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”” La La pianificazione pianificazione finanziaria di finanziaria di

progettoprogetto””Corso in “LA GESTIONE FINANZIARIA DI UN PROGETTO AI FINI

DELLA RENDICONTAZIONE ”

A CURA DELL’ASSOCIAZIONE PRONEXUS

Reggio Calabria

La gestione finanziaria di un progetto ai fini della rendicontazione 2

1.1.1 1.1.2 1.1.3

1.1

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4

1.2

1.3.1 1.3.2

1.3

1

Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare ?

Inviti Scelta sala Scelta menù Personale

Organizzazione

Cibi Bevande Vettovaglie Fiori

Acquisti

Sala Cucina Cottura Servizio

Preparazione

WBS - Cena di gala

SegreteriaSig.a Salvi

Ufficio P.R.D.ssa Paoli

Squadra Cucina1° Chef

Impresa di Trasporto

Squadra Camerieri

Ufficio ServiziSig. Ulivi

Resp. ProgettoDott. Galante

Passo 3 : RAM – Chi svolgerà le attività?

Passo 6 : Piano dei costi

Attività 1

Attività 2

Attività 3

Attività 4

Attività 5

Passo 4 : Diagr. di GanttQuando si svolgeranno le attività?

Passi per la pianificazionePasso 2 : OBS - Chi sono i responsabili ?

Responsabileprogetto

Responsabile Ambito 1



Responsabile Attività 1.1





Passo 5 : CBS Quanto costerà?Costo Totale

Costoindiretto

Costodiretto

Costoambito1

CostoAmbito 3

Costo Ambito 2


La WBS è una scomposizione gerarchica del progetto nei suoi elementi ed azioni costitutivi, generata allo scopo di migliorarne la gestione e il controllo.

WBS - Work Breakdown Structure: cos’è?

../lezione_m2/lezione_progettazione_pcm_def.ppt#35. Piano delle attività WBS - Work Breakdown Structureesempio_master.ppt#2. WBS esempio: Master post-laurea

Progetto

Ambito 1 Ambito 2 Ambito 3

Attività 1.1 Attività 1.2 Attività 3.1 Attività 3.3Attività 3.2


L’organizzazione del progetto

Dopo aver individuato le attività in cui si articola il progetto è possibile passare alla fase di assegnazione delle responsabilitàTali responsabilità possono riguardare:

La realizzazione di una o più attivitàIl coordinamento di un gruppo di attività


OBS - Organization Breakdown Structure

L’attribuzione delle responsabilità avviene attraverso l’OBSÈ uno strumento che assegna alle persone appartenenti alla struttura organizzativa dell’ente di appartenenza o a consulenti esterni, la responsabilità dell’esecuzione dell’attività o della supervisione e coordinamento di raggruppamenti di attività.Si ottiene così una struttura organizzativa di progetto che individua responsabilità di tipo funzionale


La OBS è una scomposizione gerarchica delle responsabilità di progetto, generata allo scopo di individuare univocamente i responsabili dei vari elementi del lavoro previsto. esempio_master.ppt#6. Diapositiva 6

OBS - Organization Breakdown Structure: cos’è?

Responsabileprogetto










La matrice attività/responsabilità1

Mette in relazione il lavoro definito dalla WBS con le unità organizzative/persone responsabiliL’attribuzione delle responsabilità avviene sulla base delle competenze possedute e sulla loro disponibilità a partecipare al progettoÈ utile identificare anche il tipo di responsabilitàrichiesto alle persone coinvolte



L’assegnazione delle responsabilità può essere rappresentata in maniera efficace attraverso la correlazione degli elementi della WBS a quelli dell’OBSGraficamente tale correlazione si rappresenta attraverso una matrice che riporta gli elementi dell’OBS su un asse e quelli della WBS sull’altro


Progetto

Ambito 1 Ambito 2 Ambito 3 Ambito 4 4

Attività 3.1 Attività 3.2 Attività 3.3

RR

RR

CC

AA

“Chi”OBS

“Che cosa”WBS

II

RR


R: ResponsabileA: ApprovaC: CoinvoltoI: Informato



Generalmente la matrice riporta:Nelle colonne i componenti della WBS (attività e compiti)Nelle righe le persone o i titoli o le funzioni (OBS)I simboli all’intersezione di righe e colonne indicano “chi fa cosa” con quale livello di responsabilità


Pianificazione dei Work ElementUna volta individuate le attività(WBS) ed i Responsabili(OBS), si procede con l’assegnazione del budget delle attivitàPer ciascun Work Element, il Capo Progetto deve stabilire con il responsabile una stima di:

Impegno di risorse – Durata - Costi


Attività 1Attività 2Attività 3Attività 4

Attività 5

GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG AGO SET OTT

Durata: Diagramma di GANTTIl diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto.

Mostra la ‘collocazione’ temporale delle attività pianificate


Il DIAGRAMMA DI GANTT: scopo

Lo scopo di tale rappresentazione è:

definire il "cosa fare" in una certa quantitàdi tempo (durata);

definire un riferimento per il controllo dell'avanzamento

avere un’indicazione sui costi in funzione del tempo


Il DIAGRAMMA DI GANTT: dati per la redazione

I dati necessari alla redazione del diagramma di GANTT sono:

la data di inizio del progettol’elenco delle attivitàla definizione delle priorità di ciascuna attivitài tempi necessari a svolgere ciascuna attivitài responsabili di ciascuna attività

esempio_master.ppt#8. Diagramma di GANTT: esempio


Assegnazione delle risorse

Come primo passo occorre assegnare, a ciascun WP le risorse necessarie:Per tipologia (quali)Per quantità (quante)


Tipologia di Risorse 1

Risorse umanePer le risorse umane occorre:1. individuare le diverse tipologie di skill2. individuare se disponibili all’interno

dell’Ente/azienda3. stimare la quantità di lavoro

(tempo/uomo)


Tipologia di Risorse 2

Risorse materialiPer le risorse materiali occorre distinguere:1. Risorse logistiche (sedi, sale riunioni,

sale conferenze…) 2. Attrezzature (Pc, work station,

videocamere, proiettori…)3. Materiali (materiali di consumo, materie

prime per prodotti specifici…))


Per ogni elemento e di conseguenza per il progetto intero avremo:

Risorse complessive

RisorseComplessive

Risorse umane

Risorse materiali

Risorse umaneinterne

Risorse umane esterne

Risorselogistiche MaterialiAttrezzature


Assegnazione di costi 1

Il costo delle risorse viene calcolato distinguendo tra:Risorse ad impiego(COSTO RISORSA per UNITA’ di TEMPO)*(DURATA

ATTIVITÀ)Es. Responsabuile progetto(300€ per giorno) *50gg


Assegnazione di costi 2

Risorse a consumo(COSTOUNITARIO RISORSA)*(NUMERO RISORSE)

Es. Brochure informativa(3€) *1000 brochure+

esempio_master.ppt#9. Assegnazione risorse e costi


Calcolo dei costi

Si parte dalla valutazione del costo dei singoli WESi riaggregano i costi risalendo la WBS in modo da associare un costo ad ogni elemento della WBSLa somma dei costi totali delle attivitàcostituisce il COSTO DIRETTO del progetto a cui occorre aggiungere i COSTI INDIRETTI per ottenere il COSTO TOTALE


Il COSTO TOTALE del progetto risulta dalla somma di:COSTO DIRETTO: pari alla somma dei costi di tutte le attività di progettoCOSTO INDIRETTO: non collegato direttamente ad una attività ma trasversale alle attività (segreteria, amministrazione, sede amministrativa…)

Cost Breakdown structure (CBS)

Costo Totale

Costoindiretto

Costodiretto

Costoambito1

CostoAmbito 3

Costo Ambito 2


Riepilogo dei costiI costi elementari di progetto possono essere riepilogati per:

1.attività - secondo gli elementi della WBSwork-breakdown-structure

2.classi di costo - secondo gli elementi della CBScost-breakdown-structure

3.centri di responsabilità - secondo gli elementi della OBS

organization-breakdown-structureesempio_master.ppt#12. Riaggregazione costi


IN SINTESI

• attivita’ da svolgere: cosa sara’ fatto

• definizione delle risorse: chi lo fara’

• pianificazione/schedulazione: quando sara’ fatto

• assegnazione delle risorse:quanto dovra’ costare

• modalita’ di controllo: quali verifiche fare

WBS

OBS

GANTT

Budget di progetto

E ………..

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