lupapisteen rakennusvalvontojen kuntatapaaminen 10.12.2015
TRANSCRIPT
KUNTATAPAAMINEN10.12.2015 @ Tampere, Hotelli Torni
TERVETULOA!
”2929
Uudet lupahakemukset, marraskuu 2015
LUPAPISTE, OLKAA HYVÄ
https://www.youtube.com/watch?v=Dnk9OiZodV8
PÄIVÄN SISÄLTÖÄ› 09.00 Tervetulosanat
› 09.15 Kunnat äänessä “Kohti täysin sähköistä lupakäsittelyä”
› 10.45 Tietoisku: Sähköinen arkistointi
› 11.00 Lounas
› 12.00 Turinatuokiot (jakaanutaan eri sijainteihin)• Lupapiste lupasihteerien näkökulmasta (Solitan Toimisto: Academy) – Sari & Anna• Motivointi muutokseen ja roolitus palvelun ympärillä (Tulli Biz Park: Kasvu) – Ilona ja Juha• Työnjohtajakäsittely ja rakentamisen aikainen toiminta palvelussa (Tornissa) Markus ja Ilkka• Poikkeamispäätökset ja suunnittelutarveratkaisut (Solitan Toimisto: Alpha) – Tiia ja Tero
› 14.00 Kahvitauko
› 14.30 Palvelun kehittyminen – Ilkka, Tero ja Markus
› 15.15 Lupapisteen tiimin terveiset
› 16.00 Tilaisuus päättyy
KUNNAT ÄÄNESSÄHyvinkää, Kalajoki, Ii, Vantaa, Valkeakoski, Järvenpää
KOHTI SÄHKÖISTÄ LUPAKÄSITTELYÄ› Miksi 100% sähköinen lupakäsittely on järkevää? › Lupapisteen toiminnallisuudet tavoitteen tukena› Tarpeellinen tekniikka› Sidosryhmien mukaansaaminen & motivointi:
Lausunnonantajat / Asiakkaat› Ohjeistus› Pääkäyttäjämalli › Mitä ei kannata tehdä? Onko opittu jotain kantapään
kautta?
KUKA ON KUNTANNE?
“Kapu pitää kädet ruorissa ja miehistön kuosissa”Kapu on kunnan Lupapiste-miehistön henkinen sekä pelillinen johtajana. Kapun tehtäväkenttään kuuluu myös viestinvienti kunnan käyttäjien sekä Lupapisteen tiimin välillä. Kapu saa tukea toimintaansa Lupapisteeltä koulutusten sekä tiiviin tiedonvaihdon kautta – unohtamatta kapuverkostoa sekä vuosittain kaksi kertaa järjestettäviä Kapu-päiviä.
Kaput – ilmoittautukaa tukipisteellä klo 14 kahvitauon aikana. Ensimmäiset kapupäivät pidetään huhtikuussa 2016.
KIITOS ARVON KUNNAT!
ARKISTO=LUPAPISTE TIEDONHALLINTA10.12.2015 Kuntatapaaminen, TampereSolita Oy
SÄHKÖINEN TIEDONHALLINTA› Kokonaispalveluna organisaatiolle asiointi ja dokumenttien säilytys
• Tallenna dokumentit palveluun – me huolehdimme, että ne ovat aina käytettävissäsi ja säilyvät tarvittavan ajan. Myös pysyvästi.
• Arkistonmuodostus haltuun. SÄHKE2. Täyttää viranomaistoiminnan vaatimukset.
› Ei enää paperia – Tavoitteena 100% sähköinen asiointi, käsittely ja sähköisen säilyttämisen lupa • Ilman sähköisen säilyttämisen lupaa (määräys säilytysmuodosta) pysyvästi säilytettävät dokumentit pitää
toimittaa paperilla arkistoon. Esimerkiksi rakennusluvan yhteydessä pääpiirustukset arkistoitava paperilla.
› Tuotteistettu käyttöönotto
› Digitoidun aineiston massatuonti ja skannauspalvelut kumppaneilta
› Ei laitteistoja, ei lisenssiä – jatkossa pelkkä käyttömaksu käytön mukaan
› Kunnan oma aineisto, arkistonpitäjänä kunta
TIEDONHALLINNAN KOMPONENTIT
Kunnan omat järjestelmät
Solitan sähköiset palvelut
Lupapiste sähköinen asiointi
Rekisterit / Asianhallinta / Arkisto(Louhi, Facta, KuntaNet, Locus)
Sähköinen toimittaminen
Sähköinen arkisto
Dokumentin-hallinta
Tiedonohjaus-järjestelmä
Onkalo
Asiointi
Sähköinen vastaanotto
LUOTETTAVA JA TIETOTURVALLINEN SÄILYTYS› Konesali sijaitsee Ulvilassa puolustusvoimien käyttöön louhitussa 8 500
neliön kallioluolastossa. www.ficolo.fi
› Laitetilat koostuvat yhdeksästä (9) 500m2:n ja 800m2:n luolahallista, joihin on rakennettu konesalit, sertifioidut IT-turvahuoneet
DEMOLupapiste tiedonhallinta
SODANKYLÄN RAKENNUSVALVONNAN ARKISTON DIGITOINTI
”NYSSYÖMÄÄN
LUPAPISTETIIMIN TERKUT
LUPAPISTERAKENNUSVALVONTA-ASIAKKUUDET10.12.2015Kari Syrjärinne
LUPAPISTE ASIAKKUUDETKAIKKI MODUULIT
PILOTISSA / KÄYTÖSSÄ / KÄYTTÖÖNOTOSSA
117 KUNTAA, 37% KUNNISTA,
YLI PUOLET SUOMALAISISTA
LUPAPISTE, RAKENNUSVALVONTAASIAKASKUNNAT / MAAKUNTA›
Maakunta Kuntien lkm Asiakkaana, lkm Asiakkaana, %Ahvenanmaa 16 16 100 %Etelä-Karjala 9 1 11 %Etelä-Pohjanmaa 18 0 0 %Etelä-Savo 14 6 43 %Kainuu 9 1 11 %Kanta-Häme 11 1 9 %Keski-Pohjanmaa 8 0 0 %Keski-Suomi 23 13 57 %Kymenlaakso 7 3 43 %Lappi 21 8 38 %Pirkanmaa 22 6 27 %Pohjanmaa 15 2 13 %Pohjois-Karjala 13 3 23 %Pohjois-Pohjanmaa 29 10 34 %Pohjois-Savo 19 7 37 %Päijät-Häme 11 0 0 %Satakunta 19 4 21 %Uusimaa 26 19 73 %Varsinais-Suomi 27 12 44 %Yhteensä 317 112 35 %
LUPAPISTE, RAKENNUSVALVONTAASIAKASKUNNAT / MAAKUNTA› Maakunta Asukasluku
Asiakkaana, asukasluku Asiakkaana, %
Ahvenanmaa 28 863 28 863 100 %Etelä-Karjala 131 522 27 998 21 %Etelä-Pohjanmaa 193 300 0 0 %Etelä-Savo 151 367 87 079 58 %Kainuu 79 036 37 714 48 %Kanta-Häme 175 246 68 001 39 %Keski-Pohjanmaa 68 914 0 0 %Keski-Suomi 275 198 53 116 19 %Kymenlaakso 179 548 80 836 45 %Lappi 181 460 39 222 22 %Pirkanmaa 504 065 338 555 67 %Pohjanmaa 181 134 26 138 14 %Pohjois-Karjala 165 058 22 526 14 %Pohjois-Pohjanmaa 405 989 109 997 27 %Pohjois-Savo 248 014 181 956 73 %Päijät-Häme 201 996 0 0 %Satakunta 223 832 26 834 12 %Uusimaa 1 610 550 1 311 326 81 %Varsinais-Suomi 473 269 361 970 76 %Yhteensä 5 478 361 2 802 131 51 %
Yli puolet suomalaisista !
LUPAPISTE, RAKENNUSVALVONTAEura, Hanko, Heinävesi, Helsinki, Hirvensalmi, Hyvinkää, Hämeenlinna, Ii, Iisalmi, Imatra, Inari, Järvenpää, Kajaani, Kalajoki, Karkkila, Kauniainen, Kempele, Kerava, Kirkkonummi, Kittilä, Kiuruvesi, Kuopio, Kuusamo, Köyliö, Lapinlahti, Lieksa, Lieto, Lohja, Masku, Mikkeli, Mustasaari, Naantali, Nivala, Nokia, Nurmes, Nurmijärvi, Parainen, Pirkkala, PorvooPyhtää, Raasepori, Raisio, Salla, Salo, Sastamala, Sipoo, Siuntio, Sodankylä, Sonkajärvi, Säkylä, Tampere, Toivakka, Turku, Tuusula, Utsjoki, Uurainen, Uusikaupunki, Valkeakoski, Vantaa, Ylivieska
Akaa, Brändö, Eckerö, Enontekiö, Finström, Föglö, Geta, Hamina, Hammarland, Harjavalta, Inkoo, Jomala, Joroinen, Kannonkoski, Karstula, Kemijärvi, Kemiönsaari, Keuruu, Kinnula, Kivijärvi, Kotka, Kristiinankaupunki, Kumlinge, Kustavi, Kyyjärvi, Kökar, Lemland, Liminka, Lumparland, Maarianhamina, Multia, Muonio, Mäntsälä, Paimio, Petäjävesi, Pieksämäki, Pihtipudas, Pudasjärvi, Puumala, Rääkkylä, Saarijärvi, Saltvik, Sottunga, Sund, Taivalkoski, Taivassalo, Tyrnävä, Varkaus, Vieremä, Vihti, Viitasaari, Vårdö
Palvelu käytössä, 60 kuntaa
Palvelu käyttöönotossa, 52 kuntaa
Hankintapäätös päätöksenteossa, 69 kuntaa. Useita hankintapäätöksiä odotettavissa lähipäivinä. Osa kunnista odotettavissa asiakkaiksi vuonna 2017.
SARIN TERKUT
VIESTINNÄN TERKUT› Tiedotteet uudistuksista jatkossa kaikille
viranomaiskäyttäjille› Kuntatapaamisia jatkossa 2 kertaa / vuosi: kevät ja syksy› Kapupäiviä 2 kertaa vuosi kuntatapaamisten yhteydessä› Etäkoulutuksia, -kokouksia, tietoiskuja luvassa› Nettisivu päivittyy: ajankohtaiset asiat nähtävillä
kirjautumissivulla› Seuraava etätietoisku 15.12. Työnjohtajille› Pöhistään Yammerissa!
PALVELUN HALLINTAMALLI10.12.2015 Kuntatapaaminen, TampereSolita Oy
HALLINTAMALLI 2016› SADe-ohjelma ja pilotoinnit päättyvät
• Palvelun rahoitus jakaantuu kymmeniin tai satoihin puroihin, samoin priorisoitavat vaatimukset tulevat YM:n sijaan kentältä.
› Tarvitsemme uuden, selkeän hallintamallin, jolla palvelua jatkossa kehitetään asiakkaiden kanssa
› Keskitytään yhteiseen kehittämiseen, unohtamatta joidenkin isojen organisaatioiden erityistarpeita
› Pidetään malli kevyenä. Vältetään turhia ohjaus- ja johtoryhmiä.
KEHITYKSEN HALLINTAMALLI
Lupapiste
Ohjaus-ryhmä
Tuotetiimi
TyöpajatJatkuva kunta-
yhteistyö
Toimittaja-yhteistyö
OHJAUSRYHMÄTOIMINTA› YM (pj), Solita (fasilitoi) ja Sito. 3 osallistujaa asiakasorganisaatioista.
• Kokoonpano vahvistetaan vuosittain Lupapistepäivien yhteydessä• 1. kausi alkaa 1/2016
› Toiminta• Max 2 krt vuodessa kokous, etätapaamisia tarvittaessa, mutta mahdollisimman vähän
› Vastuut• Lainmukaisuuden valvonta• Isommat kehitysprojektit ja rahoituskysymykset• Kansalliset ICT-hankkeet• Kehityksen painopisteet / tiekartta ja seuranta • Maksuihin ja sopimuksiin liittyvät päätökset ja suositukset• Laadunvalvonta ja reklamaatiot
TUOTETIIMI› Jäsenet
• 1 Helsinki, 1 iso-keskisuuri (30000-250000), 1 pieni kunta• Pitää olla prosessiosaaja. Ennalta tuttu ja kehitysorientoitunut
• Asiantuntijapooli, josta kutsutaan asiantuntijoita tarpeen mukaan. Moduulikohtainen rava/ya/ymp/kiint/ark
• Solitalta PO (fasilitoi) ja palvelumuotoilija. Kehittäjät ja kuntien asiantuntijoita tarpeen mukaan. Siton substanssiosaaja
› Toiminta• Esim joka toisen sprintin jälkeen videopalaveri. 1 / kk• Videopalavereiden asialistat & liitteet sekä muistiot ja määrittelyt julki kaikille asiakkaille
› Tehtävät • Toteutettujen toiminnallisuuksien katselmoinnit, tuotantoonviennin hyväksyntä tarvittaessa • Backlogilla olevien tulevien toteutusten määrittelyiden läpikäynti• Näkemykset vaatimusten, tarpeiden ja pyyntöjen priorisointeihin
MUUT TOIMINTAMALLIT› Yhteiset workshopit oikeasti pyörimään
• 1 aihe, puoli päivää• Ajoitus tärkeä. Ei tehdä varastoon• Ilmoittautuminen, 6-8 asiakasta/loppukäyttäjää mukaan
› Yammer päivittäiseen kehityksen yhteydenpitoon
TUOTEOMISTAJUUS› Päätöksentekoa ei voi hajauttaa tai ulkoistaa, palvelulle tarvitaan tuoteomistaja
› Lupapisteen asiointipalvelun tuoteomistaja on Tero Tukiainen
› Tehtävät• Tuotetiimin vetovastuu• Roadmapin hallinta• Backlogin / priorisoinnin hallinta
• Kehitysprojektit• Muutospyynnöt• Tekninen kehitys
• Kehitystiimin resursointi• Kehitykseen liittyvien asioiden tiedottaminen liiketoiminnan, käyttäjien ja kehitystiimin välillä
PALVELUN KEHITTYMINEN – VISIOTRakennusvalvontojen kuntatapaaminen 10.12.2015, Tampere
KUNTA KUULEE NAAPURIThttps://invis.io/ZB592FAAT
KYSYMYKSIÄ?Sitten kohti Lupapisteen tiimin terveisiä…
KOHTI VUOTTA 201610.12.2015 Kuntatapaaminen, TampereSolita Oy
MIKÄ MUUTTUU, VAI MUUTTUUKO
MIKÄÄN?
LUNASTAMME LUPAUKSIA› Käyttöönotot: Yli puolet kunnista käyttöönottovaiheessa
• Satsaus ja resursointi H1/2016
› Kehitys: Keskitymme käyttäjien keskeisimpiin tarpeisiin ja hoidamme teknistä velkaa• Rakentamisen aikainen toiminta• 300+ tehtävää
› Palvelutuki: Säilytämme tuen tason palvelun käytön laajentuessa› Olemme läsnä, kun käyttäjät meitä tarvitsevat
• Videotapaamiset, käynnit, etätietoiskut
SÄHKÖISTÄMME SUOMALAISTEN ASIOINTIA› Käyttöasteiden kasvatus tärkein yksittäinen asia› Uusien toimintatapojen löytäminen ja oppiminen
• Kokemusten jako ja sparrailu• Lupakapu toteutukseen
› 100% sähköistys huomioon jo käyttöönotoista lähtien› Uudet kunnat, laajentaminen kunnan sisällä
• Yleiset alueet, ympäristötoimi, kiinteistönmuodostus
JALKAUTAMME TIEDONHALLINTAA› Alkuvuoden pilotoinnista mahdollisimman pian tuotantoon› Sähköisen säilyttämisen päätökset kunnille› Laajentaminen uusiin kuntiin
• Puitesopimuksen hyödyntäminen
› Muut moduulit mukaan› Autamme kunta paperiarkistojen digitointiin liittyvissä
asioissa
LAAJENNUMME UUSIIN PALVELUIHIN› Ajanvarauspalvelut
• Buukkaa aika virastokäyntiin tai katselmukseen• Aloitus Q1/2016• Odotus lanseeraukselle H2/2016
› Muut toimialat› Yritysten palvelut › Hallituksen digihaasteen tuomat mahdollisuudet
VIRANOMAISKIITOS
TUULA JA
JESSE
KOULUTUKSIA / TIETOISKUJAhttps://www.lupapiste.fi/tapahtumat
KIITOS JA IHANAA JOULUA. <:)Facebook: www.facebook.com/lupapisteTwitter: @Lupapiste / @SolitaOywww.lupapiste.fi / www.solita.fi