Lohjan kaupungin viestintäsuunnitelma

Lohjan kaupungin tiedotusryhmä

5.5.2014 Kaupunginhallitus

2

Sisällys

1. Viestinnän tarkoitus ja lähtökohdat - Miksi kaupunki viestii? .................................................................. 3

2. Kaupungin viestinnän yleiset periaatteet - Miten kaupunki viestii?......................................................... 3

Yleisperiaatteet .................................................................................................................................................... 3 Kokoustiedottaminen ........................................................................................................................................... 4 Muu tiedottaminen ............................................................................................................................................... 4 Kuulutukset .......................................................................................................................................................... 5 Vastineet .............................................................................................................................................................. 5

3. Viestinnän vastuutus ja organisointi ........................................................................................................... 5

4. Ulkoinen viestintä .......................................................................................................................................... 6

Verkkoviestintä / Internet ..................................................................................................................................... 6 Sosiaalinen media ............................................................................................................................................... 7 Blogit .................................................................................................................................................................... 7 Tiedote ................................................................................................................................................................. 8 Tiedotustilaisuudet ............................................................................................................................................... 8 Mediaviestintä ...................................................................................................................................................... 8 Haastattelut .......................................................................................................................................................... 8 Asukastilaisuudet ................................................................................................................................................. 9 Kaupungin visuaalinen ilme ................................................................................................................................. 9 Markkinointi .......................................................................................................................................................... 9 Markkinointiaineisto ........................................................................................................................................... 10 Messut ja tapahtumat ........................................................................................................................................ 11 Mainos- ja liikelahjat .......................................................................................................................................... 11 Työpaikkailmoitukset ......................................................................................................................................... 11

5. Sisäinen viestintä ........................................................................................................................................ 11

Intranet ............................................................................................................................................................... 12 Muu sisäinen viestintä ....................................................................................................................................... 12 Sähköpostiviestintä ............................................................................................................................................ 13 Puhelinviestintä .................................................................................................................................................. 14

6. Kriisiviestintä ............................................................................................................................................... 14

7. Viestintäyhteistyö ........................................................................................................................................ 14

Yhteistyö tiedotusvälineiden kanssa .................................................................................................................. 14

8. Viestinnän seuranta ja kehittäminen ......................................................................................................... 14

Kehittämistarpeet 2014-2015 ............................................................................................................................ 15

9. Liitteet ........................................................................................................................................................... 16

Liite 1: Vinkkejä viestintään ............................................................................................................................... 16 Liite 2: Lohjan kaupungin viestinnän huoneentaulu .......................................................................................... 18 Liite 3: Kaupungin tiedotusryhmän kokoonpano ............................................................................................... 19 Liite 4: Kaupungin toimitustiimi, kokoonpano .................................................................................................... 19 Liite 5: Kaupungin kriisiviestintäryhmä, kokoonpano ......................................................................................... 19 Liite 6: Tiedotussuunnitelma vuosikalenterinomaisena ..................................................................................... 20 Liite 7: Tiedotustilaisuuden mallikutsu ............................................................................................................... 20 Liite 8: Mallitiedote ............................................................................................................................................. 20 Liite 9: Sähköpostiviestin allekirjoitusmalli ......................................................................................................... 20 Liite 10: Sähköpostin poissaoloviestin malli ...................................................................................................... 21 Liite 11: Tiedotusvälineiden jakelulistat ............................................................................................................. 21 Liite 12: Poikkeusolojen tiedotepohja ................................................................................................................ 21 Liite 13: Viestintää ohjaavaa lainsäädäntöä ...................................................................................................... 21

3

1. Viestinnän tarkoitus ja lähtökohdat - Miksi kaupunki viestii? Kaupunki on olemassa kuntalaisia varten. Kaupunkilaisella on oikeus tietää, miten asioita hoidetaan, sekä oikeus osallistua kaupungin toimintaan. Lohjan kaupunki viestii kaupungin palveluista ja toiminnasta. Onnistuneella viestinnällä edistetään kaupunkilaisten hyvinvointia ja luodaan edellytykset avoimelle vuorovaikutukselle sekä vaikutusmahdollisuuksille. Lohjan kaupungin viestintä tukee johtamista ja kehittämistä kaupunkistrategian mukaisesti. Lohjan kaupungin vuoteen 2021 ulottuvan kasvustrategian mukaisesti kaupungin arvoja ovat avoimuus, asukaslähtöisyys, taloudellisuus, yrittäjäystävällisyys ja kestävä kehitys. Strategian keihäänkärkiä ovat kasvava Lohja, tasapainoinen talous, hyvät peruspalvelut, laadukas ympäristö ja toimiva tietoyhteiskunta. Johdonmukainen viestintä on tärkeä keino tehdä Lohjaa tunnetuksi ja vahvistaa kaupungin asemaa seudullisesti. Lohja koetaan palveluistaan huolehtivana, vetovoimaisena ja asukasystävällisenä keskuksena, joka houkuttelee uusia asukkaita ja yrityksiä paikkakunnalle sekä saa täällä asuvat pysymään lohjalaisina, olemaan ylpeitä kotikaupungistaan. Johdonmukaisella viestinnällä saavutamme seuraavat sidosryhmät: Yritykset, asukkaat, matkailijat, luottamushenkilöt, kesäasukkaat ja median edustajat. Onnistunut viestintä tukee koko kaupungin kehitystä ja johtamista. Kaupungin viestintä on avointa, vuorovaikutteista, oikea-aikaista ja rehellistä. Toimivilla viestintämalleilla lisäämme tietoisuutta palvelusta, hallinnosta, taloudesta ja kehittämishankkeista sekä innostamme kaupunkilaiset osallistumaan ja vaikuttamaan asioihin.

2. Kaupungin viestinnän yleiset periaatteet - Miten kaupunki viestii?

Yleisperiaatteet

Lohjan kaupungin viestinnässä kerrotaan asiat mahdollisimman objektiivisesti ja monipuolisesti tosiasioihin perustuen. Tiedottaminen perustuu kaupungin viralliseen kantaan. Tämä tiedotussuunnitelma koskee kaikkia kaupungin työntekijöitä ja toimialoja, kuntakonsernia sekä luottamushenkilöitä. Kaupungin viestintä lähtee vastaanottajan tarpeista. Se tapahtuu selkeällä ja ymmärrettävällä yleiskielellä siten, että myös kaupunkiorganisaatiota ja päätöksentekoa huonosti tunteva henkilö pääsee käsitykseen asioista. Tiedotettaessa valmisteluvaiheessa olevista asioista on otettava huomioon julkisuuslainsäädännön asettamat rajoitteet. Lohjan kaupungin viestintäsuunnitelma pitää sisällään sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän. Tiedotus on yksi tärkeimpiä kaupungin henkilökunnan päivittäisessä työssä käyttämiä välineitä. Jotta työntekijät ja luottamushenkilöt kykenevät tiedottamaan oikein, heidän on tunnettava julkiset ja ei-julkiset asiat. Tämä edellyttää säännöllistä koulutusta. Yhtenäinen graafinen ilme on tärkeä Lohjan imagotekijä ja viestinnän työkalu. Yhtenäisellä visuaalisella ilmeellä tehostetaan viestinnän vaikutusta ja positiivisen kaupunkikuvan syntymistä.

4

Kokoustiedottaminen

Kaupunki toimittaa kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien ja toimielinten esityslistat tiedotusvälineille ennakkoon. Lohjan kaupungin toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat ovat pääosin julkisia. Esityslista ja pöytäkirjat julkaistaan Lohjan kaupungin kotisivuilla kohdassa http://www.lohja.fi Päätöksenteko, esityslista ja pöytäkirjat. Esityslistat liitteineen julkaistaan sähköisinä hyvissä ajoin ennen kokousta. Mikäli asiasta päätetään useammalla päätöksentekotasolla, on tuotava selkeästi esille käsittelyn vaihe. Pöytäkirjat ovat julkisia, kun ne on allekirjoitettu. Pöytäkirjat pidetään yleisesti nähtävillä sekä kaupungintalolla että kotisivuilla, mutta se ei poista tiedottamisen tarvetta. Asianosaiselle lähetetään pöytäkirjanote oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen kirjeellä. Samoin pöytäkirjanote on lähetettävä kaikille sitä pyytäneille. Kuntaliiton ohjeistuksen mukaisesti pöytäkirjat ovat netissä esillä vuoden ajan (ei pidempään). Vanhempia asiakirjoja voi tulla tarkastelemaan paperiversioina kaupungintalon keskusarkistoon tai tilata asiakirjat postitse kotiinsa. Toimielinten sihteerit lähettävät kokousten jälkeen epävirallisen tiedotteen, jossa kerrotaan kokouspykälät ja otsikot, lyhyt maininta päätöksistä, mahdollisista äänestyksistä ja eriävistä mielipiteistä, pöydällepanosta tai muusta merkittävästä asiasta. Kokoustiedotteen alussa kerrotaan lisätietojen antaja, yhteystiedot sekä kellonaika, jolloin hän on tavoitettavissa. Mikäli kokous on illalla, se saattaa jatkua hyvinkin myöhään. Tällöin vastuuhenkilön on suotavaa olla tavoitettavissa seuraavana päivänä. Tästäkin tulee olla maininta vapaamuotoisessa päätösyhdistelmässä. Kokouksissa käydyt keskustelut ovat luottamuksellisia eikä niistä tule koskaan tiedottaa. Salassa pidettäviä asioita ei anneta julkisuuteen. Vastaavasti henkilötietojen käsittelylle laissa annettuja säännöksiä on noudatettava. Lohjalla kaupunginvaltuuston kokoukset ovat julkisia. Muiden toimielinten kokoukset ovat julkisia vain, mikäli toimielin niin päättää. Kaupunginvaltuuston kokoukset on videoitu vuoden 2014 alusta lukien ja ne lähetetään suorana lähetyksenä verkossa kaupungin kotisivuilla osoitteessa www.lohja.fi. Lähetyksen aikana kotisivuilla on erillinen banneri lähetyksen katsomista varten. Jälkilähetyksiä pääsee katsomaan osoitteessa www.lohja.fi ja nettitv. Muodollinen vastuu päätösten tiedottamisesta kokouksen jälkeen on ensisijaisesti toimielimen esittelijällä sekä toimialajohtajalla. Myös sihteeri voi tarvittaessa tiedottaa kokouksen päätöksistä. Poliittisluonteissa, ristiriitoja aiheuttavissa asioissa ja äänestyspäätöksissä saattaa olla hyvä, että myös toimielimen puheenjohtaja antaa oman kannanottonsa asiasta medialle.

Muu tiedottaminen

Verkkoviestinnän merkitys kasvaa koko ajan, Lohjan kaupungin tärkein viestintäkanava ovat kaupungin kotisivut. Myös lehdet, radio ja TV ovat merkittäviä tiedotuskanavia, samoin sosiaalinen media. Viestintäkeinot valitaan sen mukaan ja siinä laajuudessa, miten viestin perillemeno on tehokkainta. Pikaisella tiedottamisella riski väärän tiedon leviämiseen minimoidaan.

5

Kuulutukset

Kuulutukset ovat julkisia ilmoituksia ja päätöksiä, jotka asetetaan julkisesti nähtäville kaupungintalo Monkolan katutasossa sijaitsevalle viralliselle ilmoitustaululle. Lisäksi kuulutukset julkaistaan kaupungin kotisivuilla osoitteessa www.lohja.fi.Viralliset kuulutukset julkaistaan suomeksi ja ruotsiksi niissä sanomalehdissä, joista kaupunginvaltuusto päättää. Kuulutuksia hoitaa ja niistä vastaa kunkin toimialan kirjaamo. Karjalohjan ja Nummen palvelupisteissä on epäviralliset ilmoitustaulut, joissa tiedotetaan kaupungin keskeisimmistä asioista. Kuulutusten tulee olla selkokielisiä sekä mahdollisimman lyhyitä ja tiivistettyjä. Tarvittaessa erillisryhmille laaditaan oma tiedote, joka lähetetään postitse. Kaupungin tiedotusryhmä laatii tiedotepohjan, jota kaikki toimialat käyttävät. Tiedotteen malli liitetään tämän asiakirjan liitteeksi.

Vastineet

Lehtiuutisessa tai mielipidekirjoituksessa oleva selkeä tai haitallinen asiavirhe korjataan lähettämällä vastine. Samoin nimellä julkaistuun asialliseen kysymykseen on syytä vastata. Vain poikkeustapauksissa vastataan nimettömään kirjoitukseen tai tekstiviestiin. Ennen nimettömään kirjoitukseen vastaamista on syytä keskustella asiasta kaupungin viestintävastaavan kanssa. Oikaisun tai vastauksen laatii toimiala, jonka alaisuuteen asia kuuluu. Mikäli mediassa ilmenee merkittäviä kirjoitusvirheitä tai väärinkäsityksiä, asianosainen ottaa yhteyttä viestimeen ja pyytää välitöntä oikaisua. Kynnys kommentoida yleisesti uutisointia tai kirjoittelua pidetään korkealla. Usein luontevampi tapa saada tietoa julkisuuteen on tarjoutua toimituksen haastateltavaksi ajankohtaisessa asiassa. Jokaisen esimiehen tulee seurata uutisia päivittäin. Tällöin on helppoa reagoida kirjoitus- tai tulkintavirheisiin. Lehden toimituksen vastuulla on korjata /tarkentaa asioita, jotka on virheellisesti uutisoitu. Vastine tulee antaa viivytyksettä. Vastine tarkoittaa kritiikin tai loukkauksen kohteeksi joutuneen oikeutta julkiseen vastineeseen. Vastinepyyntö tulee toimittaa pikaisesti. Vastineen tulee käsitellä esitettyä kritiikkiä eikä saa loukata mediaa tai ulkopuolisia.

3. Viestinnän vastuutus ja organisointi Lohjan kaupungin viestintä on organisoitu hajautetusti. Kaupunginhallitus ohjaa ja valvoo kaupungin viestintää ja käyttää tiedotuskysymyksissä ylintä päätäntävaltaa. Koko kaupungin viestintää ja markkinointia johtaa ja siitä vastaa kaupunginjohtaja. Hallintojohtaja koordinoi, kehittää, yhdenmukaistaa ja ohjeistaa kaupungin viestintäasioita. Toimialajohtajat vastaavat toimialojen omasta tiedottamisesta. Kaupunkia ja virallista kaupunkiorganisaatiota koskevista asioista ja päätöksistä tiedottaa toimialan vastuuvirkamies, käytännössä useimmiten toimialajohtaja / toimielimen esittelijä. Tarvittaessa lausuntoja antaa myös toimielimen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja.

6 Hallintojohtaja tukee kaikkien toimialojen tiedotusta sekä tekee yhteistyötä kaupunginjohtajan ja toimialajohtajien kanssa. Hallintojohtajan tiedotustyötä tukevat omalta osaltaan johdon assistentti ja järjestelmätuki. Kaupungissa toimii hallintojohtajan koolle kutsumana tiedotusryhmä, jossa on kaikkien toimialojen kattava edustus. Hyvä ja laadukas asiakaspalvelu on osa kaupungin viestintää. Kaupungintalo Monkolan sekä Karjalohjan ja Nummen palveluneuvojat ovat ajan tasalla kaikista ajankohtaisista asioista. Toimialat tiedottavat omista ajankohtaisasioistaan asiakaspalveluun oikean ja riittävän tiedon takaamiseksi. Yksilöllinen neuvonta ja tiedottaminen sekä palautteen vastaanotto on osa asiakaspalvelua kaikissa kaupungin toimipisteissä. Kaupunkiorganisaatioon kuuluvat yhtiöt ja kaupungin määräysvallassa olevat yhteisöt vastaavat omasta viestinnästään yhteistyössä kaupungin kanssa noudattaen soveltuvin osin kaupungin viestintäohjeita. Avoimen viestinnän periaatetta noudatetaan sikäli, kun liikesalaisuus ei tule vaarannetuksi.

4. Ulkoinen viestintä Ulkoinen viestintä on sitä, mitä Lohjan kaupunki kertoo itsestään ulospäin. Ulkoiseen viestintään kuuluu tiedottamisen ja markkinointiviestinnän lisäksi vuorovaikutus kaupunkilaisiin, tiedotusvälineisiin, yhdistyksiin, yrityksiin ja sidosryhmiin. Jokainen työntekijämme on tavalla tai toisella asiakaspalvelija ja neuvoja. Palvelualttiutta lisää mm. henkilökunnan tavoitettavuus eli kaupungin vaihteessa ja asiakaspalvelussa tulee olla ajantasaiset tiedot henkilöiden lomista, virkavapaista ja muista poissaoloista. Lohjan kaupungilla on kolme asiakaspalvelupistettä eli Monkola, Nummi ja Karjalohja. Toimialojen vastuulla on ajantasaisen tiedon toimittaminen palvelupisteisiin palveluneuvojien työn helpottamiseksi.

Verkkoviestintä / Internet

Verkkosivut www.lohja.fi ovat kaupungin tärkein käyntikortti ulospäin. Sillä tavoitetaan asukkaat, asiakkaat, yrittäjät, luottamushenkilöt, matkailijat, media ja sidosryhmät sekä yhteistyökumppanit. Kaikki Lohjan kaupungin palvelut ja koko organisaatio esitetään kaupungin kotisivuilla visuaalisesti yhdenmukaisesti. Kotisivusto noudattaa yhtenäistä linjaa tekstin ja muotoilujen suhteen. Hyvin toimivien kotisivujen avulla asiakas voi asioidessaan säästää aikaa, löytää etsimänsä tieto helposti ja kokea kaupungin kotisivut hyödyllisiksi ja miellyttäviksi käyttää. Kaupungin kaikkien virastojen, laitosten ja työyksiköiden on huolehdittava siitä, että niitä koskevat tiedot löytyvät kaupungin kotisivuilla riittävässä laajuudessa ja sopivassa asiayhteydessä. Kotisivuilla oleva tieto on ajantasaista, ja vanhat tiedot poistetaan viipymättä. Kaikilta www-sivuilta on käytävä ilmi, että kysymys on Lohjan kaupungin toiminnasta. Lohjan verkkosivuilta löytyy myös sähköisiä lomakkeita ja palautemahdollisuuksia sekä suoria sähköisiä palvelumuotoja. Verkkopalveluiden jatkokehityksessä kiinnitetään huomiota vuorovaikutteisten palveluiden ja sähköisten asiointipalveluiden kehittämiseen. Kotisivuja päivitetään säännöllisesti ja tärkeimmät asiakokonaisuudet käännetään myös ruotsiksi. Lohjan kaupungin verkkosivuilla on n. 50 000 kävijää kuukaudessa. Tästä

7 huolimatta vain osa kuntalaisista seuraa kotisivuja eli sähköinen viestintä ei yksinään riitä. Vastuu kotisivujen päivittämisestä on hajautettu toimialoille. Kokonaisvastuu kotisivuista on hallintojohtajalla. Toimialoilla on useampia kotisivujen päivittäjiä ja he vastaavat kotisivujen ajantasaisuudesta. Osoitteeseen toimitus@lohja.fi lähetetään toiveet kotisivujen päivittämistä koskien. Pääsääntö on että toimituksen kunkin toimialan edustaja seuraa ja huolehtii päivitykset sivustolle. Pääverkkosivun lisäksi kaupungilla on muitakin aktiivisia portaaleja kuten matkailun ylläpitämän www.visitlohja.fi. Tämäkin on kytketty kaupungin verkkosivustoon. Kotisivuilla julkaistaan mm. kaupunginvaltuuston, hallituksen ja lautakuntien esityslistat, pöytäkirjat ja ajankohtaisasiat. Kotisivujen kautta voi antaa palautetta ja tehdä vaikkapa päivähoitoanomus tai toimeentulotukihakemus sähköisesti. Kaupungin kotisivujen tapahtumakalenterissa markkinoidaan kaupungin omia tapahtumia.

Sosiaalinen media

Sosiaalisen median kautta edistetään kaupungin ulkoista viestintää, markkinointia ja vuorovaikutusta kuntalaisten välillä. Sitä käytetään myös rekrytoinnin apuvälineenä. Sosiaalisessa mediassa tietoturva ja tietosuojakysymykset tulee olla kunnossa. Siellä ei saa käsitellä salassa pidettävää tietoa ja tekijänoikeudet tulee huomioida. Sosiaalisen median asianmukainen käyttö edistää tiedonsaantia ja vaikuttamista. Lohjan kaupungilla on käytössään kaupunkiprofiili, lisäksi mm. matkailu, museo, liikuntatoimi, kirjasto ja teatteri käyttävät facebookia markkinoinnissaan. Kaupunki kehittää sosiaalista mediaa työvälineenä myös kriisiviestinnässä. Kaupunki tiedottaa virallisesti ainoastaan omassa profiilissaan. Löydät profiilin kaupungin kotisivuilta kohdasta tykkää Lohjasta. Resurssointi ei mahdollista säännöllistä osallistumista esimerkiksi lohjalaiset ryhmän toimintaan. Kaupungin tiedotusryhmä kuitenkin seuraa myös muita facebook-profiileja ja tiedottaa niissä olevista keskusteluista tarvittaessa toimialoille, Työntekijää koskevat sosiaalisessa mediassa normaalit työhön liittyvät vastuut ja velvollisuudet. Julkisessa ympäristössä ei kerrota tai käsitellä luottamuksellisia asioita. Sosiaalinen media on luonteeltaan henkilökohtainen eli jokaista työntekijää koskevat esimerkiksi tietosuojasitoumus, virkavelvoite ja vaitiolovelvollisuus. Henkilöstön tulee käyttää harkintaa ja olla korrekti keskustellessaan vapaa-aikanaan Lohjan kaupunkia tai viranhaltijaroolia lähellä olevista asioita. Sosiaalisen median huoneentaulu liitetään osaksi tätä asiakirjaa. Mikäli toimiala tai tulosalue haluaa luoda profiilin, asia tulee käsitellä kaupungin tiedotusryhmässä ja pyytää siihen yksikön esimiehen lupa. Mikäli profiilin käyttö lopetetaan siitäkin tulee tiedottaa asianmukaisesti ja ohjata käyttäjät uusien vastaavien palveluiden käyttöön.

Blogit

Lohjan matkailupalvelukeskus ylläpitää matkailun blogia sivulla visitlohja.blogspot.fi. Siellä kerrotaan matkailun ajankohtaisista tekemisistä sekä julkaistaan Lohjalla asuvien julkisten henkilöiden mielipiteitä Lohjasta. Blogisivulle on linkitetty muut kaupungin markkinoinnin hyväksi toimivat blogit.

8

Tiedote

Lehdistötiedote tehdään aiheesta, jolla on uutisarvoa ja joka kiinnostaa asukkaita. Selkeä tiedote on usein käyttökelpoisin ja tehokkain tapa saattaa asia tiedotusvälineiden ja kuntalaisten tietoon. Tiedotteen tulee olla myönteinen ja informatiivinen. Hyvä lehdistötiedote vastaa kysymyksiin siitä, mitä, miten, miksi ja kuka. Tiedote kirjoitetaan selkokielellä uutista muistuttavaan muotoon. Tiedotteen otsikko kuvaa sisältöä ja herättää mielenkiintoa. Tiedotteiden osalta toimialat laativat listan henkilöistä, jotka tiedotteita laativat ja määrittelevät sen, kuka tiedotteen antaa julkisuuteen. Tiedotettavan asian ydin esitetään heti tiedotteen alussa. Tiedotteessa tulee aina olla lisätietojen antajan nimi, nimike ja hänen yhteystietonsa. Hyvä tiedotteen pituus on enintään yksi tekstiliuska. Toimittajilla on rajallisesti aikaa tutustua laajoihin taustamateriaaleihin, siksi tiedotteen tekstiosan tulee olla tiivis. Mikäli tiedotetaan asiasta, joka julkistetaan vasta myöhemmin, tiedotteeseen merkitään selvästi se, milloin tiedote on julkaisuvapaa. Keskushallinto ylläpitää keskitetysti listaa tiedotusvälineistä, joille tiedotteet toimitetaan. Tämä löytyy joukkopostilistoilta otsikolla jl_tiedotusvälineet_laaja_jakelu ja jl_tiedotusvälineet_paikalliset. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa kaikki kaupungin mediatiedotteet julkaistaan myös kaupungin verkkosivuilla kohdassa www.lohja.fi, kaupunki tiedottaa, mediatiedotteet. Asiat, jotka koskevat laajasti henkilökuntaa, julkaistaan kaupungin omassa intranetissä. Lehdistökutsuja lähetetään, kun halutaan tiedotusvälineiden edustajat tilaisuuksiin, seminaareihin tai johonkin suureen tapahtumaan. Lehdistötiedotteita ja kutsuja varten laaditaan kaupungin oma lomakepohja, jota kaikkien toimialojen tulee käyttää.

Tiedotustilaisuudet

Tiedotustilaisuuksia järjestetään harkiten. Tiedotustilaisuus järjestetään silloin, kun on kyse merkittävistä, suurista ja huomioita herättävistä asioista, joista joukkoviestimien uskotaan tekevän runsaasti kysymyksiä. Kutsu tiedotustilaisuuteen lähetetään noin viikko etukäteen. Kutsussa mainitaan tilaisuuden aika, paikka, aihe sekä asiaa esittelevien henkilöiden nimet. Lehdistötiedote tehdään tarvittaessa ja sen tulee olla saatavilla tilaisuudessa. Myös muun tausta-aineiston tulee olla saatavilla lehdistötilaisuudessa. Tiedotustilaisuudet pidetään aikataulullisesti siten, että tiedotusvälineiden edustajat pääsevät paikalle. Paras aika on aamupäivä arkisin. Päätös tiedotustilaisuuden järjestämisestä tehdään yhdessä kaupungin tiedotuksesta vastaavan kanssa. Tiedotustilaisuuksia ei järjestetä viikonloppuisin, muutoin kuin kriisitilanteissa.

Mediaviestintä

Median välittämällä kuvalla on erittäin tärkeä merkitys kaupunki-imagolle. Toimittajat arvostavat nopeaa, avointa ja luotettavaa informaatiota. Henkilökuntaa koskevan tiedon tulee ensin saavuttaa henkilökunta ja vasta sitten joukkoviestimet. Toimittajille tulee antaa taustatietoa, samoin päätöksistä ja ajankohtaisasioista tiedotetaan aktiivisesti.

Haastattelut

Haastattelut on yksi tapa antaa tiedotusvälineille niiden haluamia tietoja ja välittää kaupungin näkemyksiä. Haastatteluun ei ole pakko suostua, mutta se on suositeltavaa tiedotusvälineiden hyvän palvelun vuoksi. Toimittajan puhelinsoittoon suhtaudutaan kuten haastattelupyyntöön. Toimialat sopivat siitä, kuka saa antaa haastatteluja. Pääsääntönä on, että jokainen antaa haastatteluja vain oman toimenkuvansa puitteissa.

9 Haastatteluja antaessa on syytä tarkentaa, mihin tarkoitukseen haastattelua käytetään ja tullaanko haastattelua siteeraamaan vai käyttämään ainoastaan tausta-aineistona. Haastateltavan kannattaa aina pyytää haastattelua tarkistettavakseen. Mahdollisia korjauksia tehdään vain asiavirheiden osalta, kirjoituksen tyyliin tai toimittajan omiin kommentteihin ja näkemyksiin ei ole syytä puuttua. Haastateltavalla on oikeus esittää peruskysymyksiä kuten mikä on artikkelin tai haastattelun aihe, mikä rooli haastateltavalla on, minkä tyyppisiä kysymyksiä tullaan esittämään, ketä muita haastatellaan ja milloin haastattelu julkaistaan. Haastateltavan kannattaa hankkia riittävästi faktoja ennen kuin antaa lausunnon jostakin kysymyksestä. Toimittajalle voi aina soittaa ollessaan epävarma. Haastateltavalla on oikeus selvittää, nauhoitetaanko haastattelu vai ei. Toimittajan vastuulla on ilmoittaa, mikäli haastattelu nauhoitetaan. Haastateltava voi halutessaan pyytää kysymykset etukäteen tutustuttavaksi, varsinkin jos kyseessä on suora haastattelu. Samoin haastateltavalla on oikeus pyytää haastattelu etukäteen luettavaksi, tarkistettavaksi ja kommentoivaksi. Toimittajalla ei ole velvollisuutta toimittaa tekstiä etukäteen, mutta paikallismedian kanssa tämä yleensä onnistuu erittäin hyvin.

Asukastilaisuudet

Asukastilaisuudet ovat tärkeä foorumi sekä kuntalaisten näkemysten, aloitteiden ja kysymysten vastaanottamiseksi että kaupungin näkemysten ja tulevien suunnitelmien esittelemiseksi kuntalaisille. Tästä hyvänä esimerkkinä mainittakoon vaikkapa aluetoimikuntien tilaisuudet, kaavojen esittelytilaisuudet ja kaupunginjohtajan kahvitilaisuudet. Kaupunki järjestää vuosittain sekä alueellisia että teemallisia asukastilaisuuksia. Tilaisuuksissa esitellään ajankohtaisia ja asukkaita kiinnostavia asioita, kuten asuinalueiden kehittämis- ja rakentamissuunnitelmia. Samalla saadaan palautetta asukkailta palvelujen ja toimintojen kehittämistyössä huomioitavaksi. Kaupunki pitää yhteyttä asukasyhdistyksiin ja viranhaltijat vierailevat mahdollisuuksien mukaan asukasyhdistysten kokouksissa.

Kaupungin visuaalinen ilme

Kaupungilla on graafinen ohjeistus. Tällä hetkellä kaupungilla ei ole varsinaista logoa, vaan virallisissa yhteyksissä käytetään kaupungin vaakunaa. Graafinen ohjeistus löytyy intrasta otsikon tiedotus alta. Intranetistä voi ladata graafisen ohjeistuksen osiot.

Markkinointi

Lohjan kaupunki markkinoi itseään niin asukkaille, yrityksille kuin matkailijoillekin. Myös potentiaaliset uudet asukkaat ovat kaupungille tärkeä kohderyhmä. Monipuolisen ja tehokkaan markkinoinnin tavoitteena on luoda hyvää mainetta ja positiivista kaupunkikuvaa. Kaupunginjohtaja johtaa kaupungin markkinointia ja markkinointipäällikkö koordinoi toteutusta. Kaupungin markkinointi on kaupungin toimialojen apuna, koordinoiden sekä konsultoiden markkinointiasioissa. Vuoden 2014 pääpaino on tonttimarkkinoinnissa. Syksyn Finnbuild -messujen myötä keskitytään myös yritysmarkkinointiin. Yksi vuoden tärkeimmistä tehtävistä on viiden vuoden markkinointisuunnitelman koostaminen. Markkinointisuunnitelmassa otetaan huomioon Lohjan kasvustrategian päätavoitteet. Markkinointisuunnitelma koostuu tavoitteista, markkinointistrategiasta, markkinointitoimenpiteistä, vuosisuunnitelmasta sekä tavoitteiden täyttymisen

10 seurantatavoista. Vuosisuunnitelmasta löytyvät tiedot vuosittain muuttuvista markkinointitoimenpiteistä.

Asukasmarkkinointi pitää sisällään seuraavat kokonaisuudet:

- Osallistuminen OmaKoti- messuille uudella konseptilla. - Kaupungin messuilmeen uudistaminen. - Uudistetut asumisen -ja tonttimyynnin sivustot www.parhaattontit.fi. - Kaupunkiesite uusille potentiaalisille asukkaille. - Gunnarlan tonttipäivien kehittäminen ja järjestäminen, osallistumismahdollisuus alan

yrittäjillä. - Gunnarlan tonttien markkinointi yhteistyössä Wärtsilän, St Laurence Golfin ja

Koripallomaaliiton kanssa. - Ratas-projektin kanssa yhteistyössä toteutettu Lohja-video.

Yritysmarkkinointi pitää sisällään seuraavat asiat:

- Epävirallisen “yrittäjä-asiantuntija” tiimin kokoon kutsu ja konsultointi. - Osallistuminen Finnbuild 2014 messuille lohjalaisten yritysten kanssa. - Lähiruoka-teeman edistäminen, ja alan yrittäjien kanssa kehittäminen. - Yhteistyö yrittäjäjärjestöjen kanssa liittyen yritysmarkkinointiin ja sen kehittämiseen.

Kaupungin markkinointipäällikkö auttaa myös muita toimialoja markkinointiefforteissa. Vuoden 2014 tärkeimpinä tehtävinä ovat seuraavat:

- Tenoripäivät 2014 - Tapahtuman yleisilmeen uudistaminen ja markkinointikampanjan

tehostaminen. - eOmahoito - Sähköinen terveystarkastus -ja valmennusohjelman julkaisu ja

markkinointi. - SOME-konsultointi

Viime vuosien markkinointiyhteistyö Hiidenkiertäjien, Nuorkauppakamarin, Kevätviuhahduksen ja Karjalohjan- Sammatin Yrittäjien kanssa jatkuu vuonna 2014. Muut markkinointikanavat painottuvat sosiaaliseen mediaan.

Kaupungin matkailutoimella on oma vuosittainen toimintasuunnitelma, joka täsmentää Länsi-Uudenmaan yhteisen matkailustrategian tavoitteisiin tähtääviä toimenpiteitä sekä Lohjan kaupunkistrategian matkailulle asettamia tavoitteita. Lohjan matkailumarkkinointi tähtää Lohjan tunnettuuden kasvattamiseen ja imagon parantamiseen osana Etelä-Suomen ja Länsi- Uusimaan tarjontaa. Matkailukampanjat rakennetaan pitkälti toimialan yritysten kanssa yhdessä ja niiden fokus on alueen houkuttelevuuden kasvu. Matkailupäällikkö vastaa matkailumarkkinoinnista

Markkinointiaineisto

Kaupungin matkailu julkaisee vuosittain palvelutoimialan yrittäjien kanssa yhteistyössä Lohjan matkailuesitteen viidellä kielellä: suomeksi, ruotsiksi, englanniksi, saksaksi ja venäjäksi. Tämän lisäksi tehdään kampanja- ja sesonkiluonteisia pienempiä esitteitä ja julkaisuja tarpeen ja kohderyhmän mukaan. Matkailu ylläpitää visitlohja.fi sivustoa, kaupungin tapahtumakalenteria ja tytyrinkaivos.fi sivustoa. Nämä kaikki on integroitu lohja.fi sivujen yhteyteen. Visitlohja.fi sivustosta on julkaistu mobiilioptimoidut sivut. Matkailu ylläpitää nettisivujen lisäksi Visitlohja Fb, Twitter, Instagram, Pinterest ja Youtube sosiaalisen median kanavia aktiivisesti.

11 Kaupungin markkinointi julkaisee vuonna 2014 uuden asumiseen ja tonttimyyntiin keskittyvän verkkosivuston. Sivuston tavoitteena on uusien asukkaiden houkutteleminen Lohjalle.

Messut ja tapahtumat

Matkailu osallistuu vuosittain matkailumarkkinoinnillisesti tärkeimmille messuille ja myyntipäiville vuosisuunnitelman ja Länsi-Uudenmaan matkailustrategian mukaisesti. Matkailu ja sivistystoimi ovat vuosittain mukana ja/tai järjestäjänä Lohjan tapahtumissa kuten Laurin päivä, Menneen Ajan Joulumarkkinat, Omenakarnevaalit ja Tapahtumien yö sekä Tenoripäivät. Kaupungin markkinointi osallistuu vuosittain tonttimyyntiä tehostaville messuille. Messuosallistuminen päätetään vuosittain. Toimialat osallistuvat tarpeen mukaan erilaisille messuille, esimerkiksi rekrytointimessuille ym.

Mainos- ja liikelahjat

Markkinointipäällikkö koordinoi ja ohjeistaa yleisten suurtapahtumien ja messujen yhteydessä käytettyjen mainoslahjojen, banderollien, oheismateriaalien jne. hankinnassa. Lohjan kaupungissa johdon assistentti vastaa liikelahjojen hankinnasta budjetin puitteissa. Kaikkien liikelahjoiksi hankittujen tuotteiden pääasiallinen tarkoitus on nostaa Lohjan imagoa erilaisten yhteistyökumppaneidemme kanssa. Liikelahjoja voidaan antaa erilaisten vierailujen, suurten koulutusten ym. tilaisuuksien yhteydessä. Työyksiköiltä veloitetaan liikelahjan kustannukset. Työyksikön tehdessä vierailuja kaupungin ulkopuolelle ja halutessaan viedä Lohja -aiheisen muistamisen, voi ottaa yhteyttä johdon assistentiin.

Työpaikkailmoitukset

Työpaikkailmoitukset julkaistaan pääasiallisesti sähköisinä. Avoimet työpaikat ilmoitetaan keskitetysti kuntarekryn kautta. Työpaikkailmoituksia julkaistaan lehdissä ainoastaan erityisestä syystä. Toimialat toimittavat printti-ilmoitukset lehtiin itse ja ilmoituspohja löytyy kohdasta: intra/tiedotusaineisto/ilmoitukset. Henkilöstöpalveluihin toimitettava ilmoitus löytyy Hjalmarista Rekrytointi-laatikosta ilmoituspohja. Tiedot avoimista työpaikoista tulevat näkyviin kaupungin nettisivuille ”Töihin Lohjalle” kohtaan suoraan Kuntarekrystä. Uusista työpaikoista tulee tehdä ilmoitus myös sähköpostiosoitteeseen toimitus@lohja.fi, jos ne halutaan julkaistavaksi myös intranetissä ja Facebookissa.

5. Sisäinen viestintä Sisäisen viestinnän kohderyhmiä ovat koko kaupungin henkilöstö, esimiehet, johto, henkilöstöjärjestöt ja luottamushenkilöt. Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan kaupunkiorganisaation sisällä tapahtuvaa, työyhteisön jäseniin kohdistuvaa ja heidän välillään tapahtuvaa viestintää.

12 Onnistuneella sisäisellä viestinnällä edistetään henkilökunnan luottamusta ja sitoutumista Lohjan kaupungin strategisiin tavoitteisiin sekä kasvatetaan kaupungin mainetta hyvänä työnantajana. Toimiva sisäinen tiedonkulku on työyhteisön hyvinvoinnin ja motivaation sekä hallinnon toimivuuden kannalta tärkeää. Tehokas työskentely edellyttää, että tieto kulkee Lohjan kaupungin kokoisessa organisaatiossa ja työntekijät tuntevat työnsä keskeiset tavoitteet. Lohjan kaupunki työnatajana tavoittelee päätöksenteon ja valmistelun avoimuutta. Kaikki esityslistat ja pöytäkirjat ovat Dynastyssa työntekijöiden luettavissa. Kaupungin johtoryhmän ja toimialojen johtoryhmien muistiot ovat Hjalmarissa luettavissa. Kaikilla työntekijöillä on oikeus lukea näitä edellä mainittuja asiakirjoja. Tämäntapainen linjaorganisaation toimintatapa takaa aukottoman tiedonkulun kaikille organisaation tasoille. Sisäisen viestinnän onnistuminen on koko henkilökunnan asia. Kaikessa viestinnässä tulee säilyttää lojaalius työnantajaa kohtaan. Koko Lohjan kaupungin imagon rakentuminen nojaa hyvin hoidettuun sisäiseen tiedonkulkuun. Henkilökunnan toivotaan olevan aktiivisia palautteen antamisessa. Johdon edellytetään vastaavasti kykenevän selkeään henkilöviestintään. Sekä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä henkilöstön tulee tiedostaa edustavansa Lohjan kaupunkia. Hyvä sisäinen viestintä on onnistuneen ulkoisen viestinnän edellytys.

Intranet

Intranet on Lohjan kaupungin yksi sisäisen tiedotuksen väline, http://intra.lohja.fi. Intranet on työntekijöiden käytössä oman työtietokoneen tai kaupungin verkossa olevan tietokoneen kautta. Jokaisella tietokonetta käyttävällä on velvollisuus lukea intran tiedotteita säännöllisesti. Intranetin kautta tiedotetaan henkilökunnalle asioista, joista aiemmin lähetettiin paperitiedote. Intranetillä tavoitetaan samanaikaisesti lähes koko kaupungin henkilöstö. Myös sellaisille työntekijöille, joilla ei ole omaa työkonetta/ verkkotunnusta, turvataan intranetiin pääsy yhteiskäytössä olevilta koneilta. Kaupungin intranetin sisällöllisestä ja teknisestä kehittämisestä vastaa hallintojohtaja yhdessä kaupungin tiedotusryhmän kanssa. Toimialat vastaavat omalta osaltaan intranetin päivityksestä. Lohjan kaupungin intranet ei enää tänä päivänä vastaa rakenteeltaan toimialojen tarpeita. Lohjan kaupungin intranetin kehittämistyö on käynnistetty hallintojohtajan koordinoimana ja uusi inrta esitellään vuoden 2014 aikana.

Muu sisäinen viestintä

Muita tärkeitä kaupungin sisäisen viestinnän kanavia ovat sähköposti sekä Hjalmar-henkilöstöhallinnan ohjelma. Työpaikkakokoukset, ilmoitustaulut, tiedotteet, kehityskeskustelu sekä uusien työntekijöiden perehdyttäminen ovat osa sisäistä viestintää. Henkilöstölle tiedotetaan myös sähköisellä henkilöstötiedotteella. Hyvän arkiviestinnän ehtona on se, että sekä puheluihin että sähköpostiviesteihin reagoidaan nopealla aikataululla. Erityishuomiota tulee kiinnittää siihen, että henkilön poissa ollessa sähköpostissa on tieto poissaolosta, paluusta ja mahdollisesta sijaisesta. Kaupungin tietohallinto ylläpitää ajantasaista sisäistä puhelinluetteloa intrassa. Tämä helpottaa sisäistä tiedonkulkua. Toimialat huolehtivat esityslistojen, sääntöjen, ohjeiden, tiedotteiden ja pöytäkirjojen esilläolosta tiedonkulun takaamiseksi.

13 Joskus syntyy tarve pitää työpaikkakokouksia koko henkilökunnalle. Tällainen voi olla esimerkiksi kuntaliitostilanne, jossa henkilöstölle varataan aika keskustelulle ja kysymyksille. Muutostilanteissa on aina ensin informoitava henkilökuntaa, vasta sen jälkeen viestimiä. Kasvokkain tapahtuva viestintä on sisäisen viestinnän tehokkain muoto, koska silloin esitetään kysymyksiä ja saada vastaus välittömästi. Kaupunginjohtaja yhdessä henkilöstöjohtajan kanssa päättää tämäntapaisista tilaisuuksista. Henkilöstöhallinto järjestää vuosittain mm. johtoryhmien seminaarit, esimiesiltapäivät ja uusien työntekijöiden perehdyttämistilaisuudet.

Sähköpostiviestintä

Sähköposti on viestinnän väline, jota käytetään sisäisessä viestinnässä yhdelle henkilölle tai pienelle joukolle suunnattuun viestintään. Laajemmalle joukolle suunnatut viestit välitetään intranetin kautta. Kaupungilla on tietohallinnon laatimat erilliset sähköposti- ja internetyhteyksien käyttösäännöt, joita noudatetaan myönnettäessä käyttöoikeuksia sekä käytettäessä kaupungin sähköpostia ja tietoliikenneverkkoa ja niihin kuuluvia järjestelmiä sekä käsiteltäessä, valvottaessa tai avattaessa järjestelmissä kulkevaa tietoa. Niissä kerrotaan millainen sähköpostin ja internetin käyttö on luvallista ja millaisia rajoituksia käyttöön on tehty. Sähköpostiviesteissä noudatetaan kirjesalaisuutta, yksityisyyden suojaa ja hyvää hallintomenettelyä. Tietoturvan turvaamiseksi salassa pidettävien asiakirjojen ja tietojen lähettäminen sähköpostitse on kielletty. Sähköpostitse ei suosita lähetettävän yli 10 MT tiedostoja eikä sähköpostia saa käyttää kaupallisiin tarkoituksiin. Ammattiyhdistystoimintaan osallistuminen on sallittua. Sähköpostiviestien kirjaamisessa, käsittelyssä ja arkistoinnissa menetellään samoin kuin paperimuodossa saapuneiden asiakirjojen kanssa. Sähköposteihin vastataan kohtuullisena ajan kuluessa. Hakemukset ja muut viralliset asiakirjat tulee pyytää lähettämään toimialojen kirjaamoiden sähköpostiosoitteeseen. Sähköpostin automaattivastausta (ulkona-tilan hallintaa) tulee käyttää esim. vuosilomilla. Tämän asiakirjan liitteenä on malli poissaoloviestistä. Sähköpostin lähettäjällä on aina vastuu viestin perille menosta, luettavuudesta ja muista seikoista, kunnes on saanut tiedon vietin onnistuneesta perille menosta. Esimies huolehtii siitä, että sähköpostitse lähetetyt viestit saavuttavat myös ne työntekijät, joilla ei ole omaa sähköpostia. Mikäli sähköposti on lähetetty erehdyksessä väärälle elimelle, se on siirrettävä hallintolain mukaisesti toimivaltaiselle viranomaiselle. Siirrosta on ilmoitettava lähettäjälle. Sama koskee sitä, jos käyttäjä saa toiselle henkilölle tarkoitetun sähköpostiviestin. Hyväksikäyttökielto ja vaitiolovelvollisuus koskevat niin viestin sisältöä kuin olemassaoloa. Osana kaupungin lanseeraamaa tuottavuushanketta olisi kiinnitettävä huomiota valtavaan päivittäiseen sähköpostitulvaan. Yksi tuottavuuden näkökulma voisi olla sähköpostin vaatiman työajan vähentäminen. Kohdista sähköpostisi vain niille henkilöille, joita asia todellisuudessa koskee. Ota mahdollisuuksien mukaan sähköinen kalenteri käyttöön, tämä helpottaa kokousaikojen sopimista.

14

Puhelinviestintä

Puhelin on tärkeä väline henkilöstöä tavoiteltaessa. Puhelimen käyttö tulee olla lakien, ohjeiden ja hyvän tavan mukaista. Kaupungin työntekijää tavoittelevaa on pyrittävä palvelemaan välittömästi. Mikäli työntekijää on tavoiteltu ja soittopyyntö jätetty, on työntekijän soitettava takaisin mahdollisimman pikaisesti. Työnantajan tarjoama puhelin on ensisijaisesti vain työkäyttöä varten.

6. Kriisiviestintä Kaupungilla on oma kriisiviestintäohje- ja organisaatio. Tämä asiakirja päivitetään vastaamaan nykytilaa vuoden 2014 loppupuolella. Kriisinhallintaan ja kriisiviestinnän ohjeistukseen keskitytään osana valmissuunnitelmien päivittämistä. Asia etenee vuoden 2014 aikana.

7. Viestintäyhteistyö Myönteisen kaupunkikuvan ylläpitäminen ja rakentaminen edellyttää pitkäjänteistä ja sitoutunutta viestintäyhteistyötä. Kaupungin sisäistä ja ulkoista viestintää kehittämään on nimetty tiedotusryhmä, joka kokoontuu hallintojohtajan koolle kutsumana säännöllisesti. Tavoitteena on koordinoida ja yhdenmukaistaa koko kaupungin viestintää sekä tuoda Lohjaa myönteisesti esille tiedotusvälineissä. Lohjan kaupunki on mukana seudullisessa viestintäyhteistyössä, jossa painopiste on alkuvaiheessa ollut tontti- ja toimitila- sekä tapahtumamarkkinoinnissa. Viestintäyhteistyö virkamiesjohdon ja luottamushenkilöiden välillä tulee olla avointa, ajantasaista ja tasapuolista. Toimialajohto huolehtii omalta osaltaan luottamushenkilöiden tiedonsaannista. Luottamushenkilöiden julkinen rooli ja laajat sidosryhmäsuhteet ovat tärkeä voimavara kunnan profiloinnissa ja viestinnässä. Kuntalaisten, viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden vuoropuhelu voimistaa kaupunkiprofiilia ja tuo uusia näkökulmia niin valmisteluun kuin päätöksentekoonkin.

Yhteistyö tiedotusvälineiden kanssa

Onnistuneen tiedotusvälineiden kanssa tehtävän viestintäyhteistyön takana on molemminpuolinen hyvä tuntemus ja yhteisymmärrys toimintatavoista. Kaupunki järjestää säännöllisin aikavälein tapaamisia tiedotusvälineiden edustajille yhteistyön kehittämiseksi ja aktiivisen vuoropuhelun turvaamiseksi. Tapaamisiin liitetään kiinnostusta herättävä asiallinen teema. Tapaamisten järjestämisessä tulee kiinnittää huomiota tiedotusvälineiden tasapuoliseen kohteluun. Kaupunki kohtelee tiedotusvälineitä tasapuolisesti, jolloin tiedot annetaan samanaikaisesti ja samansisältöisinä kaikille tiedotusvälineille. Etuoikeus uutisten käyttöön on kuitenkin sillä tiedotusvälineellä, joka on itse havainnut uutisen.

8. Viestinnän seuranta ja kehittäminen

15 Hyvä viestintä edellyttää jatkuvaa seurantaa ja kehittämistä. Kaupunki kehittää viestintäänsä tehostamalla ulkoista ja sisäistä viestintäyhteistyötä, parantamalla kaupungin viestintätaitoja ja luomalla tiedotusmyönteistä ilmapiiriä koko kaupunkiorganisaatioon. Jokainen tiedotteen laatija ja lähettäjä on velvollinen seuraamaan viestin perille menoa ja oikeellisuutta tiedotusvälineissä. Ulkoisen viestinnän seuranta on mahdollista lohjalaisilta saadun palautteen kautta. Myös kaupunkilaisten osallistumisen määrää ja laatua seurataan. Sisäisen viestinnän onnistumista arvioidaan henkilöstön työilmapiiritutkimuksilla. Vastaavasti kehityskeskustelut ja työpaikkakokoukset pidetään säännönmukaisesti. Lohjan kaupungin maine on tärkeä kilpailutekijä. Hyvä maine parantaa kaupungin mahdollisuutta menestyä kuntien välisessä kilpailussa. Maine syntyy ensisijaisesti tekojen kautta, mutta siihen vaikuttaa myös tiedotusvälineiden välittämä kuva kaupungista. Mainetta rakennetaan pitkäjänteisellä ja tasokkaalla viestinnällä.

Kehittämistarpeet 2014-2015

Keskushallinnon ja toimialojen välisessä viestinnässä on vastuun- ja työnjakoa selkiytettävä. Sisäinen viestintä tulee liittää osaksi kaupungin strategista johtamista. Ennakoivaan tiedottamiseen tulee kiinnittää huomiota. Viestinnän osaamista tulee kehittää ja tarjota alan koulutusta. Myös esiintymisvalmennusta tulee tarjota kaikille julkisissa tilaisuuksissa esiintyville. Kriisiviestinnän osalta ilmenee myös koulutustarpeita ja poikkeusolojen viestintää tulee harjoitella säännöllisesti Toimialojen tulee laatia jatkossa vuosittainen viestintäkalenteri, johon merkataan toistuvat tapahtumat, asiat ja tiedotusvastuut. Tämä mahdollistaa kaupungin nopean ja ajantasaisen tiedotuksen. Tiedotusryhmä huolehtii siitä, että kaupungin kotisivut pidetään elävinä ja kehitetään jatkuvasti. Uuden viestintäsuunnitelman jalkauttamiseksi hallintojohtaja perehdyttää henkilöstön esimiesinfoissa, johtoryhmien seminaareissa sekä erilaisissa työpaikkakokouksissa. Tämän lisäksi perehdytystä tulee järjestää myös johtaville luottamushenkilöille. Kaupunki haluaa olla hyvissä suhteissa tiedotusvälineisiin, paikallisiin medioihin pidetään säännöllisesti yhteyttä. Jatkossa on syytä järjestää ainakin kerran vuodessa yhteistyöfoorumi median edustajien kanssa. Tilaisuudessa ovat läsnä kaupungin johtoryhmä ja viestinnän edustus. Selkeäksi kehittämistarpeeksi nähdään sosiaalisen median kehittäminen osaksi tiedotuskulttuuria. Vastaavasti kaupungin sisäinen intra on auttamatta vanhentunut ja vaatii kokonaan uuden tekniikan sekä modernin sisällön.

16

9. Liitteet

Liite 1: Vinkkejä viestintään

Näin teen hyvän tiedotteen Tiedote on nopea ja helppo tapa saada asiat tiedotusvälineiden ja kuntalaisten tietoon. Hyvästä tiedotteesta löytyvät seuraavat ainekset:

Vastaa kysymyksiin: kuka, mitä, missä, milloin, miten ja miksi.

Sisältää uutisen: tärkeimmät asiat otsikossa ja alussa, vähemmän tärkeä lopussa.

Pituuden A4-sääntö: tiedotteen tulee mahtua yhdelle liuskalle.

Kieli kuntoon: vältä hallinnollisia termejä, käytä hyvää yleiskieltä (poikkeus lakiteksti, joka pitää kirjoittaa juuri sellaisenaan kun se on alun perin kirjoitettu). Käännätä tarvittaessa.

Loppuun aina lisätietojen antajan nimi, nimike, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Jakeluun! Tiedotteen jakelussa ei kannata säästellä tai arvottaa. Samalla kerralla lähetät tiedotteen isommallekin joukolle. Uutisen kiinnostavuuden arvioi tiedotusvälineet, ei tiedotteen laatija.

Ennen kuin julkaiset tiedotteen, lähetä se tiedoksi kaupunginjohtajalle ja hallintojohtajalle

Tiedotteet lähetetään sähköpostilla (lista tärkeimmistä tiedotusvälineistä on liitteenä).

Otsikoi viesti houkuttelevasti. ”Lohjan kaupunki tiedottaa” ei riitä herättämään mielenkiintoa. Laita tiedotteen uutinen viestin aiheeksi.

Vältä muotoiluja, eri sähköpostiohjelmat saattavat muuttaa tyylittelyt

Listaa vastaanottajat piilokopioksi.

Tiedotusvälineet eivät aina avaa liitetiedostoja, liitä tärkein tieto myös viestikenttään

Jos sinulla on tiedotteen tueksi grafiikkaa, kuvia tai muuta liitetiedostona lähettävää aineistoa, laita tiedotteen loppuun maininta ko. liitteistä ja yhteystiedot, josta niitä voi pyytää.

Muista myös sisäinen jakelu ja internet sekä intranet Tiedote lähti

Kun laitat tiedotteen, pidä huoli, että sinulla on koko päivä aikaa vastata tiedotusvälineiden kysymyksiin. Ole siis tavoitettavissa! Laita tiedotteeseen vähintäänkin kellonaika, jolloin olet tavoitettavissa ja pidä siitä kiinni.

Viestintään kuuluu myös tiedotusvälineiden seuranta. Kaikkia välineitä ei ole mahdollista seurata, mutta pyri lukemaan ja kuuntelemaan ainakin ne jutut, joihin olet antanut lisätietoja tai haastattelun.

Mikäli asia on väärin ymmärretty, sinulla on velvollisuus oikaista virhe. Tiedotusvälineiden on julkaistava oikaisu niin, että virheen nähneet voivat havaita tiedon helposti.

Esimies päättää, mitä viestitään. Sisäinen ja ulkoinen tiedottaminen eivät ole toisistaan irrallisia elementtejä, vaan saman kolikon kaksi puolta. Sama tiedote, joka palvelee tiedotusvälineitä, palvelee myös sisäistä tiedontarvetta. Kun pidät huolen sisäisestä tiedonkulusta, tiedotusvälineet eivät pääse herkuttelemaan ristiriitaisilla lausunnoilla.

17 Valmistaudu haastatteluun Haastateltavilla on joukko oikeuksia, joista on käytännössä vain harvoin tilaisuus pitää kiinni. Usein haastattelut tehdään nopealla aikataululla ja jopa radion tai television suoraan lähetykseen. Haastattelupyynnön tullessa kannattaa miettiä seuraavia asioita:

Pidä huoli, että olet ymmärtänyt haastattelun aiheen oikein. Mieti oletko juuri sinä oikea ihminen kommentoimaan asiaa, vai kuuluuko se jollekin toiselle.

Sinulla on oikeus tietää mihin mediaan juttu tulee.

Ehdota toimittajalle haastattelun tekemistä kasvotusten. Puhelinhaastattelut ovat aina vaativampia, myös haastateltaville.

Haastattelupyynnöt ovat usein nopeita. Sinun ei tarvitse kuitenkaan antaa lausuntoa samalta istumalta, vaan voi pyytää toimittajaa soittamaan uudelleen puolen tunnin päästä. Näin sinulle jää aikaa miettiä sanomaa ja koota ajatuksiasi.

Muista olla avoin ja rehellinen. Valheella on lyhyet jäljet ja kommentoimattomuus koetaan salailuksi. Jos asia ei ole ”julkinen” tai ”virallinen” kerro se toimittajalle, älä siis väistele tiukkojakaan kysymyksiä.

Sinulla on oikeus tarkastaa juttu ennen sen julkistamista. Sähköpostilla tarkastus käy nopeasti myös nopeissa aikatauluissa. Älä puutu kuitenkaan toimittajan tyyliin, vaan pitäydy faktojen oikeellisuuden tarkistamisessa. Sähköisissä medioissa ennakkotarkastaminen voi olla vaikeampaa, mutta aina kannattaa kysyä. Tv- ja radiohaastatteluissa kannattaakin pyytää toimittajalta pääkysymykset ennakkoon.

18

Liite 2: Lohjan kaupungin viestinnän huoneentaulu

Lohjan kaupunki viestii asukkaille, yrittäjille, matkailijoille, medialle ja muille yhteistyökumppaneille

Viestinnän keinoin tuetaan kaupunkistrategian tavoitteiden ja pitkän aikavälin vision toteutumista. Parannamme vuorovaikutusta sidosryhmiimme tiedotuskanaviemme kautta. Teemme yhteistyötä tiedotusvälineiden kanssa myönteisessä hengessä.

Viestintä on osa koko kaupungin toimintaa ja päätöksentekoa, kaupunkistrategiaa, se tukee johtamista ja palveluiden järjestämistä.

Kaupungin viestintä on ennakoivaa, vuorovaikutteista, aktiivista, avointa, selkeää ja ajankohtaista. Tiedotuksemme on jatkuvaa vuoropuhelua asukkaiden, luottamushenkilöiden ja henkilökunnan välillä.

Henkilökunnalle tiedotettaessa tiedon tulee tavoittaa ensiksi henkilökunta ja vasta sitten joukkoviestimet

Asukkaille tiedotetaan kiinnostavista asioista päätöksentekoon, toimintaan ja palvelutarjontaan liittyen

Viestinnässä noudatetaan tietosuojasäännöksiä, salassapitomääräyksiä ja muita erityismääräyksiä.

Tiedotusvälineitä palvellaan luotettavasti, tasapuolisesti ja nopeasti, kaupungin tärkeimmät tiedotusvälineet ovat omat internet-sivut, paikallislehdet Ilta- Lohja, Suurlohja, Ykkös- Lohja, Ykkös-Sanomat, Länsi-Uusimaa sekä Västra Nyland ja Karkkilan Tienoo sekä alueradio Ylen Läntinen ja Ylen Aikainen. Pyrimme viestinnässämme ylittämään myös valtakunnallisen uutiskynnyksen.

Lohja on virallisesti kaksikielinen kaupunki, hoidamme kaupungin viestinnän ja markkinoinnin kahdella kielellä

Lohja hyödyntää sosiaalista mediaa ja muita sähköisiä tiedotuskanavia viestinnässään

Lohjan kaupungilla on yhtenäinen graafinen ilme. Sitä käytetään kaikessa tiedottamisessa ja markkinoinnissa.

Hyvä sisäinen viestintä on onnistuneen ulkoisen viestinnän edellytys. Kaikki työntekijät ja luottamushenkilöt vaikuttavat kaupunkikuvan muodostumiseen. Tiedotusvastuu laajuus riippuu henkilön työtehtävistä ja vastuualueesta. Asian valmistelija tai esittelijä informoi asian sisällöstä. Luottamushenkilöt vastaavat päätöksentekoon liittyvästä tiedottamisesta.

Esimiehen vastuulla on säännöllisten työpaikkakokousten pitäminen, kehityskeskustelut vuosittain, kaupunginhallituksen, valtuuston ja oman toimialan lautakuntapäätösten tiedottaminen, kaupunkitasoisten asiakirjojen kuten talousarvion, tilinpäätöksen, kaupunkistrategian ja tuottavuushankkeen tuominen työyksiköihin.

Perehdytämme henkilökuntamme ja luottamushenkilömme tuntemaan kaupungin viestintäsuunnitelman.

Kriisitilanteiden ja poikkeusolojen viestintää toteutetaan erillisen ohjeistuksen mukaisesti. Tämä on kriisiajan tiedotusta, joka poikkeaa normaaliolojen tiedotuksesta.

19

Liite 3: Kaupungin tiedotusryhmän kokoonpano

Hallintojohtaja Hanna-Maria Grandell, puheenjohtaja

Johdon assistentti Johanna Alatalo, sihteeri

Markkinointipäällikkö Evita Malm

Järjestelmäasiantuntija Juha-Pekka Syrjälä

Henkilöstöjohtaja Noora Nordberg

Matkailupäällikkö Minna Ermala (varajäsen toimistosihteeri Helena Kontio)

Hallintopäällikkö Raija Rönkä-Nieminen (varajäsen toimistosihteeri Maritta Andersson)

Hallintopäällikkö Raija Lindroos

Hallintosihteeri Pia Hassinen

Hallintopäällikkö Päivi Ahvenainen (varajäsen toimistosihteeri Leena Lehtonen)

Hallintopäällikkö Mikko Kerkola (varajäsen hallintosihteeri Katja Erätuli-Keskinen)

Liite 4: Kaupungin toimitustiimi, kokoonpano

Toimitustiimin yhteinen sähköpostiosoite on toimitus@lohja.fi.

Hallintojohtaja Hanna-Maria Grandell (keskushallinto)

Markkinointipäällikkö Evita Malm (keskushallinto)

Johdon assistentti Johanna Alatalo (keskushallinto)

Järjestelmäasiantuntija Juha-Pekka Syrjälä (keskushallinto)

Matkailupäällikkö Minna Ermala (matkailupalvelut)

Toimistosihteeri Helena Kontio (matkailupalvelut)

Johdon sihteeri Raija Tuomainen (perusturvatoimi)

Hallintosihteeri Katja Erätuli-Keskinen (perusturvatoimi)

Hallintopäällikkö Raija Rönkä-Nieminen (tekninen toimi)

Toimistosihteeri Maritta Andersson (tekninen toimi)

Hallintopäällikkö Raija Lindroos (sivistystoimi)

Toimistosihteeri Tiina Hägg (sivistystoimi)

Toimistosihteeri Leena Lehtonen (ympäristötoimi)

Ympäristöassistentti Minna Niinikivi (ympäristötoimi)

Liite 5: Kaupungin kriisiviestintäryhmä, kokoonpano

Kriisiviestintäryhmässä istuvat puheenjohtaja, työsuojelupäällikkö Kari-Pekka Vuori, hallintojohtaja Hanna-Maria Grandell, tarkastuspäällikkö Kari Mäntyharju; Heli Ranta-Salonen markkinointipäällikkö Evita Malm; tilahallintopäällikkö Jorma Kaasinen; kaupunginlakimies Tarja Virtanen; palveluneuvoja Marianne Lemström; palveluneuvoja Hannele Finnberg; isännöitsijä Mika Vierikko. Kokoonpano määritellään uudelleen kevään 2014 aikana kaupungin johtoryhmässä.

20

Liite 6: Tiedotussuunnitelma vuosikalenterinomaisena

Tammikuu 2014: Tiedotussuunnitelman päivittäminen käynnistetty Tammikuu 2014: Kaupungin kriisiviestintäryhmä aloittanut kokouksensa Tammikuu 2014: Hälytysnapit kaupungin asiakaspalveluun asennettu Helmikuu 2014: Kaupungin facebook profiili aktiiviseen käyttöön Helmikuu 2014: Kaupungin intran ideointi aloitettu Helmikuu 2014: Tiedotusryhmä ideoi somen käyttöä kaupungin

viestintäkanavana Maaliskuu 2014: Tiedotussuunnitelma kommenteille kaupungin johtoryhmään

ja keskushallinnon johtoryhmään Huhtikuu 2014: Intran ensimmäinen versio esittelyyn, positiivisuustalkoot

(kukin toimiala tekee yhden positiivisen jutun lehdistölle julkaistavaksi)

Toukokuu 2014: Kriisiviestinnän ohjeistus konkretisoituu,

kriisiviestintäharjoitus suunnitteluun, kriisiviestinnän huoneentaulu valmiina

Kesäkuu 2014: Sosiaalisen median tarkennettu ohje valmis,

kaupunginhallitukseen Elokuu 2014: Tiedotussuunnitelman jalkauttaminen alkaa, johtoryhmien

seminaarit, esimieskoulutukset jne. Syyskuu 2014: Median yhteistyötapaamiset Lokakuu 2014: Toimialojen intrat Marraskuu 2014: Johtoryhmän kriisiviestintäharjoitus Joulukuu 2014:

Liite 7: Tiedotustilaisuuden mallikutsu

Tiedotustilaisuuden malli liitetään tämän asiakirjan liitteeksi.

Liite 8: Mallitiedote

Mallitiedote liitetään tämän asiakirjan liitteeksi.

Liite 9: Sähköpostiviestin allekirjoitusmalli

Matti Meikäläinen Nimike / ruotsiksi Työyksikkö / på svenska Lohjan kaupunki /Lojo stad Karstuntie 4 / Karstuvägen 4 08100 Lohja / Lojo puhelin

21 sähköpostiosoite

Liite 10: Sähköpostin poissaoloviestin malli

Olen lomalla xx.xx.xxxx - xx.xx.xxxx ja paikalla taas xx.xx.xxxx. Kiireellisissä asioissa voitte ottaa yhteyttä Teppo Teikäläiseen, teppo.teikalainen@lohja.fi, puh. XXX XXX XXXX. Jag har semester xx.xx.xxxx - xx.xx.xxxx och är på plats igen xx.xx.xxxx. I brådskande ärenden kan ni kontakta Teppo Teikäläinen, teppo.teikalainen@lohja.fi, tel. XXX XXX XXXX.

Liite 11: Tiedotusvälineiden jakelulistat

jl_ tiedotusvälineet paikalliset

- Iltalohja - Helsingin Sanomat / Esa Juntunen - Länsi-Uusimaa / Muijala - Länsi-Uusimaa / Sepänkatu - Ykköslohja / Jussi Mikkeli - Radio Vega - KSFMedia / Annika Wasström - Västra Nyland - Ykkössanomat - Yleisradio Helsinki - Yleisradio Lohja

jl_ tiedotusvälineet_laaja_jakelu

- Helsingin Sanomat - Helsingin Sanomat / Turku - Helsingin Sanomat / Esa Juntunen - Iltalohja - Kansan Uutiset - Karkkilalainen - Karkkilan Tienoo - Länsi-Uusimaa / Muijala - Länsi-Uusimaa / Sepänkatu - Ykköslohja / Jussi Mikkeli - Radio Vega - STT - KSFMedia / Annika Wasström - Västra Nyland - Ykkössanomat - Yleisradio Helsinki - Yleisradio Lohja

Liite 12: Poikkeusolojen tiedotepohja

Liitetään tämän asiakirjan liitteeksi.

Liite 13: Viestintää ohjaavaa lainsäädäntöä

Perustuslaki

22

Kuntalaki

Julkisuuslainsäädäntö

Hallintolaki Perustuslaki määrittelee oikeuden tiedonsaantiin ja hyvään hallintoon. Viranomaisen asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia, jolloin jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Julkisuuslainsäädäntö edistää tiedonsaantia, jolloin viranomainen toimii julkisuusmyönteisesti. Tiedonsaannin rajoittamiselle tulee olla objektiivinen peruste. Jos pyydettyjä tietoja ei anneta, tämä on perusteltava. Henkilötietolaki ja julkisuuslaki rajoittavat kunnallisten asioiden julkisuutta. Julkisuuslain 24 §:ssä mainitaan muutamia esimerkkejä asioista jotka eivät ole julkisia ovat:

Kunnan rikosilmoitus

Kunnan valmiusasiakirjat

Tarkastustiedot, mm. ympäristötarkastus

Liikesalaisuuksia sisältävät asiakirjat

Asiakirjat, jotka kunta on vastaanottanut tai laatinut työnantajan ominaisuudessa

Oikeudenkäyntiasiakirjat

Yksityisten henkilöiden tai yritysten ammattisalaisuudet

Sosiaalihuollon asiakastiedot

Arkaluonteisina pidettävät tiedot (psykologiset testit, oppilashuolto, yksityiselämätiedot)

Henkilötietolaki rajoittaa julkisuutta. Kaikki mikä kuvaa henkilön fyysisiä ominaisuuksia, arkaluonteisten tietojen levittäminen on kielletty. Esimerkiksi etninen alkuperä, uskonnollinen vakaumus, ammattiliitto tai seksuaalinen suuntutuminen on salassa pidettävää. Sosiaali- ja terveydenhuollon erityislainsäädäntö sääntelee myös näitä seikkoja. Salassa pidettävät asiakirjat merkitään salaisiksi eikä niitä yleensä lähetetä sähköisesti. Lähtökohtaisesti kunnalliset asiakirjat ovat julkisia. Poikkeuksen tekevät salassa pidettävät yksilöasiakirjat. Ei-julkiset asiakirjat luovutetaan harkinnan mukaan. henkilöllä on oikeus saada itseään koskevia tietoja. Julkisuuskysymykset ovat joskus vaikeasti ratkaistavia ja edellyttävät myös juridista arviota. Hallintolaki määrittelee hyvää hallintoa ja täydentää kuntalain tiedottamissäännöstä sekä julkisuuslain säännöksiä tiedonsaannin edistämisvelvollisuudesta. Laajavaikutteisen asian vireilläolosta tulee ilmoittaa ja varata asukkaalle mahdollisuus vaikuttaa. Hallintolaissa säädetään viranomaisen neuvonta- ja opastamisvelvollisuudesta sekä asiallisen, selkeän ja ymmärrettävän kielen käyttämisestä. Kuntalaki velvoittaa tiedottamaan sekä luomaan edellytykset osallistumiseen ja vaikuttamiseen. Kuntalaki edellyttää, että valtuusto pitää huolen osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksista. Tämän mahdollisuuden kaupunki luo tiedottamalla asioista, järjestämällä kuulemistilaisuuksia, ottamalla huomioon mielipiteitä sekä avustamalla asukkaiden oma-aloitteista asiointia. Kuntalain tiedottamissäännöksessä velvoitetaan tiedottamaan asukkaille vireillä olevista asioista, suunnitelmista, asioiden käsittelystä, ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Kaupungin on laadittava katsauksia kunnan palveluja, taloutta, ympäristönsuojelua ja maankäyttöä koskevista asioista. Kaupungin asukkaiden tulee tietää, miten asioista voi esittää kysymyksiä ja mielipiteitä valmistelijoille ja päättäjille.

23 Maankäyttö- ja rakennuslaki säätelee alueiden käyttöä ja rakentamista. Kaupungin kaavaviranomainen tiedottaa kaavoituksesta siten, että asianosaisilla on mahdollisuus seurata kaavoitusta. Kaupunki laatii vähintään kerran vuodessa katsauksen vireillä olevista ja vireille tulevista kaava-asioista, jotka eivät ole merkitykseltään vähäisiä.