สงการ

การก

สงการ

การก

สงการ

การก

สงการ

การก

สงการ

การก

สงการ

การก

ลงรบ /สงเรองเกยวกบการเจาหนาท

ลงรบ/น าเสนอ

ลงรบ/น าเสนอ

ลงรบ/น าเสนอ

ลงรบ/น าเสนอ

ลงรบ/น าเสนอ

ลงรบ/น าเสนอ

สงใหฝาย งาน สถานฯ โดยตรง สงการ

การก

สงการ

การก

เสนอสงการ

ประกนคณภาพ

ลงรบ/

น าเสนอ

ลงรบ/น าเสนอ

ขอสรปจากกจกรรมแลกเปลยนเรยนร KM ครงท 3/2559

“การบรหารงานเอกสารภายในส านกสงเสรมฯ เพอการปฏบตงานทมประสทธภาพ ” โดย หนวยสารบรรณ งานบรหารและธรการ

แนวปฏบตในการใชงานระบบ E-doc ของส านกสงเสรมฯ

1.1 โครงสราง/เสนทางผรบสงเอกสารของแตละฝาย งาน สถาน ส านกสงเสรมฯ ในระบบ E-doc

หนวย สารบรรณ

งานบรหารและธรการ

ลงรบ /-น าเสนอเรองเกยวกบงานบรหารฯ และเรองทวไปของส านกฯ

หวหนา

งานบรหารและธรการ

หนวยการเจาหนาท

ลงรบ /สงเรองเกยวกบการเงนฯ

ลงรบ /สงเรองเกยวกบพสด

หนวยการเงน

ลงรบ/ เสนอสงการ

ลงรบ /สงเรองเกยวกบงานนโยบายฯ

งานนโยบายและแผน /หวหนางานนโยบายฯ

ลงรบ/น าเสนอ

หนวยพสด

หวหนา

งานคลงและพสด

เสนอสงการ

เสนอสงการ

รองผอ านวยการฝายบรหาร และวางแผน

/รองผอ านวยการฝายวชาการและประกนคณภาพ

เสนอสงการ

ผ อ านวยการ

ส านก

สงเสรมฯ

สงการ

การก

งานนโยบายฯ ด าเนนการตามค าสงการ /

สงเอกสารใหฝาย/งาน/สถานฯ ทเกยวของ/ สนสดจดเขาแฟม

สงการ

การก

หนวยสารบรรณ ด าเนนการตามค าสงการ / สงเอกสารใหฝาย/งาน/สถานฯ ทเกยวของ/ สนสดจดเขาแฟม

หนวยการเจาหนาท ด าเนนการตามค าสงการ / สงเอกสารใหฝาย/งาน/สถานฯ ทเกยวของ/ สนสดจดเขาแฟม

สงการ

การก

หนวยการเงน ด าเนนการตามค าสงการ /

สงเอกสารใหฝาย/งาน/สถานฯ ทเกยวของ/ สนสดจดเขาแฟม

ฝาย งาน สถานฯ ฝาย งาน สถานฯ ด าเนนการตามค าสงการ /สนสดจดเขาแฟม

สงการ

การก

หนวยพสด ด าเนนการตามค าสงการ /

สงเอกสารใหฝาย/งาน/สถานฯ ทเกยวของ/ สนสดจดเขาแฟม

ฝายฝกอบรมและการศกษาตอเนอง

ฝายสงเสรมและเผยแพร

ฝายบรการวชาการชมชน

สถานบรการวชาการชมชนจะนะ

สถานบรการวชาการชมชนเทพา

สถานบรการวชาการชมชนปตตาน

หวหนาฝายฝกอบรมฯ

หวหนาฝายสงเสรมฯ

หวหนาฝายบรการฯ

หวหนาสถานฯจะนะ

หวหนาสถานฯเทพา

หวหนาสถานฯปตตาน

สารบรรณ ฝาย /สถานฯ ด าเนนการตามค าสงการ /สนสดเขาแฟม

ลงรบ/น าเสนอ

โครงสรางฝาย งาน สถาน ในระบบ E-doc ส านกสงเสรมฯ

ผรบ – สงเอกสาร ประจ าฝาย งาน สถาน ในระบบ E-doc ส านกสงเสรมฯ

ฝาย งาน สถาน ตามระบบ E-doc ผรบ – สง หนวยสารบรรณส านกสงเสรมฯ นางสาวปยกานต ชชวย ฝายบรการวชาการชมชน นายไพรตน จรเสถยร สถานบรการวชาการชมจะนะ นายณรงคฤทธ บตรมาตา สถานบรการวชาการชมเทพา นางสาวชลธชา อนนทบรพงค สถานบรการวชาการชมปตตาน นางสาวณฐมน วรรณกลด ฝายฝกอบรมและการศกษาตอเนอง นางณฐยา ศานตประเสรฐ ฝายสงเสรมและเผยแพร นายจะเดด ศรบญหลง งานคลงและพสด นางวลาวณย ยนชนม หนวยการเงน นางสาวสขมาภรณ บญแนบ หนวยพสด นางสาวปวณา นนทวงศ งานนโยบายและแผน นางชวนชน สตรประจน งานบรหารและธรการ นางสาวปยกานต ชชวย หนวยการเจาหนาท นางสาวมาเรย มะยแต หนวยเทคโนโลยสารสนเทศ นายศภดลย เอยดตรง /นายอภชย หมดเน

จากโครงสราง เสนทาง การรบ สงหนงสอ ในระบบ E-doc ในขอ 1.1

1.กรณเปนหนงสอประชาสมพนธ/แจงเพอทราบ ชนความเรวดวน/ดวนมาก/ดวนทสด โดยเปนเรองทก าหนดจดกจกรรม/ด าเนนการ ภายใน 1-2 วน

- หนวยสารบรรณจะด าเนนการสงเอกสาร แจงฝาย /งาน /สถานฯ กอน และจะน าเสนอผบรหารในภายหลง

2. กรณหนงสอประชาสมพนธจากหนวยงานภายนอก /หรอภายใน ซงเปนเรองประชาสมพนธทวไป ไมมชนความเรว ไมไดก าหนดจดในเรววน

- หนวยสารบรรณจะด าเนนการ น าเสนอผบรหาร พจารณาสงการตามระบบกอน และจะแจงฝาย /งาน /สถานฯ ใหทราบภายหลงเสนอสงการแลว

3. กรณเปนหนงสอเพอพจารณาสงการ ชนความเรวดวน/ดวนมาก/ดวนทสด - หนวยสารบรรณจะด าเนนการประสาน แจงดวยค าพดใหฝาย/งาน/สถานฯ ทเกยวของทราบกอน และน าเสนอผบรหารทางระบบไปพรอมกน เพอใหด าเนนการเรองตามหนงสอไดทนเวลา 4. กรณเปนหนงสอเพอพจารณาสงการ ไมมชนความเรว (ตามหลกปฏบตปกตทวไป)

- หนวยสารบรรณจะด าเนนการ น าเสนอผบรหาร พจารณาสงการตามระบบกอน และจะแจงฝาย /งาน /สถานฯ ใหทราบภายหลงเสนอสงการแลว

5. กรณหนงสอถงตวบคคล หรอฝาย งาน สถานฯ โดยตรง - หนวยสารบรรณจะด าเนนการสงใหบคลากร หรอฝาย งาน สถานฯ โดยตรง เพอใหบคลากร หรอฝาย งาน สถานฯ น าเสนอผบรหารตามล าดบขนตอไป

กรณหนงสอทไมออกเลขจากสวนกลาง เชน เรองดวน /เรองทตองการแจงเวยนในคณะกรรมการ

ชดใดชดหนง หรอทแจงจากบคลากรทานหนง ไปยงบคลากรอกทาน - ในกรณน บคลากรทเปนผรบสง ประจ าฝาย งาน สถานฯ จะมสทธในระบบ e-doc

ในการน าเขาเอกสารในระบบไดเอง และด าเนนการแจงเวยนได เพอความรวดเรว

ทงน หนงสอทตองออกเลขสง เชน หนงสอโครงการ หนวยสารบรรณยงคงท าหนาท น าเอกสารเขาระบบ e-doc และแจงเวยน ฝาย งาน สถานฯ ทเกยวของตามปกต

1.2 การแจงเวยนเอกสารของส านกสงเสรมฯ ในระบบ E-doc

1.3 การน าเขาเอกสารและแจงเวยนเฉพาะกลม

แนวปฏบตในการใชงานระบบ E-doc ของส านกสงเสรมฯ

แนวปฏบตในการใชงานระบบ E-doc ของส านกสงเสรมฯ

กรณทฝาย งาน สถานฯ เจาของเรอง สงเอกสารใหหนวยสารบรรณอพโหลด เขาระบบ e-doc

แลวพบวาเอกสารมขอผดพลาดตองการแกไข ซงเอกสารนน ไดถกด าเนนการแจงเวยนไปแลว - ระบบ E-doc สามารถแกไขเอกสารทอพโหลดและแจงเวยนไปแลว ได

ฝาย งาน สถานฯ เจาของเรอง สามารถน าเอกสารฉบบแกไขใหมมาใหหนวยสารบรรณ อพโหลดใหมได - เอกสารทแจงเวยนไปแลว จะเปลยนเปนไฟลเอกสารฉบบแกไขใหมดวย

กรณทบคลากรไมไดเขาไปอานเอกสาร ทแจงเวยนถงตนเองในชวงหลายวน อาจท าใหพลาดเรองส าคญทตองด าเนนการ

- บคลากรสามารถตงคาการแจงเตอน เมอมเอกสารเขาถงตนเอง ผานทาง e – mail ได

1.4 การแกไขเอกสารในระบบ E-doc

แนวปฏบตในการใชงานระบบ E-doc ของส านกสงเสรมฯ

แนวปฏบตในการใชงานระบบ E-doc ของส านกสงเสรมฯ

1.5 การแจงเตอนเอกสารเขาในระบบ E-doc

การจดท าหนงสอราชการตามรปแบบทถกตอง อางอง ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ ฉบบแกไข พ.ศ. 2548 และฟอรมหนงสอราชการ ของมหาวทยาลยฯ

หนงสอภายนอก หนงสอภายใน

แนวปฏบตในการจดท า-รบ-สงหนงสอของส านกสงเสรมฯ

2.1 การจดท าหนงสอราชการ ตามระเบยบงานสารบรรณ **** บคลากรสามารถดาวนโหลดฟอรม

หนงสอราชการ ซงหนวยสารบรรณไดท าการอพโหลดไวในเวบไซตส านกสงเสรมฯ ตามทอยเวบไซต น http://exten2.pn.psu.ac.th/web57/?content=Various_forms&tab=1

การจดท า “ส าเนาคฉบบ” หนงสอภายนอก /หนงสอภายใน

ส าเนาคฉบบ : ส าเนาทจดท าพรอมตนฉบบและเหมอนกบตนฉบบ เพอเกบไวทตนเรอง 1 ฉบบ อางองจากระเบยบ วาดวยงานสารบรรณ ฉบบแกไข พ.ศ. 2548 : การประทบตรา “ส าเนาคฉบบ” ใหตดตราครฑออกอางองจากการสอบถามบคลากร งานสารบรรณ วทยาเขตปตตาน และตามแนวปฏบตทวทยาเขตใช : การประทบตรา “ส าเนาคฉบบ” ตามระเบยบฯ ใหตดตราครฑออก แตเพอความสะดวกในขนตอนการจดพมพหนงสอ วทยาเขตจงอนโลมใหหนวยงาน ประทบตรา “ส าเนาคฉบบ” โดยไมตองตดตราครฑออกได

ขอตกลงของส านกสงเสรมฯ : 1) การประทบตรา “ส าเนาคฉบบ” ของหนงสอภายนอก ใหตดตราครฑออก (ยดตามระเบยบสารบรรณ)

2) การประทบตรา “ส าเนาคฉบบ” ของหนงสอภายใน ใหประทบเหนอค าวา บนทกขอความ

การจดท า “ส าเนา” หนงสอภายนอก /หนงสอภายใน

ส าเนา : ส าเนาทจดท า เพอเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบ (ระเบยบขอ 30) /น าไปแสดงในการตรวจสอบ หรอรบรอง /อนๆ

อางองจากการสอบถามบคลากร งานสารบรรณ วทยาเขตปตตาน และตามแนวปฏบตทวทยาเขตใช : 1) การจดท า “ส าเนา” จะจดท าโดยการ “ถายเอกสารหรอคดลอก” โดยไมจ าเปนตองใหเจาของหนงสอลงลายมอชอ (เซนสด) (ตามระเบยบสารบรรณ) หรอ 2) จดท าไปพรอมกบตนฉบบ คอ ท า 3 แผน (ตนฉบบ - ส าเนาคฉบบ – ส าเนา)

การรบ – สงหนงสอ เพอใหหนวยสารบรรณ ด าเนนการลงรบเขางาน/ออกเลขสง

- ฝาย งาน สถานฯ ลงรบ – สง หนงสอใน “ทะเบยนหนงสอรบ” /”ทะเบยนหนงสอสง” แบบทะเบยนหนงสอรบ

วนท.............................เดอน...............................พ.ศ............................ เลขทะเบยนรบ ท ลงวนท จาก ถง เรอง การปฏบต หมายเหต เลขทหนงสอท

รบเขา วนทใน

หนงสอทรบเขา ชอต ำแหนงเจำของหนงสอ

ชอต ำแหนงผเรยนถง ตำมหนงสอ

ชอเรองตำมหนงสอ กำรปฏบตเกยวกบหนงสอ

แนวปฏบตในการจดท า-รบ-สงหนงสอของส านกสงเสรมฯ

2.2 การรบ-สงหนงสอระหวางฝาย/งาน/สถานฯ

การน าเสนอแฟม การปฏบตทด าเนนการอย : 1. การสงตลาดนดหนงสอ : จะด าเนนการ 2 ชวงเวลา คอ

- ชวงเชา เวลา 10.00 น. - ชวงบาย เวลา 14.00 น.

ฝาย งาน ทตองการด าเนนการสงตลาดนดหนงสอในชวงเชา /ชวงบาย ใหลงทะเบยนในสมดสงตลาดนดหนงสอ โดยด าเนนการรวบรวมหนงสอมายงหนวยสารบรรณ กอนเวลาเดนหนงสอชวงเชา /ชวงบายตามระบและคนงานประจ าอาคาร จะชวยด าเนนการเดนหนงสอให 2. การเสนอแฟมเขาผบรหารฯ หนวยสารบรรณ จะด าเนนการ 3 ชวงเวลา คอ

- ชวงเชา เวลา 10.00 น. - ชวงเทยง เวลา 11.50 น. - ชวงบาย เวลา 14.30

ทงน หากมเรองดวน หนวยสารบรรณจะน าแฟมเสนอผบรหารใหเรวทสด กรณผบรหารอย 3. กรณหนงสอเชญบคลากรโดยเขารวม อบรม /ประชม/ สมมนา/เชญเปนวทยากร หรอหนงสอทถงบคลากรหรอฝาย/งาน/สถานฯโดยตรง ไมไดผานหนวยสารบรรณ

ฝาย/งาน/สถานฯ เกบขอมลการด าเนนการเขารวม และงานบรหารฯจะด าเนนการส ารวจขอมลเพอน ามารวบรวมและเกบเปนขอมลตอบ KPI ดานบคลากรตอไป

แนวปฏบตทส านกสงเสรมฯ ด าเนนการ กรณหนงสอแจงเวยนภายนอก (ผอ.ลงนาม) หากมการแจงเวยนหลายหนวยงาน หรอหลายบคคล แนวปฏบตคอ ใหจดท าฉบบจรง ตามจ านวนหนวยงาน หรอบคคลทตองการสงถง เพอเสนอให ผอ.ลงนามทกฉบบและจดท าส าเนาคฉบบ (กรณเรองเดยวกน) 1 ฉบบ พรอมรายชอแนบ เกบไวทเจาของเรอง

แนวปฏบตในการจดท า-รบ-สงหนงสอของส านกสงเสรมฯ

2.3 การรบ-สงหนงสอระหวางหนวยงาน

กรณฝาย งาน สถานฯ ตองการสบคนเลขทรบ /สงหนงสอ โดยเรงดวน หรอหากหนวยสารบรรณไมอยปฏบตงาน

- ฝาย งาน สถานฯ สามารถด าเนนการสบคนไดเอง ในระบบ E-Office (saraban.pn.psu.ac.th)

แนวปฏบตในการจดท า-รบ-สงหนงสอของส านกสงเสรมฯ

2.4 การคนหาเลขทรบ-สงหนงสอในระบบ E-Office