manual para realizar reservas en lÍnea...

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 34

INSTRUCTIVO PARA USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALIZADO 21/07/2015

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MANUAL PARA

REALIZAR RESERVAS EN

LÍNEA

(GESTOR)




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1. COMO REALIZAR UNA RESERVA EN LÍNEA

1. Ingresar al portal institucional http://www.ugc.edu.co/

http://www.ugc.edu.co/




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2. En el menú superior encontrara varias opciones, seleccione Aplicaciones y a

continuación se despliega una lista donde debe dar clic sobre la opción Reservas

en línea

3. Se abre una nueva ventana donde el sistema solicita el usuario y contraseña

(Misma credencial de acceso al Sistema de Gestión Académica).




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4. Una vez registrada la información de clic en Iniciar Sesión

5. Cuando inicie sesión encontrara en la parte superior cuatro opciones Tablero,

Planificación, Gestión de la Aplicación y Reportes.

Tablero: Presenta las secciones Anuncios y Mis Próximas Reservas - la cual hace

referencia a las reservas ya realizadas con sus características (Lugar, hora y fecha)

Planificación: Dentro de esta opción visualizara el calendario que le permitirá

realizar la reserva en el día y hora deseada.

Gestión de la aplicación:

Gestionar reservas: Permite administrar las reservas próximas a realizar

y su respectivo control de entrega.

Agenda de no disponibilidad: Opción para inhabilitar la

disponibilidad de algún recurso dependiendo de una razón

justificada (festivo, semana santa, etc.)

Recursos: Permite crear nuevos recursos

Grupos: Permite agrupar los recursos de acuerdo a alguna

característica

Grupos: Asignación de recursos y miembros pertenecientes a cada grupo

Cuotas: Permite la limitación de reservas bien sea por cada grupo de

acuerdo a un número de horas o días

Anuncios: Permite crear anuncios, los cuales se pueden visualizar en el

tablero




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Reportes: Permite generar reportes de acuerdo a las reservas realizadas

Crear un nuevo reporte: Realiza reportes de acuerdo a uno filtros, bien sea por

el rango, uso, grupos o por usuarios.

Mis reportes guardados: Permite visualizar los reportes que se han guardado

Reportes comunes: Son reportes que la herramienta presenta por defecto, hace

referencia a las reservas realizadas, se clasifican por recursos, accesorios, tiempo y

cantidad

6. Ingresa a planificación y a continuación clic en calendario




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7. De clic en el día que se desea realizar la reserva. A continuación se abre una

ventana con las opciones Crear Reserva y Ver Día , clic sobre Crear Reserva .

8. Al ingresar el sistema abre una venta en la cual debemos diligenciar los siguientes

datos :

Recursos a reservar

Fecha y hora Inicio

Fecha y hora Fin

Sede

Título de la reserva

(Obligatorio)

Descripción de la reserva

(Obligatorio)

Responsables

(Obligatorio)


MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN


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9. Para finalizar luego de diligenciar los datos de clic en el botón Crear, ubicado en la

parte inferior derecha

10. Cuando la reserva ha sido creada satisfactoriamente a parecerá una venta con el N°

de referencia

Al cerrar la ventana, se puede visualizar en el calendario la hora de inicio, el nombre de la

persona que la realizo la reserva y el título de la reserva




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2. COMO EDITAR UNA RESERVA

1. Para editar una reserva se debe ingresar al calendario, al ingresar se selecciona la

reserva que se desea editar.

2. Se abre una ventana en la cual podrá modificar la información de la reserva.

(Ejemplo: Se modifican los recursos reservados)




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3. Cuando da clic en la opción Seleccionar recursos se despliega un menú en el

cual se pueden seleccionar los recursos necesarios para el desarrollo de la actividad

a realizar.

4. Luego de seleccionar los recursos, se debe dirigir a la parte inferior del menú y dar

clic en el botón Hecho




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5. Ahora puede visualizar los recursos seleccionados

6. Para finalizar la edición de clic en el botón Actualizar ubicado en la parte inferior

derecha




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3. COMO GESTIONAR UNA RESERVA

1. Para gestionar una reserva en el menú de la parte superior seleccione la opción

Gestión de la Aplicación, a continuación se despliega una lista donde deber dar

clic sobre la opción Gestionar Reservas

2. Al ingresar, inicialmente se pueden filtrar las reservas de acuerdo a la

parametrización requerida por el usuario gestor.




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3. Por defecto se establece un filtro de fechas (inicio-fin) donde se visualiza las

reservas que hay entre ese rango. Por ejemplo: 09/09/2015 y 13/09/2015, por

ultimo debe dar clic sobre el botón filtrar.

4. Después de filtrar, el sistema permitirá visualizar las reservas que hay entre las dos

fechas. En el caso que la reserva presente estado de no entregado se visualizara en

color amarillo.




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5. Al seleccionar la reserva se puede ver los recursos solicitados

El día de la reserva se hace entrega de los recursos solicitados por el usuario. En el

campo Préstamo se registra el valor al leer el código de barras presente en el carné

del usuario.

Una vez finalizada la reserva el usuario debe marcar la caja de chequeo para

controlar la devolución de los recursos, además se registra dando clic sobre el botón

Entregó

6. Al ser entregados los recursos de la reserva , por medio de la opción gestionar

reservas cambia de color amarillo a gris




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4. COMO AGENDAR UNA NO DISPONIBILIDAD DE

RECURSOS

1. Para agendar una No Disponibilidad en el menú de la parte superior seleccione la

opción Gestión de la Aplicación, a continuación se despliega una lista donde

selecciona la opción Gestionar Reservas y luego clic sobre Agenda de No

Disponibilidad

2. Esta opción permite generar una no disponibilidad de acuerdo a la parametrización

requerida. A continuación se presenta un ejemplo:

Debe diligenciar los siguientes campos




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Inicio: Fecha en la que se inicia la no disponibilidad y la hora de inicio en este caso

el 09/09/2015 a las 12:00 am

Fin: en la que se finaliza la no disponibilidad y la hora de finalización en este caso

el 09/09/2015 a las 11:59 pm

Recurso: En esta caso se selecciona todos los recursos habilitados pero también se

encuentra la opción para seleccionar un recurso

Razón: En esta opción se encuentran varias razones por la cual el recurso no

estará disponible, en esta caso se selecciona

Repetir: De acuerdo a la continuidad de la no disponibilidad se encuentran

algunas opciones de repetición. En esta caso se selecciona semanal, el sistema

despliega los días en los que se desea agendar la no disponibilidad

Por último se encuentran las opciones Muéstrame reservas en conflicto, la cual hace

referencia a esas reservas que están asignadas para los días de no disponibilidad y

que se pueden ver afectadas al momento de generar la agenda. Borrar las reservas

en conflicto además de referenciarlas procede a eliminarlas.

Al finalizar debe dar clic en Crear.

Al haber creado la no disponibilidad el sistema muestra que recursos no están

disponibles.




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Al tratar de crear una reserva para los días que no hay disponibilidad podrá

visualizar la siguiente ventana:

5. Como crear un recurso

1. Para crear un recurso en el menú de la parte superior seleccione la opción Gestión

de la Aplicación, a continuación se despliega una lista donde deber dar clic sobre

la opción Recursos.




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2. A continuación podrá visualizar una pantalla como la siguiente donde encontrara

toda la información relacionada a los recursos registrados

3. Para crear el recurso debe desplazarse hasta la parte inferior donde encontrara dos

campos, los cuales debe diligenciar (Nombre - Planificación)

4. Al diligenciar los campos de clic sobre el botón Añadir Recurso




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5.1 Como configurar un recurso

1. Para configurar un recurso en el menú de la parte superior seleccione la opción

Gestión de la Aplicación, a continuación se despliega una lista donde deber dar

clic sobre la opción Recursos.

2. A continuación podrá visualizar una pantalla como la siguiente donde encontrara

toda la información relacionada a los recursos registrados. De clic sobre la opción

Cambiar Configuración en el recurso deseado.




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3. Visualizara una nueva ventana donde podrá configurar el recurso de acuerdo a la

parametrización deseada. Al finalizar debe dar clic sobre el botón Actualizar

Se pueden hacer otras configuraciones como:

Cambiar el nombre

Estado

Planificación

Tipo de recurso

Localización

Descripción

Notas

Imagen




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6. Como agrupar los recursos

1. Para agrupar un recurso en el menú de la parte superior seleccione la opción

gestión de la aplicación, a continuación se despliega una lista donde debe dar

clic a la opción Recursos, por ultimo clic en Grupos.

2. Al dar clic en grupos automáticamente el sistema abre una ventana donde

encontrara un campo de texto, en el cual podrá escribir el nombre del nuevo grupo

y asignar los recursos pertenecientes.




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3. Al ingresar el nombre del grupo debe dar clic en +, después arrastra los recursos

que desea agrupar hasta el grupo para que de esta manera los recursos queden

agrupados.




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7. Como asignar recursos a un grupo

1. Para la asignación de permisos en el menú de la parte superior seleccione la opción

gestión de la aplicación, a continuación se despliega una lista donde debe dar

clic a la opción Grupos.

2. El sistema automáticamente abre una ventana donde podrá visualizar los Grupos,

Miembros del Grupo y Permisos




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3. Para agregar miembros a un grupo debe ingresar en Gestionar de acuerdo al

grupo que desea agregar miembros. En este caso se selecciona el grupo UGC-

Administrativos.

4. Al dar clic se despliega una ventana con un campo de texto donde debe escribir el

nombre del miembro que desea agregar, al escribirlo damos clic en el nombre

correspondiente y en la parte inferior visualizara el nuevo miembro.




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Nota: Si desea eliminar algún miembro de clic en la X que se encuentra al lado del nombre

del miembro

5. Para cambiar los permisos respecto a los recursos damos clic en Cambiar de

acuerdo al grupo al que se desea cambiar el permiso de uso de recursos miembros

en este caso seleccionamos el correspondiente a UGC-Administrativos

6. Al dar clic se visualiza una ventana donde se encuentran todos los recursos

disponibles para el grupo, si se desea agregar algún recurso debe dar clic en la caja

de chequeo asociada a cada recurso, en caso contrario, si desea eliminar la

disponibilidad del recurso para el grupo debe quitar el chequeo




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7. Para confirmar el cambio se debe desplazar hasta la parte inferior y de clic en el

botón actualizar




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8. Como realizar una limitación a una reserva

1. Para realizar una limitación a una reserva debe seleccionar en el menú de la parte

superior la opción gestión de la aplicación, a continuación se desplegara una

lista donde debe dar clic sobre la opción Cuotas.

2. Al ingresar automáticamente el sistema abre una ventana en la cual podrá

parametrizar la limitación, bien sea para todos los recursos o para alguno en

especial; para todos los grupos a para un solo grupo; de acuerdo a un número de

horas, por cada día, semana o mes.

3. Al haber diligenciado todos los campos según la limitación debe dar clic en el botón

añadir.




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9. Como crear un anuncio

1. Para crear un anuncio debe seleccionar en el menú de la parte superior la opción

gestión de la aplicación, a continuación se desplegara una lista donde debe dar

clic a la opción Anuncios.

2. Al seleccionar anuncios automáticamente el sistema abrira una ventana en la cual

deberá diligenciar los campos para la creación del anuncio.

En el campo inicio deberá seleccionar la fecha de inicio y en el campo fin la fecha de

finalización; por último la prioridad hace referencia a la importancia del anuncio la

cual se puede clasificar de 1 a 10.

3. Para crear el anuncio debe dar clic en el botón Añadir Anuncio.

4. Para visualizar el anuncio creado seleccione en el menú de la parte superior la

opción Tablero.




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10. Como crear un reporte

1. Para crear un reporte seleccione en el menú de la parte superior la opción

Reportes, donde se desplegara una lista, a continuación clic en la opción Crear

Nuevo Reporte.

2. Al ingresar automáticamente el sistema abre una ventana en la cual encontrara

varias opciones (filtros) como seleccionar, uso, rango.

Cada opción tiene una clasificación, Seleccionar se divide en listado, tiempo total y

cantidad. Al dar clic en tiempo total o cantidad la clasificación de uso cambia a ninguno,

recurso, planificación, usuario y grupo.




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3. Al seleccionar las opciones necesarias se debe establecer el rango el cual puede ser

siempre, este mes, esta semana, hoy y entre. En el caso de seleccionar entre se debe

escribir la fecha de inicio y la fecha de finalización en la cual desea generar el

reporte

4. Luego de realizar la parametrizacion para generar el reporte debe dar clic en

Generar reporte. Al finalizar visualizara un listado donde se reportan las

reservas, en este ejemplo se visualizarían las reservas de este mes.




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5. Si desea visualizar el reporte de manera gráfica debe dar clic en View As Chart

ubicada en la parte superior derecha del reporte.

6. Para visualizar y modificar el reporte en formato Excel debe dar clic en Exportar a

CSV ubicada en la parte superior derecha del listado

De esta manera se inicia un proceso de descarga donde el reporte será generado en

un Archivo de Excel.

7. También está disponible la opción guardar reporte ubicada en la parte superior




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derecha del reporte, el cual al ser guardado se podrá visualizar en la opción Mis

Reportes guardados

8. Si se desea imprimir el reporte debe dar clic en la opción Imprimir ubicado en la

parte superior derecha del reporte.

11. Como visualizar los reportes guardados

1. Para visualizar un reporte guardado seleccione en el menú de la parte superior

la opción Reportes, a continuación se desplegara una lista donde debe dar clic

en la opción Mis reportes guardados.

2. Al dar clic en esta opción automáticamente el sistema abrirá una ventana donde

se encuentran todos los reportes que han sido guardados.




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12. Como visualizar un reporte común

1. Para visualizar un reporte comun seleccione en el menú de la parte superior la

opción Reportes, a continuación se despliega una lista donde debe dar clic en

la opción Reportes comunes.

2. Al ingresar automáticamente el sistema despliega varias opciones donde se

encuentran varios reportes clasificados por tipo. Pueden ser por recursos

reservados, accesorios reservados, usos recurso-tiempo reservado, uso recurso-




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cantidad de reservas, top 20 usuarios-tiempo reservas y top 20 usuarios –

cantidad reservas

3. Al seleccionar cualquier clasificación se puede visualizar por Hoy, esta semana y

este mes los cuales facilitan la clasificación de los reportes por categoría.

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