linea guida 20121 · identificazione e valutazione degli aspetti significativi per quanto riguarda...

LINEA GUIDA 20121 REV.4 del 23-07-2014 Pag 1 di 16

© Certification Europe Italia

LINEA GUIDA 20121

OBIETTIVI

Obiettivo del presente documento è quello di fornire un’istantanea su come la

documentazione delle organizzazioni sia adeguata a sostenere i diversi step di

valutazione previsti per la certificazione ISO 20121 di Certification Europe Italia.

Questo documento potrà essere utilizzato dalle Organizzazioni per auto-valutare il

proprio livello di maturità e la propria capacità di affrontare il processo certificativo.

Per una analisi più approfondita e specifica, effettuata direttamente sulla

documentazione prodotta dall’organizzazione, Certification Europe Italia è disponibile a

svolgere un servizio di Gap Analysis, che fornirà un quadro dettagliato attraverso il

quale poter riconoscere e organizzare secondo una corretta priorità le aree su cui è

maggiore la necessità di lavorare per poter affrontare il processo di certificazione.

Infine, il presente documento potrà servire come supporto alle verifiche per gli auditor

interni ed esterni.

LE FASI DI VERIFICA

Certification Europe Italia ha suddiviso le verifiche di Certificazione relative ai Sistemi di

Gestione Sostenibile degli Eventi in tre differenti fasi, qui di seguito riassunte.

L’attività di progettazione sarà verificata nel corso delle Verifiche di Stage 1 e di Stage

2; quelle di monitoraggio e di reporting saranno oggetto delle verifiche di sorveglianza.

PROGETTAZIONE

• PREPARAZIONE

• MONITORIAGGIO

• RIPRISTINO

ESECUZIONE

REPORTING



GLI STEP DI VERIFICA PER GLI EVENTI E LA DOCUMENTAZIONE

RICHIESTA

Lo stage1 avrà la finalità di analizzare, a livello complessivo, l’impostazione generale

dell’evento e verificare le condizioni di base relative all’impostazione di un Sistema di

Gestione Sostenibile conforme alla norma ISO 20121.

Idealmente, lo stage 1 si potrà svolgere diversi mesi prima dell’esecuzione dell’evento.

Al termine dello stage 1 verrà consegnato al cliente un rapporto contenente le risultanze

dell’audit e, eventualmente, i rilievi e le loro modalità di gestione.

STAGE MODALITÀ DI GESTIONE: DURATA:

1 AUDIT REMOTO / A DISTANZA VIA

TELECONFERENZA MIN: ½ GIORNO

EVIDENZE RICERCATE

P.to NORMA

EVIDENZA TIPOLOGIA

4.2 STAKEHOLDERS:

identificazione, valutazione di esigenze e aspettative Procedura +

Documentazione

4.3 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE: Definizione dei

confini di scopo e campo di applicazione del Sistema di Gestione (quali attività sono incluse)

Documentazione

4.5 PRINCIPI DI SVILUPPO SOSTENIBILE:

Definizione dei principi di sviluppo sostenibile e dichiarazione di intenti e di valori

Documentazione

5.2

POLITICA: Definizione della Politica, conforme, disponibile agli

stakeholders, coerente con 4.5 e rispettosa dei requisiti al punto 5.22

Documentazione

6.1.2

IDENTIFICAZIONE DEGLI ASPETTI SIGNIFICATIVI: Identificazione e valutazione degli aspetti significativi per

quanto riguarda gli ambiti Ambientale, Economico e Sociale (Riferimento ad Appendice C)

Documentazione

7.4

COMUNICAZIONE: Valutazione delle modalità di comunicazione esterna e

definizione modalità di comunicazione e rendicontazione futura

Documentazione

Inoltre, in fase di stage 1 verrà verificato che l’organizzazione abbia proceduto con:

la definizione delle principali caratteristiche del progetto;

la valutazione di punti di forza e/o di debolezza dei progetti (SWOT analysis);

la pianificazione delle tempistiche per le proprie attività (timing, eventualmente

attuabile attraverso un diagramma di Gantt);

l’assegnazione delle risorse necessarie alla prosecuzione del progetto.

Verrà infine valutato come l’organizzazione abbia predisposto la gestione e la tenuta

sotto controllo delle informazioni documentate richieste dalla norma:

a) Identificazione e impegno degli stakeholder (4.2).

b) Determinazione dello scopo e campo di applicazione del sistema di gestione

sostenibile degli eventi (4.3).

c) Principi di sviluppo sostenibile, dichiarazione di intenti e valori (4.5).

d) Politica (5.2).

e) Ruoli dell'organizzazione, responsabilità e autorità (5.3).

f) Identificazione e valutazione degli aspetti (6.1.2).



g) Obiettivi di sostenibilità degli eventi e loro perseguimento (6.2).

h) Gestione della catena di fornitura (8.3).

i) Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione (9.2).

j) Non conformità e azione correttiva (10.1).

Lo stage 2, sempre basato sull’attività di progettazione, dovrà essere pianificato

quando il ciclo di progettazione sarà completo e saranno già state definite tutte le

modalità operative di gestione, monitoraggio e rendicontazione dell’evento. Durante lo

stage 2 si verificherà inoltre l’attività di verifica interna e di Riesame dell’attività di

Progettazione.

Temporalmente, lo stage 2 troverà la sua migliore collocazione nelle settimane che

precedono l’evento. Se lo stage 1 viene sempre svolto in modalità remota ed a distanza,

vista la maggior complessità delle evidenze riscontrabili nello Stage 2 potrà essere

necessario che questo si svolga presso la sede del cliente oppure, se già disponibile,

presso la sede che ospiterà l’evento.

La scelta di effettuare lo stage 2 in remoto e/o tramite comunicazione a distanza e

videoconferenza potrà essere riservata per eventi di durata, portata e complessità

minori.

Così come per lo stage 1, al termine dello stage 2 verrà consegnato al cliente un

rapporto contenente le risultanze dell’audit e, eventualmente, i rilievi e le loro modalità

di gestione.

Al termine dello Stage 2, nel caso in cui gli esiti siano positivi ed a seguito di delibera

del Comitato di Certificazione, verrà emesso e consegnato il Certificato, che avrà durata

limitata alla durata dell’evento cui si riferisce.



STAGE MODALITÀ DI GESTIONE: DURATA:

2 IN REMOTO / A DISTANZA VIA

TELECONFERENZA oppure PRESSO IL CLIENTE

MIN: ½ GIORNO

EVIDENZE RICERCATE

P.to NORMA

EVIDENZA TIPOLOGIA

5.3

RUOLI, AUTORITÀ E RESPONSABILITÀ: Definizione ed assegnazione di ruoli, risorse, autorità da

parte dell’Alta Direzione per il funzionamento del Sistema di Gestione

Documentazione

6.2

OBIETTIVI DI SOSTENIBILITÀ: Set degli obiettivi, coerenti con Principi e Politica,

correttamente definiti e con piano di perseguimento (vedi requisiti norma)

Documentazione

6.1.3

PRESCRIZIONI LEGALI E ALTRE PRESCRIZIONI: Identificazione e accesso a prescrizioni legali e ad altre

prescrizioni volontarie alle quali l’Organizzazione è sottoposta

Procedura + Documentazione

8.3 GESTIONE DELLA CATENA DI FORNITURA:

Documentazione sulle modalità di gestione della catena di Fornitura (Rif. Appendice B)

Documentazione

9.3 AUDIT INTERNI

Pianificazione ed esecuzione di almeno un audit interno relativo alla progettazione

Documentazione pianificazione e

documentazione audit

9.4 RIESAME DELLA DIREZIONE

Riesame della fase della progettazione del Sistema di Gestione per la Sostenibilità degli Eventi

Documentazione Riesame

DOCUMENTAZIONE

Così come evidenziato in

Appendice A, la norma richiede che

sia presente una documentazione,

poiché essa è essenziale per la

dimostrazione di trasparenza e

responsabilità, nonché per

consentire la possibilità di una

verifica di terza parte.

La documentazione tuttavia può

essere proporzionata e appropriata

al sistema di gestione sostenibile

degli eventi e agli aspetti

interessati. Bozze, email e altre

comunicazioni meno formali o

meno attinenti al sistema di

gestione spesso rappresentano una

documentazione sufficiente.

PROCEDURE

Come definito nel punto 3.4 della norma ISO

9000:2005 e così come riportato in Appendice A, una

procedura è un "metodo specificato di portare a

termine un'attività o un processo". I processi possono

includere procedure.

Né i processi né le procedure necessitano di essere

documentati, a meno che l'assenza di documentazione

provochi un'attuazione non efficace del sistema di

gestione.

In alcune situazioni, procedure formalizzate e/o

processi documentati sono importanti perché la loro

assenza potrebbe portare a uno scostamento dallo

scopo, dai valori, dalla politica di sviluppo sostenibile,

dagli obiettivi e dai traguardi di un'organizzazione.

Il valore del documentare una procedura è che si

acquisiscono e immagazzinano conoscenze e si

appronta un processo di fornitura comune. Ciò

assicura che la procedura sarà eseguita nello stesso

modo indipendentemente da chi la mette in pratica.

Procedure eccessivamente prescrittive possono

limitare la creatività e il pensiero innovativo

quando si gestiscono eventi. Ove appropriato, i

sistemi di gestione sostenibile degli eventi

sviluppati per un evento possono essere

condivisi, modificati, adattati e migliorati per

l'applicazione in altri eventi, al fine di evitare la

duplicazione degli sforzi all'inizio del ciclo di

gestione di ogni evento.



Come output dello stage 2 il valutatore incaricato dovrà concordare con

l’organizzazione le modalità e i tempi di verifica sul campo da applicare alla fase 2 di

certificazione, con la stesura dell’audit plan di sorveglianza.

Durante la fase di sorveglianza, i valutatori di Certification Europe Italia verificheranno

l’esecuzione dell’evento nel momento in cui l’evento si svolge.

Saranno infatti valutati le sub-fasi di allestimento e preparazione, esecuzione e

monitoraggio e ripristino del sito.

L’ultima fase, quella di reporting verrà valutata –in modalità remota- al termine

dell’evento, concordando con l’organizzazione i tempi per i quali l’attività di reporting

sarà completata e siano state effettuate le comunicazioni definite verso tutti i differenti

stakeholders.

SOCIETÀ ED EVENTI CHE POSSONO ESSERE SOTTOPOSTI A

CERTIFICAZIONE

Non solo certificazione di eventi: conformemente a quanto definito dalle istruzioni

Accredia, Certification Europe Italia srl ha identificato tre tipologie di certificazione

legate alla norma ISO 20121.

In aggiunta a queste, Certification Europe Italia srl ha inserito una quarta categoria,

relativa alle organizzazioni il cui Core Business non è legato all’organizzazione di eventi

ma che, con una elevata frequenza, organizzano eventi (interni o esterni).

Sono inoltre presi in considerazioni gli “eventi multipli” che, a partire da una medesima

organizzazione centrale si ripetono, in contemporanea o in un breve periodo di tempo,

su differenti location.

SOCIETÀ E ORGANIZZAZIONI

SOCIETÀ DI EVENTI

•Per eventi singoli

•Per eventi con cadenza periodica

•Per eventi già svolti

SOCIETÀ DI SERVIZI DI SUPPORTO

•Società di catering

•Lavoro interinale

•Hostess, sicurezza e stewardship

•Energia

•Pulizia e bagni chimici

•...

LOCATION E STRUTTURE

•Quartieri fieristici

•Centri congressuali e hotel

•Stadi e palazzetti sportivi

•Aree e strutture di proprietà o gestione pubblica

•...

ALTRE SOCIETÀ

•Società il cui scopo principale è diverso dall'organizzazione degli eventi ma che dispongono di una struttura interna (marketing / commerciale) che organizza eventi



SOCIETÀ DI SERVIZI DI SUPPORTO

La norma ISO 20121 richiede che le società e che gestiscono direttamente

organizzazione degli eventi dispongano di un sistema per la gestione sostenibile degli

eventi accompagnato da una procedura specifica per la progettazione e la loro

conduzione. Questa tipologia di procedura è molto simile a quanto richiesto dalla

norma ISO 9001 al punto 7.3 relativo alla progettazione del servizio.

Per questo motivo, ogni volta che viene richiesto che sia inserita l’attività di

progettazione nello scopo del certificato che dovrà essere emesso, Certification Europe

Italia richiederà alle società che organizzano eventi già in possesso di un Sistema di

Gestione ISO 9001 (sia esso certificato o no) di fornire tra la documentazione da

analizzare in Stage 1, la propria procedura di progettazione.

Inoltre, sempre in Stage 1, verranno richieste le modalità attraverso le quali

l’organizzazione procede con le attività di monitoraggio degli eventi da essa progettati

ed erogati.

Se l’organizzazione richiedente non è in possesso di un Sistema di Gestione per la

qualità, Certification Europe Italia richiederà comunque, in fase iniziale, una procedura o

delle istruzioni operative dettagliate circa le attività di progettazione e di gestione,

monitoraggio e controllo delle attività legate agli eventi.

FASE TIPOLOGIA DI VERIFICA

STAGE 1

• REQUISITI DI SISTEMA

• PROCEDURA PROGETTAZIONE (se l’attività di progettazione è compresa nello scopo richiesto in certificato)

• GESTIONE ATTIVITA’ MONITORAGGIO E CONTROLLO

STAGE 2

• VERIFICA ATTIVITA’ DI PIANIFICAZIONE, PROGETTAZIONE E MONITORAGGIO APPLICATA AD UN EVENTO ORGANIZZATO

DALL’ORGANIZZAZIONE

A seconda di quanto concordato, i certificati emessi da Certification Europe Italia

potranno riportare o meno il riferimento ad un evento specifico.

CERTIFICATO GENERICO

Qualora non sia riportato alcun riferimento specifico ad eventi (certificato generico), i

singoli eventi da essa organizzati non potranno essere chiamati “Eventi Sostenibili” se

non a seguito di una ulteriore verifica da parte di Certification Europe Italia.

CERTIFICATI SPECIFICI

Perché uno o più eventi siano riportati nel certificato, sarà necessario che siano

verificate direttamente in fase di audit tutte le relative attività di progettazione ed

esecuzione.

L’organizzazione potrà ricevere un certificato riportante:

Il riferimento ad un singolo evento;

Il riferimento ad un evento periodico oppure multiplo;



Il riferimento a più eventi, non collegati tra di loro;

Il riferimento ad un elenco controllato di eventi gestiti in maniera sostenibile che

potrà essere richiesto all’organizzazione

Il riferimento ad una tipologia di eventi, ad esempio: “eventi sportivi”. In tal caso,

solo questi eventi, o queste categorie di eventi, dovranno essere gestiti in

maniera sostenibile, e almeno una fase di tutti gli eventi devono essere state

verificate prime dell’emissione del certificato.

Infine, quando si certifica un soggetto responsabile del sistema sostenibile di vari eventi

(per uno o più servizi), è possibile emettere dei certificati indipendenti specifici per il

singolo evento, collegati però ad un certificato principale, sempre a condizione che tale

evento sia stato verificato.

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CERTIFICATO PRINCIPALE



EVENTI SINGOLI, CON CADENZA PERIODICA E MULTIPLI

EVENTO SINGOLO

PROGETTAZIONE ESECUZIONE REPORTING

EVENTO CON CADENZA PERIODICA

PROGETTAZIONE 1° ESECUZIONE REPORTING

PROGETTAZIONE 2° ESECUZIONE REPORTING

PROGETTAZIONE n° ESECUZIONE REPORTING

EVENTO MULTIPLO

PROGETTAZIONE

SERIE DI EVENTI

ESECUZIONE

SERIE DI EVENTI REPORTING

ORGANIZZAZIONE CENTRALE

PROG. 1°

EVENTO REPORTING

ESECUZIONE

1° EVENTO

PROG. 2°

EVENTO REPORTING

ESECUZIONE

2° EVENTO

PROG. n°

EVENTO REPORTING

ESECUZIONE

n° EVENTO



COME SVILUPPARE UN SISTEMA DI GESTIONE SOSTENIBILE

DEGLI EVENTI

1- CONOSCERE LO STANDARD

In questa fase è necessario essersi procurati la norma UNI ISO 20121:2013 ed averla letta

integralmente. Oltre alla lettura della norma, si consiglia una lettura approfondita delle

appendici, che forniscono chiarimenti e strumenti utili per la costruzione di un Sistema

di Gestione.

2- DEFINIRE LO SCOPO E IL CAMPO DI APPLICAZIONE DEL PROPRIO SISTEMA DI

GESTIONE PER LA SOSTENIBILITÀ DEGLI EVENTI

A quali attività si applica il Sistema di Gestione? Cosa viene preso in considerazione e

cosa è escluso?

3- IDENTIFICARE GLI STAKEHOLDERS

Come riportato in Appendice A, per identificare il gruppo di stakeholder, è importante

considerare chi è influenzato o coinvolto nell'attività correlata all'evento.

Ciò può includere visitatori, espositori, intrattenitori, residenti locali, polizia, autorità

locale, fornitori e subappaltatori per l'evento.

In seguito all’identificazione degli stakeholders, è necessario identificare le modalità di

comunicazione adottabili con ciascuno di essi e la definizione delle attività necessarie

per il loro coinvolgimento e per l’ascolto delle loro esigenze e aspettative riguardo alla

gestione degli eventi.

La norma richiede che sia definita una procedura per l’individuazione degli

stakeholders. La norma, inoltre, nel prospetto A.1 fornisce un elenco dei principali

Stakeholders che andrebbero presi in considerazione per tutti gli eventi.

4- DEFINIRE I PROPRI “PRINCIPI DI SVILUPPO SOSTENIBILE”

I principi di sviluppo sostenibile sono i principi ai quali l’intera attività

dell’organizzazione si deve orientare.

Per la definizione dei propri principi di sviluppo sostenibile, può essere utile fare

riferimento ai principi di gestione, inclusività, integrità e trasparenza suggeriti dalla

norma ed ai sette principi di responsabilità sociale espressi dalla linea guida ISO 26000:

• Responsabilità di render conto;

• Trasparenza;

• Comportamento etico;

• Rispetto degli interessi delle parti interessate;

• Rispetto del principio di legalità;

• Rispetto delle norme internazionali di comportamento;

• Rispetto dei diritti umani.

5- DEFINIRE LA PROPRIA POLITICA

La politica di sostenibilità del vostro evento sarà il vostro impegno a rispettare tutti i

requisiti di legalità e quelli volontari definiti dallo standard, a migliorare continuamente

la vostra performance ed a raggiungere gli obiettivi che voi stessi vi darete.



La politica dovrà essere documentata e sottoscritta dall’Alta Direzione della vostra

organizzazione. Inoltre, sarà necessario che la politica prenda in considerazione tutti i

requisiti definiti nei punti 5.2.1 e 5.2.2. della norma.

Suggeriamo che, una volta definita la vostra politica di sostenibilità, questa venga resa

disponibile al pubblico, ai media, alla comunità ed ai vostri fornitori. Condividere i propri

sforzi sarà una delle chiavi del vostro successo!

6- DEFINIRE I RUOLI, LE RESPONSABILITÀ E L’AUTORITÀ

È necessario, secondo la norma, che l’Alta Direzione assicuri che le responsabilità e le

autorità per i ruoli riguardanti la gestione sostenibile degli eventi siano assegnate e rese

note nell'ambito dell'organizzazione.

In sostanza è necessario che, a seconda della tipologia e della complessità

dell’organizzazione, siano assegnate competenze ed autorità a uno o più individui circa

il funzionamento del Sistema di Gestione e il perseguimento dei principi di sostenibilità

e della Politica.

7- IDENTIFICAZIONE E VALUTAZIONE DEGLI ASPETTI DI SVILUPPO SIGNIFICATIVI

Per sua natura, ciascun evento ha numerosi impatti ambientali, economici e sociali. Tali

impatti possono essere diretti o indiretti, forti o deboli, negativi o positivi. È importante,

in primo luogo che l’organizzazione operi per poter identificare tutti gli aspetti sui quali

può avere un’influenza diretta o indiretta.

Non tutti gli aspetti di sviluppo sostenibile hanno però la stessa importanza, poiché tra

gli aspetti individuati ce ne saranno alcuni più forti, o più facilmente controllabili ed

influenzabili.

È importante che l’Organizzazione, una volta identificati gli aspetti di sviluppo

sostenibile che porta con sé, provveda ad una valutazione della loro significatività

attraverso una metodologia stabilita e documentata al fine di dare una corretta priorità

agli aspetti sui quali sarà necessario lavorare.

I criteri utilizzati per la valutazione del significato devono essere documentati e devono

includere una considerazione sui commenti di ritorno (feedback) gli stakeholder e

l'identificazione di nuovi aspetti previsti.

Gli esiti della procedura devono essere documentati, mantenuti aggiornati e condivisi

con gli stakeholder.

La norma ISO 20121 fornisce, in Appendice C, delle linee guida per l’identificazione e la

valutazione degli aspetti di sostenibilità e, con il prospetto C1, “l’elenco di aspetti che le

organizzazioni devono considerare per l'identificazione e la valutazione degli aspetti”.

8- IDENTIFICARE E VALUTARE LE PRESCRIZIONI LEGALI

Per essere pienamente gestito in modo sostenibile, un evento deve essere

costantemente conforme a tutte le prescrizioni legali alle quali è sottoposto. La

mancata conformità a un obbligo di legge può comportare la sospensione dell’evento, il

ricevimento di una sanzione ed altre gravi conseguenze sui piani economico, sociale ed

ambientale.

Ecco perché la norma, al punto 6.1.3. richiede che l'organizzazione assicuri che le

prescrizioni di legge applicabili e atre prescrizioni alle quali aderisce (impegni volontari,

vincoli da partner/clienti, ecc.…) sono tenute in considerazione e soddisfatte

costantemente.



Per far ciò, è necessaria una procedura che permetta, sistematicamente, di identificare,

accedere e verificare l’aderenza dell’organizzazione a queste prescrizioni.

9- STABILIRE GLI OBIETTIVI

Per perseguire la politica e perseguire i principi di sostenibilità adottati, sarà necessario

che, per ciascuno degli aspetti di sostenibilità già identificati come significativi e

prioritari, siano assegnati degli obiettivi, al fine di avere uno strumento per organizzare

le proprie azioni di miglioramento e valutarne le performance.

La norma richiede di stabilire obiettivi chiari, specifici, misurabili, raggiungibili,

ragionevoli e scadenzati. Tali obiettivi devono essere supportati da specifici traguardi e

da azioni concrete e piani per il loro perseguimento.

Qui di seguito si riporta una tabella esemplificativa di come può essere organizzato un

obiettivo.

Evento Festival del Cinema Africano

Principio di Sviluppo Sostenibile adottato INCLUSIVITÀ

Stralcio della politica di Sostenibilità […] “L’organizzazione si impegna a promuovere la partecipazione al Festival a tutte le persone con disabilità” […]

Obiettivo Permettere il pieno godimento di tutti gli eventi del Festival alle persone con disabilità motoria e uditiva

Traguardo 1 Rendere tutte le sale di proiezione prive di barriere architettoniche

KPI (Key Performance Indicator)

Lamentele ricevute circa la non accessibilità delle sale = 0

Azione 1.1. Provvedere a installare pedane mobili all’ingresso del Cinema

Responsabile: Direttore Cinema

Tempo di attuazione: 31 gennaio 2015

Risorse: 1.500 euro a bilancio

Verifica: una settimana prima del Festival

Azione 1.2. Comunicare l’impegno al superamento delle barriere architettoniche e istituire sistema di feedback

Responsabile: Direttore Comunicazione

Tempo di attuazione:

Operatività il giorno della prima conferenza stampa di presentazione del festival 2015

Risorse: Nessuna risorsa aggiuntiva è necessaria

Verifica: Al termine del festival



Traguardo 2

Sottotitolare almeno l’80% dei film proiettati

KPI (Key Performance Indicator)

(N° di film sottotitolati / N° di film totali) *100

Azione 2.1. Ingaggiare agenzia per inserimento sottotitoli

Responsabile: Direttore Festival

Tempo di attuazione: 31 gennaio 2015

Risorse: 4.500 euro a bilancio

Verifica: una settimana prima del festival

10- DETERMINARE LE COMPETENZE NECESSARIE E PROGRAMMARE LE

ATTIVITÀ DI FORMAZIONE

Un’organizzazione è efficace quando tutti i suoi membri sono consapevoli di lavorare

insieme per un obiettivo e riconoscono il proprio ruolo per il suo raggiungimento.

L’organizzazione deve inoltre conoscere, per ciascuno dei ruoli chiave definiti, le

competenze necessarie per poter rispettare i principi di sostenibilità e la politica

adottata e per poter concorrere al raggiungimento degli obiettivi. Definito il

mansionario, viene richiesto dallo standard che siano effettuati degli interventi di

formazione per colmare eventuali lacune evidenziate che non permetterebbero il buon

funzionamento del Sistema di Gestione per la Sostenibilità degli Eventi.

Ad esempio, se l’Event Sustainability Manager definito non dispone delle conoscenze

necessarie per garantire il funzionamento di un sistema di gestione, potrebbe essere

necessario provvedere alla sua formazione specifica.

Se necessario, Certification Europe Italia, insieme ai suoi partner commerciali, è in grado

di fornire la necessaria formazione per soddisfare tali requisiti e per fornire

all’organizzazione le competenze di base per l’implementazione, in autonomia, di un

Sistema di Gestione.

Allo stesso modo, se la persona incaricata di gestire la comunicazione dell’evento non

dispone delle conoscenze necessarie a comunicare adeguatamente le scelte

dell’organizzazione in ambito di Waste Management, potrebbe essere definito un

momento di formazione interna o esterna per colmare il gap tra competenze richieste e

competenze a disposizione. In alternativa, l’incaricato alla comunicazione potrebbe

essere affiancato, per quella specifica mansione, ad una figura in possesso delle

competenze richieste.

11- DEFINIRE LE MODALITÀ DI COMUNICAZIONE INTERNA ED ESTERNA

Al fine di una corretta gestione dell’evento, l’Organizzazione dovrà determinare

preventivamente le proprie necessità di comunicazione interna ed esterna.

Le modalità di comunicazione esterna dovranno definire come dovrà essere gestito il

dialogo con i differenti stakeholders; quali comunicazioni dovranno essere inviate, con



quali modalità e tempistica e in che modo l’organizzazione si prenderà carico dei

feedback ricevuti.

Per la gestione delle comunicazioni esterne, la norma richiede che sia presente una

procedura specifica (un piano di comunicazione ben organizzato può rispondere in

modo esaustivo alle richieste della norma).

Tra le modalità di comunicazione adottabili, bisognerebbe tenere in considerazione

anche tutta la reportistica post-evento.

12- GESTIRE CORRETTAMENTE LA PROPRIA CATENA DI FORNITURA

Per poter essere sicuri di perseguire le proprie politiche di sostenibilità, ciascuna

organizzazione che gestisce eventi, deve essere sicura che le proprie scelte in ambito di

acquisti e forniture siano coerenti con i principi di sostenibilità adottati.

I fornitori dovranno essere necessariamente ricompresi tra gli stakeholders identificati

e, inoltre, la norma richiede che siano prese in considerazione gli aspetti

dell'approvvigionamento sostenibile, coerentemente con la tipologia degli

approvvigionamenti ricevuti e la loro valutazione degli impatti.

13- GESTIRE LE ATTIVITÀ DI MONITORAGGIO, MISURAZIONE E ANALISI

La norma richiede che siano stabilite procedure per le attività di monitoraggio, al fine di

avvisare qualora vi sia un rischio elevato di non raggiungere un traguardo e per poter e

controllare come lavora il sistema di gestione e assicurare che tutti gli insegnamenti

appresi siano considerati nel successivo evento per migliorare la prestazione.

Secondo la norma, infatti, l'organizzazione deve determinare:

che cosa è necessario monitorare e misurare;

i metodi di monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione, come applicabile,

per assicurare risultati validi;

quando il monitoraggio e la misurazione devono essere eseguite;

quando i risultati del monitoraggio e della misurazione devono essere analizzati e

valutati.

14- ORGANIZZARE LE ATTIVITÀ DI AUDIT, RIESAME DELLA DIREZIONE E

GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ

Quest’ultimo punto è il più legato ai Sistemi di Gestione tradizionali.

Infatti, viene richiesto che siano predisposti piani e programmi per le verifiche ispettive

interne (audit interni) al fine di auto-valutare l’adeguatezza del proprio sistema alla

norma di riferimento e che sia effettuato, periodicamente, un Riesame del sistema da

parte dell’Alta Direzione.

La norma, chiede inoltre che stabilita la metodologia per identificare le non conformità

emerse dagli audit, dall’attività di comunicazione e dalle attività di monitoraggio e per

rispondere alle non conformità con adeguate azioni correttive.

Il riesame, che deve prendere in considerazione tutti gli aspetti significativi emersi dal

Sistema di Gestione (compresi i risultati dell’audit interno) avrà la finalità di correggere

eventuali errori di impostazione e di stabilire le nuove politiche e i nuovi obiettivi di

miglioramento.

Audit, gestione delle non conformità e Riesame della Direzione dovranno essere

necessariamente documentati.

linea guida 20121 · identificazione e valutazione degli aspetti significativi per quanto riguarda...

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