Kansainvälinen tietämyksenhallinta(engl. Global knowledge management)

Johdanto

24.5.2012

Tekijänoikeudet

• Alkuperäinen esitys/kurssin sisältö (englanniksi):– Jan Pawlowski (jan.pawlowski@jyu.fi), Jyväskylän

yliopisto• Suomennokset:

– Tiia Stén (tiia.sten@jyu.fi)– Risto Koponen (risto.i.koponen@student.jyu.fi)

• Esityksen rakenteen muokkaus:– Tiia Stén (tiia.sten@jyu.fi)

24.5.2012 2 / 43

Kurssin sisältö

1. Johdanto2. Lähtökohdat tietämyksenhallinnalle

a) Käsitteistöb) Teoriakehysc) Käytännön puitteet

3. Kansainvälinen tietämyksenhallintaa) Vaikuttavat tekijätb) Kulttuuriset haasteet

4. Ratkaisuta) Strategiatb) Prosessitc) Työkalut

24.5.2012 3 / 43

Johdanto

1. Esittely2. Osaamistavoitteet3. Käytännön järjestelyt4. Aiheen pohjustusta5. Mitä on tietämyksenhallinta (globaalissa

kontekstissa)?6. Yhteenveto7. Lähteet (ja luettavat)8. Ryhmätyö: Tapaustutkimus (case study)9. Yhteystiedot

24.5.2012 4 / 43

Global Information Systems -tutkimus Jyväskylän yliopistossa

Tutkimuksen painopisteet• Global Information Systems (GLIS)• Knowledge Management & E-Learning• Internationalization / Globalization;

support of globally distributed groups• Cultural aspects for learning and

knowledge management• Support through Information and

Communication Technologies• Standardization, Quality Management

and Assurance for E-Learning• Adaptive Systems

Projektit• OpenScout: Management education

in Europe and North Africa as application field for open content

• COSMOS / Open Science Resources: Exchange of Scientific Content

• ASPECT: Open Content and standards for schools

• iCOPER: New standards for educational technologies

• Nordlet: Nordic - Baltic community of Open Educational Resources Exchange

• LaProf: Language Learning Open Educational Resources for Agriculture

1. Esittely

24.5.2012 5 / 43

Osaamistavoitteet

• Käsitteiden erojen ymmärtäminen: tietämys, tietämyksenhallinta ja tietämyksen jakaminen

• Kulttuuritekijöiden vaikutuksen analysointi tietämyksenhallintaan

• Valmiudet suunnitella ja kehittää järjestelmiä, prosesseja ja välineitä tietämyksenhallintaan

• Määrittää ja optimoida tietämyksenhallinnan järjestelmiä

24.5.2012

2. Osaamistavoitteet

6 / 43

Kurssiaikataulu• 28.10.2012 Johdanto• 01.11.2012 Käsitteistö

Tietämyksenhallinnan taustat ja lähtökohdat• 01.11.2012 Tapaustutkimuksen esittely• 08.11.2012 ...• 15.11.2012 …• 22.11.2012 ...• 29.11.2012 ...• 06.12.2012 ...• 13.12.2012 Esitykset

24.5.2012

3. Käytännön järjestelyt

7 / 43

Työskentelymenetelmät ja arvostelu

Työskentelymenetelmät• Luennot• Keskustelut• Ryhmätyö

– Tapaustutkimus & esittely

– Rekisteröidy ryhmään Korpissa

• Tentti

Arvostelu• Tentti 50%,

tapaustutkimus 50%

Poista rekisteröitymisesi Korpista 10.11.2012 mennessä jos et aio suorittaa kurssia.

24.5.2012

3. Käytännön järjestelyt

8 / 43

Aiheen pohjustusta...

24.5.2012 9 / 43

Odotukset?

• Miksi valitsit tämän kurssin?• Mitä aikaisempia kokemuksia sinulla on

aiheesta?• Mistä haluaisit erityisesti keskuteltavan?

24.5.2012

4. Aiheen pohjustusta

10 / 43

Mitä on yleinen tietämys?

24.5.2012

4. Aiheen pohjustusta

11 / 43

Sauna: saksalaiset ohjeet

24.5.2012

4. Aiheen pohjustusta

12 / 43

Sauna: amerikkalaiset ohjeet

24.5.2012

4. Aiheen pohjustusta

13 / 43

Sauna: suomalaiset ohjeet

24.5.2012

4. Aiheen pohjustusta

14 / 43

Miksi tietämys on globaali menestystekijä?

24.5.2012

4. Aiheen pohjustusta

15 / 43

Vain yksinkertainen tuote?

24.5.2012

4. Aiheen pohjustusta

16 / 43

Prosessien hallinta verkottoituneessa liiketoiminnassa

ProcessingB

Sales

IT Services

Management

R&D

Marketing

Material Flow

Knowledge/ Information / Data Flow

Marketing

Marketing

Marketing

Sales

Sales

ProcessingA

R&D

IT Services

Production

24.5.2012

4. Aiheen pohjustusta

17 / 43

Pohdittava…

• Päätöksenteon kysymyksiä– Missä tuotetaan?– Kuinka rakentaa kumppanuuksia (yhteistyöhankkeet,

alihankkijat ym.)– Mitä järjestelmiä käytetään tietämyksen vaihtoon?

• Toiminnan kysymyksiä– Kuinka puu jalostetaan?– Koska seuraava tavarantoimitus saapuu?– Kuinka markkinoida tuotetta Japanissa?– Kuinka tuoda parhaiten esille suomalaisen saunan edut?– Kuinka paikallistaa asiakkaiden ongelmat?– Turvallisuusmääritykset?

4. Aiheen pohjustusta

24.5.2012 18 / 43

Mitä tämä tarkoittaa?

Tietämys on avain kansainväliseen menestykseen.

• Tietämyksen hallinnosta vastaavien tulee ymmärtää:– Arvoketjun ja tietämyksen vaatimukset– Tietämyksen prosessit ja kulttuuri

• Tietämyksen hallinta on keskeisessä roolissa tuotanto- ja palveluyrityksissä sujuvan toiminnan takaamiseksi

4. Aiheen pohjustusta

24.5.2012 19 / 43

Mitä on tietämyksenhallinta?

24.5.2012 20 / 43

Tietämyksen tyypit ja luokat

Knowledge

Information

Data

Characters

character set

syntax

context

interpretation/cross-Linking

“1“, “6“, “8“ and “,“

81,60

stock price: 81,60 €

“high flyer”

5. Mitä on tietämyksenhallinta?

24.5.2012 21 / 43

Tiedon muuttuminen tietämykseksija siitä edelleen taidoksi

(mukaillen: North, 1998)

Symbol

Data

Information

Knowledge

Skill

Competence

Competitiveness

+syntax

+meaning

+applying to new settings

+use

+context

+ uniqueness

5. Mitä on tietämyksenhallinta?

24.5.2012 22 / 43

Uskomuksia tietämyksenhallinnasta

Myytti 1:• Tietämyksenhallinnan teknologiat pystyvät toimittamaan oikeaa

informaatiota oikealle henkilölle oikeaan aikaan.Myytti 2:• Tietämyksenhallinnan teknologiat voivat ”säilöä” ihmisten tietoa,

älykkyyttä tai kokemusta.Myytti 3:• Tietämyksenhallinnan teknologiat voivat jakaa tai moninkertaistaa

ihmisten älykkyyttä.Myytti 4:• Organisaatiot eivät kykene oppimaan, ainoastaan yksilöt oppivat.

5. Mitä on tietämyksenhallinta?

24.5.2012 23 / 43

Ford Learning Network

Video

24.5.2012

5. Mitä on tietämyksenhallinta?

24 / 43

Pohdittava…• Kuinka organisoida kehitysprosessi?• Miten löytää muutosta tarvitsevat osat?

– Kuinka kehittää eri versioita?• Kuinka päteviä kehityskumppanit ovat?

– Heidän kieli- ja viestintätaitonsa?– Ymmärtävätkö he sinun sääntösi?

• Miten pitää kirjaa muutoksista ja versionhallinnasta?• Kuinka muuttaa kehitysympäristöä (esim. uusi julkaisu) koordinoidusti?• Kuinka selvittää maa- ja markkinakohtaiset tarpeet?• Kuinka koordinoida prototyyppien validointi?• Mitkä ovat viestinnän säännöt?

– Miten ongelmista kommunikoidaan?• Miten kehitysprosessi dokumentoidaan?

5. Mitä on tietämyksenhallinta?

24.5.2012 25 / 43

Tietämyksenhallintaan vaikuttavat tekijät

• Yhteiskunnan, organisaation, tuotteiden, palvelujen, työn ja työntekijöiden yhdessä kehittyminen

• Liiketoiminnan globalisaatio• Organisaatioiden hajauttaminen• Tiedon sirpaloituminen• Nopeuden tarve• Organisaatioiden kasvun tarve• Monimutkainen organisaatioiden limittäytyminen• Nopeutuvaan tahtiin tapahtuvat organisaatioiden rakenteelliset

muutokset ja lisääntynyt työvoiman liikkuvuus• Liiketoimintaprosessien uudelleenkehittyminen ja hallinnon

keventyminen• Uudet tieto- ja viestintäteknologiat

5. Mitä on tietämyksenhallinta?

24.5.2012 26 / 43

Tietämyksenhallinnassa huomioonotettavia seikkoja

• Maantieteellinen hajautuminen– Hajautumisen taso– Synkronisuus

• Organisatoriset seikat– Osallistuvat tahot– Projektityypit– Kompleksisuus

• Yksilökysymykset– Havaittu etäisyys– Luottamus

• Menetelmät ja prosessit– Järjestelmämenetelmät– Menettelytavat ja standardit

• Kulttuuri– Tietämys ja viestintä

• Koordinointi• Viestintä• Kulttuuri ja

tietoisuus• Teknologian tuki• Prosessien

ryhmittäminen• yms.

5. Mitä on tietämyksenhallinta?

24.5.2012 27 / 43

Ratkaistava…

Ongelmat:• Mitä on yleinen ja välttämätön tietämys eri

yhteisöissä?• Kuinka järjestää tiedon jakaminen yli maiden rajojen?• Mitä teknologioita voidaan käyttää?• Mitä ongelmia voidaan odottaa?

Mahdollisia ratkaisuja:• Teoriat ja viitekehykset• Käytännön menetelmät ja työvälineet

5. Mitä on tietämyksenhallinta?

24.5.2012 28 / 43

Context

Culture

Str

ate

gie

sIn

fras

truc

ture

s

Ins

trum

en

ts

Hu

ma

n-b

ase

d

instru

me

nts

Tech

no

log

ies a

nd

too

ls

Kn

ow

led

ge

Pro

ble

ms

Re

sou

rce

s

Results

Performance Knowledge …

Processes

Intervention A Intervention B Intervention N

Validation, Feedback, Improvement

External Processes

Business Processes

Knowledge Processes

Stakeholders

Society Organization Individual

embedded in

Improved by

performruns

change

use

influences

Support

Measuredby

Measuredby

enable

guide

influences

create

measures

influences

influences

enable

24.5.2012 29 / 43

Culture• Barrier 1: Understanding of Common Knowledge• Barrier 2: Lack of understanding of partner organization /

country

Knowledge / problems• Common knowledge on

the organization• Communication

patterns• Process knowledge

ResultsMetric 1: #interrupted communication processesMetric 2: #shared visualizationsMetric 3: avg. wiki usage / employeeMetric 4: staff satisfaction

Intervention 1-3• Create Reflection Process• Visualize communication paths• Create culture wiki / allocate

task

• Viitekehys toimii “työkalupakkina” esteiden tunnistamiselle, interventioiden valitsemiselle, mittareille ja prosessien suunnittelemiselle

• Suositukset mahdollisista ratkaisuista24.5.2012 30 / 43

Yhteenveto

• Tietämys kriittisenä menestystekijänä• Tietämyksenhallinta liiketoiminnan tukena• Kansainväliset näkökulmat

– Taustojen ja asiayhteyksien ymmärtäminen– Prosessien suunnittelu– Järjestelmien ja työkalujen tuki– Kulttuuriset tekijät

24.5.2012 31 / 43

Lähteet(pakolliset luettavat)

• Conceptual Foundations: Baskerville, R. & Dulipovici, A. (2006). The theoretical foundations of knowledge management. Knowledge Management Research and Practice 4, 83-105.

• Frameworks: Pawlowski, J. & Bick, M. (2012). The Global Knowledge Management Framework: Towards a Theory for Knowledge Management in Globally Distributed Settings. Electronic Journal of Knowledge Management, 2012.

• Context/Barriers and Culture: Leidner, D., Alavi, M. & Kayworth, T. (2006). The role of culture in knowledge management: a case study of two global firms. International Journal of e-Collaboration 2, 17-40.

• Processes: Remus, U. & Schub, S. (2003). A Blueprint for the Implementation of Process-oriented Knowledge Management. In Journal of Process- and Knowledge Management, 10 (4).

• Knowledge and Knowledge Representation: Abecker, A. & van Elst, L. (2009). Ontologies for Knowledge Management. In Handbook on Ontologies, 2nd edition, International handbooks on information systems, Heidelberg: Springer, 2009, p. 713-734.

• Tools and Social Software: Zheng, Y., Li, L. & Zheng, F. (2010). Social Media Support for Knowledge Management. In Proceedings of the International Conference on Management and Service Science. p 1-4, IEEE, Wuhan, China.

• Assessment of KM: Lehner, F. (2009). Measuring KM Success and KM Service Quality with KnowMetrix–First Experiences from a Case Study in a Software Company. Knowledge Science, Engineering and Management. Springer.

• Bose, R. (2004). "Knowledge management metrics", Industrial Management & Data Systems, 104(6), 457-68.

24.5.2012 32 / 43

7. Lähteet

Lähteet(käytännön asioita, hyviä menetelmiä)

• APQC (1996). Knowledge Management, a Consortium Benchmarking Study Final Report.• CEN/ISSS (2004). European Guide to Good Practice in Knowledge Management, Bruxelles

2004. http://www.cenorm.be/cenorm/businessdomains/businessdomains/isss/about_isss/km.asp

• Eppler, M. J. (2002). Knowledge Management Light. In O. Sukowski & M. J. Eppler (Eds): Knowledge Management Case Studies. Project Experiences, Implementation Insights, Key Questions. NetAcademy Press, St. Gallen.

• Maier, R. (2002). Knowledge Management Systems. Springer, Stuttgart.

24.5.2012 33 / 43

7. Lähteet

Lähteet(teoriat ja taustat)

• Bick, M. (2004). Knowledge Management Support System. University Duisburg-Essen, 2004. http://miless.uni-duisburg-essen.de/servlets/DocumentServlet?id=11663 (in German)

• Kalkan, V. D. (2008). An overall view of knowledge management challenges for global business, Business Process Management Journal, 14(3), 390-400.

• Desouza, K. C., Awazu, Y., Baloh, P. (2006). Managing Knowledge in Global Software Development Efforts: Issues and Practices. IEEE Software, 23(5), 30-37.

• McDermott, R., O’Dell, C. (2001). Overcoming cultural barriers to sharing knowledge. Journal of Knowledge Management, 5(1), 76-85.

• Bhagat, R. S., Kedia, B. L., Harveston, P. D., Triandis, H. C. (2002). Cultural Variations in the Cross-Border Transfer of Organizational Knowledge: An Integrative Framework. The Academy of Management Review, 27(2), 204-221.

• Holden, N. J. (2002). Cross-cultural Management: A Knowledge Management Perspective. London: Financial Times/Prentice Hall.

24.5.2012 34 / 43

7. Lähteet

Lähteet(teoriat ja taustat)

• Desouza, K., Evaristo, R. (2003). Global Knowledge Management Strategies, European Management Journal, 21(1), 62-67.

• Richter, T., Pawlowski, J. M. (2007). Adaptation of E-Learning Environments: Determining National Differences through Context Metadata. TRANS-Internet Journal for Cultural Studies, 17.

• De Long, D. W., Fahey, L. (2000). Diagnosing cultural barriers to knowledge management. Academy of Management Executive, 14(4), 113-128.

• Pauleen, D. (Ed.) (2006). Cross-cultural perspectives on knowledge management. Westport, Conn.: Libraries Unlimited.

• Vaidyanathan, G. (2007). Networked Knowledge Management Dimensions in Distributed Projects. In Tan, F.: Global Information Technologies: Concepts, Methodologies, Tools and Applications. Idea Group, 2007.

• Dawes, S. S., Gharawi, M. & Burke, B. (2011). Knowledge and Information Sharing in Transnational Knowledge Networks: A Contextual Perspective. Proceedings of the 44th Hawaii International Conference on System Sciences, 2011.

24.5.2012 35 / 43

7. Lähteet

Kansainvälinen tietämyksenhallinta: tapaustutkimus

Kehittänyt: Jan M. Pawlowski, Markus Bick & Franz Lehner

(28.10.2011)

24.5.2012 36 / 43

8. Tapaustutkimus

Arviointi

• 50 % lopputentti• 25% tapaustutkimuksen esitys• 25% loppuraportti

– ppt/pdf + doc/pdf– 10 sivua (Times New Roman 12pt, riviväli 1)– Esityksen perusteella tehdyt korjaukset raporttiin– Muista liittää kaikkien ryhmän jäsenten nimet ja sähköpostiosoitteet

24.5.2012 37 / 43

8. Tapaustutkimus

Tapaustutkimus: Osa 1“Kansainvälinen tietämyksenhallinta”

Kesto ≈ 60min1. Muodostakaa 4-5 hengen ryhmiä.2. Lukekaa tapaustutkimus huolella:

The Pragmatic Development And Use Of Know-How: Knowledge Management Light At Securitech LTD

3. Vastatkaa neljään ensimmäiseen kysymykseen (basic questions 1-4), tehkää muistiinpanoja

Tämä ryhmätyö toimii pohjana seuraaville tehtäville ja siksi pakollinen suorittaa.

24.5.2012 38 / 43

8. Tapaustutkimus

Tapaustutkimus: Osa 1Knowledge Management Light At Securitech LTD.

1.) Why do you think it was these five measures Furrer proposed?(Discuss with reference to the details given in the case study.) Please allocate Furrer’s measures to the problems illustrated in the case study wherever possible.

2.) Which measures do you consider to be appropriate solutions to the illustrated problems? Which measures do you view with concern, and why?

3.) What are the central findings (in the sense of success factors) with regard to the process of introducing knowledge management which can be deduced from Furrer’s actions?

4.) Which of Furrer’s ideas did you consider to be the best? Could this idea have emerged and been implemented even without any involvement of knowledge management?

24.5.2012 39 / 43

8. Tapaustutkimus

Tapaustutkimus: Osa 2“Integroitu tietämyksenhallinta”

Kesto ≈ 60min1. Pysykää samoissa ryhmissä!2. Lukekaa tutkimus uudestaan:

The Pragmatic Development And Use Of Know-How: Knowledge Management Light At Securitech LTD

3. Vastatkaa seuraaviin kysymyksiin (5-8) ja valmistelkaa esitys (ppt, tms.).

Tämä tehtävä toimii pohjana ryhmätyön viimeiselle osalle.

24.5.2012 40 / 43

8. Tapaustutkimus

Tapaustutkimus: Osa 2Knowledge Management Light At Securitech LTD.

5.) Which next steps would you propose to Mr. Furrer for the coming six months? How can he ensure the continued success of the undertaken measures, and achieve the continuation of knowledge management in the approaching business management meeting?

6.) With regard to this mornings session, what do you think about the knowledge cockpit? What about the criteria / indicators? Are these sufficient and tailored to the companies needs?

7.) Discuss the difficulties of measuring Knowledge Management success or impacts in general and more specifically concerning Knowledge Management Light At Securitech LTD.

8.) Which aspects of the given context should Furrer pay more attention to in his next steps? Which factors has he given too little consideration until now?

24.5.2012 41 / 43

8. Tapaustutkimus

Tapaustutkimus: Osa 3

Kesto ≈ 4 viikkoa1. Keskustelkaa ryhmässä tapaustutkimuksen

jatkotoimenpiteistä – mitä muutoksia aikaisempaan tilanteeseen verrattuna on tapahtunut?

2. Vastatkaa kysymyksiin tapaustutkimuksen viimeisestä osasta.

3. Valmistelkaa esitys loppuratkaisustanne 13.12.2011 mennessä.

24.5.2012 42 / 43

8. Tapaustutkimus

Yhteystiedot

Prof. Dr. Jan M. Pawlowski• Email: jan.pawlowski@jyu.fi • Skype: jan_m_pawlowski• Office: Room 514.2 (Agora, University of Jyväskylä)• Telephone: +358 14 260 2596• Www: http://users.jyu.fi/~japawlow

24.5.2012 43 / 43