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Améliorer la collaboration grâce à la méthode Kanban

par @OlivierLafontan

Mercredi 9 décembre 2015

Parlons Expériences #5

Sommaire

① Pourquoi est-il difficile de collaborer ?

② Renverser la tendance grâce au Lean Kanban

③ Comment démarrer avec le Lean Kanban

④ Pour conclure…

Parlons expériences #5

Qui sommes-nous ?

3/21

A propos d’Olivier


Pourquoi est-il difficile de collaborer

Collaborer

Définitions

Collaborer : « Travailler de concert avec quelqu'un d'autre, l'aider dans ses fonctions ; participer avec un ou plusieurs autres à une œuvre commune : J'ai collaboré avec lui à la préparation du projet. »Source : www.larousse.fr

Collaboration : « La collaboration est l'acte de travailler ou de réfléchir ensemble pour atteindre un objectif. »Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/


http://www.larousse.fr/

https://fr.wikipedia.org/wiki/

Pourquoi devons-nous Collaborer ?

Petite expérience« Envoyez 1 courrier le plus vite possible @ 0 defect - Vous êtes seul. »



« Envoyez 1 courrier le plus vite possible @ 0 defect - Vous devez embaucher 1 personne supplémentaire (équipe de 2 personnes). »



« Envoyez 10 courriers le plus vite possible @ 0 defect - Vous devez embaucher 3 personnes supplémentaires (équipe de 4 personnes). »



Feedback et debriefing


Quand la collaboration disparait

Feedback et debriefing de l’exercice




Recevoir les commandes

Trier les commandes

Vérifier les paiements

Préparer la commande

Envoyer la commande

Archiver et terminer

Prenons un processus (chaine de valeur) imaginaire

Quelle est la meilleure façon d’effectuer ce travail ensemble dans les cas suivants :

• 1 commande et 1 employé• 50 commandes/heure et 1 employé• 1000 commandes/jour et 10 employés• 50 commandes/jour et 10 employés



En effet…

Ça dépend.

Néanmoins...



Les options prises sont très souvent des organisations qui poussent l’optimisation locale et décourage la collaboration sur

l’ensemble de la chaine de valeur.


Les facteurs de disparition de la collaboration

En phase de succès

-Augmentation des volumes

-Complexification du processus (pour répondre à plus de commandes et de clients par exemple)

-Contrôle des coûts mis en place / rationalisation

-…



Les facteurs de disparition de la collaboration

En phase d’échec

-Réduction des volumes

-Guerre des prix avec la compétition

-Problèmes de qualité

-Problèmes de capacité

-…



Les périodes de stress sont des moments propices à la mise en place pervasive de comportements

d’optimisation locale.

Une fois le stress évacué, l’optimisation reste, la dette s’alourdit.


Renverser la tendance grâce au Kanban

Le Lean Kanban : présentation

Un système adaptif complexe qui permet à des manières de travailler plus ‘fluide’

d’émerger autour d’une chaine de valeur donnée


Le Lean Kanban : présentation


David J. Anderson

Le Lean Kanban : un peu d’histoire


• Kanban est un mot d’origine Japonaise qui signifie « carte de signal ».

• Dans un environnement de production, ces cartes sont utilisées pour signifier à une étape en amont d’un processus de se mettre à produire.

• La ‘méthode Kanban’ a été créées par David J. Anderson et rendue populaire en 2010 par son livre sur le sujet.

• Sa méthode utilise un système de ‘Pull’ avec limite de WIP (Work In Progress)

• Ce mécanisme permet de travailler en optimisant et préservant la productivité du système entier tout en montrant au grand jour les limites du processus utilisé: cela permet des actions d’amélioration autour et dans le processus lui même.

Le Lean Kanban : les principes


Le Lean Kanban : les pratiques


Commandes reçues Trier Vérifier

PaiementCollecter

MarchandiseEnvoyer

MarchandiseArchiver et

Fini




PaiementCollecter

MarchandiseEnvoyer


Fini

6 2 1 6

Implémenter des limites WIP requiert la mise en place d’un système PULL.




PaiementCollecter

MarchandiseEnvoyer


Fini

6 2 1 6

Graphique de Flux Cumulés




PaiementCollecter

MarchandiseEnvoyer


Fini

6 2 1 6

• Trier par ordre• Alphabétique• Ranger dans Boite• Passer à la

compta

• Vérifier montant

• Vérifier commande

• Vérifier personne

• Autoriser le picking

• Règle 1• Règle 2• Règle 3• Règle 4

• Règle 1• Règle 2• Règle 3• Règle 4

C’est l’équivalent de la Définition de Fini dans Scrum



Stand Up meeting quotidien +Retrospectives

Meeting OpérationnelFréquence à déterminer

Pouvons nous discuter comment mieux traiter

les commandes entrantes?

Super! Si on essayait

des Classes de services?

Ok!



EssayerInnover

MesurerImpact

ApprendreA l’intérieur de l’é

quipe

A l’extérieur de l’é

quipe

Ettendre la chaine

de valeur visée

Repenser ses K

PIs pour

inciter les b

ons

comportements

Comment démarrer avec le Lean Kanban

Démarrer avec le Lean Kanban


Démarrer

InspecterAdapter

• Faire un stock de postits• Définir les éléments suivants avec l’équipe :

• Input• Output• Étapes du processus

• Représenter sur un mur / tableau• Initialiser le contenu• Définir moments pour inspecter et adapter

• Convier toute l’équipe• Echanger sur les changements dans le flux

• Convier toute l’équipe• Célébrer les résultats d’expérimentations• En définir d’autres

Démarrer avec le Lean Kanban - exemples


Pour conclure

Pour conclure


• Certainement l’approche la plus simple de mise en place d’un système adaptif complexe

• Le plus dur c’est de démarrer• Il n’y a pas de processus et d’organisation “cible”, tout est en

mouvement• Ne pas hésiter à expérimenter avec les limites (hautes & basses)• Ne pas hésiter à expérimenter avec les classes de services• Ne pas se tromper de métriques (KPIs)• Dans une démarche d’amélioration continue, la tendance/l’évolution

d’une métrique a plus de valeur que le chiffre• Communiquer et impliquer (à travers des expérimentations) en amont

et aval de la chaine de valeur ciblée• Résister aux sirènes du tout digital, au moins au début…

Bibliographie


Laurent Morisseau David J. Anderson

https://www.crisp.se/file-uploads/Lean-from-the-trenches.pdf

Henrik Kniberg

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