INDICE

1 GENERALIDADES 1 1.1 Presentación 1 1.2 Objetivo 1 1.3 A quien va dirigido el Manual 1 2 INTRODUCCION AL SISTEMA 2 2.1 Requerimientos de Hardware y Software 2 2.2 Ingreso al sistema 2 2.3 Componentes de la Pantalla 3 2.4 Diccionario de datos 4 2.5 Funcionamiento del Sistema 5 2.5.1 Botones 5 2.5.2 Manejo del Sistema 6 2.5.3 Errores 10 3 PREGUNTAS FRECUENTES (F.A.Q.) 11

1 Generalidades.

1.1 Presentación.

El Sistema HALDEX surgió de la necesidad de automatizar y facilitar el manejo de las operaciones que realiza, en lo referente a información de los empleados, registros de altas de los mismos, así como también las bajas. El presente manual pretende transmitir la estructura, conceptos e información básica de la operación del Sistema HALDEX, con la finalidad de que conociendo su funcionamiento los usuarios lo puedan utilizar de manera efectiva. Por lo mencionado, es de suma importancia, leer el manual que se detalla a continuación antes y durante el manejo del sistema. El manual comienza explicando el ingreso al sistema, para luego ir explicando uno a uno los módulos que conforman el Sistema y todas sus funciones. Finalmente, se incluye un glosario con la terminología utilizada en este manual. Para mayor información sobre el uso del Sistema HALDEX puede ponerse en contacto con el Departamento de Sistemas.

1.2 Objetivo.

El principal objetivo del presente manual, es ayudar al personal de HALDEX con necesidad de manejar el sistema, a que conozca los conocimientos básicos de cómo opera el Sistema y así mismo tenga una idea clara del alcance que tiene a través de la explicación ilustrada de cada una de las opciones que lo conforman.

1.3 A quien va dirigido el Manual.

Este manual va dirigido a los usuarios finales involucrados en la operación del sistema, con conocimientos básicos del uso del computador.

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2 Introducción al Sistema En esta sección se detallarán los requerimientos recomendados de hardware y software para el correcto funcionamiento del Sistema. Además, se detallan los elementos del entorno con el que el usuario debe relacionarse para el manejo del Sistema.

2.1 Requerimientos de Hardware y Software

Los requisitos recomendados de hardware y software son: Hardware:

- Procesador Pentium IV 1 GHz o superior. - Memoria RAM de 256 Mb o superior.

Software:

- Sistema Operativo Windows 2000 o superior - Progress versión 9.1

2.2 Ingreso al sistema

En este apartado, se detallará brevemente la forma en que el usuario debe acceder al Sistema HALDEX:

1. En el escritorio se muestra el icono de acceso directo llamado HALDEX

2. Dar doble clic sobre el icono mostrado en el paso anterior

3. Ya estando dentro del Sistema, lo siguiente es ingresar el Usuario y Contraseña. Así como se muestra en la pantalla.

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2.3 Componentes de la Pantalla

En esta sección explicaremos cómo está compuesta una pantalla del sistema:

De donde

Sección Descripción

A Titulo de la pantalla

Indica el nombre de la pantalla, este título permite tener una idea referente a los datos que contienen dicha pantalla.

B Panel de Datos En esta parte el usuario efectúa el tratamiento de los datos; es decir ingresa, modifica y elimina los datos.

C Panel de Botones Estos botones realizan operaciones necesarias para manejar los datos que se ingresarán.

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2.4 Diccionario de datos

Pantalla de Acceso. La pantalla de acceso es una ventana en la cual al usuario se

le pide ingresar un usuario y una contraseña para dar paso siguiente a los informes

de disponibles.

PANTALLA ACCESO

CAMPO DESCRIPCION LONGITUD TIPO EJEMPLO

USUARIO Nombre de

usuario Max 6 Alfabético SERGIO

CONTRASEÑA Clave de acceso Max 6 Numérico 123456

Pantallas de Formularios. Son varias las pantallas de formularios las cuales se

dividen en:

Almacén

Compras

Contabilidad

Informática

Producción

Recursos Humanos

Ventas

PANTALLAS DE FORMULARIOS

CAMPO DESCRIPCION LONGITUD TIPO EJEMPLO

No. Empleado

No. de identificación

del empleado

4 Numérico 0001

Nombre Nombre del empleado

50 Alfabético Sergio Alejandro Gómez

Garza

Dirección

Dirección de la vivienda

del empleado

50 Alfabético Calle- Número exterior-

Colonia- Municipio- Estado

Edad Edad actual

del empleado

2 Numérico 36

Teléfono Teléfono local del

empleado 11 Numérico (081) 9999-9999

E-mail Correo

electrónico 50 Alfanumérico

segio12345@empresa.com

4

del empleado

RFC RFC del

empleado 13 Alfanumérico GOGS900520

No. Seguro Social

Número del seguro social

del empleado

9 Numérico 123-45-6789

Fecha de Entrada

Fecha de ingreso a la

empresa 6 Fecha Día / Mes / Año

Tipo de Contrato

Tipo de contrato por

el que se contrató

- Lógico Definido – Indefinido

Tipo de Pago

Tipo de contrato por

el que se contrató

- - Debito – Cheque – Efectivo

– Vales

Fecha de Salida

Fecha de término del

contrato - Fecha Día / Mes / Año

2.5 Funcionamiento del Sistema

2.5.1 Botones

Botón Descripción

Permite ingresar a la pantalla principal del Sistema si la información registrada está correcta.

Finaliza una operación y cierra la pantalla actual.

Abre la pantalla del formulario de Almacén

Abre la pantalla del formulario de Compras

Abre la pantalla del formulario de Contabilidad

Abre la pantalla del formulario de Informática

Abre la pantalla del formulario de Producción

Abre la pantalla del formulario de Recursos Humanos

Abre la pantalla del formulario de Ventas

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Permite ingresar un nuevo registro habilitando un panel de datos para escribir la información solicitada.

Permite copiar un nuevo registro habilitando un panel de datos.

Cancela la operación que se está efectuando en ese momento, dejando a la pantalla en su forma inicial.

Elimina el registro actual en pantalla luego de haberlo consultado.

Permite deshacer los cambios.

Graba los datos que se ingresaron en el panel de datos en las respectivas tablas de la base de datos del Sistema.

Inicio. Te lleva al primer registro ingresado del formulario.

Atrás. Te lleva a un registro anterior

Siguiente. Te lleva a un registro adelante.

Final. Te lleva al último registro ingresado del formulario.

Permite consultar todos los registros personales de los empleados ingresados en el formulario deseado.

Permite consultar todos los registros laborales de los empleados ingresados en el formulario deseado.

2.5.2 Manejo del Programa

Una vez explicado como es el comportamiento de la pantalla y sabiendo para que

funciona cada uno de los botones, daremos paso siguiente a explicar el manejo del

sistema HALDEX.

Después que ingreso la contraseña, nos da acceso a los Informes Disponibles. Podemos ver que tenemos todos los departamentos de la empresa HALDEX los cuales son:

Almacén

Compras

Contabilidad

Informática

Producción 6

Recursos Humanos

Ventas

Para ver cada uno de los departamentos deberá el usuario dar clic en el botón del departamento deseado.

Explicaremos con la pantalla de almacén el funcionamiento del sistema. Nota: Para que este manual no sea tedioso solo explicaremos una pantalla ya que el funcionamiento para el resto de los departamentos es el mismo procedimiento.

1. Comenzaremos dándole clic en el botón Almacén. La pantalla que se desplegara será como la que se muestra en la imagen.

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2. Para ingresar datos será necesario dar clic en el botón Add, posteriormente ira llenando cada una de las casillas con los datos solicitados.

3. Para eliminar simplemente dará clic en Delete y se eliminara por completo. Nota: Al dar clic en Delete la información no se podrá recuperar ya que se elimina por completo del sistema. 4. Una vez ingresados todos los registros dará clic en Save para guardar la

información.

5. En caso de que la información ingresada no sea la correcta o no valla a guardar esos cambios en el momento podrá dar clic en Cancel, y la información no se guardara.

6. Si el usuario quiere resetear, es decir borrar un registro que ya fue guardado y que se quiere modificar pero este no es correcto y quiere deshacer la acción, podrá dar clic en Reset.

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7. Para ver los registros personales de los usuarios, simplemente de clic en Datos Personales y se desplegara una pantalla como la que se muestra.

8. Para ver los registros laborales de los usuarios, simplemente de clic en Datos Laborales y se desplegara una pantalla como la que se muestra.

Este seria el funcionamiento a grandes rasgos del sistema HALDEX. Para cualquier aclaración o duda con respecto al manual favor de contactarse con su administrador de sistema.

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2.5.3 Errores Algunos de los errores que se presentaran o mejor dicho algunas de las ventanas con mensajes de ayuda o error que se pueden presentar al momento de estar manejando el sistema serian las siguientes.

Errores

Error Causa

Este error es originado cuando se escribe mal el nombre del usuario.

Este es un error por lo genera común cuando se escriben las contraseñas, se suelen omitir caracteres, o se puede equivocar al escribir, no es un error que haga que falle el sistema, solo es cuestión de dar clic en aceptar y volver a teclear.

Este error se genera cuando en un campo del formulario no ser escribe todos los caracteres o si en vez de poner un carácter numérico accidentalmente pones un carácter alfabético.

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3 Preguntas Frecuentes (F.A.Q.)

1. ¿Cómo accedo al menú principal?

A través de la pantalla de acceso, proporcionando las claves de acceso

adecuadas.

2. ¿Cómo añado personal al sistema?

Primero se debe elegir a que departamento se añadirá el empleado

usando alguna de las opciones que aparecen en el menú principal. De

ahí se da clic en el botón Add y se llena el formulario con los datos del

empleado a registrar.

3. ¿Cómo cancelo el proceso de registro de un nuevo empleado?

Al momento de estar registrando al nuevo empleado se puede usar el

botón Cancel para cancelar la operación y no registrar la información

capturada hasta ese momento.

4. ¿Cómo puedo buscar empleados ya existentes?

Dirigiéndose a la pantalla de la sección deseada (Ventas,

Informática,etc) y usando las flechas a la derecha de la pantalla podrá

navegar de registro en registro hasta encontrar el empleado deseado.

5. ¿Puedo obtener alguna pantalla que me muestre en resumen los empleados

con los que cuento en algún departamento?

Si, una vez se encuentre en el departamento deseado, encontrará dos

botones: Datos Personales y Datos Laborales, cada botón abre una

pantalla nueva con un resumen de los empleados del respectivo

departamento mostrando ya sea algunos de sus datos personales o sus

datos laborales.

6. ¿Cómo puedo eliminar empleados ya existentes?

Accediendo al departamento deseado, deberá buscar al registro

deseado usando las flechas de la derecha de la pantalla. Una vez

encontrado el registro se selecciona el botón Delete y con eso borrará

el registro.

7. ¿Puedo exportar esta información a MS Excel?

No, el sistema no fue diseñado para exportar información de alguna

manera, esto incluye incluso de manera impresa.

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8. ¿Qué sucede si olvido mi usuario y/o password?

Por favor póngase en contacto con el administrador para que se le

proporcione una sesión nueva

9. ¿Si pierdo mi información de login, y se efectúa un reseteo en dicho

elemento. Pierdo información ya capturada?

No, la información permanecerá intacta.

10. ¿Al momento de estar realizando una captura de un empleado nuevo, como

me aseguro que quedó capturado el registro nuevo?

Primero que nada, para que un cambio quede registrado en el sistema,

debe seleccionarse el botón Save para guardar los cambios. Para la

comprobación puede usar los botones de desplazamiento así como los

botones de Datos personales y Datos laborales.

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