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IT 資産管理

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IT 資産管理これまで、IT 資産管理（ITAM）システムはその性能を存分に発揮できたことがほとんどありませんでした。しかし、これを理由に、すべての資産データを収め、IT 資産のライフサイクル全体をサポートする一元的なシステムを持つという目標を企業があきらめることはありませんでした。予定外の大きな支出を回避する、生産性を高める、また情報へのアクセスを簡単にして戦略的意思決定を行うなど、より優れた資産管理を行うことで得られるものは計り知れないからです。

IT 資産管理を正しく行えば、 ベンダーから更なる値引きを引き出したり、標準化による効率性・信頼性を高めることができます。

ITAM システムがその性能をほとんど発揮できないのは、機能が原因ではありません。ほとんどのソリューションは企業の多くが必要とする以上の機能を搭載しています。性能を発揮できない主な理由は、こうした機能を IT システム全体に統合することが困難であるためです。

ITAM システムの多くは、互換性のないテクノロジを持つバラバラのアプリケーションを寄せ集めたものです。こうしたシステムは、アクセスできるタッチポイントの数を制限する使い古したアダプタやバルクローダーに頼る傾向があります。さらに重要なことは、こうしたシステムに含まれるワークフローコンポーネントは、IT部門で使用されるその他のワークフローシステムと常に結びついているとは限らないことです。これにより、自動化の可能性はほんのわずかな単純な事例のみに限られてしまい、プロセスを成熟化させる機会が限定されます。

CMDB契約 ソフトウェア資産管理

サービスカタログ

インシデント

変更 リリース 検出 協調 コスト管理

ガバナンスIT 資産管理

リクエスト• サービスポータルの提供

• サービスカタログの参照• ワークフローのトリガー

計画• サービスポートフォリオ

の設計• 基準の定義

• プロジェクトのサポート

調達• 基準の実施

• ベンダーの統合• 契約の交渉

財務• コストの集計

• 費用の割り当て• 予算の追跡

IT ガバナンス• 文書化方針

• コンプライアンス の確認

• 是正措置の追跡

ストックルーム• 標準資産の格納

• リクエストの履行• インベントリの補充

展開 • プロビジョニングの自動化

• CMDB と資産のリンク付け• ユーザーへの資産割り当て

管理• インベントリの検出

• 保守作業の計画• 資産履歴の追跡

リタイヤ

• 資産の廃棄• ハードウェアの更新

• レコードの更新

図 1.機能やアクティビティを含めた IT 資産管理のライフサイクル全体

最新の ITAM ソリューションを使用すると、レガシーシステムをシングル・レコードシステムに統合して、資産のライフサイクル全体を自動化できます。

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どれも聞いたことのある話だとは思えないでしょうか。組織内に散らばった旧式の IT サービス管理（ITSM）システムで運用しようとする場合、IT は同じような課題に直面します。ServiceNow を使用する多くの企業は、こうしたシステムをシングル・レコードシステムに統合し、単一のワークフローエンジンでプロセスを自動化します。ServiceNow Asset Management アプリケーションは、スタンドアロンの ITAM システムも統合できる最新型のソリューションです。

ServiceNow は柔軟性のある SaaS（Software-as-a-Service）と PaaS（Platform-as-a-Service）ソリューションなので、レガシーアプリケーションと比べはるかに効率的かつ効果的に展開、構成することができます。また使いやすいことから、トレーニングコストを抑えることができ、導入を促すことができます。これらを組み合わせることで、企業はより多くのプロジェクトを成功に導くことができます。

シングル・レコードシステム（管理情報の一元化）多くの場合、ServiceNow Asset Management アプリケーションを展開する企業は、スタンドアロンの ITAM とソフトウェア資産管理（SAM）のポイントソリューションから、共通のインターフェイスやデータベースを共有する完全に統合されたアプリケーションスイートに移行します。機能についてはここでは置いておきますが、単にこの移行を行うだけで、データとプロセスを 1 つのプラットフォームに統合し、非常に高い価値を生み出すことにつながります。このセクションでは、ServiceNow を使用することで、企業がより大きな価値を実現できる具体的なエリアについていくつか説明します。

ITAM と ITSM を連動して強化する

IT サービス管理（ITSM）と ITAM は非常に緊密に連動します。このため、これら両方を 1 つのレコードシステムで管理する方が合理的です。ITSM は、資産管理責任者にとって非常に価値がある、資産の運用の失敗や業績に関するさまざまなデータを提供します。どの資産モデルが良い結果をもたらすか理解することは、IT 部門が長期的なサービスの信頼性向上につながる最善の資産標準を決定するのに役立ちます。

ITAM はサービスデスクにとって非常に役に立つインベントリの詳細情報を収集します。これには、エンドユーザーマシンの場所、エンドユーザーが所有できるソフトウェアに関する情報などがあります。また ITSM と ITAM を連動させることで、構成管理データベース（CMDB）の技術データや IT 資産リポジトリのビジネスデータを使用して、より多くの情報に基づく意思決定を行い、より優れたプロセスを設計することができます。変更される資産の年数、あるいは資産が 60 日後にリース期間の返却期限を迎えるかどうかなど、資産の詳細情報を関連付ける変更リスクカリキュレータを持つ価値を考えてみてください。こうした例は、ITAM と ITAM を連動させることで可能になる事項のほんの一例に過ぎません。

ITAM とワークフローおそらく、ServiceNow プラットフォームへの ITAM の設置において最もすばらしいことの 1 つに、グラフィカルなワークフローエディタを使って、その他のプロセスとともにアクティビティを自動化できることが挙げられます。この自動化には、購買グループに少なくなった在庫補充の通知を出すといった簡単なことから、不正なソフトウェアがインストールされたときを特定したり、違反行為の是正措置を提示するといったより高度なものまで含まれます。

ワークフローエンジンがすべての ServiceNow アプリケーションのデータを使用できることは特筆に値します。たとえば、 ServiceNow Project Mangement アプリケーションを使用して、プロジェクト用に資産リソースをリクエストするための、必要な資産を取り込んでプロジェクトマネージャに承認リクエストを送付するようなワークフローを作成することができます。リソースのニーズ、リクエスト、承認および実行は、すべてシングル・レコードシステムに含まれます。

ITAM と ITSM を併せ持つことの利点の 1 つに、プロセスを自動化するのに必要なのはたった 1 つのグラフィカルワークフローのみであることが挙げられます。

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ITAM とサービスカタログ組織は、多くの場合、サービスカタログからあらゆる種類の製品やサービスを提供します。標準の資産モデルと製品バンドルを使用して、より優れたサービスカタログを簡単に作成できます。詳細なワークフローを使用して、購買リクエストを出す前に倉庫のインベントリを確認できます。ソフトウェアリクエストのワークフローを使用して、使用可能なライセンスを確認してから、そのライセンスの対象となるレコードを自動作成して、承認を記録することができます。複数の資産は、注文ガイドにグループ化して効率性の高いユーザーエクスペリエンスを提供できます。標準、バンドル、および自動化されたワークフローで、サービスカタログリクエストの実行が大きく改善し ます。

図 2.ユーザーに資産を自動的に割り当てる、Service Catalog の新入・中途社員のオーダーガイド

ITAM と協調協調型アクティビティでは、物理デバイス、仮想マシンおよびクラウドインスタンスと直接対話できます。協調型アクティビティは、企業がすでに導入している構成ツールと統合できます。たとえば、ソフトウェアリクエストの実行を自動化して資格を得た後で、協調型アクティビティで別のソフトウェア配布システムからユーザーマシンに直接ソフトウェアをインストールするよう促し、ServiceNow でライセンスを追跡することができます。この結果、自動化プロセスによる大幅な時間短縮と、エンドユーザーエクスペリエンスの劇的な改善を生むことができます。

ITAM と分析ビルトイン型のメトリクスとレポートエンジンにより、ServiceNow 全体からあらゆる情報にアクセスして、簡単に分析できます。レポート管理を専門とする担当者がいなくても、認証ユーザーは誰でもレポートやダッシュボードを作成できます。つまり、疑問はより早く解決され、意思決定はより早く下すことができるようになるのです。ソフトウェアコンプライアンスを示すレポートの作成といった、レガシー ITAM システムでは非常に時間がかかった作業が数秒で完了することができるだけでなく、マネージャーやキャパシティプランナーとスケジュールの計画や共有もすぐに行うことができます。

高価で、時間がかかり、エラーが起きやすい タスクを ServiceNow O r c h e s t r a t i o n（Runbook）Activity Packs で自動化されたワークフローに変換します。

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図 3.ServiceNow は使いやすいレポートビルダーを搭載

ITAM と Discovery（情報収集管理）

ITAM プロジェクトが直面する主な課題の 1 つとして、データの統合を挙げることができます。異なるテクノロジのレガシー製品を使用するプロジェクトでは、どのようにデータの一致、標準化、同期化、複製、および特定を行うかを判断するのに膨大な時間と労力を必要とします。ServiceNow を使うと、堅牢なエージェントレスの情報収集管理ツールをその他すべての ServiceNow アプリケーションと同じプラットフォームに配置することができるので余計な労力をかける必要がありません。これにより、複雑な統合を構築する必要がなくなるため、収集したデータから価値を引き出すことという本質的な業務により長い時間をかけることができます。

ServiceNow Discovery アプリケーションは構成の詳細情報を収集して、CMDB におけるリレーションシップをマップし、資産管理者は、IT 資産リポジトリで追跡する必要がある構成クラスを簡単に定義できます。一度定義されると、資産と構成のレコードは自動的に同期化されます。Discovery（情報収集管理）では、資産ライフサイクルのどの段階においてもプロセスを合理化することができます。たとえば、資産を箱から出したすぐ後で、スキャンし IT 資産リポジトリに記録することができます。新しいソフトウェアがインストールされたら、Discovery（情報収集管理）を起動してターゲットマシン上のインストールを検証できます。

将来のソフトウェア資産管理ソフトウェア資産管理（SAM）は、さまざまな画期的で魅力的な機能を搭載する ServiceNow IT Service Automation Suite の重要な部分で、企業がより高いレベルにプロセスを成熟できるよう支援します。

SAM とクラウド多くの企業では、ServiceNow Service Catalog & Request Management アプリケーションおよび ServiceNow Orchestration (Runbook) Cloud Provisioning アプリケーションを使用して、VMware と Amazon EC2 リソースを管理しています。ソフトウェアのライセンスモデルやコストはエンドユーザーの理解を正しく得られず、無視されることがよくあるため、こうしたリソースの正確なコストを維持することが困難になる場合があります。

ハイパーバイザー、オペレーティングシステム、アプリケーション、ツール、クライアントやプラグインなど、プライベートクラウドで展開されるすべてのソフトウェアライセンスのコストには非常に大きな意味合いがあります。Amazon などのパブリッククラウドプロバイダによる使用単位の課金では、ソフトウェア資産管理やガバナンスが正しく行われていない場合、予定外の出費が法外な額になる可能性があります。

ServiceNow Discovery アプリケーションで構成の詳細情報を収集し、 リレーションシップをマッピングする手間を省きます。

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クラウド環境を使用する企業を ServiceNow がサポートする重要な方法の 1 つに、1 つのプラットフォームでライフサイクル全体を管理することが挙げられます。クラウドリソースの説明や価格情報を含む同じサービスカタログには、リクエストとともに承認が必要なソフトウェアライセンスの資格も含まれています。リソースを作成するものと同じワークフローで、情報収集管理タスクを開始して、技術情報やソフトウェアインストール情報を収集することもできます。これにより、ServiceNow Asset Management はソフトウェアライセンスと資格データを自動化プロセスで収集管理された情報と比較し、コストの管理とソフトウェアライセンスのコンプライアンスを維持することができます。

またクラウドリソースの追跡に加え、契約など資産リポジトリの事業情報を追跡することもできます。たとえば、Amazon EC2 インスタンスが提供されると、情報収集管理タスクは CMDB を更新し、システムは関連する資産レコードを自動生成することができます。資産レコードと契約のリレーションは、課金が発生した場合にこの調整に必要な情報をリンクさせることができます。

SAM と SaaS

クラウドベースソリューションの価値を理解し、レガシーソリューション、設置型ソリューションと置き換える企業はますます増えています。この結果、増加の一途をたどる SaaS サブスクリプションライセンスを制御および管理していくという課題が生じることは驚くに値しません。

図 4.ServiceNow はさまざまなソフトウェアライセンスモデルと種類をサポート

ServiceNow Asset Management は、サブスクリプションモデルへのフルサポートを提供することで、企業が SaaS コンプライアンス要件を完全に掌握できるよう支援します。ソフトウェアライセンス契約に始まり、契約の重要な詳細情報はすべて ServiceNow に保存されます。ソフトウェアライセンスのレコードは、組織が許可されている使用ユーザー数を追跡します。内蔵型の統合機能を使って、SaaS ベンダーから直接データを取り込み、ソフトウェアの使用量を追跡することができます。最後にソフトウェアカウンタは、即時コンプライアンスのレベルおよび計画したコンプライアンスのレベルについて、ソフトウェア管理者に通知します。

エンドユーザーマシンに直接インストールされるアプリケーションはほとんどなくなり、ローカルネットワークをスキャンしたり、ハードドライブを検索したりするだけのツールは時代遅れになりつつあります。すべてのソフトウェアライセンス管理ニーズに ServiceNow を選択する企業は、その投資を将来にわたって保証します。

すべてのソフトウェアライセンスのニーズに ServiceNow を選択した企業は、投資を将来にわたって保護できます。

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図 5.カウンタによってソフトウェアライセンスのコンプライアンスを追跡

ServiceNow Service Catalog & Request、Orchestration アクティビティパックおよび Asset Management を組み合わせることで、SaaS アプリケーションへのアクセスをリクエストする最新のプロセスを提供できます。ライセンス承認者は使用可能なライセンス数とリクエストした人のプロフィルを確認してから、ライセンス資格を承認できます。協調型アクティビティを含むワークフローでは、SaaS アプリケーションリクエストの関係者に通知し、ユーザーの追加または削除を行うトランザクションを作成して、プロセスを自動化することもできます。

これらの高度な自動化を利用することで、たとえば、新入社員に必要なプロセス全体を自動化することもできます。また従業員が会社を辞めるときに、ソフトウェアのライセンスやサブスクリプションを削除したり、他のユーザーにリサイクルすべきものを特定するソリューションも重要です。

SAM と資格管理

ServiceNow Asset Management アプリケーションは、他の SAM システムにはあまり見られないさまざまな深みとユーザービリティを備えています。たとえば、資格管理はソフトウェアライセンスを使うことができるユーザーを記録するだけではありません。ソフトウェア契約には、ユーザーやワークステーションが資格対象となるかを判断するために、検討しなくてはならないその他の制約事項が数多くあります。

こうした制約事項の中には、特定の地域のユーザーの資格を制限するサイトライセンスといった、契約の詳細内容を反映するものもあります。その他の制約事項には、特定の国において特定のソフトウェアの配布を禁止する国の法律といった対外的なものもあります。ServiceNowの先進的な特性によって、重大な罰則を科されるかもしれない過ちを企業が犯すことがないよう、十分にインテリジェントなソリューションを備えることが可能です。

また、ServiceNow の資格管理では、従業員が業務内容と支出に責任を負えるよう全般的な希望も反映しています。ソフトウェアカウンタは、事業におけるさまざまなレベルへのライセンスの配布と使用を細かく割り出すオプションを備えています。これにより、部署、コストセンター、事業や場所など、さまざまなレベルでの可視化を強化できます。資産管理責任者は、さらにドリルダウンしてコンプライアンスの違反行為の理由を判断し、不正ユーザーのリストを用意できます。

ServiceNow は資格データのレポートやカウンタ以上のものを提供します。通知をワークフローに追加して、不正なソフトウェアが検出されると直ちにユーザーやマネージャーにアラートを出すことができます。資産管理責任者が一切手間をかけることなく、この通知はコンプライアンスを満たすために必要なすべての情報やリンクを提供できます。

計画されたコンプライアンスは、企業がベンダーの一歩先を進み、今後のライセンスにかかる費用を最適化できる情報を提供します。

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図 6.カラーコードでソフトウェアライセンスのコンプライアンスのレベルがわかる簡単なサマリーを提供

多くの企業は主に、コンプライアンスを遵守していないソフトウェアを検出して、現在のコンプライアンス要件を満たすのに必要なライセンスの数を計算することに焦点をおきます。計画済みコンプライアンスと呼ばれる ServiceNow に搭載された画期的な機能を使うと、資格データを使用して、計画した目標のコンプライアンスを満たすために実際に購入する必要があるものを理解するのに役立ちます。これにより、企業は最終的にベンダーの先回りをして、将来必要なライセンスを最適化できます。

IT 資産管理の最適化「最適化」はよく使われる業界用語です。ときに、企業がゴールインするために競う目に見えないゴールのテープとして、間違った説明がなされることがあります。実際には、現在進行中の小さなタスクやプロセス改善のプロジェクトを経て、企業は常に最適化を行い、コストの削減や時間をかけた効率の改善を図っています。ServiceNow には、運用を最適化できる優れた機能が備わっています。

「見せる」から「実行する」

ITAM システムの多くは、データの収集、レポートやダッシュボードの生成しかできません。これを使って企業は、行動の指針となる意思決定を下すのに役立てていますが、スタッフやその他のシステムが実際には行動を起こさなくてはなりません。たとえば、行動を起こす手始めとして Microsoft Project の不正ユーザーリストが、ソフトウェアライセンス管理者に提供されます。管理者は、ここから不正ユーザーに関してより詳細な情報を集め、1 人ずつこれを追跡して、ソフトウェアへのアクセスを無効にしたり、別のものと取り替えたりする必要があるかどうかを判断しなくてはなりません。これは最適なソリューションではありません。

ServiceNow を使うと、これを自動化できます。レポートの生成を待ったり、手動でスタッフを追跡したりするのではなく、不正ユーザーが検出されるとすぐにシステムがワークフローを初期化して、ユーザーに状況を自動通知して、そのスタッフが業務を遂行するのに必要な機能を把握するサーベイを提示します。

またワークフローは論理に従って、次のような適切な是正措置を判断します。

• マネージャーにユーザーのソフトウェアライセンスを承認させる

• ユーザーのソフトウェア資格レコードを発行する

• 協調型アクティビティで使用するソフトウェアを削除する

• 同じカテゴリに属すより安価なソフトウェアを提供する

• 同じカテゴリに属す最新標準型のソフトウェアを提供する

• ユーザーがファイルを閲覧できる無償ビューアをインストールする

• ソフトウェア管理者の注意を向ける必要がある際にこれを通知する

最適化とは、ポリシーを実行して無駄をなくす自動化プロセスを設計して、これを常に実行することです。

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図 7.不正ソフトウェアをアンインストールするサンプルワークフロー

この例を見ると、最適化とは経費削減につながるエリアがわかるレポートのデータを提示するだけではないことがわかります。本当の最適化とは、ポリシーを実行し無駄を省く自動プロセスをデザインし、これを一貫して実行していくことです。最適化とは行動の中にあるのです。

ソフトウェア使用量を見てコストを削減する最適化のもう 1 つのシナリオは、認証ユーザーが所有するあまり頻繁に使わない、あるいはまったく使わない高価なソフトウェアを削除することです。ServiceNow には、サードパーティシステムから収集した使用量情報を保存するプレースホルダがあります。ここに、ソフトウェアが最後に使用された時期、ユーザーのデスクトップのフォアグラウンドまたはバックグラウンドでその ソフトウェアが使用された時間、および一定期間にそのソフトウェアにアクセスした時間などを含めることができます。

不正使用の例と同様のワークフローでは、あまり使用されていないライセンスを購入していることを認証ユーザーに通知して、そのソフトウェアを使い続けるか、これをアンインストールしてライセンスをプールに戻す必要がある理由を正当化するサーベイを行う機会を提供します。またユーザーに、高価なソフトウェアタイトルを無償ビューアまたは同じカテゴリのより安価なソフトウェアに置き換えるオプションを提示することもできます。

過去 9 ヶ月間にわたって未使用といった条件に基づき、ユーザーの所有する高価なソフトウェアを自動削除して、ライセンスを再発行できるより強力なポリシーの実行を選択することもできます。すでに組織が適切なソフトウェアの要求プロセスを用意している場合、ユーザーが Microsoft Project を再び必要とするときに、これをリクエストすることは比較的簡単な手順となります。

ベンダーの最適化企業にとってハードウェアとソフトウェアの支出を削減できる最も直接的かつ大きな意味を持つ方法は、ベンダーの値引きをより大きくしてもらうことです。重要なデータやツールを搭載した ServiceNow のベンダーマネージャを使用すると、最適なベンダー構成を判断するのに役立ちます。戦略として優れているのは、すべての資産カテゴリにおいて類似する製品の重複内容を理解して、ベンダーを統合することです。重複する製品を標準化し、削除することで、企業はより少ないベンダーからより多くの製品を購入することに主眼を置けるため、より大きな割引を得られるはずです。組織の規模によっては、主要ベンダーから 1～ 2 ％の割引を得ることは億単位の節約につながることがあります。

重要なデータやツールを搭 載した ServiceNow のベンダーマネージャを使用すると、最適なベンダー構成を判断するのに役立ちます。

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図 8.パーソナライズしたコスト管理のホームページ

ServiceNow Asset Management はすべてのハードウェアとソフトウェアモデルとその使用量を追跡します。これは、各資産カテゴリで使用されるベンダーが何社あるのか、実際に長期にわたって展開されている各製品モデルがいくつあるのかを理解する理想的な方法です。ServiceNow のデータはすべて 1 つのレコードシステムに保存されるため、リクエストの履歴から各モデルやベンダーに対するニーズを追跡するのは簡単です。また、インシデント、問題、欠陥、変更や機能停止の数をモデルやベンダーごとにレポートするのも簡単にできます。優れたデータを持つことで、ベンダーマネージャは強い姿勢で交渉を行うことができます。

より少ないベンダーとモデルに標準化することは、購買力を強化する効果的な方法です。ただし、要求プロセスをほとんど制御できていない組織では、統合が難しくなることがあります。これを解決するために、ServiceNow では標準の製品バンドルを定義し、サービスカタログからこれを利用できるようにします。企業は、希望するベンダーのモデルのみで構成される製品バンドルをデザインできます。製品バンドルが優れているのは、ロールごとに製品モデルを定義することです。ユーザーが機器を更新する際には、そのロールに合ったバンドルからのみリクエストできます。これで、長期にわたるベンダー構成を最適化できます。

図 9.標準の製品バンドルの例

ServiceNow を使用すると簡単に標準の製品バンドルを定義して、サービスカタログからこれを利用可能にすることができます。

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更新サイクルの最適化

ベンダーとモデルが標準化されると、どの機器をストックルームに保管し、ストックルームをどこに配置するかを簡単に判断できるようになります。ServiceNow では、この最適なインベントリレベルを自動的に維持することができます。供給したものが消費されると、在庫ルールに従って、社内の倉庫あるいは直接ベンダーからの在庫補充の振替注文が起動されます。プロセスと発送に時間がかかる個別の注文を提出するのではなく、補充は一括注文に統合され、より大きな割引を受けることができます。

機器の更新は事業に必要です。手作業で行う場合、非常に時間がかかり、混乱が生じます。ServiceNow は、時間の節約と生産性を改善する機器の更新サイクルのほとんどを自動化できる情報とテクノロジを提供します。

たとえば、ServiceNow では資産年数から、一括して機器を購入する時期とこれを倉庫に搬入するときを判断します。ワークフローを使って、個々の資産を追跡して、機器が交換の時期に来たことをユーザーに通知できます。通知には、サポートのリクエスト方法や更新に備える方法の手順を含めることができます。このワークフローには、新しい資産を予約して、実際の交換を管理する IT 担当者にタスクを作成する追加手順を含めることもできます。ワークフローで自動的にライセンスの資格を古いマシンから新しいマシンへ移転できます。協調型アクティビティパックは、より時間を短縮するために使用できます。

ビジネスの最適化このペーパーの例は、事業の付加価値を高めるシングル・レコードシステム（管理情報の一元化）で資産やサービスライフサイクルを自動化するさまざまな方法を簡単に紹介したものです。全体として、ServiceNow は IT や事業の運用の完全な最適化を阻んでいたサイロをなくし、真に変化をもたらすサービスの自動化を実現することを目的に作られています。

ServiceNow は IT や事業の運用の完全な最適化を阻んできたサイロをなくし、真に変化をもたらすサービスの自動化を可能にします。

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