1

KỸ NĂNG LÀM BÀI THUYẾT TRÌNH“Bài thuyết trình tốt giống như một chiếc váy ngắn:

đủ dài để đảm bảo mục đích chính, nhưng đủ ngắn để thu hút sự chú ý”

2

Nội dung

1. Xác định nội dung cho bài thuyết trình

2. Chuẩn bị bài thuyết trình bằng power point

3. Thực hiện thuyết trình

3

1. Xác định những điểm cần thuyết trình

Chức năng truyền thống của thuyết trình là: để thông báo, thuyết phục hay giải trí.

Hãy phân tích bài thuyết trình: tại sao thực hiện bài thuyết trình này và kết quả mong muốn là gì.

Lập mục tiêu cụ thể: muốn đạt được điều gì? Câu trả lời sẽ là trọng tâm cho mọi quyết định về bài thuyết trình.

4

1. Phân tích thính giả (người nghe)

Nắm thông tin về người nghe: độ tuổi, giới tính, học vấn, tôn giáo, nghề nghiệp, chủng tộc/dân tộc, chính trị, ảnh hưởng của nền văn hóa.

Thái độ, giá trị và niềm tin của người nghe: tìm hiểu về đặc điểm tâm lý của thính giả, ví dụ người nghe đang làm việc ở công ty, phòng ban nào?

Những mong đợi của người nghe? tại sao họ tham dự buổi thuyết trình; họ quan tâm đến bài thuyết trình hay họ bị buộc phải nghe?

5

Nội dung

1. Xác định nội dung cho bài thuyết trình

2. Các thao tác tạo bài thuyết trình hiệu quả bằng power point

3. Thực hiện thuyết trình

6

Chuẩn bị Nội dungChuẩn bị Nội dung

Bắt đầu nhưng có nghĩ đến điểm kết thúc

Sử dụng đề cương để viết nội dung

7

Bố cục bài trình bàyBố cục bài trình bày

Giới thiệu: nội dung, mục đích, phương pháp, người trình bày, thời lượng, nguyên tắc làm việc.

Thân bài: các luận điểm, ví dụ, minh họa

Kết luận: tóm tắt, nhấn mạnh ý chính, mời câu hỏi, cám ơn.

8

Sử dụng mẫu và các hiệu ứngSử dụng mẫu và các hiệu ứng

Sử dụng “Slide Master” để bài trình bày thống nhất

Sử dụng mẫu chuẩn của tổ chức

Sử dụng hiệu ứng animation / âm thanh phù hợp

Sử dụng ký hiệu “chỉ đường” thể hiện cấu trúc bài

I’d like to...

Let’s consider..

Let me now turn to...

To go back for a moment...

Let’s take a look at..

9

ChữChữ

Chọn kiểu chữ dễ đọc, dùng thống nhất Chữ Arial và Roman dễ đọc hơn ch th o và ki u ch ữ ả ể ữ

Anh cũ Cỡ chữ tối thiểu của tiêu đề nên là 28 Cỡ chữ tối thiểu của các gạch đầu dòng (tiểu mục) là

22 đối với máy xách tay, và 24 đối với máy chiếu

CHỮ IN SẼ KHÓ ĐỌC HƠN - Sử dụng để NHẤN MẠNH

Chữ nghiêng được dùng khi “trích dẫn”, nêu bật ý kiến hay ý tưởng

10

Gạch đầu dòngGạch đầu dòng

Đối với mỗi gạch đầu dòng, cần duy trì các chữ trong tối đa hai dòng

Chỉ liệt kê ý chính, mang tính gợi mở

Giới hạn số gạch đầu dòng là sáu – bốn nếu có hình ảnh

11

Màu sắcMàu sắc

Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý nhưng khó giữ tập trung

Màu xanh lá cây, xanh da trời và màu nâu là những màu dịu hơn

Không nên dùng màu trắng trên nền sẫm nếu khoảng cách > 20 feet

Màu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp

12

Màu kết hợp/ màu tương phảnMàu kết hợp/ màu tương phản

Màu cạnh nhau hài hoà với nhau– Có thể tạo ra vân cho nền của bài trình bày

Màu đối nghịch tương phản nhau– Màu của chữ tương phản với nền của bài

trình bày thì sẽ dễ đọc hơn

13

Hình ảnhHình ảnh

Sử dụng hình ảnh, trình bày số liệu bằng đồ thị hay biểu đồ khi có thể

Hình ảnh phải liên quan một cách sáng tạo và bất ngờ với nội dung của thông điệp

Nếu không liên quan sẽ làm người nghe phân tán

Sơ đồ đơn giản là kênh truyền thông hữu hiệu

14

Các thành tố của một bài Các thành tố của một bài trình bày hiệu quảtrình bày hiệu quả

– Tài liệu tốt (Thông tin, nội dung và kết cấu tốt)

– Nhìn đẹp (đồ thị đẹp, ngôn ngữ đơn giản, thuyết phục)

– Nội dung rõ ràng, tiêu đề súc tích, và

Được trình bày rõ ràng,

có tương tác hai chiều

15

Nội dung

1. Xác định nội dung cho bài thuyết trình

2. Chuẩn bị bài thuyết trình hiệu quả bằng power point

3. Thực hiện thuyết trình

16

Người trình bày

Cách quí vị thuyết trình cũng quan trọng như nội dung quí vị thuyết trình….– Diện mạo (quần áo phù hợp)– Giọng nói (ngữ điệu thể hiện năng lượng và nhiệt

tình)– Động tác, hành động (không để có hành động

lúng túng)– Tác phong (dễ gần, tự tin, kiểm soát kiến thức và

người nghe)

17

Diện mạo

Trang phục cũng nói đôi điều về nội dung sẽ trình bày. – Nếu đó là buổi thuyết trình gồm những người ăn

mặc trang trọng mà quí vị thì không, có nghĩa là quí vị thiếu sự tôn trọng với chủ đề và người nghe.

– Nếu đó là buổi thuyết trình khá thoải mái mà quí vị lại ăn mặc quá trang trọng thì có nghĩa là quí vị chưa hiểu về người nghe – lạc lõng.

– Tuy nhiên, ăn mặc quá trang trọng vẫn tốt hơn.

18

Mở đầu

Giới thiệu người trình bày Giới thiệu bạn định nói gì Giới thiệu bạn định nói trong bao lâu Cách thức trao đổi (hỏi ngay hay để cuối

cùng) Thống nhất một số nguyên tắc

19

Một số cách bắt đầu hiệu quả

• Đưa ra một vấn đề để suy nghĩ• Đưa ra một số thông tin đáng ngạc nhiên• Bắt đầu bằng một câu chuyện có thể là cá nhân• Bắt đầu bằng một đoạn nhạc (nếu phù hợp chủ đề)

Hãy thử một trong những kỹ thuật sau

20

Chiến lược trình bày

Bám sát nội dung và thời gian thuyết trình – tránh lạc đề. Giữ đúng tiến độ, thậm chí còn sớm hơn dự kiến

Truyền tải thông tin đơn giản và trực tiếp Chuyển dần từ đơn giản đến phức tạp Giành khoảng 2 phút cho một trang thuyết trình Giành đủ thời gian cho các câu hỏi và nhận xét

trong và sau khi thuyết trình. Dorothy Sarnoff: “Đảm bảo bạn kết thúc trình bày

trước khi khán giả kết thúc nghe”

21

Phong cách trình bày

Duy trì giao tiếp bằng mắt Di chuyển – đừng đứng một chỗ, nhưng cũng đừng

đi lại quá nhiều làm thu hút sự chú ý vào chuyển động.

không đút tay vào túi, hấp tấp… Hãy nói chuyên, trao đổi - Đừng đọc tài liệu hay

màn hình – có thể đọc từ laptop – nhưng luôn duy trì “eye contact”

Đặt câu hỏi cho người nghe khi cần. Đảm bảo người nghe hiểu.

Lắng nghe, điều chỉnh và giao tiếp hài hước để tạo ấn tượng, nhưng nên thận trọng

22

Giọng nói và ngôn ngữ

Đọc từ tài liệu hay màn hình: – Những tài liệu này truyền tải thiếu nội dung– Người nghe có thể đọc nhanh hơn là quí vị nói

Điều chỉnh giọng nói:– Thể hiện sự nhiệt tình, năng lượng– tự tin nhưng đừng thuyết giáo – hãy trao đổi– Sử dụng ngữ điệu để nhấn mạnh những điểm chính. – Hãy nói như thể bạn đang nói với người ở cuối phòng họp– Tập hát để có giọng nói chuẩn (karaoke)

Tốc độ và âm lượng – Đừng nói to quá hay nhỏ quá, nhanh quá hay chậm quá.

Đừng quá lo lắng về việc chọn đúng từ. Sự trôi chảy vẫn quan trọng hơn.

Ngôn ngữ không nên quá thân mật hoặc quá đời thường.(VD “Anh thừa biết …”)

Nhớ chuẩn bị một cốc nước trước mặt

23

Người ta tiếp nhận thông tin qua những cách nào?

Nội dung: 7%. Giọng nói: 38%. Những hiệu ứng phi ngôn ngữ: 55%

Ấn tượng về bài trình bày có thể là do một yếu tố không thuộc nội dung.

24

Những thông tin còn lại sau 3 ngày

10% gạch đầu dòng50% hình ảnh

25

10 lỗi phổ biến (Malouf, 1993)

10. Thiếu sự nhiệt tình 9. Thiếu giao tiếp bằng mắt 8. Tốc độ không phù hợp (không nên quá nhiều chi

tiết; chỉ 4 ý chính là nhiều) 7. Xa đà hoặc quá nhiều chi tiết 6. Thiếu sự luyện tập-luyện tập và luyện tập 5. Thiếu sự chuẩn bị 4. Nội dung quá kỹ thuật 3. Bài trình bày bị ngập trong một đống thông tin 2. Không phù hợp với khán giả của bạn 1. Bị cháy giờ

26

Top Ten Mistakes (Malouf, 1993)

10. Lack of enthusiasm 9. Lack of eye contact 8. Inappropriate pace (not too much material to cover; restrict

yourself to 4 key ideas) 7. Distracting or very detailed visuals; distracting verbal

expressions 6. Failure to practice-practice-practice 5. Poor preparation 4. Material is too technical 3. Your presentation suffers from information overload 2. Material is not suited to your audience 1. Failure to speak to time

27

Làm gì khi…

Câu hỏi khó: Làm rõ câu hỏi- Chia nhỏ vấn đề -Trả lời; có thể trì hoãn trả lời sau – nhưng đừng hứa hẹn quá nhiều.

Bạn lúng túng: Không phải tất cả đều nhận ra điều đó. Hãy nhìn vào mắt một người cụ thể để tìm kiếm sự đồng thuận. – hoặc uống một ngụm nước.

Tay thừa thãi: Hãy để nó tự nhiên, hoặc có thể cầm một vật gì đó, VD: bút, nhưng đừng biến vật đó thành điểm chú ý của người nghe.

Khi khán giả tỏ thái độ mất bình tĩnh: Giảm nhiệt trước, trả lời sau.

Khi người nghe thiếu tập trung: đến gần và hỏi: bạn có câu hỏi gì không

Khi người nghe rời bỏ: Nên dừng lại và hỏi liệu khán giả có muốn nghe nữa không. Để tránh tình trạng này, nên đề ra nguyên tắc ngay từ đầu.

28

Và cuối cùng…

Hãy thư giãn Tận hưởng niềm vui

29

30

Những thiết kế tuyệt đỉnh

Short talk on structuring a presentation for Cranky Talk Workshop 2011, http://www.slideshare.net/sstarmer/structuring-your-presentation-cranky-talk-2011

http://www.slideshare.net/Adam_Kawilarang/adam-kawilarang-visual-resume http://www.slideshare.net/buffyjhamilton/strategies-for-keeping-up-with-almost-everything http://www.slideshare.net/sreenindia/iwsb-presents-mission-cat-dream-it-do-it