Publikacja przygotowana przez Nowoczesną Firmę SAPublikacja przygotowana przez Nowoczesną Firmę SA

Jak ZBUDOWaĆ INTELIGENTNE BIURO

2

Inteligentnym nazywa się dzisiaj zarówno biuro technologicznie zaawansowane czy też biuro energooszczędne. Jednak my pod tym pojęciem myślimy przede wszystkim o biurze elastycznym, którego funkcjonalność i design wynikają z modelu pracy opartej na aktywności (Activity-Based Working). Czym jest elastyczne biuro i jak je stworzyć?

Oparte na ciągle zmieniających się trendach

rozwiązania technologiczne niebezpiecznie szybko

starzeją się „moralnie” – pomimo technicznej

sprawności są przez użytkowników uważane

za przestarzałe – często dużo szybciej, niż trwa

okres najmu powierzchni. Obecnie przyspieszone

starzenie się dotyczy telefonów i komputerów

stacjonarnych, ale też tak stosunkowo niedawno

wprowadzanych rozwiązań jak montowane

w salach spotkań systemy telekonferencyjne

– wszystkie trzy rozwiązania przegrywają ze

swoimi mobilnymi odpowiednikami. Z drugiej

strony energooszczędność, i związana z tym

racjonalizacja kosztów użytkowania, stają się

normą, nie wyróżnikiem jakości.

W 2014 roku około 22 proc. istniejących oraz 50

proc. nowopowstających biurowców zakończyło,

bądź było w procesie zielonej certyfikacji.

3

Dla nas inteligentne biuro to biuro elastyczne,

które korzysta zarówno z technologii, oraz

poprzez optymalizację wykorzystania powierzchni

przyczynia się do redukcji kosztów operacyjnych,

jednocześnie oferując nową jakość środowiska

biurowego. Szacujemy, że obecnie w Polsce

w systemie Elastycznego Biura działa od 3 do 5

proc. najemców (wielu z nich w odniesieniu do

jedynie niewielkiej części zespołu), ale zmiana

filozofii myślenia o pracy biurowej znajduje coraz

większą liczbę zwolenników. Na czym polega

ta zmiana? Na głębokiej redefinicji pracy oraz

podniesienia znaczenia kolaboracji. Samo biuro

staje się nośnikiem tej zmiany, ale jej przyczyny

leżą dużo dalej i są związane z zachodzącą zmianą

pokoleniową pomiędzy generacją X i Y – przy

czym to członkowie tej ostatniej są pierwszym

pokoleniem wychowanym przez Internet.

BiUrO staJe się nOśnikiem Zmiany

To właśnie stosunek do informacji leży

u podstaw nowej koncepcji biura. Z punktu

widzenia architekta, to całkowicie zmienia logikę

projektową. Do niedawna biura tworzone były

w oparciu o obieg i tworzenie dokumentów

papierowych, co determinowało nie tylko fizyczne

sąsiedztwo (osoby i działy były lokowane tak, aby

ten fizyczny obieg zoptymalizować i uprościć),

ale też funkcjonalność samego stanowiska pracy,

na którym musiało być zapewnione miejsce

do przechowywania papierów. To podejście

raptownie się zmienia wraz ze wzrastającymi

stOsUnek DO inFOrmaCJi

4

możliwościami elektronicznej archiwizacji,

dzięki której jedynymi wartymi przechowywania

w formie papierowej są tylko umowy i inne

oznaczone dokumenty, które istnieją w jednym

egzemplarzu (np. jako odpisane kopie). Wszystkie

inne mogą być wyparte przez ich elektronicznie

zarejestrowane wersje.

W przeciwieństwie do papierowego,

zdygitalizowany obieg informacji potrzebuje

warunków do jej przetworzenia, a nie wytworzenia

i przechowywania. Stanie się to jeszcze bardziej

istotne w nadchodzącej kolejnej rewolucji

związanej z wykorzystaniem Big Data. Wyciągniecie

wniosków z informacji staje się ważniejsze od ich

obróbki, którą lepiej od nas zajmują się maszyny.

Dlatego w środowisku biurowym na pierwszy plan

wychodzą te funkcjonalności, które wspierają

kreatywność.

Z kolei schodzą na dalszy plan tak dominujące

elementy biura jak stanowisko pracy oraz systemy

przechowywania. Przy czym oczekujemy, że na

razie jeszcze powolny proces zanikania stałych

stanowisk pracy będzie coraz bardziej przyspieszał

na rzeczy nowych typologii wspierających pracę,

ale rozumianą inaczej niż dotychczas.

5

Jak ma wyglądać i działać przestrzeń dedykowana

pracy w czasach, gdy technologie oraz sama

praca zmieniają się szybciej niż trwa typowy

okres najmu powierzchni, który na rynku

polskim przeciętnie wynosi pięć lat? Przede

wszystkim powinno uprzedzać tę zmianę, czyli

być „zabezpieczone przed przyszłością” (ang.

future-proof), co w praktyce oznacza wpisywanie

się powierzchni biurowej w różne możliwe

w przyszłości scenariusze działania firmy. Dlatego

rozmawiając z naszymi klientami o ich potrzebach

staramy się nie tylko przygotować powierzchnię

odpowiednia do stanu obecnego organizacji, ale

też wkalkulować to bądź wygenerować zmianę

organizacyjną. Dobrzy menadżerowie wiedzą jak

działa i jak powinna działać ich organizacja, dzięki

naszej pomocy są w stanie wykorzystać zmianę

lokalizacji do zmiany sposobu jej funkcjonowania.

Innymi słowy, inteligentne biuro wspiera

zespół który w nim pracuje w jak najlepszym

realizowaniu nowych funkcji związanych z pracą.

Jak UODpOrniĆ BiUrO na prZysZłOśĆ?

Jak w praktyce wygląda proces tworzenia

Elastycznego Biura? Jak wszystkie dobre produkty,

inteligentne biuro powstaje w wyniku pracy

zespołu. Na pierwszym etapie niezbędna jest dobra

współpraca menadżera i architekta w roli doradcy,

którzy wspólnie stworzą nową wizję dla firmy –

jej nowy, pożądany model operacyjny. Strategia

środowiska pracy oferuje zestaw narzędzi ilościowych

i jakościowych wspierających ten proces, ale jego

wynik końcowy – rozumiany jako zakres planowanej

zmiany – jest zawsze inny. Mając określony pożądany

model działania oraz prognozę wielkości zespołu,

w następnym kroku należy określić zapotrzebowanie

danej organizacji na powierzchnię – które uwzględni

zarówno cechy pożądanej lokalizacji, charakterystykę

budynku, jak również definiuje optymalny lokal,

uwzględniając przy tym swoje możliwości finansowe.

Do zdefiniowania samej powierzchni bura bardzo

przydatnym narzędziem jest BluePrint, czyli

szkic układu funkcjonalno-przestrzennego, który

określa najważniejsze dla klienta relacje pomiędzy

elementami przyszłego biura. Wyposażony w taką

informację pośrednik szuka dostępnych powierzchni.

Po znalezieniu kilku odpowiednich lokali architekci

budynkowi, na podstawie przygotowanych przez

doradców najemcy wskazówek, projektują wstępne

aranżacje powierzchni – które stanowią podstawę

dla klienta do podjęcia końcowej decyzji o lokalizacji.

Po zawarciu umowy i sfinalizowaniu koncepcji

następuje etap realizacji nowej aranżacji. Project

manager, którego rola we wcześniejszych fazach

projektu polegała na strategicznym doradztwie

technicznym, staje się liderem na etapie wykańczania

powierzchni. Równolegle z fizycznymi pracami

na nowej powierzchni powinny rozpocząć się

miękkie działania wprowadzające pożądaną zmianę

prOCes tWOrZenia W praktyCe

w zespole. Aby nowość została zaakceptowana,

wdrożona i utrwalona trzeba ją pielęgnować jak

Mały Książę swoją różę – przede wszystkim poprzez

komunikację z osobami, których planowana zmiana

dotyczy. Warunkiem powodzenia jest przekonanie

innych do modyfikacji dotychczasowego podejścia

oraz podjęcia wspólnego wysiłku nad eliminacją

złych przyzwyczajeń. Przykładem może być tutaj

znowu papierowy obieg dokumentów – co prawda

zanika on już w kontaktach pomiędzy firmami,

ale w wielu organizacjach nadal ma się dobrze

poprzez utrwalone wewnętrzne nawyki i procedury

związane z drukowaniem i przekazywaniem sobie

papierowych kopii kolejnych wariantów opracowań.

Czy Elastyczne Biuro zajmuje mniej miejsca?

Przynajmniej na początku pod względem ilości

powierzchni na użytkownika najczęściej pozostaje na

poziomie zbliżonym do typowego biura, które dzisiaj

na polskim rynku określa się proporcją 70:30, gdzie

70 proc. stanowią powierzchnie otwarte typu open

space, a pozostałe 30 proc. zajmują gabinety oraz

pomieszczenia wspierające – sale konferencyjne,

pokoje spotkań i pomieszczenia do magazynowania.

Jednak w odróżnieniu od biura tradycyjnego,

w którym wszyscy użytkownicy mają na stałe

przypisane stanowiska pracy, w elastycznym systemie

pracy większość pracowników dzieli się biurkami –

których od początku jest mniej niż użytkowników.

Zwykle łatwym do osiągnięcia wyjściowym

poziomem elastyczności jest około 80-90 proc.,

czyli osiem–dziewięć biurek na każdych dziesięciu

użytkowników. Natomiast w miarę uczenia się nowej

kultury pracy przez zespół wskaźnik elastyczności

spada, czyli zwiększa się liczba użytkowników na

stanowisko.

Z badań CBRE wynika, że przy odpowiednio

rozwiniętych funkcjach wspierających nawet dla

stacjonarnego zespołu wskaźnik elastyczności może

wynosić około 75 proc.

ta sama pOWierZChnia, WięksZa elastyCZnOśĆ

Czy istnieją jakieś ograniczenia dla poziomu

elastyczności? Raczej nie, natomiast możliwości

uelastycznienia pracy zależą przede wszystkim

od rodzaju działalności. Na przykład warszawski

zespół CBRE, złożony głównie z pośredników oraz

innych wyspecjalizowanych usługodawców często

pracujących poza siedzibą biura, już teraz osiąga

poziom 65 proc. (czyli uśrednione 6,5 stanowiska

na każdych dziesięciu użytkowników), jest liderem

pośród podobnych mu firm. Natomiast sami

pracujemy z klientami, których mobilne zespoły

sprzedażowe wykorzystują stanowiska pracy na

poziomie 20–30 proc. Zwykle w jednej organizacji

można znaleźć pracowników na stałe związanych

ze swoim stanowiskiem (np. na recepcji) jak

i wysoce mobilnych użytkowników którzy tylko do

konkretnych zadań potrzebują krzesła i biurka.

BeZ OgraniCZeń

Jak działa biuro bez stałych stanowisk pracy?

Zmienia się zarówno jego funkcja jak i forma.

Uwolniona od typowych biurek powierzchnia może

dostarczyć innych funkcjonalności potrzebnych jej

użytkownikom. Typologie wspierające elastyczny

model pracy płynnie przechodzą od funkcjonalności

wspierających pracę indywidualną, poprzez grupową

do zespołowej oraz od wyizolowania (niezbędnego

do realizacji zadań wymagających skupienia) do

pełnej ekspozycji. Kolejnym wymiarem definiującym

jest poziom formalności: od frontowych, związanych

z recepcją części biura stanowiących wizytówkę

firmy do części zapleczowych (ang. Back Office),

których nieformalny charakter jest najlepiej czytelny

w pomieszczeniach wypoczynku i rekreacji.

nOWa FUnkCJa i FOrma

Jest różnorodne. Wspieranie pracy polegającej na

aktywności polega na umożliwieniu dostosowania

otoczenia do wykonywanego w danej chwili

zadania. Jego głównym założeniem jest mobilność

wewnętrzna, czyli możliwość korzystania z różnych

części biura. Zasobem wspólnie wykorzystywanym

są nie tylko sale spotkań, ale też pokoje pracy

cichej, budki telefoniczne, pokoje projektowe,

nieformalne miejsca pracy, wyposażone w miękkie

siedziska czy bar (niekoniecznie tylko kawowy).

Przy czym infrastruktura dzielona przez cały zespół

jest inkluzywna: oferuje praktycznie takie same

możliwości jej wykorzystywania pracownikowi

szeregowemu jak i menadżerowi całego zespołu.

Natomiast w rzeczywistości każdy z pracowników

korzysta z elastycznego biura inaczej, w zależności

od własnych potrzeb.

Jak WygląDa elastyCZne BiUrO?

Oprócz swobody, jaką daje jego użytkownikom,

Elastyczne Biuro wspiera rozwój biznesu

umożliwiając szybki wzrost zespołu. W tradycyjnym

podejściu każdemu nowemu zatrudnionemu

przypisane zostaje nowe stanowisko pracy –

którego wytworzenie, według badań CBRE

zaprezentowanych w raporcie „Fit-out cost guide”,

kosztuje co najmniej 2 700 euro (nie wliczając w to

kosztów użytkowania). Natomiast w elastycznym

koncepcie w pewnych granicach można powiększać

zespół bez dodatkowych wydatków na aranżację,

jedynie wpływając na poziom wykorzystania biura.

Na przykład przy elastyczności na poziomie 80

proc. zespół 100 osób potrzebuje 80 biurek. Ten

sam zespół, jeśli tylko poprawi swoją elastyczność

zmniejszając ją do 70 proc. może powiększyć się o 14

nowych bez żadnych zmian (i kosztów) związanych

z re-aranżacją. Taka swoboda w kształtowaniu

wielkości zespołu znosi część barier rozwojowych

i przekłada się na realne wyniki biznesowe, czego

świetnym przykładem jest zespół CBRE.

CO DaJe elastyCZne BiUrO?

•

Karina KrejaAssociate Director CBRE Sp. z o.o.Karina Kreja jest dyplomowanym architektem i rzeczoznawcą majątkowym (licencja nr 5543) z wieloletnim doświadczeniem doradczym. W latach 2001–2004 na Wydziale Architektury Politechniki Warszawskiej prowadziła projekty badawcze polegające na analizie przestrzeni wspólnych w centrach handlowych oraz budynkach biurowych. Karina opracowywała nowatorskie metodologie jak i prowadziła badania wykorzystania przestrzeni prywatnie zarządzanych i publicznie udostępnianych przestrzeni, zarówno w Polsce jak i Wielkiej Brytanii. Od 2004 roku JLL zajmowała się warszawskim rynkiem biurowym, między innymi była główną specjalistką, której analizy i konkluzje doprowadziły do podziału warszawskiego rynku biurowego na znane dzisiaj obszary. Następnie przez trzy lata pracowała w londyńskim oddziale JLL jako badacz rynków wschodzących, identyfikując zjawiska idiosynkratyczne i charakterystyczne dla tych rynków. Od ponad pięciu lat pracuje w warszawskim oddziale CBRE, gdzie w dziale Doradztwa Budowlanego jest Liderką Strategii Środowiska Pracy.

AUTOR

CBre sp. z o.o.CBRE to największa na świecie firma doradcza i inwestycyjna działająca w sektorze nieruchomości komercyjnych (pod względem przychodów za rok 2013), a także jedna z 500 wiodących firm świata według rankingów magazynu Fortune oraz agencji ratingowej Standard & Poor’s. CBRE, z siedzibą główną w Los Angeles, zatrudnia około 44 000 pracowników i obsługuje inwestorów, właścicieli oraz najemców nieruchomości w ponad 350 biurach na całym świecie (nie wliczając firm stowarzyszonych i partnerskich). Zakres usług świadczonych przez CBRE obejmuje: doradztwo strategiczne w zakresie inwestycji i wynajmu, usługi korporacyjne, usługi zarządzania nieruchomościami oraz projektami, administrację firm, bankowość hipoteczną, wyceny, usługi deweloperskie, usługi zarządzania inwestycjami oraz usługi konsultingowe i analityczne.

kontakt:adres: Rondo 1, 00-124 Warszawatel.: +48 22 544 8000e-mail: warsawoffice@cbre.comwww.cbre.com

12

Przeglądając broszury nowych projektów biurowych, coraz częściej spotykamy się z określeniem inteligentne biuro.

Co tak naprawdę oznacza to określenie i jakie korzyści przynosi użytkownikom powierzchni?

Starając się zbudować inteligentne biuro, należy pamiętać przede wszystkim o nowoczesnej technologii. Ciekawym

rozwiązaniem jest zastosowanie systemu NFC. Dzięki niemu możemy zarezerwować salę konferencyjną, czy uzyskać dostęp do

biura za pomocą smartfona. Dodatkową funkcjonalnością NFC może być między innymi zmiana temperatury w pomieszczeniu

również za pomocą telefonu. Inną nowością jest stosowanie na parkingu systemu sczytywania numerów tablic rejestracyjnych,

który umożliwia wyeliminowanie szlabanów i utrudnień przy wjeździe do budynku.

Inteligentne biuro oferuje ergonomiczną powierzchnię najmu. Obejmuje to zarówno aspekt podziału

powierzchni na strefy związane z potrzebami pracowników i organizacji, jak i wygodne meble, ekologię i oszczędność

energii czy odpowiednie wyciszenie powierzchni. Ważnymi miejscami w biurze są sale konferencyjne. Zastosowanie

odpowiedniego rzutnika wyklucza chociażby problem przysłaniania wyświetlanego obrazu przez osoby prezentujące materiał.

Wydajna klimatyzacja stale kontrolująca temperaturę oraz wilgotność powietrza zapewnia komfort przebywania w sali

konferencyjnej. Zastosowanie odpowiedniego oświetlenia ma natomiast duży wpływ na postrzeganie kolorów czy karnacji

osób obecnych przez zewnętrznych uczestników wideokonferencji.

Równie ważnym elementem jest odpowiednie przeszkolenie użytkowników powierzchni, aby potrafili efektywnie z nich

korzystać. Jednocześnie należy pamiętać, aby skupiać się na potrzebach najemców. Rozwiązania powinny być dopasowane do

użytkowników. Próby narzucenia niechcianych rozwiązań są skazane na niepowodzenie.

inteligentne BiUrO, CZyli…

Piotr Capiga

Dział powierzchni biurowychCushman & Wakefield

KOMENTARZE

13

rOZWiąZania, które ODmienią praCę

Mariusz Aleksandrowicz

dyrektor w Dziale Zarządzania Projektami, JLL

Inteligentne biuro to takie, które w jakiś sposób, poprzez aranżację i dobór odpowiednich narzędzi wspomaga najemcę

w jego procesach biznesowych, czyli ułatwia codzienną pracę, a jednocześnie sprzyja optymalizacji kosztów i dbałości

o środowisko naturalne.

Do takich inteligentnych rozwiązań należą np. zaawansowane systemy oświetlenia, które dostosowują natężenie do warunków

na zewnątrz – im ciemniej na zewnątrz, tym jaśniej w biurze. Światła mogą również automatycznie włączać i wyłączać strefowo,

w zależności od zwyczajów pracowników. System automatycznie wyłączy światło w nieużywanych pomieszczeniach, a zostawi

je włączone w strefach, w których pracuje się dłużej. Warto zastosować również nowoczesne systemy klimatyzacji i wentylacji,

które np. badają poziom dwutlenku węgla w salach konferencyjnych i dostosowują do tego swoją moc.

Coraz częściej w biurach wdraża się koncepcję nowoczesnego środowiska pracy. Liczy się elastyczność przestrzeni i możliwość

jej aranżacji w zależności od potrzeb firmy, która daną powierzchnię użytkuje. Pomogą w tym na pewno przesuwne, rozkładane

meble, systemy ścian mobilnych (także tych przeszklonych), które sprzyjają samodzielnemu kreowaniu powierzchni. Istotne

są zarówno podniesione podłogi, jak i podwieszane sufity, które nie tylko maskują przewody i instalacje, ale mogą kreować

akustykę pomieszczenia i stanowią istotny element dekoracyjny.

Jest również szereg rozwiązań technologicznych, które ułatwiają codzienną pracę użytkowników biur. Należą do nich

m.in. zintegrowane systemy kontroli i planowania, zarządzające kontrolą dostępu do biura poprzez np. wysyłanie gościom

jednorazowego kodu dostępu do biura, umożliwia