MANUAL DE CALIDAD

CONTENIDO

1. INTRODUCCION

ALCANCE

EXCLUSIONES

2. REFERENCIA ORGANIZACIONAL

RESEÑA HISTORICA

MISIÓN

VISIÓN

POLITICA DE CALIDAD

OBJETIVOS DE CALIDAD

ORGANIGRAMA

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

VALIDACIÓN DE PROCESOS

PROCESOS CONTRATADOS EXTERNAMENTE

PROPIEDAD DE LOS USUARIOS

3. INTERACCION DE PROCESOS

DESCRIPCIÓN DE LA INTERACCIÓN ENTRE PROCESOS

MAPA DE PROCESOS

CARACTERIZACIONES

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INTRODUCCIÓN

ALCANCE

Los servicios propios de la función notarial: Autenticaciones, Registro Civil, Conciliación, Escrituración y Protocolo ubicadas en la notaria segunda del Circulo de Zipaquirá.

EXCLUSIONES

7.3. DISEÑO Y DESARROLLO: Al ser la función notarial un tipo de servicio especializado, sujetos al marco regulatorio establecido en el Dec. 960 de 1.970 y controlado por la Súper Intendencia de Notariado y Registro, los servicios de Escrituración, Autenticación, Conciliación y Registro Civil, deben ceñirse estrictamente por lo dispuesto por el Estatuto Notarial, sin existir margen para la innovación en los mismos, los requisitos para los diferentes actos, son de carácter obligatorio. Esta exclusión no afecta la calidad del servicio.

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7.6. CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN:La Notaria segunda del Circulo de Zipaquira(Cundinamarca) hace mediciones y seguimiento a los servicios prestados, a los procesos, a la satisfacción de los Usuarios y al S.G.C., a través de los registros de control establecidos para la prestación del servicio y para los procesos, indicadores de Gestión, encuestas y auditorías; en ninguno de los casos se requiere utilizar equipos de medida para el control de las variables criticas del servicio, como es el caso de la exactitud en los documentos, legalidad de los actos y cumplimiento en tiempos de entrega. La exclusión de éste requisito no afecta la calidad del servicio.2. REFERENCIA ORGANIZACIONALRESEÑA HISTORICA

La Notaria Segunda del Circulo de Zipaquirá es creada mediante Decreto numero mil trecientos treinta y siete (1337) del nueve (9) de Julio de mil novecientos noventa y tres (1993) emanada por la Presidencia de la Republica debido a las circunstancias del proceso económico y social de Zipaquirá.

Mediante Decreto mil quinientos noventa y tres (1593) del diecisiete (17) de Agosto del citado año, se nombro en interinidad al Doctor Hector Rene Bastidas Pazos, identificado con cedula de ciudadadania numero 19.328.500 de Bogotá, para desempeñar el cargo de Notario Segundo del Circulo de Zipaquirá

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Posteriormente ingreso a la carrera notarial por concurso mediante Decreto del Gobierno Nacional N° 3656 del 22 de Septiembre de 2008, tomando posesión del cargo según acta N° 1995 del 22 de Octubre de 2008 como Notario en propiedad.

El 1 de octubre de 1993 se inicia la prestación del servicio en un inmueble adquirido en arrendamiento a la FUNDACION NACIONAL ZIPAQUIRÁ “FUNCIPA”, ubicado en la calle 3 # 7-64 piso 1° y 2°, ofreciendo fácil acceso al publico y buenas condiciones de luz, ventilación, seguridad e higiene.

En la actualidad se continua prestando el servicio en el mismo inmueble bajo las mismas premisas pero avanzando en la prestación de un servicio ágil, amable y confiable bajo el Sistema de Gestión de Calidad, conformando un equipo humano y tecnológico eficiente.

MISION Prestamos servicios notariales a nuestros usuarios, siendo reconocidos por nuestra eficiencia, confiabilidad y amabilidad, guardando la fe publica dentro del marco de la constitución y las leyes de Colombia, generando seguridad jurídica en pro de la paz y el bienestar de nuestra comunidad.

VISION Ser una Notaria que responda eficientemente a los desafíos generados por el creciente progreso de la región, basados en altos estándares de calidad, buscando el mejoramiento continuo, en pro del beneficio de nuestros usuarios y demás partes interesadas.

POLITICA DE CALIDAD La notaria segunda del circulo de Zipaquirá, apoyada en su experiencia se compromete, con el cumplimiento de los requisitos legales, normativos y organizacionales, a partir del control y mejoramiento continuo de sus procesos.

Nuestra eficiencia operativa nos permite servir con excelencia, garantizando la satisfacción de nuestros usuarios, prestando un servicio amable, ágil y confiable.

Para el cumplimiento de estos propósitos contamos con personal competente y comprometido, infraestructura adecuada y proveedores confiables.

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OBJETIVOS DE CALIDAD

1.GARANTIZAR EL PRINCIPIO DE LEGALIDAD.2.CUMPLIR CON LOS REQUISITOS NORMATIVOS Y ORGANIZACIONALES, CONTROLANDO Y MEJORANDO PERMANENTEMENTE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO.3.SATISFACER LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE NUESTROS USUARIOS EFICIENTEMENTE, A PARTIR DE LA PRESTACIÓN DE UN SERVICIO: a. AMABLE b. AGIL c. CONFIABLE4. CAPACITAR PERMANENTEMENTE Y ORIENTAR AL PERSONAL, PARA MEJORAR SUS COMPETENCIAS Y GENERAR UN MAYOR NIVEL DE COMPROMISO.5. REALIZAR MANTENIMIENTO PERIÓDICO A LA INFRAESTRUCTURA PARA MANTENERLA EN BUENAS CONDICIONES DE FUNCIONAMIENTO. 6. RETROALIMENTAR A LOS PROVEEDORES, CON EL FIN DE MEJORAR CONTINUAMENTE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS OFRECIDOS.

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ORGANIGRAMAVersión 1

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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

Todos los documentos de la Notaria, exigidos por la NTC ISO 9001 y los demás que afectan el Sistema de Gestión de la Calidad se mencionan en el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS

No es posible garantizar totalmente la eficacia del servicio, dado que una vez prestado el mismo se pueden presentar errores, por otras partes interesadas, como es el caso de inexactitud en la escritura, por equivocaciones en la minuta suministrada por los Usuarios, demoras por terceros, es el caso de entidades que deben hacer allegar documentos como paz y salvos (anexos a la escritura), entre otros. Las inexactitudes dan lugar a Escrituras de Aclaración y las demoras en el servicio, pueden perjudicar al Usuario, en tanto no puede realizar su diligencia notarial con la premura requerida.

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PROCESOS CONTRATADOS EXTERNAMENTE

Existen procesos contratados externamente como lo son el coordinador de calidad, el asesor de informática y el asesor contable, todos ellos avalados por la Notaria Segunda del Circulo de Zipaquirá como colaboradores para la buena prestación del servicio a nuestros usuarios.

PROPIEDAD DE LOS USUARIOS

La propiedad de los Usuarios viene dada por:• Datos personales• DocumentosPara su salvaguarda, protección y preservación, una vez se reciben los documentos, se relacionan en el sistema Notario 2000; por otra parte, se cuenta con el documento “ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD”, anexo a los contratos de trabajo, donde se detallan los documentos y datos confidenciales y el manejo que se debe dar a los mismos. Por último se cuenta con un procedimiento de “PROTOCOLO”, donde se establecen los controles, para la salvaguarda de las escrituras y sus anexos, que quedan en custodia de la Notaria.

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3. GESTIÓN POR PROCESOS

INTERACCIÓN ENTRE PROCESOS: La interacción de los procesos la establece la organización, tomando como base el Mapa de Procesos, la Planificación del SGC y las Caracterizaciones, donde se identifican los procesos necesarios para la prestación del servicio y para el cumplimiento de los requisitos del Cliente, Legales y de la organización. En la siguiente página se muestra la ruta de la prestación del servicio y la manera como interactúan los procesos para el cumplimiento de éstos requisitos

Los procesos se encuentran definidos en el Mapa de Procesos, en el que se ven reflejadas las interacciones entre los mismos. Los procesos se han clasificado en 3 grandes grupos:

DIRECTIVOS: Procesos que dan dirección y control a la organización.

DE REALIZACIÓN: Son la razón de ser de la organización, aquellos procesos por los cuales se factura.

DE SOPORTE: Sirven de apoyo a las labores diarias.

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MAPA DE PROCESOS

CARACTERIZACIÓNES

GERENCIAL

CALIDAD

SERVICIO AL CLIENTE

AUTENTICACIÓN

ESCRITURACIÓN

REGISTRO CIVIL

PROTOCOLO

FINANCIERO

RECURSOS HUMANOS

SUMINISTROS

CONCILIACIONES

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Aprueba____________________________Representante del Notario

Autoriza____________________________Notario

Elabora____________________________Coordinador de Calidad

Revisa____________________________Asesor Jurídico