

hovedprosjektet og endringsordre.

Rammeverk

Rammeverket i form av kontrakter og stillingsbeskrivelser er nærmere beskrevet

under problemstilling 2.

Kontraktsforholdet med Langemyhr er en generalentreprise basert på NS 3430,

der 26.1 lyder:

”Er ikke annet avtalt, kan entreprenøren etter hvert som utførelsen skjer

kreve avdrag av kontraktssummen og annet vederlag som han har krav på

etter kontrakten. Avdrag kan kreves på grunnlag av det som er utført og

det som er tilført byggeplassen av materialer og varer for å innbygges.

Verdien beregnes etter de priser som følger av kontraktsdokumentene.

Faktura for avdrag skal ikke sendes oftere enn hver 4 uke. Betaling av

avdrag innebærer ingen godkjennelse av grunnlaget for vedkommende

faktura.”

NS 3430, 27.4 regulerer innsigelser mot faktura:

”Oppgavene over arbeidstid og materialforbruk anses som godkjente med

mindre byggherren skriftlig har fremsatt innsigelser innen 14 dager etter at

han mottok dem. Byggherren er likevel ikke senere avskåret fra å påberope

seg at de totale kostnader ved regningsarbeidet, herunder

materialforbruket, er blitt unødvendig høye på grunn av urasjonell drift eller

annet uforsvarlig forhold.”

04.06.2008 72


Kontrakten med Langemyhr datert 11.01.2007 inneholder ingen spesifikke

bestemmelser rundt endringshåndtering ut over NS 3430, der kap. 28 regulerer

endringer:

o 28.1: Byggherren har rett til i overensstemmelse med 28.2 å pålegge

entreprenøren endringer i utførelsen. Endringen må stå i sammenheng med

det kontrakten omfatter og ikke være av en vesentlig annen art.

o 28.4.1: Medfører endringen økning eller reduksjon av mengder det er

fastsatt enhetspriser for, legges disse prisene til grunn for oppgjøret.

Enhetsprisene legges også til grunn for oppgjøret dersom endringen gjelder

arbeid som i det alt vesentlige er likeartet med arbeider det er fastsatt

enhetspris for

o 28.5: Kan ikke oppgjørsreglene i 28.4 anvendes skal entreprenøren gi

byggherren et tilbud på tillegg eller fradrag..... Blir ikke partene enige om

prisen på et slikt tilleggsarbeid, skal arbeidet utføres etter regning.

Fakta

Fastprisoppdraget som ligger i Langemyhr sin opprinnelige avtale var på kr

23 554 523, - inkl. mva

Dette er fakturert akonto med følgende beløp:

Fakturanr. Fakt.dato Tekst Beløp inkl. mva Status

25425 22.12.06 a konto nr. 1 1 968 750,00 Betalt25466 07.02.07 a konto nr. 2 4 965 750,00 Betalt25512 20.03.07 a konto nr. 3 811 750,00 Betalt25553 11.05.07 a konto nr. 4 1 732 500,00 Betalt25643 03.08.07 a konto nr. 5 1 175 000,00 Betalt25779 19.10.07 a konto nr. 6 2 247 500,00 Betalt25932 18.12.07 a konto nr. 7 2 398 750,00 Betalt26036 08.02.08 a-konto nr. 8 2 846 268,75 Ubetalt

18 146 268,75Sum fakturert a-konto iht. fastpris:

04.06.2008 73


Endringslogg utskrevet 04.03.08 viser at det er registrert 132 endringsmeldinger

på prosjektet. Av disse er 53 godkjente. For de endringsordrer som har hatt

økonomisk konsekvens er status følgende:

Endringsnr. Fakturert beløp Utbetalt Rest

diverse 1 262 409,21 125 000,00 1 137 409,21E-ARK 11 474 575,00 474 575,00 0,00E-ARK 12 70 775,00 70 775,00 0,00E-ARK 13 24 969 360,75 21 063 503,25 3 905 857,50E-ARK 25 2 819 277,50 2 819 277,50 0,00E-ARK 38 1 001 025,00 684 575,00 316 450,00E-IL 05 239 062,50 239 062,50 0,00E-IL 06 158 675,00 158 675,00 0,00E-IL 07 65 170,00 65 170,00 0,00E-IL 09 9 685 975,00 8 893 925,00 792 050,00E-IL 13 8 561,00 8 561,00 0,00E-IL 16 340 000,00 0,00 340 000,00E-RIV 002 36 100,00 36 100,00 0,00E-RIB 03 57 650,00 57 650,00 0,00

SUM: 41 188 615,96 34 696 849,25 6 491 766,71

Tallene inkluderer påløpt arbeid og en del a-konto fakturaer for materiell, avfall og

lignende. Påløpt arbeid er dokumentert med timelister godkjent av byggeleder,

mens a-konto fakturaene mangler underbilag.

Faktura skal først sendes til byggeleder for kontroll og godkjenning. Han stempler

faktura med felter for dato, godkjent beløp for utbetaling, samt signatur.

Byggeleder videresender faktura med følgebrev til Omsorgsbygg, hvor utbetaling

må godkjennes i to ledd. Første ledd er prosjektansvarlig, andre ledd er

prosjektdirektør. Ved faktura overstigende kr. 200.000,- (500.000,- etter

12.02.2008) må utbetalingen godkjennes av direktør i Omsorgsbygg.

Byggeleders kontroll av timelister har vært utført ved å sjekke antall personer opp

mot stikkprøver av antall personer tilstede på byggeplass. Timelister fra

Langemyhr har vært oversendt byggeleder for godkjenning hver 14. dag.

04.06.2008 74


Kontrollene på byggeplass ble gjennomført i snitt 2 ganger/uke. Dette ble

gjennomført ved at byggeleder kom til byggeplass, gjennomførte telling av

mannskaper og noterte resultatet på et ark. Etter at det hadde vært noe uenighet

med Langemyhr rundt avvik, ble man enig om at byggeleder og entreprenør

skulle gå sammen på kontroll.

I løpet av høsten 2007 ba prosjektansvarlig om at prosjekt-/byggeleder måtte

utføre hyppigere kontroller av at antall personer oppført på timelister var korrekt,

og prosjekt-/byggeleder økte kontrollene til i snitt 3 ganger/uke.

I januar 2008 vurderte Omsorgsbygg at kontrollen av personer/timelister ikke var

dekkende for dette oppdraget, og det ble derfor iverksatt kontroll med fokus på

måling av produksjon som ble gjennomført i snitt 3 ganger/uke.

Omsorgsbygg har gjennomført flere egne befaringer på byggeplass. Det er fra

disse befaringen skrevet notater, som sendes både prosjekt-/byggeleder og

Langemyhr. Et gjennomgående tema fra disse befaringene er mangel på renhold

på byggeplassen.


Byggeleder har løpende utarbeidet en månedsrapport med byggeregnskap til

prosjektansvarlig. Hovedfokus er økonomi, men rapporten omhandler også

fremdrift, vurdering av utført arbeid, nye endringsmeldinger, planlagt bemanning

kommende uke, status HMS og informasjon om byggherrebeslutninger.

Rapportene oversendes pr. e-post til prosjektansvarlig. Rapporteringen fra

byggeleder er standardisert og gjennomført månedlig. Etter vår vurdering

fokuserer rapporten i liten grad på prosjektets utfordringer knyttet til økonomi og

gir således mangelfull styringsinformasjon til Omsorgsbygg.

Det er for fastprisprosjektet oversendt a-konto faktura og byggeleder har hatt

innsigelser mot flere av disse fordi det har vært fakturert for et større beløp enn

det som faktisk har vært levert på byggeplass. Byggeleder har bedt om kreditnota

og ny faktura fra Langemyhr, men dette er ikke etterkommet. Byggeleder

attesterte da for deler av beløpet.

04.06.2008 75


Det er vår vurdering at byggeleders kontroll med faktura for fastprisprosjektet har

vært tilfredsstillende.

Når det gjelder endringsordre, er flertallet av disse regningsarbeider. I tilfeller der

det er avdekket avvik mellom timelister og byggeleders kontroller på byggeplass,

har byggeleder meldt innsigelser, og saken har vært tatt opp med Langemyhr og

blitt løst.

Det er vår vurdering at byggeleders kontroll med faktura for endringsordre har

vært tilfredsstillende sett i forhold til hva faktura er kontrollert opp mot. Vi vil

senere kommentere byggeleders grunnlag for kontroll av faktura.

I forbindelse med ferieavvikling sommeren 2007, har innsigelser blitt fremmet

senere enn 14 dager. Disse ble avvist av Langemyhr, med begrunnelse at 14-

dagers fristen i NS 3430 var oversittet. Saken er behandlet i særmøte nr 9, der

Langemyhr har truet med stans i arbeidet og varsel om fristforlengelse. Dette

medførte at Omsorgsbygg utbetalte hele beløpet, til tros for innsigelsene.

I hht kontrakt må innsigelser mot faktura fremsettes innen 14 dager etter mottak.

Det følger av kontrakt/ytelsesspesifikasjon at prosjekt- og byggeleder har ansvar i

forhold til oppfølgingen av kontrakten med Langemyhr. Det å ikke melde

innsigelser mot faktura innenfor fristen i NS 3430 vurderer vi som brudd på dette

ansvaret.

Prosjektleder sender ”bestilling” for utbedring av tak til Langemyhr via e-post

24.04.2007 etter å ha fått ordre om dette på e-post fra Omsorgsbygg. På dette

tidspunkt var det etter vår vurdering utvilsomt at det opprinnelige

endringsregimet i PA-boken skulle legges til grunn, dvs at korrekt bestilling skulle

fremmes på skjema ”Endringshåndtering / skjema” og signeres av Omsorgsbygg.

Langemyhr anser ikke dette som en gyldig bestilling. Vår vurdering er at

bestillingen ikke er i samsvar med gjeldende rutine.

04.06.2008 76


Forholdet kunne enkelt vært løst ved at prosjektleder fyller ut korrekt

endringsskjema som sendes på e-post til Omsorgsbygg for utskrift, signatur og

oversendelse til Langemyhr. I stedet velger prosjektleder å innkalle Langemyhr til

særmøte nr 7, for å avklare situasjonen rundt endringsmeldinger.

Vi vurderer at etterfølgende endringsbestillinger i prosjektet er i tråd med

rutinene som er etablert i særmøte nr 7 og korrigeres i særmøte nr 8. Dvs. som

prosjektleder uttrykker det i referat fra byggemøte nr 11: ”...en form for skriftlig

bestilling...” Vi har under problemstilling 2 påpekt svakheter i disse rutinene.

Endringsordrene er i hovedsak basert på arbeid etter regning, noen inneholder

kostnadsoverslag fra Langemyhr, og fastpris er i liten grad benyttet. I følge

prosjektleder har ikke Langemyhr vært villig til å forplikte seg i forhold til en på

forhånd avtalt fastpris. I følge NS 3430, 28.4.1 skal de avtalte enhetsprisene

gjelde så langt disse er relevante. Når det gjelder takarbeidene var timeprisene

avtalt i kontrakten, men materiell ligger utenfor og skal betales etter regning med

påslag fra Langemyhr.

Allerede før bestilling bør det være klart at takarbeidene kan innebære en

betydelig økonomisk risiko. Dette er etter vår vurdering klart for Omsorgsbygg, da

de i e-post datert 19.04.07 sender en bestilling til prosjektleder med teksten ”Kan

vi bestille utbedring av taket bit for bit.”.... ”Vi vil da også kunne se hvor ille det

er og hvor mye dette vil koste”....”Uansett kan vi starte men ikke ta av hele taket

på en gang”.

Dette er riktig nok ikke den formelle bestillingen til Langemyhr, men det er etter

vår vurdering Omsorgsbygg sin bestilling til prosjektleder i forhold til den jobben

som skal følges opp på byggeplassen.

Når det gjelder vannskader er omfang erfaringsmessig vanskelig å vurdere før

riving. Vår vurdering er at en kompetent prosjekt- og byggeleder skal tilrettelegge

for, kontrollere og følge opp slike arbeider med særskilt aktsomhet. I den

forbindelse vurderer vi utskifting av taket del for del som et hensiktsmessig

virkemiddel for å holde omfanget under kontroll.

04.06.2008 77


Prosjektleder følger opp Omsorgsbyggs bestilling ved å videresende e-posten til

Langemyhr og arkitekt, der vi siterer følgende utdrag:

”Langemyhr må sammen med arkitekt vurdere i hvilke områder og i hvilken

rekkefølge arbeidene skal gjennomføres.”

Vi vurderer at det er en betydelig svakhet at prosjektleder delegerer denne

oppgaven videre til arkitekt og Langemyhr uten tilstrekkelig kontroll og oppfølging

i ettertid.

Etter befaring, har prosjektansvarlig i e-post av 25.06.07 stilt spørsmål til

prosjektleder om hvorfor man skifter ut hele oppbygningen av taket inkludert

takstoler. Prosjektleder redegjør i e-post samme dag om at:

” Vurderingen har vært at eksisterende konstruksjon var angrepet av sopp

og råte. Nå synes ikke dette i det omfang som var fryktet, men av hensyn

til ny isolasjonsoppbygging har ARK valgt den utførte konstruksjon”.

Etter vår vurdering viser dette at beslutningen knyttet til utbedringsmetode er

fattet av arkitekt. Dette er i strid med den fullmaktsstruktur som er etablert i

særmøte nr 8, der det presiseres at det er kun Omsorgsbygg som har fullmakt til

å foreta tilleggsbestillinger. Beslutningen har stor økonomisk konsekvens og skulle

etter vår vurdering vært fremlagt for Omsorgsbygg.

For kontroll av endringsarbeider har byggeleders oppfølging på byggeplass frem til

januar 2008 vært begrenset til å telle antall personer på byggeplass. I starten 2,

senere 3 ganger pr uke.

Denne type kontroller har flere svakheter. For det første er det svært vanskelig å

vurdere om den enkelte arbeider holder på med hovedoppdraget til fast pris eller

endringsarbeidene til timepris. For det andre har man har ingen kontroll med hvor

lenge den enkelte person på byggeplassen er til stede per dag og om

vedkommende faktisk utfører noe arbeid.

04.06.2008 78


I tilfeller der oppgitt personell har manglet under telling, har byggeleder akseptert

opplysninger om at disse for eksempel har vært på toalettet eller hentet

materialer. Vår vurdering av dette er at kontrollene har vært kortvarige og

forholdsvis overfladiske.

Det ble innledningsvis avdekket noen uoverensstemmelser mellom timelistene og

byggeleders kontroller. Dette medførte at personell fra Langemyhr ble invitert

med på kontrollene sammen med byggeleder. Tiltaket vil selvsagt føre til færre

konflikter rundt timelistene. Etter vår vurdering medfører tiltaket at

kontrollregimet svekkes og bidrar til å tilrettelegge for at Langemyhr sitt

fakturerte antall personer stemmer på de dagene det er utført kontroll, mens man

har fritt spillerom til å manipulere mannskapslister de andre dagene.

Uoverensstemmelsene mellom kontroll og timelister burde etter vår vurdering på

et tidlig tidspunkt ført til økt fokus på både innholdet og omfanget av kontroller

fra byggeleder

Kontroll av hva som er levert av varer er i henhold til byggeleder ut i fra

”antagelser og besiktigelser på byggeplassen”. Det er ikke fremlagt noen form for

dokumentasjon av slike vurderinger. Det er heller ikke fremlagt dokumentasjon

fra Langemyhr til byggeleder som viser hva som er levert byggeplassen.

Byggeleders dokumentasjon i forbindelse med kontroll på byggeplassen består av

byggeleders nedtegnelser på et blankt ark. Kontrollene på byggeplass burde etter

vår vurdering vært gjennomført på et standard skjema, gjerne inntatt i PA-boken.

Det har til tider vært svært mange arbeidere på byggeplass samtidig som

produksjonen har vært lav. Slik vi vurderer saken, burde i første omgang

byggeleder, deretter prosjektleder stilt spørsmål ved om dette var nødvendig i

forhold til en normal utførelse av arbeidet.

Økte kontroller ville vært et naturlig tiltak, særlig gjelder dette tilstedeværelse på

byggeplassen, kombinert med måling av produksjon og økt frekvens på

oppfølging av timelister.

04.06.2008 79


Vår vurdering er at de kontroller som er iverksatt fra prosjektleder og byggeleder

ikke har vært tilstrekkelige i forhold til å avdekke eller forebygge muligheter for

mislighold fra Langemyhr.

Først i januar 2008 iverksatte byggeleder kontroll av produksjon på byggeplass,

og da på initiativ fra Omsorgsbygg.

I særmøte nr 16 av 11.01.2008, fremkommer:

”Byggeleder mener at det burde vært vurdert å bruke annen type

sikringsmetode i stedet for å bygge provisorisk tak, bl.a. kunne det brukes

en heldekkende telt. ”

Vi har ikke dokumentasjon på at dette forholdet er blitt tatt opp av byggeleder

tidligere, og tillater oss med bakgrunn i dette å stille spørsmål ved hva byggeleder

egentlig har kontrollert på byggeplassen. Dersom byggeleder er faglig uenig med

entreprenør rundt utførelsen av arbeidene og denne uenigheten har betydelig

økonomisk konsekvens, er det vår vurdering at forholdet må tas opp umiddelbart,

eventuelt at arbeidene på byggeplass beordres stanset.


Prosjektansvarlig har direkte oppfølgingsansvar av kontraktsforholdet med

prosjekt-/byggeleder og har rapporteringsplikt til Prosjektdirektør ved vesentlige

avvik i prosjektet. Prosjektdirektør har vært tett på dette prosjektet i store deler

av prosjektperioden i tillegg har endringsordren vedrørende takarbeider vært

rapportert til Omsorgsbyggs styre, 29.08.2007. Den interne rapporteringen hos

Omsorgsbygg vurderes som tilfredsstillende.

Fullmaktsforholdene rundt bestilling av endringer er vanskelig å vurdere, siden de

fleste av endringene ikke inneholder fastpris eller kostnadsestimat. Vi konstaterer

at opprinnelig prosjektansvarlig har signert flere endringer som i ettertid har vist

seg å være av en slik størrelse at de lå utenfor vedkommendes økonomiske

fullmakt. Vi stiller i den forbindelse spørsmål med de vurderinger rundt den

potensielle verdien av disse endringsordrene som er foretatt i forbindelse med

bestillingen.

04.06.2008 80


Dette gjelder:

Endringsordre Fakturert

E-ARK-11 474 575

E-ARK-12 70 775

E-ARK-13A 21 063 504

E-IL-05 239 062

E-IL-06 158 675

E-IL-07 65 117

Totalt 22 071 708

Etter at ny prosjektansvarlig tiltrådte, er samtlige endringer signert av

prosjektansvarlig og direktør.

Et gjennomgående problem i forbindelse med Omsorgsbyggs signaturer på

endringsordre, er at disse ikke er datert. Tidspunktet for når bestillingen formelt

er signert av Omsorgsbygg er derfor ikke etterprøvbart. Vår gjennomgang tyder

imidlertid på at det er påløpt betydelige beløp på flere av endringene før disse

formelt signeres av Omsorgsbygg. Vi vurderer at denne praksisen kan være

uheldig, og kan medføre økt risiko for eksempel ved tvistesaker.

Signering i ettertid er i tråd med gjeldende rutine for prosjektet (etter særmøte nr

7 og 8). Vi har tidligere påpekt at denne rutinen er mangelfull, bl.a. fordi

Omsorgsbygg kan ha pådratt seg store forpliktelser i forkant av formell signering.

Når det gjelder utbetalinger på faktura, synliggjør saken flere problemområder:

o Flere faktura er utbetalt uten at byggeleder har attestert. Vi vurderer det

som problematisk at attestasjon fra byggeleder ikke er innhentet i forkant.

o Økonomisystemet håndterer etter sigende ikke delbetalinger på faktura.

Omsorgsbygg har ved flere anledninger utbetalt fakturaens fulle beløp, med

forbehold om senere avregning.

Begge forholdene vurderes som problematiske, fordi Omsorgsbygg tar en

økonomisk risiko ved å betale for mer en det som er levert.

04.06.2008 81


En ytterligere konsekvens er at avvikene ikke vil bli fanget opp i byggeregnskapet

som føres av byggeleder, da han ikke har tilgang til data fra Omsorgsbygg sitt

system og må forvente at det kun er det beløpet han har attestert som går til

utbetaling til Langemyhr. En konsekvens av dette er at både prosjekt- og

byggeleder og Omsorgsbyggs representanter bygger sine beslutninger i prosjektet

på styringsinformasjon som ikke er korrekt.

I tillegg blir prosjekt- og byggeleders oppfølging av Langemyhr vanskelig, fordi

Langemyhr opplever at Omsorgsbygg utbetaler iht faktura uansett hvor stor del

av beløpet som godkjennes av byggeleder. Etter vår vurdering bidrar dette til å

undergrave byggeleders autoritet i prosjektet.

Med bakgrunn i den fremlagte dokumentasjonen er det vår vurdering at

kontraktsforholdet til prosjekt-/byggeleder ikke har vært gjenstand for spesiell

oppfølging fra Omsorgsbyggs side. Dette kan ha sitt utspring i at

prosjektansvarlig, prosjektleder og byggeleder ansees som del av

byggherreorganisasjonen og sees som en enhet istedenfor å være i et kunde-

leverandør forhold.

Vi vurderer at Omsorgsbygg gjennom møtereferater, rapporter og mail-

korrespondanse har hatt god informasjon om saken. Det er tatt flere initiativ i

forhold til økt kontroll fra byggeleder. I tillegg har Omsorgsbygg gjennomført egne

kontroller/befaringer. Vår vurdering er likevel at man skulle hatt en tydeligere

oppfølging av prosjekt-/byggeleder, samt at den oppfølgingen som har funnet

sted kunne vært gjort på et tidligere tidspunkt.

04.06.2008 82


Anbefaling

Basert på funnene i granskningen vil vi anbefale Omsorgsbygg å iverksette

følgende:

• Det må beskrives bedre rutiner for gjennomføring av kontroll og oppfølging

i PA-boken. Regime rundt kontroll og godkjenning av faktura må være

entydig.

• Omsorgsbygg bør i fremtidige prosjekter vurdere økt fokus på

kontraktsoppfølging av innleide firma som skal ha en rolle i byggherrens

prosjektorganisasjon. Dette kan gjøres gjennom å etablere en arena for

tettere dialog, oppfølging og avklaringer. Møter i forbindelse med

månedsrapporteringen kan være hensiktsmessig.

• Omsorgsbygg bør i fremtidige prosjekter vurdere økt fokus på innleide

firmas rutiner for oppfølging/kontroll/rapportering.

Fullmakter tas inn i PA-boken

Klart definert og detaljert endringsregime inn i PA-boken. Oppfølging av

dette i praksis.

Rapporteringsrutiner inn i PA-boken

Økonomisystemet må settes i stand til å håndtere delbetalinger.

04.06.2008 83


Problemstilling 5: Andre problemstillinger som er avdekket under

granskningen.

1) Utvidelse av Langemyhrs oppdrag

Den opprinnelige kontrakten med Langemyhr var på 23,5 mill og omfattet i all

hovedsak innvendig rehabilitering.

Endringsarbeidet på taket er fakturert med ca 25 mill. I følge uavhengig vurdering

er verdien av arbeidet som er utført anslått å være ca. 13 mill.

Kravene til likebehandling, forutberegnelighet og konkurranse etter lov om

offentlige anskaffelser § 5 kan medføre at endringer i en allerede inngått kontrakt

må anses som inngåelse av en ny kontrakt. Vesentlige endringer må som

hovedregel anses som inngåelse av ny kontrakt. Inngåelse av nye kontrakter må

vurderes i forhold til regelverket for offentlige anskaffelser.

Det er i styresak av 29.08.2007 redegjort for bestillingen:

”Ettersom takarbeidene og ombyggingen er avhengig av hverandre og

gjennomføringen av takarbeidene blir avgjørende for ferdigstillelse av

ombyggingen, er det ikke annet realistisk valg enn å bestille arbeidene hos

bygningsentreprenøren som er på stedet.”

Vår vurdering er prosjektet ikke har foretatt en reell vurdering av

problemstillingen opp mot regelverkets for offentlige anskaffelser, og vurderer

dette som en svakhet. Vi kan ikke utelukke at dette er en vesentlig endring som

ville krevd at regelverket ble fulgt ved inngåelse av avtale om utbedring av tak.

2) Overføring av oppdrag vedrørende prosjekteringsledelse

Prosjekteringsleder ble kjøpt fra et annet eksternt firma. Oppgaven ble ikke

håndtert og avtalen ble hevet. Prosjektleder overtok også denne rollen i

prosjektet. Vi har ikke vurdert denne saken i detalj, men påpeker at forholdet må

vurderes opp mot regelverket for offentlige anskaffelser.

04.06.2008 84


3) Innlemming av leveranse som ligger utenfor Langemyhrs kontrakt

Undersøkelsen av prosjektet har avdekket at Langemyhr har viderefakturert med

påslagsprosent arbeid og materiell levert av en annen leverandør. Beløpet utgjør

ca. kr 1,5 mill. Disse fakturaene er sendt direkte til Omsorgsbygg for utbetaling

og har ikke vært kontrollert eller attestert av byggeleder. Vår vurdering er at

fakturaene ikke er kontrollert og attestert i henhold til prosjektets rutiner.

I redegjørelse fra prosjektdirektør av 23.05.2008, fremkommer at fakturaene

gjelder arbeid leverandøren har utført på Økern Øst og at det er Omsorgsbygg

som har direkteengasjert leverandøren til å foreta arbeidet i del Øst.

I følge prosjektdirektør er det ikke klart hvorfor 5 av totalt 16 faktura fra

leverandøren er fakturert via Langemyhr.

Arbeid på Økern Øst var ikke en del av konkurransen som førte frem til

Langemyhr sin kontrakt, som gjelder innvendig ombygging / rehabilitering av

Økern del Vest. Vår vurdering er at leveransen fra den andre leverandøren er å

betrakte som inngåelse av en ny avtale og at den viderefakturering som er skjedd

gjennom Langemyhr er å betrakte som brudd på LOA § 5.

En ytterligere vurdering av dette forholdet anser vi å ligge utenfor denne

granskningen.

04.06.2008 85


Problemstilling 6: Hvordan har kontraktsforholdene fungert?

Innledning

I denne vurderingen er det 2 kontrakter vi vil vurdere. Det er kontraktsforholdet

mellom Omsorgsbygg og Langemyhr og kontraktsforholdet mellom Omsorgsbygg

og eksternt prosjekt-/byggelederfirma. Vi presiserer at vurdering av heving av

kontrakten med Langemyhr ligger utenfor oppdraget.

Rammeverk

Kontraktsforholdet med ekstern prosjekt-/byggeleder har vært regulert av NS

8401 med enkelte tilpasninger. Gjennomføringen av oppdraget påvirkes av

Omsorgsbyggs kontraktsforhold med Langemyhr, som representerer de

virkemidler prosjektleder har til rådighet under gjennomføringen av oppdraget.

Kontraktsforholdet med Langemyhr har vært regulert av NS 3430 med noen

presiseringer.

Fakta

Fakta i saken er presentert i de foregående vurderingene.

Vurdering: Kontraktsforhold Langemyhr

Kontrakten med Langemyhr for Økern prosjektet følger NS 3430. Når det gjelder

fremdrift er det kun oppstart og ferdigstillelse som er tatt inn i kontraktene.

Avtaleforholdet legger opp til et dagmulktregime i forhold til forsinket

ferdigstillelse fra entreprenøren. Ut over dette er byggherrens virkemidler å

etterspørre fremdriftsplaner, eventuelt heve kontrakten. Det sier seg selv at ingen

av disse virkemidlene vil være spesielt egnet for å kunne skape fremdrift

underveis i prosjektet. Til tross for at Omsorgsbygg vil kunne oppnå økonomisk

kompensasjon ved forsinket levering, vurderer vi det valgte kontraktsregimet som

lite egnet i forhold til å sikre fremdrift underveis i prosjektet.

04.06.2008 86


Prosjektet har hatt store forsinkelser og overskridelser av kostnader. På tross av

dette finner vi ikke dokumentert kontraktsmessige vurderinger fra prosjekt-

/byggeleder av hvilke virkemidler som var tilgjengelig for byggherren. Vår

vurdering er at dette ikke er tilfredsstillende, og at dette kan skyldes at det er

benyttet en prosjekt/byggeleder som ikke har tilstrekkelig kunnskap om

kontraktsrett og den gjeldende standard.

For øvrig ønsker vi å peke på at kontraktsstandarden er vanlig i denne type

prosjekter, og vil normalt være egnet i forbindelse med denne type oppdrag.

Vurdering: Kontraktsforhold Prosjekt- og byggeleder

Kontraktsforholdet med prosjekt- og byggeleder er basert på NS 8401.

Denne standarden er sprunget ut fra tidligere NS kontrakt som omhandler

prosjekteringsoppdrag (nå splittet i NS 8401 + NS 8402). NS 8401 er en standard

basert på fastpris. Kontrakten med prosjekt-/byggeleder var opprinnelig en

fastpriskontrakt for kjøp av prosjektledertjenester, herunder også

byggeledertjenester, men ble endret til løpende bistand grunnet tidsaspektet.

Det finnes egen standard for byggelederoppdrag, NS 8403. Vi ser også at det

gjøres forskjellige valg hos Omsorgsbygg ved valget mellom disse ulike

standardene.

Alle bestemmelser i NS 8401 samsvarer ikke alltid like godt i forhold til

arbeidsoppgavene som en prosjekt-/byggeleder skal utføre.

Vår vurdering er at det kunne vært benyttet en kontrakt med bedre samsvar

mellom bestemmelsene og arbeidsoppgavene.

Prosjektleder/byggeleder kommer fra samme firma.

Organisasjonen er bygget opp som en hierarkisk organisasjon, hvor prosjektleder

er byggeleder sin overordnede. Byggeleder skal blant annet rapportere til

prosjektleder. Dette kan være uheldig i forhold til å få en god nok oppfølging av

byggeleder. Prosjektleder vil kunne komme i en interessekonflikt om byggeleder

ikke utfører en god jobb.

04.06.2008 87


Prosjektleder og byggeleder har ikke forholdt seg nøyaktig til arbeidsoppgavene i

ytelsesbeskrivelsene, men funnet en arbeidsdeling seg imellom som var

hensiktsmessig basert på erfaring og kompetanse. Omsorgsbygg har ikke påpekt

dette avviket, og dette kan oppfattes som en aksept av forholdet. Vi vurderer

dette som en svakhet ved kontrakten med prosjekt/byggeleder.

Vi har i denne rapporten på flere steder vurdert at det foreligger mangler i forhold

til prosjekt-/byggeleder sin utførelse av kontraktsarbeidet. Et sentralt spørsmål er

om dette er mangler som er av en slik art at Omsorgsbygg kan heve kontrakten

og eventuelt kreve erstatning fra prosjekt/byggeleder. NS 8401 kap 17 regulerer

heving, og gir anvisning på at heving kan foretas dersom den andre parten

vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser. Den parten som hever

kontrakten kan kreve erstatning for tap som han påføres som følge av

misligholdet.

Etter rettspraksis kan flere feil som i seg selv ikke er vesentlige legges i sammen

ved vurdering av om kontraktsforpliktelsene er vesentlig misligholdt. Vår

vurdering er at det ikke kan utelukkes at de påpekte forhold vedrørende

prosjekt/byggeleder er av en slik karakter at de må oppfattes som vesentlige.

Allikevel er det noen forhold i saken som gjør at vi ikke ønsker å konkludere på

dette området. For det første er kontraktsforholdet som prosjekt/byggeleder

skulle følge opp av en spesiell karakter, med mistanke om at entreprenøren har

begått straffbare forhold rettet mot Omsorgsbygg. For det andre har

Omsorgsbygg selv vært aktiv i prosjektgjennomføringen, og det har på enkelte

område også vært rettet en viss kritikk mot deres håndtering.

Disse to forhold vil sannsynligvis ha betydning for en endelig konklusjon på dette

spørsmålet.

04.06.2008 88


Anbefaling

Omsorgsbygg bør i fremtidige prosjekt nøye vurdere bruken av

kontraktsstandarder ved kjøp av prosjekt-/byggeleder. Dersom ingen standard

dekker behovet/arbeidsoppgavene på en god måte, bør det vurderes å utvikle en

egen standard kontrakt som kan benyttes.

Omsorgsbygg bør sikre at fremtidige innleide prosjektleder/byggeleder har

tilstrekkelig kunnskap om kontraktsrett og den standard som skal benyttes.

Omsorgsbygg bør ved fremtidige entreprisekontrakter sikre at kontraktene som

benyttes ivaretar tilstrekkelige virkemidler ved forsinkelse.

04.06.2008 89


VEDLEGG

1. Ytelsesspesifikasjon Sinsen

2. Ytelsesspesifikasjon Økern

3. Økern: Endringsskjema fra PA-boken inkludert bruksanvisning

intern granskning av gjennomføringen av kjøp fra ......fra byggmester en varsling om at...

Documents