manual de salvaguarda de activos municipales

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ALCALDA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN

SUBGERENCIA DE GESTIN DE RECURSOS Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE BIENES

MANUAL DE

SALVAGUARDA DE

ACTIVOS MUNICIPALES

ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN SALVADOR

Cdigo: MSA - DCB -01

Fecha: 09/02/15

MANUAL DE SALVAGUARDA DE ACTIVOS MUNICIPALES

Edicin:01

Revisin:

No. de Pg.: 2 de 13


CONTROL DE EDICIONES Y REVISIONES

EDICION REVISIN FECHA REFERENCIA

01 09/02/2015

COPIA DEL DOCUMENTO

CONTROLADA X NO CONTROLADA



Fecha: 09/02/15


Edicin:01

Revisin:

No. de Pg.: 3 de 13

CONTENIDO

INTRODUCCIN .................................................................................................................. 4

OBJETIVOS ........................................................................................................................... 4

GENERAL: ........................................................................................................................... 4

ESPECIFICOS: .................................................................................................................... 4

Alcance ............................................................................................................................... 5

MARCO LEGAL .................................................................................................................... 5

RESPONSABILIDADES POR EL MANEJO DE ACTIVO FIJO ..................................................... 6

DEL MOBILIARIO Y EQUIPO .......................................................................................... 6

DE LAS BODEGAS MUNICIPALES: .................................................................................. 8

DE LOS VEHCULOS. ........................................................................................................ 10

MOBILIARIO Y EQUIPO ARRENDADO .................................................................................. 12

DE LOS SEGUROS ........................................................................................................... 12



Fecha: 09/02/15


Edicin:01

Revisin:

No. de Pg.: 4 de 13

INTRODUCCIN

El presente manual tiene como propsito principal, contribuir a mejorar los controles y la

transparencia en el uso de los recursos pblicos institucionales; as como, contar con un

instrumento normativo que garantice el resguardo, la proteccin y conservacin de los

Activos Fijos de la municipalidad; este manual se ha elaborado en el marco de Normas

Tcnicas de Control Interno Especificas y otras normativas vinculadas a la municipalidad.

OBJETIVOS

GENERAL:

Regular el custodio de los recursos y bienes de la municipalidad. Para garantizar su vida

til, en el marco del cumplimiento de las normas tcnicas de control interno institucional.

ESPECIFICOS:

1. Establecer funciones y responsabilidades para el adecuado manejo de los activos de la

Municipalidad, en las actividades relacionadas a: recepcin, asignacin, salvaguarda,

mantenimiento y control de los mismos.

2. Establecer los procedimientos necesarios de registro y control del activo fijo, mediante

la descripcin de sus caractersticas fsicas, costo, localizacin y asignacin de los

mismos, as como la documentacin que respalde su alta, transferencia y baja del

sistema, con el objeto de mantener actualizado el inventario de activo fijo de la

Municipalidad.

3. Proteger los bienes y recursos Institucionales contra irregularidades, prdidas, daos y

otros.

4. Fomentar la responsabilidad en el cuido de los bienes Municipales, con el personal que

tienen asignados los recursos.



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ALCANCE

El presente manual regular lo relacionado al uso correcto del activo fijo de la

Municipalidad por parte de los servidores municipales y sus responsabilidades sobre los

mismos; en lo relativo al mobiliario y equipo, bodegas municipales, vehculos, equipo

arrendado y seguros. Este alcance incluye todas las unidades organizativas de la

Municipalidad de San Salvador.

MARCO LEGAL

El presente Manual est fundamentado en el Reglamento de las Normas Tcnicas de

Control Interno Especificas de la Municipalidad de San Salvador (NTCIE (Edic. Noviembre

de 2010)) Art. 44, 45, 46, 68, y 73.



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RESPONSABILIDADES POR EL MANEJO DE ACTIVO FIJO

DEL MOBILIARIO Y EQUIPO

1. Los bienes debern permanecer resguardados y protegidos en sus lugares de

asignacin los fines de semana, as como durante los periodos vacacionales.

2. Los bienes podrn ser retirados de las Instalaciones en periodos no hbiles,

nicamente con la autorizacin por escrito del Director de Administracin, el Sr.

Alcalde o en caso de emergencia el jefe de rea.

3. Cualquier dao sufrido por un bien fuera de las instalaciones ser responsabilidad de

la persona autorizada para su uso y custodio.

4. Los bienes municipales debern tener asignado un nmero de inventario, el cual

deber estar colocado en un lugar visible.

5. Los bienes y recursos municipales, debern ser utilizados en actividades exclusivas

relacionadas a la institucin.

6. En el caso de los bienes recibidos en calidad de donacin, se deber solicitar su

aceptacin a travs de solicitud de acuerdo al Concejo Municipal dentro de los

siguientes 10 das hbiles, anexando a la solicitud: copia de carta de donacin, detalle

y valor de los bienes, etc. Cualquier dao o prdida de estos bienes ser

responsabilidad de quien lo tiene asignado o del Jefe Inmediato mientras no estn

reportados y en caso de que no tengan cobertura de seguros.

7. Cada dependencia nombrar un referente de control de bienes, quien ser encargado

del levantamiento fsico del inventario de activo fijo asignado a dicha dependencia,

velando por el correcto uso de los activos y aplicacin de los procedimientos

referentes a transferencia, descargo, etc.; as como de la administracin de los

mismos.

8. El departamento de Control de Bienes ser el encargado de capacitar a los referentes

de control de bienes de las diferentes dependencias en todo lo relacionado a Activo



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Fijo y tomar una muestra significativa del inventario fsico levantado por stos, para

garantizar el proceso, con el objetivo de mantener actualizado el inventario general.

9. Todos los funcionarios de la Institucin son responsables por el debido uso, custodia y

preservacin de los bienes que le sean asignados.

10. Cada dependencia deber establecer inventarios personales, donde cada empleado

deber firmar por los bienes asignados para el desempeo de sus labores.

11. Toda persona que en el desempeo de su cargo tenga asignado un bien municipal,

est obligada a dar estricto cumplimiento a las disposiciones mencionadas en el

presente manual.



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DE LAS BODEGAS MUNICIPALES:

1. Se debe designar un encargado de bodega, el cual deber recibir, entregar y

custodiar todos los materiales y artculos que sean entregados para su control. Este

servidor municipal ser responsable por los bienes confiados a su custodia.

2. Las Jefaturas Inmediatas debern solicitar o asignar vigilancia en horas no laborales,

para proteger los materiales.

3. Todos los materiales y artculos de las bodegas debern estar debidamente

identificados, ordenados, resguardados dentro de la bodega, y en un lugar que no

permita el deterioro de los mismos, a efecto que permita mantener su vida til.

4. Las compras clasificadas como existencia de bodega, se cargaran al Kardex oficial

(manual y mecanizado), dentro del mismo mes que se reciben los bienes.

5. Los bienes adquiridos de proveedores extranjeros debern ser recibidos y

verificados con la intervencin de un tcnico de la dependencia solicitante y de un

delegado del departamento de Control de Bienes que acompaar el proceso de

recepcin.

6. Si existiera un sobrante por cualquier causa no definida se dar ingreso al kardex, y

ser reportado a los Departamentos de Contabilidad y Control de Bienes,

debidamente respaldado.

7. Es obligacin de los bodegueros ingresar al kardex oficial los sobrantes por obra de

los proyectos terminados y liquidados. Deber reportarlos a los Departamentos de

Contabilidad y Control de Bienes.

8. Toda donacin proveniente de personas naturales, jurdicas u otro organismo ser

ingresado a la bodega con el correspondiente cdigo del bien y su precio en moneda

nacional vigente, siendo reportado al Departamento de Contabilidad.



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9. Para la salida de materiales el bodeguero exigir el documento que respalde el

pedido de estos, el cual debe estar firmado y sellado por el solicitante y autorizado

por el Gerente, Subgerente o Jefe Distrital del rea al cual pertenece la bodega.

10. Se enviaran informes mensuales con los ingresos y salidas de bodegas al

departamento de Control de Bienes, as como los triplicados de los comprobantes

con el fin de revisar e informar al departamento de Contabilidad para que ste los

refleje en los registros contables.

11. Se harn constataciones anuales entre lo fsico y el kardex del sistema a fin de que

no hayan diferencias y de haberlas se dar un tiempo para justificarlas no mayor de

20 das hbiles o se deducirn responsabilidades segn sea el caso, esto quedar a

cargo de las Gerencias o Jefaturas correspondientes a las cuales esta asignada la

bodega.

12. Toda devolucin o remanente de materiales deber ingresarse nuevamente por

medio de un comprobante, el cual deber estar debidamente firmado y sellado por

el bodeguero, quien lo devuelve y la jefatura correspondiente de la unidad.

13. Durante la jornada laboral el bodeguero es el responsable por los artculos confiados

a su custodia; por tanto, las llaves de acceso a la bodega sern manejadas

nicamente por l; una vez finalizada su jornada laboral, la responsabilidad recaer

sobre el vigilante encargado en ese momento.



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DE LOS VEHCULOS.

1. Las jefaturas inmediatas y los motoristas velarn por que las unidades de transporte

porten en un lugar visible el logotipo de la institucin, quedando omitidos aquellos

casos especiales establecidos por las autoridades

2. Los vehculos pertenecientes a la Municipalidad Portarn en lugares visibles las placas

correspondientes y su nmero de inventario

3. Se guardaran al final de cada jornada, fines de semana y perodos vacacionales en los

parqueos asignados

4. Los vehculos que por la naturaleza de sus actividades deban circular das festivos y/o

vacacionales, debern portar autorizacin del Director de Administracin.

5. Sern excluidos de guardar los vehculos en los parqueos asignados, aquellos

autorizados por el Alcalde o Director de Administracin.

6. Los motoristas debern portar los permisos autorizados por el Director de

Administracin para circular fuera del rea metropolitana en horas laborales y no

laborales.

7. Los vehculos debern ser utilizados nicamente en actividades relacionadas a la

gestiones de la Municipalidad.

8. Los motoristas debern portar la tarjeta de circulacin original del vehculo asignado,

y debern cerciorarse que el vehculo posee los accesorios que exige el Reglamento

General de Trnsito.

9. Los motoristas sern los responsables de verificar el buen funcionamiento de los

vehculos (revisin de motor, funcionamiento de frenos, luces, nivel de combustible);

cualquier falla deber reportarlo al Jefe Inmediato y remitirlo al taller Municipal

correspondiente si fuera necesario.

10. En caso de robo, daos al vehculo o accidentes, se deber dar cumplimiento a lo

estipulado en el presente manual, en el apartado de seguros.



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Revisin:


11. En caso de prdidas de placas y/o tarjeta de circulacin, el motorista deber

reportarlo al jefe inmediato de la unidad, interponiendo la denuncia ante la PNC en

compaa de un delegado jurdico de la Municipalidad; adems de cumplir con lo

establecido en este manual en el apartado de seguros.

12. Las infracciones de trnsito cometidas por la persona que conduzca un vehculo de la

institucin, sern canceladas por esa persona o motorista y no por la municipalidad.

13. Los motoristas debern responder por los daos causados a los vehculos de la

Municipalidad, asegurados o no, en caso que se compruebe su culpabilidad.

14. Los vehculos de la municipalidad no pueden ser conducidos sin tarjeta de circulacin

y/o licencia, licencia de conducir no adecuada o vencida (tomar en cuenta que en

estos no aplica el seguro) y cualquier gasto que se incurra ser responsabilidad de

quien maneja el vehculo.

15. Se prohbe a los motoristas conducir un vehculo de la municipalidad bajo los efectos

de bebidas embriagantes, narcticos o drogas enervantes (en este caso no aplica el

seguro) ya que toda responsabilidad recaer sobre el motorista, y el Jefe inmediato

impondr una sancin administrativa segn la gravedad del caso.

16. Los vehculos de la Municipalidad no podrn ser conducidos por personas ajenas a la

institucin o que no posean licencia de conducir; cualquier dao o multa ser

responsabilidad de quien autoriz el uso del vehculo.

17. Para los cambios de motor u otras caractersticas de cualquier tipo de vehculo ser

responsabilidad de los jefes de rea, tramitar la autorizacin respectiva as como

informar al Departamento de Control de Bienes para que se realice el trmite

respectivo en SERTRACEN; cualquier gasto o multa que se incurra por no seguir lo

establecido en el presente manual ser responsabilidad del Jefe de rea.



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MOBILIARIO Y EQUIPO ARRENDADO

1. Se nombrar un responsable general de estos bienes, quien llevar el control, donde

se encuentran y quien lo tiene asignado, desde el momento de su contratacin hasta

el momento de su entrega.

2. Si al momento de entregar los equipos en arrendamiento, el contrato establece que

cualquier prdida ser responsabilidad de la Municipalidad; por tanto, la Jefatura

inmediata del rea con equipo asignado, ser la responsable de la reposicin o

cancelacin completa del valor del bien.

DE LOS SEGUROS

1. En caso de daos a un bien, ocasionado por descarga elctrica u otro tipo de daos,

el Jefe de la dependencia donde est asignado el bien deber informar

inmediatamente a la Asesora de Seguros o a la Aseguradora para que se proceda a la

inspeccin; asimismo, deber notificar por escrito acerca del reclamo al Departamento

de Control de bienes, adjuntando la documentacin requerida para que se gestione

ante la Compaa Aseguradora.

2. En caso de robo o hurto de un bien Municipal, el Jefe de la dependencia donde est

asignado el bien o la persona que lo tiene asignado mediante inventario personal

deber presentarse inmediatamente ante la PNC para interponer la denuncia

respectiva, as como comunicarlo a la asesora de seguros o a la aseguradora. Adems

se deber notificar por escrito acerca del reclamo al Departamento de Control de

bienes, adjuntando la documentacin requerida para que se gestione ante la

Compaa Aseguradora.

3. En caso que un vehculo de la Municipalidad se vea involucrado en un siniestro, el

conductor deber notificar inmediatamente a la aseguradora y deber esperar en el

lugar a la asistencia para que esta realice la inspeccin, igualmente se deber notificar



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Revisin:


por escrito acerca del reclamo al Departamento de Control de bienes, adjuntando la

documentacin requerida para que se gestione ante la Compaa Aseguradora.

4. En caso de dao o prdida de un bien por no dar cumplimiento a lo estipulado en este

manual, ser responsabilidad de la persona que lo tena asignado al momento del

siniestro.

Los Directores, Gerentes, Subgerentes, Jefaturas de unidades Organizativas y servidores

Municipales estn en la obligacin de cumplir el presente Manual, deducir

responsabilidades y contribuir a salvaguardar los activos institucionales.

REGISTRO DE MODIFICACIONES

No. Modificaciones

01

02

manual de salvaguarda de activos municipales

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