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MANUAL DE RELACIONAMENTOFIBRIA E FORNECEDORES

MANUAL DE RELACIONAMENTO FIBRIA E FORNECEDORES

Sumário

A1 Introdução

B1 Sobre o ManualB1 Público-alvoB1 Como consultarB1 Implicações e canal de diálogo

C1 Integridade nas relações comerciaisC1 Cadastro e homologaçãoC2 Concorrência, seleção e negociaçãoC2 Conformidade com normas e legislaçõesC3 Conformidade contratual e capacidade de execuçãoC4 Anticorrupção e antissubornoC5 Lavagem de dinheiroC5 Confidencialidade das informaçõesC5 Brindes e presentesC6 Conflito de interessesC6 Defesa da concorrênciaC6 Qualidade e segurança do produto/serviço

D1 Relações trabalhistas dignasD1 Critérios de seleção e contrataçãoD1 Conformidade trabalhistaD1 Controle de terceirosD2 Abuso de poder e assédioD2 Práticas disciplinaresD2 Não discriminação, diversidade e inclusãoD3 Saúde e segurançaD4 Jornada de trabalho D4 Condições de moradia e respeito à privacidadeD5 RemuneraçãoD5 Liberdade de associação e acordo coletivo

E1 Proteção ambientalE1 Conformidade ambientalE1 CapacitaçãoE2 Efluentes e resíduosE3 Emissões e mudanças climáticasE3 Produtos químicosE4 Gestão ambiental

F1 Direitos humanos e envolvimento social

F1 Trabalho forçadoF2 Trabalho infantilF2 Exploração sexual de crianças e adolescentesF2 Contratação de jovensF2 Trabalhadores migrantesF3 Direitos das comunidades tradicionaisF3 Atuação socialF3 Procedência dos minerais

G1 Sistemas de gestão plenosG1 Alinhamento com valores e princípiosG1 Queixas e denúnciasG2 Melhoria contínuaG2 TransparênciaG2 Efeito multiplicador

H1 Check list


Desenvolver fornecedores, assegurar a transparência nas ações, consolidar valores e princípios, estimular boas prá-ticas e fomentar iniciativas conjuntas representam mais do que ações de responsabilidade social. São, essencialmente, estratégias de negócios e colocam em prática o compro-misso da Companhia de potencializar sua capacidade de geração de valor compartilhado.

Esta publicação visa ordenar essas estratégias e o ambiente de interação entre a Fibria e os fornecedores por meio da co-municação clara e equilibrada das duas facetas dessa relação:

• expectativas da Companhia sobre as condições de ope-ração e funcionamento dos parceiros;

• expectativas dos parceiros em relação às práticas da Companhia.

O conteúdo deste Manual está alinhado com o Código de Conduta da Fibria1, que baliza todas as decisões e iniciativas da Companhia, e foi construído de forma a assegurar a coe-

Este Manual reflete a crença da Fibria de que o sucesso dos negócios só é pleno e duradouro quando alavanca a construção de soluções transformacionais para uma sociedade mais justa e sustentável.

rência com os parâmetros e requisitos adotados pela própria Fibria e seus empregados. Os dois documentos devem ser aplicados em conjunto: o Código estabelece os princípios ge-rais que regem a atuação ética e a condução dos negócios; este Manual tem como foco específico os padrões de rela-cionamento entre a Companhia e sua rede de fornecedores.

A Fibria espera que seus parceiros se comprometam com es-ses princípios e padrões e atuem para engajar seus próprios fornecedores e subcontratados. Nesse contexto, ações como a contratação preferencial de empregados nos locais de ope-ração, que já influenciam a tomada de decisão da Compa-nhia, devem ganhar relevância como estratégias de participa-ção ativa no desenvolvimento econômico das comunidades.

Dessa forma, e baseado no desenvolvimento contínuo dos atores envolvidos nessas dinâmicas, o Manual pre-tende extrapolar os limites de um mero conjunto de re-gras e princípios e servir como instrumento efetivo para estabelecer e consolidar relações transparentes, equili-bradas e duradouras.

1 Disponível em: www.fibria.com.br/shared/midia/publicacoes/codigo-de-conduta-dezembro-de-2014-3a-edicao.pdf.

A. Introdução

Com o Manual de Relacionamento Fibria e Fornecedores, a Companhia visa ordenar o ambiente de interação com os parceiros co-merciais e potencializar as dinâmicas de ge-ração de valor compartilhado

A1


PÚBLICO-ALVOAs normas e diretrizes descritas na publicação se aplicam a:

• empresas de todas as categorias de fornecimento rela-cionadas às atividades florestais, industriais e de apoio (ex.: madeira, insumos, materiais, aluguéis e arrenda-mentos, áreas portuárias, serviços produtivos, adminis-trativos, de logística e de consultoria);

• empregados da Fibria envolvidos de forma direta e in-direta nos processos de contratação e relacionamento com fornecedores.

COMO CONSULTARA publicação está dividida em cinco módulos:

• Integridade nas relações comerciais, focado nos princípios de conduta ética e nos aspectos mais direta-mente relacionados à formalização dos contratos;

• Relações trabalhistas dignas, dedicado às regras e pa-râmetros aplicáveis à gestão de pessoas;

• Proteção ambiental, que reúne as expectativas relacio-nadas à gestão de meio ambiente;

• Direitos humanos e envolvimento social, que expli-cita a garantia de direitos fundamentais e o potencial dos negócios como instrumento de progresso social;

• Sistemas de gestão plenos, voltado a ferramentas de suporte à execução das diretrizes descritas nos quatro mó-dulos anteriores.

Cada módulo reúne diferentes temas, que descrevem o papel a ser desempenhado pelos fornecedores e pela Fi-bria no que se refere a:

• obrigações e proibições (sempre grifadas na cor laranja);

• requisitos desejáveis de caráter não obrigatório (sempre gri-fados na cor cinza);

• aspectos relevantes para direcionar as melhorias e a busca pela excelência.

Os capítulos são seguidos de um Check list, que tem o objeti-vo de facilitar a autoavaliação do fornecedor e servir de ferra-menta interna de identificação inicial dos pontos de melhoria.

Ao longo do tempo, a publicação será atualizada e enri-quecida com outros conteúdos, como cases de boas prá-ticas colocadas em prática pela Fibria ou pelos parceiros.

IMPLICAÇÕES E CANAL DE DIÁLOGOA Fibria considera que o cumprimento dos requisitos presentes neste documento por parte de seus empregados e parceiros comerciais é fundamental para a manutenção dessas relações. Em caso de não cumprimento dos presentes requisitos, a Companhia reserva-se o direito de encerrar o relacionamento e adotar as medidas definidas no seu Código de Conduta1.

A Fibria também se reserva o direito de realizar auditorias e verificar in loco o cumprimento das expectativas estabe-lecidas no Manual.

Dúvidas, reclamações ou sugestões pertinentes ao relacio-namento com a Fibria e à aplicação do Manual devem ser dirigidas, prioritariamente, ao gestor técnico e/ou comercial do contrato e, quando necessário, para o email [email protected]. A Fibria esti-mula essas comunicações, que contribuem com o diálogo e a melhoria dos processos, e assegura a liberdade do for-necedor se manifestar.

No caso específico de dúvidas sobre o Código de Conduta da Fibria ou denúncias de irregularidades e atos ilícitos, o canal de contato indicado é a Ouvidoria, acessível de diversas formas:

Internet www.fibria.com.br/ouvidoria/

Telefone Ligação gratuita a partir do Brasil 0800 891 1730

CartaOuvidoria Fibria Fibria Celulose S.A. Caixa Postal nº 81011 CEP 04537-970 São Paulo – SP


B. Sobre o Manual B1


INTEGRIDADE NAS RELAÇÕES COMERCIAISC.

C1

O objetivo de gerar valor compartilhado está na essência dos negócios da Fibria e dos laços com sua rede de fornecedores. Para fortalecer esse relacionamento, a Companhia e seus parceiros comerciais devem investir no equilíbrio e na clareza de papéis e responsabilidades, na conformidade com as regras e acordos estabe-lecidos, no alinhamento com princípios de conduta ética e no compromisso com a eficiência e a qualidade.

CADASTRO E HOMOLOGAÇÃO

A convite da Fibria, os interessados em integrar a base de fornecedores devem enviar os docu-mentos solicitados para o cadastro. A base é considerada nos processos de concorrência re-alizados pela Companhia.

PAPEL DA FIBRIA

Nos procedimentos de homologação de fornece-dores, a Fibria se compromete a:

• disponibilizar informações claras sobre o pro-cesso e os critérios utilizados;

• manter um canal para esclarecer dúvidas referen-tes ao processo por meio dos seguintes canais: telefones 27 3270.2278 ou 27 3270.2511 | email: [email protected];

• realizar as etapas de forma coerente e completa de modo assegurar a concorrência justa;

• informar o status do pedido de homologação no fim do processo.

C. Integridade nas relações comerciais

MELHORIA CONTÍNUA

Com foco no aperfeiçoamento dos processos e no atendimento das expec-tativas dos fornecedores, a Fibria trabalha para:

• apresentar de forma clara e acessível as informações sobre os requisitos mínimos e os procedimentos para inclusão na base de fornecedores e dis-ponibilizar o canal [email protected] para escla-recimento de dúvidas;

• informar o status do pedido de cadastro no fim do processo fornecendo informações pertinentes à identificação e correção de eventuais erros identificados no processo;

• possibilitar ao fornecedor escolher as atividades de fornecimento nas quais quer se cadastrar, desde que respeitadas as atividades-fim da empresa;

• tornar o processo de homologação mais simples e ágil.

A Fibria busca continuamente:

• manter atualizada a lista de documentos exigidos na etapa de homolo-gação, com o objetivo de eliminar redundâncias desnecessárias;

• avaliar oportunidades de padronização dos requisitos comuns a todas as unidades de operação;

• simplificar os critérios de homologação respeitando as diferentes reali-dades de seus fornecedores;

• proporcionar oportunidades de atendimento a novos fornecedores.



C2

CONCORRÊNCIA, SELEÇÃO E NEGOCIAÇÃO

MELHORIA CONTÍNUA

Com foco no aperfeiçoamento dos processos e no atendi-mento a expectativas dos fornecedores, a Fibria busca con-tinuamente:

• tornar os processos mais simples e ágeis;

• tornar mais claras e precisas as informações sobre o escopo contratado;

• envolver, sempre que possível, os fornecedores na defini-ção do escopo e da solução técnica adotada;

• incorporar critérios de desempenho em sustentabilidade no processo de seleção de fornecedores.

PAPEL DA FIBRIA

A Fibria se compromete a:

• respeitar estritamente as regras definidas no processo de concorrência;

• considerar aspectos do histórico de relacionamentos co-merciais anteriores e a necessidade de estímulo à partici-pação de novos parceiros;

• realizar a análise dos componentes técnicos, comerciais e estratégicos das propostas apresentadas considerando a relação entre a solução oferecida e o custo total de aqui-sição e, sempre que possível, as especificidades do perfil, porte, estrutura e expertise dos concorrentes;

• sempre que possível, envolver as áreas gestoras do contrato na etapa de concorrência;

• valorizar práticas dos fornecedores para contratação de mão de obra local.

CONFORMIDADE COM NORMAS E LEGISLAÇÕES

BOAS PRÁTICAS

A Fibria sugere a adoção de mecanismos estru-turados para acompanhar a evolução no marco legal de modo a preparar a empresa para eventuais mudanças e assegurar sem-pre a conformidade com as normas vigentes.

É recomendável, também, orientar-se pelos melhores pa-drões e práticas de mercado para dar foco a esforços contí-nuos de melhoria.

Os procedimentos de concorrência e seleção de fornecedo-res são baseados em critérios claros e divulgados de forma transparente e equitativa a todos os participantes no envio da carta-convite, e são conduzidos por profissionais capa-citados. Sempre que necessário, o analista de Suprimentos responsável pelo processo está preparado para esclarecer dúvidas e informar sobre o andamento dos processos e seu resultado final.

As empresas devem atuar de acordo com os regulamen-tos e com a legislação em todos os âmbitos de operação – municipal, estadual, federal ou internacional –, conside-rando os aspectos trabalhista, fiscal, tributário, ambiental, de saúde, de segurança do trabalho, de comércio interna-cional, de proteção de dados, de integridade e antitruste, ou qualquer outro aplicável.



C3

CONFORMIDADE CONTRATUAL E CAPACIDADE DE EXECUÇÃO

MELHORIA CONTÍNUA

Com foco no aperfeiçoamento dos processos e no atendimen-to às expectativas dos fornecedores, a Fibria trabalha para:

• simplificar e tornar mais ágil o processo de contratação e pagamento;

• facilitar a identificação dos pagamentos realizados.

A Fibria busca continuamente:

• estabelecer os contratos de forma conjunta, considerando as especificidades de cada tipo de contratação;

• atrelar o início efetivo dos trabalhos à formalização da relação, seja mediante contrato ou termo equivalente.

1 Disponível: www.fibria.com.br/shared/midia/publicacoes/codigo-de-conduta-dezembro-de-2014-3a-edicao.pdf.

2 Disponível: www.fibria.com.br/web/pt/institucional/sistemas.html.

PAPEL DA FIBRIA

A Fibria se compromete a cumprir os acordos estabelecidos e tra-balhar para aperfeiçoar sua execução nos aspectos relacionados:

• à garantia de um ambiente de trabalho digno e seguro;

• ao respeito ao escopo de contratação e às condições comerciais definidas;

• à precisão na programação de entregas;

• à agilidade nos processos de recebimento de insumos;

• à disponibilização de condições adequadas para a entre-ga de mercadorias ou prestação de serviços;

• à definição clara das especificações de qualidade;

• ao respeito aos critérios de medição;

• à pontualidade e ao prazo de pagamento.

Os gestores técnicos e comerciais do contrato são os pontos focais para esclarecer as dúvidas dos parceiros em todas as etapas do relacionamento.

Os contratos devem ser estabelecidos em conformidade com as normas e legislações. Seu cumprimento e o res-peito ao Código de Conduta da Fibria1 durante todo o período contratual são obrigatórios para a Companhia e seus fornecedores.

O fornecedor deve assegurar:

• que as equipes envolvidas contem com a formação, a qualificação, a experiência e a postura íntegra necessá-rias ao bom desempenho do trabalho;

• que as equipes envolvidas conheçam a Política Integra-da de Gestão da Fibria2;

• a disponibilização, em quantidade suficiente, dos equipamentos necessários e adequados à execução do serviço;

• o cumprimento da programação ou o planejamento se-manal das atividades. Em caso de risco de descumprimen-to, o fornecedor deve comunicar a Fibria com a maior an-tecedência possível e apresentar um plano de ação para corrigir ou mitigar o desvio;

FlexibilidadeA Fibria valoriza a cooperação e flexibilidade dos parceiros nas respostas a situações críticas ou ex-cepcionais. Sempre que o ajuste demandar uma repactuação contratual, ela deve ser autorizada por ambas as partes e, se possível, previamente.

• a apresentação, no prazo devido, dos dados de medi-ção e da documentação para conferência;

• o monitoramento da execução do contrato, incluindo a comunicação e o alinhamento de eventuais desvios de escopo junto à Fibria.

ALINHAMENTO ESTRATÉGICO Com foco no desenvolvimento conjunto com os fornece-dores, a Fibria se compromete a:

• compartilhar informações sobre seus planos estra-tégicos por meio de comunicações disponíveis aos públicos externos, como o Relatório de Sustentabi-lidade e o informativo Fibria RI, para, continuamen-te, aperfeiçoar a divulgação dessas informações com foco nos fornecedores;

• considerar e promover oportunidades de projetos em parceria;

• quando necessário, oferecer capacitações e treinamen-tos sobre aspectos técnicos específicos e atualizações de políticas e procedimentos.



C4

POR DENTRO DAS LEIS E NORMAS

Cada país possui leis próprias relacionadas à anticorrupção, mas os princípios que orientam essas leis são universais. No âmbito internacional, são referência no tema a Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), dos Estados Unidos, e a UK Bribery Act, do Reino Unido.

No Brasil, a Lei nº 12.846/2013, conhecida como Lei Anti-corrupção ou Lei da Empresa Limpa2, dispõe sobre a res-ponsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira. Ela foi complementada pelo Decreto nº 8.420/15 que regulamenta programas de compliance.

Outras referências importantes são: a Lei nº 8.666/1993, que disciplina os processos de licitação, a Lei nº 8.429/1992, que trata da improbidade administrativa, e o Código de Ética da Administração Pública Federal.

Alguns conceitos e definições:• corrupção ativa (art. 322 do Código Penal) – “oferecer ou

prometer vantagem indevida a funcionário público, para determiná-lo a praticar, omitir ou retardar ato de ofício”;

• corrupção passiva (art. 317 do Código Penal) – “solicitar ou receber, para si ou para outrem, direta ou indiretamente, ainda que fora da função ou antes de assumi-la, mas em razão dela, vantagem indevida ou aceitar promessa de tal vantagem”;

• tráfico de influência (art. 332 do Código Penal) – “solicitar, exigir, cobrar ou obter, para si ou para outrem, vantagem ou promessa de vantagem, a pretexto de influir em ato praticado por funcionário público no exercício da função”;

• pirataria (art. 184 do Código Penal) – violação de direitos autorais, obras intelectuais ou softwares, como cópia, utili-zação, venda e distribuição indevida de tais direitos;

• contrabando (art. 334-A do Código Penal) – “importar ou exportar mercadoria proibida”.

1 Disponível em: fibria.infoinvest.com.br/ptb/5674/PolticaAnticorrupo_Fibria_12Dez2013_AprovadaRCA.pdf. 2 Disponível em: www.cgu.gov.br/assuntos/etica-e-integridade/setor-privado/legislacao.3 Profissional que desempenha ou tenha desempenhado nos últimos cinco anos cargos, empregos ou funções públicas relevantes, seja no Brasil ou no exterior. Inclui

empregados de empresas públicas ou de economia mista, seus representantes, familiares e empregados. 4 Disponível em: www.fibria.com.br/shared/midia/publicacoes/manual-relacoes-agentes-do-governo.pdf.

ANTICORRUPÇÃO E ANTISSUBORNO

A Fibria não admite qualquer forma de suborno, corrupção, extorsão, propina ou práticas fraudulentas. É vedado ao fornecedor, seja diretamente ou via intermediários, ofere-cer ou receber qualquer benefício pessoal, impróprio ou ilegal a fim de influenciar decisões ou obter qualquer tipo de vantagem no negócio.

Essa proibição inclui o envolvimento em práticas de falsi-ficação (copiar, reproduzir ou adulterar, sem autorização, documentos, produtos ou serviços) e sonegação de im-postos ou caixa dois (utilizar ou acumular recursos não contabilizados).

Para mais informações sobre o tema, consulte a Política Anticorrupção da Fibria1.

FIQUE ATENTO!

A Fibria recomenda proatividade e prevenção em situações que envolvem:

• relacionamento com Pessoas Politicamente Expostas (PPE)3. Para mais informações, consulte o Manual de Relacionamen-to com Agentes do Governo4;

• patrocínios e doações em geral;

• trâmites para a concessão de licenças ou certificados emitidos pelo governo.



C5


No Brasil, as leis nº 9.613/98 e nº 12.683/12 tratam dos crimes de lavagem ou ocultação de bens, direitos e valores e previnem a utilização do Sistema Financeiro Nacional para a prática de atos ilícitos. Complementarmente, devem ser consultadas as resolu-ções emitidas pelo Conselho de Controle de Atividades Financei-ras (Coaf) para determinar os procedimentos a serem adotados em situações mais específicas:

• Resolução nº 15/2007: operações ou propostas ligadas ao terrorismo ou seu financiamento;

• Resolução nº 16/2007: referente a operações ou propostas de operações realizadas por Pessoas Politicamente Expos-tas (PPE);

• Resolução nº 25/2013: cita a comercialização de bens de luxo, de alto valor ou sua intermediação.

LAVAGEM DE DINHEIRO

É proibido facilitar ou participar de ações com o objetivo de conferir uma aparência de legalidade a recursos provenientes, direta ou indiretamente, de origem ilícita. Conforme o art. 1º da Lei 12.683/2012, isso inclui “ocultar ou dissimular a na-tureza, origem, localização, disposição, movimentação ou propriedade de bens, direitos ou valores”. Qualquer indício desse tipo de prática deve ser comunicado ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf).

O tráfico de drogas, o comércio ilegal de mercadorias, a corrupção ou a fraude corporativa são algumas infrações penais que podem desencadear uma operação de lava-gem de dinheiro.


PAPEL DA FIBRIA

A Fibria se compromete a aperfeiçoar continuamente os me-canismos de proteção à propriedade intelectual, incluindo as soluções apresentadas em propostas técnicas dos parceiros comerciais.

CONFIDENCIALIDADE DAS INFORMAÇÕES

As empresas devem assegurar a privacidade das informações de seus stakeholders, como clientes, acionistas, empregados, fornecedores e parceiros comerciais. É proibida a divulgação, intencional ou não, de dados confidenciais ou estratégicos que não sejam de domínio público, como:

• dados técnicos e comerciais dos produtos;

• objetivos, táticas e estratégias de negócios e de comer-cialização;

• orçamento e planejamento de curto, médio ou longo prazo;

• volume e condições de compra;

• resultados de pesquisas;

• dados estatísticos, financeiros, contábeis e operacionais.

O acesso privilegiado a esse tipo de informação não pode ser utilizado em benefício próprio ou de terceiros.

BRINDES E PRESENTESA oferta e o recebimento de brindes, presentes e convites institucionais deve se restringir a uma prática de gentileza e cordialidade, conforme a natureza e os limites previstos do Código de Conduta1 da Fibria.

Em nenhuma hipótese, poderão sugerir ou caracterizar qual-quer tipo de influência nas decisões de negócio da Companhia.



C6


No Brasil, a Lei nº 12.529/2011, que estrutura o Sistema Brasileiro de Defesa da Concorrência, dispõe sobre a prevenção e a repressão às infrações contra a ordem econômica. O tema está sob a res-ponsabilidade do Conselho Administrativo de Defesa Econômica (Cade), autarquia federal vinculada ao Ministério da Justiça.

QUALIDADE E SEGURANÇA DO PRODUTO/SERVIÇO

O fornecedor deve cumprir os requisitos de qualidade defi-nidos em contrato, as metas alinhadas entre as partes e os padrões definidos pela Fibria para os serviços oferecidos e os materiais empregados.

É igualmente obrigatório o respeito aos requisitos de se-gurança estabelecidos por leis e regulamentos, incluindo restrições a certos tipos de materiais. Os processos de pro-dução devem seguir as normas de segurança aplicáveis, como as análises de risco específicas e a implementação de medidas que evitem a ocorrência de incidentes.

CONFLITO DE INTERESSESOs empregados da Fibria e de seus fornecedores devem de-clarar situações que possam configurar conflito de interesses pessoais ou econômicos no seu relacionamento, além de co-municar a participação de Pessoas Politicamente Expostas ou representantes de partidos políticos. Qualquer tipo de rela-ção familiar entre o fornecedor e empregados e ex-emprega-dos da Companhia precisa ser comunicada antes de se iniciar o relacionamento comercial.

No caso de uso de substâncias químicas perigosas, a empresa deve adotar procedimentos de identificação do material, capacitação das equipes envolvidas e gestão de riscos em todas as etapas de movimentação, transporte, armazenamento, reciclagem, reutilização e descarte.

Inovação responsávelAs iniciativas de pesquisa e desenvolvimento devem respeitar os princípios éticos e as boas práticas socioambientais, de segurança e de aplicação de tecnologia.

DEFESA DA CONCORRÊNCIAA Fibria não tolera atos de espionagem industrial ou que vio-lem a livre concorrência. Os fornecedores devem respeitar as leis relacionadas e são proibidos de firmar acordos que favoreçam a formação de carteis ou que configurem abuso de uma eventual posição dominante no mercado (dumping).

Mais informações sobre o tema estão disponíveis na Polí-tica de Conformidade ao Direito Concorrencial da Fibria.


RELAÇÕES TRABALHISTAS DIGNASD.

D1

A força de trabalho é um elemento fundamental de qualquer empresa, e sua gestão precisa estar alinhada com a inspiração e com o propósito de gerar valor de longo prazo. A inovação e a produtividade somente se sustentam quando estão baseadas na confiança, na promoção e no respeito à diversidade, no de-senvolvimento, na segurança e no bem-estar das equipes.

CONFORMIDADE TRABALHISTA

O fornecimento de insumos, produtos e serviços à Fibria en-volverá somente os sócios e empregados regularmente for-malizados do fornecedor, que deve zelar pelo cumprimento integral das normas e regulamentos aplicáveis, sejam de ori-gem legal, trabalhista, administrativa ou coletiva.

CONTROLE DE TERCEIROSOs mesmos direitos e critérios descritos neste Manual se aplicam à gestão de mão de obra terceirizada ou subcon-tratada pelos fornecedores.

BOAS PRÁTICAS

A gestão dos aspectos referentes a relações de trabalho e saúde e de segurança ocupacional de terceiros podem envolver mecanismos mais rigorosos de monitoramento, como ferramentas internas, questionários, auditorias e controle de documentos.

CRITÉRIOS DE SELEÇÃO E CONTRATAÇÃO

Os procedimentos de contratação de empregados devem respeitar os direitos dos profissionais e garantir que não sejam retidos por mais de 48h os documentos originais – com exceção dos documentos de identificação, que jamais poderão ser retidos – e nem sejam solicitados depósitos fi-nanceiros para a garantia do emprego.

Nenhuma pessoa deverá ser empregada sem a verificação prévia dos documentos de identidade originais, de forma a evitar a contratação de menores de 16 anos.

Os trabalhadores sazonais e temporários devem contar com um contrato válido assinado pelo profissional.

Os componentes mínimos da relação de trabalho, como horas trabalhadas, horas extras, pagamento, benefícios, licenças, sistemas disciplinares e de reclamação, devem ser livremente acordados entre empregador e empregado dentro dos limites da legislação vigente, e ser documen-tados por escrito e assinados pelas duas partes. As altera-ções nessa relação também devem ser respaldadas por um documento formal por escrito acordado entre as partes.

As regras aqui descritas se aplicam também no caso de contratação via agências de emprego.

D. Relações trabalhistas dignas



D2

PRÁTICAS DISCIPLINARES

O fornecedor deve assegurar a seus empregados o acesso a procedimentos e recursos. Serão oferecidos aos empre-gados procedimentos transparentes, justos e confidenciais que resultem em uma resolução rápida, imparcial e justa das dificuldades que possam surgir como parte do seu rela-cionamento de trabalho.

Posicionamento de diversidade e inclusão da Fibria

A Fibria cultiva a diversidade e valoriza as diferenças, promovendo oportunidades em uma cultura de meri-tocracia e reconhecendo que as pessoas são únicas e, juntas, criam melhores resultados para todos.

NÃO DISCRIMINAÇÃO, DIVERSIDADE E INCLUSÃO

É proibida às empresas toda forma de discriminação por conta de raça, cor, etnia, nacionalidade, gênero, orientação sexual ou política, religião, deficiência, condições médicas, cargo, antecedentes criminais ou qualquer outra condição.

Nos procedimentos de recrutamento, seleção, contrata-ção, gestão de carreira e desligamento de empregados, a Fibria recomenda aos fornecedores a equidade de trata-mento, a manutenção de um ambiente inclusivo, solidário e livre de critérios de caráter discriminatório, bem como a gestão proativa desses temas.

ABUSO DE PODER E ASSÉDIO

A Fibria não compactua com práticas coercitivas para obtenção de vantagens por meio de abuso de poder, tra-tamento desumano ou degradante, punição corporal ou assédio, seja econômico, moral, sexual, racial, político, re-ligioso ou de qualquer outro tipo.

Todos os fornecedores devem assegurar o tratamento digno e o respeito a seus empregados. A Companhia recomenda, ainda, que os parceiros mantenham canais de denúncia em casos de violações (ver página G1 – Sistemas de gestão plenos/Queixas e denúncias) e coíbam retaliações.

Relações baseadas no respeito, no

diálogo e na justiça



D3

SAÚDE E SEGURANÇAEste tema é um valor inegociável para a Fibria. As principais orientações sobre ele são expressas nas Regras de Ouro de Saúde e Segurança do Trabalho, que devem ser aplicadas em todas as unidades da Companhia e pelos fornecedores. O não cumprimento dessas regras, assim como daquelas definidas nas demais orientações, como os manuais Flores-ta Segura1 e Estrada Segura2, está sujeito também à gestão de consequências, descrita nos próprios documentos.

A gestão da saúde e segurança dos fornecedores deve incluir o atendimento a leis, regulamentos e normas e o compromisso de valorizar a vida. Os principais aspectos relacionados ao tema são tratados a seguir.

AMBIENTE DE TRABALHOAs condições de trabalho oferecidas aos empregados de-vem proporcionar um ambiente seguro, que apoie a boa rotina de produção e colabore para evitar acidentes de trabalho. Isso inclui assegurar a adequação das instala-ções físicas da empresa (estruturas, instalações elétricas, estações de trabalho ergonomicamente adaptadas) e das condições de temperatura, limpeza, organização, ilumi-nação, ventilação e sinalizações, além da identificação proativa de riscos.

CAPACITAÇÃO E CONSCIENTIZAÇÃONas atividades aplicáveis, o fornecedor deve realizar, pe-riodicamente, o Diálogo de Segurança (DS) em todas as frentes de trabalho.

SUBSTÂNCIAS PERIGOSASAs empresas têm a obrigação de proteger seus empregados de quaisquer perigos químicos, biológicos e físicos no local de trabalho, disponibilizando controles apropriados, procedimentos de trabalho seguros, manutenção preventiva e medidas técnicas de proteção necessárias para mitigar riscos de acidentes.

PREVENÇÃO E COMBATE A INCÊNDIOSAs empresas devem contar com estrutura e recursos ne-cessários para a prevenção e combate a incêndios em sua área de atuação e promover sua inspeção periódica. Essa estrutura inclui acesso adequado a instalações médicas, saídas de incêndio e equipamentos de segurança e de combate a incêndios.

Também é essencial realizar treinamentos para qualificar e atualizar as pessoas envolvidas nessas atividades, bem como o restante dos empregados em situações de emergência. É obrigatório o registro atualizado dos treinamentos.

EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃOÉ obrigação do fornecedor disponibilizar e garantir o uso pelos empregados de todos os Equipamentos de Proteção Coletiva (EPC) e/ou Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) aplicáveis. As informações de seguran-ça relacionadas a materiais perigosos e de perigo inter-mediário devem estar disponíveis para educar, treinar e proteger os trabalhadores.

1 Disponível em: www.fibria.com.br/shared/midia/publicacoes/manual_fibria_floresta_segura_31maio2010.pdf.

2 Disponível em: www.fibria.com.br/shared/midia/publicacoes/manual_fibria_estrada_segura_jan2012.pdf.

PrevençãoTodos os fornecedores devem contar com Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), atualiza-do de acordo com a norma regulamentadora NR9.

Máquinas e equipamentos

Com foco na redução de riscos na operação de máquinas e equi-pamentos, a Fibria recomenda, ainda, a adoção de medidas com-plementares como:

• manutenção dos registros atualizados;

• capacitação regular das equipes envolvidas em sua operação;

• adequação para reduzir a exposição a riscos e eliminar os de caráter imediato.

RESPOSTA A EMERGÊNCIASA Fibria mantém planos de crise em seus ambientes de trabalho e recomenda aos parceiros a adoção de uma atitude preventiva a esse tipo de ocorrência, com a identificação de emergências potenciais no transporte e ambiente laboral, iniciativas de redução de riscos e mi-tigação dos impactos e o estabelecimento de planos de resposta imediata.

Com foco na efetividade das iniciativas, a Companhia sugere que os planos incluam a capacitação regular dos empregados, a realização de simulações e a informação sobre procedimentos de evacuação, entre outras medidas.

As empresas devem estar preparadas para acionar o res-gate e socorro dos envolvidos.



D4

CONTROLE E INVESTIGAÇÃO DE ACIDENTESAlém de assegurar os registros e comunicações obrigató-rios por lei para acidentes de trabalho, os fornecedores devem informar as ocorrências à Fibria.

No caso de acidentes nos ambientes da Fibria, as duas partes devem se comprometer com a análise e investiga-ção de forma a possibilitar ações corretivas e evitar reinci-dências. O mesmo procedimento é recomendado para o caso de ocorrências em ambientes do fornecedor.

GESTÃO DE SAÚDEÉ obrigatória a atualização do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) de acordo com a norma regulamentadora NR7. Os empregados devem passar por exames médicos admissionais, periódicos e de desligamento aplicáveis às suas funções conforme a legis-lação e as orientações médicas.

Olhar especializado

A Fibria recomenda ao fornecedor que indique um profissional ou equipe responsável por colocar em prática os aspectos da gestão relativos à saúde, à segurança e ao meio ambiente. No caso espe-cífico de saúde e segurança, em que a lei exige formação ou qua-lificação técnica, essa função poderá ser exercida por integrantes do Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e Medicina do Trabalho (SESMT) ou da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (Cipa).

BOAS PRÁTICAS

• Sensibilizar e conscientizar os empregados sobre ações de

prevenção e autocuidado em saúde;

• estimular o engajamento e a participação proativa na bus-ca de soluções.

DOCUMENTAÇÃO COMPROBATÓRIAO fornecedor deve manter atualizados todos os documen-tos relacionados à saúde e à segurança exigidos legalmen-te e pela Fibria nas frentes de trabalho. Isso inclui:

• Ficha de Equipamento de Proteção Individual (EPI);

• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);

• Análise Preliminar de Risco (APR);

• Ficha de Registro;

• Observação de Risco da Tarefa (ORT), em número ade-quado ao que determina a área de Higiene, Segurança e Medicina do Trabalho (HSMT).

JORNADA DE TRABALHOA definição do horário e jornada de trabalho, pagamento de horas trabalhadas e horas extras e acúmulo de banco de horas deve seguir a legislação vigente e as regras esta-belecidas no acordo coletivo de trabalho.

As horas trabalhadas devem ser registradas em documen-tos legíveis que especifiquem: horas regulares, extraordi-nárias, pausas para refeição, horas in itinere (se houver), trabalho noturno e descanso semanal.

No caso do trabalho de jovem aprendiz e estagiários, a carga horária não poderá ultrapassar seis horas por dia e é proibida a realização de horas extraordinárias.

CONDIÇÕES DE MORADIA E RESPEITO À PRIVACIDADE

As acomodações destinadas à moradia de empregados devem estar de acordo com todas as leis e regulamentos aplicáveis e isoladas das áreas de produção ou operação. Os edifícios de moradia devem ser seguros, limpos e com acesso livre aos trabalhadores, independentemente do horário. Todos os dormitórios devem proporcionar aos trabalhadores espaço pessoal razoável, ventilação ade-quada, acesso a água potável, instalação sanitária, du-chas e local para o preparo de alimentos.

Cumprir o planejamento

Os contratos firmados com a Companhia pressupõem o pla-nejamento prévio das atividades por parte do fornecedor, considerando sua capacidade de atendimento e execução. As repactuações acordadas nesse fluxo deverão levar em conta essa capacidade e os limites legais e/ou previstos no acordo coletivo de trabalho.

SAÚDE E SEGURANÇA (continuação)



D5

As estratégias de compen-sação colaboram para a re-tenção dos profissionais

O bom relacionamento com entidades representativas dos empregados favorece a construção conjunta

REMUNERAÇÃOO fornecedor deve garantir o pagamento pontual e corre-to de suas obrigações previdenciárias e fiscais e de salários e benefícios dos empregados – sejam de caráter legal ou definidos no acordo coletivo de trabalho.

A remuneração deve obedecer às leis salariais nacionais apli-cáveis. Os pagamentos de salários e benefícios devem ser re-gistrados em documentos legíveis e claros, demonstrando o período a que se referem e os valores correspondentes.

A Fibria incentiva seus fornecedores a oferecerem aos seus empregados compensação e benefícios justos e competi-tivos, além de amplo treinamento e oportunidades edu-cacionais.

Os fornecedores não devem aplicar qualquer forma de dis-criminação nas práticas de emprego e remuneração, nem medidas disciplinares que acarretem em redução de salários.

LIBERDADE DE ASSOCIAÇÃO E ACORDO COLETIVO

O direito legal à livre associação e negociação coletiva deve ser respeitado integralmente.

A Fibria espera que seus fornecedores reconheçam a legitimidade das associações de representação dos tra-balhadores, não criem barreiras para prejudicar ou evi-tar comunicações entre representantes de sindicatos e os empregados e permitam aos empregados que atuam como representantes sindicais o exercício do seu papel de esclarecer e apoiar aqueles que tenham dúvidas rela-cionadas aos temas laborais.

A empresa deve manter cópias atualizadas da Con-venção Coletiva de Trabalho ou do acordo coletivo de trabalho das categorias aplicáveis. Os documentos são uma extensão da legislação trabalhista, por isso é es-sencial que os fornecedores se mantenham informados sobre as respectivas exigências.


PROTEÇÃO AMBIENTALE.

E1

As questões ambientais, quando consideradas a partir de uma abordagem am-pla e de longo prazo, representam um impulso à evolução das empresas e um fator de competitividade nos negócios em busca de soluções transformacionais para uma sociedade mais justa e sustentável. A avaliação de riscos, a responsa-bilidade no consumo de recursos naturais e a gestão dos impactos devem inte-grar a estratégia de atuação responsável e os procedimentos de gestão.

E. Proteção ambiental

CAPACITAÇÃOOs fornecedores devem promover a capacitação das equi-pes sobre aspectos e impactos ambientais relacionados à sua atividade e, quando aplicável, designar um profissio-nal para participar do treinamento de multiplicadores de meio ambiente, oferecido pela Fibria.

A empresa deve manter os registros atualizados que comprovem a realização das atividades de capacitação definidas acima.

CONFORMIDADE AMBIENTAL

A Fibria exige de seus fornecedores o cumprimento da legis-lação ambiental em âmbito internacional, nacional, estadual e municipal. É condição para a realização de negócios com a Fibria a adequação a todos os licenciamentos ambientais ne-cessários para uso de produto, transporte, operação e outros requisitos, como, por exemplo:

• cumprir com a legislação ambiental aplicável aos seus produtos e serviços;

• prover produtos e serviços com os corretos licencia-mentos e autorizações ambientais;

• na ocorrência de quaisquer incidentes e acidentes de-ve-se cumprir o procedimento de controle de emer-gência, bem como controlar, mitigar e reparar even-tual dano, comunicando imediatamente o gestor do contrato da Fibria.



E2

EFLUENTES E RESÍDUOS

O fornecedor deve monitorar a qualidade dos efluentes descartados em redes públicas ou fontes hídricas e asse-gurar o cumprimento dos parâmetros exigidos pelo órgão ambiental competente. A avaliação de conformidade re-alizada pela Fibria nesse aspecto inclui também as condi-ções da estrutura existente na unidade da empresa para despejo dos efluentes, como tubulações, calhas etc.

Os fornecedores devem dispor de estrutura suficiente para coleta e armazenamento de resíduos (perigosos ou não), incluindo sinalizações, cobertura, áreas restritas e com contenção secundária (se necessário).

Todo resíduo transportado para descarte deve ser registra-do de acordo com os documentos exigidos pelos órgãos competentes e a empresa deve ter cópias das licenças am-bientais vigentes das empresas contratadas para o trans-porte dos resíduos.

Atividades com potencial de impactar a saúde humana ou ambiental devem ser adequadamente gerenciadas, me-didas, controladas e manuseadas antes da liberação de qualquer substância no ambiente.

BOAS PRÁTICAS

• Procedimentos para garantir mais segurança ao manu-seio, movimentação, armazenamento e disposição final dos resíduos;

• sistemas de prevenção ou mitigação de derramamentos acidentais e liberações no ambiente;

• programas voltados à gestão de resíduos alinhados com a Política Nacional de Resíduos Sólidos (Lei nº 12.305);

• processos de coleta e separação de resíduos de forma a apoiar a reutilização, reciclagem ou coprocessamento dos materiais. O processo pode envolver o suporte a coopera-tivas de reciclagem, organizações não governamentais ou outras entidades.


Norma ABNT NBR ISO 14.001:2004: discorre sobre os requisi-tos para a estruturação de um Sistema de Gestão Ambiental;

Instrução do IBAMA nº 31: trata das atividades potencial-mente poluidoras e utilizadoras de recursos naturais;

Lei nº 6.938/1981: estabelece a Política Nacional do Meio Ambiente;

Lei nº 9.605/1998: determina as sanções às atividades lesivas ao meio ambiente;

Lei 12.305/2010: Política Nacional de Resíduos Sólidos, que estabelece princípios, objetivos, instrumentos e diretrizes para a gestão e gerenciamento dos resíduos sólidos, as responsabi-lidades dos geradores, do poder público e dos consumidores, bem como os instrumentos econômicos aplicáveis.

Assegurar o descarte adequado em todas as operações



EMISSÕES E MUDANÇAS CLIMÁTICAS

O fornecedor deve acompanhar os indicadores de emis-sões – de material particulado, gases de efeito estufa, NOx, SOx e outros – e assegurar o atendimento aos parâ-metros estabelecidos pelos órgãos competentes.

Foco na redução dos impactos da operação sobre o efeito estufa

BOAS PRÁTICAS

A Fibria recomenda a adoção de medidas para reduzir as emis-sões de gases de efeito estufa, como CO

2 (dióxido de carbono),

N2O (óxido nitroso), CH

4 (metano), CFCs (clorofluorcarbonetos),

HFCs (hidrofluorcarbonetos), PFCs (perfluorcarbonetos) e SF6

(hexafluoreto de enxofre). Esses gases podem ser emitidos de várias formas como, por exemplo, durante queimas, desmata-mento e decomposição.

Caso o fornecedor desenvolva atividades geradoras desses gases, o ideal é monitorar as emissões atmosféricas nos es-copos 1 (de fontes da própria empresa ou controladas por ela), 2 (emissões relacionadas à compra de energia) e 3 (de terceiros para uso direto), de acordo com a sua atividade.

As ações de redução das emissões podem envolver:

• substituição de matérias-primas ou insumos;

• uso responsável de recursos naturais;

• reutilização e reciclagem;

• mudanças no processo produtivo;

• desenvolvimento de produtos e serviços que consumam menos energia e gerem menos emissões.

PRODUTOS QUÍMICOSNo armazenamento de produtos químicos perigosos e não perigosos, o fornecedor deve atender às condições previstas em lei com relação à estrutura do local de ar-mazenamento (como paredes, piso, estantes), iluminação, ventilação, contenção, sinalização e equipamentos de se-gurança, entre outros.

O fornecedor deve cumprir as orientações da Ficha de In-formações de Segurança de Produtos Químicos (FISPQ) e possuir Ficha de Emergência (FE).

Inventário de químicos

A Fibria espera que as empresas demonstrem uma boa organização no controle dos produtos químicos utiliza-dos e, por isso, é importante a criação e atualização constante de um inventário dessas substâncias. As in-formações recomendadas para controle no inventário são: data da última aquisição, volume de compra, pro-cessos em que o químico é utilizado, forma de descarte da embalagem, riscos associados ao armazenamento, utilização e descarte.

E3



E4

GESTÃO AMBIENTALOs fornecedores devem adotar programas de gestão de impactos ambientais de suas atividades que incluam ini-ciativas de redução e/ou mitigação e manter atualizados os registros dessas iniciativas.

No caso de ocorrências ambientais, a empresa deve ado-tar e registrar as medidas necessárias.

Para uma melhor gestão das questões ambientais, a Fibria recomenda a adoção de sistemas de gestão ambiental rele-vantes e certificações (como as baseadas em normas nacio-nais e internacionais) voltados à identificação, ao controle e à mitigação dos impactos ambientais significativos.

Também são incentivadas a avaliação de desempenho am-biental de aspectos ambientais mais críticos (como, por exemplo, indicadores setoriais, de pegada de carbono ou hídrica e de análise do ciclo de vida do produto, entre ou-tros) e a comunicação clara sobre o tema.

BOAS PRÁTICAS

A Fibria recomenda aos fornecedores uma abordagem preventiva de gestão ambiental, com a redução dos impactos potenciais na condução dos seus negócios, em linha com o cuidado da própria Companhia e seu esforço para incorporar a sustentabilidade às atividades.

Nessa linha, é sugerido:

• identificar os principais impactos decorrentes da operação;

• utilizar de forma responsável os recursos naturais, incluin-do água e energia;

• investir em tecnologias de menor impacto;

• atuar em linha com as melhores práticas, de forma a ultra-passar a obrigatoriedade legal;

• capacitar os empregados sobre os requisitos ambientais;

• buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos de pro-dução e da escolha dos materiais utilizados;

• realizar a gestão de impactos com foco em todo o ciclo de vida dos produtos.

O olhar integrado e a abordagem preventiva favorecem a boa gestão


Respeitar e proteger os direitos fundamentais são as condições mais básicas e fun-damentais a qualquer atividade que anseie ser classificada como humana. A Fibria não tolera qualquer tipo de violação aos direitos humanos e exige essa mesma atitude de todos os seus parceiros de negócios. Satisfeito esse requisito essencial, a Companhia aposta no potencial dos fornecedores para ampliarem os efeitos po-sitivos da atuação proativa e responsável na geração de valor para a sociedade.

F. Direitos humanos e envolvimento social

TRABALHO FORÇADO

É proibido o uso de trabalho forçado, involuntário ou em condições análogas ao trabalho escravo.

Todo empregado tem o direito de recusar a realização de atividades as quais não se sinta preparado para execu-tar, principalmente operações que ofereçam algum risco à sua integridade física. Em nenhuma hipótese, o for-necedor deve demandar atividades que possam colocar em risco a integridade de seus empregados, limitando o acesso a água fresca e limpa, refeições e sanitários ou proibindo a saída do local de trabalho.

O fornecedor deve informar a Fibria se utilizar trabalho de grupos vulneráveis, como trabalhadores migrantes ou presos e internos do sistema penitenciário.

1 Disponível em: www.oitbrasil.org.br/node/449. 2 Disponível em: www.oitbrasil.org.br/node/469.

BOAS PRÁTICAS

• Política e procedimentos claros de contratação, ações disciplinares, promoção e demissão e equipe responsá-vel treinada para executá-los. Os procedimentos devem ser explicados aos empregados na contratação e estar disponíveis para consulta em documento de fácil acesso; sistema de comunicação transparente e canais de diálogo;

• igualdade de condições de trabalho nos contratos de curta duração, temporários, jovem em idade legal para trabalhar e trainees e contratações por tempo indeterminado, consi-derando-se os mesmos cargos;

• ações de combate ao trabalho análogo ao escravo na rede de fornecimento.

SAIBA MAIS

É considerado trabalho forçado ou obrigatório qualquer serviço exigido sob ameaça de penalidade e para o qual o realizador não se ofereceu de livre e espontânea vontade. Inclui o traba-lho realizado mediante métodos de controle, como a retenção dos documentos de identificação, passaportes, autorizações de trabalho, confinamento, castigo físico, ameaça de violência ou o recolhimento de depósitos como condição de trabalho.

As principais referências sobre o tema são as convenções da Organização Internacional do Trabalho (OIT):

• 291, sobre trabalho forçado ou obrigatório;

• 1052, sobre a abolição do trabalho forçado.

F1


DIREITOS HUMANOS E ENVOLVIMENTO SOCIALF.

F2

1 Disponível em: www.oitbrasil.org.br/node/492. 2 Disponível em: www.oitbrasil.org.br/node/518.

CONTRATAÇÃO DE JOVENSOs fornecedores devem assegurar que todos os emprega-dos jovens tenham idade apropriada para desempenhar suas tarefas, bem como observar a idade e a escolaridade mínima definidas pela legislação. As atividades dos tra-balhadores jovens não podem incluir exposição a riscos físicos ou situações que possam prejudicar seu desenvolvi-mento físico, mental ou emocional.

ATIVIDADES PROIBIDAS• Executar tarefas em condições perigosas ou que exigem

manuseio de materiais perigosos de maneira insegura;

• jornada de trabalho de mais de oito horas por dia ou que seja majoritariamente noturna;

• trabalhar de forma a interferir no ensino.

TRABALHADORES MIGRANTESTodas as obrigações e recomendações deste Manual de-vem ser aplicadas pelo fornecedor também na gestão de trabalhadores migrantes, que devem ser tratados de forma digna e respeitosa e gozar dos mesmos direitos e condi-ções de trabalho (salários, jornada etc.) de outros profis-sionais que executem as mesmas tarefas.

Além disso, a Fibria espera que seus fornecedores estejam aptos a reconhecer as especificidades legais, sociais e cultu-rais que os migrantes enfrentam, e recomenda a adoção de medidas como:

• verificar a situação legal dos trabalhadores migrantes e assegurar que sejam empregados apenas aqueles com licença de trabalho válida emitida pela autoridade go-vernamental apropriada;

• não reter documentos de identidade oficiais dos emprega-dos, incluindo passaportes, autorizações de trabalho e certi-dões de nascimento, mesmo que seja a pedido deles;

• responsabilizar-se pelo pagamento de eventuais taxas re-lacionadas a serviços prestados por agências de trabalho.

BOAS PRÁTICAS

• Treinar os supervisores de aprendizes e estagiários sobre as especificidades dessa força de trabalho;

• avaliação periódica de saúde para empregados menores de idade, aprendizes e estagiários;

• engajamento da rede de fornecimento no esforço de proteção dos direitos de crianças e adolescentes e manutenção de sis-temas de monitoramento e auditorias para impedir violações.

TRABALHO INFANTILÉ proibida a utilização de trabalho infantil. A contratação de trabalhadores jovens deve respeitar estritamente a legislação vigente e as convenções do trabalho da Organização Mundial do Trabalho.

SAIBA MAIS

As principais referências sobre o tema são as convenções da Organização Internacional do Trabalho (OIT):

• 1381, sobre a idade mínima para admissão;• 1822, sobre as piores formas de trabalho infantil e as ações

para sua eliminação.

EXPLORAÇÃO SEXUAL DE CRIANÇAS E ADOLESCENTES

A Fibria não tolera a exploração sexual de crianças e ado-lescentes e incentiva seus fornecedores a adotarem me-didas para coibir esse tipo de prática em suas redes de fornecimento.


DIREITOS HUMANOS E ENVOLVIMENTO SOCIALF.

1. Versão em português disponível em: www.mda.gov.br/sitemda/sites/sitemda/files/user_img_19/Diretrizes%20web.pdf.

Para a extração de matéria-prima diretamente da fonte, a Fibria recomenda que os fornecedores avaliem previamen-te o local de trabalho e desenvolvam ações para prevenir impactos negativos sobre o meio ambiente ou violações a direitos humanos.

Os fornecedores devem assegurar a boa procedência dos minerais utilizados em seus produtos, considerando aspectos sociais e ambientais do processo de extração e produção, e que eles não contenham substâncias oriundas de regiões de conflito que financiem ou beneficiem direta ou indiretamente grupos armados.

Respeito e valorização dos grupos indígenas e quilombolas

ATUAÇÃO SOCIALA Fibria não tolera atos de discriminação, assédio ou abu-so às comunidades, nem tentativas de suborno ou alicia-mento para participação em irregularidades ou ilícitos.

A Companhia estimula seus fornecedores a manterem um diálogo pertinente e adequado com as comunidades da área de influência de operação e a atuar no desenvolvi-mento local.

Caso o fornecedor desenvolva ou participe de projetos sociais, seja por doações, patrocínios, ou apoio direto no desenvolvimento, recomenda-se o monitoramento das ações e de seus resultados.

BOAS PRÁTICAS

• Contratação e desenvolvimento de fornecedores locais e fortalecimento de pequenas e médias empresas;

• inclusão de aspectos sociais (como relações de trabalho, saúde e segurança) e ambientais no diálogo com seus pú-blicos estratégicos.

DIREITOS DAS COMUNIDADES TRADICIONAIS

Os fornecedores, principalmente os de madeira, devem res-peitar toda a legislação relacionada aos direitos de comunida-des tradicionais, como indígenas e quilombolas, sobretudo no que se refere ao seu território legalmente constituído. Assim como no relacionamento com outros públicos, a Fibria não tolera atos de discriminação, assédio ou abuso a essas co-munidades, nem tentativas de suborno ou aliciamento para participação em irregularidades ou atos ilícitos.

PROCEDÊNCIA DOS MINERAIS

BOAS PRÁTICAS

• Treinamentos periódicos de todos os membros de equipes pertinentes;

• realizar avaliação de riscos e impactos relacionados à terra nas comunidades;

• nas avaliações de impactos, contar com a participação das comunidades afetadas, incluindo informações desmembra-das por sexo, etnia, tribo ou casta, e divulgar os resultados em idioma e formato acessíveis;

• formalização de compromisso público para apoiar ativamente investimentos agrícolas responsáveis, como as Diretrizes Vo-luntárias das Nações Unidas sobre a Governança Responsável da Terra, dos Recursos Pesqueiros e Florestais no Contexto da Segurança Alimentar Nacional1, da Organização da Nações Unidas para a Alimentação e Agricultura (FAO);

• política corporativa de tolerância zero a casos de posse in-devida de terra.

F3


SISTEMAS DE GESTÃO PLENOSG.

G1

Conectar o sucesso das empresas ao desenvolvimento sustentável depende do compromisso firme e de instrumentos e ferramentas que deem suporte à sua exe-cução. Somente com a gestão contínua, o monitoramento dos avanços e o olhar estratégico para promover as eventuais correções de rota é possível colocar em prática o modelo de geração de valor duradouro que beneficie toda a sociedade.

G. Sistemas de gestão plenos

ALINHAMENTO COM VALORES E PRINCÍPIOS

Os requisitos e procedimentos descritos neste Manual e os valores e princípios expressos no Código de Conduta1 da Fibria são obrigatórios para a Fibria e sua rede de fornece-dores. Além de atuarem de forma condizente com os dois documentos, os fornecedores devem:

• respeitar as normas e os procedimentos de acesso às dependências da Fibria;

• zelar pelos bens e produtos da Companhia cedidos para a realização do trabalho e ressarcir a Fibria de quaisquer danos causados em razão de atos, fatos ou omissões do fornecedor ou de suas partes relacionadas.

1. Disponível em: www.fibria.com.br/shared/midia/publicacoes/codigo-de-conduta-dezembro-de-2014-3a-edicao.pdf.

QUEIXAS E DENÚNCIASA Fibria recomenda que os fornecedores mantenham me-canismos eficientes para registrar e investigar queixas e de-núncias de qualquer natureza. São boas práticas a garantia da confidencialidade das informações, o foco em soluções rápidas, imparciais e justas e os procedimentos que evitam expor ou prejudicar os envolvidos.

No relacionamento com a Fibria, os fornecedores contam com canais específicos de comunicação (ver página B1 – Sobre o Manual/Implicações e canal de diálogo) e com a garantia da Companhia com relação à lisura e responsabilidade no proces-samento de qualquer queixa, denúncia ou sugestão.

No discurso e na prática

O fornecedor deve manter a documentação adequada para demonstrar que compartilha dos princípios e valores expressos neste Manual e no Código de Conduta. Essa documentação po-derá ser exigida pela Fibria, a qualquer momento, em casos de denúncia ou suspeita de descumprimento.

Com foco no alinhamento da conduta, a Companhia recomenda que os fornecedores realizem treinamentos específicos sobre o conteúdo deste Manual e do Código de Conduta da Fibria.


SISTEMAS DE GESTÃO PLENOSG.

BOAS PRÁTICAS

• Formalizar por escrito a comunicação de informações im-portantes;

• garantir que suas partes relacionadas conheçam e apliquem as disposições deste Manual.

MELHORIA CONTÍNUAA Fibria incentiva seus fornecedores a incorporarem práti-cas de gestão e monitoramento para conferir foco estraté-gico à atuação e impulsionar os resultados.

Entre elas, destacam-se:

• planejamento e mecanismos de controle para gerenciamen-to de processos administrativos e operacionais e garantia da conformidade com os parâmetros e critérios predefinidos;

• definição de objetivos e metas mensuráveis (quantitati-va ou qualitativamente) relacionadas a aspectos de re-lações de trabalho, saúde e segurança, meio ambiente e responsabilidade social;

• procedimentos de revisão e análise do desempenho por meio do monitoramento de indicadores e metas.

EFEITO MULTIPLICADORA Fibria recomenda que os fornecedores utilizem sua própria rede de fornecimento para difundir e consolidar os requisitos, parâmetros e boas práticas descritos neste Manual de forma a ampliar seu alcance.

TRANSPARÊNCIAA transparência no relacionamento deve ser um compro-misso recíproco da Fibria e da rede de fornecedores. Para colocá-la em prática, as empresas devem:

• atuar com objetividade, honestidade, dignidade, respei-to, lealdade, cortesia, respeito mútuo e colaboração;

• assegurar a qualidade e a clareza das informações duran-te a negociação de contratos e aditivos, bem como na administração dos contratos vigentes, a fim de evitar práti-cas que prejudiquem o bom andamento desses processos;

• comprometer-se quanto à veracidade dos dados infor-mados, como os relacionados a temas jurídicos, fiscais, econômico-financeiros, de saúde e segurança, de meio ambiente, de qualidade, de capacitação profissional dos prestadores de serviço, entre outros;

• não distorcer números, especialmente os de relatórios gerenciais ou demonstrações financeiras.

G2

MANUAL DE RELACIONAMENTO FIBRIA E FORNECEDORES H.

H1

CHECK LIST

Este check list tem o objetivo de facilitar a autoavaliação do fornecedor e servir de ferramenta interna para a identificação inicial dos pontos de melhoria. Os in-dicadores de desempenho refletem parte das expectativas descritas no Manual.

H. Check list

PÁG. TEMA INDICADOR DE DESEMPENHO SIM NÃO

C1 Integridade nas relações comerciais

C2Conformidade com normas e legislações

A empresa atua de acordo com os regulamentos e com a legislação em todos os âmbitos de operação.

A empresa adota mecanismos estruturados para acompanhar a evolução do marco legal.

C4Anticorrupção e antissuborno

A empresa possui política e medidas de combate a qualquer forma de suborno, corrupção, extorsão, propina ou práticas fraudulentas.

C5Lavagem de dinheiro

A empresa possui política e medidas de prevenção à lavagem de dinheiro

C5Confidencialidade das informações

A empresa possui política e medidas para assegurar a privacidade das informações de seus stakeholders.

C6Defesa da concorrência

A empresa possui política e medidas de prevenção a atos de espionagem industrial ou que violem a livre concorrência.

C6Qualidade e segurança do produto/serviço

A empresa cumpre os requisitos de qualidade definidos em contrato, as metas alinhadas entre as partes e os padrões estabelecidos pela Fibria.

D1 Relações trabalhistas dignas

D1Conformidade trabalhista

A empresa zela pelo cumprimento integral das normas e regulamentos aplicáveis, sejam de origem legal, trabalhista, administrativa ou coletiva, inclusive na contra-tação de terceiros.

D2Abuso de poder e assédio

A empresa possui política e medidas de prevenção de práticas coercitivas para obtenção de vantagens, abuso de poder, tratamento desumano ou degradante, punição corporal ou qualquer tipo de forma de assédio.

D2Práticas disciplinares

A empresa possui política formal de advertências e punições graduais, acordadas previamente entre empresa e empregados.

A empresa possui mecanismo formal para denúncias e reclamações de práticas disciplinares inadequadas.

D2Não discriminação, diversidade e inclusão

A empresa possui política e medidas de prevenção de qualquer forma de discrimi-nação.

Os procedimentos de recrutamento, seleção, contratação, gestão de carreira e desligamento da empresa são livres de critérios de caráter discriminatório.

MANUAL DE RELACIONAMENTO FIBRIA E FORNECEDORES H.

CHECK LIST

PÁG. TEMA INDICADOR DE DESEMPENHO SIM NÃO

D1 Relações trabalhistas dignas

D3 e D4

Saúde e segurança

A empresa possui política e medidas para garantir a obediência a leis, regulamen-tos e normas, e o compromisso de valorizar a vida.

A empresa proporciona um ambiente seguro, que apoia a boa rotina de produção e colabora para evitar acidentes de trabalho.

A empresa conta com procedimentos para análise e investigação dos acidentes.

D4Jornada de trabalho

A empresa define o horário e jornada de trabalho, pagamento de horas trabalhadas e horas extras, e acúmulo de banco de horas conforme a legislação vigente.

D5 Remuneração

A empresa garante o pagamento pontual e correto de suas obrigações previdenciá-rias e fiscais e do salários e benefícios dos empregados.

A empresa oferece aos seus empregados compensação e benefícios justos e com-petitivos, amplo treinamento e oportunidades educacionais.

E1 Proteção ambiental

E1Conformidade ambiental

A empresa atua de acordo com os regulamentos e com a legislação ambiental nos âmbitos internacional, nacional, estadual e municipal.

E2Efluentes e resíduos

A empresa monitora a qualidade dos efluentes descartados em redes públicas ou fontes hídricas e assegura o cumprimento dos parâmetros exigidos pelo órgão ambiental competente.

A empresa destina adequadamente os resíduos de acordo com a sua classe, possui programa de separação, coleta e destinação de produtos recicláveis.

E3Emissões e mudanças climáticas

A empresa acompanha os indicadores de emissões e assegura o atendimento aos parâmetros estabelecidos pelos órgãos competentes.

A empresa monitora e adota medidas para reduzir as emissões de gases de efeito estufa.

E3Produtos químicos

A empresa armazena os produtos químicos perigosos e não perigosos conforme as condições previstas em lei.

E4 Gestão ambientalA empresa possui programa estruturado de gestão ambiental integrado ao negó-cio, incluindo indicadores, métricas e metas em temas de ecoeficiência.

F1 Direitos humanos e envolvimento social

F1 Trabalho forçadoA empresa possui política e medidas para o combate ao uso de trabalho forçado, involuntário ou em condições análogas ao trabalho escravo.

F2 Trabalho infantil A empresa possui política e medidas para o combate à utilização de trabalho infantil.

F2 Exploração sexualA empresa possui política e medidas para o combate à exploração sexual de crian-ças e adolescentes.

F3 Atuação socialA empresa mantém um diálogo pertinente e adequado com as comunidades da área de influência de operação e atua no desenvolvimento local.

G1 Sistemas de gestão plenos

G1Queixas e denúncias

A empresa possui um canal de denúncias para que seus empregados comuniquem irregularidades percebidas em seu ambiente de atuação.

G2Melhoria contínua

A empresa possui processos estruturados de controles internos e/ou de auditoria.

H2

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