Управление на времето,

приоритизиране на задачите

и базисни мениджърски

компетенции

Найден Николов

МОБИ2 ЕООД

www.moby2.com

Мениджърите и ключовите специалисти като

предприемачи - тенденции в бъдещето

• Дематериализиране Знанието е най-скъпоценната стока

• Децентрализиране Изчезва обвързаността с определено място

• Ускоряване Non-stop се превръща в идеал- подареното време е равно

на подарени пари и възможности

„Самопредприемачи“

• Модерните организации очакват от мениджърите и ключовите си специалисти да станат “самопредприемачи”

• Те трябва да проявяват повече гъвкавост, готовност за поемане на риск, отговорност – също и за усъвършенстването си.

• Те трябва да се самоуправляват като предприемачи, за да останат атрактивни за пазара на труда.

„Цената“ на времето – ABC анализ на приоритетите

A – висок приоритет

B – среден приоритет

C – нисък приоритет

• Как определяте значимостта и

приоритета на задачите?

• Как съгласувате и с кого приоритета на

задачите?

Управление на времето

„Don't work hard – work smart!“

• Времето не може да се управлява -

можем да управляваме само себе си!

• Ние надценяваме резултатите, които

можем да постигнем за кратко време и

подценяваме резултатите, които можем

да постигнем в средносрочен и

дългосрочен план!

Ефикасност и ефективност

• Ефикасност означава, да правим нещата

„правилно“!

• Ефективност означава да правим „правилните

неща“!

• Цялостният мениджмънт на времето и живота

има за цел, не само да спечели време за всички

важни сфери в живота- професия, семейство,

здраве и въпросът за смисъла – но и да приведе

и поддържа в равновесие тези четири сфери.

• „Work-Life-Balance“

„Цената“ на времето – ABC анализ на приоритетите при подготовка на информация

Висок приоритет

Среден приоритет

Нисък приоритет

Висока „цена“ на времето

Средна „цена“ на времето

Ниска „цена“ на времето

Високо ниво

Средно ниво

Ниско ниво

Модел: Баланс в живота

Баланс в живота

Тяло и здраве

Смисъл и култура

Семейство и контакти

Работа и постижения

Управление на времето

• Започнете със седмичното планиране на

приоритетите и дневен график.

• Седмичното планиране ще Ви помогне

да се концентрирате върху наистина

важните професионални цели и задачи.

Как се рамкира времето?

• Рамкирането е процес в който създавате график

за да постигнете желаните цели.

• Създайте списък със задачи за определения

период – ден, седмица, месец.

• Разпределете списъка по категории според типа

работа

• Следете и записвайте в рамките на седмица

колко време реално ви отнема осъществяване на

задачите

• На края на седмицата преценете това ли е

желаната инвестиция на времето.

Закон за времеефективността

• Точната преценка на времето се постига тогава,

когато се съобразяваме преди всичко със

събитието и правим реалистична оценка на

необходимото време, като го изчисляваме в

обратен ред.

• Склонни сме да подценяваме необходимото

време, тогава, когато изхождаме от едиствено

своя гледна точка.

ние събитие

• Прогноза на база средно статистическо време

за съответните периоди на действия и

подсигуряване с известен резерв, могат да

помогнат за да бъдем "на време" в момента на

събитието - нито по-рано, нито по- късно.

• Не е необходимо да бързаме и да отиваме

много по-рано на дадено събитие – най- добрият

вариант е 5-10 минути по- рано. Тогава сме

реалисти по отношение на времето.

Закон за времеефективността

• Хората които имат несъзнавани задръжки и

защитни реакции обичайно закъсняват . За тях

напрежението от бързането са прекалено голяма

цена за точността. Те се стремят да бъдат на

събитието навреме, дори с минимален риск да

закъснеят.

• Хората, които си оставят значителен резерв от

време и обикновено са значително по-рано на

събитието от нужното време са напрегнати от

спешността и реагират свръх мобилизирано и

тревожно. Те са склонни да губят време с цел да

се подсигурят.

Закон за времеефективността

Седмични Фази на работоспособността

• Най-непродуктивни сме понеделник

сутрин с най-малък ресурс за вработване

в седмичната програма от събития и

задачи. Все още биологичния ни "часовник"

е настроен във фаза на почивка.

• Най-продуктивни сме в сряда, като след

този "пик" на продуктивността следва

понижение до по-ниски нива - петък

следобед.

Седмични Фази на работоспособността

• Най-подходящо време за седмична

среща на екипа е петък сутрин - да се

отчетата задачите от седмицата и да се

планират новите преди да е настъпила

новата седмица.

• До понеделник съзнанието за задачите

несъзнавано организира опита и мислите

ни за да сме по-подготвени на старта на

седмицата.

Дневни фази на работоспособността

• В зависимост от това какъв типаж сме - "сова"

или "чучулига", с "пик" на активността сме или

рано сутрин от 8 до 11 часа, или в ранния след

обед и вечер от 15 до 18 часа.

• Изтощаващо е и възможно само за млади хора

в студентска възраст е режима на активност

"рано сутрин и до късно вечер". Необходимо е

да опознаем своя типаж и да се съобразяваме с

типажа на важните за нас хора с които работим,

за да планираме активността в подходящите за

биоритмите ни моменти.

Оптимизация на времето

Какво правя сега? Създайте си представа за

цялостната картина и организирайте действията си в

категории по значимост:

• работа по конкретни задачи

• работа с клиенти

• управление на екип

• планиране

• управление на горе

• администрация

Какво искам да правя?

• Каква е разликата между желано и реално

разпределение на времето?

Оптимизация на времето

• Опишете в таблица категории по степен

на значимост

• Задайте си въпроси: „Как изглежда

успеха? Как да разбера, че съм постигнал

успех?

• Определете какъв % от общото време

желаете да инвестирате в категорията.

• Колко часа от работната седмица?

• Какви ключови дейности е необходимо да

извършите за да реализирате целите по

тази категория ?

Ефективно управление на времето и задачите

• Следете и оценявайте графика си

• Планирайте най-важните задачи в часовете в

които сте най-продуктивни

• Комбинирайте задачите си

• Набележете задачи върху които можете да

работите при неочакван ресурс от време? 5

мин., 10 мин., 30 мин.

• Обсъждайте графика си с мениджъри, колеги и

подчинени, за да синхронизирате приоритетите

си

• Делегирайте като мислите за резултатите.

Матрицата „спешност / важност“

• Тиранията на спешността – тест за

зависимост от спешността

• Матрицата на Айзенхауер

• Самоанализ

• Изводи и набелязване на промени

• Приоритизация във времето за подготовка

на информация за управленско и екипно

решение

Матрицата на Айзенхауер „спешност / важност“

Дуайт Айзенхауер

Стратегия за справяне с не предвидени задачи

• Правилно изчисляване на времето

за задачата

• Анализ на притока на непредвидени

задачи

• Коригиране на дневния и седмичен

график според анализа

• Как използваме непредвиден

ресурс от време?

Класация на „крадците на време“ по данни от международни и български изследвания

• 21% - работни срещи и съвещания, 15% -

мейлинг, 12% - разточителни междуличностни

неформални контакти – критика или изслушване

• Справяне с „крадците на време“ - техника на

учтивия отказ или умение да кажеш „Не“ по един

конструктивен начин

• Умения и правила за участие и организиране на

работна среща с респект към времето като

ресурс

• Успешно справяне с мейлинг комуникацията

• Реакция на деструктивана критика, оплаквания

или несъдържателна комуникация