CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO INDUSTRIAL Y DE SERVICIO #270

MODULO IIICONTROLAR LOS PROCESOS DE COMERCIALIZACION DE LA EMPRESASUBMODULO IADQUIRIR LOS BIENES O SERVICIOS QUE REQUIERE LA EMPRESANORMATIVIDAD: NTCL: CCOM0026.01ELABORADO POR:LIC. RAQUEL MARINA ZAMORA MARTINEZ

INDICEIntroduccin3Resultado de aprendizaje del mdulo4Perfil de egreso4Competencias genricas y disciplinares4Unidad 1.5Introduccin al tema5Conceptos bsicos de compras5Importancia, objetivo y clasificacin6Hacer o comprar.9Outsourcing o subcontratacin.9Relacin del departamento de compras con otras reas de la empresa9Organizacin del departamento de compras10Diagrama de flujo de compras13Sistema centralizado, descentralizado y mixto14Polticas de compras16Unidad 2.17Elementos esenciales de una buena compra17Requisicin de compra20Cotizacin22Orden de compra23Pedido24Seguimiento de rdenes de compra25Recepcin y comprobacin de materiales25Sistema de compras automatizado27Registro de proveedores29Unidad 3.32Compras nacionales e internacionales32Compras y cuentas por pagar35Control interno de compras y cuentas por pagar35Contenido bsico de un manual de compras38Anexos

Introduccin

La actividad de compras es tan antigua como las ventas. De hecho, estas dos actividades son complementarias; no puede existir una sin la otra, sean nacionales o internacionales, de carcter industrial, comercial o de servicios. Las compras son bsicas para el progreso de toda empresa pequea, mediana o grande; comprador y vendedor ponen inters especial en las negociaciones que realizan. El xito de cualquier empresa depende fundamentalmente de las correctas adquisiciones que realice, as como lograr negociaciones ptimas y condiciones favorables para la misma empresa, ya que las compras son trascendentales para su permanencia en el mercado y su consolidacin definitiva.

Resultado de aprendizaje del mdulo

Que el alumno sea capaz de controlar los procesos de compra, distribucin y venta, a travs de la toma de decisiones basada en las condiciones y oportunidades de la empresa, as como en la intervencin y mejora continua de los mismos procesos. Adems desarrollar las competencias genricas necesarias para actuar con eficiencia no slo en el trabajo, sino a los largo de la vida, de conformidad con el desempeo integral del tcnico en administracin. Perfil de egreso

El egresado en Bachillerato Tecnolgico en Administracin ser capaz de apoyar en el diseo y desarrollo de planes de negocios, diseo y estructura organizacional, programas de ventas, sistemas de control y capacitacin. Es capaz de contribuir al logro de los objetivos de un organismo, aplicando tcnicas administrativas modernas, orientadas a la satisfaccin de los requerimientos tcnicos humanos y materiales que demanda el Sector Empresarial y de Servicios, aplicando sus conocimientos con un gran sentido de responsabilidad social. Competencias genricas y disciplinares

Genricas:1. Se conoce y valora a s mismo y aborda problemas y retos teniendo en cuenta los objetivos que persigue. 1.4 Analiza crticamente los factores que influyen en su toma de decisiones. 7. Aprende de forma autnoma 7.1 Define metas y da seguimiento a sus procesos de construccin de conocimiento. Disciplinares:3.11. Analiza con visin emprendedora, el funcionamiento de una empresa y las estrategias que la hacen productiva y competitiva. Unidad 1. Introduccin al tema

Los principios y tcnicas de una funcin compradora eficaz son determinantes. Los compradores modernos buscan los medios para realizar su actividad de un modo cada vez ms perfecto y con un nmero mayor de eficiencia en sus acciones de compra. Hoy ms que nunca es necesario comprender con claridad los objetivos y principios de la funcin compradora para poderlos utilizar de modo que se pueda llegar a una correcta poltica de compras y a adoptar las decisiones pertinentes.Conceptos bsicos de compras

Comprar proviene del latn comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por dinero. Adquisicin, del latn adquisitio, - onis, accin de adquirir. Tradicionalmente se dice que comprar es: La funcin responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa en el momento oportuno. Asimismo: las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad.

Construyamos nuestro propio concepto:Compras:Es la funcin responsable de efectuar todas las operaciones requeridas por una empresa para adquirir en el momento oportuno lo necesario para satisfacer una determinada necesidad. Los requisitos bsicos de una compra eficiente son: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y de pago, as como servicios de postventa. Las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad. Las compras representan una inversin, por ello deben manejarse con responsabilidad para alcanzar los objetivos de la empresa.

LA FUNCION DE COMPRAS CONSISTE EN: La obtencin de los materiales apropiados que satisfagan los requerimientos de calidad. La cantidad apropiada. Ser obtenidos en el momento y lugar apropiados. Condiciones de entrega La fuente apropiada. Un proveedor de confianza que cumpla con su obligacin de manera oportuna. Al precio apropiado. Condiciones de pago. Otorgar el servicio de posventa.

Importancia, objetivo y clasificacin

Objetivos del departamento de compras: Desde el punto de vista econmico, el departamento de compras tiene la responsabilidad de utilizar con los mejores resultados los recursos monetarios de la empresa, en esencia, es responsable de obtener mejor calidad, el mejor precio, las mejores condiciones de entrega y pago, as como de los servicios postventa, para lograr el objetivo mencionado. Manejar y controlar el flujo del dinero de la mejor manera posible, debido a que las compras representan una inversin. Servir eficazmente en el aprovisionamiento de materias primas y artculos indispensables para la fabricacin y comercializacin de productos o servicios, para mantener a la empresa en operacin competitiva; es decir, interpretar de manera eficiente las metas de la empresa. Mantener continuo el abastecimiento de materias primas al departamento de produccin. Realizar con una inversin mnima las compras para la existencia de materiales, y que adems sea compatible con la seguridad y el beneficio econmico. Evitar desperdicios de las materias primas.

Importancia:En la actualidad, las compras deben considerarse como una funcin vital para el xito de cualquier empresa, sea industrial, comercial o de servicios.A travs del departamento de compras se pueden incrementar las utilidades de la empresa, por medio de las negociaciones que realice dicho departamento y que logren poner en posicin competitiva a la empresa.

Clasificacin:Las compras se clasifican en dos grandes grupos: BIENES: Materias Primas o Materiales: pueden ser de procedencia agrcola, minera o de otras industrias, en las cuales han tenido su primer grado de transformacin. Mercancas: productos terminados que se destinan a la venta de quienes los requieren. Suministros: bienes o servicios que se proveen en forma peridica o continua a una empresa, a fin de que esta pueda realizar adecuadamente sus actividades (por ejemplo: tinta, jabn, papelera, energa elctrica, gas, diesel, telfono, agua entre otros.) Cabe mencionar que los suministros, en sentido estricto, tambin son materias primas o materiales que sirven para abastecer al departamento de produccin de una empresa. Al respecto, el Diccionario de la Real Academia Espaola seala: Suministro es accin y efecto de suministrar. Suministrar, del latn subministrare, verbo transitivo, proveer a uno de algo que necesita.

SERVICIOS: Personales o profesionales. Financieros (bancos, seguros) Trasportes (terrestres, areos y martimos). Tursticos.

Por su mbito territorial, tambin pueden clasificarse en: Compras nacionales. Son las que se efectan dentro de las fronteras de un pas, con apego a sus leyes, que a su vez pueden ser locales (se realizan en la misma plaza), o forneas (se realizan en plazas distintas, pero dentro del mismo pas), y pueden realizarse en: Sector privado. Sector pblico (gobierno). Compras internacionales. Son las que se efectan entre dos o ms pases, y se rigen por sus leyes, o bien por acuerdos, convenios o tratados. Compras por acervo. Se realiza sobre los elementos que alguna cosa contenga en determinado momento, sean homogneos o heterogneos, de la misma especie o calidad o de especies y calidades distintas. Compra sobre muestras. Se realiza cuando los interesados no tienen a la vista el total de los artculos, sino solo una parte de ellos o una muestra de la cosa vendida se hace, bien en relacin con una parte desprendida de la misma cosa, es decir sobre una muestra; o bien, en relacin con la especificacin de las cualidades de una cosa. Compra de esperanza. Contrato que tiene por objeto adquirir, por una cantidad determinada, los frutos que una cosa produzca en el tiempo fijado, tomando el comprador para s el riesgo de los frutos no lleguen a existir, o bien, los productos inciertos de un hecho, que puedan estimarse en dinero. Compras ajustadas a necesidades inmediatas (materias primas) Compras para fines especficos. Compras especulativas (para almacenarse con propsitos de lucro). Compras segn las necesidades de mercado (oferta y demanda) Compras sobre contrato (compras fijas, a travs de la orden de compra).

Hacer o comprar. Outsourcing o subcontratacin.

La decisin de fabricar, comprar o rentar, parte del siguiente anlisis: Fabricar en vez de comprar. Cuando es necesario garantizar el volumen y la calidad deseada, seguridad y oportunidad en el abastecimiento, reducir costos y otras razones semejantes. Comprar en vez de fabricar. En razn de no tener la infraestructura adecuada para hacerlo, no tener la experiencia tcnica necesaria, no poder abatir los costos, adems de otros. Rentar en vez de comprar. Para evitar gastos de mantenimiento, para no descapitalizar a la empresa, y evitar riesgos en la inversin y problemas de capacitacin, entre otros. Un ejemplo de lo anterior se halla en la industria de los lcteos, en la que necesariamente se tienen que comprar grandes cantidades de leche como materia prima para fabricar de manera obligada los productos que de ella se deriven, y garantizar as la calidad requerida. Sin embargo, tal vez sea ms conveniente rentar vehculos para distribuir los productos en vez de comprarlos, con ello evitan gastos de mantenimiento, no se descapitaliza la empresa y no se corren riesgos en la inversin.

Relacin del departamento de compras con otras reas de la empresa

Almacn: Este departamento mantiene al de compras con informacin constante sobre las existencias reales de materias primas, mercancas o materiales mediante el control de inventarios, es el rea donde se originan las requisiciones que ponen en movimiento al departamento de compras.Produccin: Es de suma importancia que el departamento de compras obtenga las materias primas requeridas en el tiempo adecuado y al precio ms bajo posible, sin menoscabar la calidad, para que produccin pueda transformarlas en artculos que coloquen competitivamente a la empresa en el mercado.Trfico: Es el responsable de la recepcin de los materiales que ingresan a la compaa, debe verificar que renan los requisitos de calidad, cantidad, oportunidad.

Contabilidad: Este departamento maneja informes o datos exactos y registra en forma sistemtica las operaciones comerciales que realiza una empresa. Deben registrarse oportunamente las compras para evitar retrasos en el pago a proveedores.

Organizacin del departamento de compras

Concepto de Organizacin:Toda empresa, sea pequea, mediana o grande, debe aplicar el proceso administrativo (previsin, plantacin, organizacin, integracin, direccin y control) para que su funcin sea eficiente; ello le permitir crear una estructura interna eficaz en la que se enmarquen, deleguen, coordinen y controlen todas las actividades de la empresa. Tal es el caso del departamento de compras, cuya importancia en las empresas, sean productoras de bienes u ofrecedoras de servicios, demanda de stas especial atencin en su organizacin. En sentido general, debe entenderse por organizacin: Aquella entidad social en la que varias personas interactan con el propsito de alcanzar objetivos especficos. Tambin debe entenderse que al organizar una empresa, se armonizan todos los recursos con que cuenta (humanos, materiales e intangibles) para la consecucin de objetivos, hasta convertirla en un sistema en el cual se proyecten y controlen todas las funciones de la empresa, asegurando el mejor rendimiento de todos los recursos disponibles. Estructura organizacional.Es la interrelacin de las partes que componen una empresa; especifica la divisin de actividades y muestra la relacin entre funciones o actividades, y tiene como elementos fundamentales: La especializacin de actividades, que es la agrupacin en unidades de trabajo, tambin llamada departamentalizacin. La estandarizacin, que uniforma de manera congruente las instrucciones y normas a partir de polticas y procedimientos hacia los subordinados. La coordinacin, que posibilita la armona y coincidencia de todas las actividades de la empresa para alcanzar los objetivos. El tamao, con el cual se determina si una empresa es pequea, mediana o grande, y bajo qu sistema trabajara: centralizado, descentralizado o mixto. En otras palabras, mediante la estructura organizacional se puede visualizar fcilmente si la empresa se maneja bajo un sistema centralizado, descentralizado o mixto para la toma decisiones; adems, permite que sus actividades se hagan a los costos ms bajos y con excelente calidad, en el momento ms oportuno y procurando que se realicen en forma constante para estar en posibilidades de competir con otras empresas.Cabe mencionar que, en principio para lograr cada una adecuada organizacin del departamento de compras, se deben considerar los siguientes aspectos: Objetivos. Determinar con claridad los objetivos del departamento de compras, que indiscutiblemente sern congruentes con los de la empresa. Funcionalidad. El trabajo debe ser coordinado para alcanzar los objetivos propuestos. Organizacin. Se deber establecer el tipo de organizacin que ms se adapte a las necesidades y propsitos de la empresa y crear una estructura organizacional que defina el sistema bajo el cual trabajara (centralizado, descentralizado o mixto). Los tipos de organizacin convencionales pueden ser de gran ayuda para los hombres de negocios sin experiencia, pues con ellos podrn determinar, controlar y definir niveles de autoridad. Lineal. De arriba hacia abajo. Funcional. Delegar en otra persona determinada autoridad que normalmente ejerce un gerente de lnea; actividades limitadas y bien definidas. De asesora o staff. Estructura organizacional con apoyo de especialistas para la toma de decisiones. Combinado. Con autoridad lineal de arriba hacia abajo y apoyados en especialistas para la toma de decisiones. Si no se adopta ninguno de los tipos convencionales de organizacin establecidos, cada empresa puede definir su propia estructura de acuerdo con sus caractersticas.Todas las empresas que se dedican a los negocios inician con un plan, dinero, recursos humanos, materiales, grandes objetivos y mucho entusiasmo; su preocupacin primordial es que su inversin les reditu grandes ganancias, por lo tanto, hacen planes y se organizan y es aqu precisamente donde surgen los primeros problemas, porque si son dos socios, seguramente ambos pretendern el

mismo objetivo, pero a veces desean alcanzarlo de diferente manera, de tal suerte que existen opiniones diferentes y terminan por organizarse segn la experiencia e intuicin de alguno de sus propietarios. Ahora bien, si hay un mayor nmero de socios, el problema aumenta en virtud de los intereses y opiniones contrarios que tienen, por lo que, para alcanzar sus objetivos, toman modelos de organizacin de otras empresas. Si todo resulta bien, la empresa tendr un sano crecimiento y buenas utilidades; si no fuera as, lo ms probable es que la empresa cierre o quiebre y los socios pierdan su inversin, obteniendo solamente una experiencia ms, que en el prximo negocio les servir quiz para optar por una organizacin mejor.

Organizacin interna de un departamento de compras x

Diagrama de flujo de compras

Sistema centralizado, descentralizado y mixto

Sistema Centralizado:Este concepto tiene dos significados: el primero se refiere a la concentracin de autoridad de un departamento, y el otro, ms comn, al control central de las compras, de ordinario en las oficinas generales, aunque haya diversas sucursales en distintos lugares. Ventajas del Sistema Centralizado: Un mayor control sobre el volumen de las compras. Facilita el control de las piezas compradas, as como la calidad de las mismas. Mayores descuentos en grandes volmenes de compras. Utiliza menos personal de compras. Permite procedimientos uniformes y un mejor control sobre ellos. Existe mejor control de inventarios, con la siguiente disminucin de inversiones. Evita duplicidad de funciones. Los problemas generales son aclarados en una sola entrevista con el comprador. Reduce considerablemente el papeleo.Desventajas del Sistema Centralizado: En situaciones urgentes no siempre se pueden atender rpidamente los requerimientos. La prdida de personal valioso, repercute ms en este sistema que en el descentralizado. El personal que est lejos del punto donde van a utilizarse los artculos es ajeno a los problemas regionales. Mermas o faltantes en las transferencias de materiales del almacn general a otras sucursales. Gastos adicionales por maniobras de carga y descarga.

Sistema Descentralizado:En este tipo de organizacin existen varios grupos independientes de compras que reportan a sus jefes de las plantas o sucursales, sean locales o regionales, en vez de hacerlo a un jefe de adquisiciones en general. Ventajas del Sistema Descentralizado En situaciones urgentes se pueden realizar compras en forma ms rpida. Formar personal ms experimentado y especializado. Es posible mantener la responsabilidad y la autoridad ms cerca de los problemas y permite mayor flexibilidad. Desventajas del Sistema Descentralizado: La empresa tiene menos control sobre las compras regionales. No siempre se obtiene la misma cantidad de los materiales y piezas compradas. Los descuentos son menores. Se utiliza ms el personal de compras. No se pueden resolver problemas de servicio en una sola entrevista. En ocasiones un comprador regional no quiere entregar o transferir materiales que escasean.

Sistema Mixto:Este sistema opera en empresas grandes y con varias sucursales, en las que, por su giro, realizan de manera centralizada sus compras, ya que esto no afecta mayormente la calidad, precio ni condiciones de entrega. Sin embargo, cuando se trata de compras de maquinaria, equipo, inmuebles o inversiones que deben ser aprobadas por el comit de compras o que la alta direccin considera elevadas, las compras se llevan a cabo de manera centralizada. Es decir, que al realizar la misma empresa compras centralizadas y/o descentralizadas, se dice que est operando bajo un sistema mixto.

Polticas de compras

Para lograr un buen funcionamiento, el departamento de compras debe establecer sus polticas respecto al sistema de compras que emplear la empresa, sea centralizado, descentralizado o mixto, ya que el mismo afectar a toda una serie de polticas internas, relativas a las lneas de autoridad, procedimiento y relaciones interdepartamentales y difundir el alcance y responsabilidad del departamento.de compras. Estas polticas deben: Reflejar los objetivos y planes del depto. Elaborarse por escrito. Ser flexibles, discretas, sencillas y claras. Los objetivos deben: Establecer criterios para tomar decisiones. Ser una herramienta administrativa. Delimitar la responsabilidad de compras. Darse a conocer a todo el personal de compras. Revisarse y actualizar peridicamente. Algunos ejemplos de poltica de compra son: Queda prohibido a los empleados aceptar obsequios o gratificaciones. Todas las adquisiciones de la empresa deber realizarlas el departamento de compras. El departamento de compras se reserva el derecho exclusivo de objetar la calidad y tipo de materiales a fin de proteger los intereses de la empresa.

Unidad 2. Elementos esenciales de una buena compra

1. Precio. El diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola dice: precio, del latn pretium= valor pecuniario en que se estima una cosa. El precio es, sin lugar a dudas, uno de los elementos ms importantes en la adquisicin de materias primas, productos semielaborados, terminados o servicios; y para el jefe de compras, es la prueba suprema, pues conseguir un buen precio es vital para todo el proceso de la compra, por lo que siempre deber tratar de lograr los mejores precios para su empresa. Es oportuno mencionar que, en ocasiones, estar restringido por las polticas de precios que tengan los proveedores, por ejemplo: Precios por volumen de compras (descuentos, bonificaciones por pronto pago, etc.) Precios por introduccin de nuevos productos (promociones, descuentos, etc.) Precios especiales o nicos (ventas al gobierno).Sin embargo, tratndose de compras, el precio es slo unos de los elementos que debe observar el departamento de compras. Es cierto que el precio influye en los costos de los materiales o productos, pero si no se atienden los dems elementos, stos afectarn los costos, la calidad e imagen de las mercancas.Por ejemplo: Si se compra un insumo a un precio muy bajo pero no es de la calidad requerida, afectar la imagen de los productos. Si se compra a buen precio, pero las condiciones de entrega no son muy adecuadas (fecha de entrega distanciadas, poca disponibilidad del producto, etc.), se pierden las ventajas obtenidas con ese precio. Se puede comprar a buen precio, pero si las condiciones de pago generan altos intereses, esto no redita ningn beneficio para la compaa. Se puede comprar a buen precio, pero si el proveedor no tiene capacidad de produccin requerida, la empresa se ver afectada. 2. Calidad. El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola define la calidad as: del latn qualitas- propiedad o conjunto de propiedades inherentes a una cosa, que permiten apreciarla como igual, mejor o peor que las restantes de su especie. Wilbur B. England la define como: la que mejor responde a una determinada necesidad. Para Deming, experto en este tema, calidad es satisfacer las necesidades del cliente.Para las empresas fabriles, la calidad en materias primas la determina el departamento de produccin e ingeniera. Las empresas que comercializan u ofrecen algn servicio tambin deben considerarla para colocarse en condiciones altamente competitivas en el mercado (la marca o el nombre comercial pueden significar buena o mala calidad). Es obvio que al tratar de adquirir determinados materiales, el responsable del Depto. de compras debe lograr los precios ms bajos posibles, sin descuidar la calidad, disponibilidad, condiciones de entrega y pago, para la adquisicin de ellos. Es por esto que al solicitar cotizaciones a los proveedores se deben describir en forma completa todas las cualidades de los materiales (marca, modelo, caractersticas fsicas o qumicas, resistencia, composicin y peso, entre otras). En la actualidad existen normas internacionales que deben cumplir los fabricantes para garantizar al comprador que la calidad del producto es satisfactoria, desde su diseo hasta su desarrollo; es decir, que la capacidad instalada de produccin y servicio del fabricante deben cumplir dichas normas. ISO 9001 o ISO 9002 son dos modelos que demuestran a los compradores que el proveedor tiene la capacidad de produccin e instalacin acorde con el diseo que stos le proporcionen. Las normas ISO 9000 son una demostracin abierta entre vendedor, sea fabricante o distribuidor y los compradores. La calidad se nota ms cuando est ausente, algo que no nos satisface. En ocasiones la marca, simple y llanamente, lleva implcita cierta imagen y prestigio que garantiza por s sola la calidad de los materiales que ampara. 3. Cantidad. Es necesaria la correcta comprensin de este concepto para poder cubrir las necesidades que dan continuidad a la produccin o comercializacin de los productos y, por lo tanto, para cumplir con lo estipulado en la orden de compra. Es importante conocer el tiempo en que sern utilizados los materiales por produccin o comercializados por ventas; asimismo, se debe abreviar el periodo que transcurre entre la expedicin de la orden de compra y su entrega. Por ltimo, se debe evitar comprar cantidades innecesarias, por el costo que esto implica. Pero en el caso de compras voluminosas es obligado un calendario de entregas parciales, si as se requiere, hasta lograr el total (cantidad) pactado en la orden de compra o pedido. 4. Condiciones de Entrega. Segn el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola, las palabras condicin y entregar significan: condicin, del latn conditio = ndole, naturaleza o propiedad de las cosas. Entregar, del latn integrare = restituir a su primer estado, y agrega que es poner en manos o en poder de otro alguna cosa. Entrega = accin y efecto de entregar. Para compras, la condicin de entrega involucra una serie de elementos que deben considerarse al negociar la adquisicin de materiales o mercancas, por ejemplo: Tiempo en que el proveedor entregar mercancas. Lugar en donde se entregar, por ejemplo: EXW (en fbrica) indica que el vendedor, al precio pactado y libre de cualquier otro gasto (fletes, seguros, maniobras de carga y descarga, entre otros). Disponibilidad para hacer entregas. Garanta parcial para hacer las entregas. Los porcentajes mximos considerados como tolerancias y mermas que sufrieran los materiales, previamente estipuladas y negociadas en la orden de compra, y otros. 5. Condiciones de Pago. Es una clusula de la orden de compra, y que su cumplimiento depende de la ejecucin de un contrato. Cabe sealar que en el momento en que el comprador y el proveedor firman una orden de compra, sta se convierte automticamente en un contrato de compra-venta formal para las partes que en l intervienen. En consecuencia, la condicin de pago deber cumplirse en los trminos establecidos en la orden de la compra. Las condiciones de pago pueden ser: De contado riguroso: C.E. = Contra entrega de la mercanca. C.O.D. = Cobrar o devolver. C.A.E. = Cobrar al entregar. Contado comercial: Pago a 30, 60 o 90 das, despus de haber entregado la mercanca y previa presentacin de la factura y dems documentos inherentes a la compra. Con anticipo: Es el porcentaje o cantidad que debe entregar el comprador al proveedor en el momento de recibir la orden de compra; deber estar previamente sealado en la misma. 6. Garanta. El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola define la garanta as: garante = efecto de afianzar lo estipulado, y agrega que es fianza, prenda, cosa que asegura y protege contra algn riesgo o necesidad; compromiso temporal del fabricante o vendedor, por el que se obliga a reparar gratuitamente la cosa vendida en caso de avera. Es el departamento de compras el que debe negociar esta condicin y con posterioridad vigilar que se cumplan los trminos de la misma, si es total, parcial o por cierto tiempo. 7. Servicios de Postventa. Se refiere a ciertos convenios que se celebran con los proveedores para proporcionar a los compradores garanta, refecciones suficientes y servicio de mantenimiento (preventivo o correctivo) o capacitacin de personal de la empresa, cuando las compras as lo requieran. Normalmente se proporciona este tipo de servicios en adquisiciones de maquinaria y equipo.

Requisicin de compra

La requisicin de compras es un documento interno que maneja una empresa para expresar las necesidades del departamento de produccin u otro departamento o sucursal de la misma empresa, este documento se canaliza siempre a travs del departamento de almacn.Deben considerarse como bsicos los siguientes aspectos: Numero consecutivo Fecha en que se formula la requisicin Partida ( Monto de dinero que se asigna a cada rubro) Cantidad requerida Unidad de medida ( pieza, metros, cajas, litros, kilogramos, galones u otras) Descripcin clara, precisa y detallada del material solicitado (marca, modelo, nmero de serie, clave, etc.) Clave (si hay catalogo de proveedores) Observaciones, si el caso lo amerita Persona que solicita el material Persona que autoriza la requisicin Visto bueno del gerente, comit o director general Nombre y firma de la persona que recibe la requisicin en el departamento de compras, as como la fecha y alguna anotacin especial si el caso lo amerita Indicacin del almacn, para conocer el mximo, mnimo o existencia real de los materiales solicitados Nombre del departamento que formula la requisicin

Cotizacin

Es el documento que envan los proveedores y en el que se da a conocer a los compradores el precio, las condiciones de entrega, disponibilidad para hacer las entregas, las condiciones de pago, la garanta que ofrecen, etc.A continuacin se listan datos que son indispensables en una cotizacin: Nmero y fecha Precio unitario y total Condiciones de entrega Disponibilidad de los materiales Condiciones de pago Calidad (las bondades de sus materiales o productos en relacin con los de la competencia) Garanta ( tipo de garanta que tienen sus productos o materiales y su vigencia)

Orden de compra

Es el documento que maneja el departamento de compras y que vara en su forma y extensin de acuerdo con las necesidades de cada empresa, sin embargo en las prcticas comerciales es un documento formal que entrega el responsable de compras al proveedor elegido y que ste al aceptarlo y firmarlo de conformidad, hace que se convierta en un contrato de compra-venta, generando derechos y obligaciones para ambas partes.Por lo general consta de: Nmero de orden de compra Fecha en que se formula Nombre y razn social del comprador y del proveedor Partida Cantidad Unidad de medida Descripcin detallada de los artculos (marca, modelo, clave, nmero de serie entre otros) Precio unitario y total Condiciones de entrega de los materiales o productos Condiciones de pago Firmas correspondientes Observaciones Clausulas a las que se sujetar el comprador y vendedor

Pedido

Es el documento que manejan cotidianamente las empresas y es considerado como informal, ya que no establece sanciones de trascendencia, sobre todo para el proveedor, cuando existe incumplimiento en el pedido, sea por cambio de precio, por las fechas de entrega o la garanta, se emplea para compras de poco valor. Es comn que el pedido se haga por va telefnica, sin embargo el comprador debe llevar un registro minucioso de estas operaciones.El pedido al igual que la orden de compra puede convertirse en un contrato, siempre y cuando las especificaciones del documento tengan clausulas que le den el carcter de contrato de compra-venta.

Seguimiento de rdenes de compra

Cuando el departamento de compras hace una orden de compra o pedido a algn proveedor, debe verificar que este cumpla con las condiciones de entrega pactadas y con las especificaciones en cuanto a calidad, cantidad y garanta de los materiales o productos.La hoja de control para el seguimiento de la orden de compra debe contener fundamentalmente: Nmero de la orden de compra a que se refiere Nmero de proveedor Fecha en que se expidi la orden de compra Requisicin a que se refiere Fecha en la que se prometi la entrega Descripcin del articulo Persona con quien se habl Espacio para observaciones Nombre y firma de la persona que realiz el seguimiento.Las hojas de control sirven para: Determinar si ya ha sido enviado el pedido Si se entregar en el plazo pactado Si se entregar en fecha posterior Si existen problemas para su entrega, etc.

Recepcin y comprobacin de materialesSon funciones que corresponden principalmente a los departamentos que tienen la responsabilidad de verificar las entregas que hacen los proveedores: almacn o trfico.La funcin de dichos departamentos es verificar el contenido de la orden de compra o pedido, para cerciorarse que es precisamente lo que se consign en dicha orden. Tambin es su responsabilidad hacer las reclamaciones correspondientes, as como notificar de inmediato al departamento de compras y contabilidad si hubiere faltantes, mermas o deterioros significativos para que sean considerados en el momento que el proveedor presente sus facturas de cobro.Existen hojas de control para la recepcin de materiales que normalmente contienen los siguientes datos: Nmero de la orden de compra o pedido Cantidad entregada Descripcin de los artculos entregados Procedencia ( nombre del proveedor) Unidad de medida (caja, pieza, paquete, kilogramos., litros, metros u otras) Observaciones (de faltantes, mermas o de alguna anomala en las entregas) Nombre y firma del empleado que recibe la mercanca Nombre y firma de la persona que entrega la mercanca y fecha de recepcin

Sistema de compras automatizado

Qu es un sistema?Robert G. Murdick y Joele E. Ross sealan:Son una serie de elementos unidos que forman una actividad o un procedimiento y buscan una meta o metas comunes, mediante la manipulacin de datos, en una referencia de tiempo, para proporcionar informacin. Agregan que el sistema de informacin es una serie de elementos que escogen, almacenan, procesan y recuperan datos de forma ordenada y lgica, para la toma de decisiones. Por lo tanto, y debido a la importancia que representa un sistema de informacin para las empresas, este debe ser altamente confiable, eficaz, rpido, ordenado y lgico. Se debe recordar que compras siempre representara un desembolso, llamado inversin. En la actualidad (la era digital) las empresas, aun aquellas ms pequeas, tratan de implantar un buen sistema de informacin que permita tomar decisiones adecuadas; en la era digital un sistema con esas caractersticas podra quedar como lo ilustra la siguiente figura:

Sistemas de Compras Automatizado

Es oportuno mencionar que una informacin digitalizada de adquisiciones debe seguir los mismos pasos que los mtodos manuales. El cambio slo existe en la forma en que se realizan esas etapas esenciales. Adems, se obtienen cuatro ventajas fundamentales: El manejo electrnico de los procedimientos se reduce el esfuerzo manual de los empleados a un mnimo considerable. La informacin a partir de los registros est disponible en forma casi instantnea. Se mejora el control de las operaciones no solo por la disponibilidad de la informacin para la toma de decisiones, sino tambin por la flexibilidad para manejar grandes detalles, disponiendo as de nuevas herramientas para el comprador.

Registro de proveedores

La organizacin de las compras debe basarse en informacin completa y amplia de todas las fuentes de abastecimiento, por lo que es conveniente tener en cuenta los siguientes puntos: Formar un directorio alfabtico y pormenorizado de los proveedores en el que contenga los datos necesarios para facilitar las compras como: Nombre y direccin del proveedor. Giro a que se dedica. Si es fabricante o distribuidor. Evaluacin o reputacin del proveedor. Condiciones de pago que ofrece. Descuentos, entre otros. Formar un expediente de cada proveedor, que se archivar en orden alfabtico o cronolgico y que deber contener: Listas de precios. Catlogos. Copias de las rdenes de compra Cotizaciones Copias de facturas. Copias de las requisiciones. Seguimiento de las rdenes de compra.Toda correspondencia relacionada con el proveedor Llevar una relacin de las operaciones consumadas con los proveedores, misma que deber contener: Fecha de la orden de compra. Condiciones de embarque. Clase y cantidad del material requerido. Precios concertados. Fecha de entrega. Condiciones de pago. Servicios postventa. La informacin digitalizada de requisiciones permite hacer archivos ms completos que pueden ser consultados por los compradores en forma casi inmediata. La clasificacin o registro de proveedores puede hacerse por orden: Alfabtico. Se archiva en el orden del abecedario. Cronolgico. Por riguroso orden de fechas. Geogrfico. Se hace por zonas, localidades, pases, segn sea el caso. Por asuntos. Se clasifica todo lo relativo a un mismo negocio en un solo expediente. Numrico. Complementa cualquiera de los sistemas anteriores, principalmente el de asuntos. O bien, la combinacin de los anteriores, es decir: Alfabtico, geogrfico y cronolgico. Numrico, por asuntos y geogrfico.

Registros o formas de controlEn estos casos es recomendable que toda empresa lleve uno o ms registros de control en sus diferentes departamentos; compras lleva normalmente los siguientes registros: Registros de compras. En tarjetas o expedientes se anotan todos los pedidos hechos a los diferentes proveedores, cantidad comprada, descuentos obtenidos, condiciones de pago, formas de entrega, el cumplimiento o fallas detectadas, as como la calificacin dada al proveedor, segn sea el caso (Excelente, Bueno, Regular, Malo). Registro de proveedores. Se deben anotar los siguientes datos: nombre de la empresa, domicilio, telfono, giro a que se dedica, si es fabricante o distribuidor, nombre de los representantes, funciones, calificando tambin de acuerdo con la experiencia obtenida en cuanto a precio, calidad, condiciones de pago, condiciones de entrega como Excelente, Bueno, Regular y Malo. Registro de contratos. Deben conservarse en expedientes ( se recomienda uno por proveedor). Las copias de los contratos, convenios y circulares que se han manejado con los proveedores, as como copias de las rdenes de compra o pedidos. Registro de precios o cotizaciones. Tambin se lleva un archivo (por proveedor) de todas las listas de precios, cotizaciones, catlogos y circulares, procurando tenerlos actualizados y en orden.

Unidad 3.Compras nacionales e internacionales

Es importante sealar que dentro de las compras nacionales se encuentran las que realiza el sector privado (empresas industriales, comerciales o de servicios), las cuales requieren mayor atencin. En Mxico el Estado realiza diversas operaciones con los recursos provenientes de sus contribuyentes, lo que le obliga a establecer procedimientos y reglamentos para hacerlas ms eficientes y dar transparencia al gasto pblico. Con base en el artculo 134 de la Constitucin se cre la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas, publicada en el Diario Oficial de la Federacin el 30 de Dic. De 1993, modificada por el decreto publicado el 5 de Ago. De 1994, as como su Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestacin de Servicios relacionados con Bienes Muebles, y dems ordenamientos que desarrollan el procedimiento de licitacin pblica, as como sus requisitos mnimos e indispensables para cumplir con los principios de eficiencia, eficacia y honradez. Si se parte de lo sealado en el artculo 134 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, en el que se seala que las adquisiciones y dems operaciones tienen que realizarse a travs de licitaciones pblicas, habr que definir primero el trmino licitacin, cuyo significado, segn el Diccionario de la Real Academia Espaola es, del latn licitari = ofrecer precio por una cosa en subasta o almoneda = obligarse uno a dar o hacer una cosa por cierto precio en que se estima la misma. De esta forma, debe entenderse que quienes ofrecen precio por una cosa son los que acuden a la convocatoria que hace el Estado, convirtindose as en licitadores; en consecuencia, el Estado en virtud de la convocatoria que hace para licitar, se convierte en licitante. Con base a lo anterior puede decirse que la licitacin pblica es un procedimiento que el Estado mexicano emplea para seleccionar de acuerdo con la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas y su respectivo reglamento al proveedor ms idneo. La licitacin pblica se caracteriza fundamental-mente por ser un procedimiento abierto pero sujeto a los requisitos establecidos en la ley.

Las licitaciones pblicas podrn ser: Nacionales. Internacionales.

Etapas o procedimientos de la licitacin pblica: Que haya presupuesto para tal fin. Cada ao se asigna un presupuesto para cada dependencia del Estado. Que se establezcan las bases o condiciones de la licitacin: descripcin detallada de los requerimientos por el Estado, as como las condiciones y clusulas a las que debern sujetarse los licitadores. Que dichas bases se publiquen en una convocatoria en el Diario Oficial de la Federacin y en uno de los peridicos de mayor circulacin, ya sea del pas o de la entidad federativa donde se pretenda aplicar el producto o donde se realizar la obra pblica. Que los licitadores presenten sus ofertas en sobre cerrado, en lugar, hora y da previamente establecidos en los trminos y condiciones de la convocatoria, sealando la vigencia de la misma. Que se conozcan las ofertas en presencia de los dems licitadores. Que se haga la adjudicacin al licitador que haya ofrecido las mejores condiciones de precio, calidad, cantidad, oportunidad, condiciones de entrega y de pago, as como servicios de pos-venta. Formalizacin a travs de una orden de compra (documento que se convierte en contrato de compra venta en el momento en que firman comprador y proveedor). Las dems circunstancias pertinentes, a fin de asegurar al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financia-miento y oportunidad.

Otros procedimientos restrictivos citados en la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas son: La licitacin privada, que es un procedimiento cerrado a travs del cual se invita a personas fsicas o morales determinadas, consideradas como las ms capaces para cumplir con los pedidos o prestacin de servicios que se requieran, para que presenten sus ofertas, entre las que se elegir la ms conveniente para el Estado. Se aplican los mismos principios y normas de la licitacin pblica. La licitacin restringida, un procedimiento en el cual participan personas fsicas o morales que renen ciertas caractersticas, como capacidad de produccin especfica, maquinaria y tecnologa moderna o ciertos procesos de produccin exclusivos, que a juicio del Estado y previa investigacin tengan ciertos proveedores. La licitacin directa, un procedimiento de eleccin que hace el Estado de forma directa, discrecional y excepcional para elegir al proveedor ms idneo, nico y capaz de realizar o cumplir con la contratacin respectiva, por ejemplo, por su tecnologa avanzada, o por ser el titular de una patente en pleno derecho exclusivo de explotacin.

Compras Internacionales

Los mismos principios de las compras nacionales aplican para las compras internacionales, adems de otros no menos importantes, como una mejor asesora sobre lo que se pretende adquirir, y un servicio tcnico, as como la informacin necesaria sobre la tecnologa avanzada de otros pases. Dichas razones atraern a los compradores nacionales. Las compras en el extranjero siempre representan una alternativa importante para el rea de compras de la empresa. Sin embargo, las compras internacionales debern planearse con mayor esmero, pues en ellas influyen factores diferentes como la localizacin misma de las fuentes de proveedores, debido a que la distancia es un obstculo para conocer la capacidad tcnica y financiera o de produccin del proveedor internacional (para conocer fuentes proveedoras en el extranjero se puede obtener informacin de las mismas en las instituciones de crdito, asociaciones, cmaras y embajadas, entre otras). Tambin se deben considerar los aspectos polticos y laborales de las pases donde se encuentran los proveedores, as como el tipo de moneda con que se hagan las negociaciones de compra, sus mtodos de pago, adems del idioma, el cual en ocasiones puede provocar confusiones debido a los usos y costumbres de cada pas. En las compras internacionales deben considerarse otros tipos de contratos complementarios, como los siguientes, para garantizar adecuadamente las operaciones de compra: Contrato de transporte de mercancas. Contrato de seguro de riesgos. Contrato bancario (carta de crdito). Contrato de fianza (para asegurar el pago del precio o calidad de las mercancas). Contrato de servicios de inspeccin de las mercancas (a fin de verificar que se apeguen a las condiciones establecidas en el contrato de compra-venta internacional).Otros aspectos que deben considerarse en la planeacin de las compras internacionales son las condiciones de entrega que se pactan entre comprador y proveedor. Hoy en da las empresas mexicanas no slo deben documentar, va contratos, las operaciones que compra al exterior, sino que deben apegarse en mayor medida a los lineamientos legales de nuestro pas, as como a los tratados y acuerdos internacionales que se hayan expedido para efecto de importaciones.

Compras y cuentas por pagar

Las compras realizadas por una empresa son consideradas como una inversin que termina cuando el proveedor presenta a cobro sus facturas al rea de contabilidad, especficamente a cuentas por pagar.Es vital para las empresas que se establezcan controles que den certidumbre, confianza y tranquilidad a los socios de las mismas en todas las operaciones de compra que se realicen, obligndolos a establecer controles internos en esta rea, de suerte que, entre otras, estos controles puedan observar los siguientes criterios: Establecer objetivos claros de control interno de compras y cuentas por pagar. Definir con toda precisin la responsabilidad y funciones de las reas que interactan en el control interno de compras y cuentas por pagar. Determinar los riesgos en que se puede incurrir, al no cumplir con los lineamientos del control interno de compras y cuentas por pagar.Control interno de compras y cuentas por pagar

Proporcionar certidumbre, confianza y una seguridad razonable de que:a) Todas las operaciones se realizan conforme a una autorizacin, general o especfica, del comit de compras o de la direccin general. b) Todas las operaciones de compras se registren con oportunidad y de forma precisa: (1) para permitir la preparacin de los estados financie-ros y stos se ajusten a las normas de informacin financiera o a cualquier otro criterio aplicable a ellos, (2) para mantener la salvaguarda de los activos.c) El acceso a los activos slo est permitio de acuerdo con los criterios establecidos por la direccin general o el comit de compras de la empresa. d) La contabilidad de los activos se compare a intervalos razonables con los activos existentes y se tomen las medidas necesarias con res-pecto a cualquier diferencia que pueda surgir. Riesgos que se corren al no tener un control interno de compras y cuentas por pagar: Comprar en condiciones desfavorables a proveedores no autorizados. Que las compras infrinjan las polticas y procedimientos establecidos. Pagar en exceso del precio ptimo establecido. Comprar cantidades inadecuadas o superiores a las necesarias. Comprar sin la calidad que se requiere para los materiales o servicios. Se oculte informacin sobre las mercancas daadas o no recibidas. Realizar pagos basados en precios o condiciones incorrectos. Las operaciones aritmticas no sean congruentes con las operaciones reflejadas en la factura. Hacer pagos incorrectos o duplicados. Alteracin de los cheques que se expiden a proveedores. Pagar materiales o servicios no recibidos. Saldos incorrectos de las cuentas de caja y por pagar en el mayor general. Elaborar informes financieros incorrectos. Elaborar informes financieros internos incorrectos.

Control interno de compras y cuentas por pagar

Contenido bsico de un manual de compras Nombre de la empresa Fecha de elaboracin Introduccin (razn de ser del material) ndice Objetivos del manual de compras Misin Visin Estructura orgnica de la empresa Estructura orgnica del rea de compras Polticas Procedimientos Diagramas de flujo Formatos que se emplean en el departamento de compras Instructivo para el uso de formatos Glosario

FUENTES CONSULTADAS:Cruz Mecinas, Leonel (2007). Compras un Enfoque Estratgico.

A N E X O S

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