Pá9. 27O ilono@ Lima. iueves 24 de diciembre de 1998

CoNTRALoRTA GENEnAL qE I,AREPUBLICADELPERU

cuÍe DE PAPELES DE TRABAJo

GERENCIA DE SUPERVTSTON Y qESARROLLONORMASTECNICAS

hYDICE

L u.rrnoouccrÓ¡t

IL CONCEPTOSGENERAI,ESDEPAPELESDETRABA.'O

2.1 Objetivos .

2.2 ImPortancra2.3 Requisitos

UI. EI,ABON¡CTÓN DE LOS PAPELES DE TRA.BA.'O

Tipos de CédulasConsideraciones sobre la elaboración de lospapeles de trabajoMarcas de Auditoría

ORGANIZACIÓN DE LOS PAPELES DE TNA-BA.'O

4.1 Identificación de los archivos de papeles detrabajo

4.2 Clasificación y Contenido de los archivos depapeles de trabajo

ÍNorcp y RETERENcTA CRUZADA DE LosPAPELES DE TRABAJO

b.1 lncrce5.2 Referencia Cruzada

SUPERVISIÓN Y RE\rTSIÓN DE LOS PAPE-LESDETRABA,JO

6.1 AuditorEncargado6.2 Auditor Supervisor6.3 Nivel Gerencial

VII. CONFIDENCIALIDAD, PROPIEDAD Y CUS.TODIADE LOS PAPELES DE TRABA.IO

7.1 Confrdencialidad7.2 Propiedad ycustodia

APÉNDICE

A. INSTRUCCIONES DEL CONTENIDO DECADA ARCHIVO DE PAPEI,ES DE TBABAJO

I A¡chivo permanenre!¡- Archivoüeplanificaciónl1l A¡chivo corriente de auditoría frnancieraly $.fiuo corriente de auditoría de gestiónJ- A¡€n¡vo corriente de examen especialY rt A¡cb.ivo de comr¡¡icación de haliazgos

Xh fitl! !"J1fl?po,."',i"f tffiil:tr#t"

PROPÓSITODE T.AGUÍA

. Uniformizar criterios técnicos de los auditores gu-berna-entales, para la elaboración, organización y refe-renciación de los papeles de trabajo de auditoía.

. Difr¡¡di¡ la importancia de la reserva, confidenciali-dad, propiedad y custodia de los papeles de trabajo.

. Elevar la calidad del proceso de la auditoría guber-namental en concordancia con las Normas de AuditoríaGubern,mental -NAGU.

ALCANCEDELAGUÍA

La presente Guía es de aplicación y cumplimientoobligatorio por eI auditorgubernamental. Las sociedadesde auditoría observará¡ lo dispuesto en la presente Guíacua¡do sean designadas por la Contraloría General de laRepública.

BASE NORMATTVA DE LA GIIÍA

La Ley del Sistema Nacional de Control (Decreto LeyN.26162).

Las Normas de Auditona Gubernamental (NAGU).Las Normas de AuditorÍa General¡oente Aceotadas

(NACA).Las Normas Internacionales de Auditoría (NIA).

U. CONCEPTOS GENERALES DE PAPELES DETR.ABA"IO

Los papeles de trabajo son la evidencia documental deltrabajo del auditory estrin constituidos por el conjunto decédulas y documentos que contienen información obteni-da y elaborada por eI auditor, desde la etapa de planifrca-ción hasta la emisión del i¡forme de auditorÍa.

En los papeles de trabajo el auditor muestra los méto-dos y procedimientos que ha seguido y las conclusionesque ha obtenido. .¡\simismo, dichos papeles contienen lrbase para su informe, la evidencia del alcance de suexamen y.la prueba de Ia responsabilidad profesionalcorrespondre¡rte.

2.1 O&IETIVOS DE LOS PAPELESDE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben cumplir los siguientesobjetivos:

1. Contribuir a la pla-aifrcación y realización de laauditoía.

2. Constitui¡ la fuente primordial para la redacción delInforme y la evidencia del trabajo realizado, por ende elsoporte y respaldo de las observaciones, conclusiones yrecomendaciones incluidas en el i¡forme.

3. Facilitar la revisión y supervisión del trabajo deauütoría, permitiendo al auditor encargado, al supervi-sor y niveles jerárquicos gerenciales, revisar los detallesde la labor efectuada por los auditores y efectuar correcio-nes oponunas.

4. Servir como antecedente para futuras auditoúas,porsip-ificaruna permanente fuente de consulta propor-cionando datos especficos para plalificar una nuevaauütoría.

2.2IMPORTANCIADE LOS PAPELES DE TRA.BA.'O

Su importancia radica en que permiten proporcionarel sustento para el Informe de Auditoría y facilitar a losauütores la conducción y supervisión del proceso de Iaauditoría y, aücionalmente, permitir la revisión de lacalidaddeltrabajo efectuado porel auditorproporcionan-do al nivel reüsor competente las evidencias que respal-dan los juicios signficativos del auditor.

La NAGUN' 3.50 - PAPELES DE TRABAJO. destacatales propósitos al precisar que éstos constituyen eIvínculo entre el trabajo de planeamiento, ejecu-ción y el informe de auditoría. Del mismo modo preci-sa que su importancia radicanecesariamente en la obser-vancia del auditor respecto a los requisitos técnicos que

r

3.13.2

3.3

rv.

v.

LINTn,ODUCCIÓN

i:¿"Hill$jffi X'üii::

^d' 6; ;;ü";'e;1áüu¡o

Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 Pá9. 2TlITI. EI,ABORACIÓNDE LOS PAPELES DE TR.A,.

BAJOtales papeles de trabajo deben reunirpara constituirse enelementos de indudable valor.

Independientemente de tales consideraciones, el au-ditor debe realizar su trabajo con el debido cuidado yesmero profesional significando la necesidad de contarcon papeles de trabajo técnicamente elabo¡ados, quecontengan la debÍda información sistemática, así comoestar documentados con evidencias suficientes, compe-tentes y relevantes.

Ios Papeles de Trabajo deben ser firmados por elpersonal encargado de su preparación, revisión y super-visión.

2.3 REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRA.BAJO

I-os papeles de trabajo deben cumplir con los siguien-tes requisitos :

1. Debert ser completos tt exactos.

Con el objeto de que permitan sustentar debidamentelos hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar lanaturalezayelalcancedeltrabajo realizado. Laconcisiónes importante, pero sin perjuicio de la claridad y laintegridad que se sobreponen al ahorro de tiempo o papel.

2. Dgben ser lo suftcientemente claros. co mpre nsiblesv detallados

_Para que de su lectura un auditor experinentado, queno haya nantenido una relación directá con la auditoiía,esté en capacidad de fundamentar las conclusiones yrecomendaciones sin requerir explicaciones adicionales.

3. Deben ser leEibles ! ordenados

Para demostrar su valor como evidencia.

4. Deben contener información releuonte

Esto es, limit¿¡se a los asu¡tos que sean pertinentes eimportantes para cumplir los objetivos del trabajo enco-mendado.

La habilidad técnica y la destreza profesional delauditor se refleja en el diseño y elaboración de los papelesde trabajo, dependiendo de la naturaleza de Ia auditoríaque realiza. Un auditores competente, cuando observa enel desarrollo de su trabajo las Normas de AuditorÍa Gene-rabnente Aceptadas ylas Normas deAuditoría Guberna-mental, y denota preocupación por eI cumplimiento delprograma deAuditona ydebida sustentación del ex¡men,Io cual se reflejará en Ios papeles de trabajo.

A conti¡uación señal¡ mos al gunas defmiciones y con-sideraciones técnicas, que se debe tener en cuenta para laelaboración de los papéles de trabajo.

3.I TIPOSDE CÉDUI,AS

, Se ha establecido dos tipos de cédulas de trabajo, cuyadescripción es la siguiente :

CDDI.rT,AMATRIZ

Es la principal cédula de trabajo que presenta demanera global los montos que son objeto de exarnen y, apartir de la cual se generarán las cédulas ar¡xüares.dsimi56s, si¡1¡e para ordenar los aspectos exami¡ ¿d6s s1u¡aauütorÍa.

Todas las cédulas matrices deben referenciarse aIdocumento fuente el cual puede ser el balance general, elestado de ejecución presupuestal y Ias áreas o hechos aexaminarse, según el.tipo de auditoría y los objetivosesiaolecrdos Dara Ia llusma.

CEDUI.ASAT'XILIARES

Son las cédulas de trabajo que se originan en lascédulas matrices y son empleadas por el auditor parapresentar las diferentes cuentas que conforman un ¡r¡brodel balance de comprobación en una auditoria frn¡.cierao, la secuencia del desar¡ollo der¡¡a transacciónoperativaen una á¡ea determinada en la auditoría de gestión, estascédulas a su vez se pueden denominar céd.ulas sumaríasy cédulos onalíticas

TIPOS DE CEOULAS DEL ARCHIVO CORRENTE EN LA AUDITORIA FINANCIERA

!¡rcrdñ6mrsEF¡ ffiTO SAIEFA CúA¡q r@mVtuWsrc tudtur l$mE¡d@

lñ;r sI ,lmr@Eul@ |

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&qo Éc!A!¡^trFo s4gg¡c*h rc ta¡

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4 .1 Oi. teF¿ @F& SFA¡ ha &

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frwwrm'wn-l

Pág. 272 Lima, jueves 24 de diciembre de 1 998

,ld?ñr!illq¡-¡..1

. Cédulas Sumarias

Son papeles de trabajo que desagrega la información proveniente de la cédula mattl.z'

. Cédulas Analíticas

Son aqueüas que sr¡stentan ¿¡naliticamelte.cada cédula sumaria, a medida que el auditorverifica las cuentas o las

"*iJi"Iui*á" f"r't

"o*..ion"" op"rativas de¡ivándose como consecuencia de ello una variedad de cédulas analíticas

ñ;;;á;ñ;;";iál-ent"' en apovo a la i¡formación sujeta a examen'

fTIPOS DE CÉOULAS DEL ARCHIVO DE EXAMEN ESPECIAL

M(NIqPAI,IDAD W SAN Rf,WSAMEN €SPEO¿ DELor.ol.s at 3r.!¿F

ÁREADE sAffiIffNmCOMENM

. CONCLUSÓN

l;;;llFd' I EAI

COMENI0o. RESúMEN oE o8s€RVAcIoNES

CONT€NIF. PmcwAoe AuorToRiA

ENHil ESPEd& DELd.01.5 a sr.!2$

ÁffiA DE

EgE @NTENTOo

g¿ CONSIDERACIONES SOBRE LAEI,ABORA.CION DE LOS PAPELES DE TAABAJO

En la elaboración de los papeles de trabajo se debet€ner presente laS siguientes consideraciones :

1. Cada cédula debe incluir en el encabez¡miento:

a. El nomb¡e y siglas de la entidad auditadao. ¡rpo de uxamen

i i:ff "oilil

".ffi:l" rra baj o;i.

+ffi :: ffi*#;* nlil."lt' u" trabaj o se debe

5. Se deben indicar especíñcamente las fuenúes deinforrnación que respalden la propiedad de los registrosy operaciones efectuadas-

6. Las aseveraciones oue contienen deben estar co-rrecta y suficientement€ réspaldadas y sustentadas.

7. La pulcritud y exactitud debe ser otro de sus atribu-tos.

8. Las cédulas de trabajo deben tener una referenciacruzada con otros papeles de trabajo relacionados con elprograma de auditoía. Una efectiva referencia cruzadadisminuye la necesidad de copiar los datos.

9. Para evita¡ confusión y complicaciones al archivarlos papeles de trabajo, se debe utüzar r¡¡a cédula detrabajo para un sóIo asunto.

10. Deben ser llenados sólo por el anverso.11. Respecto a la información ydocumentación obteni-

da como listados informáticos (autorizados y visados porlos niveles correspondientes) o fotocopias debidamenteautenticadas sobre las operaciones examinadas de laentidad, asícomo las conf¡rmaciones de terceros, para serconsiderados comopapeles de trabajo deberán contarcon:narcas de auditoría,leyenda de las mismas, comentariosy conclusiones del auütor, además estar codificados,referenciados y firmados o visados por los auditores queefectuaron el trabajo.

:; -r E¡cl.t¡¿o derccho el código de acuerdo al índ.ice queqltrD@d¡-t_..|-ts^.t larlo izquierdo el nombre o iniciales de la

ffioH.H¿.T"".1"*T;.1*:.á"iJ,"'i."-"r... g. I¡r.Cédutlr d:e Tlabajo deben prepararse aláoiz olapicqo da cobr g ti3ta negra.

- - - - r' vPs¡ q¡ rL q ¡4!

{ Su olraido det¡e eer conciso mostrando relacióndirecta coa cl tra\fil ¡¡¡tmsgte u¡"".1áJol*" ^-*

Lima, jueves 24 de diciembre de

Ejemplo de Cédula de Trabajo

Relación de

.,'t ,.,r.'-.OnOen. OECOMPRA, PROVEEDOR ' , DETALLE

l¡Io,'

010 :

o25,-o4s l

050,''

.t r',,,i ',',. '":. Enrrd"dABCI,,,. , .'' rExamen

Fspecíallde 01.Ene al31.Dic.96]]:;':l.i:]]]::i:'Areade.Abastécimiento.

Qomprad Séleccionadas

Fecha

04:OB14,0€24-08,3't.08

HIRAOKALAU CIIUNCANON.,'STUDIUM

,lMPoRTp ,

^.,ll'.1'i' i,,-sl.'1,200.' ,

,' :..2@,.', -

,.. ":6,000 ,j', ;

-, ,1tilT,,i .-, ,,, ,i,,i,1,

ffi',nn,r

CALCULADORA CASIOBAPFL FOJOCOIIA..FOTOCOPIA..PAPELERIA'DIVERSA .

3.3 MARCAS DE AUDITORIA

Las Marcas de Auditoría son siqnos elaborados paraidentificar y explicar los procedi'iientos de auüionaeJecut'aoos.

Todd cédulade trabajo d.ebe seruir o un propósito,portanto debe contar con márcas del trabaio efecluado.'

Las marcas básicas de auditoría que se utilizan en lospapeles de trabajo son de dos clases:

a) Con signifrcado uniforrne, son aquellas cuyoconcepto se emplea frecuentemente en cualquier audito-tía.

b) Con leyenda a criterio del auditor, es decir sinsignifrcado convencional. Se emplearrin describiendo obli-gatoriameDte su significado en las cédulas respectivas.

Acontinu¿.ción se i¡ücan las reglas para la aplicaciónde marcas de auditoría:

a) Las marcas se escribirán exclusivenente con lápizo lapicero rojo.

b) El supervisor empleará lápiz o lapicero de colordistinto para sus notas, observaciones o modificaciones enlos papeles de trabajo.

c) Se inclui¡á en la ultima hoja de cada n¡bro o áreaexaminadaunacédula de catorce (14) columnas indicandolas marcas utilizadas v su resoectiva levenda .

d)Nodebe registrarser¡namarca de áuütoría antes deefectuar el procedimiento correspondiente.

A continuación se detalla Ia relación de algunas mar-cas de auditoríade sicnificado unifonne a ser utiliza-das en la elaboración -de los papeles de trabajo:

SÍMBOLO SIGNIFICADO

..r/. : Cotejado, .comproDado,correcto

ú1. : Verificado yrevisado condocumentación

Registro de órdenes de compra y de -----. servicios

rA

we-{0t't-r.[..@PP

9?.

E4.1.1

TsustentatoriaVerifrcado conlibros Oficialesy auxiliares decontabilidadyregistros presupuestales.¡iuma corTectaverticalSuma correctahorizontalC¡ilculoverificado.Ci¡cularizadoCircularizaciónconfirmadaVerifrcaciónfÍsicaOperaciónautorizadaPagoPosteriorCobroPosterior

TV. ORGATIIZACIÓN DE LOS PAPELES DE TR.A.BA'O

Conforme lo establecido en la NAGU 3.50' los papelesde trabajo deben archivarse debidamente organizados,desecha¡ido las cédulas innecesarias; estarán ordenadosde acuerdo a su naturaleza de forma tal que permita sucomprensión v fácil acceso. Generalrreate los archivos depapéles de trábajo se dividen en :

ARC}ITVOPERMANENTE

Se caractertza por constitui¡ fuente sustancial deinformación actualizada para las auditorías. Debe serors.anizado de acuerdo a la naturaleza de las entidadessuietas al Sistema Nacional de Control. v . a las necesida-dei y requeri.noientos de información de la auditoría.

t\

Pá9. 274¿NCUT¡O CORRIENTE

Debe esta¡ constituido por información' relacionada

-riliri]J¿"i- ptoceso- áe la auditorí¿t{ ,f], l-"-iodo;;oi;"ü. Al ténüino del examen v a criterio del auütor;;"d"" insreúenta¡ eI Archivo Permanentc

4.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS ARCIilVOS DEPAPELES DE TRABá"'O

Para una mejor idenüificación'-en la cubierta o. tapa de

""¿" at"ftito-s.i áebe mostrar claramente la siguiente

informacióu:

- Nombre, siglas y-ubicación de la entidad auditada- Unidad a cargo del 'rixl men- fioo de Examen- A¡ea(s) a Examinar- PerÍodo Evaluado- IntesraDtes del equipo de auditoría- Fech-a de inicio y termino del trabajo de campo- Número del Informe de Auditoría

4.2 CÍ.ASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE LOSAn,CTIrVOS DE PAPELES DE TRABAJO

CI.ASIFICACIÓN

De acuerdo a las caracterÍsticas particulares de lospapeles de trabajo, se ha establecido una clasificaeión deIos archivos identifrcándolos a través de números roma-nos y una codificación.alfabética para su contenido, siendoesta clasificación Ia siguiente:

ARCHTVOS

I, PERMANENTE

DE PLANIFICACIÓN

CORRIENTE DE AUDITORh ¡'IT.IANCTPRA

CORRIENTE DE ALIDITORÍA DE GESTIÓN

DE EXAMEN ESPECIAL

COMUMCACIÓN DE HALLAZGOS

RESI}MEN DE AUDITORÍA

DE CORRESPONDENCIA

OPCIONAL

VARIOS

Lima, jueves 24 de diciembre de 1998

al manejo de los recursos públicos y al cumplimiento demetas y obtención de resultados previstos por la entidad.

V. ARCIilVO DE EXAMEN ESPECIAL

Incluye los papeles de trabajo que contiene informa-ción relacionada con los exámenes a que se hace referen-cia en las Normas de Audítoría Gubernamental - NAGU

VI.ARCIilVO DE COMTJNICACIÓN DEHALI,AZ-GOS

Incluye la información relacionada con las comu¡ica-ciones de hallazgos así como las respuestas de los mismos.

VTI. ARCIilVO RES{IMEN DE AUDITORÍA

Comprende el resumen general del trabajo de la audi-toría el misrno que debe proporcionar una visión global deücho proceso, incluyendo las conclusiones y decisionessignificativas, así como acumula¡ los hallazgos relevan-tes.

VIN. ARCHIVO DE CORNESPONDENCIA

Incluye todos los memorándum y ofrcios remitidos yrecibidos, generados durante el examen de auditoría.

DL AR'CETVO OPCIONAL

Incluirá información o documentación de la entidadauditada la cual por su naturaleza, cantidad y variedad sehalla relacionada con los objetivos del examen; cuyaimplementación se basa en un manejo práctico y eficientepara la revisión y supervisión por parte de los responsa-bles de la auditoría (Listado de Cartera de Colocaciones,Listado de Inventario Físico, Listado de Cuentas porCobrar, Pagar, etc).

X. ARCHIVOS VARIOS

Incluirá papeles de trabajo y evidencia de las diversasactividades de control no comprendidas en ninguno de lostipos de auditoría gubernamental.

(Visitas a las SOAS, visitas a los OAI, presupuestosadicionales de obras: etc.).

CONTENIDO

De acuerdo a los tipos de auditoría gubernamental,oue realizan ]os auilitores del Sistema Nacional de Con-trol, se ha establecido un ínüce en el contenido de losüversos archivos de papeles de trabajo.

A continuación presentamos la carátula de los archi-vos, así como la relación de cédulas y documentos de sucontenido.

V. ÍNDICE Y REFERENCIA CRUZADA DE LOSPAPELES DE TR,ABAJO

En todo trabajo de auditoría es necesario prever unadecuado orden, control e identiñcación de los papeles detrabajo, desde su inicio hasta su culminación a fin deevitar confusiones y obviamente pérdida de biempo parasu ubicación e información-

5.1 ÍNDICE

El fnüce de los papeles de trabajo permite al auditoraplicar un ordenamiento lógico y adecuado del contenidode los mismos y es importante para facilitar la identifica-ción en forma rápida y oportuna de la información y losresultados obtenidos.

Todos los papeles de trabajo deben ser codifrcados deacuerdo a los índices establecidos.

5.2 REFERENCIA CRUZADA

Los papeles de trabajo deben ser identificados y refe-renciados a fin de permitir éu interrelación y facilitar suacceso a las evidencias en cualouier fase de la auditoría.La referenciación debe efectuarse durante el cursode trabajo.

ll

rv.

V.

u.vtl.

D(

X.

*

Dichos a¡chivos se definen a continuación:

I. ARCEIVO PERMANENTE

. Incluye información general respecto a la constitu-oón, organización, operaciones y planes de una entidad;qye por su naturaleza continua no corresponden necesa-namente a un solo período de operaciones. Constituye la9aie de información para la planiñcación del examen yruluros exámenes, debiendo revisarse y actualizarse pe-nodtcamente, según lo establece la NAGU 2.a0

IL ARCErVO DE PI,AIYIFICACIÓNDcbe-co-ntener toda la documentación relacionada al

laln de la_planificación específrca, del período sujeto aer¡üca, scgún la NAGU 2.2b

,r,sffiT-o CoRRTENTE DE ArrDrToRÍA Fr-

-_9*_Planer. los papeles de trabajo y documentos

Hg! coa la aüdiiorÍa a los ésiá¿ó" firrancle.o"Dqto 'riñ..r.

cistffio CoRRTENTE DE AUDTTORÍA DE

"ám*l$:l:uxr",:it?ií3*iu""H:ffiih";

Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 Pág. 225En la cédula 83 se indicará: Cédulas 84 a Bg no

utilizadas.

2. Indicar en la cédula en Ia que.se efe.-ctúa-la internrp-ción, el código de la siguiente cédula utilizada.

Ejemolo

Cédulas utilizadas: Bl

En la cédula 83 se indicará: Siguiente cédula utili-zada es BlO.

Se debe referenciar cada procedimientode los progra-mas de auütbrla a los papeles de trabajo donde se desa-rrollaron

Se debe referencior las cédulas sumarias a las cédulasmatrices v las analíticas a las sumarias

Se dz6e referentíor cada uno de los puntos contenidosen el informé de auditorÍa a los papeles de trabajo dedonde emergen dichos hallazgos.

Criterios uniformes de referenciación

la infortnación recibida (que sustenta la cédula)' sereferencia por el lado izqui.erdo.

l¿, informoción oue se enula como sustento de unacédula sumaria, se referencia por el lado derecho.

La información a ser cruzada puede encontrarse tantoen el mismo archivo como en otro; en cuyo caso, conju¡rta-mente a los códigos referenciados, se indicará el nombre delarchivo del cual proüene o al cual se envía la información.

Si no fueran utilizados todos los números en las cédu-las, se deberá efectuar r¡na indicación al respecto a f-tn deasegurar que los papeles de trabajo estén completos.Caben dos opciones:

L. Indicar los códigos no utilizados en la cédula ante-rior a la internrpción.

Eiemolo

Cédulas utilizadas: 81

REFERENC¡A CRUZADA DE PAPELES DETRABAJO DE AUDITORíl Flt¡lHClER¡

ffi*Itr. ir;¡,,:¡:,tr.. i., .q"j r

:iÍ;;iji:tai.:.1r:':'::i!lliriir. -,,:..; . ,:

:; T"T,'ir

Balanco de Comprobac¡ón

Ref. Concepto Saldo

FA Caia Banco 1,000

FB Valoros Nsgociables 50o

FC Cuentas porcobrar 1,500

FD Existencias 2,000

Act¡vo Corrients 5,000

F1

Caia - Banco

Ref. Concepto Saldo

FA.1 Ca.ia 10o

FA.2 Fondo Füo - 50

FA.3 Banccs 850

1.000 Fl

Caja

Concepto Saldo

FAl.l Caja Lima 70

FA1.2 Caja Chiclayo 30

lOO FA

Pá8. 276 €f pec¡¡sno Lima, jueves 24 de diciembre de 1998

REFERENCTA CRUZAOA DE PAPELES OE TRABAJO DE EXAMEN ESPECIAL

PFOGRAMA VASO DE LECHE

cÉouLA I¡ATFlz

ELABORE UNA CEOULA MATRIZ PARAFEGTSTRAnEJEcUctONPFTAL oEINGFESOS Y EGRESOS ANO I995.

ELABoRE CÉDULA auxtLlAR oEL Mov.OEL MAYOF (BALANCE COMPROBI RE.crsrRANDo Los tNGaEsos sEG.doN.TABILIDAD.

ELABoR€CÉDULAANATÍT|CaEN LACUAL SE DETALLE EL TOTAL OE LOSINGRESOS A¡- PROGRAMA BEFERENCIAN.DO LA R'ENTE DE FINANCIAMIEMO

MOVIMIENTO DEL DISPONIBLE AL 31.oic.1996

REF. CONCEPTO DEBE HABER SALDO

GY.2.f

Y.2.1.

GY2.1.1 Bco.Nac.323-059

lE:.rgil-l ,,,llEüS^-*^ | a"lIFECH I

Enero

Febrero

Marzo

CNu¡EJx3(t

J3o\l¡lO

C.General

FDO.P.PAG.EFEC.

Bco.Nac.323-003

800,000 840,@0

12,000 11,000

950,000 948,500

140,000 135,000

I cv.z

40,000

1,000

1,500

5,000

'11,600 1 1,500

11,600 11,400

1f,600 11,700

140,000 13s,0@ 5,000

I cvz.r

Entidad: Municioalidad prov. Xy

Tipo Examen: Especial al prog.del Vaso de Leche

T¡tulo P/T: PROGRAMA OE AUOrfoRíA

FUENfE

Prog.del Vaso de Leche Movim¡ento 1995

FUENTELfbro Mayor Gy¿.l.l

Lima,jueves 24 de diciembre de 1998 Pág. 277\¡I. SUPERVISIÓN Y RE\rISIÓN DE LOS PAPELES DE TRABA.IO

^--^E^t,*j:!lig 4ñ1.tP.gI de efectuar una cor¡ecta supervisión y re-visión de los papeles de trabajo, es asegurarseque el proceso de auditoría fue ejecu.tado adecuadamente y- eslá d_ocumentado y sustentado ioii""tu-"ntu; erru!I9*:9,requiere qu,e los papeles de trjrbajo contengan-la evidenc-ia de qué los sistemas ?uerótt dér.iito.,:i{.^1d^"-:Ifyilf_q:.*,gP*tuname¡rte. Se considera que una cgdula de trabajo está terminada, cuanáo podemoéat¡nnar que de su revisión, no surgirán preguntas o comentarios que requieien respuestas o trabajo aáicional.

^..,f.u]oq1t l3 TáIj31 utilidad y eficienci¡, así como para garantizarla calidad de los papeles de rrabajo de unaauqrtorra especilrca' señal,mos a continuación algunas consideraciones que deberán tenei en cuenta los niveles desupervisión y revisión.Asimismo en el archivoVll Resr-rmendeAuditoríaenla-s cédul-asR10.1, R10.2 y R10.3, en Iapáginas Zg, ?gy g0,

respectiv¡mente se inclu¡re la Lista de Verificación de Conclusión de Auditona, la cúal una u", "oñpj"[aaa

per:mitiráobtener un trabajo de calidad asi como asegurarnos de que ningún asunto ióportante haya siddomitidol

-

6. T EL AIJDITOR ENCARGADO

^ El arlditor encargado dehg revisar los papeles de trabajo en el campo, oportunamente. una vez oue se hava

electuado un procedrmiento de auditorÍa específrco. Una revisión oportuna háce posible la continuidad de Ia Iabbr1..1911111:t_l9lt_91 .ftltot.""rtando que. las observaciones queden pendientes, en el caso que el personalrnvolucrado haya stdo asrg:rxado a otra auditoría.

Al revisar los papeles de trabajo verifrcará principalmente lo siguiente:

^..r11^91doddad con la aplicación con las normas y criterios de auditorÍa, así como también del programa deauoltorra.

,^- !)9-q" li i¡formación contenida deba limitarse a los asuntos nás importantes, pertinentes y útiles con relación alos objetivos establecidos para la auditoría.c) Que las evidencias obtenidas sean suficientes, competentes y relevantes.d) Que los papeles.de trabajo-sean legibles, comprensibles, completos, precisos y pulcros: con la frnalidad deproporcronar un respaldo adecuado para los hallazgos, conclusiones y recoméndacionés.e) Que los archivos estén orgaa¡izados adecuadamente. Además no sean voluminosos ya que dificultan sumanipulación y se deterioran rálidamente por eI uso.

6.2 EL AUDÍTOR SI'PERVISOR

Al revisar los papeles de trabajo en el campo debe verifrcar lo siguiente:

. . a) Q99 e-l trabajo de auditoría esté adecuadamente planificado, a fn de asegurar la realización de una auditoría dealtacalidad.

_ !l 9"-. Ia ejecución.del trabajo de.auditoría se esté realizando de conformidad con las normas, criterios yprocedimientos establecidos para el trabajo de auditoría. ¡{simis¡¡e, que las evidencias obtenidas sean'suficier¡teJ,competentes y relevantes.

c) Que.el informe de auditoría se haya preparado de acuerdo a las normas y criterios técnicos para el contenido ypresentación.

-_^91i,_11:1q1¡grygrvipi{n debe ser p.untual, incluyendo como cada _una de sus tareas la revisión periódica y

proq'riesrva de los papeles de tabajo a medida que se tenga un avance en la labor de auütoría.Acemas es necesano oue el superwrsor ef'ectúe una revisión completa de los papeles de trabajo, cuando el trabajo

de camFo concluya.

6.SNTYELGERENCIAL

EI auditor d-e nivel gerencial debe revisar los papeles de trabajo con la finalidad de cerciorarse, que se cuentacon evrdencra clara, demostrable y objetiva, en respaldo de las labóres de auditoría y de los hallazgos éncontrados-

VII. CONFIDENCHIJDAD, PROPIEDAD Y CÚSTODIA

Para llevar a cabo una auditoría satisfactoria, el auditor deberá tener acceso a toda la infomación concerniente alas operaciones de la entidad, obligándolo a salvaguardar en todo momento los papetéi GGafajo á"1"tieot".

T.l CONFIDENCIALIDAD

Los papelo,s de trabajo son de naturaleza reservada y secreta; debiendo manteoer dicha condicióu durante eltranscu¡so de Ia auütoía gutsr:na-g-nta_l e lnclusive-desiués d-s ¡6¿li!,ada esta. Bajo ningú.n motivo o circunstancia,el audito-r.-debe divulgar el contenido de los papeles áe trabajo. Su uso no aúto.i"ido o pérdida generara láresponsabilidadcorres-ponüente.

La condición de "CÓNFIDENCIALIDAD" es esencialmente importante debido al hecho que su contenido revelainf-oraación de la entidad examiaada, así como el alcance de Ia auáitoria, la extensión y nati¡raleza áe1.s p.rr"bu.apücadas.

7.2 PROPIEDAD Y CUSTODIA

,- -Los.papeles de^trabajo.son de propiedad de los.órganos conformantes del Siste.ma Nacional de Control, y de

Ias ¡iocredades de AuditorÍa cuyos exámenes practicados contaran con la autorización de la ContralorÍa Geáéral.. !l auditor gubernams¡¿al cautelará la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegu¡ar en todo momen[o

y baJo cualquier circunstancia, el carácter reservado de la inlormación contenida en las mismas.

_ -fara.evitar que personas ajenas tengan acceso a los papeles de trabajo, deben tenerse en cuenta las siguientes

precauc¡.ones:

, a) Asegurarle que el ¡-biente proporcionado por la entidad para la realización del trabajo de auditoría, cuente conra segrrndad su¡rc¡ente.

b) Guardar los papeles de trabajo en credenzas o armarios bajo llave.c) Concluida la auditoría (rgmitido el informe ), los papeles de trabajo debid"-ente organizados deben remitirse

aI archivo central de la Contraloría General de la'hepriblica.

I

€f pon¡¡onD Lima, jueves 24 de diciembre de I 998

APENDICE

Q,CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

eñnoAo AUolTAo¡É ---* SlGLrSr

-

UBICAC|ÓN:

-UNIDAD A CAFGO OEL DOqMEN :

SCUE:

I. ARCHIVO PERMANENTE

rNFoRMAcróND€LosAños ll 19 ll rg ll rg 19 ll 19

TOMON"-

UNIDAD RESPONSABLE DE:

CUSfODIA I ACTUAUZACION

INGRESO AL ARCH¡VO CEÑÍRAL

[¡q-ttr00o

c¡o. :ot{IE{t00 NCLLf)o( )

coD. COI{TENIDO

P1

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6

R'

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P12

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Pr5

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P17

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Pt9

L€Y ORSAilICA OE I.A €NfIDAD Yúonn s |..Eo¡lls o(E R€c4AtSU F\ircrcM¡¡ENTO.

OreAXIE¡T¡A ESTRLETLNAAPROS^m.

REdTT€ilTO O€ ONGNZACOfl YFrrrdoil€s. mF AmsAoo

tüNuAt 0E oR(uxzrcbfl YFI}¡OCNES . IFF AFñOEADCS

MXIIAI D€ PF@EOIí EIITOGAPRoEADO

R-U.|OGS¡I¡^S O€ tASPAI¡C|P^LES |CTMÍ]AD€S 0E UENTIOAO

FL N OPEF ¡1rO ltsrn¡roil L

PF€SrlrJESfO n|sm(t|oN&NCLI YEI@ tporFrc¡ocilEs YEV Lr¡CpftES

ESIADG FI{¡¡|CGM

NFoñaes o€ ll¡fioRhD€ilt tct s

PLAX AilJ& OÉ AI¡íTORIAftc[rm¡oo REPnoGR{r cÍI{€s(o^r)

ilrcñ¡ES 0€ EV|LUrctd{ DÉt Pu¡,¡¡¡t¡Át 0€ AtDfToflA

n€suf,il o€ us o€crs¡or¡Es nÁsuPofifatEs ADoPT oas PonuAlt^ orR€cqo¡

F€Sd-ttbflEs Y DTRECIW SE|fnoÁs PoR u g¡fl0Ao

@wENro6 Y @ilm^TooT8^SC€NO€NT€S

M$¡Ontr

nÉucroN 0€ Fl¡rcroilAAros 0€L €l¡noAD

mMc¡ot¡Es

?2t

INSTRUCCIONES

Este archivo se debe implantar para cada entidad sujeta acontrolyestaráconformadoporun@n¡untodedocumentosen losque se inctuyen copias y extraclos de información de interés, deut¡l¡zación continua o necesaría para futuros exámenes.

Se actualizará periód¡camente a f¡n de perm¡tir su fácil utiliza-ción, espec¡almente en la fase de plan¡ficac¡ón de la auditorla.

ElArchivo Permanente se cod¡ficarácon la letra P, hab¡éndoseestablecido la coditicación alfanumér¡ca para los diversos docu-mentos, señalados en el reverso de la taDa de d¡cho arch¡vo.

Respecto a la codif¡cac¡ón de los documentos que confomanlos Cód¡gos P1 , P2 .... P19 delArchivo Permanente, podrá utilizar-se lahumeración correlativa (P1.1, P1 .2,... Pl.N o P1l1 ,P112, ....P1/N) u otra, de carácter práctico, a criterio del auditor.

oebe señalarse que a paftir del código P2o, el auditor podráincluir documentos ad¡cionales de naturaleza permanente, deacuerdo a las circunstancias.

Los documentos que se retiren de las diversas secc¡ones delArch¡vo Permanente, serán trasladados a otro legaio de informa-c¡ón inact¡va, dejándose en su lugar una cédula donde se señaleel t¡po de documento y las razones de d¡cho traslado.

REGULAN SU FUNCIONAMIENTO

INSTRUCCIONES

Esta sección debe contener información sobre la Ley OrgánFca de la entidad o Ley de Creación de la entidad y una relac¡ón deLeyes, Decretos Legislativos, Decretos Leyes, Decretos Supre-mos, Resoluciones, Estatutos y demás normat¡va aplicable.

Se deberá preparar un fnd¡ce donde se describa toda ladocumentac¡ón que se archivará en esta sección, consignándosela referencia de la codificación yel título o contenido del documentoreferido. E¡emplo:

ÍNDIcE

Referencia

P1. I a P1.18

Pl.19 a P1.50Pl.51 a P1.nnPl.nn

Conten¡do

Ley Orgán¡ca de laenüdadDecreto Legislativo XXEstatutos

Lima,jueves 24 de diciembre de qperuono

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL APROBADO

INSTRUCCIONES

Esta sección debe contener una copia o fotocopia autent¡cadadelOrganigrama Estructuratvigente, aprobado por la Alta Oirec-c¡ón de la ent¡dad que corresponda. En caso que el organigramano se encuentre aprobado, se deberá archivar con el comentariorespectivo, a fin de mantener la evidencia de esta s¡tuación.As¡m¡smo, se incluirá de considerarse necesario el organigramaanter¡or. .

La coditicación, actualización, lraslado o retiro de este docu-mento, se efectuará de acuerdo con los criterios señalados en lasf nslrucciones del Archivo Permanenle.

Opcionalmente, de existir, se podrá incluir el organigramafuncional de la entidad, documento al cual se le dará s¡milartratamiento al expuesto anteriormente.

P2

REGLAMENTo oE oRGANIZACIÓN Y FUNCIONES - IROF)APROBADO

INSTRUCCIONES

Esta sección debe contener copia o fotocopia autent¡cada delReglamento de Organizacióny Funciones (FIOF) v¡gente aproba-do por la Alta Dirección de la entidad. En caso, que este documentono se encuentre aprobado, se deberá archivar con el comentarlorespectivo, a f¡n de mantener la evidencía de esta situación.

La codificación, aclualización, traslado o ret¡ro de este docu-mento. se realizará de acuerdo con los criterios indicados en lasInstrucciones del Archivo Permanente.

9e

MANUAL OE OBGANIZACTÓN Y FUNCTONES - IMOF)APROBADO

INSTRUCCIONÉS

Esta sección debe contener una copia o lotocop¡a autent¡cadadel Manual de Organízación y Funciones (MOF) aprobado por laAlta D¡recc¡ónde laentidad. En elcaso, que este documento no seencuentre aprobado, se deberá archivar con el comentarb res-pectivo, a lin de mantener la ev¡denc¡a de esta situación.

La codificación. actualización. traslado o retiro de este docu-mento, se realizará de acuerdo @n los cr¡ler¡os indicados en lasInstrucciones del Archivo Permanente.

P4

MANUAL DE PROCEOIMIENTOS APROBADO

INSTBUCCIONES

Esta sección debe contener @pia o fotocopia autent¡cada delos Manuales de Procedim¡entos aprobados por la Alta Direcciónde laentidad que seencuentran vigenteso en uso. Enelcaso, queestos documentos no se encuentren aprobados, se deberá archi-varcon el comentario respectivo, a fin de mantenerla evidencia deesta situación.

La codil¡cac¡ón, actualización, traslado o retito de los docu-mentos, se efectuarán tomando en cons¡deracíón los críteríosseñalados en las Inslrucciones delArch¡vo Permanente.

P5

INSTRUCOONES

Esta s€coón &ü¿ -',9*I':: tJ"JXn;iTñ:?',*::lHi3l[:¡cürldad€s do la erilided' dondetüüt;*" ;n¡*sriwosv oe las princ¡pales transaccrones

i"üdqe" qre *':"1i11:?:itl',:á: i?Í151'é 'o.

ro"u.L¡ codilicaoóñ' actEll':¿ao(

lnt]ü. "á'a"átÁn.raate¡docon

los criter¡os señalados en

ü'ñüuad"*t del A¡chivo Permanente'

P6

PLAN OP ERANVO I N9NT!JC!9.NAL

INSTRUCCIONES

Esta sección conlendrá cop¡a o fotocopia autenlicada del Plan

Ooerat¡uó lÁlrru"ional aprobado por la.Atta DirecciÓn.de la enti'

dád, con relación a los últ¡mos años As¡m¡smo' Inclulra los resuF

taJés y logros atcanzados en las metas y objelivo-s-ll"^t1d-o:-'---iicod-ificación, actualizaci<Jn , ret¡ro o traslado de este docu-

mento.ie eleauará de acuerdo con los criterios ¡ndicados en las

lnstrucciones del Archivo PeÍl|anente'

PRESUPUESTO tNSTfTUCIONAL - INCLUTENDO

INSTRUCCIONES

Esta sección debe contener copia o lotocopia autenticada del

últ¡mo oresuDuesto ¡nstitucionalaplobaclo por la Alta DirecciÓn de

la entibad así como de los ejercicios anteriores' Además' se

incluirá la documentac¡ón sobre mod¡ficaciones presupuestarias

aprobadas y evaluaciones realizadas por el área responsable en

forma trimestral o semestral.La codilicación, actualización , traslado o reüro de este docu-

mento, se real¡zará de acuerdo con los criterios indicados en las

lnstrucciones del Archivo Permanente.

P8

Lima,jueves 24 de diciembre de 1998

ESTADOS FTNANCIEROS

INSTRUCCIONES

Esta secc¡ón debe contener copia o fotocopia autenticada de

los últimos estados linancieros definitivos preparados por la enll-

dad.---hespecto a los estados financieros, se debe indicar, si éstos

han sido o no exam¡nadop porAud¡tores Externos o por el c)rgano

de Aud¡torfa Interna de la enüdad'- Ásimismo, se deberán preparar papeles de traba¡o que.resu'

r"" á n"irtáiá de los pñncipales'ru'bros de los reportes finan'

á"iái .üitoo convenieáte señalar su significancia económica

i."i"i¡"t¡oao) "n

unidades monetarias o porcentuales'' -La

coaifiácion, aclualización, traslado o retiro de estosdocu'

menios, se efectuarán de acr¡erdo con los criterios señalados en

las Instrucciones del Archivo Permanente'

P9

¡rhis-..".. *_

Lima,jueves 24 de diciembre de I 998 Pá9. 28L

INFORMES DE AUD]TORíA

INSTRUCCIONES

Esta sección debe contenercopia o fotocopia autenticada delos informes correspond¡entes a las auditorfas y exámenes espe-ciales realizados a la entidad por la Contralorla Generaf de laRepriblica, Órgano de Auditorla I nterna o Sociedades de Auditorf a.

El Equipo de Auditorfa que se designé para examinar a laentidad debe preparar papeles de trabajo que resuman el conte-nido de los citados inlomes sobre aspectos importantes quetengan relác¡ón o afecten elalcance del examen a realizaGe.

As¡mismo se debe preparar un fndice donde se describa todala documentación que se archivaá en esta secc¡ón, óe maneraanáloga a lo e¡empl¡licado en las secriones precedentes.

La codificación, actualización, traslado o retiro de los docu-mentos, se electuarán de acuerdo con los criter¡os señalados enlas Instrucciones del Arch¡vo Permanente.

P10

DENUNCIAS

INSTRUCCIONES

Esta secc¡ón debe contener una relación de las denunciaspresentadas portelceros a laentidado a la Contralorfa General dela República, sobre hechos presunlos de taltas graves o ¡ndiciosrazonables de @misión de delito contra la entidad.

Al respecto se debe prepararpapeles de traba¡oque resumany clas¡fiquen aspeclos importantes que perm¡tan obtener ¡nfoma-ción que pueda afeclar los ob¡etivos y alcances del examen arealizarse.

La codificac¡ón, actualización, traslado o retiro de los docu-menlos s€ etectuará de acuerdo con los criterios indicados en las¡nstrucciones del Arch¡vo Permanente. No obstante. es conve-n¡enle preparar un fnd¡ce en donde se detalle toda la documenta-ción que se arch¡va en esta sección. Elemplo:

íNorcE

Referencia Oenuncias

P11.1 a Pl1.15 Oenuncia sobre'x'P11.16aP11.N Denunciasobre'y'

P 11

PLAN ANUAL DE AUDÍTORíA INCLUYENDOREPROGRAMACTONES (OAr)

tNSTRUCC|ONES

Esta sección debe contener.mpia o fotocopia auténticada delos informes preparados por el Organo Auditorla Interna (OAl) enla ejecución de los Planes Anuales de Auditorfa, asf como de susreprogramaciones debidamente aprobadas por la Alta Oirecriónde la entidad y la Contralorfa General de la República.

Dichos informes deberán corresponder tanto al eiercício ac-tual y como a los años anteriores.

Se debe preparar un fndice donde s€ describa toda la docu-mentac¡ón que se archivará en esia sección, de manera análogaa lo ejemplilicado en las secc¡ones precedentes.

La codificación, actual¡zac¡ón, fashdo o rel¡ro de los doar'mentos se elecluará de acuetdo con loscriterios señalados en lasinstrucciones del Archivo Permanenle.

P12

TNFORMEOE EVALUACTÓN gEL PLAN

INSTRUCCIONES

Esla sección debe contener los papeles de traba¡o que descri-banen toma resumida los aspectos-más importantes delconteni-dode los informes evaluados porelOrgano Auditorfa Interna de laentidad en relac¡ón al Ptan Anual de Auditorfa.

De considerarse necesario se obtendrá copia o lotocopiaautenticada de la información important€ que @ntengan estosinformes.

La codmcación, acfuafización, traslado o retíro de los docu-mentos se realizará de acuerdo con los criterios señalados en lasinstrucciones del Archivo Permanente.

Pt3

I

ll-

RESUMEN DE LAS DECISIONES MAS TMPOR-TANTES"---'ÁóopuoAs PoR LA ALTA otRecctÓt'¡

INSTRUCCfONÉS

Est¡ secc¡ón debe contener los extractos de las decisiones

más ¡íportantas adoptadas por la Alta Dirección y que son de

¡nterés relevante re6Jn¡endo a los acuerdos de las ses¡ones que

so oncuentran rcgistradosen el L¡bfo de Actas del Directorio, Junta

de A¡tminisbacióñ o Sesionesdel Conce¡o Municipal' según seael

caso.De comiJera¡se necesario, se oblendrá fotocop¡a autent¡cada

da aqu€X€ aspeclos imPorlantes para ef auditor'

iospeao á los papeles de traba¡o preparados por el auditor(artr¿ctos), debefán @ntenercomo mfnimo el nomble de la fuente

ó l¡Uo, a t¡poOe sesión ordinaria o extraordinaria, el nÚméro de los

d¡rectores'que as¡stieron a la sesión y por último el número deñrmas al finalizar la ses¡ón.

[3 codificación, actualización, traslado o r€tiro de los docu-mentos. se efectuará de acuetdo @n los cr¡lerios señaladosen las¡nstrucciones del Archivo Permanente.

P14

Y OIRECTIVAS EMITIOAS POR LA

INSTRUGCIONES

Esta sección debe contener copias o lotocop¡as autenticadasde las Resoluciones y Direct¡vas más importantes que hayaem¡t¡do la ent¡dad, debiendo arch¡varse cronológicamente.

La codificación, actualización, traslado o retiro de los docu_mentos, se efectuará de acuerdo con los critefios señaladosen lasinslrucciones del Archivo Permanente. No obstante, es @nve-niente ptepararun fndice, donde se detalle toda la documentaciónque se arch¡vará en esta sección. Ejemplo:

tNotcE

Referencia Besoluc¡ones y/o Directivas

P15. 1 a P.15.16 Flesolución Nc xPl5.17aP.15.30 Direct¡vaNeyP15.31 a P.15.N D¡rectiva Ne z

P15

€f Peu¡ono Lima,jueves 24 de diciembre de 1998

CONVENIOS Y CONTRATOS TRASCENDENTES

INSTRUCCIONES

Esta secc¡ón está relerida a los contratos a'largo plazo'celebrados por la ent¡dad y que se encuenlren en vigencia.

Siempreque sea posible se obtendrá copia o fotocopia auten-ticada de todos los contratos de importancia. Si esto resultara¡mpract¡cable, se prepararán resúmenes de todos los puntosimportantes cDntenidos en tos m¡smos.

Esta documentación será archivada en orden cronológico ydeberá incluir entre otros, los conven¡os suscritos por la entidadcon Organismos Nacionales e lnternacionales, decarácterpúblicoo privado; asl como, los contratos de honorar¡os oot serv¡cios.alquileres, créditos y deudas a largo plazo y otros similares.

Las copias o resúmenes de @ntratos que afecten a un soloeiercicio deben archivarse en fos archivos de papeles de trabajodel eiercic¡o respectivo. Depend¡endo de su volumen y s¡gnitican-cia, pueden archivarse, a criterio del aud¡tor, en el'ar¿h¡vo oeplanif¡cacíón o en otro que considefe adecuado, de acuerdo a lascrrcunstancias.

ta codif¡cación. actualización, traslado o retiro de los docu-mentos, se efectuarán de acuerdo con los criterios señalados enlas ¡nstruccionesdelArchivo permanente. No obstante. es conve-nienle preparar un fndice.

P16

MEMORIA

INSTRUCCIONES

Esta sección contendrá un ejemplar de la última MemoriaAnual aprobada por la Alta Dirección de la Entidad, asf comomemorias de los 4 años anteriofes.

La codil¡cación, actual¡zac¡ón. traslado o retiro de los docu-mentos, se efectuarán de acuerdo con los criter¡os señalados enlas instrucc¡ones del Archivo Permanente.

P17

Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 @€fWOONACIONES

INSTRUCCIONES

Esta sección contendrá los papeles de lrabalo que describanen forma fesumida los conven¡os nacionales e internacioflales dedonaciones más imDortantes suscritos por la entidad.

De considerarse necesario se obtendrá lotocopia autent¡cadade los convenios cuya información se cons¡dere ¡mportante.

La coditicación, actualización, traslado o reñro de los docu-ñentcs, se efectu ará de acuercF. @n los cr¡terios señalados en lasinstrucciones del Archivo Permanente. No obstante, es conve-niente preparar un fndíce, donde s€ detalle t¡oda la documentaciónque se archivará en esta sección. Elemplo:

ft¡otce

Referenc¡a Donaciones

P19.1 a P19.10 Donación'x'P19.11aP19.30 Donación'y'Pl9.31 a P19.N Donación'z'

P19

RELACIÓN DE FUNCIONABIOS DE LA ENTIDAD

INSTRUCCIONES

Estia sección conteridrá una relación de los funcionarios y ex-funcionarios de la entidad cons¡derando aquellos relacionadosoon las áreas examinadas.

La relación del personal de la entidad a ser archivada deberá@ntener como mlnimo: el nombre completo, cargo, área donc,elabora, período de gest¡ón, condic¡ón laboral, dirección domicil¡a-ria, teléfono u otra informac¡ón que se consícfere importanle. Elc¡iado documento deberá estar aprobado por un funcionario res-ponsable de la entidad.

La coditicación, actual¡zac¡ón, lraslado o retiro de los docu-mentos. se efectuará de acuerdo con los criterios señalados en lasinstrucciones del Archivo Permaneote.

Pr8

<¿,CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

REFERENCTA DEL LEOATO .......... OE .........

II. ARCHIVO DE PLANIFICACION

FECHA rNrc|( fEBr,|INO

FECTIA

ENTIDAD A¡',OÍTAOA

-

SIGLAS:

-

UNIDAD

-

: ARFAJSIAEXAMINAR

ruDroFfA o€ EE.FF. gAUDtroR[aoEAsuñfosFNANctERos OAUoIToRIAoEGESTIÓN OruO|fOR¡A ENFOOUE INTEGML OEXAMENESPECIAL oPEftOOo EVAIUADO: O€¡

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It. ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN

INSTRUCCIONES

En este alch¡vo se inclu¡rátoda la documentación sustentado-ra (elacionada con el proceso de planificación de la aud¡toria y elplan de auditorfa propiamente d¡cho.

El archivo de Planilicación deberá contenel cnter¡os y nerra-

mientastécn¡cas utilizadas para la plan¡tlcación de la aud¡torÍa, asÍcomo informac¡ón sobre el estudio preliminar de los Sistemas

administrativos de la enüdad que estén denko del alcance del

exa¡nen.El Archivo de Plan¡licación se codilicará con la leiraL' habién'

dose establecido la codif¡cac¡ón alfanumérica para las diversas

cédulas. señaladas en el reverso de la lapa de dicho archivo.Para la cod¡ficación de los documentos que confolman los

Cód¡gos L1 , 12,.. y L7 del Archivo de Planificación, también podráutilizarse la numeración correlativa ( L1.1 , Ll .2 ...L1 .N o L1/1 , L1l2,........L1|n) u otras de carácter práctico, a criter¡o del auditor.

A partir del Código L1 3 el aud¡tor podrá incluir nuevos docu-mentos de planiricación de acuerdo a las circunstanc¡as.

Debe señalarse oue la codificac¡ón de las áreas adm¡n¡strati-vas u operativas examinadas, se electuará de acuerdo a la formapropuesta. Eiemplos : LA para elÁrea de Abastecimiento, LB parael Area de TesorerÍa. etc.

MEMORÁNOUM DE PLANIFICACIÓN

INSTRUCCIONES

En esta secc¡ón se debe archivar el Memorándum de planifi-cación y los papeles de trabajo que sustentan el m¡smo, esto es laestrategia general a aplicarse, derivada del cabal conoc¡m¡ento ycomprens¡ón de las activ¡dades, sistemas de controle ínformacióny disposiciones legales aplicables a la entidad examinada, euepermitan evaluarel nivelde riesgo de auditoría, así como deteÍmhnar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de losorocedimientos de auditoría.

El Memorándum de Planilicac¡ón deberá estructurarse y con-tener como mínimo, toda la ¡ntormación señalada en la Norma deAuditorÍa Gubernamental NAGU 2.20 Plan¡ficación EsoecÍfica.

La codificación de esle documento se electuará de acuerdocon los criterios señalados en las instrucc¡ones del Arch¡vo dePlanificación.

Su elaboración es de responsabilidad del auditorencargado ydel supervisor del equipo de auditorÍa, y su aprobac¡ón de losniveles gerenc¡ales correspondienles.

L1

PROGRAMAS OE AUOITORíA

INSTRUCCIONES

En esta seccíón se incluirán los Programas de Aud¡toríaelaboradosen base a losobietivos del examen que se encuedrancons¡gnados en el Memorándum de Planif¡cación. Los programasde aud¡toría deben estar aprobados por los n¡veles gerencialescorrespond¡entes para que puedan ser aplicados durante la fasede ejecución. Elprograma de auditorladebe serlo suficienternentedetalladode maneraque sirvade gulaycomomedio paracontrolarla adecuada ejecuc¡ón del examen, contemplando su estructurabásica, obietivos y los proced¡mientos mín¡mos de auditoría.

En esta sección se deben arch¡var los programas de auditorÍa,los cuales comprenden una relación ordenada de procedímientosa ser apl¡cados en el proceso de la auditorfa, para la obtención deevidenc¡as suficientes, competentes y relevantes.

Asimismo, dichos programas de auditorfa deben serflexibles,de talforma que en eltranscurso delexamen oermitan modificac¡o-nes, mejorasyatustes en los procedimientos previamente estable-cidos (procedim¡entos alternativos).

ACTUALIZACION DEL ARCHIVO PERMANENTE

INSTRUCCIONES

En estasección se incluirá la documentaciónque ha perm¡tidoconcluir con la actualización del archivo permanente y la atenciónde los puntos pendientes resultantes del 'conocimiento y entendi-m¡ento de las actividades de la entidad'. /

CONOCIMIENTO Y ENTENDIMIENTO PREVIO DE LASACTIVIDADES OE LA ENTIDAD

INSTRUCCIONES

Esta sección debe ¡nclu¡r los papelesdetrabalo que sustentanel conocimiento y entend¡eminto de tas act¡vidades de la ent¡dadque provienen de los estudios y visitas preliminares electuadas ala entidad examinada.

Lima, jueves 24 de diciembre de I 998 Pág.

pnoceoil¡lle¡¡los oe RevtslÓH tN¡r-íTtc¡

INSTRUCCIONES

En esta sección se incluyen los papeles de trabaío ouesustentan los resultados de la apl¡cación de tos procedimie;tos derevis¡ón analítica, tales como los relativos a la comparación de losEalances Generales, part¡cipac¡ón porcentual de cad acon1onen-te o rubro del Balance y del Estado de Gestión, análisi del marcopresupuestal, etc.

DE LA EttTtDAD

INSTRUCCIONES

En esta sección se ¡ncluyen tos papeles de trabajo relac¡ona-clos con los componentes referidOs a los Estados Financieros yPresupuestales, a los planes y programas del marco legal ynormativo aplicable a la entidad.

ENTREVISTA CON FUNCIONARIOSDE LA ENTIDAO EXAMINADA

INSTRUCCIONES

En esta sección se incluyen los papeles defabaio elaboradoscomo resultado de las entrevistas con los func¡onarios de laent¡dad de acuerdo con una agenda preparada.

€f Pen¡snDLima,jueves 24 de diciembre de 1998

INSTRUCCIONES

En esta sección se incluyen los papeles de trabalo que revelan

a com<¡rniento qúe se há obtenido de las operaoones mas

iñportañtc do la ontidad.

lc

gvatu¡clóN oe tn estnucluRtOEL COÑTROL INTERNO

INSTRUCCIONES

En esta sección se incluyen los papeles de trabaio quesustentan la evaluación de la estructura del control intemo. efec-tuado por elaud¡tortales como: elambiente de control, estudio delsislema de contabilidad, proced¡miento de control, etc.

L9

INSTRUCCIONES

En esta sección se incluyen lospapelesdetrabaio que revelanlos resultados del análisis efectuado y consideradas en las cédu-las anter¡ores que en conjunto han perm¡t¡do establecer los com-ponentes u operaciones que selán examinados.

L10

DETERMTNACTÓN PRELTMTN¡R pELRIESGO DE AUDITORIA

INSTRUCCIONES

En esta sección se incluyen los papeles de habaio quesustentan los resultados obtenidos de la evaluación preliminar delRiesgo de Auditoría, y se detallarán los fac'tores de riesgo y encada uno, se ident¡licarán los riesgos inhe(entes y de cont(ol queafectarán al proceso de la audilorfa. Asimismo, se consignarán enbase a la experiencia profesional,los niveles de riesgoquepuedenser: alto, moderado o ba¡o.

La preparación y revisión de esta cédula de trabaio, es deresponsabilidad del aud¡toÍ encargado y del supeMsordel equipode auditorla, respectivamente.

La codilicación de estos documentos se efeciuará de acuerdocln los crilerios señalados en las instrucciones del Archivo dePlanificación.

L11

Lima, jueves 24 de diciembre de 1998 m€fpeu¡ono Pág. 287

DETERMINACIÓN DE LOS CRITERIOSDE MATEFIALIDAD

INSTRUCCIONES

En esta sección se deben incluir los papeles de trabajo quesustentan los criterios de materíalídad o de importancia relalÍva,determinados por el equipo de audilorfa con los n¡veles gerencia-les corespondientes yque s¡rven como parámetros de med¡c¡ón,evitando con ello que el examen se diriia hacia asuntos insignifi-cantes y complicados y se distraiga esluezos en el proceso de laauditorfa.

La preparación y revisión de esta cédula de traba¡o es deresponsab¡lidad del auditorencargadoydel supervisordef equipode auditorla, respectivamente.

rpENrFrcAcróN pE LAs ÁREA9 cRíTlcAsY PUNTOS DE ATENCION

INSTRUCCIONES

Esta secc¡ón debe incluir papeles de traba¡o que sustentan elanál¡sis efectuado para ¡dentit¡car las áreas crft¡cas que revistenmaterialidad, asícomoaquellascédulasquecomoresultadode losprocedime¡nlos anteriormente aplicados, amer¡taron la atencióndel aud¡tor y que tiene relación con el trabajo de auditorla a

eiecutar.

<¿lCONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

REFERENCIA OEL LEGA'O .......... DE .........

ENÍIOAD AJoIfADA

-

slcL s:

-

UBICACION:

-

UNIOAD

PGRIoOO EVALUADo: H

-

Al"

ARCHIVO COBRIENTE DE AUDITORíAFINANCIERA

ÍRAEAJO OE CAMPO

r¡cLUlDO

@0 @I{IE¡IIDO NCtU00( )

CONIENIOO

FI

FA

FC

CD

FH

flFJ

FX

B¡I¡¡ICE DE @TTPTSAOÓ}I

ES¡ DOS FtMrCl€BoS

CAJA BAT@

VAORES NE6@A8IES

CLEffTAS POR COBRAA

EX|srE,{Cr¡S

GAÍOS P¡G¡O6 PORAD€LAMAOO

NVEn$ONES 6r VAOñ

5MJEA.ES, I¡AO. Y Ed¡PO8

BIEN€S AGMPECItrRIOS

E|ENES C|ITMrES

r¿FR €STnUCTUn¡ PtBUCr

orrcs tgll\ros

PrcVEEOORES

TRIEUIOS POR PAGAR

FN

FC)

FP

K)

FS

FU

FX

OINAS CUENTAS FOR PAOAR

Pmuslü{ D€ BstÉFtctossocu¡-Es

DEID :¡ A UnGO PI¡ZO

NGfiESOg Y/O CoSTOSOIAFKX¡

PAIEI¡FNIO

ESTADP D€ RESIIÍ^OO O OEG€STr)N

cr.El¡TAs 0E oFo€N

REVISADO POR FIFMA FE@IA

GERENTE

SUBGERENTE

SUPEBVISOR

ENCAFGADO

FECHA tNlclo T€RMINO

\RCHtVO aEctsrD( FECHA

Eq,IFO DE AUttfoSlA

c¡lEoodr rút/88É

OaMt.

Ssb!É[nb

Supryig

EÉE¡do

PÁ8. 288 €f poüIono Lima, iueves 24 de diciembre de 1998

m. ancHlvo coBRlENrE DE AuDfroñiA FINANcIERA

TNSTRUCCIONES

Eneste archivo se incluirán los papeles de trabajoy docum€n-

to" tuai"ntato¡os conespondienles a la auditoría a los Estaoos

ñnanoeros a una lecha determinada'Debe soilalarso que este archivo dgbefl conlelll1: ::9^ul:s

maH-s y auxit¡ares, elaboradas pol elauditoren base al oalance

;;d;.b;¿;, aiicomo a los rslados Financierosa la fecha

ürñtñJá *liáiná¿o, ¿"0¡o"t"nte aprobados porel titularde la

cnüded.-"Eit¿,iuo Coniente de AuditorÍa F¡nanc¡era se codificará con

r" nÉ-F. n tundose establecido la codificación altanumérica

Éñ-ñt di""t"". cédulas señaladas en el reverso de la tapa de

dicho arcnvo.

::I'¡;,. IFl

I..:: i'-i':: :

jr

BALANCE OE COMPBOBACTÓN

INSTRUCCIONES

En esta sección se incluirá el balance de comprobac¡ón de laentidad a la fecha del examen, el cual debe estar debidamenteaprobado por los tunc¡onarios responsables.

Oebe señalarse que a crilerio del auditor, podrá ¡ncluiren estasección las cédulas matrices y auxiliares formuladas en base albalance de comorobación.

Se codif¡cará este documento de acuerdo con el criter¡oseñalado en las instrucciones del Archivo Corriente de AuditoríaFinanciera.

F1

ESTADOS FINANCIEROS

INSTRUCCIONES

Enesta sección se incluirán los Estados Financierosala fechadel examen (balance general, estado de ganancias y pérdidas,estado de cambios en el patrimon¡o nelo y estado de fluios deefectivo) debidamente aprobados por los niveles gerenc¡ales otitulal de la ent¡dad examinada.

Se codilicarán estos reoortes de acuerdo con el criletio seña-lado en las ¡nstruccionesdelAfchivo Corriente de Aud¡toría Finan-ciera.

f¿

CAJA BANCOS

INSTRUCCIONES

Esta sección incluirá la correspondiente cédula matriz y lospapeles de trabajo que sustentan la evaluación realizada por elauditor, sobre la razonabil¡dad del saldo del rubro, debidamentereferenciados. Asimismo incluirá los anális¡s de la cuenla elabora-dos por la entidad, conteniendotoda la inlormación que se requierapara su examen. También se ¡nclu¡rán en esta sección las res-puestas obten¡das de las c!nfirmaciones solicitadas a las entida-des bancarias, debidamente referenciadas a sus cédulas decontrol y papeles de trabajo.

Finalmente. deberá incluirse la conclusión del rubro en lacédula matriz o hacerse referencia en ésta a la cédula en donde seenclJenre.

Se codificarán estos documentos de acuerdo con el criterioseñalado en las ¡nstrucc¡ones del Archivo Corriente de Aud¡torfaFinanc¡era.

FA

Lima,jueves24dediciembredelee8 @ €f DeU¡lf¡O

lNsfBUcctoNEs

Esta sección incluirá la conespondiente cédula matriz v lospapeles de trabajo que sustentan la evaluación realizada o'or elauditor, sobre la razonab¡lidacl del saldo del rubro, debidamente¡eferenciados. Asimisrno, debe¡á incluir los análisis de las cuentas@nformantes formuladas por la ent¡dad, conteniendo toda lainformac¡ón requerida para su examen.

F¡nalmente, deberá incluirse la conclusión del rubro en laédula matr¡zohaceGe referenciaenéstaa lacédulaendondeseenaJentre.

Se codificarán estos documentos de acuerdo con el criterpseñalado en las instrucciones del Archivo Coriente de AuditorfaF¡nanciera.

ró

CUENTAS POR COBRAB

INSTBUCCIONES

Esta sección inclu¡rá la correspondiente cédula matriz y lospapeles de trabaio que suslentan la evaluación realizada por elauditor, sobre la razonabilidad del saldo del rubro, debidamentereterenciados. Asimismo, incluirán los anál¡s¡s de las cuentasconformantes ( cuentas por cobrar comerc¡ales, cuenlas porcobrar d¡versas, provis¡ones para cobranza dudosa) formuladospor la ent¡dad, conteniendo toda la información requerida para suexamen.

Finalmente, deberá incluirse la conclus¡ón del rubro en lacédula matrizo hacerse relerencia en ésta a lacédula en donde seencuenÍe.

Se cod¡ficarán estos documenlos de acuerdo con el critenoseñalado en las instrucciones del Archivo Corriente de AuditorfaF¡nanciera.

FC

EXfSfENCtAS

INSTRUCCIONES

Esta sección incluirá la conespondiente cédula matriz y lospapeles de trabajo que sustentan la evaluación realizada Dor elaudilor, sobre ta ¡azonabilidad del saldo del rubro, debidamen¡ereferer¡ciados. As¡m¡smo, incluirán los análisis de las cuentasconformantes ( productos terminados, productos en proceso,materias primas, suministros diversos y existenc¡as por recib¡r )formuladas por la entidad, conteniendotoda la información reque-rida para su examen.

Finalmente, deberá incluirse la conclusión del rubro en lacédula matr¡z o hacerse referencia enéstaa lacédula endonde seenq¡entfe.

Se codificarán estos documentos de acuerdo con el criterioseñalado en las instru@iones del Archivo Coñiente de AuditorfaFinanciera.

FD

GASTOS PAGADOS POF ADELANTADO

INSTRUCCIONES

Esta sección ¡ncluirá la corespondiente cédula matriz y lospapeles de trabaio que sustentan la evaluación realizada por elaudilor, sobre la razonabilidad del saldo del ¡ubro. deb¡damentereferenciados. Asimismo, incluirán los análisis de las cuentasconformantes (seguros, alquileres pagados por adelantado, eintereses por devengaf , etc.) elaborados por la entidad, contenien-do toda la intomación requerida para su examen.

Finalmente, deberá incluirse ta conclusión del rub¡o en lacédula mairizohacerse referenciaen ésta a lacédula en donde seencuentre.

Se cod¡ficarán estos documenlos de acuerdo con el criterioseñalado en las instrucc¡ones del Archivo Corriente de AuditorfaFinanc¡era.

FE

Lima, jueves 24 de diciembre de I 998

INMUEBLES. MAOUINARTAS Y EQUIPOS

INSTRUCCIONES

Esta sección incluirá la correspondiente céduta matriz y lospapeles de trabaio que sustentan la evaluac¡ón realizada por eliubitor. sobre la razonabilidad del saldo del rubro, debidamente

referenciados. Asimismo, incluirán los anális¡s de las cuentas

conformantes (edif¡cios, maquinarias y equ¡po, muebles y ense-

res, etc.) elaborados por la entidad, conten¡endo toda la ¡nforma'

ción requerida Para su examenFinalmente. deberá incluirse la conclusión del rubro en la

cédulamatriz o hacerse referencia en ésta a la cédula en donde se

encuentre.Se cod¡ticarán estos documentos de acueldo con el cr¡terio

señalado en las instrucciones del Archivo Corriente de Auditorfa

Financiera.

FG

*

*5

INSTBUCCIONES

Esta Sección inctuirá la clnespondienle cédula.matriz y los

pape-ráJde trabaio que sustentaliaevaluación realizada por el

á"-iñói,.o¡t" r" iazónab¡lidad del saldo del.rubtor d:¡ld:T"-l*;ü;'.¡;d.;. ¡s¡tltto, inclu¡rán los análisis de las cueilas

conlomantes elaborados por la entidad' conteniendo toda la

informac¡ón requerida para su examen'

Finalmente, deberá incluirse la conclusión del rubro en la

"éd;ü;;;;;U;rse rererenciaen ésta a lacédulaen doncle se

encuenre.

Se codificarán estos documentos de acuerdo con el criterio

sena]á¿o en tas ¡nstrucc¡ones del Arch¡vo Corienle de Aud¡loría

Financ¡era.

rT

BTENES AGROPECUARIOS

INSTRUCCIONES

Esta sección ¡nclu¡rá la correspondienle cédula matriz y lospapeles de iraba.io que sustentan la evaluación realizada por el

áubitor. sobre la razonab¡l¡dad del saldo del rubro, deb¡damente

referenc¡ados. Asimismo, incluirán los anál¡s¡s de las cuentasconformantes (plantaciones permanentes, ganado reproductor'etc.) lornrutadas gorla entidad, conteniendo toda la informaciónrequerida para su examen.'F¡nalmente,

deberá ¡ncluirse la conclusión del rubro en la

cédula matrizohacerse reterencia en ésta a lacédula endonde seencuentre.

Se codificarán estos documentos de acueldo con el cr¡lerio

señalado en las instrucciones del Archivo Coniente de AuditoríaFinanciera.

FH

BIENES CULTURALES

INSTRUCCIONES

Esta sección incluirá la conespond¡ente cédula matriz y lospapeles de traba¡o que sustentan la evaluación realizada por el

áubitor. sobre la razonab¡lidad del saldo del rubro, debidamentereferenciados. Asimismo, inclu¡rán los análisis de las cuentas

@nformantes elaborados por ¡a entidad' conten¡endo toda lainformación requerida pala su examen.

Fínalmente, deberá ¡ncluirse la conclusión del rubro en la

céduta matriz o hacerse referencia en ésta a la cédula en donde se

encuentre.Se codi{icarán estos documentos de acuerdo con el criterio

señalado en las ¡nstrucc¡ones del Atch¡vo Corriente de AuditoríaF¡nanciera.

Lima, iueves 24 de diciembre de

TNSTRUCCtONES

Esta sección incluirá la corespondiente cédula matr¡z y lospapeles de trabaio que sustentian la evaluación realizada por elauditor, sobre la razonabilidad del saldo del rubro, debidamentereferenciados. Asimismo, íncluirán los anál¡sis de las cuentascontormantes { caneteras, cam¡nos, puertos, represas, etc.) for-muladas porla entidad, conteniendotoda la información requeridapara su examen.

F¡nalmente, deberá incluirse la conclus¡ón del ¡ubro en laédula matrizohacerse referencia enéstaa lacédula endonde seenqJentre.

Se codilicarán estos documentos de acuerdo con el criterioseñalado en las instru@iones de¡Arch¡vo Coriénla de AuditorfaFinanc¡era.

orBosAcTlvos

INSTRUCCIONES

Esta sección incluirá la corespondiente cédula matriz y lospapeles de traba¡o que sustentan la evaluación real¡zada por elauditor. sobre la razonabilidad del saldo del tubro, debidamentereterenciados. Asim¡smo, ¡ncluirán los anális¡s de las ct¡entasconlormantes (patenles, marcas, etc.) formulaclos por la entidad'conteniendo toda la ¡nformación requerida para elexamen.

F¡nalmente, deberá incluirse ¡a conc'lusión del rubro en lacédula matrizo ha@rserelerenciaenésta a laédula en dondeseencuentre.

Se codif¡carán estos documentos de acue¡do con el criterioseñalado en las instrucc¡ones del Arch¡vc CoÍiente de AuditorlaFinanciera.

FK

PROVEEDORES

INSTRUCCIONES

Esta sección incluirá la @nespond¡ente cédula matriz y lospapetes de trabajo que sustentan la evaluac¡ón realizacla por elauditor, sobre la razonabilidad del sáldo del rubro, debidam€ntereferenc¡ados. Asimismo, inclu¡rán los anális¡s de las cltentas@nformantes, (obligacion* contraldas por compra de bienes,servicios, ejecuciófl de obras etc.) tomulados por la ent¡dad,contenierdo toda la ¡nformación requerida para elexamen.

Finalmente. deberá incluirse la @nclus¡ón del rubro en lacédula matrizo hacerse referenciaenéstaa laoédula endondeseenctJentra.

Se codificarán estos documentos de acuerdo con el criterioseñalado en las instrucc{ones del Archivo CoÍíente de AuditorfaFinanciera,

FL

TRIBUTOS POR PAGAR

INSTRUCCIONES

Esta secc¡ón ¡nclu¡rá la co¡respond¡enle cédula matriz y lospapeles de trabajo que sustentan la evaluac¡ón realizada por el

auditor, sobre la razonabilidad del saldo del rubro, debidamentereferenciados. Asimismo, incluirán los anál¡sis de las cuentascontomantes (¡mpuestos, contdbuciones, etc.) tormulados por laentidad, conteniendo toda la ¡nformación lequerida para el exa-men.

Finalmente, deberá inclu¡¡se la conclusión del rubro en laédula matriz o hacerse referericia en ésta a la c#ula en donde seenqJentfe.

Se cod¡ficarán estos documentos de acuerdo c¡n el cr¡terioseñalado en las instrucc¡ones de¡Arch¡vo CoÍiente de AuditorlaF¡nanc¡era.

FM

OTRASIIJENIASIOB-PAGAB

TNSTRUCCIONES

E$a sección ¡ndu¡rá la colespondiente cédula.matriz y los

p"p"'ro o" u"¡.io que sustentan ia evaluación rcal.iza!1por^el

ñáü:*bt" h iazónabil¡dad del saldo del fulror d:¡]d:T9ltei-f"t"na¡"0o". lsimismo, irEluirán los análisis de las cuenlas

ánü-tminiá" tt"munerac¡ones y participaciones por pagar' ant¡-

;0"; t""bidoi, "tc.)

tormutadoipor la ent¡dad' conten¡endo toda

leinlormac¡ón requerida para su examen'- " ;ili;il, áeber¿ inctu¡rse la conclusión del rubro en la

¿¿"üñi¡ióila""tie relerencia en ésta a la cédula en donde se

dlqrtilta.-'-ü oo¿¡ri""t¿n eslos documentos de acuerdo con el criterio

r"nlñ¿i'"liitlnstrucciones del Archivo Coniente de Auditoría

F¡nencÉla.

FN

PROVISION DE BENEFICIOS SOCIALES

INSTRUCCIONES

Esta sección incluirá la correspondienle cédufa matriz y lospapeles de trabaio que sustentan la evaluac¡ón realizada por elauditor, sobre la razonabilidad del saldo del rubro, deb¡damentereferenciados. Asimismo, incluirá el análisis de la cuenta formula-da por la entidad, conteniendo toda la información requerida parasu examen.

F¡nalmente, deberá incluirse la conclusión del rubro en lacédula matrizo hacerse referenciaenésta a lacédulaendonde seencuentre.

Se cod¡ticarán estos documentos de acuerdo con el criterioseñalado en las instrucciones del Archivo Corr¡ente de AuditorfaFinanciera.

FO

I

I'¡

II,¡

i-1-1:J

-.:

DEUDAS A LARGO PLAZO

INSTRUCCIONES

Esta sección ¡ncluirá la coresgond¡enle cédula matr¡z y lospapeles de trabalo que suslentan la evaluación realizada por elaud¡tor, sobre ta fazonabilidad del saldo del rubro, debidamentereferenciados. Asimismo, incluirán los anál¡s¡s de las cuentasconformantes fotmuladas por la entidad, conteniendo toda la

información requerida para su examen.Finalmente. deberá ¡ncluirse la conclus¡ón del rubro en la

cédula matrizo hacerse referenciaenéstaa lacédula en donde seenc-trentre.

Se codificarán estos documentos de acuerdo con el criierioseñalado en las instruc€iones del Archivo Coniente de Aud¡torfaFinanciera.

FP

INGRESOS Y COSTOS OIFEFIDOS

INSTRUCCIONES

Esta sección inclu¡rá la conespondiente cédula matriz y lospapeles de traba.io que sustentan la evaluación real¡zada por elauditor, sobre la razonab¡l¡dad de las cuentas que representan losingresos y costos d¡feridos en eleiercic¡o, debidamente reterencia-dos. Asim¡smo, debe incluir los análisis de las cuentas conforman-tes formuladas por la entidad, conteniendo toda la inlormaciónrequerida para su examen-

Finalmente, deberá incluirse la corrclusión del rubro en lacédula mahiz o hacerse referencia en ésta a la cédula en donde seencuentre.

Se cod¡ficarán estos documentos de acuerdo con el criterioseñalado en las instrucciones del Archivo Corriente de AudltoríaFinanc¡era.

FO

Lima, jueves 24 de diciembre de

PATRIMONIO

INSTRUCCIONES

Esla secc¡ón incluirá la correspond,ente cédula mat¡¡z y lospapeles de traba¡o que sustentan ia evaluación realizada pbi e¡aud¡tor, sobre la razonabilidad det saldo del rub¡o, debidamentereferenciados. As¡mismo, ¡ncluirá los anál¡s¡s de las cuentas ¿on_fomantes (donaciones, incremenlos del mayor vator itnouiáó alos b¡enesdetactivotiio, etc.) formuladosporÉ entidád, óni"n¡en-oo tooa fa información requerida para su examen.

Ftnatmente, debefá ¡ficluirse la conclusión del rubro en lacédula matriz o hacerse referencia en ésta a la cédul"

"nOoná" ""enc1Jentre.Se cod¡f¡carán estos documentos de acuerdo con el criterio

señalado en las ¡nslrucciones del Archivo Corrienle de Audi6rtaFinanciera.

FR

ESTADO DE RESULTADO O DE GESTION

tNSTRUCCTONEq

Esta secc¡ón inclu¡rá la corespond¡ente cédula matr¡z y lospapeles de traba¡o que sustentan la evaluación realizada oor elauditor, sobre la razonabilidad de los satdos de las cuentas deingresosyegresos, deb¡damente relerenciados. As¡mismo, debe-rá íncluir los anál¡sís de dichas cuentas formufados por la entidaq.conteniendo toda la intormación requerida para su examen.

Finalmente, deberá incluirse la conclusión det rubro en tacédula matrizo hacerse relerenciaen éstaa lacédula endonde seenc1lenve.

Se codificarán estos documentos de acuerdo con el criterioseñalado en las instrucciones del Archivo Corr¡ente de Aud¡toríaF¡nanc¡era.

r¡

CUENTAS DE ORDEN

INSTRUCCIONES

_ Se incluye en ésta sección fa cédula sumaría o analftíca (acr¡lerio del audito4 y los papeles de traba¡o que sustentan elexamen realízado porelaud¡torsobre la razonabilidad del saldodelrubro. Asim¡smo, se inclu¡rán los análisis de dichas cuentasconformantes formulados por ta entidad, conteniendo toda ta¡nlormación requerida para su examen.

Se codificarán estos documentos de acuerdo con el criterioseñalado en las instrucciones delArchivo Corriente de Aud¡torÍaF¡nanc¡era.

-l

CUENTAS PRESUPUESTARIASl

INSTRUCCIONES

En esta sec-ción se incluye fa correspondiente cédula matriz ylos papeles de trabajo que evidencien el examen realizado por elauditor sobre la razonabilidad de los saldos de las cuentas presu,puestarias, las cuales registran las ¡nc¡dencias referidas a taeiecución y ciere del presupuesto de ingresos y gastos de laentidad. Asimismo, se incluirán los anális¡s de dichas cuentasformuladas pof la entidad, conteniendo toda la inlormación reoue-fida para su examen.

Finalmente, deberá incluirse la conclusión del rubro en lacédula malriz ohacersereterencia en ésta a ta cédula en dondeseencuentre.

Se codificarán estos documentos de acuerdo con el cr¡terioseñalado en las instrucciones del Archivo Corriente de AuditorfaF¡nanc¡era.

FU

L

<jlCONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

HEFÉAENCIA DEL LEGA'O ..."""' OE

IV. ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORíA DE

GESTIóN

BEVISAOO POR FINMA FECHA

GEBENTE

SUSGEBENTE

S{JPEBVISOR

ENCAAGADO

TRABAJO DE CAIIPO

FECHA tNtcto fERMINO

\ftcHtvo

:ENTRA¡.

BEg¡ts¡U( FECHA

Lima, jueves 24 de diciembre de 1998

NCLU.)o

coD cor{fE$00 MU-00( )

lo0 coffTEilroo

Gt

GH

G'

¡EASÍECMIENIO

PENOMI

TESoRERh

COMASILIDAD

PRESUPU€SIOS

OERAS YPfiOYECTOS

coilÉnctA¡-lactó{

sEGt ms

€ourPo 0E ¡uolro8l

CAIEGORA r0r,€8€

6.Hh

Sotbñt

EEsrg¡do

IV. ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITOHíA DE GESTIÓN

INSTRUCCIONES

En este archivo se incluirán los papeles de trabaio y las

ev¡dencias suficientes que sustenten los hallazgos y resultados

álcaniaoos, como consecuencia de la aplicación de los procedi-

mientos establecidos en el programa de aud¡lorÍa.As¡mismo, este archivo contendrá los papeles de trabajo que

sustentan los criter¡os utilizados por los responsables de la eiecu-

ción de la auditorfa.El Archivo Corriente de la Auditorla de Gestión se coditicará

con la letraG,habiéndose establec¡do la coditicación alfanumérlca

secuenc¡al páfa las diversas áreas señaladas en el reverso de la

tapa de d¡cho arch¡vo.Para efec'tos de una codif¡cación adecuada y organización

lóg¡ca de los papeles de trabaio y/o documentac¡ón sustentiatoriadó una auditbrfa, en las d¡versas áleas de una entidad se há

establecido el criterio siguiente :

'Ejemplo de codificac¡ón utilizada para una aud¡torla de gestión

aplicada al área de abastecim¡ento.

b

ENTIOADÁRer oe nslsrEctMlENTo'

REFERENCTA CONTENIDO

GA.I CONCLUSIONGA.II RESUMENDEOBSERVACIONESPARALAEVALU'

CIÓN DEL AUDITOR ENCARGADO Y SUPERVI.SOR

GA.III PROGRAMAOEAUOITORIA

GA.1 DETERMINACÓNYSELECCÓNDELAMUESTRAGA.2 PRUEBASDEAUDITORÍA

. PRUEBAS OE CUMPLIMIENTO

. PRUEBASSUSTANTIVAS

Lima,jueves 24 de diciembre de 1998

coNclustoN

INSTBUCCIONES

Esta seccíón contendrá los papeles de trabajo que sustentaneliu¡ciodel aud¡torrespectoa los resullados alcanzadosen el área,segmento, sección, activ¡dad o programa examinado, como con-secuenc¡a de la aplicacíón del programa cfe auditoría.

Debe ¡ncluir en torma clara y concisa las conclusiones aniba-das y relac¡onadas al trabajo asignado, comentando el logro ycumplim¡entode losobietivosy metas inst¡tucionales respecto a laAct¡vidad o Programa evaluado; as¡mismo deberá expresar unaopinión sobre el grado de solidez y confiab¡l¡dad del s¡stema decontrol intemo. Los papeles de traba¡o deberán indícar si elexamen se etecluó de ecuerdo con las Normas de Aud¡torlaGeneralmenteAceptadas - NAGA, Normas deAuclitoffa Guberna.menlal - NAGU y otras normas técnicas aplicables a la naturalezadel examen.

De considerarse necesario y de acuedo a las circunstanciasse señalarán las l¡mitaciones surgidas durante el desarrollo de faaud¡torra.

Se codilicarán estos clocumentos de acuerdo con los criteriosseñalados en las ¡nstrucciones delArchivo Corriente de Audítoríade Gestión.

GA,

INSTRUCCIONES

En esta sección se incluirán los papeles de trabaio y lasev¡denc¡as suf icientes gue sustenten ta.-ou"".ai¡ónts-oiÉ,i¡dasinicialmente, hasta su ¡nctus¡ón en et inÍorme tin"tO" áu¿-iiór'li.

Asimismo, contendrán los comentarios Oet supe.v-¡soi'v-lo"niveles gerenciales correspondientes sobre et pro$"o O" sánc-ción y aprobac¡ón de las observaciones.

Respeclo a las observaciones aprobadas, se deberán desa-rollar su atributos de: condición, criterio, causa yelecto, en rormacompleta y clara; los cuales deben consignarse en forma clara enlos papefes de traba¡o y estar debidamente reterenciados y docu-mentiados.

La codilicac¡ón de estos documentos se efectuará de acuerdo@n elcriterio señalado en las instrucciones delArchivo Corrienrede Auditorfa de Gest¡ón.

PROGRAMA DE AUDITOBíA

INSTRUCCIONES

En esta sección se inctuirá el programa de aud¡torfa preparadoen la fase dé planificación, y como evidencia de su e¡ecución seanotarán las in¡c¡ales d€l aud¡tor que las etectuó, la techa en quese concluyó el procedimiento y la referencia de los papeles detrabajo preparados por el auditor. Asimismo de ser el caso, seadicionarán al prograrna de auditorla los nuevos pr@edim¡entossurgidos de acuerdo a las circunstancias.

La cod¡licac¡ón de esle documento s€ efectuará de acuerdocon elcriterio señalado en la3 instru@¡ones delArch¡vo Cordentede Aud¡torfa de Gestión.

GA.ill

DETERMINACIóN Y SELECCIóN DE LA MUESTRA

INSTRUCCIONES

En esta secc¡ón se deben incluir los papeles de traba¡o quecons¡gnan É luente, tos criter'ros, los procádimientos utílizadospara la ldentit¡cac¡ón del un¡verso, ast como la determinación yselección de la muestra.

La cod¡l¡cación deestos documentos se efectuará de acuerdocon el cr¡ter¡o señalado en las ¡nsfucciones del Archivo Corrientede Aud¡torfa de Geslión.

GA.1

Pá9. 296 €f pesusno Lima. iueves 24 de diciembre de 1998

PFUEBAS DE AUDITORíA

INSTRUCCIONES

En esta sección se inclu¡rán los papeles de trabajo pleparadospor el aud¡tol en base a la aplicac¡ón de las pruebas de cumptr-miento y procedim¡enlos sustanlivos establecidos en el Programade Auditorla.

Se codif¡carán estos documentos de acuerdo con el criterioseñalado en las instrucciones del Archivo CoÍ¡ente de Auditonade Gest¡ón.

I

{

,!*ti'I

<¿lCONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

V. EXAMEN ESPECIAL

IrcLULco

co0. csfENr00 rctutDOt )

coo CONTENIOO

EA

E

EH

ABASf€CIMIENTO

PERSOMI-

rEsoRERh

cwAsrLt0A0

PSESUPUESTOS

OSMS YPROYECTOS

coMEsrarzÁcrós

SEGUNOS

REFEFIENCIA OEL LEGAJO ,.,....,.. DE .........

ENTID¡OUNIOAD -

-- SIGLAS:

-

UBICACION:

ARFA¿sr A EXAMTNAF

AUOITORIA OE EE.FF.AUOITORIA DE ASUÑTOS FINANCIEFOSAUotroRfA DE GEsftóNAUOITOBIA ENFOOUE INTEGMLEXAMEN ESPECIAT

PERIOOO €VALUAOO: D€l

-

al

FEVISADO POF¡ FIRMA FECHA

GEFIENTE

SUBGERENTE

SUPEBVISOB

ENCAAGADO

TRABAJO DE CAMPO

FECHA rNtcto I IEBMINO

CENTFA

RECtErO( FECHA

Eo(JIPoDEAUUIORh

c¡rE@Rh tS¡/€88

CrBnF

9ubgrcñte

SuÉilbor

gMrgado

Lima, jueves 24 de diciembre de

V. ARCHIVO DE EXAMEN ESPECIAL

INSTRUCCIONES

Eneste archivo se incluirán los papelesde trabajo ydocumen-tos reiar¡onados cü la ejecución de un Examen Elpócial.. . .El

Archivo de Examen Especial se codificará cón la letra E,naDrenoose estabtec¡do la codificacíón alfanumé¡ic¿ pafa las d¡-versas áreas de una entidad, asf tenemos:

EAEBE'trñEE

.EFEGEHEIÉ.1

AbastecimienloPersonalTesorerlaContab¡l¡dadP¡esupuestoObras y ProyectosComercializaciónSeguros(Donaciones, denuncias etc. ), asf sucesivamente

Para efectosde una cod¡ficac¡ón adecuadalos papeles de trabajo en una auditorfa, óe háJ¡ente criterio:

fK-EL

*=o o?TJKá"lf,**o.

REFERENCIA CONTENIDO

EA.I CONCLUSIÓNEA.II RESUMEN DE OBSERVACIONES PARA LA EVA.LUACION DEL AUDIT

vtsoR vFTENLARGADOYSUPER'

EA.III PROGRAMA DE AUDITORÍA

EA.1 DETERMINACIÓNYSELECCIÓNDELAMUESTRAEA.2 PRUEBAS DE AUOITORíA

. PFIUEEAS DE CUMPLIMIENTO

. PRUEBAS SUSTANTIVAS

EA.lOO COMUNICACIÓN DE HALLAZGOSEA.2OO EVALUACIÓN OE LAS ACLARACIONESEA.3OO DETERMINACIÓN DEL TIPO OE RESPONSABILI.

DAO.

_ ' E¡emplo de codif¡cac¡ón util¡zada para un examen especial alárea de abastecimiento

CONCLUSIÓN

INSTRUCCIONES

. . Esta sección contendrá los papeles de trabajo que suslentanel ¡uic¡o del auditorrespecto a los resultados alcaniados en el área,segmento o sección examinado, como consecuencia d€ la aplica_c¡ón delprograma de aud¡torfa.

. Debe inclui¡ en forma clara y concisa las conclusiones arriba-das y relac¡onadas at trabajo asignaAo; as¡m¡smo, ¿eUei¿ áioie-sar una opinión sobre el grado de solidez y confiab¡lidad'delsrsrema de controf interno. Los papefes detrabájo deberán indicars¡ el examen se efectuó de acuerdo con las Normas de AuditoríaGeneralmenteAceptadas - NAGA, NormasdeAuditorla CJUerna-mental- NAGU yotras normas técnicas aplicables a la naturalezadel examen.

De considerarse necesario y de acuerdo a las circunstanciasse señalarán las ¡im¡tac¡ones surgidas durante el desanollo.de taaud¡torfa.

Se c¡difícarán estos documentos de acuerdo con los criteriosseñalados en las instrucciones delArchivo gxamen gsoec¡al.

RESUMEN PE OBSERVACIONES PARA LA EVALUACIÓNDEL AUDITOR ENCAAGADO Y SUPERVISOR

INSTRUCCIONES

En esta secc¡ón se incluirán los papeles de trabajo y lasevidenc¡as suficientes que sustenten las observac¡ones o¡teÁ¡o"siniciahente, hasta su inclusión en el ¡nforme final de auditoría.

As¡m¡smo, contendrán los mmentarios del superv¡sor y losniveles gerenciales correspondientes sobre el proceso de sólec-ción y aprobación de las observaciones.

Respecto a las observaciones aprobadas, éstas deberáncontener los cuatro atributos : condición, cr¡terio, causa y efecto,en torma completa yclara; los cuales deben cons¡gnarse en formaclara en los papeles détraba¡oy estardeb¡damente referenciadasy documentadas.

Lá cod¡f¡cac¡ón de eslos documentos se etectuará de acuerdocon el criterio señalado en las instrucc¡ones del Archivo de Exa_men Especíaf.

EA.II

Lima,jueves 24 de diciembre de 1998

PROGRAMA DE AUDITOBíA

tNsrRUcclctNÉs

En¿stas¿cobnseincluiráelprogra.ma-9:^","i::t3EncsErwrw "-'"-"iñ;;;id;;cia de su eiecución sern |¡ ti¡3r da Ptan¡ñcac¡ón' Y c(

ilirññnJí-¡es del auóitor que erecuó el trabalo' l1l-:,T *

ñii""..l"vo "r

procedimientoy la referencia de lo-sl"l^"1"^t o"

ñL; pr"p#dú por el audito; Asimismo de ser-elrcaso'¡se

adi).)rrarán al prcgÉma oe aud¡torfalo^s nuevos proceolmlentos

;ffiü;áerfo a las circunstancias*''fñffiñJ,id. r"t" documento sa etectuará de acuerdo

-,í#i *ülado en las inslrucc¡ones del Archivo de Examen

E!p.ó!.

OETEBMINACIÓN Y SELECCTÓN OE LA MUESTRA

INSTRUCCIONES

En esta sección se deben incluir los papeles de irabajo que

consignan la fuente, los criteríos, los procedimientos ut¡l¡zadosoara la identificación del un¡verso, asf como la determinación yselección de la muestra.

La codificación de estos documentos se etectuará cle acuerdocon el criterio señalado en las ¡nstrucc¡ones del Archivo de Exa-men Especial.

PRUEBAS DE AUDITORíA

INSTRUCCIONES

En esta sección se incluirán los papeles de traba¡o preparadosporelauditoren basea la apl¡caciónde laspruebasde cumplimien'io y procedimientos suslantivos esiablecidos en el Programa de

AuditorÍa.Se cod¡licarán estos documentos de acuerdo con el criterio

señalado en las instrucciones del Archivo de Examen Especial.

COMUNICACIóN DE HALLAZGOS DE AUDITORíA

TNSTRUCCIONES

En esta secc¡ón se incluirá un detalle y/o relación de los

hallazgos de auditorfa aprobados y que serán comunicados a los

servidores y ex-servidores de la entidad exam¡nada que se en-

cuentran comprend¡dos en los mismos. As¡mismo, se controlaránlas lechas de preparación y recepcíón de los of¡cios remitidos ycfe

las aclaraciones recibidas.Se codificarán estos documentos de acuerdo ctn el cr¡teno

señalado en las instrucciones del Archivo de Examen Especiat'

Lima, jueves 24 de diciembre de | 998

EVALUACTÓN DE LAS ACLARACTONES (DESCARGOS)

INSTRUCCIONES

En esta sección se debe incluir un resumen de los descargosrecibidos y la evaluación correspond¡ente. De ser necesaridsedeberá incluirla opin¡ón o pronunciam¡ento técn¡codel asesorlegary especial¡stas del equ¡po de auditoría.

_ Asimísmo, elSupervisor del equipo de auditorfa y los nivelesde gerencia @respondientes, dejarán evidencia de su aproba-ciónono, medianteunbrevecomentariodelaevaluaciónreálizadapor el auditor encargado.

Se codificarán estos documentos de acuerdo con el crilenoseñalado en las ¡nstrucciones del Arch¡vo Examen Esoecial.

EA.200

DEÍERMINACIóN DEL TÍPO DE RESPONSABILTDAO

tNSTRUCCTONES

En esla secc¡ón se archivarán los papeles de trabajo producto deta aplicac¡ón de ta gufa de evatuación y oetermináiiéí;;-;;;.;_sablidades, como resultado de tas observacion". áulOeró-¡iá"documentadamente. Duranteel procesodelaaud¡toñ;;;;;"determinar observacíones que contengan responsabiiiááiá"á"-min¡shativas, c¡v¡les y penales.Se cod¡l¡carán estos documentos de acuerdo con el criterio seña-lado en las inst¡urciones del Archivo Examen Espec¡al.

<j,CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

t?€Ls00

@ilTENr00 NCtUDO{ )

@o. coNIEt{00

of .rílu.rzcodcunseoos DR 0€SCAAGOS

nEFERENCTA OEL LEGA,O.......... OE .......

ENTIOAÍ)UNIDAD

----- SlGl,As:

- AREAIS) A EXAMINAR

AUorroBlA DE EE.FF.ATJDTTORh DE ASUNTq9 FIMNCTEFOSAUOTTORIA DE OE9T|óNAUOfTORIA ENFMUE INTEGRALD(AMEN ESPEC'AT

P€RIOOO EVAIUADO: D.¡ _ ot

ECrnPo0Eruuloñh

c¡rEcod^ I€iGRE

Oadc

Srüt ffi

Sup.Ni¡o.

EÉr!¡do

BEVISADO POR FlFilA FECHA

GERENfE

SUSGERENIE

SUPERVISOR

ENCARGADO

¡RABAJO OÉ CAIIPO

FECTIA lNrc,o IEBMINO

AaCHTVO

CENfFAI.

ñECrBrO( FECHA

Lima, jueves 24 tle diciembre de 1998

VI. ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS OE

INSTRUCCIONES

En este archivo se incluirán los papelesdetrabaio y documen-

to" IuLl]onáoot con la eiecución de una Auditoría o Examen

Especial"Éir esre arch¡vo se incluirán los oficios remitidos por el equipo

Oe auditoria, respecto a los presuntos hallazgos determinados

como consecuencia del trabaio de campo'Se codificarán estos documentos con las s¡glas OC.

Asimismo, este archivo contendrá los documentos de los

descargos remitidos por los servidores y ex'servidores compren-

didos en tos hallazgos detectados por el equipo de auditorÍa-

Estos documentos se codif¡carán con las siglas DR.

clCONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

VII. ARCHIVO RESUMEN

FEFERENCTA OEL LEGAJiC .......... OE .. .....

ENTIOAD

UNIOAD .

-

st6LAS: UBIC¡.CIÓN:

ABEAISI A EXAMINAB

AUDrroBfA oE EE.FF.AUDIToHIA DE ASUNIOS FINANCIEROSAUO|ÍOn|A OE GESÍTONAUDITORIA ENFOOUE INf EGBALEXAMEN ESPECIAL

PERIOOO EVALUADO: D€l

-

al

6D cof{fENlco lNotü00{ )

C,O}¡TÉNIDO

nr

F3

F6

R8

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Rr0

Btl

R12

PUNIOS PENOgfr ES SUP€MDOS

NFoilE o€ AUmoRh

MEMORANOW O€ COIÍTSOL¡NT€ñiO

B€SI.[4EN OE LOS,coNTECIIfiEMOSsrcilrFrcAf¡1/os oTJR ¡¡TE r¡EJ€C(EÉil OE LA AJO|IORIA

co[rENT¡ñ6 0€ t Ás f¡oolFE&Cr)NES SOERE EL AICA}€E Y

oBr€Írvos 0€ tA ^rrÍo8¡APOSÍEEOS€S A (^ PtANrFlCAClof¡

CAHTA DE FEPf,ESENTACIüI

cr.8t^0€¡80G FsñIfios o€ ATENc6il

cor/€ffi afl oo so88€ HECHo€STASECUEÑTES

t-rs¡¡ oe vlnr¡r¡cór oFcstclusrolr D€ arJolToFn

@NfROt 0€ frEilPo

RI

FEVISADO POR FIRMA FECHA

GEFENIE

SUBGEFENfE

SUP€NVÉOA

ENOAAOADO

fRABAJO DE CAMPO

FECHA rNrcro | | TERMINO

tlINFORME DE AUOITORIA

Nl FECHA

\FICHIVO

)ENÍRAT

tEcrBlo( FECHA

EqJrPo oE auoToSh

CAIE@ñA ¡FI,€RE

Ge¡anl!

SubgeBnl.

SuFMsr

E@oS¿do

.

Il'tj

.t\,---

Lima,jueves 24 de diciembre de I 99g

VII. ABCHIVO RESUMEN DE AUDITOFíA

INSTRUCCIONES

EnesteArchivoseincluirán lospapetesdetrabajoydocumen_tos referidos a los temas claves o aspectos ¡mporta;tó ocu"iOo,cluranle fa ejecución de la auditorla

ElArchivo Resumen de Aud¡to¡fa, se codit¡cará con la letra R,habiéndose establecido la codificación alfanumérica p"r" ioJOiversos documentos, señalados en el reverso de la taóa de dichoarchivo.

PUNTOS PENOIENTES - SUPERADOS

fNSTRUCCIONES

En esta sección se deben incluir los papeles de traba¡o queevide ncien ta revisión de I rraba¡o r"ar¡ii.íJ il-!r :'ffil;;"aud¡tofía, por parte det encargado y supervisor,'inculv"]jJíijelgerencial, sobre procedimientos o situacionoá q";;-h";'il"mnclu¡ctas. por atgún motivo y que requieren ser-o#;ttil;.^^.

Está céduta de rraba¡o debe contener como mf ni;ó ñ;ñi¿"_te:

.^-^Fj:l"lgllilción detpapet de trabajo,et aspecro observado yl¿lrea por @mpletar, asf como las in¡c¡ales de la p€¡sona queconcluyó el puntopendiente y la lecha de la superación. Asimisrno,esta_cédula deberá ser comptetada dejandó evidencii¿á ástaaccron ef responsable de su revisión.

,Se cod¡ficarán €stos documentos de acuerc,o @n el criter¡oseñalado en las instrucciones del Archivo Resumen de Aud¡torfa.

RI

INFORME DE AUD¡TORIA

INSTFUCCIONES

^_^_E:9.:Td9n ínctuirá copia det ínforme finai de audirorla,

:3:19-?lr" c,e ra auditorfa gubemamentat practicada (AudirorfaFlnanclera, Aud¡toría de Gestión o Examen Especial), cüvo con¡e-n¡do observará la estruclura determina¿a en h ru¡G U ¿.,íO Cónte-nido dellnforme.

Se codificará este documento de acuerdo con el criter¡oseñalado en las instrucciones del Arch¡vo Resumen de Auditorfa.

R2

MEMORANDUM DE CONTRO(Resumen de Deliciencias de Control Intemo)

INSTRUCCIONES

En esta sección se incluye cop¡a del Memorándum de Controlhterno emitido por el auditor al f¡na lizar la evatuac¡ón dél s¡stemaclB @ntrol ¡ntemo, o un resumen de los puntos que deben serconsiderados para ser inclu¡dos en dicho documento. El Memo_rándum de Control Intemo (o el Resumen de las Deficiencias oecontrot htemo)debeconlenerpara cada una deeflas, la s¡gu¡ente¡nformación:

a) Referencíaalacéduladetraba¡oenlacualseanalizaydisponeen dalafle cada punto.

b) La delic¡encia detectada.c) El efec-to que dicha situación pueda tener sobre los estados.. f¡nancieros o el riesgo que impiique para la ent¡dad auditada.

o, E,emptos, de ser aplicable.e) Becomendación sugerida para subsanar tas defic¡encias.

Se cld¡f¡cará este documento de acuerdo con el criterio señaladoen las ¡nstrucciones delArchivo Resumen.

R3

Lima, jueves 24 de diciembre de l998

NÉ;TRUCCIONES

En .sta saccttn 8a inctuirán los papet€s.d€-q*?1"^'!1:

,ü¡ücñ fo,ttta dafa y concisa los a@ntecimientos m¿s-slg¡l-

Eñ;ü;irir-" dúrantela ejecucrón del traba¡o de campo'

ñi-n¡i¡n ¡i:ado ta p¡an¡f¡ca¿:ión establecida en cuanto al

üorpo Y ct rcr¡¡ttarlo d€l examen'-"üó,cpaá"¡0" d€ esta cédula de trabajo es qe responsab¡lF

c¡oEí¡ñi cncargado y superv¡sor del Equipo de Auditofla'

--i.üñlá;e;tos ttocümentos de acuerdo con el criterio

*a;d;;h" i""trucciones del Archivo Resumen'

R4

COMENTAFTOS DE LAS MOOIFICACIONES SOBHEEL ALCANCE Y OBJETIVOS DE LA AUDITORíA POSTERIOR

A LA PLANIFTCACIÓN

INSTRUCCIONES

Esla sección contendrá los papeles de trabajo y documentosque cons¡gnan cualquier hecho sign¡ficativo que afecta y/o modi-fica el alcance y los objet¡vos cfel examen previamente determ¡na-dos en la etapa de planificac¡ón. Las modif¡caciones efectuadas alas acc¡ones plan¡f¡cadas deben estar aprobadag por los nivelesgerenciales correspondienles.

Se codif¡carán estos documentos de acuerdo con el criter¡oseñalado en las insfucciones del Archivo Resumen.

R5

CARTA DE REPRESENTACIÓN

INSTRUCCIONES

En esta sección se ¡nclu¡rá elor¡ginalde la Cartade Represen-tación, documento que constituye una evidencia de que la geren.cia y/otuncionariosde la entidad auditada, se responsabilizaron enla entrega de informac¡ón requerida, por el aud¡tor, asf comocualquier hecho sign¡licalivo o@rrido durante el perfodo bajoexamen y hasta la fecha de terminación del traba¡o de campo.

Se codilicará este documento de acuerdo con el criterioseñalado en las instru@iones del Archivo Resumen.

R6

CARTA OE ABOGADOS

INSTRUCCIONES

El Auditor Gubemamental debe obtener evidencia de la exis-tenc¡a (o no) de l¡ügios, demandas y reclamaciones en los cualespueda estar involucrada la entidad auditada y que podrÍan gene-rarle pérdidas conüngentes. Asimismo, debe obtener satisfacciónsobte la forma en que éstos se conlabilizan y reportan.

En lal sentido, esta sección incluirá las respuestas de lascontirmaciones solicitadas a los abogados, a f¡n dé evidenciar las¡tuación real de los iuicios a favor o en contra, a la fecha dolexamen y hasta la fecha del retifo del campo.

De no obtenerse respuesta, el auditor deberá evaluar estehecho, para su conespondiente revelación en el informe deauditorfa.

Se codificará este documento de acuerdo con el críter¡oseñalado en las instrucciones del Afchivo Resumen.

a7

PUNTOS OE ATENCIÓN

INSTFUCCIONES

En esta secc¡ón s€ deben ¡nclu¡r los papeles de traba.¡o queresuman los hechos o evenlos sign¡ficat¡vos, que a ¡uicio delauditor encargado deben ser puestos en conocimiento del super-visor y de los níveles gerenciales conespondientes, a fin de seradecuadamente valuados y revelados, s¡ tuera el caso, en elinforme de aud¡torfa.

Se codificarán estos documentos de acuerdo con el criterioseñalado en las ínstrucciones del Archivo Resumcn.

COMENTARIOS SOARE HECHOS SUBSECUENTES

INSTRUCCIONES

En esta sección se deben incluir los papeles de traba¡o queconsignen y resuman hechos subsecuentes significativos. com-prend¡dos entre lafecha delperfodo examinado y lafinatización oettrabajo de campo, a tin de determ¡nar la ex¡stáncia de s¡tuacionesque ameriten ser incluidas en el ¡nlorme d€ auditorfa.

Se codil¡carán estos documentos de acuerdo @n el criterioseñalado en las ¡nstrucc¡ones del Archivo Resumen.

LISTA DE VERÍFICACIóN OE CONCLUSIóN OE AUOITORfA

¡NSTRUCCIONES

Esta sección ¡nclu¡rá una l¡sta claveriñcac¡ón deconclusión deauditorfa a nivel gerencial, como mecan¡smo de control de cal¡-dad; utilizándose para d¡cho electo, el modelo del cuest¡onar¡oque se adjunta al mismo.

Se oodincará esle documento de acuerdo con el criterioseñalado en las instrucciones del Archivo Résumen.

#- Lima'jueves24dediciembrede 1998

¡-gTA DE I,EFIñCACIóN DE

Hffi ffi*ffijilF;::i*#iÉffij':il'i""'?

r. ¿Sa h¡ ct¡bomdo o sdual¡zado la documentación del Archivo

Pcrflr¡frcfib?

"ffi ffi H,"s3Hi?11;."'l#ililt1;:i"#i':;:i'*i';3 / Ertá dodjmentado en el Arch¡vo Cornente todo eltraba¡o cle

- Áuditorla, incluyendo :

' (1 ) conc-tus¡onel?. . -.^--,^,^,^r^ráÍ^a ra^h2rrñs v reterencia-lli ff¿?]i]l5"" Auditola inicialados' lechados v relerencia-

tJs ilés PaPe¡es de traba¡os?

4. ,,.E| encargado del examen' ¿ha revisado en detalle el trabalo

¡e todos los integrantes?

5. Se ha elaborado un memo-rándum de control interno con fela-

ción at examen efectuado'¿

6. Lse ha tratado con el Subgerente de Auditorfa aquellos cam-" tü"" Jüii¡i"áivos en la plániñcación de ta auditorfa.v se han

ór"o"táoo los memorándums sobre cambios en el alcance

"*Jtá¡ii"" áL pránificac¡ón para ser aprobados por el Geren-

ie'?

7. , Se han documentado todos los hallazgos importantes en et

Árchivo Resumen de Auditoría?

SfNoN.A.lnicialesy fecha

R10.1

8. ¿Se han preparado édulas de'Puntos de Atención'para el

subgerente o asesor legal I

9. ¿Se ha completado todo el traba¡o de auditorfa plil'f:d^o: "¡-

Estuv¡e." in'completo, se ha documentado claramente en el

Á-rÁi";ie;rñ.n de Áuditorla el trabajo pendlente a lravés de

cédulas de'Puntos Pendientes''

to. ;.Se han considerado y reterenciado los papeles de

trabaio ón relación a lo planificado?

'11 , Se han coteiado y referenciado los papeles de traba-' "io". *n ioiást"oosliÁanciLros, documenlos fuentes o estaclos

;;;üffi;ú otioi oo",t'"ntos relac¡onados con la audi-

torfa?

12. ¿Se ha preparado el borradorde ¡nform€,9-e,::Í19J1:-'"n

cotdotA"ttcia ón las NAGU y otros pronunciam¡entos

técnicos de auditorfa?

13. ¿Se ha procedido a cursarla @municac¡Ón de hallaz'

gos a caóa ,no áe bs presuntos responsables' de acuerdo a lo

éstablecido en ta normativa v¡gente?

14. ¿Se ha elaborado una carta de representac¡ón?

15 ¿Se ha obtenido la carta de representación solic¡tada

debidamente firmada?

R10.2

Lima, jueves 24 de diciembre de 1998

1 6. ¿Se han revisado los papeles de trabajo para asegurar-nos que:

(1)ellqs no incluyen comentarios que puedan ser cons¡deradosengañosos o confusos?

(2)los.asuntos pendientes y los puntos de revisión han sioosat¡stacloriaménte resueltos?

(3)los resultados documentados det haba¡o real¡zado just¡ficannuestro informe?

17. . . ¿Se han completado todos los formularios pertinentesdereg¡stro de t¡empo y explicado las variaciones con el respec-tivo presupuesto?

18.. . ¿Se han preparado y d¡scutido con el personal losinlormes de evaluación de personal?.

Lísta de verif¡cación de conclusión

PREPARADO(iniciales y fecha)

REVISADO

APROBAOO(iniciales y techa)

(iniciales y techa)

ENCARGADO

SUPERVISOR

Sf/NoN.A.In¡cialesy fecha

CONTROL DE TIEMPO

INSTRUCCTONES

En esta secc¡ón se debe ¡ncluir el formato d¡señaclo Dara elcontrol del t¡empo real que ha insumido el equ¡po de aúditoríadurante fa auditorfa. Dicho controldebe incluir los tiempos insumi-dos durante la planificación, ejecución y elaborac¡ón ilel informe,por cada ¡nlegranle en función a las responsabilidades as¡gnadas.

Este formato debe mostrar las variac¡ones del tiempó presu-pu€stado con lo e¡ecutado, explicándose las diferenc¡as ilu;fifica-cíón de fas mismas.

Se codilicarán estos documentos de acuerdo con el criterioseñalado en las instrucciones del Archivo Besumen. -

R111

RELACION TOTAL DE ARCHIVOS UTILIZADOS

INSTRUCCIONES

En esta secc¡ón se debe ¡nclu¡r una relación de los archivosut¡lizados para la aud¡torfa.

_ Sin embargo, es del &rso anotar que los arch¡vos implementa-dos y cod¡licados por la Contralorfa General de la República son rossiguientes:

REFERENCIACION ARCHIVOCANTIDAD

PL

F

oc

R

o

ARCHIVO PERMANENTEARCHIVO DE PLANIFICACIÓNARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORíAFINANCIERAAFCHIVO COBRIENTE DE AUDITORíADE GESTIÓNARCHIVO CORRIENTE DE EXAMENESPECIALARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HA.LLAZGOS DEAUDITOBíAARCHIVO RESUMENARCHIVO DE CORRESPONDENCIAARCHIVO OPCIONALARCHIVOVARIOS

IE-l¡-..^ /

Gfr4! .--'.- Lima, jueves 24 de diciembre de 1998

QlCONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

V!II. ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA

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c¡D. cof¡tENrm NCtSm() @0 cof{rENr00

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. n€FEBENCIA OEL LEGA',O "" ' DE " '

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Ed¡¡oDCAUqroRl

C ¡Ec,OFLl ¡ü88€

G.üb

St¡g.d

S¡¡Fñbd

EÉA.d.FEVTS OO POF FIRMA FEC}IA

GENE¡i¡TE

SUBGERENTE

SIJPERVISOF

ENCARGADO

VI¡I. ARCHIVO DE CORRESPONOENCIA

INSTRUCOONES

En este arcfiivo se inclu¡rán todostivos (oñc'los, fi¡emoranda, etc.) remiüdosy recib¡dos porelde auditorfa, duranie el proceso de la auditorfa.

El Archivo de la Correspondenc¡a se codilicará con la lerahabiéndose estabtecido la codit¡tEción allanumérica pa¡a losversos clo€¡.tmentos.

cl @nespondenciaRemilidae. CorespondenciaRecibida

Es corweniente preparar un fndice de toda la dodr¡remiüda y recibida, consignándosela lolerencia ybreverem¡t¡dayrecrbde los mismos.

Lima, jueves 24 de diciembre de l99g

<¿,CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

rx. ARGH|VO OPC¡ONAL

REFEFEilC|A OEL LEGAJO .......... OE ........

ENTIOAD

--

SlGUlS: UgICrc|ÓN:UNIOAf)

Ttpos oE auoroFlA GUBFRNilENTA|i AAEAfsl A ExAt |NAF

AUOITORIA OE EE.FF-

il3il3EÍi 3E á?!i¿?i FINANO€ROS

áffi I8f rAE#:muE'¡f f Ecna

PERIooO EVALUADO: DC .l

aniFo0ÉltEfidA

cAIEaodA lut6O.mb

slág.mL

Sgrür

EE gado

FEVISADO rcR FlRir F€Cr.n

GERENTE

SUSGERENTE

SUPERVISOR

Ei.rc^FGlDo

IEAEAJO O€ CAIIPO

FECIIA rNtdo TEF'¡Ir.|('

$qlvo lÉq8D( FECHA

tx. ARCH|VO OPCTONAL

INSTBUCCIONES

. Esle arch¡vo incluirá ¡ntormación o documentación de la ent¡-dad la cual porsu naturaleza, cantidad yvariedad se renólona conros oD.letwos clet examen; cuya implementación se basa en unm-anejo práct¡co y el¡c¡ente para la revisión y supervisión de estos(xrc!mentos pof parte de los ¡espo¡t¡iables de laauditorfa lListadod€ ganera cfe Cofocaciones, Listado de f nventario Ffs¡@,'Lístadooe c^uentas-por cobrar, pagar, etc.).

.. S€ codificará con la letráO, y losbocumentos de acuerdo a loscr|tenos señalados en los archivos especfl¡cos.

I

Lima,jueves 24 de diciembre de 1998

KUI @0. CilTENI0o NCIIT00t)

co0 CONT€NIOO

<tlCONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

fxflD¡orxoao.

]-s¡ous: uur*Ur,^

nñ6€x-Dffont^GUSERÑAMEÑrAI: AFEAlslAExAtillNAR

ffiffimÉffi'ilff''*P€Bo@ EVAUADo.Oc

-¿l

REFEBEilCTA OÉL LEGAJO "''""" DE

x. ARCHIVO VARIOS

FEVISADO POR FIBMA F€CTIA

6€RENT€

SUBGEN€NTE

SUPEBVISOR

ENCAAGADO

TRAAAJO DE CAMPO

FECHA tNtcto FRMINO

\RCHIVO

3ENTRAI

eEoBto( FECHA

EOJIR' D€ AUIT¡ORÍ¡

c¡rEcod^ liDlÉRE

CÉm¡ta

Sobg.E¡b

S!p.ilis

ۃrgrdo

x.ARCHTVOVARIOS

tNsrRuccloNEs

En esle archivo se incluirá los papeles de traba¡o y documen-tos sustentatorios relacionados con lemas complementarios yamoliaciones efec{uadas por el audilor en el examen pracl¡cado.

'Se cod¡f¡cará este archivo con la letra V, y los documentos

contenidos s¿ codilicarán de acr¡erdo con el criterio señalado enlos archivos específicos.

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