manuale per la pianificazione dei fabbisogni di spesa · versione: 0.1 data:11/03/2013 raccolta...

PIATTAFORMA SAP BPC

Manuale per la pianificazione dei

fabbisogni di spesa

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Data:11/03/2013

RACCOLTA FABBISOGNI PAT SAP BPC

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Indice

INDICE 2

1. INTRODUZIONE COMPLESSIVA A SAP BPC.................................................................4

1.1 ACCESSO SAP BPC............................................................................................................. 4 1.2 SELEZIONE DEI PROCESSI DI SAP BPC ................................................................................ 6

2. MANUALE STRUTTURE RICHIEDENTI PAT.................. ...............................................8

2.1 RACCOLTA FABBISOGNI STRUTTURE................................................................................... 8 2.2.1 Opzioni maschera d’inserimento .............................................................................. 9 2.2.2 Caricamento Fabbisogni......................................................................................... 10 2.2.3 Verifica Fabbisogni ................................................................................................ 17 2.2.4 Sintesi Fabbisogni................................................................................................... 18 2.2.5 Completamento ....................................................................................................... 19

2.3 ANALISI FABBISOGNI STRUTTURE RICHIEDENTI................................................................ 19

3. MANUALE DIPARTIMENTI PAT........................... ..........................................................21

3.1 ACCESSO SAP BPC........................................................................................................... 21 3.2 RACCOLTA FABBISOGNI DIPARTIMENTI ............................................................................ 21

3.2.1 Caricamento Fabbisogni......................................................................................... 21 3.2.2 Verifica Fabbisogni ................................................................................................ 21 3.2.3 Sintesi Fabbisogni................................................................................................... 21 3.2.4 Completamento ....................................................................................................... 21

3.3 MONITORAGGIO RACCOLTA FABBISOGNI DEL DIPARTIMENTO .......................................... 22

3.4 VALIDAZIONE FABBISOGNI DIPARTIMENTI ........................................................................ 24 3.5 CONSOLIDAMENTO FABBISOGNI DIPARTIMENTO .............................................................. 26 3.6 REVISIONE FABBISOGNI IN AUTONOMIA ........................................................................... 27

3.6.1 Revisione fabbisogni inseriti ................................................................................... 28 3.6.2 Report di verifica delle revisioni effettuate ............................................................. 30 3.6.3 Completamento ....................................................................................................... 30

3.7 ANALISI DIPARTIMENTI ..................................................................................................... 30

4. MANUALE CENTRI DI COMPETENZA E SPECIALISTI MERCEOLO GICI ..........32

4.1 ACCESSO SAP BPC........................................................................................................... 32 4.2 RACCOLTA FABBISOGNI PAT ............................................................................................ 32


4.3 ANALISI DEI CENTRI DI COMPETENZA............................................................................... 33 4.4 ANALISI DEGLI SPECIALISTI MERCEOLOGICI..................................................................... 35 4.5 REVISIONE FABBISOGNI CENTRI DI COMPETENZA............................................................. 36

4.4.1 Revisione Fabbisogni inseriti.................................................................................. 37 4.4.2 Report di verifica delle revisioni effettuate ............................................................. 38 4.4.3 Completamento ....................................................................................................... 38

5. MANUALE SOCIETÀ STRUMENTALI........................ ....................................................39

5.1 ACCESSO SAP BPC........................................................................................................... 39 5.2 RACCOLTA FABBISOGNI SOCIETÀ STRUMENTALI (FASE 1)................................................ 39


5.3 REVISIONE FABBISOGNI IN AUTONOMIA (FASE 2)............................................................. 41 5.3.1 Revisione fabbisogni inseriti ................................................................................... 42 5.3.2 Report di verifica delle revisioni effettuate ............................................................. 42

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5.3.3 Completamento ....................................................................................................... 42

6. MANUALE DIPARTIMENTO AFFARI FINANZIARI E PROGRAMMAZ IONE ......43

6.1 MONITORAGGIO DEL PROCESSO........................................................................................ 43

6.2 AVANZAMENTO DELLE ATTIVITÀ ...................................................................................... 45

6.3 INIZIATIVE D ’ ACQUISTO.................................................................................................... 47

7. DOWNLOAD E UPLOAD DEI DATI.................................................................................50

7.1 PROCESSO PER IL DOWNLOAD ........................................................................................... 50

7.2 PROCESSO PER L’UPLOAD ................................................................................................. 50

8. REPORT BPC........................................................................................................................53

8.1 ACCESSO AI REPORT.......................................................................................................... 53 8.2 ELENCO DEI REPORT DISPONIBILI...................................................................................... 53

9. RACCOLTA FABBISOGNI WEB.......................................................................................55

9.1 CARICAMENTO FABBISOGNI WEB...................................................................................... 55

9.2 VERIFICA FABBISOGNI ......................................................................................................58

9.3 SINTESI FABBISOGNI ......................................................................................................... 59 9.4 COMPLETAMENTO............................................................................................................. 60

10. UTILITÀ E CONSIGLI ........................................................................................................61

10.1 SE SCOMPARE L’ ADD-IN EPM, IN CHE MODO È POSSIBILE RIATTIVARLO?..................... 61 10.2 COME POSSO ESPORTARE I DATI SUL PC ED EFFETTUARE ULTERIORI ANALISI?............. 61 10.3 SE SPARISCONO DEI BOTTONI DALLA BARRA DEGLI STRUMENTI EPM, COME POSSO

RICHIAMARLI ? ............................................................................................................................ 63 10.4 SE SONO PRESENTI PIÙ FOGLI DI LAVORO SUL REPORT LANCIATO, COME POSSO

AGGIORNARLI CONTEMPORANEAMENTE? ................................................................................... 63

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1. Introduzione complessiva a SAP BPC

1.1 Accesso SAP BPC

Tutti gli utenti PAT, per accedere a SAP BPC, devono: − Collegarsi al seguente link: http://www.mercurio.provincia.tn.it.

− Selezionare Entra , quindi Area Enti. − Cliccare nell’area Raccolta Fabbisogni sul link Entra SAP BPC.

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Autenticarsi digitando:

− Nome utente: codice fiscale comunicato da InfoTN (“IT\username”). − Password: password non modificabile inviata tramite mail da InfoTN.

Si verrà indirizzati alla piattaforma di SAP BPC, direttamente raggiungibile anche dal link www.fabbisognionline.provincia.tn.it. Una volta effettuato il login si accede alla pagina iniziale di SAP BPC, dalla quale è possibile navigare nel menù dell’applicazione per raggiungere le funzionalità desiderate.

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Il portale SAP BPC presenta in particolare le seguenti sezioni:

− Pagina iniziale: sezione nella quale è possibile aggiungere collegamenti a preferiti (non trattata in questo manuale).

− Processi: sezione dedicata all’aperture di maschere per l’inserimento dei fabbisogni e report per il controllo dei dati.

− Libreria (non trattata in questo manuale). − Documenti: area documentale nella quale potranno essere resi disponibili

alcuni contenuti informativi relativi al processo di pianificazione della spesa.

− Revisione: sezione dedicata alla verifica dello stato dei processi. Nella barra degli strumenti è possibile visualizzare il nome dell’utente che ha effettuato l’accesso e alcuni pulsanti:

− : tasto di log-off dell’utenza.

− : impostazioni di visualizzazione di SAP BPC come la modifica della dimensione testo, il cambio del tema, l’accessibilità e il cambio della lingua.

1.2 Selezione dei processi di SAP BPC

La sezione di selezione dei processi è particolarmente importante per l’utente in quanto consente di gestire tutte le funzionalità del sistema ad esso attribuite. Tramite la selezione del processo infatti, e in funzione della tipologia di utente, sono raggiungibili:

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− Le funzionalità di inserimento dei fabbisogni. − Le funzionalità di revisione dei fabbisogni. − Il menù complessivo dei report disponibili sul sistema.

Di seguito vengono riportati sinteticamente i processi disponibili sulla piattaforma SAP BPC. Nella tabella viene posta l’attenzione sui processi operativi e i relativi destinatari. Tab. 1. Elenco processi per utente

TIPO UTENTE PROCESSO DESCRIZIONE VALIDAZIONE

Dipartimento, Servizio, Agenzie (o Servizi Agenzie)

Raccolta fabbisogni PAT

Step 1 - Compilazione della scheda di raccolta fabbisogni, verifica degli inserimenti e validazione

Dipartimento

Dipartimenti Consolidamento fabbisogni Dipartimento

Step 1 - Segnalazione a Dip.to Affari finanziari e progr. del completamento della raccolta a livello di Dipartimento

Dipartimenti Revisione fabbisogni in autonomia Dipartimento

Step 1 - Revisione dei fabbisogni dichiarati in autonomia dalle strutture del Dipartimento

Centro di Competenza Revisioni fabbisogni Centro di Competenza

Step 1 - Revisione dei fabbisogni inseriti dalle altre strutture PAT riallocate sul Centro di Competenza e di quelli in autonomia al Centro stesso

Dipartimento di rif. Centro di Comp.

Società strumentali Raccolta fabbisogni Società strumentali

Step 1 - Raccolta fabbisogni Step 2 - Revisione fabbisogni

Per tipologia di utente, è inoltre disponibile un processo denominato “Analisi”, contenente l’elenco complessivo dei report predisposti in funzione del ruolo.

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2. Manuale Strutture richiedenti PAT

2.1 Raccolta fabbisogni Strutture

Le maschere di input di raccolta dati permettono agli utenti di inserire i fabbisogni richiesti dalle strutture PAT (Servizi, Incarichi dirigenziali, Progetti, Agenzie e rispettivi Servizi di Agenzie, Dipartimenti, ecc.) e di inviarli al rispettivo Dipartimento. Per aprire la maschera di input l’utente deve:

− Dall’home page di SAP BPC selezionare la voce del menù Processi. − Cliccare Raccolta fabbisogni PAT. − Selezionare l’entità sulla quale l’utente è autorizzato ad operare (di seguito

denominata entity) cliccando sul bottone per visualizzare tutte le strutture sulle quali dispone dell’accesso e selezionare quella su cui si intende operare (nel caso di un utente del Dipartimento si potranno selezionare più entity).

− Selezionare l’anno di riferimento cliccando sul bottone .

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− Cliccare il bottone Apri processo . L’utente verrà indirizzato su una nuova pagina contenente il link alle tre funzionalità accessibili:

− Caricamento Fabbis. (Totale): maschera d’inserimento dei fabbisogni. − Verifica Fabbisogni Caricati: report di dettaglio per la verifica degli

inserimenti effettuati. − Sintesi Fabbisogni per Cat.Mer.: report di sintesi dei fabbisogni inseriti.

Cliccando su tali link verrà lanciato in automatico il programma Excel, che fungerà da interfaccia del sistema SAP BPC attraverso il componente aggiuntivo EPM precedentemente installato sul PC.

2.2.1 Opzioni maschera d’inserimento

Per aprire la maschera d’inserimento, l’utente deve selezionare il link Caricamento Fabbis. (Totale) e si aprirà un foglio di lavoro Excel.

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I principali pulsanti EPM che aiuteranno l’utente nelle azioni d’inserimento si trovano sulla barra degli strumenti e sono i seguenti:

− : Pulsante di log-in / log-off dell’utenza.

− : Pulsante aggiorna che permette di visualizzare i nuovi dati inseriti e salvati sul sistema. Nota: Se si preme il pulsante aggiorna senza prima aver effettuato il salvataggio dei dati, il sistema cancella tutti i dati inseriti fino a quel momento.

− : Pulsante espandi che permette di aggiornare il foglio di lavoro quando si modifica una dimensione d’analisi (ad es. l’entity o l’anno).

− : Pulsante modalità non in linea che permette di operare sul foglio di lavoro anche se non si è connessi.

− : Pulsante mostra riquadro contesto che permette di nascondere o visualizzare alcune informazioni “tecniche” aggiuntive di EPM. Nota: Si consiglia di nascondere tale riquadro per migliorare la visibilità dell’area di lavoro ed evitare di apportare inavvertitamente modifiche alla maschera.

2.2.2 Caricamento Fabbisogni

Per inserire una riga di fabbisogno, l’utente deve:

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− Fare doppio clic sulla cella di riferimento Cat. Merceologica (Account)

. − Scegliere il gruppo di categorie merceologiche o la categoria merceologica

desiderata dall’albero di classificazione. Nota: L’albero delle categorie merceologiche è strutturato gerarchicamente su 3 livelli e riprende la classificazione esistente sulla piattaforma e-procurement Mercurio (SAP SRM).

Per scegliere una categoria merceologica sono stati messi a disposizione dell’utente diversi pulsanti:

− Gerarchia o Elenco ordina le voci dell’albero gerarchicamente o sotto forma di elenco.

− Visualizza le voci dell’albero sotto forma di descrizione o codice.

− Filtra alcuni elementi dell’albero.

− Ricerca un elemento dell’albero. E’ inoltre possibile selezionare fin da questa fase il capitolo di spesa sul quale saranno inseriti mano a mano i fabbisogni, facendo doppio clic sul pulsante

. Il sistema aprirà una finestra analoga a quella delle categorie merceologiche per la ricerca del capitolo di spesa di interesse. Nota: Nel caso in cui l’utente desideri inserire un fabbisogno non in autonomia, non è tenuto ad introdurre il capitolo di spesa di riferimento. Lasciare di default la voce d’inserimento NOCAP.

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Una volta selezionata il gruppo di categorie di spesa o la categoria merceologica che si intende inserire, ed eventualmente il capitolo di spesa, spostarsi con il cursore sulla cella della prima riga dell’elenco della colonna Categoria di spesa, aprire con il click del tasto destro del mouse il menù a tendina e selezionare EPM, quindi EVDRE: Inserisci membro.

Questa azione permette di aprire una maschera d’inserimento delle caratteristiche del fabbisogno:

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− Autonomia di spesa: indica se il fabbisogno inserito attinge a risorse finanziarie di competenza del Dipartimento/Struttura richiedente.

− Capitolo di spesa: indicazione del capitolo sul quale sarà gestito il fabbisogno inserito.

− Periodo di riferimento (opzionale, è possibile indicare il mese di riferimento o eventualmente il valore “nessun periodo specifico”).

− Riferimento riga fabbiaogno: indica un “contatore” delle righe inserite per gli stessi valori dei parametri precedenti. Il sistema propone di default il valore LC – RF0.

Nota: La maschera è inizialmente aperta sull’opzione di visualizzazione dei soli codici dei campi informativi; per visualizzare le descrizione è necessario cliccare sul menù a tendina in basso a destra “Visualizzare membro in base a:” e selezionare l’opzione desiderata (Descrizione o ID – Descrizione). Per completare l’azione d’inserimento è necessario inserire l’importo e la quantità richiesta del fabbisogno. L’utente dovrà:

− Posizionare il cursore nella cella della colonna Importo Totale e inserire il valore.

− Posizionare il cursore nella cella della colonna Quantità e inserire il valore. Nota: L’inserimento del parametro Quantità non è una caratteristica vincolante; nel caso in cui non si conosca con certezza tale valore (es. servizi, utenze etc.) è possibile lasciare il campo vuoto o a valore 1.

− Inserire una descrizione del fabbisogno, posizionando il cursore sulla cella dell’importo e selezionando dalla barra degli strumenti EPM, Immissione dati, quindi Aggiungi commento (questa operazione non è obbligatoria).

Il sistema apre un pop-up nel quale l’utente può inserire una descrizione della richiesta.

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Nota: Nel caso in cui sia necessario modificare o eliminare una descrizione, l’utente deve inserire un nuovo commento che vada a sovrascrivere quello precedentemente inserito. Posizionarsi sulla cella della colonna Importo, selezionare dalla barra degli strumenti EPM, Immissione dati, Aggiungi commento e inserire il nuovo nella maschera pop-up, quindi cliccare sul tasto Espandi foglio di lavoro situato sulla

barra degli strumenti.

− Salvare i dati cliccando sulla rispettiva icona situata sulla barra degli strumenti. Nota: E’ possibile effettuare il salvataggio anche dopo aver inserito più righe di fabbisogno.

Per inserire una seconda riga di fabbisogno, selezionare nuovamente dall’albero di selezione una categoria merceologica e riposizionarsi con il cursore sulla cella della prima riga dell’elenco della colonna Categoria di spesa. Aprire con il clic del tasto destro del mouse il menù a tendina e selezionare EPM, quindi “EVDRE: Inserisci membro”. Introdurre l’importo, la quantità richiesta e, se necessario, la

descrizione del fabbisogno (commento) e salvare i dati . Inserimento di più righe di fabbisogno con descrizione e importo/quantità diversa a parità degli altri parametri Nel caso in cui l’utente desideri inserire una o più riga di fabbisogno con una descrizione differente, mantenendo invariate la categoria merceologica, l’autonomia di spesa, il capitolo di spesa e il periodo di riferimento, dovrà modificare la stringa RF0 con numeri progressivi (RF1, RF2, RF3,…).

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Modifica degli importi / quantità di un fabbisogno. Se si desidera modificare gli importi o le quantità di una voce di fabbisogno, posizionarsi con il cursore sull’importo e/o sulla quantità già inseriti e aggiornare

le celle con i valori corretti, quindi salvare i dati . Cancellazione di un fabbisogno. Se si desidera eliminare una intera riga, inserire valori 0 nella cella della rispettiva

colonna Importo totale e Quantità, quindi salvare e aggiornare il commento

appena inserito cliccando sull’icona di Espandi foglio di lavoro situata sulla barra degli strumenti.

Ordinare le righe di fabbisogno inserite. Il sistema ordina automaticamente le righe dei fabbisogni per ID cliccando

sull’icona di Espandi foglio di lavoro situata sulla barra degli strumenti. Salvataggio del file sul proprio PC. L’utente può salvare la maschera d’inserimento fabbisogni sul proprio PC seguendo questi step:

− Posizionarsi con il cursore File, quindi Salva con nome.

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− Scegliere una cartella di destinazione e un nome a cui attribuire al file, quindi fare clic su salva.

Il file verrà salvato sul proprio computer come una cartella di lavoro Excel. È possibile richiamarlo come un comune file. Tuttavia per poter continuare nell’inserimento dei dati, l’utente dovrà loggarsi al sistema attraverso questi step:

− Cliccare sull’icona d’accesso sulla barra degli strumenti di EPM , per aprire il logon.

− Selezionare la connessione, fare clic su OK, quindi su Accedi. − Inserire Nome utente e Password, quindi cliccare nuovamente il bottone

Accedi. Esportare i dati su un file Excel d’analisi. Nel caso in cui un utente desideri svolgere delle analisi sui i dati relativi ai fabbisogni, può esportare le informazioni dalle maschere o report caricati tramite SAP BPC in un nuovo foglio di lavoro Excel.

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L’utente deve, quindi, selezionare con il cursore i dati che si intende esportare, copiarli, incollarli in un nuovo foglio di lavoro Excel e procedere con l’analisi.

2.2.3 Verifica Fabbisogni

Per controllare gli inserimenti effettuati l’utente ha a disposizione due modalità di accesso differenti al report di supporto:

− Cliccare il link Verifica Fabbisogni Caricati della pagina web Raccolta fabbisogni PAT.

− Cliccare il link Verifica Fabbisogni Caricati direttamente dalla maschera Business Process Flow.

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Nota: La maschera di Business Process Flow viene caricata insieme alla maschera di input Raccolta Fabbisogni Servizi. Nel caso in cui fosse stata chiusa, è possibile richiamarla dalla barra degli strumenti EPM cliccando sul bottone

, oppure dalla barra degli strumenti aprire EPM, Strumenti, Altro, quindi Business Process Flow. Per aprire il report di Verifica Fabbisogni Caricati cliccare sul rispettivo link.

2.2.4 Sintesi Fabbisogni

È possibile aprire il report di sintesi attraverso le seguenti modalità di accesso:

− Cliccare il link Sintesi Fabbisogni per Cat.Mer della pagina web Raccolta fabbisogni PAT.

− Cliccare il link Sintesi Fabbisogni per Cat.Mer della maschera Business Process Flow.

Nota: La maschera di Business Process Flow viene caricata insieme alla maschera di input Raccolta Fabbisogni Servizi. Nel caso in cui fosse stata chiusa, è possibile richiamarla dalla barra degli strumenti EPM, Strumenti, Altro, quindi Business Process Flow. Per aprire il report di Sintesi Fabbisogni per Cat.Mer cliccare sul rispettivo link. Il report di sintesi permette di visualizzare i subtotali degli importi per categoria merceologica, suddivisi tra quelli riferiti a fabbisogni in Autonomia e fabbisogni Non in Autonomia.

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2.2.5 Completamento

Una volta completati gli inserimenti e controllati i dati tramite i report disponibili, è necessario inviare conferma al Dipartimento della conclusione delle attività. L’utente dovrà cliccare sul pulsante Completa dalla pagina Raccolta Fabbisogni

PAT su SAP BPC .

La schermata mostrerà lo stato finale di “Revisione richiesta”, e diventeranno inaccessibili i link per l’inserimento di nuovi fabbisogni o la modifica di quelli già inseriti.

Il Dipartimento potrà verificare gli inserimenti effettuati dalla struttura ed approvare o rifiutare . Nel caso in cui il Dipartimento non approvi la lista dei fabbisogni inseriti dalla struttura, l’utente dovrà ricollegarsi al sistema, selezionare il processo Raccolta fabbisogni PAT e riaprire il link nuovamente disponibile Caricamento Fabbis. (Totale), quindi terminare le modifiche sulla base delle indicazioni fornite dal Dipartimento (extra-sistema), come indicato al paragrafo “2.2.2 Caricamento Fabbisogni” nella sezione Modifica. 2.3 Analisi Fabbisogni Strutture richiedenti

Il processo di Analisi Strutture Richiedenti consente all’utente di aprire dei report di verifica dei fabbisogni inseriti dai Servizi e di monitorarne le eventuali revisioni effettuate a seguito delle indicazioni del Dip.to Affari finanziari. Per aprire i report, l’utente deve procedere attraverso i seguenti step:

− Dall’home page di SAP BPC selezionare la voce del menù Processi. − Cliccare Analisi Strutture Richiedenti .

− Selezionare l’entity e l’anno cliccando sul bottone .

− Cliccare il bottone Apri processo .

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I report di controllo degli inserimenti visualizzabili sono i seguenti:

− Verifica Fabbisogni Caricati: report contente le informazioni generali dei fabbisogni inseriti.

− Sintesi Fabbisogni Cat. Merc.: report suddiviso per autonomia di spesa che evidenzia i subtotali dei fabbisogni inseriti.

− Revisioni Fabbisogni Caricati: report che evidenzia la revisione degli importi e quantità da parte del Dipartimento (per i fabbisogni in autonomia) o dei Centri di Competenza (per i fabbisogni non in autonomia).

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3. Manuale Dipartimenti PAT

3.1 Accesso SAP BPC

Vedi Introduzione complessiva a SAP BPC, “1.1 Accesso a SAP BPC”. 3.2 Raccolta fabbisogni Dipartimenti

Anche i Dipartimenti possono inserire eventuali fabbisogni aggregati a livello di Dipartimento, e non riconducibili direttamente alle strutture di 3° livello. Per selezionare l’entity del Dipartimento seguire questi step:

− Dall’home page di SAP BPC selezionare la voce del menù Processi. − Cliccare Raccolta fabbisogni PAT.

− Aprire il menù delle strutture cliccando sul bottone e selezionare la voce Dipartimento di 3°livello (nodo con lettera P finale, es. D334P)


− Cliccare il bottone Apri processo . L’utente verrà indirizzato su una nuova pagina contenente tre tipologie di file Excel: Caricamento Fabbis. (Totale), Verifica Fabbisogni Caricati e Sintesi Fabbisogni per Cat.Mer.


Vedi Manuale Strutture richiedenti PAT, “2.2.2 Caricamento Fabbisogni”.


Vedi Manuale Strutture richiedenti PAT, “2.2.3 Verifica Fabbisogni”.


Vedi Manuale Strutture richiedenti PAT, “2.2.4 Sintesi Fabbisogni”.

3.2.4 Completamento

Vedi Manuale Strutture richiedenti PAT, “2.2.5 Completamento”.

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3.3 Monitoraggio raccolta fabbisogni del Dipartimento

La funzionalità di Revisione consente all'utente del Dipartimento di monitorare, a titolo informativo, lo stato di completamento del processo di raccolta delle strutture ad esso afferenti. L’utente può accedere alla visualizzazione dello stato dei processi attraverso la voce del menù Revisione e cliccando su uno dei seguenti report in base al livello di dettaglio dell’analisi che si intende perseguire:

Riepilogo del processo. Per aprire la lista dello stato di completamento di raccolta, l’utente deve seguire questi step:

− Selezionare il processo Raccolta fabbisogni PAT dal box di selezione Modello di processo.

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− Selezionare le entity dal campo Membri dimensione cliccando sul bottone

, quindi seleziona membro; dal menù a tendina selezionare le entity d’interesse inserendo un flag per ciascuna nel rispettivo riquadro o

selezionandole tutte attraverso il bottone (posto alla destra del nome dell’entity di primo livello), quindi cliccare su Selezionare membri subordinati e su OK.

− Cliccare sul bottone Visualizza report .

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Operazioni di processo. Per aprire la lista dello stato di completamento di raccolta, l’utente deve seguire questi step:

− Selezionare il processo Raccolta fabbisogni PAT dal box di selezione Modello di processo.

− Cliccare sul bottone Visualizza report . 3.4 Validazione fabbisogni Dipartimenti

I Dipartimenti hanno il compito di controllare e successivamente accettare o rifiutare i fabbisogni inseriti da ogni Servizio, Incarico Dirigenziale, Progetto o Agenzia. L’utente del Dipartimento, dovrà accedere a questo processo seguendo questi step:

− Dall’home page di SAP BPC selezionare la voce del menù Processi. − Cliccare Raccolta Fabbisogni PAT. − Selezionare l’entity della struttura che si intende verificare cliccando sul

bottone .


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− Cliccare il bottone Apri processo . − Controllare i fabbisogni inseriti attraverso report posti nella barra d’azione

destra: o Verifica Fabbisogni Caricati o Tot. Fabb. Dip. Dett Strutture o Sintesi Fabbisogni

− Approvare o rifiutare i fabbisogni cliccando sui rispettivi bottoni

.

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L’operazione di approvazione/rifiuto deve essere svolta su ciascuna delle entity che ha inserito dei fabbisogni, selezionando di volta in volta con l’apposito

pulsante tutte le strutture che afferiscono al Dipartimento. 3.5 Consolidamento Fabbisogni Dipartimento

Una volta completata la raccolta dei fabbisogni a livello di Dipartimento e validati gli inserimenti effettuati da tutte le strutture, ciascun Dipartimento deve comunicare alla struttura responsabile del processo di pianificazione della spesa (Dip.to Affari finanziari e programmazione) l’avvenuto inserimento. A tal fine, l’utente che agisce per il Dipartimento dovrà effettuare le seguenti operazioni:

− Dall’home page di SAP BPC selezionare la voce del menù Processi. − Cliccare Consolid. Fabb. Dipartimento. − Selezionare l’entity del Dipartimento (es. D334) e l’anno di riferimento

cliccando sul bottone .


Il sistema aprirà una pagina nella quale è disponibile un report di verifica dei fabbisogni dichiarati dal Dipartimento; per aprire il report cliccare sul link Completamento raccolta.

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Per comunicare il completamento della raccolta fabbisogni, l’utente del

Dipartimento, dovrà cliccare sul pulsante Completa . La schermata mostrerà lo stato finale di “Completato” e il link precedentemente selezionato diventerà inaccessibile.

3.6 Revisione Fabbisogni in Autonomia

A seguito della prima raccolta dei fabbisogni, sarà effettuata un’analisi complessiva dei fabbisogni pianificati dalla PAT. Il Dip.to Affari finanziari e programmazione avrà quindi l’incarico di analizzare la spesa prevista e di valutarne la coerenza rispetto alle disponibilità finanziarie e alle strategie d’acquisto. Successivamente, dovrà indicare a ciascun Dipartimento (tramite mail, o altra comunicazione formale) le eventuali modifiche da apportare ai fabbisogni inseriti. I Dipartimenti avranno la responsabilità di revisionare i fabbisogni inseriti con riferimento esclusivamente a quelli dichiarati come in autonomia al Dipartimento stesso, in coerenza con le indicazioni ricevute dal Dip.to Affari finanziari e programmazione. Per procedere alla revisione dei fabbisogni, l’utente del Dipartimento dovrà effettuare questi step:

− Dall’home page di SAP BPC selezionare la voce del menù Processi. − Cliccare Revisione Fabbisogni in autonomia Dipartimento.

− Selezionare l’entity del Dipartimento cliccando sul bottone


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− Cliccare il bottone Apri processo . L’utente verrà indirizzato su una nuova pagina contenente due voci di menù:

− Revisioni del Dipartimento: maschera per l’inserimento di rettifiche agli importi / quantità.

− Veridica revisioni Dip.: report di controllo delle verifiche effettuate sul totale dei fabbisogni inseriti dal Dipartimento.

3.6.1 Revisione fabbisogni inseriti

Per aprire la maschera di revisione dei fabbisogni, l’utente deve selezionare il link Revisioni Fabbisogni in autonomia e si aprirà un foglio di lavoro Excel.

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Nota: Per visualizzare i fabbisogni inseriti dalle strutture del Dipartimento, le celle Capitolo di spesa e Categoria di spesa devono essere sempre impostate rispettivamente su TOTCAP e TOT_CAT_PAT. Il sistema propone all’utente tutte le righe relative ai fabbisogni inseriti in precedenza dalle strutture che afferiscono al Dipartimento , con l’esclusione di quelle dichiarate non in autonomia (che saranno oggetto di potenziali revisioni da parte dei Centri di Competenza relativi). Per inserire una rettifica su una riga di fabbisogno, l’utente deve:

− Selezionare la riga desiderata e posizionarsi nelle colonne di Revisione. − Inserire il valore di rettifica (es. - €1000)

− Salvare i dati cliccando sulla rispettiva icona situata sulla barra degli strumenti e visualizzare il risultato finale dell’operazione effettuata. Nota: E’ possibile effettuare il salvataggio anche dopo più rettifiche effettuate sulla maschera.

Nella colonna Totale è disponibile il valore finale dei fabbisogni inseriti a sistema, ossia la differenza tra Input e Revisione.

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3.6.2 Report di verifica delle revisioni effettuate

Per aprire il report di verifica l’utente deve seguire uno dei seguenti processi:

− Cliccare il link Veridica revisioni Dip. della pagina web Revisione Fabbisogni in Autonomia Dipartimento.

− Cliccare il link Veridica revisioni Dip. della maschera Business Process Flow.

Nota. La maschera di Business Process Flow viene caricata insieme alla maschera di input Revisioni fabbisogni in autonomia Dipartimento. Nel caso in cui fosse stata chiusa, è possibile richiamarla dalla barra degli strumenti EPM

cliccando sul bottone , oppure dalla barra degli strumenti aprire EPM, Strumenti, Altro, quindi Business Process Flow. Per aprire il report di Veridica revisioni Dip. cliccare sul rispettivo link. Il report di evidenza permette di visualizzare i subtotali degli importi, delle categorie merceologiche in precedenza modificate, suddivise in Input iniziale, Revisione effettuata dal Dipartimento e Totale dopo la modifica.

3.6.3 Completamento

Una volta controllati i dati inseriti, è possibile confermare le revisioni. L’utente

dovrà cliccare sul pulsante Completa , dalla pagina Revisione Fabbisogni in Autonomia su SAP BPC, e i dati saranno inviati al Dipartimento Affari Finanziari e Programmazione. 3.7 Analisi Dipartimenti

Il processo di Analisi dei Dipartimenti consente all’utente di aprire dei report di verifica dei fabbisogni inseriti complessivamente dal Dipartimento e delle revisioni effettuate. Per aprire i report, l’utente deve procedere attraverso i seguenti step:

− Dall’home page di SAP BPC selezionare la voce del menù Processi. − Cliccare Analisi Dipartimento .

− Selezionare l’entity e l’anno cliccando sul bottone .


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I report di controllo degli inserimenti visualizzabili sono i seguenti:

− Verifica Fabbisogni Caricati: report contente le informazioni generali dei fabbisogni inseriti.

− Sintesi Fabbisogni Cat. Merc.: report suddiviso per autonomia di spesa che evidenzia i subtotali dei fabbisogni inseriti.

− Dettaglio per strutture: report di sintesi che suddivide per entità i fabbisogni inseriti.

− Sintesi per struttura: report sintetico che evidenzia tutti i fabbisogni a carico del Dipartimento.

− Dettaglio per periodo di rif: report che evidenzia la richiesta dei fabbisogni raggruppata per periodo di riferimento.

− Revisioni per struttura: report che evidenzia la revisione complessive dei fabbisogni dichiarati inizialmente dal Dipartimento, sia per quelli in autonomia che per quelli non in autonomia.

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4. Manuale Centri di Competenza e Specialisti

Merceologici

4.1 Accesso SAP BPC

Vedi Introduzione complessiva a SAP BPC, “1.1 Accesso a SAP BPC”. 4.2 Raccolta fabbisogni PAT

Nella prima fase di raccolta i Centri di Competenza PAT (o le strutture che operano come Specialisti Merceologici per la PAT) agiscono come le altre strutture richiedenti, inserendo i propri fabbisogni o quelli riferiti alle esigenze complessive della PAT per le categorie merceologiche di competenza, secondo le indicazioni fornite dal Dip.to Affari finanziari e programmazione. Per selezionare l’entity del Centro di Competenza seguire questi step:

− Dall’home page di SAP BPC selezionare la voce del menù Processi. − Cliccare Raccolta fabbisogni PAT. − Selezionare la voce del Centro di Competenza di riferimento cliccando sul

bottone e aprire il menù delle strutture.


− Cliccare il bottone Apri processo . L’utente verrà indirizzato su una nuova pagina contenente tre tipologie di file Excel: Caricamento Fabbis. (Totale), Verifica Fabbisogni Caricati e Sintesi Fabbisogni per Cat.Mer.


Vedi Manuale Strutture richiedenti PAT, “1.2.2 Caricamento Fabbisogni” Servizi.


Vedi Manuale Strutture richiedenti PAT, “1.2.3 Verifica Fabbisogni” Servizi.


Vedi Strutture richiedenti PAT, “1.2.4 Sintesi Fabbisogni” Servizi.

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4.2.4 Completamento

Vedi Strutture richiedenti PAT, “1.2.5 Completamento” Servizi. 4.3 Analisi dei Centri di Competenza

Il processo di Analisi dei Centri di Competenza consente all’utente di aprire dei report di verifica dei fabbisogni gestiti non in autonomia inseriti dalle strutture richiedenti. Per aprire i report, l’utente deve procedere attraverso i seguenti step:

− Dall’home page di SAP BPC selezionare la voce del menù Processi. − Cliccare Analisi Centri di Competenza.

− Selezionare la propria entity del Centro di Competenza e l’anno cliccando

sul bottone .


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− Selezionare il link Sintesi e dettaglio CentroComp o Sintesi e dettaglio Spec. Merc.

Il Report Sintesi e dettaglio CentroComp. è formato da due fogli di lavoro Excel:

− Report di 1° livello. Permette la visualizzazione dei fabbisogni, gestiti non in autonomia dalle strutture, e riallocati sul Centro di Competenza. I fabbisogni sono rappresentati come subtotali per categoria merceologica di 1° livello.

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− Report di dettaglio. Consente la visualizzazione dei fabbisogni riallocati sul Centro di Competenza, elencate al massimo grado di dettaglio.

4.4 Analisi degli Specialisti Merceologici

Il Report Sintesi e dettaglio Spec. Merc. è formato da due fogli di lavoro Excel:

− Report di 1° livello. Permette la visualizzazione dei fabbisogni dichiarati da tutte le strutture sulle categorie merceologiche che rientrano nella sfera di responsabilità, in termini di monitoraggio complessivo, dello Specialista Merceologico. I fabbisogni sono rappresentati come subtotali della categoria merceologica di 1° livello.

− Report di dettaglio. Consente la visualizzazione dei fabbisogni complessivi sulle categorie merceologiche di riferimento dello Specialista Merceologico, elencate al massimo grado di dettaglio.

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4.5 Revisione Fabbisogni Centri di Competenza

I Centri di Competenza hanno la responsabilità di verificare e, nel caso in cui sia necessario, modificare gli importi e le quantità dei fabbisogni introdotti dai Servizi, Incarichi Dirigenziali, Progetti o Agenzie. Per procedere alla revisione dei fabbisogni, l’utente del Centro di Competenza, dovrà aprire la maschera seguendo questi step:

− Dall’home page di SAP BPC selezionare la voce del menù Processi. − Cliccare Revisione Fabbisogni Centri di Competenza.

− Selezionare l’entity del Dipartimento cliccando sul bottone


− Cliccare il bottone Apri processo . L’utente verrà indirizzato su una nuova pagina contenente due tipologie di file Excel:

− Revisione Fabbisogni Centro di Competenza: maschera di inserimento delle rettifiche sui fabbisogni dichiarati dalle altre strutture e su quelli in autonomia al Centro di Competenza stesso.

− Verifica revisioni per struttura: report di controllo delle verifiche effettuate sui fabbisogni dichiarati in autonomia dal Centro di Competenza stesso.

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4.4.1 Revisione Fabbisogni Centro di Competenza

La maschera di inserimento delle revisioni per i Centri di Competenza è articolata in due differenti fogli di lavoro Excel:

• Revisioni_Fabbisogni_Richied: consente al Centro di Competenza di richiamare i fabbisogni inseriti dalle altre strutture PAT non in autonomia sulle categorie merceologiche di pertinenza del Centro di Competenza

• Revisioni_Fabbisogni_Propri: consente al Centro di Competenza di richiamare i propri fabbisogni inseriti in autonomia

Per effettuare le revisioni è necessario agire su entrambi i fogli di lavoro per inserire la revisione su ciascuna delle righe proposte, laddove necessario in coerenza con le indicazioni fornite dal Dip.to Affari finanziari e programmazione. Operativamente è necessario procedere con le seguenti attività. Per inserire una rettifica su una riga di fabbisogno, l’utente deve:

− Selezionare la riga desiderata e posizionarsi nelle colonne di Revisione. − Inserire il valore di rettifica (es. - €1000)

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− Salvare i dati cliccando sulla rispettiva icona situata sulla barra degli strumenti e visualizzare il risultato finale dell’operazione effettuata. Nota: E’ possibile effettuare il salvataggio anche dopo più rettifiche effettuate sulla maschera.

Nella colonna Totale è disponibile il valore finale dei fabbisogni inseriti a sistema, ossia la differenza tra Input e Revisione.

4.4.2 Report di verifica revisioni per struttura

Vedi Manuale Dipartimenti PAT, “3.5.2 Evidenza Allineamenti”.

4.4.3 Completamento

Vedi Manuale Dipartimenti PAT, “3.5.3 Completamento”.

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5. Manuale Società Strumentali

5.1 Accesso SAP BPC

Vedi Introduzione complessiva a SAP BPC, “1.1 Accesso a SAP BPC”. 5.2 Raccolta fabbisogni Società Strumentali (Fase 1)

Anche le Società Strumentali dovranno inserire i propri fabbisogni come effettuato dalle altre strutture PAT. Per selezionare l’entity della Società seguire questi step:

− Dall’home page di SAP BPC selezionare la voce del menù Processi. − Cliccare Raccolta fabbisogni PAT. − Verificare la voce della Società di riferimento, automaticamente proposta

dal sistema (cliccare sul bottone e aprire il menù delle strutture per visualizzare l’entity su cui si è autorizzati ad operare).



L’utente verrà indirizzato su una nuova pagina contenente tre tipologie di file Excel: Caricamento Fabbis. (Totale), Verifica Fabbisogni Caricati e Sintesi Fabbisogni per Cat.Mer.

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Vedi Manuale Strutture richiedenti PAT, “2.2.2 Caricamento Fabbisogni” Servizi. Nota: L’utente deve procedere all’inserimento in base a quanto descritto al capitolo “2.2.2 Caricamento Fabbisogni”, con la sola differenza che non dovrà inserire le voci autonomia di spesa e capitolo di spesa.

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Vedi Manuale Strutture richiedenti PAT, “2.2.3 Verifica Fabbisogni”.


Vedi Manuale Strutture richiedenti PAT, “2.2.4 Sintesi Fabbisogni”.

5.2.4 Completamento

Vedi Manuale Strutture richiedenti PAT, “2.2.5 Completamento”. 5.3 Revisione Fabbisogni in Autonomia (Fase 2)

Le Società Strumentali hanno la responsabilità di verificare e, nel caso in cui sia necessario, modificare gli importi e le quantità dei fabbisogni precedentemente introdotti. Una volta ultimata e completata la fase 1 di Raccolta Fabbisogni, si apre automaticamente il processo successivo di fase 2: Revisione Fabbisogni in autonomia. Nella fase 2 del processo l’utente può verificare e modificare l’importo e le quantità dei fabbisogni attraverso due report:

− Revisioni Fabbisogni − Revisioni per Struttura

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5.3.1 Revisione fabbisogni inseriti

Vedi Manuale Dipartimenti PAT, “3.5.1. Fabbisogni inseriti”.

5.3.2 Report di verifica revisioni per struttura

Vedi Manuale Dipartimenti PAT, “3.5.2 Evidenza Allineamenti”.

5.3.3 Completamento

Vedi Manuale Dipartimenti PAT, “3.5.3 Completamento”.

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6. Manuale Dipartimento Affari Finanziari e

Programmazione

Il Dipartimento Affari Finanziari e Programmazione, in quanto responsabile del processo di pianificazione della spesa, ha a disposizione tutte le funzionalità del sistema per:

− Inserire i fabbisogni specifici al proprio Dipartimento ed effettuare le revisioni relative (Vedi “3. Manuale Dipartimenti PAT”)..

− Monitorare lo stato di risposta della raccolta relativamente a tutte le entità che operano sul sistema.

− Effettuare le analisi complessive sui valori inseriti. − Definire le iniziative d’acquisto sulle quali aggregare i fabbisogni raccolti

6.1 Monitoraggio del processo

La funzionalità di revisione consente all'utente del Dipartimento Affari Finanziari e Programmazione di monitorare, a titolo informativo, lo stato di completamento del processo di raccolta delle strutture. L’utente può accedere alla visualizzazione dello stato dei processi attraverso la voce del menù Revisione e cliccando su uno dei seguenti report in base al criterio di dettagli di analisi che si intende perseguire:

Riepilogo del processo. Per aprire la lista dello stato di completamento di raccolta, l’utente deve seguire questi step:

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− Selezionare il Modello di processo denominato Consolidamento fabb. Dipartimento tramite il menù a tendina.

− Selezionare l’anno di interesse cliccando sul bottone dalla voce Time

− Cliccare il bottone . Apparirà la seguente schermata, che visualizza i Dipartimenti che hanno completato la raccolta fabbisogni.

Operazioni di processo. Per aprire la lista dello stato di completamento di raccolta, l’utente deve seguire questi step:

− Selezionare il processo Consolidamento fabb. Dipartimento dal box di selezione Modello di processo.

Per monitorare invece il completamento del processo di raccolta delle società strumentali è sufficiente selezionare il processo Raccolta fabbisogni soc. strumentali e lanciare i medesimi report.

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6.2 Avanzamento delle attività

Il Report di Avanzamento delle attività, consente all'utente del Dipartimento Affari Finanziari e Programmazione di monitorare, a titolo informativo, lo stato di avanzamento dei processi di raccolta delle voci di spesa delle strutture. Per aprire la maschera di avanzamento delle attività l’utente deve procedere con i seguenti step:

− Dall’home page di SAP BPC selezionare la voce del menù Processi. − Cliccare Monitoraggio raccolta fabbisogni.

− Cliccare sul bottone Apri processo . − Selezionare il link Verifica avanz. raccolta fabb., nella scheda appena

aperta, per aprire la maschera Excel.

Commento [GG(-B1]: Convalida

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Il report permette di aggiornare il foglio di lavoro Excel con i dati presenti sul database BPC. Per eseguire la query, l’utente deve:

− Cliccare sul bottone Aggiorna Business Process Flow. − All’apertura del pop-up selezionare la voce Esegui, quindi Fine; il sistema

aprirà un altro pop-up di conferma di esecuzione della query.

− Fare doppio click sul secondo bottone del foglio di lavoro Excel Consulta Business Process Flow per aprire il report Download avanzamento attività.

Una volta aperto il report di Avanzamento delle attività, per visualizzare lo stato di raccolta delle strutture, l’utente deve:

− Selezionare l’anno di cui si intende monitorare lo stato. − Aggiornare i dati del report cliccando sul bottone blu Refresh (il sistema

lancerà in automatico una query). − Cliccare sul pulsante Business Proces Flow Raccolta per aprire il foglio

di lavoro che permette la visualizzazione dello status di raccolta delle strutture.

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− Cliccare sul pulsante Business Proces Flow Revisione per aprire il foglio di lavoro che permette la visualizzazione dello stato di revisione dei dipartimenti e delle società strumentali.

Nota: Nel caso in cui l’utente desideri monitorare un anno differente, è necessario cliccare prima sul tasto Reset della pagina Menù, e successivamente ripetere gli step precedentemente descritti. 6.3 Iniziative d’acquisto

A conclusione delle analisi effettuate dal Dip.to Affari finanziari e programmazione sui fabbisogni complessivamente raccolti, è possibile operare un’aggregazione degli stessi in termini di strategie d’acquisto che potranno essere attuate per la soddisfazione di tali esigenze di spesa. A tal fine, è disponibile sul sistema un’apposita funzionalità, accessibile mediante il processo “Aggregazione fabb. su iniziative d’acquisto”.

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Cliccando sul primo link del processo “Aggregaz. Fabb. su inizat.acq”, l’utente ha a disposizione una serie di criteri di filtro per ricercare i fabbisogni sui quali si intende operare al fine di:

− determinare i fabbisogni di spesa che saranno assegnati ad una particolare iniziativa d’acquisto, individuata da un codice progressivo presente a sistema (es. 2013_0001)

− attribuire la tipologia dell’iniziativa d’acquisto con la quale si ritiene di soddisfare tali esigenze di spesa (es. Gara europea)

Dopo aver lanciato il comando “Espandi” per richiamare i fabbisogni individuati sulla base dei criteri selezionati, il sistema richiama il dettaglio delle righe inserite dalle strutture richiedenti, evidenziando importo/quantità iniziali ed eventuali revisioni effettuate.

Tutti i fabbisogni sono stati attribuiti inizialmente a valori di default:

− INIZ0 -Iniziativa d’acquisto 0 (codice fittizio) − S_NONE – Nessuna iniziativa d’acquisto attribuita

Per assegnare la riga di fabbisogno ad una particolare iniziativa d’acquisto è necessario operare sulle colonne “Iniziativa d’acquisto (New)” e “Tipo Iniziativa (New)”, utilizzando il menù a tendina per individuare i codici da assegnare.

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Una volta effettuata la selezione dei valori di destinazione per tali due parametri, è necessario premere il pulsante “Salva”. Il sistema sposterà in questo modo tutti i dettagli della riga di fabbisogno processata sulla nuova iniziativa d’acquisto. Una volta effettuate tale operazione, è necessario lanciare nuovamente il comando “Espandi” per ricercare le ulteriori righe disponibili per l’attribuzione ad una iniziativa d’acquisto. Se si desidera ricercare e/o modificare i fabbisogni già attribuiti ad una iniziativa d’acquisto, è necessario selezionare dal filtro in testata alla maschera il codice dell’iniziativa interessato, e lanciare successivamente il comando “Espandi” per aggiornare i dati.

E’ inoltre disponibile tramite il link “Verifica iniziative d’acquisto previste” un apposito report per visualizzare il risultato delle operazioni di aggregazione dei fabbisogni effettuati, o eventualmente quelli non assegnati ad alcuna iniziativa.

Nel secondo foglio di lavoro del report è inoltre disponibile il dettaglio delle righe di fabbisogno attribuite a ciascuna iniziativa.

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7. Download e Upload dei dati

7.1 Processo per il Download

Per procedere al download delle informazioni dei fabbisogni inseriti, l’utente deve seguire questi step:

− Dall’home page di SAP BPC selezionare la voce del menù Processi. − Cliccare Download-Upload fabbisogni BPC.


− Selezionare il link download fabbisogni. Cliccando su tali link verrà lanciato in automatico il report programma Excel.

7.2 Processo per l’Upload

Per procedere all’upload dei dati, l’utente deve inizialmente preparare il file “sorgente” che verrà caricato a sistema, eseguendo gli step di seguito descritti:

1. Aprire il file di input “INSERIMENTO_FABBISOGNI”, nella cartella INS_FABB

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2. Copiare i dati dal template Excel sul quale sono stati raccolti negli appositi fogli di lavoro (DB_Soc � Società strumentali, Scuole etc, DB_PAT � Strutture PAT)

3. Creare i due file txt a partire dai due DataBase creati, copiando per ciascuno:

a. Le celle valorizzate in verde nel foglio di lavoro “IMP_TOT”, comprese di intestazione

b. Le celle valorizzate in nei fogli di lavoro “QUANTITA’” e “PREZZO_UNIT”, senza le intestazioni delle colonne

c. Salvare il file txt Una volta creato il file contenente i dati da caricare è necessario effettuare la seguente procedura:

− Cliccare su Upload Data presente nel tool “Data Manager” di EPM.

− Comparirà un pop-up per l’inserimento del file da gestire:

− Cliccare sul bottone Upload; − Mantenere il nome del file in fase di storage e assicurarsi che si stia

salvando in corrispondenza della cartella “Company”:

− Cliccare sul pulsante “Save”; − Dovrà comparire il seguente pop-up; l’upload sarà andato a buon fine.

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Al termine dell’upload del file “sorgente”, è possibile effettuare realmente l’import dei dati in BPC seguendo queste istruzioni operative:

− Cliccare su Run package presente nel tool “Data Manager” di EPM.

− Selezionare il pacchetto “Import” e confermare − Selezionare il file .txt per il quale si intende effettuare l’upload, tramite il

pulsante “Browse” − Selezionare il file di trasferimento “IMPORT_VALUE_FINAL” − Selezionare l’opzione desiderata per il caricamento (per inserire dei nuovi

dati utilizzare l’opzione Merge) − Confermare fino al termine della procedura tutte le opzioni proposte dal

sistema. In ultimo, una volta alimentato il sistema con i dati desiderati, è necessario effettuare l’upload delle eventuali “Descrizioni” (Commenti) inserite su ciascuna riga di fabbisogno. A tal fine, è necessario:

− Riposizionarsi sul file Excel “INSERIMENTO_FABBISOGNI” utilizzato per la creazione del file .txt

− Selezionare il foglio di lavoro “IMP_TOT”

− Premere il pulsante “Salva” . Il sistema presenterà un pop-up con il conteggio delle descrizioni rilevate, che saranno inviate al sistema. Confermando il pop-up, i commenti saranno definitivamente salvati con riferimento alle righe di fabbisogno inserite.

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8. Report BPC

8.1 Accesso ai report

Ciascun utente, in funzione del ruolo ricoperto all’interno del sistema provinciale, ha necessità di monitorare i dati all’interno del sistema SAP BPC seconde viste differenziate. A tal fine, è stato predisposto un apposito raggruppamento di report dedicato accessibile mediante l’accesso ad uno dei processi denominati “Analisi”.

Esempio

8.2 Elenco dei report disponibili

La tabella seguente mostra l’elenco dei report creati per l’analisi dei fabbisogni, utilizzabili dalle differenti strutture.

Codice report BPC Descrizione A00 Estrazione dati BPC A01 Verifica fabbisogni caricati A02 Sintesi fabbisogni per cat. merc. B01 Dettaglio per strutture e autonomia di spesa B02 Sintesi per struttura B02a Sintesi e dettaglio per struttura B03 Dettaglio per periodo di rif C01 Sintesi e dettaglio CentroComp C02 Sintesi e dettaglio Spec. Merc. C03 Dettaglio Centro di Comp. per periodo di rif. D01 Sintesi e dettaglio Dip.ti (INPUT) D02 Sintesi + dettaglio Dip.ti (REVISIONI) D03 Sintesi e dettaglio ENTI (INPUT) D04 Sintesi e dettaglio Sistema PAT (INPUT) D05 Sintesi e dettaglio ENTI (REVISIONI)

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Codice report BPC Descrizione D06 Sintesi e dettaglio Sistema PAT (REVISIONI) E00 Revisioni per struttura F01 Lista Ins. Anomali G01 Verifica iniziative d’acquisto previste

Mentre, la sottostante, mostra l’elenco delle strutture utilizzatrici di tali report.

Elenco Report previsti

Dip.to Aff. fin. e

progr.

Diparti-mento

Centro di Comp.

Special. Merc.

Struttura richied.

Soc. Strum.

A01 Verifica fabbisogni caricati

X X X X X X

A02 Sintesi fabbisogni per cat. merc.

X X X X X X

B01 Dettaglio per strutture e autonomia di spesa

X X X

B02 Sintesi per struttura X X X X

B02a Sintesi e dett.. per struttura

B03 Dettaglio per periodo di rif

X X X

C01 Sintesi e dettaglio CentroComp

X X

C02 Sintesi e dettaglio Spec. Merc.

X X X

C03 Dettaglio Centro di Comp. per periodo di rif.

X

D01 Sintesi e dettaglio Dip.ti (INPUT)

X

D02 Sintesi + dettaglio Dip.ti (REVISIONI)

X

D03 Sintesi e dettaglio ENTI (INPUT)

X

D04 Sintesi e dettaglio Sistema PAT (INPUT)

X

D05 Sintesi e dettaglio ENTI (REVISIONI)

X

D06 Sintesi e dettaglio Sistema PAT (REVISIONI)

X

E00 Revisioni per struttura X X X X X X

G01 Verifica iniziative d’acquisto previste

X

A00 Estrazione dati BPC X

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9. Raccolta fabbisogni web

SAP BPC permette agli utenti di inserire i fabbisogni direttamente da una interfaccia web. Per aprire la maschera web di input l’utente deve seguire questi step:

− Dall’home page di SAP BPC selezionare la voce del menù Processi. − Cliccare su Raccolta fabbisogni web. − Selezionare l’entità sulla quale l’utente è autorizzato ad operare (di seguito

denominata entity) cliccando sul bottone per visualizzare tutte le strutture sulle quali dispone dell’accesso e selezionare quella su cui si intende operare.


− Cliccare il bottone Apri processo . L’utente verrà indirizzato su una nuova pagina contenente i link delle tre funzionalità accessibili:

− Caricamento fabbisogni: maschera d’inserimento dei fabbisogni. − Verifica fabbisogni caricati: report di dettaglio per la verifica degli

inserimenti effettuati. − Sintesi fabbisogni per Cat.Mer.: report di sintesi dei fabbisogni inseriti.

Cliccando su tali link verrà lanciata la maschera di inserimento web. 9.1 Caricamento fabbisogni web

Per aprire la maschera d’inserimento web, l’utente deve selezionare il link Caricamento fabbisogni. I principali pulsanti che aiuteranno l’utente nelle azioni d’inserimento e del salvataggio dei dati si trovano sulla barra superiore della maschera. Di seguito ne verranno elencati alcuni.

− : Permette di aggiornare e di visualizzare i nuovi dati inseriti e salvati sul sistema.

Commento [GG(-B2]: Convalida

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Nota: Se si preme il pulsante aggiorna senza prima aver effettuato il salvataggio dei dati, il sistema cancella tutti i dati inseriti fino a quel momento.

− : Permette di visualizzare o meno le righe vuote. Nota: Nel caso in cui fosse impostata di default l’opzione Elimina riga vuota e con valore zero, il sistema non permette di inserire nuove voci di spesa. Modificare l’opzione di visualizzazione, selezionando dal menù a cascata del bottone Elimina, la voce Mantieni tutto, quindi cliccare su Aggiorna. Il sistema renderà selezionabili le celle di importo, quantità e prezzo unitario.

Per inserire una riga di fabbisogno, l’utente deve impostare le seguenti dimensioni in base alla voce di spesa che desidera inserire:

− : Permette di ricercare e selezionare il gruppo di categorie merceologiche o la categoria merceologica desiderata dall’albero di classificazione.

− � solo per Comuni/CdV: Permette di segnalare che il fabbisogno di spesa che si sta inserendo è aggregabile o meno per una gestione centralizzata degli acquisti.

− � solo per le strutture PAT: Permette di indicare se il fabbisogno inserito attinge a risorse finanziare di competenza del Dipartimento/Struttura richiedente.

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− � solo per le strutture PAT: Permette di indicare il capitolo di spesa sul quale sarà gestito il fabbisogno inserito.

Nota: Nel caso in cui l’utente desideri inserire un fabbisogno non in autonomia, non è tenuto ad introdurre il capitolo di spesa di riferimento. In questo caso, selezionare la voce di capitolo di spesa NOCAP.

− : Permette di indicare un mese di riferimento o eventualmente il valore “nessun periodo specifico”.

− : Permette di selezionare un “contatore” delle righe inserite per gli stessi valori dei parametri precedenti; il sistema propone di default il valore LC – RF0.

Dopo aver modificato le opzioni del pulsante Elimina, aver aggiornato la modifica e aver selezionato i parametri desiderati per esprimere un nuovo fabbisogno di spesa, il sistema visualizza la o le righe sulle quali è possibile fare gli inserimenti. Una volta che le celle di Importo , Quantità e Prezzo unitario assumono un colore bianco, è sufficiente cliccare su ciascuna cella (il cursore diventerà lampeggiante), e procedere ad inserire i valori. Nota: Il Prezzo unitario deve essere inserito manualmente dall’utente. È possibile inserire una descrizione del fabbisogno, posizionando il cursore sulla

cella dell’importo , e selezionando il pulsante Commenti dalla barra degli strumenti, Aggiungi commento, quindi cliccando su OK (questa operazione non è obbligatoria). Il sistema apre un pop-up nel quale l’utente può inserire una descrizione della richiesta.

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Nota: Nel caso in cui sia necessario modificare o eliminare una descrizione, l’utente deve selezionare commenti, quindi modifica o elimina commento. Per concludere l’inserimento dei fabbisogni di spesa, l’utente deve cliccare sul

bottone Salva dati posto sulla barra degli strumenti. Per inserire una nuova riga l’utente deve ripetere gli step precedentemente elencati. Inserimento di più righe di fabbisogno con descrizione e importo/quantità diversa a parità degli altri parametri Nel caso in cui l’utente desideri inserire una o più righe di fabbisogno con una descrizione differente, mantenendo invariate la categoria merceologica, l’autonomia di spesa, il capitolo di spesa e il periodo di riferimento, dovrà

modificare il parametro RF0 con contatori progressivi (RF1, RF2, RF3,…). Modifica / Eliminazione degli importi / quantità di un fabbisogno. Se si desidera modificare gli importi o le quantità di una voce di fabbisogno, posizionarsi con il cursore sull’importo e/o sulla quantità già inseriti e aggiornare

le celle con i valori corretti, quindi salvare i dati . Cancellazione di un fabbisogno. Se si desidera eliminare un’intera riga, inserire valori 0 nella cella dell’importo,

quantità e prezzo unitario, quindi salvare . 9.2 Verifica Fabbisogni

Per controllare gli inserimenti effettuati l’utente deve: − Cliccare il link Verifica Fabbisogni Caricati della pagina web Raccolta

fabbisogni.

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Il sistema apre una nuova scheda web, all’interno del quale ciascuna struttura potrà verificare i fabbisogni inseriti fino a quel momento, navigando all’interno del report.

Per visualizzare i dati fino al massimo livello di dettaglio è necessario utilizzare il pulsante per scoprire le righe aggregate. NOTA: è necessario scoprire le righe aggregate seguendo l’ordine delle colonne da sinistra verso destra. Una volta selezionato il massimo livello di dettaglio, è possibile anche visualizzare le eventuali descrizioni del fabbisogni inserite, posizionandosi sulle celle dell’importo totale che presentano apposito segno distintivo (es. ). E’ possibile inoltre utilizzare i filtri della barra in alto per selezionare un sottoinsieme di righe di fabbisogno, ad esepmio per cat. merceologica, capitolo di spesa, etc. Una volta selezionati i valori di filtro desiderati, è necessario premere il pulsante

. 9.3 Sintesi Fabbisogni

È possibile aprire il report di sintesi attraverso le seguenti modalità di accesso: − Cliccare il link Sintesi Fabbisogni per Cat.Mer della pagina web

Raccolta fabbisogni.

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Il report di sintesi permette di visualizzare i subtotali degli importi per categoria merceologica, suddivisi tra quelli riferiti a fabbisogni in Autonomia e fabbisogni Non in Autonomia.

9.4 Completamento

Una volta completati gli inserimenti e controllati i dati tramite i report disponibili, è necessario inviare conferma della conclusione delle attività. L’utente dovrà cliccare sul pulsante Completa dalla pagina Raccolta Fabbisogni web su SAP

BPC . La schermata mostrerà lo stato finale di “Revisione richiesta”, e diventeranno inaccessibili i link per l’inserimento di nuovi fabbisogni o la modifica di quelli già inseriti.

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10. Utilità e consigli

10.1 Se scompare l’add-in EPM, in che modo è possibile

riattivarlo?

Nel caso in cui l’add-in EPM si fosse disattivato, l’utente può riattivarlo attraverso i seguenti step:

− Selezionare dalla barra degli strumenti del menù Excel l’help (“?”). − Cliccare su Informazioni su Microsoft Office Excel.

− Nella maschera cliccare su Elementi disattivati. − Selezionare la voce EPM, quindi Attiva .

10.2 Come posso esportare i dati sul PC ed effettuare

ulteriori analisi?

Salvataggio del file sul proprio PC. L’utente può salvare la maschera d’inserimento fabbisogni sul proprio PC seguendo questi step:

− Posizionarsi con il cursore File, quindi Salva con nome.

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− Scegliere una cartella di destinazione e un nome a cui attribuire al file, quindi fare clic su salva.

Il file verrà salvato sul proprio computer come una cartella di lavoro Excel. È possibile richiamarlo come un comune file. Esportare i dati su un file Excel d’analisi. Nel caso in cui un utente desideri svolgere delle analisi sui i dati relativi ai fabbisogni, può esportare le informazioni dalle maschere o report caricati tramite SAP BPC in un nuovo foglio di lavoro Excel. L’utente deve, quindi, selezionare con il cursore i dati che si intende esportare, copiarli, incollarli in un nuovo foglio di lavoro Excel e procedere con l’analisi.

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10.3 Se spariscono dei bottoni dalla barra degli strumenti

EPM, come posso richiamarli?

Nel caso in cui alcuni bottoni fossero stati rimossi dal barra degli strumenti EPM, l’utente può richiamarli in qualsiasi momento riattivandoli attraverso i seguenti step:

− Selezionare dalla barra degli strumenti del menù Excel EPM. − Cliccare su Opzioni, quindi su EPM – Command Display Options. − Selezionare tutte le voci della maschera che verrà aperta come nella figura

sottostante.

10.4 Se sono presenti più fogli di lavoro sul report lanciato,

come posso aggiornarli contemporaneamente?

Qualora i report lanciati presentino più fogli di lavoro Excel, è necessario lanciare

il comando “Espandi” su ciascuno dei due fogli a seguito di ogni variazione nei

parametri di selezione del report. In alternativa, è possibile selezionare l’opzione

del comando “Espandi – cartella di lavoro” (vedi figura) , che aggiorna con un

solo click entrambi i fogli del report.

manuale per la pianificazione dei fabbisogni di spesa · versione: 0.1 data:11/03/2013 raccolta...

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