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MediBase Systemes 35, rue Auguste Buisson 92250 La Garenne-Colombes tel : 01 47 60 10 10 fax : 01 47 80 56 17 e-mail : [email protected]

manuel d’utilisateur module d’urgence

sommaire

page

! Paramétrage 3

! Fiches patients : accès ou création 4

! La Visionneuse d’urgence 5

! Gestes réalisés par l’urgentise 9

! Prescription de l’urgentiste 10

! Edition automatique des documents 11

! Codage CCAM et CIM10 12

! Paramétrage des motifs 14

! Synthèse clinique (suivi évolutif du bilan) 15

! Orientation après passage aux urgences 16

! Fonctions de saisie assistée 17

! Gestion des hospitalisations 18

! Facturation 19

! Etapes finales 20

Avant de pouvoir accéder au moduleURGENCE lui-même, il est nécessairede procéder à certains paramétrages(en plus de ceux opérés par les tech-niciens de Médibase Système lors del’installation).

1 - Fiche praticien : Au niveau du praticien : le praticiendoit être déclaré comme appartenantau groupe URGENCE.Dans sa fiche ci-dessous, le groupeindiqué doit être URGENCE.

2 - Utilisateurs :Au niveau de l’utilisateur : dans sonprofil doit apparaître le nom d’un ouplusieurs praticiens du groupeURGENCE.

3 - Accès à OSoft :Lors de l’accès à OSoft, choisir un pra-ticien du groupe URGENCE (présentdans la liste des praticiens liée au pro-fil de l’utilisateur en ligne).

4- Ouverture de la visionneuse d’ur-gence : (ce bouton n’est accessibleque si vous avez sélectionné unmédecin urgentiste au démarraged’OSOFT).

paramétrage


3

Dans le but de ne pas créer de doublon dans la base OSoft, il convient de faire unerecherche de patient sur la base.

Pour cela, entrer dans le fichier des patients.

Sur la fiche patient vierge qui s’ouvre alors, utiliser le bouton Rechercher de la palet-te de commande qui se trouve à droite de la fenêtre " Patient ".

Le curseur clignote dans la zone Nom, saisir tout ou partie du nom du patient puistabulation pour affiner la recherche par tout ou partie du prénom.

Lancer la recherche soit par le bouton OK ou par la touche Entrée du clavier.

Deux solutions :Le patient existe : OSoft propose une liste pour choisir parmi les fiches existantes.Le patient n’existe pas : un message en avertit l’utilisateur et osoft propose de le créerà partir des éléments déjà mentionnés au moment de larecherche.Pour activer la création, cliquer sur le bouton ajouterdans la palette de commande.

Saisir les renseignements administratifs de la fiche patient ainsi que le nom du correspondant (médecin traitant ou autre).Valider les informations portées dans la fiche en utilisant le bouton

fiches patients


4

accès ou créaction

Depuis la fiche Patient, accédez à la visionneuse des urgences en utilisantle bouton Acces Urgence.

Voici la fenêtre de la visionnneuse telle qu’elle apparaît à son ouverture.

(Notez que sa structure (nombre de salle de soins, nom des salles et des services)sera adaptée à votre service : paramétrage par un technicien de Médibase Systèmes).

Les patients présents dans le service apparaissent identifiés (nom et prénom), d’unecouleur qui donne une notion de l’urgence et d’une étiquette qui indique le motif de laconsultation.

Vous obtiendrez aussi l’heure d’arrivée du patient aux urgences ainsi que la duréedepuis son arrivée.

Une fois la fiche patient créée, cliquez sur le bouton accès Urgence pour accèder à lavisionneuse.Cliquez alors sur le mode d’arrivée du patient.


5

exploitation du module

visionneuse d’urgence


6

Saisie des Informations du dossier d’Urgence

Le remplissage de cette fiche se fera en plusieurs étapes :1 - l’accueil

2 - le service infirmier

3- Le médecin Urgentiste

visionneuse d’urgenceChoix du mode d’arrivée du patient :

A gauche de la visionneuse se trouve la palette des modes d’arrivée.Ce sont des boutons : un clic suffira pour activer votre choix.

Cela aura pour effet de :

1 - déclencher les compteurs à partir de l’heure d’arrivée ainsi rensei-gnée,

2 - ouvrir la feuille de Saisie d’urgence (ci-dessous) en récupérant lesinformations administratives du patient.


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Les rubriques à remplissage automatique dans lafenêtre de saisie d’urgence.Le numéro de police : Numéro de passage au servi-ce d’urgence.

Il s’agit d’un séquentiel attribué à validation de la fiched’urgence.Date : Date d’arrivée du patient dans le service (pardéfaut la date du jour).

H. d’arrivée : heure à laquelle le mode d’entrée a étésélectionné dans la visionneuse. Les compteurs cou-rent à partir de cette heure-là.

S. Att. : Temps passé en salle d’attente. Exam. : Temps passé en salle d’examen.Service : Temps passé dans les services.(hors ser-vices urgence). Total : Temps total écoulé depuis l’entrée du patientdans le service.

Mode A. : Mode d’arrivée (sélectionné dans la vision-neuse, à gauche).

Mode D. : Mode de Sortie (sélectionné dans la vision-neuse, à droite).

H. D. : Heure de Sortie : heure à laquelle le patientquitte le service d’Urgence. Ce champ est modifiable.

1- Les élémnts à saisir à l’acceuil du patient :Pour ces quatre éléments qui sont les éléments obligatoires de la fiche patient, le remplissage se fera par le biais de la fiche patient elle même. En effet, rappelons-nous que la fiche patient a été ouverte préalablement à cette étape et les renseignement de la fiche patient sont donc disponibles pour un remplissage automatique.Provenance : Indication de l’endroit d’où vient le patient.



8

Indice de couler et vignette : la couleur estassociée à une certaine notion de l’urgencetelle qu’elle a été perçue à l’énoncé du motif.De gauche à droite, du moins grave au plusgrave.Une vignette dont le sens est à définir par leservice est également associable au patient.

MOTIF: Motif de la consultation. Ce champest renseigné par un énuméré.Il permet d’associer des documents etcodes CCAM et CIM10 favoris au MOTIF.

Filière : faire le choix du service dont dépen-drait le patient (liste énumérée).

Urgentiste : faire le choix du médecin urgen-tiste qui prend en charge le patient (dans laliste des urgentistes de la base).

Infirmier : faire le choix de l’infirmier qui aassuré la prise en charge patient.

Les champs Rx et Labo permetttent de ren-seigner les données relatives aux résultatsradiologiques et aux résultats danalyses biolo-qiques.Le champ avis spécialiste permet de nommerle chirurgien de l’établissemnt qui a consulté lepatient.Diagnostic : le diagnostic final est à renseignerpar le médecin urgentiste lui-même (légale-ment, il ne doit pas déléguer cette tâche).

Vous pourrez déclarer dans cette zone le dia-gnostic en l’appelant à partir de la table denomenclature PMSI à partir de la table de ges-tion des codes par spécialité ou encore choisirle code favori qui vous est proposé, relative à

celui associé au motif ""

. Attention : il s’agit làd’une information obligatoire pour la validationdu dossier d’urgence.

2- Les éléments basiques et obligatoirespour la validation d’un dossier d’urgence:(Onglet BASIQUE)

Accident de Travail : boîte à cocher siaccident de travail.

Vaccin Anti-Tétanique : Boîte à cochersi le patient est à jour pour son V.A.T.

- CCMU-GEMSAVous trouverez les significations desCCMU et GEMSA en cliquant sur le petitbouton d’informations qui se trouve àdroite de la classification.


gestes réalisés par l’urgentiste


9

Dans cette zonne pouront être listés tous les actes effectués par les médecins urgen-tistes. Pour ajouter un geste utiliser le crayon de modification situé en haut à droite de lafenêtre. La saisie des gestes est horodatée de manière automatique.

La gestion des gestes étant réservés aux urgentistes, l’opérateur devra s’identifier aupréalable de la déclaration d’un geste. Pour ce faire il utilisera le bouton opérateur quiouvrira un fenêtre proposant la liste des urgentistes de la base , l’accès sera réservépar la saisie d’un mot de passe (celui de la fiche praticien de l’urgentiste désirant s’identi-fier).

Un bouton de paramétrage P (en haut à droite de la fenêtre) permet de paramétrer uneliste prédéfinie de gestes à associer.Les flèches bleues précédents les champs de saisie permettent d’appeler des listesde choix sur trois niveaux. Si le premier niveau de la liste reprend le même nom que celuid’un geste prédédéfini (en paramétrage) la liste s’ouvre en proposant par défaut les choixcorrespondants à ce geste.

Ces champs seront renseignés par le médecin urgentiste lui-même lors del’examen qu’il fera du patient.Il sera aidé s’il le souhaite par des listes énumérés.

prescriptions de l’urgentiste

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Dans cette zone pourront être listés toutes les prescriptions des médecins urgentistes Chaque enregistrement est automatiquement horodaté.

L’ajout d’une prescription étant réservé aux urgentistes, l’opérateur devra s’identifieravant la déclaration d’un geste..Pour ce faire il utilisera le bouton opérateur qui ouvrira un fenêtre proposant la listedes urgentistes de la base , l’accès sera réservé par la saisie d’un mot de passe(celui de la fiche praticien de l’urgentiste désirant s’identifier).L’ajout d’une prescription pourra se faire à partir d’une liste (choix à l’aide des flèchesbleues précédents les champs de saisie).

Une fois une prescription ajouté par un urgentiste, le personnel soignant aura laposibilité de renseigner le suivi de cette prescription en la déclarant “réalisée” ouannulée “ et en renseignant s’il le souhaite ce suivi par la saisie d’une note.Pour ce faire le personnel soignant devra s’identifier à l’aide d’un mot de passe ( ce motde passe est celui renseigner lor s de l’ajout de personnel infirmier).

Cette zone permet de gérer le suivi des prescriptions médicales et leur exécutionpar le personnel soignant.

édition

automatique

des

documents


Les fonctions d’impression à partir de ces deux accès (gestes et prescription) per-mettent d’obtenir l’édition automatique de documents (paramétrable à partir de lamodélisation) et s’ajoutant automatiquement à la liste des documents du dossierd’urgence.

Impression automatique Chaque bouton d’impression pourra être associée à une maquette spécifique selon :

Le choix du geste pour l’impression d’un modèle attaché à un geste (le modèle devra alorsêtre nommé Urg-geste-”nomdugeste” en modélisation et rappeler par exemple la variablecorrespondant au nom du geste).

Le choix d’une impression d’un document récapitulatif “tout geste “est également possible ( le modèle devra alors se nommer Urg-modele-tout-gestes).

Enfin un document récapitulant la liste des prescription et leur réalisation est égalementmodèlisable (ce dernier devra se nommer Urg-modele-prescription).

codages CCAMet CIM10


Les codes diagnostics CIM 10 et actes CCAM sont gérables dans cette zone etseront édités dans “le cahier de police”.

Pour ce qui est des codes diagnostics, l’ajout d’un diagnostic final (dans l’onglet basique)peut être à l’origine du codage automatique de cette fenêtre dès lors que le code sélec-tionné pour renseigner le diagnostic final est un code faisant parti de la nomenclaturePMSI.

Enfin la fonction d’’ajout d’un code CCALM ou CIM10 ouvre (si les motifs sont para-métrés convenablement ) une liste des codes favoris associables selon ce motifd’entrée aux urgences.

Si aucun code n’est associé au moif la fenêtre générale d’aide au codage s’ouvre alors.


En fonction du choix du motif d’arrivéeaux Urgences, vous pourrez associerdes codes CCAM et CIM 10 favoris.

Dans la fenêtre motif et protocole cli-quez sur bouquet pour associer voscodes favoris

A chaque motif ou rubrique (sous listedes motif) vous pourrez associer descodes CCAM et CIM10 en cliquant surle bouton.

Lorque vous serez en phase deremplir les champs DiagnosticFinal ou Codage, une fenêtre vousaffichera les codes associés au motifde passage aux urgences.Si ces codes ne vous conviennent pasvous pourrez rapppeller la table géné-rale des codes CCAM, CIM10 ouCodes par Spécialités en cliquant sur lebouton ajouter autres codes.

codages CCAMet CIM10

paramétrage des motifs


La gestion des constantes peut désormais se faire en y saisissant des valeursou en les choisissant parmi celles du tableau de valeurs proposé ci-dessous.

Le suivi des examens urinaires est également assisté d’une fenêtre de choix devaleurs (cette fenêtre se paramètre grâce au P situé en haut à droite de la fenêtre).

synthèse clinique


La zone synthèse clinique permet desaisir les informations d’examen cli-nique au fur et à mesure de la consulta-tion.

Dans cette fenêtre vous devrez valider vos choix par un double-clic sur l’information que voussouhaitez retenir.

Vous pourrez compléter l’information grace à la zone de saisie : complémentaires .

suivi évolutif du bilan

orientation

après

passage

aux

urgences


Orientation : la destination du patient à lasortie du service d’urgence.

""

Attention : il s’agit là d’une informationobligatoire pour la validation de la fiched’urgence.

Cette orientation peut être sous différenteforme mais elle reste figée pour les besoinsde l’UPATOU : il vous est impossible deparamétrer les différentes orientations. Seulle champ INFO SUR HOPIT. vous permetde pouvoir renseigner des énumérés.

Vous pourrez choisir l’orientation du patientselon trois “onglets” : Non hospitalisé; hos-pitalisé ou transféré.

Si vous choisissez l’indication hospitalisé,vous pourrez enregistrer l’hospitalisation dupatient dans le module hospitalisation.Les utilasateurs d’Osoft de l’établissementrécupéreront alors les informations surcette hospitalisation.

L’hospitalisation sera affichée en onglethospitalisation de la fiche patient.

Enfin, cette hospitalisation s’affiche égale-ment dans l’onglet prévu du module d’hos-pitalisation où un bouton urgence (cf fenêtrepage 13) permet d’obtenir la liste despatient hospitalisés en provenance du ser-vice urgence.

fonctions de saisie assitée


Présentée ci-dessus, elle présente des fonc-tions de la saisie assistée (connues horsmodule Urgence) et des fonctions propres àl’urgence.

Accès à la comptabilité (le facturier) dupatient.Ce module permet de gérer la comptabilité liéeà la tarification des actes CCAM.Un signalement couleur vous indique l’état dela facturation pour le patient : gris = pas de facturerouge = une facture sans règlement associé vert = une facture acquittée

Impression des étiquettes d’urgences

Imprimer : impression du document en cours

Accès à la fiche du patient

Accès à l’agenda des chirurgiensSert pour la prise d’un rendez-vous de consul-tation avec l’un des chirurgiens de l’établisse-ment (si celui-ci utilise l’agenda de la base).

Accès au dossier du patient.

Accès à la fiche SignalétiquePermet la saisie des antécédents du patients.

Accès au traitement Permet de saisir le traitement en cours dupatient mais aussi la saisie des ordonnances.

Destruction de la fiche en cours

""

Attention : toute destruction est définive.Annuler les modifications du dossier

Valider les modifications du dossier

La gestion des hospitalisations eninterne à partir du module d’urgence : si vous choisissez d’enregistrer l’hospitali-sation cliquez sur placer en hospitalisa-tion

Dans la fenêtre qui s’ouvre choisissez legroupe du médecin (selon la spécialité àlaquelle il est affecté) et le médecin à quivous déléguez cette hospitalisation (lechoix du service est optionnel).

Dans la fenêtre d’enregistrement del’hosptalisation, il vous suffira de rensei-gner la zone indication d’urgentiste et devalider votre enregistrement.

gestion des hospitalisations


Dans le module de gestion des hospitalisations, dans l’onglet prévu, la liste de tous lespatients hospitalisés au service des urgences peut être affichée.

facturation


Double cliquez sur la ligne “ajouter” pour ajouter votre facture en tenantcompte de l’acte renseigné dans le champ acte principal du dossierd’urgence.Deux catégories possibles pour le choix de l’acte à ajouter : CCAM ouNGAP.

1 La flèche bleue permet de rappeller le code CCAM principal renseigné en dossier d’urgence .2 La flèche droite de défilement permet de choisir les codes parmi ceux d’une liste paramétrable dans la fiche du praticien (liste de codes favoris du praticien).

3 Le bouton d’ajout de codes permet d’accéder à la table des codes CCAM.

Gestion des codes CCAM pour la facturationL’accès au facturier permet désormais de créer une facturequi tient compte de l’acte CCAM ajouter dans le champacte principal.

étapes finales


Gestion des documents en dossier d’urgence

A l’ajout d’un document, le logiciel affiche la liste des modèles : Une liste de favoris s’affiche si ces favoris ont été associés au motif renseignédans le dossier d’urgence (cf paramétrage des motifs).Sinon le logiciel affiche la liste générale des modèles.

Gestion des variables dans les documents d’urgence

Les nouveaux renseignements saisis dans le dossier d’urgence ont été intégrésaux variables du traitement de texte.Elles sont accessibles depuis le menu placer / urgences.

Gestion du cahier de Police et des Statistiques UPATOU

Le cahier de police s’édite désormais avec des nouvelles informations : une colonne rappelle le diagnostic principal une autre appelle le ou les codes acte CCAM.

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