TARKASTELE INFORMAATION- JA TULOSTUKSENHALLINTAA UUDELLA TAVALLA

TOTEUTA

BE EXCEPTIONAL ja vieraile canon.fi/exceptional

• YHTENÄISTÄ PROSESSIT• HALLITSE BUDJETTIA• YLITÄ LAINSÄÄDÄNNÖN VAATIMUKSET

PIENENNÄ KULUJA

organisaatioiden tuloksesta käytetään dokumenttien luomiseen, säilyttämiseen ja jakeluun.

(The paperless project 2013)

organisaatioista on vaikeuksia ymmärtää tulostamisen tarpeita

on vaikeuksia luoda tulostamisen käytänteitä(Quocirca, 2013)

:lla

:lla

Tulostusympäristön hallintapalvelut (MPS) mahdollistavat kulujen ennustamisen ja mahdollistavat säästöt. Laitteiden ja palveluntarjoajien yhdenmukaistamisella ylläpitoon ja huoltoon liittyvät kulut pienenevät. Säästöjä saadaan myös automaattisten työnkulkujen kautta esimerkiksi talousosastolle, HR:ään, logistiikkaan ja jakelukanaviin.

Vakuutusyhtiö säästi 60 % tulostuskustannuksissaan“Canonin meille suunnittelema MPS-toteutus toi meille erinomaisen ROI:n, vähentäen tulostuskustannuksia 60 %:lla.”Horst Schlüchter, Head of Application-Management & Infrastructure, R&V Versicherung

YKSINKERTAISTA HALLINTO

organisaatioista sanoo, että IT:n rajalliset resurssit ovat merkittävä haaste tulostusympäristön hallinnassa.

(Quocirca, 2013)

Parantuneilla tulostuksenhallinnan prosesseilla eroon seitsemän tunnin huoltokatkoista.“Nyt laitteisto voidaan käynnistää etänä ja työt tulevat välittömästi tulostusjonoon. Koko prosessiin menee 6 minuuttia.”Gary Sussex, ICT Services Manager, London Borough of Newham

organisaatoista joilla on käytössään tulostus-ympäristön hallintapalvelu, käyttävät lisäksi työnkulkuja parantaakseen liiketoiminta-prosessejaan. (Quocirca, 2013)

Organisaatiot etsivät palveluntarjoajia, jotka tarjoavat lisäarvoa informaation- ja tulostuksenhallinnan prosesseihin, parantavat joustavuutta, tiedon hallintaa, yhteistyötä sekä mahdollistavat mobiilityöskentelyn. Organisaatiot hakevat älykkäitä, automaattisia prosesseja, yksinkertaista tulostuksenhallintaa sekä haluavat vapauttaa IT-osaajiensa aikaa tukipyyntöjen käsittelystä.

avulla vuoteen 2015 mennessä. (Idc, 2012)

työntekijöistä tulee työsken-telemään mobiililaitteiden

Tiukkaa faktaa tulostamisesta

organisaatioista näkee, että tietoturva on merkittävä haaste heidän nykyisessä tulostusympäristössään.

(Quocirca, 2013)

HALLITSE RISKEJÄ JA YLLÄ VAATIMUKSIIN

Lähes neljännes yrityksistä on kokenut tietovuodon viimeisen 12 kk aikana.

(IDC, 2012)

Tietomurroista organisaatioille koituvat kulut on arvioitu olevan (the Ponemon Institute, 2013)

Automaatio yksinkertaistaa kirjausketjuja, mahdollistaa tiedon tarkan tallentamisen, turvallisen arkistoinnin ja löydettävyyden. Taloudesta henkilöstöhallintoon ja markkinointiin, me Canonilla autamme asiakkaitamme vastaamaan lain asettamiin vaatimuksiin ja pienentämään tietoturvariskejä.

Pakkausvalmistaja vähensi automaattisen järjestelmän avulla kuluja, joita laskujen myöhässä maksaminen aiemmin aiheutti. “Maksumyöhästymisistä aiheutuneiden kulujen lisäksi Canonin ratkaisu on tuonut 30 % kokonaissäästöt”Bert Rijkmans, Information and Communication Executive, The Van Dillewijn Group

tulostetuista dokumenteista ja niiden tiedoista syötetään useampaan kertaan organisaation järjestelmiin.

(IDC Insights, 2012)

Sairaala virtaviivaisti informaationhallinnan prosessinsa tukitoimintojen osalta“Uusittu toimitusprosessi poisti turhat dokumenttien tarkistukset, jotka veivät aiemmin kaksi työpäivää joka kuukausi.” Pat Bailey, SAP System Support, St James’s Hospital

Manuaaliset ja paperiset prosessit kuluttavat aikaa, lisäävät virheiden määrää ja paperivarastot vievät arvokasta tilaa. Tiedon digitalisointi ja automatisointi vähentää prosessiin kuluvaa aikaa ja lisää läpinäkyvyyttä, jonka ansiosta dokumentit ovat helposti jäljitettävissä, etsittävissä ja varastoitavissa.

organisaatioista arkistoi käsin vastaanottamansa paperidokumentit. (KAE/Canon, 2014)

organisaatioista uskoo, että he olisivat tuotta-vampia parempien työnkulkujen, haku-toimintojen, raportoinnin

ja automatisoituijen dokumentinhallinnan työkalujen avulla. (AIM, 2012)

ÄLYKKÄÄMPIÄ TOIMINTAMALLEJA

Tiukkaa faktaa tiedosta

MITEN TEHDÄ TULOSTA, KUN SINULTA VAADITAAN ENEMMÄN, MUTTA VÄHEMMILLÄ RESURSSEILLA?

Me Canonilla olemme sitä mieltä, että informaation- ja tulostuksenhallinnan prosessien tulee auttaa organisaatiota tekemään parempaa tulosta, eikä lisätä painetta jo valmiiksi tiukkaan IT-budjettiin.

Seuraavilla sivulla näet, miten Canonin ratkaisut käytännössä pureutuvat yrityksesi prosesseihin.

Sähköiset työnkulut: Sopimusmuutokset toimitustietolomakkeella

Toiminnanohjausjärjestelmä ei aina pysty käsittelemään kaikkia sopimuksen kannalta tärkeitä tietoja, kuten muutoksia ja toimitukseen liittyviä yksityiskohtia. Kun asiakkaalle tehdään tilaus toiminnanohjausjärjestelmään, täytetään lisäksi sähköinen toimitustietolomake. Dokumentti kiertää järjestelmässä koko tilaus-toimitusprosessin läpi ja sen eri osat kulkevat suoraan oikeille tahoille toimenpiteitä varten.

• Sopimusmuutokset kaikkien tahojen tiedossa

• Laskutusvirheet minimoidaan

• Laajojenkin tilausten toimitus helppoa

1

Sähköiset työnkulut: Sähköinen arkisto asiakassopimuksille

Kaikki asiakassopimukset tallennetaan samaan informaationhallinnan järjestelmään sähköisessä muodossa. Näin tiedon etsiminen asiakkaittain on helppoa, sillä aikaa ei kulu paperilla olevan tiedon metsästämiseen. Tieto ei myöskään huku, vaan on aina siellä missä sen kuuluukin.

• Tieto löytyy nopeasti

• Oikea tieto on helposti saatavilla

• Tieto on turvalla ulkopuolisilta uhilta, kuten tulipaloilta

2

2 Tulostusympäristön hallintapalvelu: Palvelun laatu

Kun tavoitteena on hallita organisaation koko tulostusinfrastruktuuri, kasvattaa tuottavuutta ja kehittää tulostusprosesseja, pelkkä teknologian ja laitteiston tarjoaja ei riitä. Tarvitset liiketoimintakumppanin, joka auttaa hallitsemaan kokonaisuutta ennakoivasti ja varmistaa, että tulostusympäristösi tuottaa, ei vain kuluta. Canonin MPS-palvelu on todistetusti alansa huippua. Sen takeena on ISO 20000 -sertifikaatti, joka on myönnetty meille tulostuspalveluiden johtamisesta. Canon on omalla alallaan ainut, jolle tämä laaja, noin 250 osa-aluetta kattava sertifikaatti on myönnetty.

• Palvelun taso aina vakio

• Koko prosessi on ulkopuolisen, puolueettoman tahon tarkastama

• Kumppaninasi on alan johtava toimija ja apunasi paikalliset alueorganisaatiomme

3

CANONIN INFORMAATION- JA TULOSTUKSENHALLINNAN RATKAISUT OVAT TIE TEHOKKAAMPAAN, TUOTTAVAMPAAN JA MIELEKKÄÄMPÄÄN TYÖSKENTELYYN.

BE EXCEPTIONAL ja vieraile canon.fi/exceptional